Belastingdienst. Handboek Loonheffingen 2011

Transcriptie

1 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011 Uitgave januari 2011

2

3 Handboek Loonheffingen 2011 Uitgave januari 2011

4 Voorwoord Geachte lezer, In dit handboek vindt u informatie over de loonheffingen in 2011: de loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. In dit handboek gaan wij ook in op de administratieve verplichtingen die u als inhoudingsplichtige hebt. De Belastingdienst is verantwoordelijk voor de heffing en inning van de loonheffingen. Voor alle loonheffingen hebt u dus met één loket te maken: de Belastingdienst. UWV is verantwoordelijk voor de uitkeringen van de werknemersverzekeringen en het beheer van de werknemersgegevens die u met de aangifte loonheffingen aan ons doorgeeft. Voor alle loonheffingen geldt een uniform loonbegrip. Dit loon is de basis voor de berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Maar de grondslag waarover de heffingen worden berekend, is niet altijd hetzelfde. Als er verschillen zijn, vermelden we dit. Het handboek is samengesteld op basis van de wet- en regelgeving per 1 januari Nieuws en wijzigingen in de regelgeving na 1 januari 2011 leest u in Belastingdienst actueel op Wij adviseren u om hier ten minste één maal per maand te kijken of er wijzigingen zijn. U kunt zich ook aanmelden voor RSS-feeds: zo blijft u op de hoogte van het laatste nieuws. Een overzicht van al het loonheffingennieuws vindt u op onder Nieuw in In dit handboek hebben we een nieuw hoofdstuk opgenomen over de nieuwe werkkostenregeling (zie hoofdstuk 17). Het handboek telt dit jaar dan ook 25 hoofdstukken in plaats van 24. Vanaf 2011 verschijnt dit handboek alleen nog digitaal op u kunt dus niet meer een papieren versie bestellen bij ons. Alleen als u ontheffing van ons hebt gekregen voor het doen van elektronisch aangifte, krijgt u de informatie nog op papier. Dit is een uitgave van: Belastingdienst Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

5 Inhoud Introductie 13 Voor wie is dit handboek bestemd? 13 Wat zijn loonheffingen? 13 Wanneer krijgt u te maken met loonheffingen? 14 Aanmelden en gegevens administreren 14 Loonadministratie aanleggen en onderhouden 14 Waarover loonheffingen berekenen? 14 Cao-beoordelingen 14 Bedragen in de loonstaat boeken 15 Loonstrook verstrekken 15 Loonheffingen afdragen 15 Correcties doorgeven 15 Deel 1 Stappenplan 17 1 Stap 1 Nagaan of er een dienstbetrekking is Wat is een dienstbetrekking? Echte dienstbetrekking Fictieve dienstbetrekking Vroegere dienstbetrekking Geen dienstbetrekking voor de werknemersverzekeringen Artiesten en beroepssporters: aparte groep voor loonbelasting Verklaring arbeidsrelatie Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde 21 2 Stap 2 Gegevens werknemer administreren Aanmelden als werkgever Identiteit van uw werknemer vaststellen Samenhangende groep inhoudingsplichtigen Identificatie op de werkplek Verzuimboete Gegevens voor de loonheffingen krijgen Welke gegevens moet u krijgen? Gegevens voor de loonheffingen niet nodig Gegevens voor de loonheffingen controleren en administreren Gegevens voor de loonheffingen bewaren en opsturen Verzuimboete Eerstedagsmelding doen Voor wie eerstedagsmelding doen? Wanneer eerstedagsmelding doen? Welke gegevens geeft u door? Hoe eerstedagsmelding doen? Fusie of overname en dergelijke Anoniementarief 26 3 Stap 3 Loonadministratie aanleggen Informatie voor de loonadministratie Administratieve verplichtingen Samenhangende groep inhoudingsplichtigen Bijzondere administratieve verplichtingen Oude regeling: vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen Werkkostenregeling: vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen Beschikkingen en verklaringen Loonbestanddelen die onder de eindheffing vallen Spaarloonregeling Levensloopregeling Afdrachtverminderingen Vergoedingen en verstrekkingen die verband houden met vervoer Kosten en rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning Bewaartermijn en controle 31 4 Stap 4 Bepalen wat tot het loon behoort Uniform loonbegrip voor de loonheffingen Uitzonderingen op het uniforme loonbegrip Loon uit tegenwoordige of vroegere dienst betrekking Loon in geld Nettoloonafspraak ZW-, WW- en WAO/WIA-uitkeringen die u aan een werknemer doorbetaalt Fooien en ander loon van derden Loon in natura Vergoedingen en verstrekkingen Oude regeling: vrije vergoedingen en verstrekkingen Werkkostenregeling: vergoedingen en verstrekkingen Uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen Aanspraken en uitkeringen op grond van aanspraken Uitkeringen anders dan op grond van aanspraken Afstaan van loon (doorbetaaldloonregeling) Negatief loon Verzekeringsuitkeringen belast voor de loonheffingen 39 5 Stap 5 Premies werknemers verzekeringen berekenen Werknemersverzekeringen en premies Sectoraansluiting Premie WW Deel voor het Algemeen werkloosheidsfonds (WW-Awf) 42 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

6 5.2.2 Deel voor het sectorfonds (sectorpremie) Deel voor de kinderopvang Deel voor de ZW Premie WAO Premie WIA Basispremie IVA en WGA (WIA) Gedifferentieerde premie WGA Gedifferentieerd WGA-premiepercentage niet of te laat gekregen Overgang van een onderneming en gedifferentieerde premie WGA Regres en gedifferentieerde premie WGA WGA-premie verhalen op uw werknemers Premies werknemersverzekeringen berekenen Maximumpremieloon en franchise Berekening per loontijdvak Berekening met voortschrijdend cumulatief rekenen Kortingen en vrijstellingen Premievrijstelling oudere werknemers Premiekorting oudere werknemers Premiekorting in dienst nemen oudere werknemers Premiekorting in dienst hebben oudere werknemers Samenloop premiekorting in dienst nemen oudere werknemers en premiekorting in dienst hebben oudere werknemers Premiekorting oudere werknemers toepassen Hoogte van de premiekorting oudere werknemers Premiekorting arbeids gehandicapte werknemers U hebt een werknemer al in dienst U neemt een werknemer in dienst Premiekorting arbeidsgehandicapte werknemers toepassen Hoogte van de premiekorting arbeids gehandicapte werknemers Premiekortingen verrekenen en toetsen Premievrijstelling marginale arbeid Premievrijstelling jonge werk nemers (kleinebanenregeling) Eigenrisicodragerschap werknemers verzekeringen Eigenrisicodragerschap voor de WGA Eigenrisicodragerschap voor de ZW Teruggaaf van in 2010 te veel betaalde premies werknemers verzekeringen Te veel betaalde premies werknemersverzekeringen Teruggaaf van de te veel betaalde premies werknemersverzekeringen Berekening en terugbetaling van de teruggaaf Brief over de teruggaaf Teruggaaf gedifferentieerde premie WGA verwerken 59 6 Stap 6 Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw berekenen Nominale premie Zvw Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw Bijdrage Zvw inhouden Bijdrage Zvw aanmerkelijkbelanghouder en directeur-grootaandeelhouder Bijdrage Zvw vergoeden Vergoeding ziektekostenregeling verrekenen met vergoeding bijdrage Zvw Uitzonderingen Teruggaaf van in 2010 te veel betaalde bijdrage Zvw Teruggaaf van de te veel betaalde bijdrage Zvw Berekening van de teruggaaf Toerekening van de teruggaaf Brief over de teruggaaf Teruggaaf verwerken Bijzondere situaties 65 7 Stap 7 Loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen Grondslag voor de loonbelasting/ volksverzekeringen bepalen Wanneer loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden: hoofdregel Wanneer loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden: uitzonderingen op de hoofdregel Loonbelasting/premie volks verzekeringen berekenen: rekenvoorschriften en tabellen Hoe gebruikt u de tabellen? Witte tabellen Groene tabellen Loontijdvak en tijdvaktabellen Tijdvaktabellen: bijzondere situaties Tabellen voor bijzondere beloningen Tabellen voor bijzondere groepen werknemers Herleidingsregels voor de loonbelasting/ premie volksverzekeringen Aandachtspunten bij het gebruik van de tabellen Van nettoloon naar brutoloon: bruteren Eindheffing Regels voor de samenvoeging van lonen U betaalt een werknemer of uitkerings gerechtigde verschillende lonen uit vroegere dienstbetrekking UWV laat een uitkering door u betalen UWV betaalt een uitkering rechtstreeks aan een (ex-)werknemer van u en u betaalt een aanvulling 82 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

7 8 Stap 8 Bedragen in de loonstaat boeken Rubrieken loonstaat Kolommen loonstaat Kolom 1: loontijdvak Kolom 2: vervallen Kolom 3: loon in geld Kolom 4: loon anders dan in geld Kolom 5: fooien en uitkeringen uit fondsen Kolom 6: totaal van kolom 3 tot en met Kolom 7: aftrekposten voor alle heffingen Kolom 8: loon voor de werknemersverzekeringen Kolom 9: loon in geld, uitsluitend voor de loonbelasting/volksverzekeringen en Zvw Kolom 10: loon anders dan in geld, uitsluitend voor de loonbelasting/volksverzekeringen en Zvw Kolom 11: ingehouden premie WW en vereveningsbijdrage Kolom 12: loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) Kolom 13: loon, uitsluitend voor de loonbelasting/volksverzekeringen Kolom 14: loon voor de loonbelasting/ volksverzekeringen Kolom 15: ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen Kolom 16: ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw Kolom 17: uitbetaald Kolom 18: verrekende arbeidskorting Kolom 19: levensloopverlofkorting 88 9 Stap 9 Loonstrook aan werknemers geven Stap 10 Loonheffingen aangeven en betalen Aangiftetijdvak Aangifte doen Hoe aangifte doen? Wanneer aangifte doen? Nihilaangifte en nulaangifte Samenhangende groep inhoudingsplichtigen Nummer inkomstenverhouding (nummer dienstbetrekking) Bedragen afronden in uw aangifte Status van uw aangiften Storing in computersysteem Bezwaar maken U bent niet meer inhoudingsplichtig Controle van de aangifte na verzenden Betalen Hoe betalen? Wanneer betalen? Loonheffingen verrekenen met teruggaaf omzetbelasting Boetes U betaalt te laat, niet of te weinig (betaalverzuim) U doet geen of te laat aangifte (aangifteverzuim) Samenloop van betaal- en aangifteverzuim U doet onjuist of onvolledig aangifte (aangifteverzuim) Uitzonderlijke of bijzondere situaties Aansprakelijkheid Inleners van personeel Bestuurders van vennootschappen, verenigingen, stichtingen en buitenlandse rechtspersonen Aannemers in een keten Bezwaar tegen aansprakelijkstelling en bedrag G-rekening Aangiften pseudo-eindheffing Aangifte pseudo-eindheffing voor excessieve vertrekvergoedingen Aangifte pseudo-eindheffing bij backservice Stap 11 Aangiften corrigeren Welke gegevens moet u corrigeren en wanneer? Welke gegevens corrigeren? Wanneer corrigeren? Manieren van corrigeren Opnieuw de hele aangifte verzenden Aanvullende aangifte verzenden Correctie bij een aangifte verzenden Losse correctie verzenden Correcties over Aangiftetermijn is nog niet voorbij Aangiftetermijn is al voorbij Correcties over 2006, 2007, 2008, 2009 en Correcties over 2006, 2007, 2008 of Correcties over Heffingsrente en boetes bij corrigeren Heffingsrente Boetes Schema correcties over 2011, 2010, 2009, 2008, 2007 en Stap 12 Jaaropgaaf geven Jaaropgaaf Stap 13 Informatie geven bij controle Boekenonderzoek Waarneming ter plaatse Meewerken aan controle Bewaartermijn 108 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

8 14 Stap 14 Einde van inhoudings plicht of dienstbetrekking U bent niet langer inhoudingsplichtig Verandering van de rechtsvorm Dienstbetrekking van een werknemer eindigt Auto van de zaak Levenslooptegoed Studiekosten Vakantiedagen Werknemer gaat bij een ander concern onderdeel werken 111 Deel 2 Thema s Bijzondere arbeidsrelaties Aandeelhouders met een aanmerkelijk belang Directeur-grootaandeelhouder Doorbetaaldloonregeling Aannemers van werk en hun hulpen Agenten en subagenten Artiesten A-topsporters Beroepssporters Bestuurders van coöperaties met werknemerszelfbestuur Commissarissen Gelijkgestelden Leerlingen en stagiairs Meewerkende kinderen Vereenvoudigde regeling voor meewerkende kinderen Waardering kleding meewerkende kinderen Waardering van aan meewerkende kinderen verstrekte maaltijden Waardering inwoning van meewerkende kinderen Oproepkrachten Personeel in het kader van het persoonsgebonden budget sociale werkvoorziening Personeel of dienstverlening aan huis Pseudowerknemers (opting-in) Sekswerkers die werken voor een exploitant Studenten en scholieren Voorwaarden en verplichtingen Toepassing studenten- en scholieren regeling Beëindiging studenten- en scholieren regeling Thuiswerkers en hun hulpen Wie is inhoudings- en premieplichtig? Verdeling van loon tussen een thuiswerker en zijn hulpen Speciale regels loonbelasting/premie volksverzekeringen voor thuiswerkers (en hun hulpen) Uitzendkrachten Vrijwilligers Werknemers van 65 jaar en ouder Wonen en/of werken in het buitenland Werknemers die wonen in Nederland en werken in het buitenland Inhouding en betaling van loonbelasting Inhouding en betaling van premie volksverzekeringen en bijdrage Zvw Betalen van premies werknemers verzekeringen Werknemers die wonen in het buitenland en werken in Nederland Beschikken over een BSN/sofinummer Inhouding en betaling van loonbelasting Vrijstelling van aangifte inkomsten belasting/ premie volksverzekeringen voor uw werknemer Inhouding en betaling van socialezekerheidspremies Werknemers die wonen en werken in het buitenland De 30%-regeling Werknemers uitgezonden naar het buitenland Werknemers komen naar Nederland Werknemers komen naar Nederland: vrijstelling van aangifte inkomsten belasting/premie volksverzekeringen voor uw werknemers Inhoud van de regeling Bestuurders en commissarissen Grensarbeiders Uitkerings- en pensioengerechtigden Studenten Hoogleraren en andere docenten Vrijwillige verzekering Werkgevers die niet in Nederland wonen of gevestigd zijn In het buitenland gevestigde ondernemingen die personeel op de Nederlandse arbeidsmarkt ter beschikking stellen Werkkostenregeling en buitenlandsituaties Werkkostenregeling en werknemers die wonen in Nederland en werken in het buitenland Werkkostenregeling en werknemers die wonen in het buitenland en werken in Nederland Werkkostenregeling en werknemers die wonen en werken in het buitenland Werkkostenregeling en buitenlandse werknemers in Nederlandse salaris administratie Werkkostenregeling en extraterritoriale vergoedingen en de 30%-regeling Werkkostenregeling en werkgevers die niet in Nederland wonen of gevestigd zijn Overzicht buitenlandsituaties en werkkostenregeling Werkkostenregeling Hoe werkt de werkkostenregeling? Geen loon of geen belast loon Gerichte vrijstellingen 147 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

9 Gebruikelijkheidstoets Loon in natura waarderen Hoe werkt de vrije ruimte? Kiezen: wel of geen gebruikmaken van de werkkostenregeling Als u voor de werkkostenregeling kiest Als u niet voor de werkkostenregeling kiest Buitenlandsituaties Voorbeelden werkkostenregeling Schema werkkostenregeling Overzichten van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen Gerichte vrijstellingen Loon in natura met een nihilwaardering Bijzondere vormen van loon Aandelenopties Aanspraken, en uitkeringen op grond van aanspraken Aanspraak behoort tot loon, uitkeringen (soms gedeeltelijk) vrijgesteld Aanspraak vrijgesteld, uitkeringen behoren tot het loon Aanspraak (gedeeltelijk) vrijgesteld, uitkeringen (gedeeltelijk) vrijgesteld Aanspraak ten onrechte niet tot loon gerekend Apparatuur, gereedschap en instrumenten Arbovoorzieningen Bedrijfsfitness Bewassing, energie en water Cafetariaregeling Computers Consumpties Contributie personeels verenigingen, lief- en leedpotjes en dergelijke Contributie vakbond Cursussen, vakliteratuur en dergelijke Dagbladen Diensttijduitkeringen Eenmalige uitkering bij ontslag (aanspraken en uitkeringen) (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit (aanspraken en uitkeringen) (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval (aanspraken en uitkeringen) Eenmalige uitkering bij overlijden anders dan als gevolg van een ongeval (aanspraken en uitkeringen) Fiets Geldboetes Geschenk in natura Gouden handdruk Huisvesting buiten de woonplaats Huisvesting, bewassing, energie en water voor enkele bijzondere groepen werknemers Internet- en telefoonaansluitingen Inwoning Kinderbijslag Kinderopvang Maaltijden Maaltijden, kleding en inwoning voor meewerkend kind Onregelmatige diensten en continudiensten Outplacement Parkeergelegenheid Pensioen-, prepensioen- en VUT-regelingen Pensioenregelingen Prepensioen- en VUT-regelingen Periodieke uitkeringen ter vervanging van gederfd of te derven loon Banksparen Personeelsfeesten, -reizen en dergelijke Personeelsleningen Persoonlijke verzorging Premies ongevallenverzekering Privévervoermiddelen voor het werk Producten uit eigen bedrijf Reizen Representatiekosten, relatiegeschenken Schade aan of verlies van persoonlijke zaken Schade die in het algemeen niet wordt verzekerd Spaarregelingen Studiekosten Telefoon Uitkeringen uit fondsen Vakantiebonnen en tijdsparen Vergoeding voor loonbelasting, premie volksverzekeringen en dergelijke Verhuiskosten Verlof Vakantie- en compensatieverlof Geclausuleerd verlof Verlof tijdens rust- en feestdagen Spaarloonregeling en levensloopregeling (Werk)kleding en uniformen Werknemers uitgezonden naar het buitenland Werknemers uitgezonden naar Nederland Werkruimte thuis en inrichting werkruimte Woning Ziektekosten Ziektekostenregelingen ZW, Wet Wajong, WAZO, WW, WAO/WIA en overeenkomstige aanspraken Vervoer en reiskosten Reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets enzovoort 188 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

10 Onbelaste vergoeding van maximaal 0,19 per kilometer Vaste vergoeding Vergoeding totale autokosten Vergoeding hoger dan 0,19 per kilometer en andere vergoedingen Vergoedingen administreren en bewaren Reizen met openbaar vervoer Vergoeden van de kosten Verstrekken van vervoerbewijzen Ter beschikking stellen van vervoerbewijzen Vervoer van en naar een station of halte Reisaftrek voor de inkomstenbelasting Schema openbaar vervoer Reizen met een personenauto van de zaak Begrip personenauto Regeling voor privégebruik auto Wachtdienstregeling Hoogte privégebruik en eigen bijdrage werknemer Privégebruik en weinig of geen loon in geld Grondslag voor de bijtelling privégebruik auto Een deel van het kalenderjaar een auto ter beschikking stellen In de loop van het kalenderjaar een andere auto ter beschikking stellen Meer dan een auto tegelijk ter beschikking stellen Auto s die ingericht en uiterlijk herkenbaar zijn voor bepaalde diensten (Collectieve) afspraak over privégebruik met de Belastingdienst Geen bijtelling bij maximaal 500 kilometer privégebruik Verklaring geen privégebruik auto Wijzigen of intrekken Verklaring geen privégebruik auto Rittenregistratie Ander bewijs Auto s van vijftien jaar en ouder Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche Gevolgen bijtelling voor loongerelateerde regelingen Verwerking privégebruik auto in de aangifte loonheffingen Schema ter beschikking gestelde personenauto Reizen met een bestelauto van de zaak Begrip bestelauto Verbod privégebruik bestelauto Gebruik bestelauto buiten werktijd niet mogelijk Bestelauto (bijna) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen Berekening van de bijtelling Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto Verklaring geen privégebruik auto Vereenvoudigde rittenregistratie Schema ter beschikking gestelde bestelauto Reizen met een ander vervoermiddel van de zaak Reizen met een taxi, boot of vliegtuig Fietsen Vergoeden van een fiets Verstrekken van een fiets Ter beschikking stellen van een fiets Met de fiets samenhangende zaken en fietsverzekering Schema fiets Personeelslening voor (elektrische) fiets of elektrische scooter Carpoolregeling Uw werknemer reist met een eigen auto Uw werknemer reist met een auto van de zaak Vervoer vanwege de werkgever Parkeergelegenheid Uw werknemer reist met een eigen vervoermiddel Uw werknemer reist met een vervoermiddel van de zaak Reiskosten voor periodiek gezinsbezoek Tijdelijk ander vervoer door wegwerkzaamheden Spaarregelingen Spaarloonregeling Effectensparen Toegestane bestedingen bij een spaarloonregeling Beëindiging deelname aan een spaarloonregeling Administratieve verplichtingen bij een spaarloonregeling Boeking in de loonstaat Geen samenloop met levensloopregeling Levensloopregeling Sparen in levensloopregeling Overgangsregeling oudere werknemers Deeltijd, demotie en loonsverlaging Bijdrage werkgever Geen samenloop met spaarloonregeling Schriftelijk vastleggen Opnemen uit levenslooptegoed Overlijden van de werknemer Levensloopverlofkorting Levensloopregeling en pensioen Ouderschapsverlofkorting Deelname directeur-grootaandeelhouder aan levensloopregeling Meer informatie 223 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

11 21 Heffingskortingen Loonheffingskorting Algemene heffingskorting Arbeidskorting Ouderenkorting Alleenstaande-ouderenkorting Jonggehandicaptenkorting Levensloopverlofkorting Eindheffingen Naheffingsaanslagen Tijdelijke knelpunten van ernstige aard Publiekrechtelijke uitkeringen Bezwaarlijk te individualiseren loon Loon met een bestemmingskarakter Spaarloon Geschenken in natura Bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen VUT-regelingen Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto s Pseudo-eindheffingen Pseudo-eindheffing voor excessieve vertrekvergoedingen Pseudo-eindheffing bij backservice Werkkostenregeling Eindheffing berekenen Tabeltarief Enkelvoudig tarief Vast tarief van 15%, 20%, 25%, 30%, 45%, 52%, 75% of 80% Vast bedrag van 300 op jaarbasis Afdrachtverminderingen Algemeen Begrip werknemer Loontijdvak Loon en toetsloon Deeltijdfactor Samenloop van meerdere afdracht verminderingen Verrekening in de aangifte loonheffingen e week Afdrachtvermindering onderwijs Werknemer die beroepspraktijkvorming van de beroepsbegeleidende leerweg volgt Werknemer die is aangesteld als assistent of onderzoeker in opleiding of als promovendus Werknemer die is aangesteld bij een privaatrechtelijke rechtspersoon of TNO Werknemer die werk doet in het kader van een initiële opleiding in het hoger beroepsonderwijs (hbo) Werknemer die (ex-)werkloze is met scholing tot startkwalificatieniveau Leerling die een leer-werktraject in het derde of vierde jaar van de basisberoepsbegeleidende leerweg van het vmbo volgt Stagiair die stage loopt in het kader van een beroepsopleiding in de beroepsopleidende leerweg op mbo-niveau 1 of Werknemer die een EVC-procedure volgt Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk Toepassing van de afdrachtvermindering s&o Hoogte afdrachtvermindering Afdrachtvermindering verrekenen in aangifte Correctie-s&o-verklaring Administratieve verplichtingen Samenloop met andere afdrachtverminderingen Afdrachtvermindering zeevaart Toepassing van de afdrachtvermindering Hoogte afdrachtvermindering Administratieve verplichtingen Samenloop met andere afdrachtverminderingen Personeel aan huis Wat zijn huishoudelijke werkzaamheden? Dienstverlening aan huis Vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis Aanmelden als werkgever Identiteit vaststellen Opgaaf gegevens voor de loonheffingen Loonadministratie voeren Loonstaat aanleggen Loonheffingen berekenen Loonheffingen inhouden en betalen Jaaropgaaf personeel aan huis invullen en geven Hulpstaten Vrijstelling voor buitenlandse au pairs Gemoedsbezwaarden De werknemer is gemoedsbezwaard voor de volksverzekeringen en de Zvw De werknemer is gemoedsbezwaard voor de werknemersverzekeringen De werkgever is gemoedsbezwaard voor de volksverzekeringen en de Zvw en/of de werknemers verzekeringen Te veel betaalde premie- en/of bijdragevervangende loonbelasting Premiekorting of -vrijstelling Aangifte loonheffingen en jaaropgaaf 257 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

12 Tarieven, bedragen en percentages vanaf 1 januari Adressenlijst 273 Afkortingenlijst 274 Verklarende woordenlijst 275 Bijlage 1 Uitzonderingen op het uniforme loonbegrip 279 Bijlage 2 Model loonstaat 280 Bijlage 3 Codes voor de aangifte loonheffingen Bijlage 4 Tijdvakcodes, aangifte- en betaaldatums 289 Bijlage 5 Jaaropgaaf Bijlage 6 Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen 291 Register 292 Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011

13 Introductie Voor wie is dit handboek bestemd? Dit handboek is bestemd voor iedereen die te maken heeft met de inhouding en afdracht van loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (hierna: bijdrage Zvw). Het handboek is dus voor u bedoeld als u werkgever bent of inhoudingsplichtige bij een uitkeringsinstantie, maar bijvoorbeeld ook als u bij een loonadministratie werkt. Leeswijzer De opbouw van dit handboek is als volgt. In deze introductie leggen we eerst in het kort de belangrijkste begrippen uit voor de loonheffingen (loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw). Verder gaan we in op wat u moet doen om tot een juiste afdracht te komen. Dit traject komt daarna uitgebreid aan de orde in het Stappenplan (deel 1). Tot slot behandelen we een aantal thema s over bijzondere regelingen voor de loonheffingen (deel 2). Achter in het handboek vindt u een aantal bijlagen, waaronder de tarieven, bedragen en percentages voor De Nieuwsbrief Loonheffingen 2011 en het loonheffingennieuws tot en met december 2010 zijn ook in dit handboek verwerkt. Wat zijn loonheffingen? De loonheffingen zijn: loonbelasting en premie volksverzekeringen premies werknemersverzekeringen bijdrage Zvw Loonbelasting en premie volksverzekeringen Loonbelasting en premie volksverzekeringen heft en betaalt u in één bedrag. Daar waar verschil is tussen de loonbelasting en premie volksverzekeringen, hebben we dat duidelijk vermeld. De loonbelasting/premie volksverzekeringen is een voorheffing op de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. Dit betekent het volgende: De verstrekker van het loon of de uitkering houdt de loonbelasting/premie volksverzekeringen in. De verstrekker noemen we de inhoudingsplichtige. De ontvanger van het loon of de uitkering hoeft door de inhouding geen of minder inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen te betalen. De ontvanger noemen we de werknemer. De loonbelasting/premie volksverzekeringen is in het algemeen een werknemersschuld. Maar er zijn uitzonderingen, waaronder de eindheffing (zie ook hoofdstuk 22). De volksverzekeringen zijn: Algemene ouderdomswet ( aow) Algemene nabestaandenwet (Anw) Algemene wet bijzondere ziektekosten ( awbz) Algemene kinderbijslagwet ( akw) De Sociale Verzekeringsbank voert de meeste volksverzekeringen uit. Deze instantie is verantwoordelijk voor de uitkeringen op grond van de volksverzekeringen, maar is niet verantwoordelijk voor de heffing. Dat is de Belastingdienst. De ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen draagt u in één bedrag aan ons af. Voor de akw hoeft u geen premie te betalen. Premies werknemersverzekeringen Naast loonbelasting/premie volksverzekeringen moet u premies werknemersverzekeringen inhouden. De werknemersverzekeringen zijn: Ziektewet ( zw) Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen ( wia) Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering ( wao) Werkloosheidswet ( ww) Wij zorgen voor de heffing van de premies werknemersverzekeringen. Het bedrijfs- en beroepsleven is voor de uitvoering van de werknemersverzekeringen ingedeeld in sectoren. U bent als werkgever van rechtswege bij een sector aangesloten. De werknemersverzekeringen geven werknemers onder bepaalde voorwaarden recht op een uitkering. uwv verzorgt de uitkeringen. Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011 Introductie 13

14 U moet als werkgever premies voor de werknemersverzekeringen betalen. U mag een deel van het wga-premiebedrag inhouden op het nettoloon van de werknemer, maar dat is geen verplichting. De premie zw is opgenomen in de premie ww en wordt dus niet apart geheven. Voor 2011 is het werknemersdeel van de ww-premie op 0% vastgesteld. Als werkgever betaalt u de premies aan ons. Bijdrage Zvw Op grond van de Zorgverzekeringswet (Zvw) moet een werknemer bij een zorgverzekeraar een nominale premie betalen voor zijn ziektekostenverzekering. Daarnaast moet u een bijdrage Zvw inhouden op het loon van de werknemer. Als de werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet of bepaalde uitkeringen, dan moet u de bijdrage Zvw aan hem vergoeden. De vergoeding is belast als loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen, maar onbelast voor de overige loonheffingen. Voor de werknemer betekent dit dat hij van u de bijdrage Zvw vergoed krijgt, maar dat de loonbelasting/premie volksverzekeringen over deze vergoeding wel voor zijn rekening komt. Wanneer krijgt u te maken met loonheffingen? In het algemeen moet u loonheffingen gaan berekenen en inhouden en premies werknemersverzekeringen gaan betalen als iemand bij u in dienstbetrekking gaat werken. Het maakt niet uit of de medewerker een vaste dienstbetrekking heeft. Ook bijvoorbeeld een losse hulpkracht, vakantiewerker of zaterdaghulp kan bij u in dienstbetrekking zijn. U moet ook loonheffingen inhouden bij onder meer thuiswerkers, commissarissen van lichamen, kinderen die meewerken in de onderneming van hun ouders, beroepssporters en artiesten. Als u niet verplicht bent om loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden, kunt u samen met uw medewerker ervoor kiezen om de regels voor de loon belasting/ volksverzekeringen vrijwillig toe te passen. Daarnaast valt een aantal uitkeringen, zoals de aowuitkering en pensioenen, onder de loonbelasting/ volksverzekeringen. Zie hoofdstuk 1 voor meer informatie over de dienstbetrekking. Als u twijfelt of u loonheffingen moet inhouden en afdragen, vraag dan nadere informatie bij ons. Aanmelden en gegevens administreren Wanneer u loonheffingen moet gaan inhouden en afdragen, moet u vóór de eerste werkdag aan de volgende verplichtingen voldoen: U moet de gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer ontvangen. U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen. Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich ook als werkgever bij ons aanmelden. Zie hoofdstuk 2 voor meer informatie over het administreren van gegevens van de werknemer. Loonadministratie aanleggen en onderhouden Als u een of meer werknemers in dienst neemt, moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is nodig voor een juiste berekening van de loonheffingen en om de juiste gegevens aan ons te kunnen verstrekken en aan uwv. Bovendien moeten de gegevens zo worden geadministreerd, dat ze toegankelijk zijn bij een controle door ons. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie over het aanleggen van de loonadministratie. Waarover loonheffingen berekenen? Loonheffingen moet u berekenen over alles wat een werknemer op grond van zijn dienstbetrekking geniet. Ook over diverse uitkeringen moet u loonheffingen betalen. De belangrijkste vorm van loon is loon in geld : salaris, vakantiegeld, overwerkloon, provisie, dertiende maand en alles wat u verder aan de werknemer in geld uitbetaalt. Maar er zijn ook andere vormen van loon: beloningen in natura aanspraken (vrije) vergoedingen en verstrekkingen Zie hoofdstuk 4 voor meer informatie over loon. In hoofdstuk 5, 6 en 7 vindt u informatie over het berekenen van de loonheffingen. Cao-beoordelingen Wij toetsen de verschillende arbeidsvoorwaarden in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao s) op de gevolgen voor de loonheffingen. Informatie hierover vindt u op Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011 Introductie 14

15 Bedragen in de loonstaat boeken Elke loonbetaling boekt u in de loonstaat van de werk nemer. Op de loonstaat vult u ook in hoeveel loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw u hebt ingehouden. De loon belasting/premie volksverzekeringen kunt u berekenen met behulp van de zogenoemde witte en groene tabellen. U kunt voor de berekening ook een computerprogramma gebruiken. Zie hoofdstuk 8 voor meer informatie over de loonstaat. Loonstrook verstrekken U bent verplicht om de werknemer een loonstrook (een opgave van de loongegevens) te verstrekken. Dit moet u op de volgende momenten doen: bij de eerste loonbetaling bij elke wijziging in de loonbetaling Zie hoofdstuk 9 voor meer informatie over de loonstrook. Loonheffingen afdragen De loonheffingen die u inhoudt op het loon van de werknemer, draagt u periodiek aan ons af. U moet normaal gesproken per maand of per vier weken elektronisch aangifte doen. In de Aangiftebrief loonheffingen die u van ons krijgt, staan de aangiftetijdvakken die voor u gelden. U ontvangt daarna elk aangiftetijdvak een Mededeling loonheffingen aangifte doen en betalen, samen met een acceptgiro. Daarmee kunt u de loonheffingen betalen. Zie hoofdstuk 10 voor meer informatie over het doen van aangifte en over betalen. Correcties doorgeven Als u achteraf onjuistheden of onvolledigheden constateert in uw aangifte loonheffingen, moet u deze verbeteren of aanvullen. Wij kunnen ook onjuistheden of onvolledigheden constateren en u verplichten om alsnog de juiste of volledige gegevens te verstrekken. U moet dan de aangifte opnieuw doen of u moet een correctie naar ons sturen. Zie hoofdstuk 11 voor meer informatie over het doorgeven van correcties. Belastingdienst Handboek Loonheffingen 2011 Introductie 15

16

17 Deel 1 Stappenplan Belastingdienst Handboek Loonheffingen

18 Inhoud In dit onderdeel behandelen wij de volgende stappen: 1 Stap 1 Nagaan of er een dienstbetrekking is 19 2 Stap 2 Gegevens werknemer administreren 22 3 Stap 3 Loonadministratie aanleggen 27 4 Stap 4 Bepalen wat tot het loon behoort 32 5 Stap 5 Premies werknemers - verzekeringen berekenen 41 6 Stap 6 Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw berekenen 60 7 Stap 7 Loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen 67 Samenvatting In dit eerste deel leggen wij stap voor stap uit wat u als inhoudingsplichtige moet doen als u werknemers in loondienst hebt. U moet eerst nagaan of er een dienstbetrekking is. Dit leggen wij uit in Stap 1. U vindt daarna informatie over de gegevens die u van een werknemer moet vastleggen in uw administratie. Ook moet u weten wat loon is. Want hierover berekent u loonheffingen, die u aan ons betaalt. De loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en een deel van de premies werknemersverzekeringen houdt u in op het loon. Verder leggen wij uit hoe u aangifte loonheffingen moet doen en hoe u de ingehouden loonheffingen aan ons betaalt. Als u fouten hebt gemaakt in uw aangifte, moet u deze corrigeren. Aan uw werknemer geeft u een jaaropgaaf. Als laatste vindt u in dit onderdeel informatie over zaken die u moet regelen als de dienstbetrekking van een werknemer eindigt. 8 Stap 8 Bedragen in de loonstaat boeken 84 9 Stap 9 Loonstrook aan werknemers geven Stap 10 Loonheffingen aangeven en betalen Stap 11 Aangiften corrigeren Stap 12 Jaaropgaaf geven Stap 13 Informatie geven bij controle Stap 14 Einde van inhoudingsplicht of dienstbetrekking 110 Belastingdienst Handboek Loonheffingen

19 1 Stap 1 Nagaan of er een dienstbetrekking is We kennen veel soorten arbeidsrelaties. Als een arbeidsrelatie een dienstbetrekking is, moet u loonheffingen inhouden en betalen. Loonheffingen zijn: de loonbelasting/premie volksverzekeringen de premies werknemersverzekeringen de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (bijdrage Zvw) De eerste stap die u dus zet, is bepalen of de arbeidsrelatie een dienstbetrekking is (zie paragraaf 1.1). Als iemand bij u werkt, maar hij werkt niet als ondernemer en hij is niet bij u in dienst, dan moet u de betalingen aan hem aan ons doorgeven (zie paragraaf 1.2). 1.1 Wat is een dienstbetrekking? Een dienstbetrekking is een arbeidsrelatie die is gebaseerd op een overeenkomst tussen een werkgever en een werknemer. Met deze overeenkomst maken werkgever en werknemer afspraken over de voorwaarden waaronder de werknemer tegen betaling werkt. Meestal leggen de werkgever en werknemer deze afspraken schriftelijk vast, maar zij kunnen dat ook mondeling of stilzwijgend doen. Er is niet alleen sprake van een dienstbetrekking als iemand in vaste dienst is. Ook de omvang van het werk bepaalt niet of er wel of geen dienstbetrekking is. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een dienstbetrekking bij: losse hulpkrachten en vakantiewerkers huishoudelijke werkzaamheden (zie hoofdstuk 24) een ambtelijke aanstelling (benoeming) een wettelijke verplichting, zoals vroeger de dienstplicht vrijwilligerswerk (zie paragraaf 15.20) Er zijn verschillende soorten dienstbetrekkingen: echte dienstbetrekking (zie paragraaf 1.1.1) fictieve dienstbetrekking (zie paragraaf 1.1.2) vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 1.1.3) Sommige arbeidsrelaties zijn geen dienstbetrekking voor de werknemersverzekeringen (zie paragraaf 1.1.4). Artiesten en beroepssporters vallen als aparte groep onder de loonbelasting (zie paragraaf 1.1.5). Twijfelt u of er sprake is van een dienstbetrekking, dan kunt u uw belastingkantoor schriftelijk om een beslissing vragen. Bent u opdrachtgever, dan kunt u ook uw opdrachtnemer om een Verklaring arbeidsrelatie (zie paragraaf 1.1.6) vragen Echte dienstbetrekking Een echte dienstbetrekking heeft de volgende kenmerken: De werknemer heeft zich verplicht om voor de werkgever te werken. De werkgever is verplicht om de werknemer voor het werk loon te betalen. Tussen de werknemer en de werkgever bestaat een gezagsverhouding. Gezagsverhouding Er is een gezagsverhouding als u het recht hebt om opdrachten en aanwijzingen te geven voor het werk dat moet worden gedaan, of voor bijvoorbeeld werktijden, productie-eisen of omgang met klanten. De werknemer moet zich aan uw opdrachten en aanwijzingen houden. U kunt het recht om opdrachten en aanwijzingen te geven ook overlaten aan een ander, bijvoorbeeld aan degene bij wie de werknemer feitelijk werkt (zoals uitzend- of detacheringsbureaus). Er kan ook sprake zijn van een gezagsverhouding als u nauwelijks opdrachten en aanwijzingen geeft. Bijvoorbeeld als het om eenvoudig werk gaat of als de werknemer specifieke vaardigheden heeft. Zelfs als u helemaal geen opdrachten en aanwijzingen geeft, kan er sprake zijn van een gezagsverhouding. Bijvoorbeeld als u toezicht houdt op de werkzaamheden, het werk controleert of klachten over het werk behandelt Fictieve dienstbetrekking Als er geen sprake is van een echte dienstbetrekking, dan kan de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdracht nemer (en zelfs diens hulpen) een fictieve dienstbetrekking zijn. Dat be tekent dat u de dienstbetrekking behandelt als een echte dienstbetrekking en dat u in het algemeen voor de inhoudingen op het loon de zelf de regels moet toepassen als bij echte dienstbetrekkingen. Belastingdienst Handboek Loonheffingen Stap 1 Nagaan of er een dienstbetrekking is 19

20 De volgende arbeidsrelaties zijn fictieve dienstbetrekkingen voor alle loonheffingen: aannemers van werk en hun hulpen (zie paragraaf 15.2) agenten en subagenten (zie paragraaf 15.3) bestuurders van coöperaties met werknemerszelfbestuur (zie paragraaf 15.7) gelijkgestelden (zie paragraaf 15.9) leerlingen en stagiairs (zie paragraaf 15.10) sekswerkers die werken voor een exploitant (zie paragraaf 15.16) thuiswerkers en hun hulpen (zie paragraaf 15.18) topsporters met een A-status van noc*nsf (zie paragraaf 15.5) uitzendkrachten (zie paragraaf 15.19) Voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de bijdrage Zvw zijn de volgende arbeidsrelaties ook fictieve dienstbetrekkingen: aandeelhouders met een aanmerkelijk belang (zie paragraaf 15.1) commissarissen (zie paragraaf 15.8) meewerkende kinderen (zie paragraaf 15.11) pseudowerknemers (opting-in) (zie paragraaf 15.15) Vroegere dienstbetrekking Bij een vroegere dienstbetrekking is de dienstbetrekking beëindigd. De ex-werknemer heeft nog wel inkomsten uit die beëindigde (vroegere) dienstbetrekking. Bijvoorbeeld een pensioen- of een ontslaguitkering. Ook sommige soorten uitkeringen zijn loon uit vroegere dienstbetrekking, waarvoor de regels voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de bijdrage Zvw en soms ook de premies werknemersverzekeringen gelden (zie ook paragraaf 4.1.2) Geen dienstbetrekking voor de werknemersverzekeringen Sommige arbeidsrelaties zijn alleen voor de werknemersverzekeringen geen dienstbetrekking. U hoeft voor deze arbeidsrelaties geen premies werknemersverzekeringen in te houden en te betalen. U moet wel loonbelasting/premie volksverzekeringen en bijdrage Zvw inhouden en betalen. De volgende arbeidsrelaties zijn voor de werknemersverzekeringen geen dienstbetrekking: vrijwilligers bij de politie vrijwilligers van de gemeentebrandweer bepaalde directeuren-grootaandeelhouders van een nv of bv (zie paragraaf ) leden van Gedeputeerde Staten wethouders en raadsleden werknemers die wonen of werken in het buitenland en daar verzekerd zijn (zie hoofdstuk 16) bepaalde werknemers in het internationaal vervoer Een werknemer is vanaf de dag waarop hij 65 jaar wordt, niet meer verzekerd voor de werknemersverzekeringen. U hoeft geen premies werknemersverzekeringen meer te betalen vanaf de eerste dag van de maand waarin de werknemer 65 wordt (zie paragraaf 15.21) Artiesten en beroepssporters: aparte groep voor loonbelasting Artiesten en beroepssporters die niet in echte dienstbetrekking zijn en die ook niet hebben gekozen voor opting-in (zie paragraaf 15.15), vallen als aparte groep onder de loonbelasting. Dat geldt ook voor buitenlandse gezelschappen van artiesten en beroepssporters. Voor de werknemersverzekeringen zijn de artiesten in fictieve dienstbetrekking. Meer informatie vindt u in de Handleiding artiesten- en beroepssportersregeling. U kunt deze handleiding downloaden van Verklaring arbeidsrelatie Als u twijfelt of er een dienstbetrekking is, dan kan uw opdrachtnemer ons om een Verklaring arbeidsrelatie (var) vragen. U hoeft geen loonheffingen in te houden en te betalen als uw opdrachtnemer een van de volgende verklaringen heeft: var winst uit onderneming (var-wuo) var inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van een vennootschap (var-dga) Hierbij gelden de volgende voorwaarden: De werkzaamheden komen overeen met de werkzaamheden die in de verklaring staan. De opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit binnen de geldigheidsduur van de verklaring. U stelt als opdrachtgever de identiteit van de opdrachtnemer vast. U bewaart kopieën van de var en van een geldig identiteitsbewijs bij uw administratie. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs. Is aan deze voorwaarden voldaan, dan hoeft u niet te beoordelen of de opdrachtnemer bij u in dienstbetrekking is. U hebt zo meer rechtszekerheid. De opdrachtnemer is dan niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen en u houdt geen bijdrage Zvw in. Voor de inkomstenbelasting en de bijdrage Zvw krijgt de opdrachtnemer zelf een aanslag. Twijfelt u aan de echtheid van de VAR, dan kunt u bellen met het Landelijk Coördinatiepunt VAR (088) Heeft uw opdrachtnemer een VAR resultaat uit overige werkzaamheden (VAR-row) of een VAR loon uit dienstbetrekking (VAR-loon), dan moet u zelf beoordelen of u loonheffingen moet inhouden en betalen. Belastingdienst Handboek Loonheffingen Stap 1 Nagaan of er een dienstbetrekking is 20