Reglementswijziging VCWI: vergelijking inhoudelijke aanpassingen i

Transcriptie

1 Reglementswijziging VCWI: vergelijking inhoudelijke aanpassingen i 11 januari 2016 Eerste VLIR-ad-hoc-overleg op 26 augustus 2015 Tweede VLIR-ad-hoc-overleg op 9 september 2015 Voorgelegd voor feedback aan de 16 instellingen die de VCWI erkennen op 30 september 2015 Voorgelegd ter goedkeuring aan de 16 instellingen die de VCWI erkennen op 23 oktober 2015 Door de 16 instellingen onderschreven, de laatste op 11 januari 2015 R E G L E M E N T Z O A L S I N V O E G E S I N D S O P R I C H T I N G V C W I N I E U W R E G L E M E N T ( S I N D S 1 1 J A N U A R I ) Artikel 1: Definities 1. VCWI: Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit. 2. CWI-advies: een mededeling van de CWI die duidelijk maakt dat de procedure bij de CWI afgerond is of niet werd opgestart ii. 3. CWI of commissie wetenschappelijke integriteit: een orgaan van een instelling dat bevoegd is voor het onderzoeken van vermeende inbreuken op wetenschappelijke integriteit. Artikel 2: Verbintenissen van instellingen die de VCWI erkennen Door de VCWI te erkennen als adviserend orgaan, verbinden instellingen zich ertoe: hun erkenning van de VCWI en de rol van de VCWI te vermelden op hun publieke website en intranet, met een link naar de VCWI-website; in te communiceren CWI-adviezen te wijzen op de mogelijkheid voor het aanvragen van een tweede advies bij de VCWI; 1

2 rekening te houden met een tweede advies van de VCWI bij nog te nemen maatregelen die binnen hun bevoegdheid liggen; confidentialiteit af te dwingen van hun personeelsleden die in welke hoedanigheid dan ook betrokken zijn bij een dossier dat bij de VCWI in behandeling is. iii Artikel 1: Voorwerp 1. Dit reglement regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling, werking en het beheer van de Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit, hierna afgekort tot VCWI. 2. De VCWI functioneert in de schoot van de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten (KVAB). 3. De VCWI heeft als opdracht advies te leveren op het gebied van de wetenschappelijke integriteit. Voor de bepaling van dit begrip baseert ze zich op de Ethische Code van het wetenschappelijk onderzoek, opgesteld door de Koninklijke Academiën van België en het Federaal Wetenschapsbeleid (Belspo) in 2009, en The European Code of Conduct for Research Integrity, opgesteld door de European Science Foundation (ESF) en All European Academies (ALLEA) in Dit neemt niet weg dat ze zich verder kan laten inspireren door andere documenten, ideeën en ontwikkelingen ter zake. Bij de behandeling van deze materie wordt steeds voor ogen gehouden dat niet alleen de inzichten en praktijken in verband daarmee evolueren en goede opvolging vereisen, maar tevens dat de invulling van het begrip kan verschillen per wetenschapsdomein en discipline. Artikel 3: Voorwerp 1. Dit reglement regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling, werking en het beheer van de VCWI. 2. De VCWI functioneert in de schoot van de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten (KVAB). iv 3. De VCWI heeft als opdracht advies te geven op het gebied van de wetenschappelijke integriteit. Voor de bepaling van dit begrip baseert ze zich op de Ethische Code van het wetenschappelijk onderzoek, opgesteld door de Koninklijke Academiën van België en het Federaal Wetenschapsbeleid (Belspo) in 2009, en The European Code of Conduct for Research Integrity, opgesteld door de European Science Foundation (ESF) en All European Academies (ALLEA) in Dit neemt niet weg dat ze zich verder kan laten inspireren door andere documenten, ideeën en ontwikkelingen ter zake. Bij de behandeling van deze materie wordt steeds voor ogen gehouden dat niet alleen de inzichten en praktijken in verband daarmee evolueren en goede opvolging vereisen, maar tevens dat de vertaling van het begrip naar de praktijk kan verschillen per wetenschapsdomein en discipline. Artikel 2: Samenstelling en aanstelling 1. De VCWI is samengesteld uit: drie leden uit de exacte en toegepaste wetenschappen; drie leden uit de biomedische wetenschappen; drie leden uit de humane & sociale wetenschappen; 2 Artikel 4: Samenstelling en aanstelling 1. De VCWI is samengesteld uit: drie leden uit de exacte en toegepaste wetenschappen; drie leden uit de biomedische wetenschappen; drie leden uit de humane & sociale wetenschappen;

3 een lid met juridische expertise en adviesbevoegdheid, zonder stemrecht; een secretaris, zonder stemrecht. Onder de negen effectieve en stemgerechtigde leden uit de aangegeven wetenschapsgebieden wordt een voorzitter aangeduid. Indien de voorzitter niet beschikbaar is, treedt het oudste lid onder de overige effectieve leden op als plaatsvervanger. 2. De aanstelling van de leden, behalve de secretaris, en de aanduiding van de voorzitter gebeurt door het comité van toezicht, waarvan de structuur en werking bepaald wordt in artikel Alle leden zijn verbonden aan één van de zes decretaal erkende Vlaamse universiteiten. Geen twee leden behorend tot eenzelfde wetenschapsdomein mogen een aanstelling genieten aan eenzelfde instelling. 4. De stemgerechtigde commissieleden bekleden minstens het ambt van hoogleraar of zijn minstens emeritus hoogleraar binnen de respectievelijke wetenschapsdomeinen. 5. De commissieleden worden aangesteld voor vier jaar. Deze termijn is eenmaal hernieuwbaar. 6. Zetelende leden van een commissie voor wetenschappelijke integriteit aan een van de Vlaamse universiteiten komen niet in aanmerking als lid van de VCWI. 7. Per wetenschappelijk domein kan slechts één emeritus worden aangesteld. 8. De KVAB zorgt voor het secretariaat van deze commissie. De door de KVAB aangestelde secretaris woont de vergaderingen bij. een lid met juridische expertise en adviesbevoegdheid, zonder stemrecht; een secretaris, zonder stemrecht. Onder de negen effectieve en stemgerechtigde leden uit de aangegeven wetenschapsgebieden wordt een voorzitter aangeduid. Indien de voorzitter niet beschikbaar is, treedt het oudste lid onder de overige effectieve leden op als plaatsvervanger. 2. De aanstelling van de leden, behalve de secretaris, en de aanduiding van de voorzitter gebeurt door het comité van toezicht, waarvan de structuur en werking bepaald wordt in artikel Alle leden zijn verbonden aan één van de decretaal erkende Vlaamse universiteiten. Geen twee leden behorend tot eenzelfde wetenschapsdomein mogen een aanstelling genieten aan eenzelfde instelling. 4. De stemgerechtigde commissieleden bekleden minstens het ambt van hoogleraar of zijn minstens emeritus hoogleraar binnen de respectieve wetenschapsdomeinen. 5. De commissieleden worden aangesteld voor vier jaar. Deze termijn is eenmaal hernieuwbaar. 6. Personen die in een CWI van een instelling die de VCWI erkent zetelen, kunnen geen lid zijn van de VCWI. 7. Per wetenschappelijk domein kan slechts één emeritus worden aangesteld. 8. De KVAB zorgt voor het secretariaat van deze commissie. De door de KVAB aangestelde secretaris woont de vergaderingen bij. 3

4 Artikel 3: Bevoegdheden en taken De VCWI is bevoegd voor het verlenen van advies in verband met vermeende inbreuken op de wetenschappelijke integriteit aan de instellingen die formeel verklaard hebben deze commissie als adviserend orgaan te erkennen. Daarnaast kan zij ook adviseren over algemene vragen in verband met wetenschappelijke integriteit vanwege wetenschappelijke instellingen in Vlaanderen. Artikel 4: Advies in verband met inbreuken 1. De VCWI behandelt uitsluitend dossiers waarover reeds een advies is geformuleerd door daartoe bevoegde organen in de betrokken instelling(en) en waarvoor minstens één van de betrokken partijen een bijkomend advies van de VCWI wenst te bekomen. Een betrokken instelling, ook als het gaat om een benadeelde instelling, kan aan de VCWI enkel advies vragen nadat binnen de instelling waar het daartoe bevoegde orgaan de vermeende inbreuk heeft onderzocht, dit orgaan een advies betreffende het voorliggende dossier heeft bekend gemaakt aan alle betrokken partijen en voordat het bestuur van deze instelling ter zake beslist heeft tot het al dan niet nemen van maatregelen. Individuele betrokkenen kunnen aan de VCWI advies vragen nadat binnen deze instelling het daartoe bevoegde orgaan een advies betreffende het voorliggende dossier heeft bekend gemaakt aan alle betrokken partijen en zowel voordat als nadat het bestuur van deze instelling ter zake beslist heeft tot het al dan niet nemen van maatregelen. 2. De adviezen kunnen zowel gaan over de grond van de zaak als over de gevolgde procedure. Artikel 5: Bevoegdheden en taken 1. De VCWI is bevoegd voor het verlenen van een tweede advies in verband met vermeende inbreuken op wetenschappelijke integriteit, aan een instelling die de VCWI als adviserend orgaan erkent, nadat de CWI van deze instelling een CWI-advies heeft meegedeeld en wanneer een tweede advies van de VCWI gevraagd wordt. 2. Vermeende inbreuken op wetenschappelijke integriteit gepleegd door studenten v op bachelor- of masterniveau, vallen buiten de bevoegdheid van de VCWI. 3. De VCWI is eveneens bevoegd voor het adviseren over algemene kwesties in verband met wetenschappelijke integriteit, op eigen initiatief of op vraag van wetenschappelijke instellingen. Artikel 6: Advies in verband met inbreuken 1. Een vraag om tweede advies over een vermeende inbreuk op wetenschappelijke integriteit is ontvankelijk wanneer: de CWI van een instelling een klacht heeft ontvangen, een CWI-advies erover volgens de eigen regels is meegedeeld en een kopie hiervan bij de tweedeadviesaanvraag is gevoegd; de identiteit van de tweedeadviesvrager bekend is, en met name één van de volgende drie is: hetzij de instelling, hetzij degene die de vermeende inbreuk heeft gemeld bij de CWI, hetzij degene wiens integriteit in vraag gesteld wordt; de vraag tot tweede advies de VCWI bereikt, ten laatste 30 kalenderdagen na mededeling vi van het CWI-advies. vii 2. De VCWI beoordeelt autonoom of een melding betrekking heeft op een kwestie van wetenschappelijke integriteit. VCWI-adviezen kunnen zowel over de grond van de zaak als over de gevolgde procedure gaan. viii Ingeval de VCWI van oordeel is dat een melding waarover een tweede advies gevraagd wordt ten gronde onderzocht dient te worden terwijl de CWI deze melding niet ten gronde heeft 4

5 Over individuele disciplinaire maatregelen spreekt de VCWI zich niet uit. 3. De adviezen van de VCWI worden meegedeeld aan alle betrokkenen ter kennisgeving. De instellingen die verklaard hebben deze commissie als adviserend orgaan te erkennen verbinden zich ertoe rekening te houden met het advies bij het nemen van maatregelen die binnen hun bevoegdheid liggen. ix Artikel 5: Werking 1. Vragen tot advies over dossiers betreffende vermeende inbreuken op de wetenschappelijke integriteit kunnen worden ingediend bij de secretaris van de VCWI, die deze binnen de zeven dagen na de dag van ontvangst ervan voorlegt aan de voorzitter. 2. De voorzitter dient, na consultatie van alle leden van de VCWI, binnen de 21 dagen na de dag waarop de secretaris aan de voorzitter het dossier heeft bezorgd, aan de indiener van een vraag tot advies mee te delen of deze vraag al of niet ontvankelijk is. Daarvoor geldt wat in artikel 3 is bepaald. onderzocht, blijft het tweede advies echter beperkt tot deze vaststelling en onderzoekt de VCWI de melding niet ten gronde. Een tweede advies strekt zich niet uit tot de eigen procedurele keuzes van de instellingen die bepalen hoe vermeende inbreuken op wetenschappelijke integriteit behandeld worden op niveau van de instelling. Opmerkingen daarover kunnen slechts geformuleerd worden als een algemeen advies. Dit belet niet dat in een tweede advies kan worden vastgesteld dat de toepasselijke CWI-procedure volgens de VCWI niet correct werd gevolgd. Over individuele disciplinaire maatregelen spreekt de VCWI zich niet uit. 3. Een advies van de VCWI wordt ter kennisgeving meegedeeld aan de instelling, aan diegene die de klacht meldde aan de CWI en aan degene wiens integriteit in vraag wordt gesteld, voor zover deze eerder op de hoogte waren gesteld. Artikel 7: Werking 1. De werking en concrete modaliteiten van een tweedeadviesprocedure bij de VCWI worden verder bepaald door het huishoudelijk reglement, dat publiek beschikbaar is op de website van de VCWI. Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement worden goedgekeurd door het comité van toezicht en gerapporteerd aan alle instellingen die de VCWI erkennen als adviserend orgaan. 2. Vragen tot advies over dossiers betreffende vermeende inbreuken op de wetenschappelijke integriteit kunnen worden ingediend bij de secretaris van de VCWI, die deze binnen de zeven dagen na de dag van ontvangst ervan voorlegt aan de voorzitter. x 3. De voorzitter beslist, na consultatie van alle leden van de VCWI, of deze vraag al of niet ontvankelijk is. De VCWI deelt aan de tweedeadviesvrager deze beslissing over ontvankelijkheid mee, binnen de 21 dagen na de dag waarop de secretaris de aanvraag aan de voorzitter heeft bezorgd. 5

6 3. Binnen de 60 dagen na het ontvankelijk verklaren van een vraag tot advies, komt de VCWI samen en beslist zij, met motivering, om het voorliggende dossier al dan niet te behandelen. Binnen de 6 maanden na de dag van de eerste vergadering van de VCWI over het dossier dient ze haar advies te formuleren en dit mee te delen aan alle betrokkenen xi. Zij is verplicht om binnen deze termijn elke betrokken partij uit te nodigen om gehoord te worden en kan bijkomende informatie, getuigen en/of experts uitnodigen. Van elke zitting wordt door de secretaris een verslag opgemaakt. 4. Bij het formuleren van adviezen en het nemen van beslissingen over de werking van de VCWI, voor zover het gaat om aspecten daarvan die niet bepaald zijn door dit reglement, streven de leden van de VCWI naar consensus. Bij ontstentenis daarvan geldt een gewone meerderheid, waarbij de onthoudingen meetellen voor de bepaling van het totaal aantal stemmen. Voor een geldig advies of geldige beslissing zijn steeds vereist de aanwezigheid van minstens twee derde van de leden en de aanwezigheid van minstens één van de leden uit het betrokken wetenschapsdomein. xii 5. Indien een lid van de VCWI betrokken is bij een te behandelen vraag tot advies neemt dat lid niet deel aan de vergadering en krijgt het geen inzage in de desbetreffende documenten. 6. Elk lid van de VCWI is verplicht tot strikte confidentialiteit in verband met de behandelde dossiers. Experts en getuigen dienen een confidentialiteitsverklaring te ondertekenen voordat ze gehoord worden of voordat hun informatie uit het dossier wordt verstrekt. De confidentialiteitsverklaring dient eveneens ondertekend te worden door de partijen die een dossier voor advies hebben voorgelegd aan de VCWI. Bovendien verbinden instellingen die dit reglement hebben ondertekend zich ertoe confidentialiteit met betrekking tot het voorliggende dossier af te dwingen van werknemers die daarbij in welke hoedanigheid ook betrokken zijn. xiii 10. De communicatie tussen de VCWI en de betrokkenen verloopt in beide richtingen uitsluitend in opdracht van de voorzitter. 4. Binnen de 60 kalenderdagen na het ontvankelijk verklaren van een vraag tot advies, komt de VCWI samen en beslist zij, met motivering, om het voorliggende dossier al dan niet te behandelen. Binnen de 6 maanden na de dag van de eerste vergadering van de VCWI over het dossier dient ze haar advies te formuleren en mee te delen. Wanneer de VCWI beslist een dossier ten gronde te behandelen, is zij verplicht om de partijen uit te nodigen om gehoord te worden. De VCWI kan bijkomende informatie opvragen en getuigen en/of experts uitnodigen. 5. Indien een lid van de VCWI betrokken is bij een te behandelen vraag tot advies neemt dat lid niet deel aan de vergadering en krijgt het geen inzage in de desbetreffende documenten. 6. Elk lid van de VCWI is verplicht tot strikte confidentialiteit in verband met de behandelde dossiers. Experts en getuigen dienen een confidentialiteitsverklaring te ondertekenen voordat ze gehoord worden of voordat hun informatie uit het dossier wordt verstrekt. De confidentialiteitsverklaring dient eveneens ondertekend te worden door de partijen die een dossier voor advies hebben voorgelegd aan de VCWI. 7. Elke mededeling van de VCWI aan de partijen verloopt in opdracht van de voorzitter. 6

7 Artikel 6: Comité van toezicht 1. Een comité houdt toezicht op de werkzaamheden van de VCWI. Dit toezicht houdt minimaal in dat aan de leden van het comité jaarlijks een verslag wordt voorgelegd over de werkzaamheden van de VCWI tijdens het voorgaande jaar, dat door de voorzitter van de VCWI op een jaarlijkse vergadering wordt toegelicht. Bijkomende informatie wordt gegeven indien minstens de helft van de leden van het comité daarom verzoekt. De leden van het comité van toezicht kunnen de gegevens uit het jaarverslag communiceren binnen hun instelling en aan de VCWI aanbevelingen over haar werking verstrekken. Artikel 8: Comité van toezicht 1. Een comité houdt toezicht op de werkzaamheden van de VCWI. Dit toezicht houdt minimaal in dat aan de leden van het comité jaarlijks een verslag wordt voorgelegd over de werkzaamheden van de VCWI tijdens het voorgaande jaar, dat door de voorzitter van de VCWI op een jaarlijkse vergadering wordt toegelicht. Bijkomende informatie wordt gegeven indien minstens de helft van de leden van het comité daarom verzoekt. De leden van het comité van toezicht kunnen de gegevens uit het jaarverslag communiceren binnen hun instelling en aan de VCWI aanbevelingen over haar werking verstrekken. 2. Het comité van toezicht is samengesteld uit een vertegenwoordiger van elk van de stichtende instellingen, te weten: xiv - Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten (KVAB) - Koninklijke Academie van België voor Geneeskunde (KAGB) - Fonds Wetenschappelijk Onderzoek Vlaanderen (FWO) - Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT) - Katholieke Universiteit Leuven - Universiteit Antwerpen - Universiteit Gent - Universiteit Hasselt - Vrije Universiteit Brussel Een lid van het comité van toezicht kan niet tegelijk lid van de VCWI zijn. Een lid mag evenmin zetelen in een commissie voor wetenschappelijke integriteit aan een van de Vlaamse universiteiten. 3. Het oudste lid van het comité treedt op als voorzitter, het op één na oudste lid is plaatsvervangend voorzitter, waarbij echter de regel geldt dat voorzitter en plaatsvervangend voorzitter niet aan dezelfde instelling mogen verbonden zijn. Indien de twee oudste leden tot 7 2. Het comité van toezicht is samengesteld uit een vertegenwoordiger van elk van de stichtende instellingen, te weten: - Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten (KVAB) - Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België (KAGB) - Fonds Wetenschappelijk Onderzoek Vlaanderen (FWO) - Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT) - Katholieke Universiteit Leuven - Universiteit Antwerpen - Universiteit Gent - Universiteit Hasselt - Vrije Universiteit Brussel Een lid van het comité van toezicht kan niet tegelijk lid van de VCWI zijn. Een lid van het comité van toezicht mag evenmin zetelen in een CWI aan een instelling die de VCWI erkent. 3. Het oudste lid van het comité treedt op als voorzitter, het op één na oudste lid is plaatsvervangend voorzitter.

8 dezelfde instelling behoren, wordt het volgende lid in orde van leeftijd en niet behorend tot de instelling van de voorzitter plaatsvervangend voorzitter. 4. De informatie aan het comité van toezicht heeft uitsluitend betrekking op de algemene werking van de VCWI, het aantal dossiers dat aan de VCWI is voorgelegd en globale geanonimiseerde data over de aard van de klachten, de manier waarop de dossiers door de commissie zijn behandeld en de strekking van de adviezen daarover. De identiteit van personen en instellingen waarop gegevens uit de dossiers betrekking hebben, wordt door de VCWI nooit aan de leden van het comité prijsgegeven. 5. Het comité van toezicht is niet bevoegd voor de inhoud van de individuele adviezen van de VCWI en heeft daarin geen inzage. 6. Het comité van toezicht staat in voor de aanstelling en vervanging van de leden en de aanduiding van de voorzitter van de VCWI volgens de bepalingen van artikel 2. Voor de beslissingen daarover wordt gestreefd naar consensus. Bij ontstentenis daarvan geldt een gewone meerderheid, waarbij de onthoudingen meetellen voor de bepaling van het totaal aantal stemmen. Voor een geldige beslissing is steeds minstens de aanwezigheid van twee derde van de leden vereist. Leden van het comité van toezicht worden aangesteld voor een termijn van vier jaar, die hernieuwbaar is. 4. De informatie aan het comité van toezicht heeft uitsluitend betrekking op de algemene werking van de VCWI, het aantal dossiers dat aan de VCWI is voorgelegd en globale geanonimiseerde data over de aard van de klachten, de manier waarop de dossiers door de commissie zijn behandeld en de strekking van de adviezen daarover. De identiteit van personen en instellingen waarop gegevens uit de dossiers betrekking hebben, wordt door de VCWI nooit aan de leden van het comité prijsgegeven. 5. Het comité van toezicht is niet bevoegd voor de inhoud van de individuele adviezen van de VCWI en heeft daarin geen inzage. 6. Het comité van toezicht staat in voor de aanstelling en vervanging van de leden en de aanduiding van de voorzitter van de VCWI volgens de bepalingen van artikel 4; voor wijzigingen van het reglement en huishoudelijk reglement volgens artikels 7 1 en Voor de beslissingen van het comité van toezicht wordt steeds gestreefd naar consensus. Een wijziging van het reglement of huishoudelijk reglement van de VCWI kan pas doorgevoerd worden na het bereiken van een consensus. Voor andere aangelegenheden geldt bij ontstentenis van consensus een gewone meerderheid, waarbij de onthoudingen meetellen voor de bepaling van het totaal aantal stemmen. Voor een geldige beslissing is steeds minstens de aanwezigheid van twee derde van de leden vereist. Artikel 9: Wijziging van het VCWI-reglement 1. Het reglement van de VCWI kan gewijzigd worden door het comité van toezicht. xv 2. De voorstellen tot wijziging van het VCWI-reglement worden telkens ook meegedeeld aan de instellingen die de VCWI erkennen, zodat zij over het voorstel een advies kunnen uitbrengen. 8

9 3. Een beraadslaging door het comité van toezicht over voorgestelde wijzigingen van het reglement van de VCWI wordt minstens een maand voor de vergadering aan de comitéleden gecommuniceerd. 4. Gedurende de volledige procedure die volgt op een adviesaanvraag bij de VCWI is het reglement van toepassing zoals in voege op het moment dat deze adviesaanvraag de VCWI bereikt. i De eindnoten in dit document zijn bijkomende uitleg ter situering of motivering van de voorgestelde wijzigingen. Het is niet de bedoeling dat zij deel zullen uitmaken van het uiteindelijke reglement. ii iii Bijvoorbeeld in geval van een onontvankelijke klacht. De clausule over confidentialiteit is verbatim overgenomen uit het bestaande reglement. Misschien is een herdenking over de vertrouwelijkheid wenselijk, maar deze valt buiten het bereik van deze wijziging. Er zal wel worden gecontroleerd of het nodig is bepalingen toe te voegen in het huishoudelijk reglement, zodat de VCWI-regulering in lijn is met de reglementen van de CWI's (bv. wanneer een instelling anonimiteit van de melder ten aanzien van de beklaagde garandeert). iv In het huishoudelijk reglement zou toegelicht worden wat de betekenis is van "functioneren in de schoot van KVAB", nl. dat de KVAB een secretaris aanstelt, dat vergaderingen (in de regel) gehouden worden in het Paleis der Academiën en dat de zetel van de VCWI het Paleis der Academiën op het adres van de KVAB is. v Er is gediscussieerd over inbreuken op Wetenschappelijke Integriteit die te zien hebben met studenten van plagiaat gepleegd door een student in een masterthesis (CWI typisch niet bevoegd) tot bedenkelijke begeleiding door de promotor (CWI doorgaans wel bevoegd). De ad hoc-werkgroep vond de geschreven formulering het meest gepast om te dekken wat ze bedoelt. vi Het reglement spreekt over een termijn vanaf "mededeling van het CWIadvies". In het huishoudelijk reglement zou bepaald worden dat deze termijn geacht wordt in te gaan op de dag volgend op de verzending van het CWIadvies. vii Misschien moet hierbij een uitzonderingsregeling toegevoegd worden (uitzonderlijke gevallen, overmacht, termijn overschreden, toch behandeld). Dit wordt echter uitgesteld tot een volgende wijziging. viii In dit hele advies is erop gelet dat het afbakenen van de bevoegdheid en reglement van de CWI exclusief aan de instellingen toekomt -- eventueel kan de VCWI "op eigen initiatief" een algemeen advies publiceren om CWIreglementen op een bepaald vlak te harmoniseren. De werkgroep is immers de mening toegedaan dat het naar de geest van het reglement hoogst ongewoon zou zijn dat de VCWI in het kader van een tweede advies over een concrete casus zou overgaan tot een toetsing van de principiële keuzes die de instellingen maakten op het vlak van de inrichting van de procedure die gehanteerd wordt door de lokale CWI. Uitgangspunt is immers dat de procedures van de diverse instellingen als dusdanig kennelijk redelijk zijn ingericht. Ingeval een instelling er bijvoorbeeld voor kiest om anonieme meldingen niet te behandelen dan is dat in de huidige stand der dingen een rechtmatige keuze die door de VCWI gerespecteerd dient te worden en kan dat punt, als dusdanig, geen reden zijn voor de VCWI om een van het eerste advies afwijkend tweede advies te formuleren. Het voorgaande neemt niet weg dat de VCWI zich kan uitspreken over aspecten die raken aan de integriteit van de procedures van de instellingen, doch dat geschiedt dan bij voorkeur via een op eigen initiatief geformuleerd 9

10 algemeen advies van de VCWI, vermits dergelijk advies toelaat om e.e.a. in meer generieke termen en tegelijkertijd aan alle instellingen mee te geven. Zo zou de VCWI bij wijze van algemeen advies aan de instellingen kunnen meegeven dat ze vaststelt dat er internationale consensus groeit om anonieme meldingen wel/niet te behandelen en de instellingen bijgevolg kunnen aanraden hun reglementen op die tendens te aligneren. Desalniettemin lijkt het aangewezen de zinsnede te behouden en de beoordeling van de procedure niet absoluut uit te sluiten in het kader van een tweede advies. Er kunnen immers situaties ontstaan waarin het evident, noch wenselijk is om procedure" en "grond van de zaak volledig los van elkaar te zien, of waarin de concrete toepassing van de procedure niet buiten beschouwing kan blijven. Samengevat: het tweede advies is niet de plaats om kennelijk redelijke spelregels die golden bij het uitbrengen van het eerste advies als dusdanig ter discussie te stellen. Dat is materie voor een algemeen advies op eigen initiatief van de VCWI. Inhoudelijke appreciaties die bepaalde procedurele beslissingen in het kader van de procedure die leidde tot het eerste advies anders zouden hebben kunnen doen uitvallen, kunnen wel. Idem voor de vaststellingen dat een procedure manifest werd geschonden. ix Dit zou verhuizen naar artikel 2, zodat alle verbintenissen worden samengezet op één plaats. x Het is de bedoeling dat zodra een tweedeadviesaanvraag binnenkomt bij de VCWI, de secretaris zo snel mogelijk de VCWI-voorzitter en het aanspreekpunt van de instelling van (louter) de ontvangst op de hoogte stelt. Dit zou worden opgenomen in het huishoudelijk reglement. Zo is het niet ondenkbaar dat een lokale CWI besluit tot de nietontvankelijkheid van een melding op grond van de overweging dat de melding geen betrekking heeft op een vraagstuk van wetenschappelijke integriteit en aldus ratione materiae niet onder haar bevoegdheid ressorteert (bijv. omdat de lokale CWI enkel de strikte FFP-definitie hanteert), terwijl de VCWI (bijv. rekening houdend met geëvolueerde inzichten en een zich ontwikkelende internationale praktijk) een ruimer integriteitsconcept voorstaat en van oordeel is dat het feitencomplex dat de klacht ten gronde schraagt wel degelijk betrekking heeft op een kwestie die de wetenschappelijke integriteit aanbelangt en dat de klacht door de lokale CWI derhalve ten onrechte onontvankelijk werd verklaard. Zou de VCWI zich in deze niet aan een inhoudelijke beoordeling mogen wagen, dan belemmert dat haar uiteraard om de beoogde harmoniserende rol op te nemen. Een andere appreciatie van de inhoudelijke invulling van het gegeven wetenschappelijke integriteit kan er dus toe leiden dat de VCWI oordeelt dat een bepaalde stap in een als dusdanig niet bekritiseerd procedureverloop bij de beoordeling van een concrete casus desalniettemin anders had kunnen of moeten uitvallen. Ofschoon erg onwaarschijnlijk, mag het de VCWI ook niet ontzegd worden te observeren dat geldende regels manifest werden geschonden (i.e. derwijze toegepast dat het in alle redelijkheid ondenkbaar was). 10 xi aan alle betrokkenen kan worden geschrapt, omdat dit al vervat zit in het nieuwe 6 3. xii xiii Deze passage verhuist compleet naar het huishoudelijk reglement. Deze passage zou verhuizen naar artikel 2, zodat alle verbintenissen worden samengezet op één plaats. xiv Sinds de oprichting van de VCWI hebben naast de 9 stichtende instellingen ook 7 andere onderzoeksinstellingen de VCWI erkend als adviserend orgaan, te weten VIB, imec, VITO, iminds, Flanders Make, ITG en ILVO. Bij de jaarwisseling houdt het IWT op te bestaan. Een eventuele herdenking van de samenstelling van het comité van toezicht kan aangewezen zijn, maar valt buiten het bereik van deze wijziging. xv Het idee blijft dat de wenselijkheid van een mogelijke wijziging eerst in het comité van toezicht wordt besproken, waar de CvT-leden zich erover uitspreken als persoon. Daarna wordt het voorstel voorgelegd aan alle instellingen die er hun advies over kunnen geven. Het reglement kan pas gewijzigd worden na een tweede beraadslaging van het comité van toezicht, geïnformeerd door de binnengekomen adviezen, waar de CvT-leden handelen als vertegenwoordiger van hun instelling. De formulering met twee keer beraadslagen wordt weggelaten wegens onduidelijk. Bovenstaand idee wordt opgenomen in het Huishoudelijk Reglement.