Communicatieplan NGA Eind CONCEPT. Inleiding

Transcriptie

1 Communicatieplan NGA Eind CONCEPT Inleiding Tevreden medewerkers. Salaris- en HR-zaken uitstekend geregeld. Zeker bij een werkgever als NGA! Dit communicatieplan is met nadruk een CONCEPT. Dit communicatieplan is niet ons plan, maar enkel een hulpmiddel en/of leidraad voor NGA. U bent zelf in de lead en uw pensioenadviseur en De Amersfoortse ondersteunen u hierbij. Bij De Amersfoortse geloven wij dat er voor een verzekeraar een nuttige rol is weggelegd in de Nederlandse samenleving. Dat begint bij het helpen van mensen, net als bij NGA: Mensen helpen door te doen. De huidige pensioenregeling van NGA worden uitgevoerd door Nationale Nederlanden. De werkgever heeft natuurlijk in het verleden ervaringen opgedaan bij de implementatie van de huidige pensioenregeling. U doet er goed aan die ervaringen te inventariseren (do s en don ts). In dit concept communicatieplan beschrijven we op welke manier communicatie bijdraagt aan een succesvolle overgang. Uitgangspunten bij dit communicatieplan Per 1 januari 2016 maakt NGA de overstap naar het Werknemers Pensioen van De Amersfoortse. Het betreft de werknemers die nu deelnemen aan de pensioenregeling en secundair toekomstige nieuwe deelnemers. Resultaat is dat de werknemers van NGA uitgebreid informatie moeten krijgen over De nieuwe pensioenuitvoerder; De beschikbare premieregeling vanaf : het Werknemers Pensioen bij de Amersfoortse; Wat er gebeurt met de tot opgebouwde pensioenen die zijn ondergebracht bij NatNed. Dit communicatieplan beschrijft op welke manier de werknemers van NGA ondersteund worden bij de verandering van de pensioenregeling. Welke communicatiemiddelen worden ingezet en welke communicatiestrategie wordt gevolgd. Doelgroep Wij onderscheiden de volgende doelgroepen: - Actieve deelnemers aan de pensioenregelingen van NGA - Indiensttreders bij NGA Sub-doelgroepen kunnen zijn: - Leden Ondernemingsraad - HR-medewerkers Voormalige deelnemers aan de pensioenregeling (slapers en personen die al een pensioenuitkering ontvangen) vallen buiten dit communicatieplan. Het door hen opgebouwde of in uitkering zijnde pensioen is ondergebracht bij NatNed. Dat blijft zo, dus voor deze groep voormalige medewerkers verandert er niets.

2 Doelstellingen In overleg met NGA en haar adviseurs worden de communicatiedoelstellingen besproken en vastgesteld. In het algemeen ziet De Amersfoortse de volgende hoofddoelstellingen Voor de doelgroep actieve deelnemers : Wat moet men weten (kennis) Ik neem deel aan de pensioenregeling (DC regelingen) van NGA. Ik bouw een pensioenkapitaal op. Voor het pensioenkapitaal moet ik op de pensioendatum een pensioen aankopen. Naast het NGA pensioen krijg ik ook AOW van de overheid. Voor mijn nabestaanden is een partner- en wezenpensioen verzekerd. Bij arbeidsongeschiktheid blijf ik pensioen opbouwen. Wat moet men vinden (houding) De deelnemers staan neutraal tot positief tegenover de arbeidsvoorwaarde pensioen. Wat moet men doen (gedrag) De deelnemers verdiepen zich in de aangeboden communicatiemiddelen. Deelnemers bezoeken informatiebijeenkomsten, pensioenspreekuren en lezen mails en dergelijke. Deelnemers kijken in de werknemersportalen van De Amersfoortse en maken keuzes. Voor de doelgroep HR-medewerkers en OR-leden: Doelstellingen zoals deze voor deelnemers gelden, aangevuld met: De HR medewerkers en leden van de OR weten waar ze informatie over de pensioenregeling kunnen terugvinden en kunnen werknemers antwoord geven op de meest gestelde vragen. HR-medewerkers kennen de pensioenadviseur, het aanspreekpunt bij De Amersfoortse, die hen kunnen bijstaan bij diepgaande fiscaal/juridische- en ICT aangelegenheden. Eind 2015 zijn alle HR medewerkers van NGA in staat om sollicitanten in het gesprek over de arbeidsvoorwaarden te informeren over de hoofdlijnen van de NGA pensioenregeling; inzicht over de eigen bijdrage wordt gegeven ook cijfermatig ( bij deze arbeidsduur en dit salaris is de eigen bijdrage XXX euro per maand ). Met betrekking tot wettelijke waardeoverdracht wordt de procedure adequaat toegelicht.

3 Boodschap Een voorbeeld van een centrale communicatieboodschap : Zelf de regie over je pensioen. NGA is een moderne werkgever met flexibele arbeidsvoorwaarden. Werknemers van NGA zijn zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling. Daarbij hoort een pensioenregeling waar de werknemers zelf aan het stuur staan en zelf een aantal keuzes kunnen maken. Want de keuzes van nu, zorgen voor het inkomen van later. Daarom heeft een werknemer bij NGA zelf de regie over zijn pensioen. De pensioenregelingen bieden de keuze of de pensioenpremie voor opbouw van het ouderdomspensioen belegd wordt of dat er direct een gegarandeerd ouderdomspensioen met bijbehorend partnerpensioen wordt aangekocht. Verder kan gekozen worden om zelf bij te sparen voor een extra pensioen of om eerder met pensioen te gaan. Risico s van overlijden voor de pensioendatum en arbeidsongeschiktheid zijn verzekerd door NGA. Inclusief een aanvullend ANW Pensioen, zodat bij overlijden vóór de pensioendatum, de achterblijvende partner een extra partnerpensioen krijgt. Ongeacht de vraag of de overheid een ANW uitkering verstrekt. Het Werknemers-portaal is de centrale, digitale omgeving waarin de werknemer alle pensioeninformatie tot zijn beschikking heeft en zijn keuzes kan maken. Samen met De Amersfoortse geeft NGA jou de regie over je pensioen. Strategie Digitaal staat centraal. Het uitgangspunt is om daar waar dit kan de communicatie digitaal aan te bieden. Uitzondering vormen de pensioendagen, waarop werknemers met hun vragen terecht kunnen. Op de volgende pagina is op basis van de komende maanden een concept van een mogelijke communicatiestrategie beschreven.

4 Najaar Vooraankondiging van de nieuwe pensioenregeling en het voornemen tot collectieve waardeoverdracht (intranet NGA). - Het UPO over de oude regeling is ontvangen. In het NGA-PensioenAlert dit begeleiden: UPO geeft oude regeling weer. Let op vanaf verandert er veel. - Vooraankondiging van de a.s. uitrol van het werknemersportaal. - Film van een paar minuten waarin het gebruik en de keuzemogelijkheden van het werknemersportaal worden uitgelegd. - Landingspagina t.b.v. HR. Januari 2016 Voorjaar Uitrol van het werknemersportaal van De Amersfoortse. Begeleiden met het NGA PensioenAlert en een webinar. o welkomst- o activatie o webinar over gebruik van het portaal. - Werknemers hebben toegang tot het portaal en kunnen startbrief lezen, keuzes maken en mutaties doorgeven. Met het NGA PensioenAlert begeleiden. - Pensioenmarkten bij NGA met mogelijkheid om vragen te stellen aan de pensioenadviseur / specialiste(n) De Amersfoortse. - Communicatietraject + Stappenplan in het kader van de collectieve waardeoverdracht. - Evaluatie en nazorg. - Het NGA-PensioenAlert bericht over de resultaten. - (Periodiek) overleg door HR met pensioenadviseur en het vaste aanspreekpunt van Werknemers Pensioen en de pensioenspecialist van De Amersfoortse. - Voorbereiden

5 Overige middelen die gebruikt worden: Op NGA-intranet: - Speciale pensioenpagina - Vraag en antwoorden over het pensioen; up-to-date houden Helpdesk a.s.r / De Amersfoortse - Gedurende werkdagen telefonisch bereikbaar (08.00 tot uur) - Per 24/7 bereikbaar Rol van de Ondernemingsraad (OR) en HR: klankbordgroep Een afvaardiging van OR en HR vormen de klankbordgroep. Voordat middelen gebruikt worden, vindt afstemming en voor-presentatie aan de klankbordgroep plaats. Zo worden teksten, webinar, Alerts enz. getoetst o.a. op passend bij de NGA-populatie. Leden van de klankbordgroep worden hierdoor ambassadeurs van de pensioenregeling. Communicatiemiddelen Met de volgende communicatiemiddelen willen we de nieuwe pensioenregeling onder de aandacht brengen en helpen met de keuzes. De wettelijke communicatie is hierbij buiten beschouwing gelaten. 1. Het NGA- PensioenAlert Digitale nieuwsbrief met evt filmpje/links naar. Korte nieuwsberichten Wat staat er de komende periode te gebeuren? Wat kun je verwachten aan mail? 2. Korte berichtgeving Gebruiken om enquête onder medewerkers te verspreiden Toesturen of attenderen op nieuw NGA-PensioenAlert Toesturen inloggegevens Werknemers Portal 3. Presentatie HR Voorafgaande aan het webinar krijgen de Ondernemingsraad en HR-werknemers een presentatie over de nieuwe pensioenregeling van NGA. Hiermee bereiden wij hen voor op vragen die gesteld kunnen worden door de werknemers. 4. Webinar Het webinar is een online presentatie aan de werknemers. Een of meerdere personen geven een uitleg over de pensioenregeling. Hierbij is het ook mogelijk voor de deelnemer om vragen te stellen. Het webinar kan in de avonduren worden gehouden en de werknemer kan vanuit huis meedoen. Voor diegene die niet mee kunnen doen, is er een mogelijkheid om het webinar terug te kijken. 5. Pensioenkraam NGA werknemers bekend maken met De Amersfoortse. In de eerste weken van januari kan De Amersfoortse op een aantal dagen bij NGA aanwezig zijn om vragen over de Werknemers Portal en over de pensioenregeling te beantwoorden (informatie, geen advies). Voor de beantwoording van adviesvragen kan de pensioenadviseur aanwezig zijn.

6 6. Hoofdlijnen document: De Nieuwe pensioenregeling in een notendop (digitaal) Voor de deelnemers Voor Sollicitanten Voor sollicitanten maken we een hoofdlijnendocument. Hierin staan heel kort de hoofdlijnen van de NGA regeling, inclusief de eigen bijdrage. Door deze eigen bijdrage inzichtelijk te maken gaan deelnemers dit zelfs voor hun indiensttreding zien als onderdeel van hun loon. Hiermee kunnen ze vergelijken bij andere bedrijven. En door pensioen al vanaf het begin onderdeel te laten zijn van het loon, verwachten wij de betrokkenheid bij het onderwerp te vergroten. 7. De meeste gestelde vragen (digitaal) Een document met meest gestelde vragen over de pensioenregeling voor op intranet. Deze wordt pensioenregeling specifiek gemaakt en eventueel aangevuld met vragen die de HR veel krijgt. Dit kan helpen om de vragen over pensioen bij HR te beperken. Evaluatie Om te meten of de doelstellingen gehaald zijn, stellen we de volgende manier van evaluatie voor. Een nul-meting aan het begin van het traject. Een één-meting begin december 2015 Een twee-meting eind februari Na een webinar vindt eveneens een evaluatie plaats. Middel: enquêtes via internet/mail door deelnemers in te vullen. Budget Nadat met NGA een definitief communicatieplan is opgesteld, kan het budget worden vastgesteld. Planning Een planning kan worden opgesteld als de doelstellingen samen met NGA zijn vastgesteld. Bij dit concept communicatieplan is een voorbeeld van een tijdsplanning gevoegd. Zo krijgt NGA een indruk hoe een en ander wordt uitgevoerd.

7 Voorbeeld van een Tijdsplanning 3 e week oktober vaststellen communicatieplan 3 e week oktober 1e NGA-PensioenAlert - Introductie NGA-PensioenAlert - Pensioenregeling gaat veranderen - Komende maanden regelmatig informatie - UPO 2015 heb je gekregen - Doe de Pensioencheck - Aankondigen 0-meting via enquête Oktober - OR en HR- training: nieuwe pensioenregeling Eind oktober met verzoek mee te doen aan 0-meting Begin november 2 e NGA-PensioenAlert - Introductie nieuwe pensioenregeling Planning met activiteiten December 3e NGA-PensioenAlert - In januari is er een webinar over het Werknemers Pensioen van De Amersfoortse - Meld je aan voor het Webinar - Meesturen kort en bondig nieuwe pensioenregeling Eind december e NGA- PensioenAlert - Aankondigen dat welkom mail + inloggegevens eraan komen - Aankondigen Pensioenkraam / Webinar Januari (d.t.v. De Amerfoortse) - Versturen 1e met aankondiging dat inloggegevens eraan komen - Versturen 2e met inloggegevens - Activati - Deelnemer heeft toegang tot de Werknemersportal en kan keuzes maken Januari Webinar - Uitleg van de nieuwe pensioenregeling - Wat gebeurt er met je pensioen uit de oude pensioenregeling (voorstel coll WOD) - Zelf de regie via de Werknemers Portal Eind januari 5e NGA-PensioenAlert - Mogelijkheid om webinar terug te kijken - Attenderen op meest gestelde vragenlijst en Pensioenkraam / Pensioenspreekuur - Attenderen/herinnering op de keuzes die gemaakt moeten worden. - Laat je adviseren door een pensioenadviseur - aankondigen 1-meting via enquête

8 Januari/februari Pensioenkraam / Persoonlijk spreekuur - medewerkers kunnen terecht bij de pensioenadviseur / deskundigen van De Amersfoortse - Uitleg website De Amersfoortse Januari/februari Voorstel collectieve waardeoverdracht - Medewerkers informeren d.t.v. De Amersfoortse - Aandacht middels intranet/mail werkgever Februari 6e NGA-PensioenAlert met verzoek mee te doen aan 1-meting / enquête April 7e NGA-PensioenAlert met verzoek mee te doen aan 2-meting / enquête Facultatief 2016 e.v.: - UPO-kraam in oktober Periodiek: pensioenspreekuur met de pensioenadviseur (uitdienst / indienst) - Intranet/mail bij fiscale wijzigingen - Training nieuwe HR-medewerkers / OR leden - Bezoek aanspreekpunt De Amersfoortse aan HR - Opstellen planning communicatie komende 12 maanden