Communicatieplan Raet

Transcriptie

1 Communicatieplan Raet Inleiding Raet is een toonaangevende HR-dienstverlener in Nederland ongeveer medewerkers. Met een portfolio van online diensten en software op het gebied van Human Capital Management (HCM) draagt Raet concreet bij aan het succes van haar klanten en hun medewerkers. En dat al bijna vijftig jaar (bron: De huidige pensioenregeling van Raet wordt uitgevoerd door a.s.r. Tot 1 januari 2015 zijn de werknemers verzekerd in het Premiepensioen. Per 1 januari 2015 maakt Raet de overstap van het Premiepensioen, onder het a.s.r. label, naar het Werknemers Pensioen onder het label De Amersfoortse. Hoewel beide regelingen een beschikbare premieregeling zijn, verschillen ze inhoudelijk van elkaar. Dit communicatieplan beschrijft op welke manier de werknemers van Raet ondersteund worden bij de verandering van de pensioenregeling. Welke communicatiemiddelen worden ingezet en welke communicatiestrategie wordt gevolgd. Doelgroep Wij onderscheiden de volgende doelgroep: - Actieve deelnemers aan de pensioenregeling van Raet Sub-doelgroepen zijn: - Leden Ondernemingsraad - HR-medewerkers Voormalige deelnemers aan de pensioenregeling (slapers en personen die een pensioenuitkering ontvangen) vallen buiten dit communicatieplan. Het door hen opgebouwde of in uitkering zijnde pensioen verandert immers niet door het wijzigen van de pensioenregeling. Doelstellingen Voor de doelgroep actieve deelnemers gelden de volgende doelstellingen: Wat moet men weten (kennis) 95% weet eind 2014 dat zij per gaan deelnemen aan de nieuwe pensioenregeling van Raet bij De Amersfoortse. 90% weet eind 2014 wat met het pensioen gebeurt in de oude pensioenregeling van Raet bij a.s.r. 90% is eind 2014 inhoudelijk op de hoogte van de nieuwe pensioenregeling van Raet. De werknemers weten dat er keuzes gemaakt kunnen worden (garantie of beleggen) 90% weet eind 2014 van het bestaan van de digitale Portal van De Amersfoortse (link) en welke informatie er te vinden is (algemene pensioeninformatie en persoonlijke informatie) en hoe zij hun keuzes kunnen doorgeven. 75% weet eind 2014 van het bestaan van de website mijnpensioenoverzicht.nl (inloggen met Digid) om overzicht te krijgen over de persoonlijke pensioensituatie en de AOW 75% van de Raet werknemers kan eind 2014 een globale beschrijving geven van het Werknemers Pensioen, de nieuwe pensioenregeling van Raet. ( Ik neem deel aan de pensioenregeling van Raet bij De Amersfoorste. Daarin bouw ik aan een pensioenkapitaal op en/of een gegarandeerde uitkering. Voor het pensioenkapitaal moet ik op de pensioendatum een pensioen aankopen. Daarnaast krijg ik ook AOW van de overheid. Voor mijn nabestaanden is een partner- en wezenpensioen verzekerd. Voor de pensioendatum geldt deze verzekering alleen als ik in dienst blijf van Raet. Bij arbeidsongeschiktheid blijft ik pensioen opbouwen. )

2 Wat moet men vinden (houding) 80% staat eind 2014 neutraal tot positief tegenover de arbeidsvoorwaarde pensioen. 75% geeft aan na te denken over de keuze: standaard omzetten in andere belegsmix of gegarandeerd pensioen aankopen) 50% overweegt om te onderzoeken of men wil bijsparen voor het pensioen Wat moet men doen (gedrag) Werknemers 95% heeft voor het einde van januari 2015 de Werknemersportal van het Werknemers Pensioen geactiveerd. 75% heeft voor het einde van januari 2015 de startbrief geopend. 50% heeft voor het einde van januari 2015 de default-keuze (beleggen van de pensioenpremie in de standaard life-cycle) onderzocht en een keuze gemaakt (dit kan de default zijn, maar ook een andere life-cycle (offensief of defensief) of de keuze voor gegarandeerde uitkering zijn). 25% heeft voor het einde van januari 2015 de website bekeken. 10% heeft voor het einde van januari 2015 de keuze gemaakt om bij te sparen. HR medewerkers 100% van de HR medewerkers weten waar ze informatie over de pensioenregeling kunnen terugvinden. HR medewerkers Eind 2014 zijn alle HR medewerkers van Raet in staat om sollicitanten bij het gesprek over de arbeidsvoorwaarden te informeren over de hoofdlijnen van de Raet pensioenregeling; inzicht over de eigen bijdrage wordt gegeven, ook cijfermatig ( bij deze arbeidsduur en dit salaris is de eigen bijdrage XXX euro). Met betrekking tot waardeoverdracht wordt de procedure adequaat toegelicht. Dit zal door middel van opleiding verzorgd door de De Amersfoortse. Boodschap Zelf de regie over je pensioen. Raet is een moderne werkgever met flexibele arbeidsvoorwaarden. Werknemers van Raet zijn zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling. Daarbij hoort een pensioenregeling waar de werknemers zelf aan het stuur staan en zelf een aantal keuzes kunnen maken. Want de keuzes van nu, zorgen voor het inkomen later. Daarom heeft een werknemer bij Raet zelf de regie over zijn pensioen: de keuze of de pensioenpremie voor opbouw van het ouderdomspensioen belegd wordt of dat er direct een gegarandeerd ouderdomspensioen met bijbehorend partnerpensioen wordt aangekocht. Verder kan gekozen worden om zelf bij te sparen voor een extra pensioen of om eerder met pensioen te gaan. Risico s van overlijden voor de pensioendatum en arbeidsongeschiktheid worden collectief verzekerd door Raet. Een individuele keuze daarbij is om een ANW Pensioen te verzekeren, zodat bij overlijden voor de pensioendatum, de achterblijvende partner een extra partnerpensioen krijgt. Dit zelf gekozen ANW Pensioen keert De Amersfoortse uit, ongeacht de vraag of de overheid een ANW uitkering verstrekt. Het Werknemers-portaal is de centrale, digitale omgeving waarin de werknemer alle informatie tot zijn beschikking heeft en zijn keuzes kan maken. Samen met De Amersfoortse geeft Raet jou de regie over je pensioen. Strategie Digitaal staat voorop bij het Werknemers Pensioen. Het uitgangspunt is om daar waar dit kan de communicatie digitaal aan te bieden. Uitzondering vormen de pensioendagen, waarop werknemers met hun vragen terecht kunnen.

3 Zomer 2014 Via (intranet van Raet) eerste berichtgeving in de vorm van het Raet-PensioenAlert met daarin het Spoorboekje ( Raet op weg naar een nieuwe pensioenregeling ) bekend maken: Wat gaat er gebeuren en Wat kan de werknemer wanneer verwachten? Herfst 2014 Pensioen3daagse biedt mogelijkheid om extra aandacht te geven aan pensioen. UPO over de oude regeling is ontvangen. In het Raet-PensioenAlert dit begeleiden: UPO geeft oude regeling weer. Let op vanaf is er een nieuwe regeling. Deelnemers uitnodigen tot bijwonen van een webinar. Drie webinars op drie verschillende momenten. Globaal kunnen er 300 deelnemers per webinar deelnemen. Met het Raet PensioenAlert begeleiden. Webinars houden in november. Film van een paar minuten waarin het gebruik en de keuzemogelijkheden van het werknemers-portaal worden uitgelegd. Winter Uitrol van het werknemers-portaal: begeleiden met het Raet PensioenAlert - Welkomst- - Activatie - Werknemers hebben toegang tot het portaal en kunnen startbrief lezen, keuzes maken en mutaties doorgeven. - Het Raet-PensioenAlert geeft aandacht - Pensioenmarkten op vestigingen met mogelijkheid om vragen te stellen aan medewerkers van De Amersfoortse (informatief, geen advies) Voorjaar Evaluatie en nazorg - Het Raet-PensioenAlert bericht over de resultaten.

4 Overige middelen die gebruikt worden: Op - Speciale pensioenpagina - Vraag en antwoorden over het pensioen; up-to-date houden Helpdesk De Amersfoortse - Gedurende werkdagen telefonisch bereikbaar (08.00 tot uur) - Per 24/7 bereikbaar Rol van de Ondernemingsraad (OR) en HR: klankbordgroep De OR en (afvaardiging van) HR vormen de klankbordgroep. Voordat middelen gebruikt worden, vindt afstemming en voor-presentatie aan de klankbordgroep plaats. Zo worden teksten, webinar, Alerts enz. getoetst o.a. op passend bij de Raet-populatie. Leden van de klankbordgroep worden hierdoor ambassadeurs van de pensioenregeling. Communicatiemiddelen Met de volgende communicatiemiddelen willen we de nieuwe pensioenregeling onder de aandacht brengen en helpen met de keuzes. De wettelijke communicatie is hierbij buiten beschouwing gelaten. 1. Het Raet- PensioenAlert: Digitale nieuwsbrief of filmpje Korte nieuwsberichten Wat staat er de komende periode te gebeuren? Wat kun je verwachten aan mail? 2. l: Korte berichtgeving Gebruiken om enquête onder medewerkers te verspreiden Toesturen of attenderen op nieuw Raet-PensioenAlert Toesturen inloggegevens Werknemers Portal 3. Presentatie HR Voorafgaande aan het seminar krijgen de Ondernemingsraad en HR-werkenmers een presentatie over de nieuwe pensioenregeling van Raet. Hiermee bereiden wij hen voor op vragen die gesteld kunnen worden door de werknemers. 4. Webinar: Het webinar is een online presentatie aan de werknemers. Een of meerdere personen geven een uitleg over de pensioenregeling, ondersteund plaatjes en / of filmpjes. Hierbij is het ook mogelijk voor de deelnemer om vragen te stellen. Het webinar kan in de avonduren worden gehouden en de werknemer kan vanuit huis meedoen. Voor diegene die niet mee kunnen doen, is er een mogelijkheid om het webinar terug te kijken. 5. Mijn Amersfoortse Pensioenkraam Raet werknemers bekend maken met Mijn Amersfoortse. In de eerste weken van januari kan De Amersfoortse op een aantal dagen bij Raet aanwezig zijn om vragen over de Werknemers Portal en over de pensioenregeling te beantwoorden (informatie, geen advies). 6. Hoofdlijnen document: De Nieuwe pensioenregeling in een notendop (digitaal) Voor de deelnemers Voor Sollicitanten Voor sollicitanten maken we een hoofdlijnendocument. Hierin staan heel kort de hoofdlijnen van de Raet regeling, inclusief de eigen bijdrage. Door deze eigen bijdrage inzichtelijk te maken gaan deelnemers dit zelfs voor hun indiensttreding zien als onderdeel van hun loon. Hiermee kunnen ze vergelijken bij andere bedrijven. En door pensioen al vanaf het begin onderdeel te laten zijn van het loon, verwachten wij de betrokkenheid bij het onderwerp te vergroten.

5 7. De meeste gestelde vragen (digitaal) Een document met meest gestelde vragen over de pensioenregeling voor op intranet. Deze wordt pensioenregeling specifiek gemaakt en eventueel aangevuld met vragen die de HR veel krijgt. Dit kan helpen om de vragen over pensioen bij HR te beperken. Evaluatie We starten met een 0-meting. Enquête via internet door deelnemers in te vullen. Om te meten of de doelstellingen gehaald zijn, stellen we de volgende manier van evaluatie voor. Een nul-meting aan het begin van het traject. Een één-meting begin december 2014, via internet Een twee-meting eind februari, via internet. Na ieder webinar vindt eveneens een evaluatie plaats.

6 Tijdsplanning Begin September vaststellen communicatieplan 3 e week september (24) 1e Raet-PensioenAlert - Pensioenregeling gaat veranderen - Komende maanden regelmatig informatie - Introductie Raet-PensioenAlert Wijziging oude pensioenregeling Aanpassing pensioenleeftijd 67 - UPO heb je gekregen - Doe de Pensioencheck Begin oktober 2 e Raet-PensioenAlert Wijziging nieuwe pensioenregeling introductie nieuwe pensioenregeling Planning met activiteiten - aankondigen 0-meting via enquête 2 e week oktober vanuit a.s.r. met verzoek mee te doen aan 0-meting + link naar enquête Eind oktober HR- training: nieuwe pensioenregeling - presentatie over de pensioenregeling Begin november Half November Begin December 3e Raet-PensioenAlert - 28, 29 en 30 oktober is de Pensioen3daagse - In november zijn er 3 webinars over het Werknemers Pensioen van De Amersfoortse - Meld je aan voor het Webinar - meesturen kort en bondig nieuwe pensioenregeling - overzicht verzekeringen oude versus nieuwe pensioenregeling Webinar (3 mogelijkheden om deel te nemen) - Uitleg van de nieuwe pensioenregeling - Wat gebeurt er met je pensioen uit de oude pensioenregeling - Zelf de regie via de Werknemers Portal - Film van enkele minuten met uitleg van de Werknemers Portal 4e Raet-PensioenAlert - Mogelijkheid om webinar terug te kijken - Attenderen op meest gestelde vragenlijst - Attenderen op de keuzes die gemaakt moeten worden. - Laat je adviseren door een adviseur - aankondigen 1-meting via enquête 2 e week December met verzoek mee te doen aan 1-meting + link naar enquête Januari e Raet- PensioenAlert - Aankondigen dat inloggegevens eraan komen - Aankondigen Pensioenkraam Januari (DeAmerfoortse) - Versturen 1e met aankondigen dat inloggegevens eraan komen - Versturen 2e met inloggegevens

7 - Activati - Deelnemer heeft toegang tot de Werknemersportal en kan keuzes maken Januari/februari Pensioenkraam / Persoonlijk spreekuur - medewerkers kunnen terecht bij deskundigen van De Amersfoortse - informatie geen advies - Uitleg website De Amersfoortse Februari met verzoek mee te doen aan 2-meting + link naar enquête Contact [email protected] [email protected] [email protected]