COIN Marktverkenning onder instellingen

Transcriptie

1 COIN Marktverkenning onder instellingen Project : SURFworks Projectjaar : 2010 Projectmanager : Roland Staring Auteur(s) : Roland Staring, Sabita Behari Opleverdatum : Versie : 1.1 Samenvatting In Q2 is een COIN marktverkenning onder instellingen gedaan. In deze deliverable staat beschreven in hoeverre de bevraagde instellingen de visie achter COIN begrijpen en in welke mate er draagvlak is voor deze visie. Verder wordt de vraag beantwoord in hoeverre de visie aansluit op het ICT-beleid van de instelling. Tot slot wordt ingegaan op de wensen vanuit de instellingen en wordt een overzicht gegeven van instellingen die mogelijk met hun diensten op COIN willen aansluiten. Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

2 Colofon Programmalijn : Marktverkenning Onderdeel : Marktverkenning Collaboration Infrastructure Activiteit : 3.2 Deliverable : Marktverkenning CI Toegangsrechten : Intern (voorlopig) Externe partij : N.v.t. Dit project is tot stand gekomen met steun van SURF, de organisatie die ICT vernieuwingen in het hoger onderwijs en onderzoek initieert, regisseert en stimuleert door onder meer het financieren van projecten. Meer informatie over SURF is te vinden op de website ( 2 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

3 Context 6 dingen die je moet weten over COIN marktverkenning onder instellingen De marktverkenning COIN onder instellingen maakt deel uit van het SURFworks project COIN De marktverkenning is gericht op CIO s, ICT-directeuren en andere belangstellenden in het COIN project vanuit universiteiten en hogescholen. Het voorliggende rapport geldt als de Q2 deliverable van de marktverkenning onder instellingen. Wat is het? De COIN marktverkenning onder instellingen is een combinatie van deskresearch, face-toface gesprekken, stemkastsessies en een online vragenlijst. Dit rapport behandelt de resultaten van de verkenning en doet aanbevelingen aan de hand van de conclusies. Voor wie is het? De resultaten van deze marktverkenning zijn met name relevant voor de stuurgroep, de projectleiders en (technisch) productmanagers binnen het COIN programma. Daarnaast is dit rapport interessant voor iedereen die geïnteresseerd is in het COIN project. Hoe werkt het? Dit rapport bevat de resultaten van de COIN marktverkenning onder instellingen. Op basis van deze resultaten worden aanbevelingen gedaan en kunnen vervolgstappen worden bepaald. Wat kan je ermee? De resultaten van deze verkenning dienen als input voor de doorontwikkeling van COIN. Tevens biedt dit rapport een overzicht van instellingen en personen waarmee contact kan worden opgenomen over mogelijke diensten die vanuit de instellingen aan COIN kunnen worden gekoppeld. Extra (Bijlagen, Thema, Gerelateerde thema s) Er zijn voor dit rapport verschillende methoden van onderzoek gebruikt. In de bijlagen staan de gedetailleerde onderzoeksgegevens en is een overzicht opgenomen van de deelnemers. Meer informatie is te vinden in de SURFgroepen CollaborationInfrastructure en COIN marktverkenning onder de instellingen. Er bestaat een relatie met het document dat in december 2009 is opgeleverd door Envolve: Eindrapport en presentatie van resultaten behoeftepeiling onder aangesloten instellingen online multimediaal samenwerken. Tot slot is in dit stuk gebruik gemaakt van het rapport Validating the on-line collaboration infrastructure for higher education and research d.d van Roland Staring. 3 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

4 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doel Doelgroep Aanpak Resultaten marktverkenning Identity Management Applicaties SaaS en cloud computing Portals en GUI Online samenwerking Conclusies Begrijpen de instellingen de visie achter COIN? Is er bij de instellingen draagvlak voor de visie achter COIN? Sluit de COIN visie aan op het ICT-beleid van de instelling? Zijn er ICT-architecten die we uit kunnen nodigen voor samenwerking? Bieden de instellingen services aan die zich lenen voor een koppeling met COIN? Aanbevelingen Bijlagen Bijlage I Deelnemerslijst Microsoft Live@edu en SURFfederatie Bijlage II Resultaten stemkastsessie Microsoft Live@edu en SURFfederatie Bijlage III Deelnemerslijst Cloud Computing Bijlage IV Resultaten stemkastsessie Cloud Computing Bijlage V Overzicht respondenten SURFgroepen vragenlijst Bijlage VI Resultaten SURFgroepen vragenlijst Bijlage VII Overzicht face-to-face geïnterviewden Bijlage VIII Resultaten van face-to-face interviews Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

5 1 Inleiding De marktverkenning COIN onder instellingen maakt deel uit van het SURFworks project COIN In 2009 startte SURFnet met het innovatieve project Collaboration Infrastructure (COIN). In COIN ontwikkelt SURFnet in samenwerking met het hoger onderwijs en onderzoek een infrastructuur die online samenwerken een nieuwe dimensie geeft. De Collaboration Infrastructure heeft tot doel om een op open standaarden gebaseerde infrastructuur aan te bieden, waarin online applicaties en samenwerkingsdiensten van onderwijs- of onderzoeksinstellingen, marktpartijen en SURFnet met elkaar verbonden kunnen worden en met elkaar interacteren. Nationale en internationale samenwerking binnen de domeinen onderwijs en onderzoek wordt met de Collaboration Infrastructure eenvoudiger en laagdrempeliger. 1.1 Doel Tijdens de marktverkenning onder instellingen is de SURFnet doelgroep (t.w. universiteiten en hogescholen) geconsulteerd om hen nader te informeren over de mogelijkheden van de Collaboration Infrastructure. Vervolgens is nagegaan in hoeverre zij hierop kunnen en willen aansluiten: als afnemers en aanbieders van collaboratie diensten. Deze verkenning richt zich dus op afstemming met de doelgroep m.b.t.: - Wensen voor een op te zetten Collaboration Infrastructure; - Mogelijk aan te bieden diensten (services) door instellingen. De vragen die met deze marktverkenning worden beantwoord zijn: - begrijpt men de visie achter COIN? - is er draagvlak voor deze visie? - sluit de COIN visie aan op het ICT-beleid van de instelling? - zijn er ICT-architecten die we uit kunnen nodigen voor samenwerking? - biedt de instelling services aan die zich lenen voor een koppeling met COIN? De marktverkenning zal twee rapporten opleveren, waarvan het voorliggende document de Q2 deliverable is: - Q2: eerste onderzoeksrapport op basis van interviews, een (online) enquête, gevolgd door plenaire bijeenkomsten onder de IT beleidsmakers bij de onderwijsinstellingen - Q4: tweede onderzoeksrapport op basis van diepte-interviews bij een aantal instellingen 1.2 Doelgroep Deze marktverkenning richtte zich in eerste instantie op de CIO s en ICT directeuren van de op SURFnet aangesloten onderwijsinstellingen; de universiteiten en hogescholen. Van deze personen wordt verwacht dat ze voldoende overzicht hebben en daarnaast hebben we deze groep aangesproken om draagvlak voor COIN te creëren. Gedurende de verkenning is de doelgroep iets breder getrokken en is ook de mening gevraagd van andere geïnteresseerden in COIN, zoals ICT-architecten, projectleiders en consultants van de instellingen. 1.3 Aanpak Om bovenstaande vragen te beantwoorden zijn een aantal typen onderzoek gecombineerd: Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

6 1. Er is deskresearch gedaan naar beleidsdocumenten en portals van de instellingen. 2. Er zijn face-to-face interviews gehouden met de Universiteit Leiden, de Rijksuniversiteit Groningen en de Avans Hogeschool. 3. Er zijn een aantal bijeenkomsten geweest waarbij gebruik is gemaakt van de stemkasten om vragen te stellen over de huidige en toekomstige situatie, waarbij direct kon worden gediscussieerd over de resultaten. 4. Er is via SURFgroepen een vragenlijst uit gezet. Deze vragenlijst is intern gereviewed door de afdeling Account Advisering, Frank Pinxt van de afdeling Advanced Services en enkele leden van de stuurgroep COIN. De combinatie van bovenstaande gegevens levert een goed beeld op van waar de instellingen op dit moment staan en waar ze behoefte aan hebben in de toekomst op het gebied van online samenwerken. In dit rapport worden de resultaten van bovenstaande onderzoeken beschreven. Er wordt vervolgens afgesloten met een aantal conclusies en aanbevelingen. 6 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

7 2 Resultaten marktverkenning In dit hoofdstuk worden de resultaten besproken van de marktverkenning COIN onder instellingen. Deze marktverkenning beslaat verschillende onderzoeken waarvan de gedetailleerde gegevens te vinden zijn in de bijlagen. Het gaat hier om deskresearch, face-to-face interviews, stemkastsessies en een vragenlijst via SURFgroepen. Bij de face-to-face interviews is uitleg gegeven over COIN, bij de vragenlijst via SURFgroepen is in de uitnodigingsmail verwezen naar de COIN website met daarbij een directe link. Bij de stemkastsessies is geen introductie gegeven op COIN. Er is bewust voor gekozen verschillende onderwerpen aan bod te laten komen, welke allemaal met COIN te maken hebben, zonder hierbij grote nadruk te leggen op COIN. Dit is gedaan om een objectief beeld te krijgen van de situatie bij de instellingen en hun visie op ICT. Daarnaast konden respondenten die nog geen kennis van COIN hadden hierdoor toch participeren in de verkenning. Hieronder worden de resultaten steeds besproken per onderwerp. In het volgende hoofdstuk worden op basis van deze resultaten conclusies getrokken, waarbij de vragen uit hoofdstuk een worden beantwoord. 2.1 Identity Management Identity management (IdM) speelt voor de instellingen en voor SURFnet een belangrijke rol. Het IdM dient goed op orde te zijn, omdat hiermee de toegang wordt geregeld tot de diensten die via de instellingen worden aangeboden. De SURFfederatie helpt de instellingen hierbij. Daarnaast is de SURFfederatie een belangrijke schakel in de keten als het gaat over COIN, waarbij geauthenticeerde en geautoriseerde toegang een grote rol spelen. Er zijn tijdens de verkenning daarom een aantal vragen gesteld over het gebruik van de SURFfederatie binnen de instellingen. Ook is gevraagd naar het belang van gastgebruik en het kunnen bijhouden van (instellingsoverstijgende) groepsrelaties. De SURFfederatie wordt door de instellingen gezien als een typische rol voor SURF (net). De SURFfederatie wordt op dit moment voornamelijk ingezet om een verbinding te maken met externe systemen, zoals SURFspot, Elsevier Scopus en EBSCOhost en minder voor het verbinden met interne systemen. De wens om interne systemen te verbinden is echter wel aanwezig bij een aantal instellingen. Redenen dat geen gebruik wordt gemaakt voor het intern verbinden van systemen vallen uiteen in een aantal categorieën: - het gebruik van andere systemen (Entree van Kennisnet, A-Select, Novell Access manager, een eigen IdM voorziening en Enterprise Service Bus). - gebrek aan tijd, capaciteit of andere prioriteiten - nu geen behoefte aan, de meerwaarde is onduidelijk - nog niet aan gedacht of onvoldoende op de hoogte - security redenen Soms wordt de SURFfederatie nog niet gebruikt om extern te verbinden, omdat bijvoorbeeld niet alle uitgeverijen mee doen (het kip/ei probleem, te weinig SPs die aangesloten zijn op de SURFfederatie). Zo schrijft een respondent: Nu doen studenten het via proxies/ op basis van IP-adres, dus kiezen we ervoor dan maar niet via de SURFfederatie te koppelen, zodat we één manier van werken aanhouden. Deze reactie maakt duidelijk dat instellingen het liefst één uniforme oplossing gebruiken en kan gezien worden als een pleidooi om vanuit SURF(net) zwaarder in te zetten op het overtuigen en vervolgens koppelen van SPs die momenteel nog legacy vormen van authenticatie opleggen aan het hoger onderwijs. Als het gaat om het kunnen bijhouden van groepsrelaties, geeft een groot deel van de respondenten (70 %) aan dit belangrijk tot zeer belangrijk te vinden. Een respondent geeft aan dit vooral belangrijk te vinden ten behoeve van contact met bedrijfsmentoren. Ook vinden de instellingen het belangrijk dat personen van buiten de eigen instelling Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

8 toegang tot de interne systemen hebben. Vaak is dit wel mogelijk en gebeurt het ook, maar is het niet makkelijk. Een issue hier is de beveiliging. 2.2 Applicaties In de verkenning zijn een aantal vragen gesteld over welke applicaties belangrijk zijn voor de instellingen. Als wordt gevraagd naar de belangrijkste communicatiesystemen binnen de instellingen, kiest iedereen voor . Daarna volgen de leeromgeving en het document sharing systeem. COIN heeft in zijn architectuur een aantal keuzes gemaakt met betrekking tot de standaarden voor portal integratie (OpenSocial) en diensten voor identity management (SURFfederatie en SURFteams) die randvoorwaardelijk zijn voor de instellingen en leveranciers om te kunnen koppelen met COIN. Op basis van de resultaten van de enquête en de interviews met de instellingen ontstaat het beeld dat de applicaties die deze standaarden op dit moment ondersteunen maar in beperkte mate gebruikt worden door de instellingen. Sakai wordt bijvoorbeeld maar door 4% van de respondenten genoemd, terwijl Sharepoint en Blackboard respectievelijk door 65% en 70% van de respondenten genoemd worden. Een andere keuze in de COIN architectuur is om de scope te beperken tot het koppelen van diensten voor online samenwerking. De applicaties die de instellingen gebruiken vallen uiteen in drie categorieën: - applicaties voor online samenwerken - applicaties voor administratieve doeleinden - onderwijskundige applicaties (elektronische leeromgevingen) Het is de vraag of de randvoorwaarden die door COIN geëist worden niet te strikt zijn. Deze randvoorwaarden zouden ook de reden kunnen zijn dat sommige instellingen terughoudend zijn met het noemen van concrete applicaties om te koppelen aan COIN. 2.3 SaaS en cloud computing Via COIN wordt het makkelijker diensten via de cloud en/ of as a service af te nemen. Het succes van COIN wordt mede bepaald door het soort en de hoeveelheid diensten die bereikbaar zijn via COIN. Er zijn daarom vragen gesteld over de bereidheid diensten via de cloud af te nemen, de prioriteiten van de instellingen, de bereidheid zelf diensten via COIN aan te bieden en de interesse in het afnemen van diensten van andere instellingen via COIN. Naast het gebruik van interne applicaties worden op dit moment de eerste stappen genomen om een aantal diensten uit de cloud af te nemen. Uit de resultaten blijkt dat de behoefte bij de instellingen leeft diensten op een makkelijke en goedkope manier te beheren. Als er dus een dienst in de markt of door SURFnet wordt aangeboden die voldoet aan de juiste voorwaarden, op het gebied van kosten, privacy, beveiliging, gegarandeerde duur e.d., kiest een groot aantal respondenten voor het outsourcen van die dienst. Ze vinden het makkelijk dat alle zaken dan in een keer geregeld zijn ( , calender, filesharing). Het hangt wel erg af van de voorwaarden, prijs en functionaliteit van de dienst. Tevens hangt een en ander af van het soort dienst. Primaire dienstverlening, zoals een SIS, waarbij moet worden voldaan aan accreditatie-eisen of een financieel/ HRM systeem zal een instelling eerder in eigen beheer willen houden dan tijdelijke, specialistische diensten die slechts worden gebruikt door een kleine groep binnen de instelling (bijvoorbeeld een specifieke tool voor onderzoekers). Privacy speelt hier een belangrijke rol; wanneer gevraagd wordt wat prioriteit heeft voor de instellingen, scoren privacy (waar staat de data) en functionele aspecten het hoogst. Als gevraagd wordt naar de prioriteit die SURF zou 8 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

9 moeten hebben, scoort privacy het hoogst (31 %). Ook maken instellingen een afweging tussen de prijs en de brede inzetbaarheid van de dienst ( werkt het bijvoorbeeld ook in Firefox? ). Een van de respondenten merkt op dat het niet gaat om afnemen in de cloud, maar dat het sourcing-vraagstuk hier centraal staat. Er wordt echter nog niet zozeer gedacht vanuit een cloud- of sourcing -strategie maar vanuit het afnemen van een dienst. Bij vervanging van een dienst ga je onderzoeken of het geschikt is voor de cloud. Ongeveer de helft van de instellingen denkt erover te outsourcen. Als dit wordt opgesplitst naar voor studenten en medewerkers blijkt dat instellingen eerder de voorzieningen voor studenten dan voor medewerkers zullen outsourcen. Een persoon merkt op dat ze studenten willen laten kiezen tussen intern, Google Apps of Live@edu. Ongeveer een kwart van de instellingen heeft nog geen beslissing genomen op dit gebied. Over het algemeen willen de instellingen eerst experimenteren met één dienst in de cloud en daarna verder kijken. Door de komst van cloud diensten verwachten veel deelnemers dat de rol van het ICT-centrum zal veranderen. Verwacht wordt dat de interne rol van dienstverlener richting de organisatie niet wijzigt, maar wel dat het werk minder technisch wordt en meer faciliterend. Eindgebruikers hebben de behoefte (ook) diensten af te nemen van externen en zelf te kiezen van welke diensten ze gebruik maken, in veel gevallen doen ze dit al, waarbij ze dus zelf diensten betrekken uit de cloud. Dit leidt dit tot versnippering en een hogere beheerlast, wat de business case voor een modulair systeem waarbij decentraal kan worden gekozen uit verschillende diensten sterker maakt. Er wordt door de respondenten in dit kader ook gesproken over vertrouwen tussen instellingen zelf. Zo verlopen sommige samenwerkingsverbanden moeilijk, omdat instellingen niet afhankelijk willen zijn van elkaar en behoefte lijken te hebben aan een neutrale dienstverlener. Als het gaat om het aanbieden van eigen diensten zegt een groot gedeelte van de respondenten hierin geïnteresseerd tot zeer geïnteresseerd te zijn. Ook zijn de meeste respondenten in de mogelijkheid geïnteresseerd diensten van andere, op SURFnet aangesloten, instellingen te gebruiken. 2.4 Portals en GUI De diensten die gekoppeld worden aan COIN zijn via een GUI/ portal bereikbaar voor eindgebruikers. In dit kader zijn er vragen gesteld over het gebruik van portals en de wensen bij de instellingen. Ook is onderzocht hoe wenselijk het is dat eindgebruikers de portal kunnen personaliseren. Alle instellingen hebben op de een of andere manier portals waar informatie uit achterliggende applicaties bij elkaar gebracht wordt. Dit kan een portal zijn die bestaat uit een verzameling links naar allerlei diensten, maar ook een meer geïntegreerde portal zoals in het geval van de Universiteit Twente. De UvT geeft juist aan geen geïntegreerde, eigen portal te hebben, maar Blackboard te gebruiken als onderwijsportal voor studenten. Als meest belangrijke aspecten van de portals geven de instellingen aan dat de portals actueel moeten zijn qua informatie en toegankelijk moeten zijn door middel van SSO (single sign-on). Daarnaast worden ook personalisatie en self-service belangrijk gevonden. De COIN architectuur is neutraal ten opzichte van de aspecten actualiteit en self-service. Mogelijk dat het gebruik van standaarden zoals OpenSocial bij kan dragen aan de actualiteit, omdat informatie real-time uit andere systemen gehaald kan worden en niet dubbel beheerd hoeft te worden. Als het gaat om SSO en personalisatie dan draagt COIN op een meer direct manier bij aan de wensen van de instellingen op het gebied van portals. Er is gevraagd in hoeverre de respondenten het eens zijn met de volgende stelling: studenten, docenten, onderzoekers en medewerkers uit mijn instelling, stellen zelf een op maat gesneden persoonlijke digitale leer- en werkomgeving samen en gebruiken daarbij een mix van interne en externe voorzieningen. 9 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

10 Een groot gedeelte (ongeveer 75 %) is het hiermee eens. Zij geven bijvoorbeeld aan dat je diensten centraal of als basisdienst kunt aanbieden, maar daarnaast best kunt gedogen dat een faculteit een eigen ELO creëert, als dit het leren en studeren faciliteert. Als instelling kies je welke informatie je toelaat en wat je integreert en als eindgebruiker kun je je abonneren op die informatie. Voor een aantal personen is dit toekomstmuziek, een respondent zegt het ermee eens te zijn als een ideaalbeeld voor onderwijs, deels voor onderzoek, maar niet voor de zorg waar beveiligingseisen beperkend zijn. Een deelnemer merkt nog op dat er een verschil bestaat tussen een omgeving die bestaat uit gadgets en een die bestaat uit een verzameling diensten. Tot slot geeft een respondent aan het er technisch gezien wellicht wel mee eens te zijn, maar dat de onderwijsinstelling hier wel sturing op wil hebben, dus is hij het oneens met de stelling. 2.5 Online samenwerking COIN richt zich op online samenwerken. Er is gevraagd in hoeverre het bij de instellingen gaat om intern samenwerken of samenwerken met gebruikers buiten de eigen instelling. Ook is gevraagd welke functionaliteiten van belang zijn bij online samenwerken en wat de grootste uitdaging op dit gebied is in de komende twee jaar. De meeste instellingen (86 %) hebben een voorkeur voor het aanwenden van een mix van interne en externe voorzieningen boven online samenwerking waarbij de interne instellingsvoorzieningen centraal staan. Online samenwerkingsomgevingen worden niet gezien als een los onderdeel, maar hangen samen met administratieve systemen en elektronische leeromgevingen. Veel hogescholen gebruiken bijvoorbeeld Sharepoint tegelijkertijd als elektronische leeromgeving en online samenwerkingsomgeving. Bij een online samenwerkingsomgeving worden de volgende functionaliteiten verwacht door de instellingen, in volgorde van belangrijkheid. Het getal tussen haakjes geeft aan hoeveel respondenten deze functionaliteit verwachten. - het delen van documenten (25) - kalender en webconferencing (beide 21) - en search, find, annotate (beide 19) - IM/presence en notification (beide 17) - mashups (8) Als grootste uitdagingen op het gebied van online samenwerking in de komende twee jaar worden een aantal zaken genoemd. Een aantal antwoorden hebben te maken met identity management, het veilig kunnen koppelen aan externe omgevingen en externen op een veilige manier toegang geven. Ook zien de instellingen het als een uitdaging mee te gaan in de vaart der dingen en de ontwikkelingen op dit gebied bij te houden. Verder wordt hier genoemd het daadwerkelijk kunnen integreren van interne en externe diensten op elk niveau, dus het neerzetten van een infrastructuur. Tot slot noemen een aantal respondenten het creëren van draagvlak binnen de instelling en het oog hebben voor de behoeften en wensen vanuit de organisatie. Daarnaast zijn een aantal respondenten bezig met meer operationele uitdagingen: het uitbesteden van studentenmail, het implementeren en laten gebruiken van Sharepoint en Microsoft Live diensten, het ontsluiten en actualiseren van informatiesystemen en de docent vaardig krijgen in het gebruik van de diensten. Een respondent geeft aan dat je eerst de zaken intern goed op orde moet hebben voordat outsourcen mogelijk is. 10 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

11 3 Conclusies In dit hoofdstuk worden de conclusies besproken die uit de COIN marktverkenning onder instellingen naar voren zijn gekomen. In het vorige hoofdstuk hebben we een analyse gedaan om de resultaten van de enquêtes, stemkastsessies en persoonlijke interviews te interpreteren. In dit hoofdstuk proberen we deze interpretaties verder te concretiseren om een antwoord te geven op de onderstaande vragen: - Begrijpen de instellingen de visie achter COIN? - Is er bij de instellingen draagvlak voor de visie achter COIN? - Sluit de COIN visie aan op het ICT-beleid van de instelling? - Zijn er ICT-architecten die we uit kunnen nodigen voor samenwerking in het COIN project? - Bieden de instellingen services aan die zich lenen voor een koppeling met COIN? 3.1 Begrijpen de instellingen de visie achter COIN? Het is moeilijk deze vraag te beantwoorden. Ja, er zijn mensen binnen bepaalde instellingen die goed lijken te begrijpen wat de toegevoegde waarde zou kunnen zijn van COIN. Dat zijn over het algemeen de ICT architecten. De reden dat de ICT architecten vaak beter doorhebben waar het over gaat komt omdat de ideeën in COIN gebaseerd zijn op een SOA (Service Oriented Architecture). Verder valt op dat COIN beter begrepen wordt bij organisaties die binnen de instelling innovatieprojecten hebben lopen die tot doel hebben om de informatievoorziening naar studenten en medewerkers verder te verbeteren. De problemen die daarbij naar boven komen vereisen vaak oplossingen die qua architectuur lijken op de COIN architectuur. Uit sommige reacties blijkt ook op te maken dat men de verwachting heeft dat COIN toch primair de vervanger is van SURFgroepen. Op dit punt is een bijsturing van de verwachtingen wel wenselijk om te voorkomen dat deze personen teleurgesteld worden. Vanuit de deelnemers wordt gevraagd om een duidelijkere roadmap en concrete voorstellen richting de instellingen. Ook komt de vraag om realistische, werkende voorbeelden en duidelijkheid omtrent de functionele gevolgen en verwachte resultaten. Hieruit blijkt dat de instellingen graag meer duidelijkheid willen omtrent COIN. 3.2 Is er bij de instellingen draagvlak voor de visie achter COIN? Op dit vlak is er toch enige waakzaamheid geboden. Sommige ICT directeuren en CIO s geven aan dat ze COIN te technisch vinden en dat er ook ruimte moet zijn voor de organisatorische aspecten en de processen. Andere instellingen geven aan dat ze niet voorop willen lopen en liever de kat uit de boom kijken. Er zijn ook instellingen die erg enthousiast zijn over COIN, zoals Avans, UvA en UTwente (vanuit het 3TU consortium). Bij Avans en 3TU liggen aanknopingspunten met lopende projecten waarbij de hoop is dat het aansluiten bij COIN voor een versnelling zal zorgen van de eigen projecten. Bij deze partijen liggen mooie kansen voor use-cases waarbij we in samenwerking met de instellingen aan COIN kunnen werken. De use-cases van Avans en UTwente (vanuit het 3TU project) kunnen mogelijkheden bieden om uitgewerkt te worden tot een concrete PoC. Avans wil bijvoorbeeld alle functionaliteiten voor medewerkers en studenten op self-service basis aanbieden, waarbij het niet uitmaakt via welke portal dat gebeurt. Eindgebruikers zouden vrij moeten zijn dat zelf in te richten. Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

12 Bij de 3TU worden door studenten vakken gevolgd bij de andere instellingen, waarbij ze nu vaak dubbel staan ingeschreven. De use-case richt zich op instellingsoverstijgend gebruik van ict-voorzieningen door deze studenten, zonder dat er een dubbele administratie wordt gevoerd. 3.3 Sluit de COIN visie aan op het ICT-beleid van de instelling? Instellingen kunnen zich niet de luxe permitteren om alle bestaande applicaties te negeren en vanuit een greenfield situatie een aantal standaarden te definiëren die een groot gedeelte van de bestaande applicaties op dit moment nog uitsluiten (Blackboard, Sharepoint, Osiris, SAP). De instellingen begrijpen de visie wel en vinden het over het algemeen een mooi toekomstbeeld. Ook in de beleidsplannen is te lezen dat service georiënteerde architecturen, (self-service- en gepersonaliseerde-) portals en werkplekken die anyplace, anytime, anyhow beschikbaar zijn de aandacht hebben. Op dit moment zijn de meeste instellingen echter meer gericht op het goed regelen van het IdM, het intern op orde krijgen van bepaalde diensten en het (voorzichtig) outsourcen van een dienst (vaak ). Instellingen hebben te maken met een complex ecosysteem van applicaties. Instellingen slagen er tot nu toe maar gedeeltelijk in om de SURFfederatie te koppelen voor externe applicaties, laat staan dat ze in staat zijn om single sign-on voor interne en externe applicaties te regelen. COIN is qua architectuur een logisch vervolg op de SURFfederatie, maar COIN kan pas zijn toegevoegde waarde echt gaan leveren op het moment dat de SURFfederatie effectiever en intensiever ingezet wordt door de instellingen. 3.4 Zijn er ICT-architecten die we uit kunnen nodigen voor samenwerking? Op deze vraag zijn vrij massaal namen doorgegeven door de instellingen (zie tabel bij vraag 24 en 25 in Bijlage VI). Er wordt steeds meer onder architectuur gewerkt en architecten krijgen daardoor meer invloed binnen de instellingen. Een van de ICT directeuren geeft aan dat de functionele wensen en architectuur kaderstellend zijn voor de technische implementatie. Daarmee wordt heel duidelijk aangegeven dat een architectuur heel belangrijk is. Tot nu toe is er vanuit SURFnet nog niet zoveel contact met de ICT architecten bij de instellingen. Dat komt waarschijnlijk ondermeer doordat de ICT architecten niet zitten bij het ICT rekencentrum, maar bij de afdeling waar het informatiebeleid gemaakt wordt onder verantwoordelijkheid van de CIO. Er liggen hier veel aanknopingspunten om de ICT architecten meer te betrekken bij de innovatie binnen SURFnet en in het bijzonder bij de verdere ontwikkeling van COIN. Participatie van instellingen met COIN zal veel gemakkelijker gaan als de principes van de COIN architectuur ook geborgd zijn binnen de architectuur van de instellingen. 3.5 Bieden de instellingen services aan die zich lenen voor een koppeling met COIN? Een groot deel van de respondenten geeft aan interesse te hebben in het bieden van dienstverlening buiten de grenzen van de eigen instelling (zie tabel bij vraag 24 en 25 in Bijlage VI). Wanneer er echter meer concreet gevraagd wordt naar applicaties die gekoppeld zouden worden, dan zijn de antwoorden nog weinig concreet. Direct contact met deze instellingen zal meer duidelijkheid geven over de redenen waarom men nog terughoudend is met het aandragen van applicaties en diensten die in aanmerking komen om op COIN aan te sluiten. Mogelijke redenen zouden kunnen zijn dat men: - (nog) geen applicaties heeft die in aanmerking komen 12 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

13 - (nog) geen applicaties heeft die voldoen aan de randvoorwaarden (OpenSocial) zoals gesteld door COIN - (nog) geen intern beleid heeft voor het aanbieden van interne diensten aan derden - meer duidelijkheid wil over de impact van een samenwerking met SURFnet in het COIN project (met betrekking tot techniek, organisatie en financiën) 13 Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

14 4 Aanbevelingen Op basis van de conclusies wordt een stapsgewijze aanpak en ontwikkeling van COIN aanbevolen met een duidelijke roadmap, waarbij de aandacht in eerste instantie met name ligt op het verder versterken van de rol van de SURFfederatie binnen de instellingen. Daarnaast is meer aandacht vereist voor het overtuigen van de voor het onderwijs belangrijke leveranciers om aan te sluiten op de SURFfederatie. Te denken valt daarbij aan applicaties als Blackboard, maar ook aan Sharepoint of Osiris. Een tweede aanbeveling is om tijdens de verdere ontwikkeling van COIN de ICT architecten van de instellingen te betrekken, zodat de principes en onderliggende ideeën van COIN ook geborgd worden in de architectuurkeuzes van de instellingen. Ten derde is het wenselijk om samen met de instellingen die aangegeven hebben applicaties aan te willen sluiten aan COIN te verkennen welke mogelijkheden er zijn om al binnen het huidige project te koppelen met de COINinfrastructuur. Belangrijk is om daarbij een open dialoog aan te kunnen gaan en niet alleen te denken vanuit de reeds gemaakte keuzes binnen COIN. Met name vanuit 3TU en bij Avans zijn use-cases aangedragen, die interessant zijn om binnen het COIN-project opgepakt te worden. Aanbevolen wordt om waar mogelijk flexibel te zijn als een interessante use-case van een instelling niet geheel binnen de COIN randvoorwaarden valt. De ratio hiervoor is dat instellingen naar verwachting eerder mee zullen doen met COIN als gekozen wordt voor het aansluiten op in het hoger onderwijs veelgebruikte applicaties en standaarden. Wanneer het gaat om de functionaliteiten van een online samenwerkingsomgeving wordt aanbevolen de nadruk te leggen op het delen van documenten, een kalenderfunctie en de mogelijkheid tot webconferencing. Men verwacht dat deze functionaliteiten bij een online samenwerkingsomgeving worden geboden. Waarschijnlijk biedt COIN de meeste toegevoegde waarde wanneer bovenstaande functionaliteiten worden gecombineerd met , search, find, annotate, IM/presence en notification. Deze zaken worden door het merendeel van de respondenten ook verwacht bij een online samenwerkingsomgeving. Vanuit het perspectief van communicatie is het belangrijk dat de verwachting dat COIN de opvolger is voor SURFgroepen bijgesteld wordt. Op zich is deze communicatieboodschap al vastgesteld maar het blijft een aandachtspunt en gezien het belang van het project vereist de positionering van COIN een eigen communicatieplan. Tot slot is het van belang aandacht te besteden aan de onderwerpen privacy en veiligheid. Deze begrippen komen meerdere keren terug en spelen een belangrijke rol bij de acceptatie van COIN. De instellingen zullen COIN eerder gebruiken wanneer de veiligheid en privacy van data en gebruikers gewaarborgd is. Heldere communicatie hierover richting de instellingen is zeer gewenst. Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands. Meer

15 Bijlagen Bijlage I Deelnemerslijst Microsoft Live@edu en SURFfederatie Deelnemerslijst (extern) interactieve sessie Microsoft Live@edu en SURFfederatie op twee juni Nr Naam Functie Organisatie 1 Stan van den Assem Informatie architect Wageningen UR 2 Jan Bakker Directeur SURFdiensten 3 Evert van de Belt Projectmanager/Adviseur Vrije Universiteit 4 Margreet van den Berg Adviseur/projectleider ICT en Onderwijs 5 Jos in den Bosch ICT Architect Technische Universiteit Delft 6 Paul van den Braken Adviseur Ezzenz / Erasmus Universiteit 7 Patrick Brunier Senior Systeembeheerder De Haagse Hogeschool 8 Jeroen Camijn Senior Server Beheer De Haagse Hogeschool 9 Jeroen van Dam Technisch projectleider Erasmus MC 10 Martin Dias d'ullois Productmanager Kennisnet 11 Sijo Dijkstra Projectmanager UvA 12 Kees van Eijden Beleidsmedewerker Universiteit Utrecht 13 Evert Jan Evers Specialist Informatisering UMC Utrecht 14 Dolf Gagestein APS IT-diensten APS 15 Ronald Ham Project manager SURFfoundation 16 Alfred Hartoog consultant ICT en Onderwijs Vrije Universiteit Amsterdam 17 Bart van den Heuvel Information Security Manager UM 18 Patrick Honing ICT Ontwikkelaar Hogeschool van Arnhem en Nijmegen 19 Jos van de Hulsbeek Projectleider ROC Nijmegen 20 Mark de Jong Applicatie Architect INHolland en ROC Nijmegen 21 Marc de Jong Luneau Communicatie manager Surfdiensten 22 Nico Juist Beleidsadviseur INHolland 23 Michael Kleine Manager Education Microsoft 24 Pieter Klijs Programmamanager IT-Workz 25 Wim Koolhoven Universitair informatiemanager Universiteit Twente 26 Michiel Koren ICT Architect Haagse Hogeschool 27 Alex Levinson Service Manager HvA 28 Bert Meijer beheerder ICT Hogeschool Utrecht 29 Hans Nouwens ICT-Architect TU Delft 30 Marco Otte Service- and accountmanager ICT in Education Wageningen UR 31 Astrid van Raalte Solution Sales Productivity Microsoft Nederland 32 Peter van Schaik Directeur TU Delft 33 Eline van Scherpenzeel Projectmedewerker studentenmail Universiteit van Tilburg 34 Rebecca Scholte Projectmanager Universiteit van Tilburg 35 Martin Scholten Hoofd Erasmus Universiteit Rotterdam 36 Menno Smidts Programmamanager SURFdiensten / Microsoft 37 Richard Smit IT Consultant Hogeschool van Amsterdam

16 F. Spruit Consultant ErasmusMC René Stubbe ICT beheerder/ontwikkelaar ErasmusMC Gerwin Verberne Systeembeheerder Fontys Hogescholen Ad Verbogt Projectleider BPOS Rijnsconsult Rogier Verkade Consultant / ICP HvA Rene Visscher Informatiearchitect Hogeschool van Amsterdam Rens van der Vorst IT Manager Fontys Hogescholen Ed de Vries Manager Infra Hogeschool Utrecht Marco van Weerden IT-Architect Hogeschool van Amsterdam Rinus van Weert ICT coördinator TU Eindhoven Pepe Wildeman Informatiearchitect INHolland Jean-Paul in 't Zandt Service Executive Microsoft 16

17 Bijlage II Resultaten stemkastsessie Microsoft en SURFfederatie In deze bijlage staan de resultaten van de stemkastsessie tijdens de Microsoft en SURFfederatie bijeenkomst, gehouden op 2 juni We zijn begonnen met twee oefenvragen, welke goed aansloten op het thema van de bijeenkomst. Vraag 1: Ik ben blij dat Microsoft Live@edu is aangesloten op de SURFfederatie 1. Ja!: 91 % 2. Nee: 0 % 3. Geen mening: 9 % 91% 0% 9% Ja! Nee Geen mening Vraag 2: Op welke termijn bent u van plan op Live@edu over te stappen? 1. Zo snel als mogelijk is: 26 % 2. Binnen een half jaar: 7 % 3. Binnen een jaar: 2 % 4. Weet ik nog niet: 64 % 64% 26% 7% 2% Zo snel als mogelijk is Binnen een half jaar Binnen een jaar Weet ik nog niet 17

18 Een derde van de deelnemers heeft al concrete plannen over te stappen op de dienst van Microsoft. Het grote aantal deelnemers dat weet ik nog niet heeft geantwoord, heeft te maken met het feit dat nog niet bekend is wanneer beschikbaar komt. Ook hangt een en ander af van de voorwaarden die Microsoft afspreekt met SURFdiensten en van de duur dat de dienst gegarandeerd wordt door Microsoft. Een gedeelte van de weet ik nog niet -groep is dus wel geïnteresseerd in deze dienst van Microsoft. Vervolgens hebben we meer algemene vragen gesteld in het kader van COIN. Vraag 3: wat zijn uw plannen ten aanzien van de voorzieningen binnen uw instelling? * Hier hebben we tijdens de sessie aan toegevoegd: binnen een periode van twee jaar. 1. Intern hosten: 25 % 2. Uitbesteden aan Microsoft: 36 % 3. Uitbesteden aan Google: 6 % 4. Uitbesteden aan andere leverancier: 3 % 5. Anders: 31 % 25% 36% 31% 6% 3% Intern hosten Uitbesteden aan Microsoft Uitbesteden aan Google Uitbesteden aan andere... Anders Uit de antwoorden blijkt, dat bijna de helft (45 %) van de deelnemers van plan is de voorzieningen uit te besteden. Een kwart van de deelnemers wil de voorzieningen intern (blijven) hosten. Vraag 4: Eens of oneens? De rol van het ICT centrum zal door de opkomst van cloud computing, SaaS en online applicaties de komende drie jaar aanzienlijk veranderen. 1. Eens: 84 % 2. Oneens: 16 % 18

19 84% 16% Eens Oneens Het merendeel van de deelnemers is het eens met deze stelling. Na het vragen van een toelichting aan de deelnemers zei een persoon: ik ben het ermee oneens, want de rol van het ICTcentrum als zijnde een dienstverlener blijft (intern) hetzelfde. Een ander gaf aan dat het aan de definitie van het woord aanzienlijk ligt. Een andere deelnemer: nu levert het centrum voornamelijk zelf diensten. Ik denk dat er straks minder techneuten zijn en dat er meer faciliterend personeel komt. Ook: de rol van het centrum ten opzichte van de organisatie wordt niet anders, maar ik denk wel dat er lokaal/ decentraal meer cloud-diensten zullen worden betrokken: groepen/ diensten werken zelf met Skype, Hyves etc.. Of denk aan een congresbureau dat zijn eigen CRM-systeem betrekt. Of je daar blij van wordt is wat anders. Het leidt uiteraard tot versnippering en allerlei ondersteuningsvragen. Studenten zitten steeds meer bij verschillende faculteiten, het is dan dus ook vervelend als daar met verschillende systemen wordt gewerkt. Vraag 5: Eens of oneens? Indien marktpartijen voorzien in collaboratie voorzieningen in the cloud, tegen de juiste voorwaarden, hoeft mijn instelling deze niet meer lokaal te implementeren. 1. Eens: 93 % 2. Oneens: 7 % 93% 7% Eens Oneens Het merendeel van de deelnemers is het hier wederom mee eens. Het hangt dan wel van de voorwaarden af, denk hierbij aan prijs, privacy-aspecten etc. 19

20 Een deelnemer licht toe: ik ben het hiermee eens, omdat je vanuit de cloud alles in één bups meekrijgt: calender, , filesharing, dat brengt de beheerkosten omlaag. Privacy is wel een issue. Een andere deelnemer: het bestaan van SURFgroepen zorgt ervoor dat we zelf zoiets niet gaan implementeren. Er wordt door de deelnemers een afweging gemaakt tussen de prijs en de brede inzetbaarheid van diensten (werkt het bijvoorbeeld ook in Firefox). Vraag 6: Eens of oneens? Studenten, docenten, medewerkers en onderzoekers uit mijn instelling stellen zelf een op maat gesneden persoonlijke digitale leer- en werkomgeving samen en gebruiken daarbij een mix van interne en externe voorzieningen. 1. Eens: 80 % 2. Oneens: 20 % 80% 20% Eens Oneens De meeste deelnemers zijn het ook hier mee eens. Een deelnemer geeft aan hier niet in te geloven en dat het eraan ligt wat je als instelling aanbiedt, het gaat dan primair om interne dienstverlening. Een ander reageert daarop met je kunt best dingen centraal aanbieden, maar daarnaast kan een faculteit ook zijn eigen ELO creëren. Dit kun je best gedogen, om het leren en studeren te faciliteren. Dan krijg je een soort organisatie binnen een grotere organisatie: allemaal dezelfde voorzieningen, maar wel met eigen (te kiezen) onderdelen. Vanuit de Kennisnet vertegenwoordiging komt de reactie dat het in het PO en VO anders ligt. Daar zijn leermethoden (boeken) heel rigide, de docent maakt de les en wordt min of meer gedwongen vast te houden aan de structuur van het boek. De docent heeft in dat geval dus weinig te kiezen. Voor het PO is het niet mogelijk, omdat van tevoren vastligt wat de leerlingen moeten weten. De docenten willen overigens wel. Een deelnemer merkt op dat er nog wel een verschil is tussen een omgeving die bestaat uit gadgets of een die bestaat uit een verzameling diensten. Microsoft geeft aan dat zij merken dat medewerkers graag zelf de eigen manier van werken willen inrichten. De Enterprise 2.0 bestaat niet meer. Instellingen maken de keuze: welke informatie laten we toe, wat integreren we. Als gebruiker kun je je abonneren op informatie. Vraag 7: Kies de stelling die u het meest aanspreekt 1. Bij online samenwerking staan de interne instellingsvoorzieningen centraal: 15 % 2. Bij online samenwerking wordt een mix van interne en externe voorzieningen aangewend. 85 % 20