Interne controleplan gemeente Moerdijk

Transcriptie

1

2 Interne controleplan 2014 gemeente Moerdijk Versie

3 Inhoudsopgave Pagina Inhoudsopgave 2 1. Inleiding 3 2. Kaderstelling en visie interne controle 2.1 Kaders gemeenteraad Visie interne controle 4 3. Doelen interne controle? 3.1 Doelen interne controle Relatie met de accountantscontrole Continue proces Waar richt de interne controle zich op? 4 4. Accenten Interne controleplan Speerpunten interne controle Aandachtspunten interne controle Organisatie en werkwijze 5.1 Organisatie interne controlefunctie Doorontwikkeling interne controlefunctie Bepaling interne controle Normenkader interne controle Follow up aanbevelingen Verslaglegging interne controle Bespreken bevindingen met het afdelingsmanagement 9 6. Planning 6.1 Actualisatie interne controleplan Interne controle Accountantscontrole Tijdpad 10 Bijlagen: 1. Planning en omvang te controleren processen 2

4 1. Inleiding Het jaar 2013 is een bijzonder jaar geweest op het gebied van de interne controle. De interne controle op het inkoopproces heeft heel veel tijd gekost en halverwege het jaar is het project control 2 e fase opgestart, waardoor andere interne controlewerkzaamheden in de verdrukking zijn gekomen. De extra inspanningen zijn gelukkig niet voor niets geweest, verbeteringen zijn zichtbaar en er is op managementniveau een discussie op gang gekomen hoe de interne controlefunctie kan worden verbeterd. Binnen de in gang gezette organisatieontwikkeling is de verbetering van de bedrijfsvoering een belangrijk thema. Het college en de directie zijn van mening dat ook de interne controlefunctie daarbij versterkt zal moeten worden. Op grond van de financiële verordening moet elk jaar door het college een interne controleplan worden vastgesteld. In het interne controleplan wordt geregeld hoe de interne controle voor het komende jaar wordt ingericht en welke accenten er zullen worden gelegd. Voor 2014 zal het interne controleplan nog als een separaat plan worden voorgelegd. Gelet op de ontwikkelingen binnen de afdeling Concerncontrol (toevoeging juridische kwaliteitszorg, onderzoek centralisering IC) willen wij 2014 benutten voor het ontwikkelen van een meer integrale aanpak van de (toekomstige) onderzoeks- en controltaken van Concerncontrol (interne controleplan, doelmatigheidsonderzoeken, juridische kwaliteitszorg e.d.). Bij deze aanpak zal het accent meer komen te liggen op het doorlichten en (opnieuw) beschrijven van processen, dan op langdurige onderzoeken waar de interne controle onderdeel uit van zal maken. Daarnaast zal aansluiting gezocht worden bij ontwikkelingen die binnen de organisatie spelen, bijv. leanmanagement. 2. Kaderstelling en visie 2.1 Kaders gemeenteraad Het kader voor de interne controle is door de gemeenteraad vastgelegd in de financiële verordening. Hierin is geregeld dat het college zorgdraagt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een interne controleplan. Financiële verordening (vastgesteld ) Artikel 7. Interne controle 1. Het college draagt er zorg voor dat de interne controle, d.w.z. de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheersbehandelingen, in de reguliere werkprocessen wordt geïntegreerd. Een en ander onder meer ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening. 2. Het college stelt een interne controleplan op, welke ter kennisname aan de raad wordt aangeboden. 3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Een en ander zoals is vastgelegd in het in het tweede lid vermelde interne controleplan. 4. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. In de loop van het jaar (meestal oktober) wordt op voorstel van de Griffie het controleprotocol voor het lopend jaar door de gemeenteraad vastgesteld. Het controleprotocol omvat de geldende wet- en regelgeving waar aan voldaan moet worden. Ten aanzien van de eigen gemeentelijke regelgeving heeft de gemeenteraad de keuze om deze wel of niet onderdeel te laten zijn van de rechtmatigheidstoets van de accountant. Verder zijn in dit protocol de goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de externe accountant vastgelegd. De gemeenteraad van Moerdijk heeft de afgelopen jaren de minimaal vereiste tolerantiepercentages aangehouden ten aanzien van fouten en onzekerheden. De gemeenteraad mag wel strengere eisen stellen aan de tolerantiepercentages, maar geen lichtere. 3

5 2.2 Visie interne controle De gemeentelijke visie met betrekking tot interne controle is dat: De interne controle in opdracht van de algemeen directeur en in het verlengde daarvan het Management Team wordt uitgevoerd door de afdeling Concerncontrol vanuit zijn onafhankelijke rol; De interne controlefunctie van nature kritisch is, maar daarbij nadrukkelijk wordt gezien vanuit de verbeterrol, waarbij wordt meegedacht in het optimaliseren van de processen; Er kwaliteits- en efficiëncywinst behaald kan worden door de rol van Concerncontrol te verstevigen op het gebied van de interne controlefunctie; De interne controle een continue proces is als onderdeel van de PDCA-cyclus die hoort bij een voortdurend lerende organisatie; De interne controle, die momenteel nog veelal gericht is op de controle van de processen met geldstromen, doorgroeit naar een brede kwaliteitstoets van alle processen. 3. Doelen interne controle? 3.1 Doelen interne controle De interne controle heeft als doel: het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen het creëren van de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen om gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen het voortdurend verbeteren van de werkprocessen ten dienste te staan van het management en het college. 3.2 Relatie met de accountantscontrole De organisatie van de interne controle is niet primair bedoeld voor de accountantscontrole, maar staat in de eerste plaats ten dienste van de leiding van de gemeentelijke organisatie. Wel is het zo dat voor de accountant de interne controle een maatstaf kan zijn om, na toetsing van de effectiviteit ervan, mede de aard en omvang van zijn eigen werkzaamheden te bepalen om uiteindelijk te komen tot het geven van een oordeel over de verantwoording. Met andere woorden de accountant zal zijn oordeelsvorming ten aanzien van de jaarrekening en eventuele specifieke accountantsverklaringen zoveel mogelijk baseren op de bevindingen vanuit de interne controle. Daarom is het van groot belang dat, bij het proces van realisering van de interne controle in onze gemeente, de accountant een adviserende taak vervult. 3.3 Continue proces Uitgangspunt is dat de interne controle een continue proces is en niet alleen plaatsvindt rondom de twee momenten dat de accountant langskomt, namelijk bij de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Immers, in de eerste plaats wordt de interne controle uitgevoerd voor de organisatie zelf en niet voor de accountant. Interne controle vindt dus gedurende het gehele jaar plaats. De frequentie en diepgang hangen verder samen met de aard van het betreffende proces, de risico s die daarmee samenhangen en in hoeverre de processen worden beheerst door de organisatie. 3.4 Waar richt de interne controle zich op? De interne controle richt zich in hoofdzaak op het waarborgen van: Juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden en mandaten; Opvolgen van wet- en regelgeving, voorschriften, instructies en procedures; Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van de transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) van informatievoorziening en verantwoordingsrapportages. 4

6 4. Accenten Interne controleplan Speerpunten interne controle Proces inkoop en aanbesteding inclusief inhuur In 2013 heeft de gemeente Moerdijk geen volledig goedkeurende accountantsverklaring verkregen met betrekking tot de jaarrekening Dit heeft geleid tot een verbetertraject ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingsproces. In 2014 zal getoetst worden of de verbeteringen in het proces zijn geborgd. Verder zal gekeken worden hoe wordt voldaan aan de vereisten vanuit de Aanbestedingswet 2013 en het in januari 2014 vastgestelde nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ook zal gekeken worden of de verbeteractie met betrekking tot inhuur derden via Flex West-Brabant goed is geborgd. De interne controle op het inkoopproces zal zich in 2014 ontwikkelen van sec een rechtmatigheidstoets tot meer een kwaliteitstoets op het proces. De interne controle zal meer gespreid worden in het jaar door middel van een maandelijkse toets in plaats van een halfjaarlijkse, zodat er eerder inzicht ontstaat of het proces loopt zoals is vastgelegd. 2. Structurele inbedding afwikkeling aanbevelingen accountants- en interne controlerapportages In 2012 en 2013 zijn er grote slagen gemaakt met betrekking tot het uitvoeren van de diverse verbeteracties uit de managementletters en de interne controles, waarmee de achterstand, die de afgelopen jaren was ontstaan, grotendeels is weggewerkt. Deze inhaalslagen zijn projectmatig uitgevoerd. Het is de bedoeling om in de eerste helft van 2014 het project control 2 e fase af te ronden. Verder is het doel om in 2014 te komen tot een structurele inbedding van de uitvoering van de diverse aanbevelingen zodat voorkomen wordt dat er in de toekomst weer grote achterstanden ontstaan. 3. Kwaliteitsslag interne controlefunctie - besluit ten aanzien van de positionering van de interne controlefunctie (al dan niet centralisatie) - kwaliteitsverbetering interne controleproces (o.a. deskundigheidsbevordering IC-medewerkers en versterking als team van IC-medewerkers - efficiëncywinst interne controleproces - het planmatig uitvoeren van het interne controleplan - het verbeteren van de afstemming met het management en teamhoofden - afstemming juridisch control en de interne controle - integraal jaarplan control 2015 (interne controle, doelmatigheid, processen) 4.2 Aandachtspunten interne controle Overgang belastingen naar de Belastingsamenwerking De gemeentelijke belastingen en retributies zijn per 1 januari 2014 overgegaan naar de Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB). De interne controle op de volledigheid van opbrengsten vindt vanaf dat moment plaats binnen de BWB. De gemeente blijft echter wel eindverantwoordelijk ten aanzien van de verantwoording van de volledigheid van opbrengsten en dient vast te stellen dat de interne controle binnen de BWB deugdelijk is uitgevoerd en de opbrengsten volledig zijn afgedragen. Voor de jaarrekening 2013 vindt de interne controle ten aanzien van de volledigheid van opbrengsten nog wel binnen de gemeente plaats. Een aantal medewerk(st)ers die bij deze interne controle betrokken waren zijn naar de BWB overgegaan. 2. Havengelden De havengelden worden vanaf 2014 uit de belastingsfeer getrokken en zullen privaatrechtelijk in rekening gebracht worden. De administratieve organisatie zal hier op aangepast moeten worden. De nieuwe werkwijze zal extra aandacht vragen vanuit de interne controle om vast te stellen dat de overgang goed verloopt. 5

7 3. Overgang Sociale Zaken naar Werkplein De overgang van Sociale Zaken naar het Werkplein is met 1 jaar uitgesteld tot 1 januari Dit betekent dat de interne controle van de sociale zakenprocessen nog minimaal één jaar binnen de gemeente Moerdijk dient plaats te vinden. In 2014 zal in beeld gebracht moeten worden wat de overgang van sociale zaken naar het Werkplein betekent voor de interne controle. 4. Decentralisatie van rijkstaken op het sociaal domein Vanuit de decentralisatie van rijkstaken op het sociale domein komen grote financiële stromen onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Dit gaat gepaard met forse bezuinigingen. Nagegaan moet worden wat de decentralisatie betekent voor de interne controle. 5. Risicobeheersing grote projecten Projecten (grote investeringen en bouwgrondexploitaties) zullen evenals de afgelopen jaren extra aandacht krijgen bij de interne controle vanwege het risicovolle karakter en de economische crisis. 6. Risicobeheersing GR Havenschap Moerdijk (financieel). Het Havenschap Moerdijk vertegenwoordigt een aanzienlijke waarde, maar brengt ook de nodige financiële risico s met zich mee. De gemeente Moerdijk is voor 50% eigenaar van het schap. In 2014 zal er extra aandacht besteed worden aan hoe de gemeente greep houdt op risico s die de gemeenschappelijke regeling met zich meebrengt. 7. Gemeentelijke informatievoorziening Voor een goede besluitvorming is een deugdelijke informatievoorziening van groot belang. Vanuit de interne controlefunctie wordt de getrouwheid van de informatievoorziening richting management en bestuur getoetst. De organisatie is bezig met de transitie naar het volledig digitaal werken. Dat brengt vraagstukken met zich mee met betrekking tot informatiebeveiliging, autorisaties en terugvindbaarheid. Omdat de organisatie in 2014 bezig is met een verbeteractie ten aanzien van de informatievoorziening zal dit onderwerp vanuit de IC in 2015 weer extra aandacht krijgen waarbij de werking van de verbeteracties zal worden getoetst. 5. Organisatie en werkwijze 5.1 Organisatie interne controlefunctie De gemeentesecretaris en het afdelingsmanagement zijn de opdrachtgevers voor het uitvoeren van de interne controle. Ook vanuit het college of de raad kunnen speerpunten of aandachtspunten voor de interne controle worden meegegeven. De afdeling Concerncontrol en de interne controlemedewerkers voeren uit. Voor een goede uitvoering van de werkprocessen zal het echter noodzakelijk zijn om bepaalde procescontroles in te bakken in het werkproces van de vakafdeling. Naast de uitvoerende rol heeft de afdeling Concerncontrol tevens voor de gehele organisatie een coördinerende rol op het terrein van de interne controle. Ook heeft Concerncontrol een eigen verantwoordelijkheid om de werking van de werkprocessen te toetsen en is daarbij niet afhankelijk van een opdracht van de directie of het afdelingsmanagement. Met de managers vindt minimaal één keer per jaar overleg plaats over de procesbeheersing van de afdeling en de uit te voeren verbeteracties. Verder wordt minimaal twee keer per jaar de overall ICrapportage besproken in het Management Team. Met de teamhoofden vindt minimaal twee keer per jaar overleg plaats over het op te stellen interne controleplan, de risico s in de afdelingsprocessen, de bevindingen, conclusies en aanbeveling van de uitgevoerde interne controles en de follow up op de uit te voeren verbeteracties. Maandelijks vindt een overleg plaats van de overleggroep Interne controle. Deze groep bestaat uit de concerncontroller en de diverse interne controlemedewerkers. Onderwerp van gesprek is met name de voortgang van de uitvoering van de interne controle en de ontwikkeling van de procesbeheersing in de organisatie. 6

8 Schematische weergave In onderstaande figuur is ten aanzien van interne controle de relatie tussen afdelingsmanagement en de afdeling Concerncontrol aangegeven, waarbij ook de rol van de externe accountant is verwerkt. Externe controle door accountant: werkt de interne sturing- en controlecyclus aanvullende checks op risicogebieden zijn de aanbevelingen van de accountant en de interne controle opgevolgd Procescontroles door de vakafdeling: beheersmaatregelen zoals functiescheiding procescontroles vastleggen in traceerbare stappen bewaken termijnen controles op recht, hoogte en duur etc.. Verbijzonderde interne controle door Concerncontrol: beheerst de vakafdeling de risico s? eigen controles op recht, hoogte en duur in dossiers etc. Afdeling Concerncontrol helpt vakafdeling om werkprocessen optimaal in te richten 5.2 Doorontwikkeling interne controlefunctie Het college heeft in oktober 2012 een voorgenomen besluit genomen om de uitvoering van de interne controle centraal onder te brengen bij de afdeling Concerncontrol. In 2013 is er onderzoek gedaan naar de voor- en nadelen van een centralisatie van de interne controlefunctie. In het eerste halfjaar van 2014 zal er een voorstel gedaan worden richting het Management Team en de directie en vervolgens het college. 5.3 Bepaling van de interne controle Jaarlijks wordt bezien welke processen onderdeel uitmaken van de interne controle. Principe hierbij is die processen in de controle te betrekken waar: de risico s in de processen als hoog worden ingeschat; op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden; registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen voort kunnen vloeien; bij eerdere controles verbeterpunten zijn geconstateerd. Bij het bepalen van de omvang en diepgang van de controle van een proces wegen een aantal aspecten mee, namelijk: hoe risicovol is het proces; de omvang van de geldstroom; het aantal posten; welke zekerheden er in onder andere het proces en de informatiesystemen zitten; bevindingen uit eerdere controles. Naarmate de processen meer in control zijn, is er minder interne controle noodzakelijk. 7

9 De afdeling Concerncontrol heeft, vanuit haar onafhankelijke rol, de bevoegdheid om een onderzoek te (laten) doen naar een door haar gekozen item dan wel bij de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle dit item als aandachtspunt mee te nemen. 5.4 Normenkader interne controle Aan de hand van het normenkader (wet- en regelgeving) wordt jaarlijks door de griffier, in samenspraak met de concerncontroller, een controleprotocol opgesteld dat een leidraad is voor de accountantscontrole en de interne controle. De interne controle beslaat zowel de getrouwheid, de volledigheid als de rechtmatigheid. De interne controlefunctionaris draagt zorg voor het opstellen van een checklist die gebaseerd is op het normenkader en stemt deze af met de concerncontroller en de accountant. De checklist van een proces geeft inzicht in: de geldende in- en externe regelgeving; de aan het proces verbonden risico s; de beheersmaatregelen waarmee de risico s zijn te voorkomen / reduceren; de uit te voeren interne controlewerkzaamheden. Ten behoeve van de zogenaamde Sisa-regelingen (verkregen subsidies) is een format opgesteld om inzicht te krijgen in de aan de regeling verbonden risico s en te genomen beheersmaatregelen. 5.5 Uitvoering interne controle Om goed zicht te krijgen op de werking van het werkproces wordt per proces minimaal één lijncontrole uitgevoerd. De lijncontrole gaat vooraf aan de interne controle om vast te stellen of het proces verloopt conform de procesbeschrijving. De lijncontrole dient derhalve in het eerste kwartaal van het jaar uitgevoerd worden. De interne controle is een continue proces en vindt zodoende het hele jaar door plaats. Elke interne controlefunctionaris maakt jaarlijks een werkplan voor het uitvoeren van de interne controle op de aan hem/haar toebedeelde processen en stelt de concerncontroller in het bezit van dit plan. De diverse werkplannen maken onderdeel uit van dit interne controleplan. Tevens wordt aan de concerncontroller gerapporteerd over de uitgevoerde interne controles. 5.6 Follow up aanbevelingen Naast de processen die onderdeel uitmaken van de interne controle maakt ook het volgen van de afwikkeling van de aanbevelingen uit de rapportages van de accountant en de interne controles deel uit van de ic-werkzaamheden. Vanuit het project Control 2 e fase is in 2013 een extra impuls gegeven aan de uitvoering van de diverse verbeteracties. In de eerste helft van 2014 zal dit project worden afgerond. 5.7 Verslaglegging interne controle Van de uitgevoerde interne controle wordt een verslag gemaakt en er wordt een controledossier aangelegd waarin alle controlebescheiden, daar waar mogelijk digitaal, worden bewaard. Het interne controleverslag is opgebouwd uit de volgende items: proces verslagperiode aan het proces verbonden risico s hoe is deelwaarneming bepaald (welke en hoeveel dossiers) verrichte controlewerkzaamheden bevindingen conclusies aanbevelingen follow-up aanbevelingen uit eerdere controles controle in cijfers 8

10 datum verslag interne controle uitgevoerd door Het verslag is dusdanig geformuleerd dat het bruikbaar is voor het afdelingsmanagement, de concerncontroller en de accountant. De IC-verslagen vormen de input voor de door Concerncontrol op te stellen totaalrapportage. De totaalrapportage wordt ter bespreking aangeboden aan het Management Team en de directie en ter kennisname aan de accountant. 5.8 Bespreken bevindingen met het afdelingsmanagement De interne controlefunctionarissen stemmen met het afdelingsmanagement af of de bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden juist zijn verwoord. De overallrapportage van de afdeling Concerncontrol en de rapportages van de accountant worden ook afgestemd met het afdelingsmanagement. Vermeden moet worden dat in het vervolgproces nog gediscussieerd wordt over het waarheidsgehalte van de bevindingen. 6. Planning 6.1 Actualisatie interne controleplan Bij de uitgangspunten is aangegeven dat jaarlijks zal worden bezien welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zal zijn. Er zal dus jaarlijks een actualisatie worden uitgevoerd. Deze actualisatie zal in de maand oktober voorafgaand aan het controlejaar plaatsvinden. Het Interne controleplan zal in november/december besproken worden in het MT zodat de vaststelling door het college van B&W in december voorafgaande aan het controlejaar kan worden vastgesteld. Deze planning is voor 2014 niet gehaald. Voor 2015 zal getracht worden een integraal jaarplan op te stellen gericht op kwaliteitszorg in de brede zin waarin de rechtmatigheidstoets een onderdeel is. 6.2 Interne controle Per proces wordt door de interne controlefunctionaris(sen) in een werkplan voor het komend jaar vastgelegd wanneer de interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd en wanneer hierover wordt gerapporteerd aan de concerncontroller en het afdelingsmanagement. Deze jaarplanning maakt onderdeel uit van dit interne controleplan. Dit werkplan is gereed in de eerste helft van november. In bijlage 1 is de planning van de uit te voeren interne controle per proces opgenomen. 6.3 Accountantscontrole De jaarrekeningcontrole 2013 zal in de loop van april 2014 worden uitgevoerd door de externe accountant. Dat betekent dat daarvóór de interne controles over het jaar 2013 uitgevoerd moeten zijn en de uitkomsten op hoofdlijnen zijn besproken in het Management Team. De interim-controle waarvan door de accountant verslag wordt gedaan door middel van de managementletter vindt plaats in de loop van oktober In het traject vindt terugkoppeling plaats vanuit de accountant richting het afdelingsmanagement. 9

11 6.4. Tijdpad januari februari maart april mei juni rapportages interne controle t/m 4 e kwartaal 2013 gereed overall-rapportage interne controle 2 e half jaar 2013 aan directie/mt en college overleg met de teamhoofden (uitgevoerde IC s, openstaande verbeteracties, risico s binnen de processen, ontwikkelingen werkgebied team) uitvoeren jaarrekeningcontrole 2013 door accountant rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole aan directie/mt, college en rekeningcommissie/raad vaststellen jaarrekening door raad juli - augustus - september oktober november december rapportages interne controle t/m 2 e kwartaal 2014 gereed overleg met de teamhoofden (uitgevoerde IC s, openstaande verbeteracties, risico s binnen de processen, ontwikkelingen werkgebied team, voorbereiding werkplan IC 2015) overall-rapportage interne controle 1 e half jaar 2014 aan directie/mt en college uitvoeren interim-controle 2014 door accountant inclusie terugkoppeling afdelingen werkplannen actualiseren ten behoeve van interne controle 2015 managementletter interim-controle 2014 aan directie/mt en college werkplannen 2015 IC-ers gereed overleg met de managers (hoofdlijnen ontwikkelingen afdeling, risico s afdelingsprocessen, aandachtsgebieden IC, uitgevoerde IC s) managementletter interim-controle 2014 aan rekeningcommissie bespreken interne controleplan / integraal jaarplan control/kwaliteitszorg 2015 in directie/mt vaststellen interne controleplan / integraal jaarplan control/kwaliteitszorg 2015 door college 10