KPI verslag gemeente Moerdijk 2012

Transcriptie

1

2

3

4 KPI verslag gemeente Moerdijk 2012 Vooraf: In onderstaande tekst worden de termen archief en informatie door elkaar gebruikt. Met beiden wordt echter hetzelfde bedoeld, namelijk bescheiden, ongeacht hun vorm, door de gemeente ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. (Archiefwet 1995, art. 1 lid c sub 1) Het gaat dus om zowel de analoge, papieren archiefbescheiden als digitale archiefbescheiden. Inleiding De organisatie van het archieftoezicht staat op het punt fundamenteel te veranderen. Per 1 oktober 2012 treedt de wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking. Met deze wet komt het toezicht vanuit de provincie meer op afstand te staan (het verticale toezicht) en dient ergo het horizontale toezicht te worden versterkt. Dit horizontale toezicht heeft betrekking op de zorg voor en het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden. Onderdeel hiervan is dat het college van Moerdijk verslag doet aan de raad inzake de zorg voor de gemeentelijke archieven. Op 29 augustus 2011 is aan de gemeenteraad de toezegging gedaan dat dit verslag in 2012 zal worden aangeboden. Ter ondersteuning van de verantwoordingsplicht van het college en gelet op de wijzigingen in het (archief)toezicht, heeft de VNG een instrumentarium ontwikkeld, de zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Daarover is vorig ar op 21 juli 2011, een ledenbrief uitgebracht 1. Met behulp van tien KPI-vragen kan een beeld worden gegeven of de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Daarbij wordt eveneens gekeken of er bij aspecten van het archiefbeheer al dan niet sprake is van taakverwaarlozing. In dat geval kan de provincie alsnog ingrijpen. Hoe dat in zijn werk gaat is geregeld in een onlangs verschenen notitie Nieuwe Schoenen (Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht) 2. Er zit enorm veel beweging in de wereld van het gemeentelijk informatiebeheer. Digitalisering lijkt wel een toverwoord. Gemeenten zijn bezig met een transitie van analoog naar digitaal in alle facetten van de bedrijfsvoering en taakuitoefening. Zowel intern als extern verschijnen met grote frequentie notities, rapporten, richtlijnen en andere documenten, die van belang zijn voor dat transitieproces. Voorbeelden zijn naast de KPI s het referentiekader RODIN en de Baseline gemeentelijke informatiehuishouding. Op allerlei wijzen worden gemeenten daardoor begeleid op 1 pdf 2 _vastgest_ipo_ pdf

5 weg naar een exclusief digitale informatiehuishouding. Dat proces is onomkeerbaar en stelt de gemeentelijke organisatie voor een forse uitdaging, die zowel bestuur als ambtelijke organisatie raakt. Verantwoord omgaan met informatie is van groot belang uit oogpunt van o.m. bedrijfsvoering, verantwoording en controle. Overheden kiezen steeds meer digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal archiefbeheer vraagt om complexe, maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen, denk in dit verband aan de gevolgen van de wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) en de rol van de social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijker rol. De informatie en kennis is nodig om financiele missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen er eraan te voldoen. Het is daarom noodzakelijk dat zowel college als raad goed op de hoogte zijn van de stand van zaken in de eigen gemeente. Een disfunctionerende informatiehuishouding brengt nl. risico s met zich mee. De KPI toets kan helpen eventuele risico s in kaart te brengen en passende maatregelen te nemen om de mogelijke negatieve gevolgen te verminderen. De KPI s komen naast en niet in de plaats van het reguliere archiefwettelijke toezicht (archiefinspectie). In overleg tussen de gemeente Moerdijk en het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) is afgesproken dat de KPI rapportage door het RAWB wordt opgesteld. In de voorfase is op een constructieve en positieve wijze samengewerkt met betrokkenen van de gemeente Moerdijk. Bij het opstellen van de hierna volgende rapportage is op onderdelen al rekening gehouden met de normstelling en aanbevelingen in de Baseline gemeentelijke informatiehuishouding 3. Algemene bevindingen en aanbevelingen: Zowel de door het RAWB in samenwerking met de Provinciale Archiefinspectie (PAI) in 2011 gehouden RODIN-audit, als de recente KPI-check, geven een beeld van een goed op weg zijnde gemeente. Het gesprek met de algemeen directeur/gemeentesecretaris bevestigde dit beeld. Moerdijk is bereid initiatieven te nemen, is actief betrokken bij regionale ontwikkelingen en beschikt over een enthousiast en deskundig team Document- en Informatiebeheer (DIV). De zorg voor het analoge archiefbeheer is goed op orde. De Chemiepack ramp van nuari 2011 was een prima graadmeter: de benodigde analoge dossiers kwamen tijdig en volledig beschikbaar. Echter, vanuit deze solide analoge basis moet de komende ren worden gebouwd aan een goed functionerend digitaal archief. Uit alles blijkt dat de gemeente Moerdijk deze opdracht serieus en daadkrachtig opneemt. Maar, dit gaat niet zonder slag of stoot: er is nog veel werk aan de winkel. Moerdijk bevindt zich in dit opzicht in een overgangsfase. Het vizier is gericht op een volledig digitaal werkende organisatie vanaf Op tal van plekken in de organisatie is dit in beweging gebracht, maar aan enkele belangrijke randvoorwaarden is nog niet voldaan. In de brief van de directeur van het RAWB van 16 november 2011(zie 3 U pdf

6 bijlage 2) is reeds daarnaar verwezen. Het KPI traject heeft ook enkele aandachtspunten opgeleverd. In een aantal gevallen is daarbij sprake van taakverwaarlozing, die overigens niet vanzelfsprekend tot interventie van de provincie hoeft te leiden. De onderstaande adviezen en aanbevelingen hebben direct daarop betrekking in de zin dat zij, samen met de reeds in gang gezette ontwikkelingen in de gemeentelijke informatiehuishouding, de taakverwaarlozing kunnen opheffen. De belangrijkste aanbevelingen zijn: - Stel een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer op. - Benoem een Chief Information Officer (CIO). Geef deze nieuwe functie de gelegenheid zich te ontwikkelen tot de spil van het gemeentelijk informatiebeheer. - Zorg voor een toetsbaar systeem van interne kwaliteitszorg voor het archiefbeheer (art. 16 Archiefregeling 2010) en toets ook met regelmaat. Zorg voor een periodieke kritische zelf-auditing. Het Gemeentearchief Rotterdam heeft hiervoor een bruikbare tool ontwikkeld: de Zelfevaluatie Baseline 4. - Zet volledig in op digitaal werken, in alle lagen van de organisatie d.w.z. van bestuur tot bode; benut daarvoor de richtlijnen m.b.t. zaakgericht werken in de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten 5. - Geef goede sturing aan het proces van Digitaal Werken; implementeer stapsen fasegewijs (er ligt bijv. een goed projectplan Orde op zaken, zaken op orde: Moerdijk digitaal ) en hou steeds het beoogde einddoel goed voor ogen. - Maak een informatiebeleidsplan waarin een aantal essentiele zaken is geregeld, zoals visie, wie is waarvoor verantwoordelijk?, standaards, beveiliging, enz.. In de hiervoor genoemde Baseline is een model voor dit plan opgenomen in hoofdstuk 2a 6. Daarnaast verdient het aanbeveling om het bestaande Documentair Structuur Plan (DSP) op termijn te vervangen door een Beheerplan, gericht op de digitale archivering. - Regel een machtiging voor vervanging van alle archiefbescheiden, dus ook de te bewaren. Hierdoor wordt het mogelijk de hybride fase versneld te ontgroeien. Stem goed af met het RAWB hoe de archivering in die hybride fase vorm te geven. Juist in die fase is het extra van belang om de volledigheid en betrouwbaarheid van informatie te garanderen! Zorg er ook voor dat de duurzaamheid van de digitale archieven wordt gegarandeerd: regel in samenwerking met de bij het RAWB aangesloten gemeenten de opslag van digitale archiven in een E-depot! - Geef het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) de ruimte om digitale informatiehuishouding mee vorm te geven: stel voldoende middelen en menskracht hiervoor ter beschikking. Zeker in de overgangsfase maar ook in de beginfase van het digitale werken is veel deskundige ondersteuning wenselijk. Een goed functionerend voorbeeld is te vinden bij waterschap Brabantse Delta. - Stimuleer de regionale archiefsamenwerking die tot doel heeft om specifieke taken van de archivaris rond toezicht en E-depot zowel kwalitatief als kwantitatief te versterken erken_v1_0.pdf 6

7 De overheid dient te zorgen voor een goede informatievoorziening. Burgers, medeoverheden en andere instellingen moeten kunnen vertrouwen op een betrouwbare overheid, die besluiten neemt op basis van volledige, actuele en authentieke informatie. De digitalisering van de samenleving noopt tot het nemen van passende maatregelen. Daarin heeft de gemeente Moerdijk nog wat stappen te zetten: er is een CFO (Chief Financial Officer) aangewezen, maar geen CIO en de financiele risico s zijn in kaart gebracht, maar de informatie risico s nog niet. Dat laatste is belangrijk: een onvoldoende werkende informatievoorziening kan leiden tot halfbakken of zelfs foutieve beslissingen. Daaraan zijn risico s verbonden: ontevreden burgers, imagoverlies en zelfs financiele schade 7. Informatiebeheer dient structureel op de agenda van zowel MT, College als Raad te komen. De opdracht voor de gemeente Moerdijk voor de komende ren is: Investeer in een goed digitaal archiefbeheer en draag gezamenlijk de zorg daarvoor, zowel bestuurlijk als ambtelijk. 7 Het al eerder genoemde Gemeentearchief Rotterdam heeft hiervoor een tool in ontwikkeling. Zie daarvoor: %20ter%20beschikking

8 De KPI rapportage De rapportage bestaat uit twee onderdelen: - Een beschrijving van de stand van zaken met betrekking tot de 10 KPI hoofdstukken bij de gemeente Moerdijk - Een ingevuld KPI bestand (bijlage 1) 1. Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Moerdijk, valt onder de Archiefwet De archiefverordening en het besluit informatiebeheer beschrijven hoe de gemeente Moerdijk de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor het archief dat door de gemeentelijke organen wordt gevormd. Verder is de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het besluit informatiebeheer beoogt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren ervan te regelen. Hoewel de vigerende archiefverordening uit 2006 al rekening houdt met de gevolgen van de wet dualisering, is er toch sprake van een verouderde versie. Bovendien is in de archiefverordening niets vastgelegd inzake het toezicht dat door de benoemde gemeentearchivaris wordt uitgeoefend. Recent (december 2011) is door de samenwerkende provinciale archiefinspecties ( een nieuw model archiefverordening opgesteld. Het verdient aanbeveling dit nieuwe model te implementeren in de gemeente Moerdijk. Daarmee is dan tegelijkertijd het toezicht afdoende geregeld. Wat voor de archiefverordening geldt, geldt eveneens voor het besluit informatiebeheer. Ook hier is sprake van een verouderde versie en dient een actualisatie naar LOPAI model plaats te vinden. De aanpassingen aan de lokale archiefregelgeving dienen vooraf te gaan aan de formulering van een integraal gemeentelijk informatiebeleid. Daardoor kunnen tijdig kaders worden aangegeven, die van belang zijn bij de invulling van dat informatiebeleid. De gemeente Moerdijk kent momenteel geen mandaatregeling, bedoeld om namens het college besluiten te nemen inzake de archiefzorg, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels. Of er perse een mandaat geregeld moet worden is de vraag, beter is het om in het op te stellen informatiebeleid op een duidelijke wijze bevoegdheden en verantwoordelijkheden m.b.t. archiefzorg en beheer vast te leggen. Daarbij past ook het aanwijzen van de Chief Information Officer (CIO), door de VNG aanbevolen in de ledenbrief van 21 juli Het beste is hiermee te wachten totdat de nieuwe organisatiestructuur medio 2013 is uitgekristalliseerd. Aanbevolen wordt om een CIO op staf- of managementniveau aan te wijzen. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, is artikel 4 van de Archiefwet een heel belangrijk aandachtspunt. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan de gemeente Moerdijk zich blijven verantwoorden voor

9 haar handelen. Met betrekking tot de meest recente samenwerkingsverbanden zijn door het college afdoende voorzieningen getroffen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden. Het ter zake deskundige team DIV biedt daarbij de benodigde professionele ondersteuning. Toch is het zaak hierbij extra alert te blijven. Zo is het nog niet duidelijk wat de gevolgen zijn voor de archiefvorming bij de nieuw in te stellen omgevingsdienst (OMWB). 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college ervoor te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst echter nog veel onduidelijkheid. Op diverse plekken zijn initiatieven op dit terrein. De gemeente Moerdijk maakt nu nog geen gebruik van een kwaliteitssysteem. Aanbevolen wordt om dit wel op te pakken en voor 1 nuari 2014 een werkbaar systeem te implementeren en onderdeel te laten zijn van reguliere planning- en controlcycli. Het is een open deur te stellen dat informatie pas betekenisvol wordt als deze aan kwaliteitseisen voldoet. Die eisen liggen o.m. vast in diverse regelingen (o.a. de Archiefregeling 2010), NEN-ISO normen (zoals de normen en 2082) en andere richtlijnen en toetsinstrumenten zoals RODIN en Baseline. Gedeeltelijk hanteert de gemeente Moerdijk deze: het documentair managementsysteem (DMS) Verseon is NEN-ISO 2082 gecertificeerd; in 2011 is een RODIN audit uitgevoerd en de aanbeveling in de Baseline tot zaakgericht archiveren wordt al langere tijd toegepast. Hoewel de gemeente Moerdijk een gekwalificeerd gemeentearchivaris heeft benoemd (de directeur van het RAWB), is er geen regelmatig verslag van zijn uitoefening van het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Het RAWB heeft daartoe onvoldoende capaciteit en kwaliteit. Om die reden onderschrijft het bestuur van het RAWB de plannen tot vergaande archiefsamenwerking in de regio West-Brabant, met als doel juist die inspectietaken op een volwaardige wijze uit te kunnen voeren. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Moerdijk heeft de beschikking over een Documentair Structuurplan (DSP) en maakt gebruik van de zgn i-navigator, beide geschikte toepassingen ter ondersteuning van zaakgericht archiveren. Echter, deze ondersteunen met name het DMS Verseon. Daarnaast zijn er in de gemeentelijke organisatie tal van applicaties, die niet zijn gekoppeld aan het DMS. Een volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden is er dus niet. Organisatiebreed is er de intentie om koppelingen tot stand te gaan brengen met bedrijfswaardevolle applicaties in de organisatie. Dat dit nu nog niet direct wordt uitgevoerd heeft te maken met de ontwikkelingen rond uitbesteding van gemeentelijke taken aan de regio zoals Vergunning en Handhaving (Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant)), uitvoering

10 Werk en Inkomen (Werkplein Etten-Leur), belastingen (BWB), e.d. Uiteindelijke doel is te komen tot een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht. In de inleiding is al gesteld dat de gemeente Moerdijk zich verder dient te focussen op digitaal werken en digitale archivering. Anders dan in het analoge tijdperk, behoeft digitale informatie extra aandacht wat betreft identificering en ontsluiting. Voor een digitaal document is het van essentieel belang dat authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en betrouwbaarheid (NEN ISO 15489) steeds worden gewaarborgd. Daarvoor worden metagegevens vastgelegd, liefst volgens een gangbare standaard. Onlangs heeft het stadsarchief van Amsterdam een bruikbare standaard voor metagegevens ontwikkeld 8. Zo n standaard zou ook in de gemeente Moerdijk, met het oog op toekomstige digitale archivering, op termijn ook kunnen worden geïmplementeerd. De metagegevens die nu worden vastgelegd zijn voor papieren documenten toereikend, voor digitale nog niet. Wat duurzaamheid betreft zijn zaken m.b.t. de papieren documenten en dossiers goed geregeld, voor digitale documenten is dit nog niet het geval. Een E depot is er niet (zie ook hst. 7) 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? In de gemeente Moerdijk is nog geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitale archiefbescheiden moeten worden beheerd. Vooralsnog is het papieren archief leidend. Toch wordt er op grote schaal al geïnvesteerd in de voorbereidingen van digitaal werken. (een projectplan is inmiddels beschikbaar) Om digitaal werken optimaal te ondersteunen met digitaal archiefbeheer is het wel nodig dat beleid wordt ontwikkeld en dat er bindende afspraken gemaakt worden op alle niveaus in de organisatie inclusief het bestuur. Zaken als opslagstandaards en conversie/migratie moeten o.a. daarin worden geregeld. In de Baseline staan afdoende handvaten en richtlijnen om het digitaal archiefbeheer succesvol in te richten. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Selectie en vernietiging geschieden volgens de daartoe geldende regels. Van vervreemding is geen sprake. Art. 7 van de Archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de te vernietigen bescheiden met een bewaartermijn van minder dan 20 ar heeft de gemeente Moerdijk reeds een vervangingsbesluit genomen met instemming van het RAWB, maar de feitelijke toepassing vindt nog niet plaats. Daarnaast is in voorbereiding een verzoek tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden. Het RAWB adviseert om volop energie en tijd in dat vervangingsverzoek te steken, het geeft de gemeente straks alle kansen om de stap 8 t%20ter%20beschikking

11 naar digitaal werken te zetten. Daarbij de kanttekening te plaatsen dat volledig digitaal werken ook een duurzaam E depot vereist! 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? De gemeente Moerdijk heeft bijna alle archiefbestanden conform de Archiefwet 1995 naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Een uitzondering vormen de bouwdossiers over de periode Vanwege vergevorderde plannen tot digitalisering en vervanging van deze dossiers is met instemming van gedeputeerde staten de overbrenging van dit bestand opgeschort. Nu er vanwege de bezuinigingen geen middelen meer beschikbaar zijn voor die digitalisering, heeft GS gelast de dossiers alsnog over te brengen. Met ingang van zal dit gerealiseerd moeten zijn. De overbrenging geschiedt in goed overleg met het RAWB. Het RAWB dringt er bij het gemeentebestuur op aan om alsnog middelen te voteren voor digitalisering en vervanging van de bouwdossiers. Dit komt zowel het interne als externe gebruik zeer ten goede en voorkomt hoge opslagkosten in de archiefbewaarplaats. Het RAWB wil graag voor door het college hierover worden geïnformeerd. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Zowel archiefbewaarplaats als archiefruimten voldoen aan de daartoe gestelde eisen. Een E depot is er evenwel niet voor de gemeente Moerdijk. Plannen zijn nog niet concreet. In samenwerking met het RAWB dient wel op korte termijn een start te worden gemaakt met de voorbereidingen hiertoe. Steeds meer digitale archieven vragen om een duurzame bewaarstrategie. Landelijk zijn er positieve ontwikkelingen, waar de gemeente Moerdijk en het RAWB bij aan kunnen haken. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Aan alle geldende eisen wordt voldaan. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Moerdijk heeft geen calamiteitenplan met betrekking tot het behoud van archiefbescheiden, zowel papier als digitaal. Op zijn minst zou een abonnement op de Documentenwacht moeten worden afgesloten, zodat de gevolgen van calamiteiten kunnen worden beperkt. Het RAWB participeert in een regionaal veiligheidsnetwerk. Overigens is in het calamiteitenplan van het RAWB ook niets geregeld m.b.t. de archiefbescheiden. De veiligheid van mens (personeel) staat voorop.

12 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Het RAWB is belast met het beheer van de ingevolge de Archiefwet 1995 overgedragen archieven van de gemeente Moerdijk. De gemeente draagt 30% bij aan de kosten van het RAWB, in 2012 een bedrag van Daarnaast is door de gemeente Moerdijk met het RAWB overeengekomen dat vanaf 2009 arlijks een bedrag van beschikbaar is voor digitalisering van kwetsbare en informatierijke archiefbestanddelen. Deze digitalisering is een vervolg op een eerder gerealiseerd meerrig behouds- en restauratieplan. De digitalisering loopt door tot en met het ar Het RAWB heeft 7,8 fte voor het beheer van de archieven. Omgerekend is dus voor de gemeente Moerdijk 2,34 fte inzetbaar. Voor de meeste reguliere archiefwerkzaamheden is dat voldoende, echter het RAWB kan onvoldoende capaciteit noch kwaliteit leveren om het wettelijke archieftoezicht op een hoogwaardige wijze uit te oefenen. De snelle en complexe ontwikkelingen rond m.n. digitale archivering vragen juist om extra inzet en expertise. Niet alleen het RAWB blijft hierbij in gebreke. De vier West-Brabantse archiefdiensten hebben daarom besloten om in gezamenlijkheid deze problematiek aan te pakken. Het samenwerkingstraject van die vier heeft primair tot doel om het E depot (waarmee bedoeld al hetgeen betrekking heeft op digitaal archiveren) te realiseren. Daarvoor is eerst dan nog wel een kwaliteitsslag nodig bij de voor die taak in aanmerking komende medewerkers. Op dit moment is de personele bezetting voor deze E-taken minimaal! Het team DIV van de gemeente Moerdijk is belast met het beheer van de nog niet overgedragen archieven. Het takenpakket van DIV heeft de laatste ren een duidelijke verandering ondergaan. Van sec-uitvoerend (registreren en archiveren) is DIV geëvolueerd tot een spin-in-het-web wat betreft de informatiehuishouding in de gemeente Moerdijk, waarbij taken als advisering en innovatie een belangrijke rol zijn gaan spelen. De organisatorische bundeling met I & A was een logische stap in die ontwikkeling. Op dit moment heeft het cluster DIV in totaal 11,66 fte waarvan 8,27 in vaste dienst en 3,39 in tijdelijke dienst dan wel ingehuurd vanuit de WVS. De taakverdeling is nog wel vrij klassiek : de meer uitvoerende taken zoals postverwerking en archivering worden door de medewerkers gedaan, met een opleidingsniveau van minimaal SOD 1. De taken m.b.t. het informatiemanagement zijn voor de hoger opgeleide medewerkers, o.a. met een HBO opleiding informatiemanagement. Het is goed te constateren dat de gemeente Moerdijk ruimte en mogelijkheden voor verdere scholing en opleiding biedt. Daardoor kan een betere aansluiting worden gevonden met de noodzakelijke kwaliteiten en competenties die de DIV medewerkers nodig hebben in hun ondersteunende en adviserende rol bij de transitie van analoog naar digitaal werken. Het moge duidelijk zijn dat de beoogde transitie een groot beslag zal doen op de beschikbare personele capaciteit van DIV. Zowel bij de voorbereiding/planning als bij de implementatie en nazorg zijn DIV medewerkers intensief betrokken. En tegelijkertijd gaan alle gewone werkzaamheden door. Het is lastig in te schatten

13 hoeveel capaciteit voor hoelang nodig is in dit traject. DIV zal dit inzichtelijk moeten maken en de ruimte moeten krijgen (lees voldoende fte, zowel tijdelijk als permanent) om de klus(sen) te klaren. Een recente ontwikkeling digitaal werken bij het waterschap Brabantse Delta leert dat een competente helpdeskfunctie noodzakelijk is, zeker in de eerste periode van digitaal werken. Daar is een vliegende brigade actief (4 fte) die de organisatie begeleidt op het pad naar digitaal werken. De gemeente Moerdijk doet er verstandig aan zich te spiegelen aan dit voorbeeld en de benodigde middelen beschikbaar te stellen. Dit betaalt zich ongetwijfeld later terug. H. Janssen Directeur RAWB September 2012 BIJLAGE 1 Ingevulde KPI vragenlijst.

14 BIJLAGE 2 Brief van het RAWB aan het gemeentebestuur van Moerdijk d.d. 16 november 2011 Aan college van burgemeester en wethouders onze datum : 16 november 2011 ons kenmerk :-- onderwerp : (digitaal) archiefbeheer bijlagen : 1 nadere informatie bij : J.H.M. Janssen Geacht college, Een betrouwbare, up-to-date en volledige informatievoorziening is van groot belang voor bestuur, bedrijfsvoering en taakuitvoering van uw gemeente. Een gemeente die in control is wat betreft zijn informatiehuishouding, is in staat om verantwoording af te leggen aan raad en burgers, kan worden gecontroleerd door accountant en rekenkamer en draagt bij aan de instandhouding van het culturele erfgoed. In onze democratische rechtsstaat zijn deze drie kernfuncties (verantwoording, controle en erfgoed) van grote waarde. We leven in een tijd waarin de klassieke uiting van informatie, het papieren archief, plaats maakt voor digitale vormen. E mail verdringt de brief, websites maken telefoongesprekken overbodig en raadsleden vergaderen met elkaar via digitale media. We communiceren via laptop, i-phone en tablet PC. Informatie wordt in toenemende mate exclusief digitaal gemaakt, verwerkt en opgeslagen. Het papieren dossier lijkt zijn langste tijd te hebben gehad. Het beheer van het papieren archief hebben we de afgelopen decennia prima onder de knie gekregen. Incidenten daargelaten, konden we dossiers te allen tijde terugvinden en raadplegen. Centrale archiefvorming was vrij makkelijk te realiseren, de bewaring en opslag was gewaarborgd met dossiermappen, archiefdozen en paternosterkasten. De stormachtige digitalisering van de laatste twee decennia heeft de archiefwereld behoorlijk op z n kop gezet. Het beheer van digitale informatie lijkt versimpeld door toepassing van hard- en software. Maar zo eenvoudig ligt het niet. Opslag en reproductie van digitale informatieobjecten vragen om heel andere oplossingen dan analoge! We zitten midden in de transitie van analoog naar digitaal, maar zijn zeker nog niet zover dat we kunnen spreken van een authentieke, betrouwbare en vooral duurzame digitale informatiehuishouding bij de overheid. In 2005 publiceerde de erfgoedinspectie het rapport Een dementerende overheid, waarin werd ingegaan op de vele problemen die digitale archivering met zich meebrengt en de zorg werd uitgesproken dat de overheid niet meer in staat is om op elk gewenst moment digitale archiefinformatie te reproduceren! Anno 2011 is die conclusie helaas nog steeds van toepassing.

15 Deze wat uitvoerige inleiding dient om de volgende twee aandachtspunten in het juiste kader te plaatsen: 1. Audits digitale informatiehuishouding: Bij de ordening, ontsluiting en bewaring van digitale informatie moet de overheid rekening houden met een veelheid aan wet- en regelgeving, normen en standaarden. Deze zijn medio 2010 samengevat door de samenwerkende archiefinspecties in een referentiekader RODIN. Dat staat voor: Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. RODIN is een checklist, die door overheidsorganisaties zelf kan worden toegepast om inzicht te krijgen in de mate waarin wordt voldaan aan de al eerder genoemde spelregels die gelden bij digitaal informatiebeheer. Knelpunten en kwetsbaarheden kunnen aan het licht worden gebracht. RODIN speelt een rol bij wat genoemd zou kunnen worden het digitaal risicomanagement. In de eerste helft van dit ar heeft het RAWB samen met de Provinciale Archiefinspectie RODIN-audits gehouden bij de vier bij het RAWB aangesloten gemeenten. Aan de hand van de door de gemeenten ingevulde RODIN-vragenlijst werd een stand van zaken opgemaakt. Uiteraard zijn er per gemeente verschillen, de een is op een bepaald punt verder dan de ander. Uw eigen RODIN vragenlijst maakt duidelijk waar uw gemeente precies staat. Rode draad bij de vier gemeenten was dat er onvoldoende zicht en grip is op alle digitale informatie in de organisatie. Opslag in open standaards is ook nog geen gemeengoed en een breed gedragen informatiebeleid ontbreekt bij elke deelnemer. Conclusie van RAWB en Provinciale Archiefinspectie was dat de vier gemeenten beslist nog niet in control zijn wat betreft hun digitale informatiehuishouding. Bovendien is er nog geen zicht op duurzame opslag van digitale archieven. Uiteraard zijn er al stappen in de goede richting gezet. DIV afdelingen zijn enthousiast en druk doende met opzet, ontwikkeling en beheer van Document Management Systemen (DMS), met de implementatie van een Zaaktypencatalogus (ZTC), enz. Maar een DMS is niet toereikend voor beheer en opslag van alle archiefinformatie in uw organisatie! Op tal van plekken bevinden zich applicaties, die eveneens voor korte of langere tijd te bewaren informatie genereren. En hoe gaat uw organisatie om met s? Met tweets? Met informatie op uw website? Bovendien heeft uw gemeente het voornemen om binnen enkele ren de dienstverlening langs digitale weg te laten verlopen. Zowel landelijk (NUP) als regionaal (via de RWB) zijn trajecten onderweg die moeten leiden tot het genoemde doel. Digitale dienstverlening is onhaalbaar zonder een deugdelijke digitale informatiehuishouding. De kwaliteit daarvan bepaalt in belangrijke mate of de dienstverlening uitvoerbaar en betrouwbaar is. Momenteel werkt het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) aan het opstellen van een richtlijn die DIV verbindt met de doelstellingen en de werkwijze van een moderne elektronische gemeente. Die Baseline DIV wordt een modern en actueel kader waarin documentaire informatiehuishouding en archivering is verbonden met onder andere zaakgericht werken. Kortom: de digitale koers die is ingeslagen behoeft scherpere regie, aansturing en controle. De RODIN-audits hebben aangetoond dat dit nog onvoldoende geschiedt.

16 Het is de verantwoordelijkheid van bestuur en management van uw gemeente om daarvoor zorg te dragen. Een intern kwaliteitssysteem, waarin vigerende normen en spelregels op het terrein van de informatievoorziening zijn gewaarborgd, is daarbij onontbeerlijk. Implementatie van de hiervoor genoemde Baseline van KING acht ik daarvoor bijzonder geschikt. Zodra deze beschikbaar komt verneem ik graag van u wanneer en hoe u die gaat implementeren in uw organisatie. Ik vertrouw erop dat u die verantwoordelijkheid neemt en dat het gemeentelijk informatiebeleid hoog op de bestuurlijke en ambtelijke agenda wordt geplaatst. 2. Veranderingen in het archieftoezicht: Bij de tweede kamer ligt momenteel het wetsvoorstel Revitalisering Generiek Toezicht (wet RGT). Wat de gevolgen zijn van die wet in het algemeen en in het bijzonder voor uw gemeente, is in de ledenbrief van de VNG van 21 juli 2011 duidelijk gemaakt. Gemakshalve verwijs ik u daarom naar die brief. Wat nu al duidelijk is, vooruitlopende op die wetswijziging, is dat het instrument van de Kritische Prestatie Indicatoren, de zogenoemde KPI s, ingezet gaat worden om uw archiefzorg en beheer te toetsen en de gemeenteraad periodiek te informeren over hetgeen uw college heeft gedaan als zorgdrager ex. art. 30 van de Archiefwet Het RAWB zal de komende ren uw gemeente gaan toetsen op de naleving van die KPI s en daarover rapporteren. Dat rapport kunt u vervolgens gebruiken in uw verantwoording naar de gemeenteraad. In de VNG brief wordt geadviseerd om een Chief Information Officer (CIO) aan te wijzen als ambtelijk verantwoordelijke voor de gehele archiefketen. Graag verneem ik van u wie u daarvoor aan gaat wijzen. Tenslotte wijs ik er ook op dat zowel uw gemeentelijke Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer aanpassing behoeven aan de veranderde wet- en regelgeving, met name vanwege de Archiefregeling Voor het overige is het op dit moment nog niet verstandig om al meer acties te ondernemen of conclusies te trekken n.a.v. de wet RGT, die waarschijnlijk per 1 juli 2012 van kracht gaat worden. De provincie bereidt enkele voorlichtingsbijeenkomsten voor waarin op de gevolgen wordt ingegaan, gericht op specifieke doelgroepen. Ook de VNG heeft dergelijke bijeenkomsten in planning. De wet RGT leidt gelijktijdig tot aanpassingen in de Archiefwet, met name waar het gaat om de toezichthoudende taak van de provincie. Gemeenten worden meer dan voorheen zelf verantwoordelijk voor de volledige archiefketen. Dit leidt tot een verzwaring van het interne archieftoezicht; een verschuiving van provincie naar gemeente! In de Archiefwet staan echter nog meer bepalingen die de provincie een bepalende rol toedelen. Zo is het aan Gedeputeerde Staten om vervanging toe te staan (art. 7) en om bijv. overbrenging op te schorten (art. 13). In den lande wordt al gesproken dat deze en andere specifieke GS-bevoegdheden, mettertijd eveneens worden overgeheveld naar de colleges van B&W. Daarover is evenwel nu nog niets met zekerheid te zeggen, zodat het niet aan de orde is om al daarop te anticiperen. Van de ontwikkelingen zal ik u op de hoogte houden. Samenvattend wil ik uw college met deze brief uitnodigen om als verantwoordelijke zorgdrager voor de archieven van uw gemeente: a. Zorg te dragen voor de ontwikkeling van een breed gedragen gemeentelijk informatiebeleid, gericht op het duurzame beheer van betrouwbare, authentieke en volledige digitale archieven.

17 b. Periodiek met behulp van het referentiekader RODIN toetsen of uw gemeente nog wel in control is m.b.t. de digitale informatiehuishouding. c. Een intern kwaliteitssysteem voor het gemeentelijk informatiebeleid en beheer te implementeren. d. Het door de VNG ontwikkelde instrument van de KPI s in te zetten om te toetsen of uw gemeente voldoet aan de wet- en regelgeving m.b.t. het beheer van de volledige archiefketen en op basis van die KPI-toets de gemeenteraad periodiek daarover te informeren. e. De aanbevelingen in de VNG ledenbrief van 21 juli over te nemen. Ik vertrouw op uw medewerking en zal vanuit mijn bevoegdheid als toezichthouder een bijdrage proberen te leveren om de kwaliteit van uw gemeentelijke archiefbeheer en -zorg op niveau te brengen en te houden. Met vriendelijke groet, J.H.M. Janssen directeur

18 Cat. knmrk 1. In te vullen door: Wet. Grondslag / modellen Categorie Deelvraag Taakverwaarlozingscriteria 1. Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? nee Verdere handelingen /uitleg Toelichting 1.1 Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.2 Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.1. Verordening archiefzorg 1.1. Verordening archiefzorg 1.2. Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? nee Eventuele opmerkingen AV is uit 2006 en dient te worden geactualiseerd vlgs. Model LOPAI dec Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? nee Exemplaar meesturen; zie website gem. Moerdijk Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? nee Eventuele opmerkingen zie 1.1 d.w.z. te regelen in de te actualiseren AV vlgs. model LOPAI dec Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.3 Gemeente Model- besluit Lopai 1.1. Verordening archiefzorg 1.3. Besluit informatiebeheer 1.4 Gemeente Aw art Wijziging overheidstaken 1.5 Gemeente Aw art. 40; 1.5. Gemeenschappelijke regelingen Gemeente Wgr art Gemeenschappelijke regelingen Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? nee nee Exemplaar meesturen Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer van de Archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo, welke? Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? nee Eventuele opmerkingen Maar geen actueel, dus ook aan te passen cf. modellen LOPAI Zo, welke? Geef een toelichting nee exemplaar gemeenschappelijke regeling meesturen. Geef een toelichting Houdt de zorgdrager een register bij? nee Toelichting. Beleid is: archiefbescheiden blijven tot archief Moerdijk horen; slechts uitlening is mogelijk. Voorbeeld: RUD, die gaat straks excl. digitaal werken, maar info/archief blijft van Moerdijk. Onduidelijk nog hoe de gemeente/div hiermee om zal gaan. Voorbeeld: RWB, in de GR staat in art. 32 bepalingen inzake het archief. 1.6 Gemeente Awb Titel Uitbesteden archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? nee nee Exemplaar meesturen, Eventuele opmerkingen Te overwegen dit op te nemen in aanstelling CIO 1.7 Gemeente BW Boek 6; Gw art Uitbesteden archiefbeheer Indien (aspecten van) het archiefbeheer / archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? nee nee Exemplaar meesturen, Eventuele opmerkingen INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1 Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? nee Onduidelijk of de gemeente als geheel gebruik maakt van een kwaliteitssysteem, bijv. het INK model. Het door de gemeente gebruikte DMS systeem is NEN 2082 gecertificeerd.

19 2.1.1 Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.2 Archief Aw art Gekwalificeerde gemeentearchivaris Zo, - welk? nvt nvt Geef aan welk kwaliteitssysteem - En voldoet het beheer van de archiefbeschieden aan de eisen van dat kwaliteitssyteem? Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? nee nee Archief Aw art Gekwalificeerde gemeentearchivaris 2.3 Archief Aw art Verslag toezicht archiefbeheer 2.4 Archief Aw art Modelverordening LOPAI 2.4.verslag beheer archiefbewaarplaats Zo, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? nee nee RAWB heeft toezichttaak onvoldoende ingericht vanwege gebrek aan kwaliteit en kwantiteit voor die taak. Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgfrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? nee Maakt onderdeel uit van arstukken van RAWB ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1 Beide Aw art. 3 en 21.2; Ab art. 12; Ar art. 18 en 23; 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? nee V.w.b. papieren archiefbescheiden is dit overzicht er. Daarvoor V.w.b. vakapplicaties is onvoldoende overzicht. Er wordt gewerkt aan koppeling dient DSP en i-navigator. tussen vakapplicaties en DMS. 3.2 Beide art. 17 en Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: nvt Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context 3.3 Gemeente Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art Gemeente Aw art Ab art. 11 Ar art. 3-8 en Systeem voor toegankelijkheid 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; nee W.b. papieren bescheiden, digitaal nog niet. - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake nee de archiefbescheiden. Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? nee Wel w.b. papieren archiefbescheiden; niet w.b. de digitale bescheiden 3.5 Beide Aw art Ab art. 11 Ar art Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag 3.6 Beide Ab. Art Systeem voor duurzaamheid Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd ar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiele staat gebracht en gehouden? nee Wel w.b. papieren archiefbescheiden; niet w.b. de digitale bescheiden

20 Gemeente Model- referentie kader RODIN BRAIN LOPAI/WGA 4.2 Gemeente Ar art. 17, 21 en DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematische aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer 4.3 Gemeente Ar art. 19, Aanvullende Metagegevens Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? 4.2. Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geimplementeerd? (zie ook 3.2) nee nee In 2011 is een Rodin audit gehouden, geen vervolg aan gegeven. Bovendien zit gemeente middenin transitieproces van analoog naar digitaal. nee onduidelijk wat hiermee precies wordt bedoeld nee Vooral gericht op verdere inhoudelijke ontsluiting. 4.4 Gemeente Ar art Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? nee Nog niet. Digitale kopieen (scans) worden al wel in PDF opgeslagen Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie 4.6 Gemeente Ar art Converteren, migreren Gemeente Ar art Converteren, migreren Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van ecryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie / migratie opgemaakt? Doc's m.b.t. bestuurlijke besluitvorming in Word, nog niet in open standaard. nee Nog niet van toepassing, gemeente is op weg naar digitaal werken. nee Nog niet van toepassing, gemeente is op weg naar digitaal werken. nee Nog niet van toepassing, gemeente is op weg naar digitaal werken. In de reguliere werkprocessen opgenomen. Voor digitale archiefbestanden straks nog te implementeren Gemeente Aw art. 5 Ab art VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Gemeente Aw art. 5 Ab art Gemeente Aw art. 5 Ab art Archiefselectielijst en stukkenlijst 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? nee Geef een toelichting I.h.b. voor PD's en voor bouwdossiers Gemeente Aw. Art. 3 Ab art Gemeente Aw. Art. 3 Ab art Gemeente Aw art 7; AB art. 6.1 Model beleidsregel 5.2. Vernietiging en verklaringen 5.2. Vernietiging en verklaringen 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Aw art. 7; Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Aw 3, 8 en Vervreemding, besluiten en verklaringen Gemeente Aw 3, 8 en Vervreemding en verklaringen Gemeente Ab art Vervreemding en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? zo op 5.3.1, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Zo, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 AW? Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 ar archiefbescheiden vervreemd? Indien heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? nee nee nee Ja v.w.b. op termijn te vernietigen bescheiden. Nog geen uitvoering aan feitelijke vervanging. Een verzoek tot machtiging voor vervanging te bewaren documenten is in voorbereiding. nee nee nee Is in voorbereiding. RAWB staat hier positief tegenover. Moerdijk zoekt hierbij samenwekring in de regio

21 5.4.4 Gemeente Ab art Vervreemding en verklaringen heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? 6.1. Overbrenging na 20 ar Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 ar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? nee Bouwdossiers nog niet vanwege plannen digitalisering/vervanging. Inmiddels besloten tot overbrengen naar RAWB m.i.v Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? nee nee Geef een overzicht Betreft de Bouwvergunningen over de periode Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar 6.2 Gemeente Ab art Verklaringen van overbrenging 6.3 Gemeente Aw art Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1. Archiefinstelling/kwaliteits zorg/benchmark Zo nee, - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 ar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? nee nee Redenen waarom niet overgebracht? Geplande digitalisering ingetrokken Opschorting is door GS toegestaan met voorwaarde van digitalisering. nee Aandacht voor dienstverlening (RAWB op afstand) + herordening en selectie van de dossiers Nu dat niet doorgaat is machtiging ingetrokken en moet er worden overgebracht. Dit zal dus per gaan gebeuren Archief Model DIVA (nu BRAIN) Archief Model DIVA (nu BRAIN) Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en Gemeente Aw art Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en Gemeente Aw art Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en Archief Aw art Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteits zorg/benchmark Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? nee 7.1. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? nee Archiefinstelling/kwaliteits zorg/benchmark 7.2 Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? 7.2 Archiefbewaarplaats Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? 7.2 Archiefbewaarplaats Zo op zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW? 7.3. Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en besluit genoemde eisen voldoen? 7.3. Archiefruimten Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? 7.4. E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? toelichting: in gemeente of buiten gemeente nee nee toelichting: in gemeente of buiten gemeente Bij Regionaal Archief West- Brabant in Oudenbosch (gem. Halderberge)

22 7.4.2 Archief Aw art Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) E-depot Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te bewaren archiefbescheiden. 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? nee Archief Aw. Art. 14, 17, en Archief Aw. Art. 14, 17, en Beschikbaarheid originelen en dubbelen 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Archief Aw. Art. 14, 17, en Beschikbaarheid originelen en dubbelen Beide Aw art. 15 en Beperking Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 ar Gemeente Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en Beperking openbaarheid na 20 ar Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? Tarievenverordening RAWB d.d. 28 juni 2012 In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 ar openbaar: heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 ar afdoende gemotiveerd gelet op artikel 15.1 van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwel van derden. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Beide Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en Beide Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en Beperking openbaarheid na 20 ar 8.2 Beperking openbaarheid na 20 ar 8.3 Beide Aw art Beperking openbaarheid na 75 ar Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Hebben het collge als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 ar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? nee Archief Aw. Art Afwijzing raadpleging of gebruik Archief Aw. Art Afwijzing raadpleging of gebruik Archief Aw art. 3, 18 en Archief Aw art. 3, 18 en Uitleningen aan overheidsorgaan en desundige instelling 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Archief Aw. Art. 14 en Regulering fysiek bezoek en gebruik Archief Model DIVA (nu 8.6 Regulering fysiek BRAIN) bezoek en gebruik Archief Model DIVA (nu 8.6 Regulering fysiek BRAIN) bezoek en gebruik 8.7 Archief 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiele voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Is er een regelement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? zo, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? zo, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstverlening? Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksregelement? nee nee In de praktijk wordt wel gehandeld vlgs. Archiefwet; niet vastgelegd nee Dit hoeft niet voorgekomen te zijn, als dit het geval is, geef dat aan in de toelichting. nee nee Financieel wel (in tarievenverordening); inhoudelijk wordt nog gehandeld in de geest van de AW 1962 nee nee nee nee

23 9. 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzonderhede omstandigheden? 9.1 Beide Wetveiligheidsre gio's art. 3 handreiking reg. Risico-profiel, punt 6 Vitaal Belang Beide Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI 9.1. Onderdeel gemeentelijk rampenplan 9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Beschikt de gemeente/ regio over een risicoprofiel, beleids- en cirisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? nee nee nee nee Beide Modellen coalamiteiten en collectieplan RCE/ICN Archief Modellen coalamiteiten en collectieplan RCE/ICN Archief Model incidenten registratie RCE/KVE Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming 9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk 9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.) Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? 10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? nee nee nee nee 10.1 Beide Aw art Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Beide Aw art Mensen, kwantitatief Hoeveel mensen (fte s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) nee nee Hoeveelheid opgeven en toelichten nee nee Hoeveelheid opgeven en toelichten voor RAWB RAWB: 2,4 fte Beide Aw art Mensen, kwantitatief Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? nee nee Geef een toelichting Beide Aw art Mensen, kwantitatief Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? Beide Aw art Mensen, kwalitatief Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder tbv beheer de opleiding van het onder 10.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) nee Geef een toelichting nee nee Geef een overzicht in de toelichting overzicht is bijgevoegd Beide Aw art Mensen, kwalitatief tbv beheer Beide Aw art Mensen, kwalitatief tbv beheer 10.4 Archief Aw art Mensen, kwantitatief Model LOPAI + tbv toezicht WGA (nu BRAIN) rekennormformat ie gem. Archiefinspectie Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? nee nee Geef een toelichting onvoldoende aandacht voor inspectie/toezicht taak Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale nee Geef een toelichting bevestigd door PAI toezichthouders? Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager nee nee Hoeveelheid en Onvoldoende; norm LOPAI vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de onderverdeling in de komt op min. 0,53 fte, in archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de toelichting praktijk is slechts 0,2 fte gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of beschikbaar andere medewerkers? (Zie ook 2.2.) bevestiging waar of nee van toepassing is nee nee: taakverwaarlozing totaal KPI categorieën totaal Tkverw. nee nee waarvan met taakverwaarlozing 49 49,0 38,0 18, indien getal niet gelijk dan zijn er nog vragen onbeantwoord

24 Formatie team Documentaire Informatievoorziening (DIV) per Functie Opleiding: Uren Fte (schaal) Aanstelling Huidige opleiding niveau (gewenst opleiding niveau) (Huidige schaal) (gewenste schaal) Teamhoofd HBO 36 1,0 (11) Vast Applicatiebeheer en ontwikkelaar HBO 36 1,0 (9) Vast Adviseur en (DMS) projectleider HBO ,0 (9) 0,11 (9) Vast Vast Informtieconsulent en kwaliteitsbewaking MBO (MBO+) 32 0,89 (7) (8) Vast Kwaliteitsbewaking en recordmanagement MBO (MBO+) 32 0,89 (7) (8) Vast Informatiebeheer MBO 30 0,83 (7) Vast Informatiebeheer MBO 16 0,44 (7) Vast Informatieontsluiting MBO 27 0,75 (7) Vast Informatieontsluiting MBO 17 0,47 (6) 0,11 (6) Vast Tijdelijk ( ) Informatieontsluiting MBO 32 0,89 (6) Tijdelijk ( ) Informatieontsluiting MBO 18 0,5 (6) Tijdelijk ( ) Informatiebeheer MBO 28 0,78 (6) Tijdelijk ( ) Dossieruitlening LBO 36 1,0 (5) Vast Informatieontsluiting, informatiebeheer en dossieruitlening MBO 36 1,0 (5) Gedetacheerd via WVS Totaal Totaal aantal fte s is 11,66 fte, verdeeld over: Vast : 8,38 fte Tijdelijk ( ) : 0,78 fte Tijdelijk ( ) : 1,50 fte Gedetacheerd : 1,00 fte 11,66 fte Team Documentaire Informatievoorzeining is september 2012 gestart met de uitrol van het project Orde op zaken, zaken op Orde, Moerdijk digitaal. Dit project zal in de periode gestalte gaan krijgen. In deze periode wordt organisatiebreed gefaseerd overgegaan van analoog naar volledig digitaal werken. Onderdeel van dit project wordt dat team Documentaire Informatievoorziening van de huidige traditionele achterkant bij processen (archivering t/m vernietiging) ook aan de voorkant van processen een meer adviserende/ondersteunende rol gaat krijgen. In deze periode vindt binnen het team daardoor ook een verandering plaats van functies (adviserend, ondersteund en uitvoerend/controlerend) en taken/werkzaamheden (digitaal:stroomlijnen processen t/m waarborgen authenticiteit en analoog: afbouw van traditionele analoge dossiervorming t/m vernietigen). Dit zal voor bepaalde functies een aanpassing in kennis (opleiding) en competentie (vaardigheden) niveau vergen. Binnen het team Documentaire Informatievoorziening wordt sinds 2010, in eerste instantie via een gezamenlijke gevolgde opleiding DIV naar een digitale omgeving en daarna via inviduele opleidingen, aandacht besteed aan het bewerkstelligen van het benodigde kennis en competentie niveau. Formatie Regionaal Archief West-Brabant Functie opleiding uren schaal Directeur HBO Medewerker Archiefbeheer en dienstverlening Univ Medewerker Archiefbeheer en dienstverlening HBO Medewerker Dienstverlening en collectievorming HBO Medewerker Archiefbeheer MBO 36 9 Medewerker PR en Dienstverlening HBO 36 9 Medewerker Archiefbeheer MBO 28 8 Medewerker Studiezaal LBO 36 ID-regeling

25 pagina 1 van 1 gem.moerdijk Postmaster - Ledenbrief 11/049: Horizontale verantwoording gemeentelijke arehiefketen Van: "VNG LEDEN" <vni;leden:svng-ni. Datum: 7/21/ : Onderwerp: Ledenbrief 11 onder version nummer: Afd. Nr: Moerdijk 2 1 JULI 2011 HidwlHidic G Ledenbrief 11/049 BAOZW/U Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen Samenvatting Overheidsorganen zoals gemeenten zijn primair zelf verantwoordelijk voor een adequate informatiehuishouding. De Archiefwet c.s. biedt hiervoor de nodige bepalingen. De diverse verplichtingen die op basis daarvan voor u gelden zijn evenwel niet gemakkelijk te doorgronden. Derhalve hebben wij deze handzaam samengevat in tien Key Performance Indicators/KPI's oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen {bijlage 1). Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen komt u tot een oordeel of uw gemeente ai dan niet aan de eisen voldoet. De bevindingen op basis van de archief-kpi's kunt u opnemen in het (tweearlijkse verslag dat het college als archiefzorgdrager ex artikel 30 Archiefwet in het kader van de horizontale verantwoording aan de gemeenteraad moet overleggen. Klik of kopieer onderstaand adres voor de bijlagen Wij raden u aan dit alles vergezeld te doen gaan van interne kwaliteitszorg c.q. een systeem van zelfevaluatie en zelfregulering. Ook het aanwijzen van een vaste functionaris met verstand van de gemeentelijke informatiehuishouding als ambtelijk verantwoordelijke achten wij nuttig. Voor de volledigheid maken wij u attent op het volgende. Thans is er op grond van de artikelen 33 en 34 Archiefwet sprake van specifiek toezicht door gedeputeerde staten op de archiefzorg van burgemeester en wethouders. Zij bedienen zich daartoe van provinciale archief inspecteurs. Op dit moment ligt echter het wetsvoorstel 'Revitalisering generiek toezicht' ter behandeling bij de Tweede Kamer. De bedoeling daarvan is dat het specifieke toezicht per 1 juli 2012 wordt gewijzigd in generiek provinciaal toezicht op de gehele gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Gelet daarop kan gemeld worden dat naast de wetgever en gemeentelijke plus landelijke deskundigen ook het Interprovinciaal Overleg/IPO en het Landelijk Overleg van Provinciale Archief inspecteurs betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van de thans voorliggende archief-kpi's. Zij hebben aangegeven dat zij deze willen gaan gebruiken als referentiekader ook voor hun toezicht nieuwe stijl. Het IPO zal bestuurlijk hierover een beslissing nemen na positieve besluitvorming in het parlement over de nieuwe toezichtswetgeving. file://c:\documents and Settings\ARen\Local Settings\Temp\XPgrpwise\4E284684D

26 Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen VNG pagina 1 van 2 VIUG1 Vereniging van Nederlandse Gemeenten Vereniging van Mederlandse Gemeenten Horizontale verantwoording gemeentelijke archief keten Ledenbrief 21 juli 2011 Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen (complete tekst ledenbrief, pdf) Bijlage: VNG-model tien KPI's (pdf) Samenvatting ledenbrief Overheidsorganen zoals gemeenten zijn primair zelf verantwoordelijk voor een adequate informatiehuishouding. De Archiefwet c.s. biedt hiervoor de nodige bepalingen. De diverse verplichtingen die op basis daarvan voor u gelden zijn evenwel niet gemakkelijk te doorgronden. Derhalve hebben wij deze handzaam samengevat in tien Key Performance Indicators/KPI's oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (bijlage 1). Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen komt u tot een oordeel of uw gemeente al dan niet aan de eisen voldoet. De bevindingen op basis van de archief-kpi's kunt u opnemen in het (tweearlijkse verslag dat het college als archiefzorgdrager ex artikel 30 Archiefwet in het kader van de horizontale verantwoording aan de gemeenteraad moet overleggen. Wij raden u aan dit alles vergezeld te doen gaan van interne kwaliteitszorg c.q. een systeem van zelfevaluatie en zelfregulering. Ook het aanwijzen van een vaste functionaris met verstand van de gemeentelijke informatiehuishouding als ambtelijk verantwoordelijke achten wij nuttig. Voor de volledigheid maken wij u attent op het volgende. Thans is er op grond van de artikelen 33 en 34 Archiefwet sprake van specifiek toezicht door gedeputeerde staten op de archiefzorg van burgemeester en wethouders. Zij bedienen zich daartoe van provinciale archiefinspecteurs. Op dit moment ligt echter het wetsvoorstel 'Revitalisering generiek toezicht' ter behandeling bij de Tweede Kamer. De bedoeling daarvan is dat het specifieke toezicht per 1 juli 2012 wordt gewijzigd in generiek provinciaal toezicht op de gehele gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Gelet daarop kan gemeld worden dat naast de wetgever en gemeentelijke plus landelijke deskundigen ook het Interprovinciaal Overleg/IPO en het Landelijk Overleg van Provinciale

27 Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen VNG pagina 2 van 2 Archiefinspecteurs betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van de thans voorliggende archief-kpi's. Zij hebben aangegeven dat zij deze willen gaan gebruiken als referentiekader ook voor hun toezicht nieuwe stijl. Het IPO zal bestuurlijk hierover een beslissing nemen na positieve besluitvorming in het parlement over de nieuwe toezichtswetgeving. VNG Postbus GK Den Haag

28 Vereniging van Nederlandse Gemeenten Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Informatiecentnim tel. (070) betreft horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U Lbr. 11/049 bljlage(n) 1 datum 21 juli 2011 Samenvatting Overheidsorganen zoals gemeenten zijn primair zelf verantwoordelijk voor een adequate informatiehuishouding. De Archiefwet c.s. biedt hiervoor de nodige bepalingen. De diverse verplichtingen die op basis daarvan voor u gelden zijn evenwel niet gemakkelijk te doorgronden. Derhalve hebben wij deze handzaam samengevat in tien Key Performance Indicators/KPI's oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (bijlage 1). Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen komt u tot een oordeel of uw gemeente al dan niet aan de eisen voldoet. De bevindingen op basis van de archief-kpi's kunt u opnemen in het (tweearlijkse verslag dat het college als archiefzorgdrager ex artikel 30 Archiefwet, in het kader van de horizontale verantwoording aan de gemeenteraad moet overleggen Wij raden u aan dit alles vergezeld te doen gaan van interne kwaliteitszorg c.q. een systeem van zelfevaluatie en zelfregulering. Ook het aanwijzen van een vaste functionaris met verstand van de gemeentelijke informatiehuishouding als ambtelijk verantwoordelijke achten wij nuttig. Voor de volledigheid maken wij u attent op het volgende. Thans is er op grond van de artikelen 33 en 34 Archiefwet sprake van specifiek toezicht door gedeputeerde staten op de archiefzorg van burgemeester en wethouders. Zij bedienen zich daartoe van provinciale archiefinspecteurs. Op dit moment ligt echter het wetsvoorstel 'Revitalisering generiek toezicht' ter behandeling bij de Tweede Kamer. De bedoeling daarvan is dat het specifieke toezicht per 1 juli 2012 wordt gewijzigd in generiek provinciaal toezicht op de gehele gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Gelet daarop kan gemeld worden dat naast de wetgever en gemeentelijke plus landelijke deskundigen ook het Interprovinciaal Overleg/IPO en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van de thans voorliggende archief-kpi's. Zij hebben aangegeven dat zij deze willen gaan gebruiken als referentiekader ook voor hun toezicht nieuwe stijl. Het IPO zal bestuurlijk hierover een beslissing nemen na positieve besluitvorming in het parlement over de nieuwe toezichtswetgeving.

29 Vereniging.van Nederlandse Gemeenten Aan de leden Informatiecentrum tel. (070) betreft horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen uw kenmertt ons kenmerk BAOZW/U Lbr. 11/049 bijlage(n) 1 datum 21 juli 2011 Geacht college en gemeenteraad, Deze ledenbrief bevat een aantal delen. In het eerste specifieke deel lichten wij u in over de tien door ons opgestelde Key Performance Indicators/KPI's oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (bijlage 1). Deze kunnen worden benut voorde horizontale verantwoording door het college van b&w aan de gemeenteraad. In het daarop volgende algemene deel gaan we in op de gevolgen voor gemeenten van de beoogde wijziging van specifiek in generiek provinciaal archieftoezicht per 1 juli Wij werpen een korte blik vooruit op het implementatie-traject. Daarbij raden wij u aan om ten behoeve van een adequate gemeentelijke informatiehuishouding nu al aan de slag te gaan met de archief-kpi's. En in dat kader vragen wij gemeenten die voortrekkers willen zijn bij de toepassing daarvan om zich vóór 1 oktober bij ons aan te melden. Tot slot maken wij melding van enkele andere relevante ontwikkelingen in de archiefsector, die op dit moment sterk in beweging is. 1. Tien archief-kpi's voor horizontale gemeentelijke verantwoording 1.1. Overheidsorganen zelf verantwoordelijk voor informatiehuishouding Overheidsorganen zoals gemeenten zijn primair zelf verantwoordelijk voor een adequate informatiehuishouding. De Archiefwet c.s. biedt hiervoor de nodige bepalingen. Vanwege de naamgeving wordt vaak ten onrechte gedacht dat het hierbij slechts handelt om historische documenten van cultureel belang. Maar deze wet plus de daarbij behorende besluiten en regelingen bevatten een grote hoeveelheid artikelen ten aanzien van alle fasen die de door u ontvangen of opgemaakte papieren en digitale 'bescheiden' (zoals stukken, gegevensbestanden, geografische kaarten, personeelsdossiers, sites e.d.) kunnen doorlopen.

30 1.2. Tien Kritische Prestatie Indicatoren voor verantwoording door college aan raad De diverse archiefwettelijke verplichtingen die voor u gelden zijn niet gemakkelijk te doorgronden. Derhalve hebben wij deze handzaam samengevat in tien Key Performance Indicators/KPI's oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen. Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen komt u tot een oordeel of uw gemeente al dan niet aan de eisen voldoet. Daarmee kan het college van b&w zich verantwoorden richting de gemeenteraad. De archief-kpi's bevatten de volgende te toetsen elementen: 1. Lokale regelingen; 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden; 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden; 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden; 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid; 10. Middelen en mensen Aanwijzen vaste ambtelijk verantwoordelijke De aanwezigheid van een gemeente- of streekarchivaris kan behulpzaam bij het werken met de archief-kpi's. Deze heeft immers op basis van artikel 32 tweede lid Archiefwet twee relevante taken. Hij houdt intern toezicht op de bescheiden in de dynamische en semi-statische fase. De archivaris kan zich daarbij bedienen van gemeentelijke archiefinspecteurs. En hij is beheerder van de te bewaren bescheiden in de statische fase, als zij na 20 ar naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Als er geen archivaris is benoemd berust deze verantwoordelijkheid op basis van artikel 32 eerste lid bij de gemeentesecretaris. Het verdient in elk geval aanbeveling een vaste functionaris met verstand van de gemeentelijke informatiehuishouding aan te wijzen als ambtelijk verantwoordelijke voor de gehele keten: zo heeft elk departement sinds enige tijd een 'chief information officer' Voorbereiding archiefverantwoording De vraag kan rijzen door wie de ambtelijke voorbereiding van de archiefverantwoording vanuit het college aan de raad oftewel de interne controle dient te worden verricht. Ons antwoord is als volgt:

31 Indien de gemeente beschikt over een eigen of streekarchivaris, dan moet deze in principe voldoende kennis hebben om de vragen bij de archief-kpi's te kunnen beantwoorden. Ook kan hij aanvullend intern andere deskundigen raadplegen. Zo kan hij ten aanzien van juridische kwesties in hoofdvraag 1 te rade gaan bij gemeentelijke juristen. Inzake hoofdvraag 4 over digitale archiefbescheiden kan hij aankloppen bij een ict-controller. En bij hoofdvraag 9 over rampen, calamiteiten en veiligheid kan een veiligheidscoördinator een aanspreekpunt zijn. Bovendien dienen de beheerders van de archiefbescheiden die nog niet overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats te beschikken over basisgegevens die de archivaris kan gebruiken bij zijn toezicht op dit beheer c.q. bij zijn interne controle. Indien de gemeente niet beschikt over een gemeente- of streekarchivaris, dan worden zijn beheerstaken op basis van de Archiefwet in principe gedaan door de gemeentesecretaris. Deze zal daar in de praktijk evenwel geen of weinig tijd voor hebben. Dit geldt in versterkte mate voor de interne controle. De onder 1.3. bedoelde vaste ambtelijke functionaris dient naar onze mening de interne controle te verrichten en de bevoegdheid te krijgen om de daartoe benodigde gegevens bij zijn collega's en/of bestuurders op te vragen. Ook het alsnog aanstellen van een eigen of streekarchivaris, hetgeen bij steeds meer gemeenten gebeurt, kan een goede oplossing zijn. Hoe het ook intern geregeld is: het moet duidelijk zijn dat het college van b&w als archiefzorgdrager op basis van artikel 30 Archiefwet bestuurlijk eindverantwoordelijk is Frequentie en kwaliteitszorg Qua frequentie kan de vraag rijzen hoe vaak er een horizontale verantwoording moet gaan van het college naar de raad. De gemeentelijke Model Archiefverordening, die is opgesteld door de provinciale toezichthouders en door ons is overgenomen, schrijft voor dat burgemeester en wethouders (tweearlijks aan de gemeenteraad verslag doen van hetgeen zij als archiefzorgdrager ex artikel 30 Archiefwet hebben verricht. De bevindingen op basis van de archief-kpi's kunt u hierin opnemen. Het lijkt ons zinvol om in de beginfase, waarin er wellicht nog veel moet worden verbeterd, uit te gaan van eens per ar. Overigens zullen niet alle gegevens elk ar wijzigen. Met het oog op de kwaliteitsborging en -verbetering willen we hier voorts speciale aandacht besteden aan de volgende zaken: Bestuurlijke kwaliteitszorg Het verdient aanbeveling als de gemeente het niet laat bij het in kaart brengen van de stand van zaken op basis van de archief-kpi's. Maar dat zij ten aanzien van de archiefketen gaat werken met een systeem van zelfevaluatie en zelfregulering oftewel een intern kwaliteitszorgsysteem. Hierbij moeten de gebruikelijke aandachtspunten aan bod komen: plan-do-check-act.

32 - Ambtelijke kwaliteitszorg Vanuit diverse landelijke veldorganisaties is men doende met kwaliteitssystemen. Zo hebben de provinciale en gemeentelijke archiefinspecteurs onlangs een rekennomn ontwikkeld voor de personele capaciteit ten behoeve van de verschillende aspecten van het interne gemeentelijke toezicht op het archiefbeheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Deze moet nog in de praktijk worden getoetst. En de koepel van archiefinstellingen denkt aan een norm die gebruikt kan worden voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden. Technische kwaliteitszorg Er zijn veel technische bepalingen die rechtstreeks voortvloeien uit de Archiefwet en de daarbij behorende besluiten en regelingen. Daarnaast zijn er ook andere wetten relevant. In dit kader kan gewezen worden op de Baseline voor de gemeentelijke informatiehuishouding, die het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten thans ontwikkelt als afgeleide van een landelijk instrument voor de rijksoverheid. En op het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer/RODIN. Dit is een handvat voor het inrichten van digitale beheersomgevingen, in 2010 opgesteld door de organisaties van provinciale en gemeentelijke archiefinspecteurs. Het betreft het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Ten aanzien van dit alles maken wij u erop attent dat de nieuwe Archiefregeling in artikel 16 voorschrijft dat de zorgdrager, bij de gemeente het college, ervoor moet zorgen dat het beheer van de te bewaren archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een kwaliteitssysteem. 2. Wetsvoorstel van specifiek naar generiek interbestuurlijk toezicht 2.1. Inleiding Thans is er op basis van de Archiefwet sprake van specifiek toezicht door geduputeerde staten op de archiefzorg van burgemeester en wethouders. Zij bedienen zich daartoe van provinciale archiefinspecteurs. Op dit moment ligt echter het wetsvoorstel 'Revitalisering generiek toezicht' ter behandeling bij de Tweede Kamer. De bedoeling daarvan is dat het specifieke toezicht per 1 juli 2012 wordt gewijzigd in generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Als uitvloeisel daarvan kunnen provincies gemeentelijke besluiten voor schorsing/vernietiging voordragen of in de plaats treden bij niet (naar behoren) besluiten of handelen door de gemeente. Wij belichten de belangrijkste punten hieruit.

33 2.2. Vernieuwing interbestuurlijk toezicht Het vorige kabinet heeft goede stappen gezet om te komen tot de juiste interbestuurlijke verhoudingen als het gaat om toezicht. Zo ligt momenteel in de Tweede Kamer het wetsvoorstel 'Revitalisering generiek toezicht' voor. Door dit wetsvoorstel wordt het aantal specifieke toezichtmogelijkheden van het Rijk en de provincie teruggedrongen. De toezichthouder kan in de toekomst op grond van de Gemeentewet generiek toezicht houden op de gemeentelijke taakuitvoering. Het beoogt tevens een omslag in de wijze van toezicht: van sturend toezicht naar terughoudend toezicht op basis van vertrouwen in de medeoverheid. Daarbij geldt dat de horizontale verantwoording altijd van toepassing is: gemeenten zijn immers zelf verantwoordelijk voor de eigen taken. Van een toezichthouder wordt verwacht dat deze in de toekomst pas ingrijpt op momenten dat daartoe aanleiding is. Aanleidingen kunnen zijn de gegevens die gemeenten aanleveren aan de hand van de horizontale verantwoording of signalen die van binnen of buiten de gemeente komen. Ook kunnen er mogelijk reality checks plaatsvinden. Pas vanaf het moment dat gegevens, signalen of checks daartoe aanleiding geven (op basis van een risicoanalyse van de toezichthouder) kan er worden opgetreden. Hiervoor zijn interventieladders opgesteld in twee bij het wetsvoorstel behorende beleidskaders. Als de gehele interventieladder wordt doorlopen kan het uiteindelijk leiden tot schorsing en vernietiging van een besluit van de gemeente ofwel in de plaats stelling door de toezichthouder in geval van taakverwaarlozing van de zijde van de gemeente Voorgestelde aanpassingen van Gemeente- en Provinciewet In het kader van het wetsvoorstel 'Revitalisering interbestuurlijk toezicht' zijn, ook voor de archiefsector, met name de beoogde wijzigingen van de artikelen 124 en 273a van de Gemeentewet van belang: - In artikel 124 wordt de in de plaats stelling door het college van gs opgenomen. Deze geschiedt, indien het college van b&w of de gemeenteraad een wettelijk verplichte beslissing niet of niet naar behoren neemt, een handeling niet of niet naar behoren verricht of een resultaat niet, niet tijdig of niet naar behoren tot stand brengt. Wel krijgen college of raad tevoren nog gedurende een bepaalde termijn, spoedeisende gevallen uitgezonderd, de gelegenheid van gedeputeerde staten om hun verzuim goed te maken. - Op basis van artikel 273a wordt aan het college van gs de bevoegdheid verleend om een besluit van het college van b&w of de gemeenteraad binnen 10 dagen na kennisname ervan voor vernietiging voor te dragen bij de bevoegde minister. Het gaat daarbij om een besluit in strijd met het recht of het algemeen belang. Vervolgens wordt het besluit van rechtswege vier weken geschorst: in deze periode doet de bevoegde minister een nadere mededeling over zijn oordeel. Indien nodig kan de schorsing langer duren, tot uiterlijk één ar. Uiteindelijk beslist de Kroon over het al dan niet vernietigen.

34 2.4. Beoogde wijzigingen in de Archiefwet De Archiefwet en bijbehorende besluiten en regelingen bevatten bepalingen voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden. Of met andere woorden voor het op orde hebben en houden van uw totale informatiehuishouding. Zoals gemeld wordt vaak ten onrechte gedacht dat deze wet slechts handelt over historische documenten. Maar het gaat om een wet die in alle fasen van het gemeentelijke proces relevant is. Het betreft allereerst de interne bedrijfsvoering, vervolgens de bewijslast inzake het functioneren van de overheid richting burger en tot slot het belang voor het (cultureel) erfgoed. Op basis van de huidige Archiefwet hebben de colleges van gs specifiek toezicht vooraf op de colleges van b&w c.q. op hun archiefzorgdragerschap (hun bestuurlijke verantwoordelijkheid). Zij bedienen zich daartoe van provinciale archiefinspecteurs. Dit alles is geregeld in artikel 33 lid 1. Voorts moeten op basis van lid 2 de gemeentelijke plannen voor (ver)bouw, (her)inrichting of in gebruik neming van archiefbewaarplaatsen vooraf ter goedkeuring worden voorgelegd aan gedeputeerde staten. Artikel 34 lid 1 bepaalt dat gedeputeerde staten een last onder bestuursdwang kunnen opleggen als burgemeester en wethouders niet voldoen aan hun archiefzorgdragerschap zoals opgenomen in artikel 30. Op basis van de beoogde 'Wet revitalisering generiek toezicht' zullen de artikelen 33 en 34 vervallen. In de toelichting bij het wetsvoorstel staat wel dat het in de rede ligt dat de colleges van gs de provinciale archiefinspecteurs in de toekomst zullen aanwijzen als toezichtsambtenaren zoals bedoeld in het nieuwe artikel 124e van de Gemeentewet. Artikel 7 van de Archiefwet zal helaas pas op termijn vervallen. Dit betreft de machtiging vooraf door het college van gs aan het college van b&w voor het vervangen van te bewaren archiefbescheiden door reproducties en het tegelijkertijd vernietigen van de originelen. In de toelichting bij het wetsvoorstel verwijst het Rijk naar uniforme regels over de wijze van reproductie, die pas kunnen worden opgesteld na afronding van een lopend technisch onderzoek naar terzake te stellen eisen. Er wordt gesteld dat dit naar verwachting gebeurt in een wijziging van het Archiefbesluit per 1 nuari Wij hebben bij het Rijk en de provincies al ren tevergeefs op spoed aangedrongen. Ten eerste belemmert de huidige gang van zaken het slagvaardig handelen door gemeenten. En ten tweede bestaan er nu al verscheidene ren onderscheiden beleidsregels vanuit het Rijk als wetgever en de provincies als toezichthouder op gemeenten voor de (veelal digitale) vervanging van archiefbescheiden. Voorts zijn wij van mening dat ook de artikelen 8 eerste lid (de machtiging van de minister van OCW tot vervreemding van archiefbescheiden), 13 derde lid (de machtiging van gs tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan twintig ar naar een archiefbewaarplaats) en 15 vierde lid (de beslissing van gs tot beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden ouder dan vijfenzeventig ar) van de Archiefwet 1995 aangemerkt hadden kunnen worden als

35 interbestuurlijk toezicht en dus konden worden geschrapt. Het Rijk is echter van oordeel dat het hierbij niet gaat om het handelen conform de Archiefwet maar om de mogelijkheid voor gemeenten om hiervan af te wijken. Daartoe blijven naar zijn mening vooraf machtigingen of beslissingen van hogere organen vereist Generiek provinciaal toezicht op de gehele gemeentelijke archiefketen Voor de volledigheid willen wij het volgende opmerken. De Archiefwet kent het onderscheid tussen zorg (de bestuurlijke verantwoordelijkheid) en beheer (de uitvoering in de praktijk). De wetgever gaat ervan uit dat bij generiek toezicht het thans bestaande onderscheid tussen het interbestuurlijk toezicht op de zorg en het beheer gaat vervallen. Dit betekent dat de colleges van gs toezicht gaan houden op de gehele archiefketen van gemeenten. En dit betekent ook dat de colleges van b&w horizontale verantwoording over het totaal aan de gemeenteraad dienen afte leggen. 3. Aan de slag met de archief-kpi's als Model-kader voor horizontale verantwoording 3.1. VNG Model-kaders voor horizontale verantwoording Veel gemeenten hebben aangegeven dat er bij hen behoefte is aan Model-kaders als handvat voor de horizontale verantwoording. Binnen de VNG is daarom gestart om per domein, met name daar waar er sprake is van medebewind, een kader te ontwikkelen voor drie doeleinden: 1. Horizontale verantwoording tussen college en raad; 2. Verticale informatievoorziening ten behoeve van de toezichthouder; 3. Algemene informatievoorziening richting de burger. Deze drie doelen worden verenigd worden in een set van taakcriteria met onderliggende indicatoren. Deze set, het kader voor horizontale verantwoording, is de informatie die de raad krijgt om te kunnen controleren of de gemeente haar wettelijke taak goed uitvoert. Uitgangspunt hierbij is bij wat de wet vraagt te blijven met een beperkte set van informatieuitvraag en indicatoren (streven is maximaal tien relevante taakcriteria per domein). Uiteraard is het voor de raad mogelijk om gelet op de eigen ambities aanvullend informatie te vragen. Dat wordt niet in het algemene Model-kader voor de horizontale verantwoording opgenomen Archiefwet eerste domein met overeenstemming over VNG Model-kader Het domein van de Archiefwet is het eerste waar er door de VNG overeenstemming over het Model-kader voor horizontale verantwoording oftewel de Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen/archief-kpi's is bereikt met de toezichthouder. Het betreft in dit geval de provincie, daartoe vertegenwoordigd door het Interprovinciaal Overleg en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Ook de wetgever c.q. de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zijn hierbij betrokken geweest.

36 Ditzelfde geldt voor diverse gemeentelijke en landelijke archiefdeskundigen zoals vertegenwoordigers van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland, het Nationaal Archief en de landelijke Erfgoedinspectie Sectorspecifieke beleidskaders en verordening door provinciale toezichthouders De KPI's vormen ook een referentiekader voor de provinciale toezichthouders. Zij komen binnenkort met sectorspecifieke beleidskaders voorzien van taakverwaarlozingscriteria en een interventieladder c.q. welke instrumenten zoals schorsen/vernietigen of in de plaats treden wanneer ingezet worden. Met het oog op de afstemming waren de provinciale taakverwaarlozingscriteria voor ons in concept beschikbaar bij de voorbereiding van onze archief-kpi's. Daarnaast verschijnt er naar verwachting een provinciale verordening geldend voor het toezicht op alle beleidsterreinen met bepalingen inzake de informatie die er nodig is vanuit gemeenten en met welke frequentie. Provincies kunnen zoals gemeld bovendien signalen van binnen en buiten de gemeente en mogelijk ook reality checks bij hun toezicht nieuwe stijl gebruiken. Het IPO zal bestuurlijk over de sectorspecifieke beleidskaders en de verordening een beslissing nemen na positieve besluitvorming in het parlement over de nieuwe toezichtswetgeving Bij implementatie archief-kpi's gemeenten met een voortrekkersrol gevraagd Wij raden u aan om zeker in dit beginstadium het geheel intern goed voor te bereiden en de archief-kpi's arlijks in te vullen. Het verdient voorts aanbeveling over 2011 al een KPI-verslag te maken. Het is onze bedoeling dat dergelijke verslagen op termijn ook via een landelijke site beschikbaar komen. Wij denken daarbij aan De archief-kpi's zijn in een pilotfase door een aantal gemeenten in Zuid-Holland positief getest. Gelet op het belang van snelle implementatie zoeken wij thans gemeenten die een voortrekkersrol willen vervullen bij de toepassing van de archief-kpi's. Graag u daartoe vóór 1 oktober a.s. aanmelden bij: VNG, t.a.v. de heer drs. J. Jawad ([email protected]: tel ). 4. Archiefsector sterk in beweging De archiefsector is op dit moment sterk in beweging. Gelet daarop is er op 30 juni jl. een nieuwe Archiefvisie van staatssecretaris mr. H. Zijlstra van OCW verschenen. De archiefsector bevindt zich volgens hem vanwege de digitalisering van overheid en samenleving volop in transitie. De belangen van digitale duurzaamheid, openbaarheid en verbetering van toegang tot de collecties betekenen niet alleen inhoudelijke vernieuwing, maar ook innovatie van het bestel en de sector zelf. Deze innovatieslag kan alleen worden gemaakt als de handen in de sector ineen worden geslagen. Benodigde voorzieningen als een e-depot zullen binnen de compacte en efficiënte overheid zoveel mogelijk worden gedeeld of als 'shared service' benut. Binnen het bestel is een krachtige ondersteuningsstructuur nodig, die de gehele sector kan bedienen.

37 Bestuurlijke samenwerking tussen alle overheden en de sector is naar het oordeel van de staatssecretaris noodzakelijk om de innovatieagenda voor de komende ren verder uit te werken. Voor de vorm waarin deze bestuurlijke afspraken worden vastgelegd kan worden gedacht aan een charter of convenant, waarin doel, verantwoordelijkheden en afspraken door de verschillende deelnemers worden opgenomen. Hij is bereid hiertoe het initiatief te nemen. Een dergelijk charter kan door gezamenlijke inzet de gewenste impuls geven om de benodigde innovatie tot stand te brengen. Tot slot wijzen wij u erop dat het door ons namens u bij de staatssecretaris van OCW ingediende ontwerp voor een tussentijdse wijziging van de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 nuari 1996' tot medio juli ter inzage heeft gelegen. Het wachten is thans op het advies van de Raad voor Cultuur. Op basis van de ingebrachte zienswijzen en het advies zal de staatssecretaris na nader overleg tussen een vertegenwoordiger namens de Algemene Rijksarchivaris, een provinciaal archiefinspecteur en ons en indien nodig een bespreking in de VNG-adviescommissie archieven de lijst naar verwachting nog dit ar voor u vaststellen en in de Staatscourant publiceren. Wij houden u op de hoogte van de verdere ontwikkelingen. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten mr. R.J.J.M. Pans, voorzitter directieraad Deze ledenbrief staat ook op onder brieven.

38 VNG Vereniging van Nederlandse Gemeenten - Bijlage bij VNG-ledenbrief 'Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli VNG-MOPEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI'S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN TEN GELEIDE Revitalisering generiek toezicht en versterking horizontale verantwoording In het kader van de beoogde wijziging van specifiek naar generiek interbestuurlijk toezicht behoort de Archiefwet bij de tweede tranche aan wetten die daarvoor in aanmerking kunnen komen. Naar verwachting gebeurt dat per 1 juli 2012 op basis van de 'Wet revitalisering generiek toezicht'. In ruil daarvoor wordt de gemeentelijke horizontale verantwoording versterkt met behulp van door de VNG te ontwerpen Model-kaders. Deze kunnen niet alleen intern worden benut maar ook ten behoeve van de externe toezichthouder en de burger. De thans voorliggende Key Performance Indicators/KPI's oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen zijn te beschouwen als een Model-archiefkader. Deze archief-kpi's kunnen nu al behulpzaam zijn bij het verslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex artikel 30 Archiefwet aan de gemeenteraad moet overleggen. Deze verslaglegging dient op basis van de door de provinciale toezichthouders opgestelde en door ons overgenomen Model Archiefverordening (tweearlijks plaats te vinden. Het lijkt ons zinvol om in de beginfase, waarin er wellicht nog veel verbeterd moet worden, uit te gaan van eens per ar. Wij hebben de archief-kpi's afgestemd met de wetgever, gemeentelijke en landelijke deskundigen én met de provinciale toezichthouders, verenigd in het Interprovinciaal Overleg/IPO en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs/LOPAI. Men wil deze als referentiekader nemen ook bij het provinciale archieftoezicht nieuwe stijl. Het gaat daarbij met name om het door het IPO te ontwikkelen sectorspecifieke beleidskader voorzien van taakverwaarlozingscriteria en een interventieladder c.q. welke instrumenten zoals schorsen/vernietigen of in de plaats treden wanneer ingezet worden. Met het oog op de afstemming waren de provinciale taakverwaarlozingscriteria voor ons in concept beschikbaar bij de voorbereiding van onze archief-kpi's. Daarnaast verschijnt er naar verwachting een provinciale verordening geldend voor het toezicht op alle beleidsterreinen met bepalingen inzake de informatie die er nodig is vanuit gemeenten en met welke frequentie. Het IPO zal hierover bestuurlijk een beslissing nemen na positieve besluitvorming in het parlement over de nieuwe toezichtswetgeving.

39 Tien hoofdvragen o.b.v. Archiefwet- en regelgeving De onderstaande tien hoofdvragen in de Key Performance Indicators/KPI's oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Zij zijn immers afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet/Aw, het Archiefbesluit/Ab en/of de Archiefregeling/Ar. Aan de hoofdvragen is een uitwerking gekoppeld: het gaat daarbij om die aspecten die men op gemeentelijk niveau geregeld moet hebben om de hoofdvragen positief te kunnen beantwoorden. Positie andere wet- en regelgeving In deze archief-kpi's hebben we, zoals boven gemeld, nauw aangesloten bij de bepalingen in de Archiefwet en -regelgeving. Het mag duidelijk zijn dat de gemeente bij haar informatiehuishouding ook andere wet- en regelgeving dient te respecteren. Te noemen vallen in dit kader met name de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht, de Wet openbaar van bestuur (met name van belang voor archiefbescheiden jonger dan 20 ar) en de Wet bescherming persoonsgegevens. Relevant zijn voorts de Aanwijzingen voor de decentrale regelgeving. Drie technische opmerkingen - Indien er een LOPAI- of ander gezaghebbend model is dat de gemeente kan gebruiken staat dat in de uitwerking cursief erbij vermeld. - We hebben de artikelen uit de Archiefwet en -regelgeving die het toezicht vooraf van de colleges van gs betreffen meegenomen in het bijgaand overzicht. In het thans voorliggende wetsvoorstel 'Revitalisering generiek toezicht' worden de artikelen 33 en 34 (specifiek toezicht op gemeentelijke archiefzorg, goedkeuring inzake archiefbewaarplaatsen, last onder bestuursdwang bij niet voldoen aan zorgplicht) uit de Archiefwet geschrapt plus op termijn artikel 7, tweede en derde volzin (provinciale machtiging voor vervanging te bewaren archiefbescheiden). Hiervoor in de plaats komen algemene bepalingen in de Provincie- en Gemeentewet gericht op ingrijpen door de provincie bij taakverwaarlozing door de gemeente. Wij hebben deze aspecten in een kleiner lettertype weergegeven. Voor de volledigheid maken wij u erop attent dat artikel 8 lid 1 dat een machtiging vooraf door de minister verplicht stelt bij vervreemding van archiefbescheiden blijft bestaan. Dit geldt ook voor artikel 13 lid 3 dat een provinciale machtiging vooraf vereist in geval van niet naar de archiefbewaarplaats overbrengen van archiefbescheiden na 20 ar. En voor artikel 15 lid 4 dat een provinciale beslissing vooraf vergt bij niet openbaar maken van archiefbescheiden na 75 ar. - In sommige gevallen hebben wij de vragen naar het toepassen van de artikelen uit de Archiefwet en -regelgeving van extra subvragen m.b.t. kwaliteit voorzien. Dus zijn cursief aangegeven.

40 } TIEN HOOFDVRAGEN 1. LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 10. MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

41 UITWERKING 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Awart Model- Verordening LOPAI 1.1. Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? Eventuele Opmerkingen Aw art Model- Verordening LOPAI 1.2. Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Eventuele Opmerkingen Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? Model- Besluit LOPAI 1.3. Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naarde archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? JalNee Eventuele Opmerkingen Aw art Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo, welke? Toelichting

42 Aw art. 40. Wgr art Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Houdt de zorgdrager een register bij? Nee Toelichting Awb Titel Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Nee Eventuele Opmerkingen Bw Boek Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Nee Eventuele Opmerkingen

43 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Ar art. 16. Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Awart en Zo, - welk? - voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Toelichting Nee Zo, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de weiovergebrachte? Awart Model- Verordening LOPAI 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Nee Awart Model- Verordening LOPAI 2.4. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Nee

44 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Aw art. 3. en Ab art. 12. Ar art. 18. en Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting Ar art 17. en Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Aw art. 3. en Ab art. 12. Ar art Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Awart Abart. 11. Ar art en Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

45 Awart Abart. 11. Ar art Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden? Ab art. ll Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4. en 3.5. zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd ar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

46 1 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Model- ReferentiekaderlRODIN LOPAI+WGA (nu BRAIN) 4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? JalNee Ar art. 17., 21. en Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Ar art. 19., Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2.) Nee Ar art Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd? Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

47 Ar art Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie/migratie opgemaakt? 10

48 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Aw art. 5. en 9. Ab art Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college ais archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? JalNee Toelichting Aw art. 3. Ab art Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? 11

49 Aw art. 7. Ab art Model- Beleidsregel LOPAI 5.3. Vervanging, besluiten en verklaringen Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Nee Ab art en 8. Aw art. 7. Ab art. 6.2 en 8. Zo, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? - heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Zo, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7. Aw? Aw 3., 8. en Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 ar archiefbescheiden vervreemd? Nee Ab art. 7. Ab art. 8. Zo, - heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? - heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? - heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? 12

50 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Aw art. 3. en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 ar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Nee, zonder red.=taakvw. Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Overzicht Redenen Abart Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Awart en Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 ar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 13

51 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1. Archieforganisatielkwaliteitszorglbenchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archieforganisatie aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? JalNee Model DIVA (nu BRAIN) Idem Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? JalNee JalNee Awart. 21.1, 31., en 34. Ab art. 13. Ar , en Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit en -regeling en genoemde eisen voldoen? Toelichting: in gem. of buiten gem. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Awart Ab art. 13. Ar , 57. en 59. Zo, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art 33. Aw? 7.3. Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Nee=taakv. 14

52 1 Awart Ab art. 13. Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.4. E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Nee Toelichting: in gem. of buiten gem. Nee 15

53 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Aw art. 14., 17. en Beschikbaarheid originelen en dubbelen Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? 16

54 Aw art. 15. en 16. Ab art en Beperking openbaarheid na 20 ar In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 ar openbaar: heeft het college als archiefeorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 ar afdoende gemotiveerd, gelet op artikel van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwei van derden. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a. van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Nee Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Aw art Beperking openbaarheid na 75 ar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 ar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 17

55 Aw art Afwijzing raadpleging of gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? Nee Nee Aw art. 3., 18. en Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Nee Aw art. 14. en Regulering fysiek bezoek en gebruik Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Nee Model DIVA (nu BRAIN) Idem Zo, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? Zo, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstveriening? JalNee JalNee 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie(registratie)en het bezoek- en gebruiksreglement? JalNee 18

56 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Wet veiligheidsregio's Handreiking Reg. Risicoprofiel, punt 6. Vitaal belang 9.1. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeentelregio overeen risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? JalNee Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI Modellen Calamiteitenen Collectieplan RCE/ICN 9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimte(n) en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.) JalNee JalNee 9.3. Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? Nee Model Veiligheidsnetwerk RCE/ICN Model Incidentenregistratie RCE/KVCE Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? Nee 19

57 10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Aw art Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Hoeveelheid Toelichting Aw art Mensen, kwantitatief tbv beheer Hoeveel mensen (fte's) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) Hoeveelheid Toelichting Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? Nee Toelichting Nee Toelichting 20

58 Aw art Mensen, kwalitatief tbv beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) Overzicht Toelichting Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren gedaan worden? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? Nee Toelichting Nee Toelichting Awart Model LOPAI+WGA (nu BRAIN) Rekennorm formatie gem. archiefinspectie Mensen, kwantitief tbv toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of andere medewerkers. (Zie ook 2.2.) Hoeveelheid Toelichting 21