Handleiding Boekhouding

Transcriptie

1 Handleiding Boekhouding Plaatselijke afdelingen Module 2 Financiële aangelegenheden

2 1 INLEIDING FINANCIËLE AANGELEGEHEDEN OPENEN VAN EEN FINANCIËLE REKENING WIJZIGEN VAN HANDTEKENINGBEVOEGDHEDEN WIJZE VAN FINANCIËLE VERRICHTINGEN EN AANTAL HANDTEKENINGEN IBAN REKENING EN BIC-CODE MANUELE OVERSCHRIJVINGEN CASH POOLING Cash pooling: uitgangspunten Cash pooling: ondernomen stappen Cash pooling: praktisch... 8 Module 2 - Pagina 1

3 1 INLEIDING Module 2 - Pagina 2

4 2 FINANCIËLE AANGELEGEHEDEN Bij de opening/sluiting van een financiële rekening of bij de wijziging van volmachten kunt u op een snelle en efficiënte manier door de papierrommel geraken, als u volgende zaken in acht neemt: 2.1 Openen van een financiële rekening - Voordat u een rekening opent, neemt u het best eerst contact op met de dienst Thesaurie van het departement Financiën van de hoofdzetel in Mechelen, Motstraat Voor normale bankverrichtingen is een zichtrekening noodzakelijk, op een deposito- of spaarrekening kunt u reservegelden plaatsen. Bij sommige banken krijgt u meer intrest op de deposito- of spaarrekening. Rode Kruis- Vlaanderen heeft gekozen voor een systeem van cash pooling, toegepast op zichtrekeningen van de banken KBC en BNP Paribas Fortis. Meer uitleg over dit systeem geven we iets verder in dit hoofdstuk. Het komt erop neer dat door het systeem van cash pooling de zichtrekeningen meer intresten opbrengen dan de intrest op een depostioof spaarrekening. - De benaming van de rekening wordt vastgelegd door de hoofdzetel, het adres wordt bepaald door de afdelingsverantwoordelijken. - Vraag de juiste documenten aan in uw bankkantoor. Het Belgische Rode Kruis is een instelling van openbaar nut, geen vzw of feitelijke vereniging. - Vul alle gegevens duidelijk en volledig in de daartoe voorziene vakken in. Elke bank heeft verschillende documenten. De mensen van de afdeling zijn ofwel volmachthebber ofwel lasthebber. De directeur-generaal Module 2 - Pagina 3

5 en de nationale penningmeester zijn ofwel volmachtgever ofwel lastgever. Een volmachtgever(lastgever) is de titularis van de rekening en geeft een volmacht (lasthebber), zodat deze laatste alle normale bankverrichtingen kan uitvoeren. - Zorg voor drie (minimaal 2) volmachtdragers uit uw afdeling. Voorzitter, penningmeester en een derde door u aan te duiden. Stuur altijd een kopie van de identiteitskaart (beide zijden) van iedere volmachtdrager mee. - Beperk het aantal rekeningen. Zo hebt u altijd een duidelijk overzicht van uw financiële toestand. - Als mensen in uw plaatselijk bankkantoor vragen naar de statuten, verwijs hen dan door naar hun hoofdzetel. Alle hoofdzetels van de financiële instellingen ontvingen een exemplaar van onze statuten. - Belangrijk: een afdeling kan nooit zonder toelating van de hoofdzetel een rekening openen of sluiten. - Een rekening afsluiten gebeurt ook via een schrijven (of ) naar de dienst Thesaurie, Departement Financiën, Motstraat 40, 2800 Mechelen. U vermeldt ook waar het saldo van de af te sluiten rekening mag gestort worden. Het departement Financiën doet dan het nodige voor de afsluiting. 2.2 Wijzigen van handtekeningbevoegdheden De procedure om handtekeningbevoegdheden te wijzigen, is dezelfde als die voor de opening van een rekening. Vermeld dan dat het om een wijziging van beheer gaat. (aankruisen op de documenten). Voordat u een rekening opent, neemt u het best eerst contact op met de dienst Thesaurie van het departement Financiën van de hoofdzetel in Mechelen, Motstraat 40. Module 2 - Pagina 4

6 2.3 Wijze van financiële verrichtingen en aantal handtekeningen Voor elke financiële verrichting (meestal via overschrijving) zijn altijd twee handtekeningen vereist. Zoals boven vermeld, zijn drie handtekeninggerechtigden de beste manier om een vlotte verwerking van alle bankverrichtingen te garanderen. Deze drie personen zijn de afdelingsvoorzitter, de afdelingspenningmeester en een derde persoon, door de afdeling aan te duiden. Ook voor een verrichting via de kas moeten twee personen voor akkoord tekenen. Om veiligheidsredenen raden wij aan om betalingen zoveel mogelijk via overschrijving te doen, m.a.w. om zo weinig mogelijk geld in kas te hebben. Afdelingen hebben de mogelijkheid om via internet aan pcbanking te doen. Zo kunnen zij hun financiële verrichtingen doen via elektronische weg in plaats van op papier. Bedrijven gebruiken hiervoor vaak het systeem ISABEL. Voor vele afdelingen is dit systeem te duur. Bij de meeste banken kan men werken met meerdere elektronische handtekeningen. 2.4 IBAN rekening en BIC-code Sinds 1 januari 2006 is bij wet geregeld dat het IBAN moet worden gebruikt bij grensoverschrijdend Europees betalingsverkeer in euro's. Terwijl 2006 nog een overgangsjaar was, is sinds 1 januari 2007 weglating van het IBAN bij inter-europese transacties niet meer mogelijk. Banken accepteren een opdracht voor grensoverschrijdende betaling alleen nog als het IBAN is aangegeven. Vanaf 1 januari 2011 is het gebruik van een IBAN-rekening ook verplicht voor binnenlandse verrichtingen. IBAN staat voor International Bank Account Number. BIC staat voor Bank Identifier Code De beide codes zijn met elkaar verbonden. IBAN duidt de individuele rekening aan, terwijl BIC de identificatie van de bank geeft. Module 2 - Pagina 5

7 Het IBAN bestaat uit de volgende combinatie alfanumerieke tekens: - de landcode bestaat uit twee letters; - het controlegetal bestaat uit twee cijfers; - een rekeningidentificatie met voor Belgische rekeningen de vroegere bank- of postrekening. Voor de leesbaarheid wordt het nummer vaak in groepen van vier tekens geschreven, de laatste groep kan minder dan vier tekens bevatten Opgelet: het IBAN kan bestaan uit maximaal 30 alfanumerieke tekens, Nederlandse IBAN 18 tekens, Frankrijk 27 tekens. De BIC heeft acht of elf alfanumerieke tekens met de structuur BBBBCCLLbbb of BBBBCCLL Deze letters zijn variabelen. De code staat voor: - BBBB Bankcode van vier letterposities, vrij te kiezen door de betreffende instelling zelf; - CC Landcode van twee letterposities; - LL Plaatscode van twee alfanumerieke tekens; - bbb Filiaal- of afdelingsnummer van drie alfanumerieke tekens De eerste drie elementen zijn verplicht. 2.5 Manuele overschrijvingen Vanaf 1 januari 2010 is men verplicht om voor manuele verrichtingen het Europese overschrijvingsformulier te gebruiken. Moeten altijd ingevuld worden: 1. het bedrag; 2. IBAN-nummer van de opdrachtgever; 3. IBAN-nummer en naam van de begunstigde; 4. handtekeningen; 5. BIC-code van de begunstigde, wanneer het IBAN-nummer niet begint met een BE. Wat is er veranderd? a. De kleur is rood. b. Strookje voor de cliënt valt weg. c. Gewenste uitvoerdatum staat er i.p.v. memodatum. d. IBAN-nummer en BIC-code. e. Verplicht invullen begunstigde. f. Datum ondertekening is weg. g. Gegevens staan onder elkaar. Module 2 - Pagina 6

8 2.6 Cash pooling Het doel van het systeem van cash pooling is om samen (heel Rode Kruis-Vlaanderen) meer rendement te halen uit alle beschikbare fondsen Cash pooling: uitgangspunten - Per afdeling werken geeft onvoldoende slagkracht ten opzichte van de banken. - Opmerkelijk veel tegoeden blijven op individuele zichtrekeningen staan met een minimaal rendement. - Heel wat opvolgingswerk is vereist om individueel het rendement te verbeteren. - De nieuwe methodiek mag geen verhoging van administratieve opvolging meebrengen, noch voor de afdelingen, noch voor de hoofdzetel. - Het verhoogde rendement komt volledig ten goede van de participerende afdelingen Cash pooling: ondernomen stappen - Rode Kruis-Vlaanderen heeft betere voorwaarden bedongen bij twee vooraanstaande banken, nl. BNP Paribas Fortis en KBC. - Per bank werd er een systeem van cash pooling zero balancing opgezet. - Dit houdt in: o De saldi van alle participerende zichtrekeningen worden samengebundeld en de banken kennen hierop een verhoogde intrest toe. o De minimaal gewaarborgde intrest voor de afdelingen is gelijk aan het EONIA-tarief. Ter informatie: De Eonia (Euro OverNight Index Average) is het eendaagse renteniveau voor het eurogebied. De Eonia is een rente die vaak als referentierente gehanteerd wordt binnen de afgeleide producten financiële wereld, bij de handel in (derivaten). o De toegekende intresten zijn afhankelijk van de hoogte van de samengevoegde saldi: dus hoe meer participerende afdelingen, hoe meer rendement. o Dit systeem geldt enkel voor de saldi op zichtrekeningen en niet voor spaarrekeningen. Module 2 - Pagina 7

9 o De gelden van de afdelingen blijven eigendom van de afdelingen en u kunt er dagelijks over beschikken, net zoals dit nu het geval is. o Op kwartaalbasis worden de intresten automatisch op de participerende zichtrekeningen gecrediteerd Cash pooling: praktisch Als uw afdeling beschikt over een zichtrekening bij een van de twee deelnemende banken worden de fondsen automatisch gebruikt. Alle administratieve bewerkingen worden door de bank waargenomen. Elke dag worden de beschikbare fondsen van alle afdelingen samengebundeld. De afdeling krijgt een dagafschrift met een nulsaldo. Eventuele tekorten worden automatisch aangevuld tot het nulsaldo. Er wordt een maximale betaalgrens vastgelegd op ,00 euro. Dit kan overschreden worden met een voorafgaande mededeling aan de dienst Thesaurie van het departement Financiën in Mechelen. Op het einde van elk trimester krijgt de afdeling in de daaropvolgende maand de intrest gestort op de zichtrekening. Module 2 - Pagina 8