Geneesmiddel Distributie Protocol Verzorgingshuizen

Transcriptie

1 Geneesmiddel Distributie Protocol Verzorgingshuizen Werkwijze t.b.v. de geneesmiddelenvoorziening via weekdosering voor cliënten in verzorgingshuizen, inclusief de medicatieoverdracht Juli

2 Inhoudsopgave BEGRIPPENLIJST 3 Hoofdstuk 1 DOEL, DOELGROEPEN EN UITGANGSPUNTEN 4 Hoofdstuk 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN Verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden apotheek Verantwoordelijkheden zorgorganisatie Verantwoordelijkheden voorschrijver Hoofdstuk 3 IN ZORG NEMEN NIEUWE CLIENT Langdurig verblijf vanuit huis 3.2. Langdurig verblijf vanuit ziekenhuis 3.3. Langdurig verblijf vanuit huis 3.4. Kortdurend verblijf vanuit ziekenhuis Hoofdstuk 4 ONTVANGST EN DISTRIBUTIE VAN MEDICATIE Levering en ontvangst van medicatie in zorgorganisatie 4.2 Distributie van medicatie in zorgorganisatie Hoofdstuk 5 DOOR DE APOTHEEK VERSTREKTE LIJSTEN Toedienlijst 5.2. Actueel medicatieoverzicht 5.3. Bijsluiter 5.4. Recept Mutatie Formulier 5.5. Autorisatielijsten Hoofdstuk 6 MEDICIJNVERSTREKKING Eerste medicijnverstrekking 6.2. Starten nieuwe medicatie Starten van medicatie gedurende werktijd Starten van medicatie buiten werktijd 6.3. Wijzigen baxtermedicatie 6.4. wijzigen medicatie halverwege een baxterronde Een medicijn wordt gestopt Een dosering wordt gewijzigd Een medicijn wordt toegevoegd 6.5 Tussentijdse wijziging Buiten-Baxter medicatie 6.6. Wijziging na het laatste mutatietijdstip 6.7. Levering Buiten-Baxter medicatie Niet deelbare continue medicatie Tijdelijke medicatie 6.8. Diverse praktische punten Hoofdstuk 7 CLIENTMUTATIES ` Vakantie 7.2. Opname in en ontslag uit ziekenhuis 7.3. Poliklinisch consult 7.4. Plaatsing in verpleeghuis 7.5. Ontslag vanuit zorgorganisatie naar huis Hoofdstuk 8 TOEDIENEN MEDICATIE 19 Hoofdstuk 9 KWALITEITSZORG Periodieke controle van medicatie 9.2. Geneesmiddelenbeleid 9.3. Kwaliteitsbeleid Hoofdstuk 10 NALEVING 22 2

3 Begrippenlijst Geneesmiddel Distributie Protocol verzorgingshuizen AIS Autorisatielijst Baxtermedicatie Baxterronde BEM Buiten-Baxtermedicatie (let op: bestaat ook andere terminologie voor) Deelbare medicatie Medicatie Overzicht Mutatietijdstip OAC s OZIS RMF Startmedicatie Stopmedicatie Toedienlijst Weekdoseersysteem Zo nodig medicatie Zorgorganisatie Apotheek Informatie Systeem Een door het AIS gemaakte lijst waarop de actuele medicatie vermeld staat. Een arts kan deze lijst ondertekenen waarmee het de status van een kwartaalrecept krijgt. Continue medicatie wordt steeds herhaald tot het einde van een kalender kwartaal. Deelbare continue medicatie die in Baxterzakjes verpakt wordt. De periode van 7 dagen waarop een Baxterrol en bijbehorende toedienlijst betrekking heeft, ingaand op een door de apotheek gekozen dag in de week (Startdag). Beoordeling eigen beheer van medicatie. Niet deelbare medicatie of deelbare medicatie die niet geschikt is voor verpakken in Baxterzakjes, bijvoorbeeld tijdelijke medicatie, zonodig medicatie of medicatie die niet standaard tot het assortiment van leveranciers van Baxterzakjes behoort. Medicatie in de vorm van tabletten en capsules. Een door het AIS gemaakte lijst van alle geneesmiddelen (al dan niet op recept) en relevante gegevens over het gebruik daarvan in een periode van tenminste drie maanden voorafgaand aan het moment van aanmaak en gebruik van dat medicatieoverzicht of zolang als nodig is voor verantwoorde zorg. Er is inmiddels door de IGZ een uniforme lay-out verplicht gesteld. Het laatste moment waarop wijzigingen doorgegeven kunnen worden aan de apotheek om nog met de eerstvolgende Baxterronde mee te kunnen gaan. Orale anticoagulantia. Orale antistolling therapie. Informatiesysteem van apotheken dat zorgt voor de (regionale) elektronische gegevensuitwisseling van medicatiegegevens tussen apotheken. Recept Mutatie Formulier. Dit is het recentste medicatieoverzicht van de cliënt waarop door de arts gemuteerd wordt. Nieuwe medicatie van een cliënt per recept met een startdatum, gestart door een arts. De medicatie van een cliënt wordt gestopt per recept met een stopdatum door een arts. Een door het AIS gemaakte lijst van alle medicatie die vermeld staat op het medicatieoverzicht, behalve de zelfzorgmedicatie. De toedienlijst maakt een onderscheid in Baxtermedicatie en buiten-baxter en zonodig medicatie. De indeling is zodanig gekozen dat per afzonderlijk geneesmiddel en tijdstip afgetekend wordt voor het toedienen. (dus niet voor het totaal aantal eenheden per zakje). De afgetekende toedienlijsten zijn onderdeel van het zorgdossier en dienen ten minste 3 maanden direct toegankelijk te zijn. Daarna worden de lijsten door de zorgorganisatie gearchiveerd volgens de geldende richtlijnen (Volgens een advies van ActiZ, BTN, LOC en V&VN dienen toedienlijsten 2 jaar bewaard te worden. De Inspectie heeft laten weten bij het toezicht deze bewaartermijn aan te houden als norm). Medicatie die wordt aangeleverd in baxterzakjes. De geneesmiddelen worden per medicijn per persoon, per tijdstip in een zakje gedaan. Op het zakje staan de naam van de cliënt, het adres, voorschrijvend arts, het tijdstip van innemen, naam van het geneesmiddel en een beschrijving van de tablet. De baxterzakjes zitten op de goede volgorde aan elkaar op een rol voor een week. Medicatie die niet continue gegeven hoeft te worden maar wel geparafeerd bij toediening; is per definitie niet-baxter medicatie. In dit protocol de aanduiding voor verzorgingshuizen en woonzorgcentra 3

4 Hoofdstuk 1 Doel, doelgroepen en uitgangspunten DOEL PROTOCOL Het beschrijven van taken en verantwoordelijkheden inzake het verstrekken en beheer van medicatie bij cliënten die zijn opgenomen in een verzorgingshuis. Het protocol richt zich op de situatie dat de cliënt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de medicatie (geheel of gedeeltelijk) heeft overgedragen aan de zorgorganisatie. In het geval dat de cliënt zelf de regie wenst te blijven voeren over de medicatie, wordt dit vastgelegd in een BEM. De cliënt blijft dan zelf verantwoordelijk voor de medicatie. DOELGROEPEN Openbare apothekers verenigd in SAGO (Samenwerkende Apothekers Gooi en Omstreken) Medewerkers in verzorgingshuizen van Hilverzorg, Vivium, Amaris, Inovum Huisartsen in de regio Gooi e.o. UITGANGSPUNTEN Taken en verantwoordelijkheden van betrokkenen zijn conform de afspraken die hierover zijn gemaakt in de landelijk ontwikkelde richtlijnen van de koepelorganisaties van de betrokken zorgverleners en de desbetreffende publicaties van de IGZ (Inspectie voor de Gezondheidszorg). Het protocol beschrijft een zo praktisch mogelijke invulling van de diverse richtlijnen, voor de direct betrokken zorgverleners. Het toedienen van deelbare continu medicatie aan cliënten door medewerkers van een zorgorganisatie gebeurt vanuit in Baxterzakjes verpakte medicatie. 4

5 Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden 2.1. VERANTWOORDELIJKHEDEN APOTHEEK Aanleggen of bijwerken van het medicatiedossier. Regelen van toestemming van de cliënt om in voorkomende gevallen medicatiegegevens over te dragen naar opvragende zorgverleners. Beoordelen recept en uitvoeren van medicatiebewaking. Het (op verzoek) zorg dragen voor het (tijdelijk ) inschrijven/uitschrijven van de cliënt als vaste cliënt. Het overdragen van de medicatiegegevens aan de nieuwe apotheek van de cliënt. Bij ontslag uit de zorgorganisatie uitschrijven van de cliënt als vaste cliënt en het overdragen van de medicatiegegevens aan de eigen apotheek van de cliënt in de thuissituatie. Bij ontslag uit de zorgorganisatie herinschrijven van de cliënt als vaste patiënt door de apotheek van de cliënt in de thuissituatie. Registreren van wijzigingen in het medicatieoverzicht (als gevolg van een bezoek aan een zorgverlener, gesprek met de cliënt of door eigen levering) en leveren van actueel medicatieoverzicht. Zorgdragen dat de zorgorganisatie bij iedere wijziging in de medicatie kan beschikken over een aangepast medicatieoverzicht en toedienlijst. Let op: Het medicatieoverzicht en de toedienlijst dienen te worden aangeleverd via het landelijk format!! (format voor medicatieoverzicht is beschikbaar vanaf najaar 2011; format voor toedienlijst komt digitaal beschikbaar naar eind 2012). Met zorgorganisatie en huisarts(en) afspraken maken over het elkaar inlichten en wie actie onderneemt als relevante signalen over medicatie (gerelateerde zaken) van zorgmedewerkers bij apotheker en/of arts komt ZORGORGANISATIE Toestemming vragen van de cliënt om medische en medicatiegegevens op te vragen bij en over te dragen aan andere zorgverleners. De Thuiszorg, huisarts en trombosedienst op de hoogte stellen van opname van de cliënt in de zorgorganisatie. Zorgdragen dat bij opname alle informatie over het medicijngebruik van de cliënt bij de apotheek terechtkomt. Toestemming vragen aan cliënt voor uitschrijving bij de oude apotheek. Het toedieninggereed maken en uitreiken van geneesmiddelen overeenkomstig de instructie van de arts en/of apotheker. Zorgdragen dat er bij elke cliënt waarvan de regie over de medicatie is overgenomen, een toedienlijst van de apotheek aanwezig is. Registratie en aftekenen bij toediening zodat herleidbaar is welke medicatie is gegeven. Het meegeven van een medicatieoverzicht met de bewoner bij een consult met een voorschrijver (bijvoorbeeld in de polikliniek of bij de GGZ), bij opname in het ziekenhuis en bij een overdracht naar het verpleeghuis. Het meegeven van een medicatieoverzicht en toedienlijst bij dagbehandeling. Signaleren van hiaten of problemen in het medicatieproces (bijv. het gebruik van zelfzorgmedicatie of als de medicatie anders dan voorgeschreven wordt gebruikt) en de apotheek daarover informeren. Het beschikbaar hebben van het actuele doseringsschema voor de OAC's (indien van 5

6 toepassing). Afspreken met de apotheker, op basis van de landelijke lijst risicovolle medicatie, welke losse niet-baxter medicatie risicovol is bij verkeerde dosering. Zorgdragen voor een procedure voor de wijze(n) waarop de dubbele controle van risicovolle losse niet-baxter-medicatie (bijv. bij insuline en morfine) wordt uitgevoerd (bijv. door de cliënt, mantelzorger, of anderszins). Zorgdragen dat originele gewijzigd RMF/recept dezelfde dag bij de apotheek terechtkomt. Zorgdragen voor de opslag van de medicatie en de juiste middelen voor deze opslag (bijv. afsluitbare ruimte met een koelkast) VOORSCHRIJVER Het doorsturen van een nieuw recept naar de apotheek (dezelfde dag). Bij het wijzigen of stoppen van medicatie een nieuw recept uitschrijven en dit naar de apotheek sturen. Melden aan de apotheek van de relevante situatie bij de cliënt die mogelijk farmacotherapeutische aanpassingen verlangen, zoals nierfunctiewaarde (MDRD), sondevoeding, stoma, dialyse etc. Bij voorkeur bij elke visite/ contact met de patiënt het actuele medicatieoverzicht/ toedienlijst inzien. Met apotheek en zorgorganisatie afspraken maken over het elkaar inlichten en wie actie onderneemt als relevante signalen over medicatie (gerelateerde zaken) van zorgmedewerkers bij apotheker en/of arts komt. 6

7 Hoofdstuk 3 In zorg nemen nieuwe cliënt Cliënten kunnen vanuit verschillende situaties tijdelijk of blijvend in een zorgorganisatie terechtkomen. Dit maakt dat er een goede overdracht van medicatiegegevens noodzakelijk. Hieronder worden de volgende opname- en overdrachtsituaties onderscheiden: 1. Geplande opname cliënt in zorgorganisatie: langdurig verblijf vanuit huis. 2. Geplande opname cliënt in zorgorganisatie: langdurig verblijf vanuit ziekenhuis of revalidatieafdeling of andere zorgorganisatie. 3. Geplande opname cliënt in zorgorganisatie: kortdurend verblijf vanuit huis. 4. Geplande opname cliënt in zorgorganisatie: kortdurend verblijf vanuit ziekenhuis LANGDURIG VERBLIJF VANUIT HUIS a) Zorgorganisatie stuurt een bericht naar de huisarts en, indien van toepassing, de thuiszorg en de trombosedienst dat de cliënt is opgenomen. b) De Thuiszorg draagt indien van toepassing de toedienlijst (of RMF) over aan de zorgorganisatie. c) Zorgorganisatie stuurt bericht naar apotheek met een verzoek tot inschrijving/levering en (indien bekend) de naam van de apotheek in de thuissituatie. d) Apotheek draagt zorg voor een inschrijfformulier (incl. machtiging voor de overdracht van medicatiegegevens) dat de nieuwe bewoner krijgt. e) De medewerker van de zorgorganisatie die de opname doet, zorgt dat alle extra informatie over het medicijngebruik van de cliënt (zelfzorgmiddelen, internetmedicatie, alcoholgebruik) bij de apotheek komt. f) Apotheek haalt cliëntgegevens binnen via OZIS en schrijft op basis van deze gegevens cliënt in als vaste cliënt. Hierdoor blijft het dossier van de cliënt compleet. Er wordt tevens vastgelegd wie de oude apotheek was. g) Apotheek stuurt bericht naar de oude apotheek met verzoek tot uitschrijving en, met gevraagde toestemming van de cliënt, het overdragen van medicatiegegevens aan apotheek. h) De apotheek voert de medicatiegegevens in de distributiemodule van het Apotheek Informatie Systeem (AIS); het betreft zowel de vaste medicatie als ook de overige medicijnen, welke niet via het weekdoseersysteem geleverd kunnen worden (kuren, crèmes, druppels etc). i) Apotheek maakt een RMF en stuurt dit naar de huisarts. j) Huisarts ondertekent het RMF en stuurt het RMF terug naar de apotheek. k) De apotheek zorgt bij iedere levering binnen 24 uur voor een RMF, toedienlijst en, bij wijzigingen in de medicatie, voor een actueel medicatieoverzicht LANGDURIG VERBLIJF VANUIT ZIEKENHUIS (of revalidatieafdeling/andere zorginstelling) a) Zorgorganisatie stuurt bericht naar apotheek met verzoek tot inschrijving/levering en indien bekend, de naam van de oude apotheek. b) Zorgorganisatie stuurt een bericht naar de huisarts en, indien van toepassing, de thuiszorg en de trombosedienst dat de cliënt in zorg is genomen. c) Apotheek haalt cliëntgegevens binnen via OZIS en schrijft op basis van deze gegevens cliënt in als vaste cliënt. Hierdoor blijft het dossier van de cliënt compleet. Er wordt tevens vastgelegd wat de oude apotheek was (nieuwe apotheek wordt apotheek van inschrijving). 7

8 d) Apotheek stuurt bericht naar de oude apotheek met verzoek tot uitschrijving en, met gevraagde toestemming van de patiënt, het overdragen van medicatiegegevens aan apotheek. e) Ziekenhuis/revalidatieafdeling/andere zorgorganisatie stuurt binnen 24 uur een actueel medicatieoverzicht (incl. labwaarden, nierfunctie en evt. doseringsschema antistollingsmedicatie) en indien van toepassing, ontslagrecepten naar de apotheek. f) Apotheek verwerkt gegevens in Apotheek Informatie Systeem (AIS) en voorziet de zorgorganisatie van een actuele toedienlijst/medicatieoverzicht. g) Apotheek faxt een actueel medicatieoverzicht naar de huisarts KORTDUREND VERBLIJF VANUIT HUIS a) Zorgorganisatie stuurt bericht naar apotheek met een verzoek tot tijdelijke inschrijving/levering en, indien bekend, de naam van de oude apotheek. b) Zorgorganisatie stuurt een bericht naar de huisarts en, indien van toepassing, de thuiszorg en de trombosedienst dat de cliënt is opgenomen. c) Apotheek stuurt bericht naar de oude apotheek met verzoek tot tijdelijke uitschrijving en het (tijdelijk) overdragen van medicatiegegevens aan apotheek. d) Apotheek haalt cliëntgegevens binnen via OZIS en schrijft op basis van deze gegevens cliënt in als tijdelijke cliënt. e) Apotheek stuurt binnen 24 uur een bericht naar zorgorganisatie met medicatieoverzicht apotheek in de thuissituatie of in geval van baxtering in de thuissituatie: de thuiszorg/mantelzorg draagt de toedienlijst en/of RMF over aan zorgorganisatie. f) In geval cliënt OAC s gebruikt: zorgorganisatie informeert trombosedienst over tijdelijke opname en vraagt doseringsschema op KORTDUREND VERBLIJF VANUIT ZIEKENHUIS (of revalidatieafdeling/andere zorginstelling) a) Zorgorganisatie stuurt bericht naar apotheek met een verzoek tot tijdelijke inschrijving/levering en, indien bekend, de naam van de oude apotheek. b) Zorgorganisatie stuurt een bericht naar de huisarts en, indien van toepassing, de Thuiszorg en de Trombosedienst dat de cliënt tijdelijk is opgenomen. c) Apotheek haalt cliëntgegevens binnen via OZIS en schrijft op basis van deze gegevens cliënt in als tijdelijke cliënt. d) Apotheek stuurt bericht naar de oude apotheek met verzoek tot tijdelijke uitschrijving en het (tijdelijk) overdragen van medicatiegegevens aan apotheek. e) Ziekenhuis stuurt binnen 24 uur een ontslagrecept en een actueel medicatieoverzicht naar apotheek. f) In geval cliënt OAC s gebruikt: zorgorganisatie verifieert of cliënt opnieuw is aangemeld bij Trombosedienst. g) Apotheek verwerkt gegevens in Apotheek Informatie Systeem (AIS) en voorziet de zorgorganisatie van een toedienlijst/medicatieoverzicht. h) Apotheek faxt een actueel medicatieoverzicht naar de huisarts. 8

9 Hoofdstuk 4 Ontvangst en distributie van medicatie 4.1 Levering en ontvangst van medicatie in zorgorganisatie a) Alle cliënten worden eenmaal per week voorzien van nieuwe medicatie. Eenmaal per week wordt de rol geleverd en met een vaste frequentie de buiten-baxtermedicatie. b) Zorgorganisatie en apotheek maken afspraken over het tijdstip en de wijze waarop de geneesmiddelen aan de zorgorganisatie geleverd worden. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. De zorgorganisatie informeert de huisartsen hierover. c) Zorgorganisatie stelt vast wie verantwoordelijk is voor de ontvangst en controle van de medicijnen. d) Bij de ontvangst van aangevraagde geneesmiddelen controleert de zorgorganisatie of dat wat besteld is ook geleverd is. Dit wordt door de zorgorganisatie afgetekend. e) Bij afwijkingen wordt contact opgenomen met de apotheek Distributie van medicatie in zorgorganisatie De dagdienst of avonddienst bergt de rollen op de afgesproken plek. Indien de levering koelkastmiddelen bevat worden deze opgeborgen in een aparte koelkast op een afgesproken plek. 9

10 Hoofdstuk 5 Door apotheek verstrekte lijsten 5.1. TOEDIENLIJST a) De verzorging gebruikt direct al op de eerste dag uitsluitend de door de apotheek gegenereerde toedienlijst voor aftekenen. b) De toedienlijst is gespecificeerd voor elk geneesmiddel afzonderlijk. c) De zorgorganisatie controleert of het uiterlijk en aantal van de inhoud van het zakje klopt met de beschrijving op het zakje. De apotheek is verantwoordelijk voor de juistheid hiervan. Indien er een afwijking is tussen de beschrijvingen op het zakje en de inhoud van het zakje, tekent de medewerker niet af, dient niets uit het betreffende zakje toe en neemt contact op met de oude apotheek. d) Bij toedienen/inname wordt voor elk geneesmiddel apart afgetekend op de toedienlijst. 5.2 ACTUEEL MEDICATIEOVERZICHT a) Het medicatieoverzicht wordt altijd binnen 24 uur na het in zorg nemen van de cliënt geleverd. b) Het medicatieoverzicht wordt bij de eerste geneesmiddel levering direct meegestuurd en opgeslagen in het cliëntendossier, achter de toedienlijst. c) Een medicatieoverzicht dient altijd actueel te zijn. Er wordt daarom steeds een nieuw overzicht geleverd: bij start van de medicatieverstrekking. bij herstart van medicatieverstrekking door de zorgorganisatie na tijdelijk verblijf in ziekenhuis. bij elke wijziging in de medicatie: starten, wijzigen en stoppen. d) Een actueel medicatieoverzicht wordt meegegeven door de zorgorganisatie: bij opname in een ziekenhuis of (poli)bezoek aan een medisch specialist bij ontslag uit de zorg e) De zorgorganisatie is zodanig georganiseerd dat bij ontvangst van een nieuw actueel medicatieoverzicht onverwijld het oude medicatieoverzicht verwijderd en vernietigd wordt. 5.3 BIJSLUITER a) De cliënt of diens verzorgende dient te beschikken over een actueel informatieblad (als regel de officiële bijsluiter) voor ieder verpakt geneesmiddel. Apotheker en zorgorganisatie kunnen ook overeenkomen dat de informatie in de bijsluiter door de zorgorganisatie zelf wordt opgezocht (bijv. op en b) De apotheek levert bijsluiters bij elke eerste uitgifte. c) De bijsluiters dienen door de cliënt of zorgorganisatie in een map bewaard worden RECEPT MUTATIE FORMULIER (RMF) Let op: dit formulier wordt niet binnen alle verzorgingshuizen gebruikt. In dat geval wordt er alleen met een recept gewerkt. a) Een wijziging in de medicatie of een doseringswijziging gebeurt altijd d.m.v. een RMF of een recept. b) De arts communiceert d.m.v. het RMF of recept met de apotheek. c) Alleen wanneer er wijziging zijn, stuurt de apotheek een nieuw RMF naar de zorgorganisatie. d) De zorgorganisatie documenteert het recentste RMF in het cliëntdossier, en draagt zorg voor een goed beheer. e) Op het RMF wordt aangegeven of het een kuur, chronische of zonodig medicatie betreft. Bij een kuur wordt de startdatum, einddatum en dosering (met toedientijd aangekruist) vermeld + handtekening van de arts. 10

11 Bij het stoppen van medicatie wordt achter het te stoppen geneesmiddel het daarvoor bestemde vakje aangekruist + stopdatum vermeld + handtekening van de arts (stopdatum = 1 e dag dat het geneesmiddel niet meer toegediend moet worden. Bij nieuwe medicatie wordt achter het nieuwe geneesmiddel de startdatum + eventuele stopdatum vermeld + handtekening van de arts. Bij gewijzigde medicatie wordt achter het gewijzigde geneesmiddel het daarvoor bestemde vakje aangekruist + startdatum van de wijziging + eventuele stopdatum vermeld + handtekening van de arts. f) Nadat de arts een wijziging heeft aangebracht op het RMF en het RMF heeft ondertekend, is dit RMF een geldig recept geworden en is de arts uitsluitend verantwoordelijk voor de gemuteerde medicatie AUTORISATIELIJSTEN a) Recepten van continue medicatie (Baxter- en niet-baxtermedicatie) dienen een looptijd te hebben tot of voorbij het einde van een kalender kwartaal. Indien een arts een recept voor 90 dagen uitschrijft is hieraan voldaan. b) In de derde maand van elk kwartaal stuurt de apotheek aan de verantwoordelijke arts een autorisatielijst voor het volgende kwartaal. Op deze lijst staat de actuele medicatie vermeld. c) De arts kan de lijst laten zoals die is of muteren door starten, stoppen of wijzigen van medicatie en ondertekent deze, waarna de instellinsapotheek heeft geregeld dat de lijst spoedig terugkomt bij de apotheek. d) De door de arts ondertekende autorisatie lijst is een verzamelrecept tot het einde van het volgend kwartaal. 11

12 Hoofdstuk 6 Medicijnverstrekking 6.1. EERSTE MEDICATIEVERSTREKKING a) De apotheek bepaalt in overleg met de zorgorganisatie wanneer de eerste levering vanuit de apotheek plaats moet vinden. b) De Baxtermedicatie wordt in een medicatierol afgeleverd die de periode van 7 dagen omvat. De bijbehorende toedienlijst beslaat dezelfde periode. In dit protocol wordt deze periode van een week Baxterronde genoemd. c) De apotheek deelt de cliënt in voor de levering van de Baxtermedicatie. Dat houdt in dat de vaste startdag van de Baxterronde wordt vastgelegd, doorgaans één van de werkdagen in een week. Tot aan de eerste levering van de Baxtermedicatie wordt de deelbare medicatie los geleverd, in gangbare apotheekverpakking. d) Buiten-baxter medicatie wordt verstrekt volgens de gangbare regels van reguliere verstrekkingen (eerste uitgifte voor twee weken) en vervolgens bijvoorbeeld per maand. Bij voorkeur in (hele) herkenbare verpakkingen. Apotheek en zorgorganisatie spreken af wie het initiatief tot levering heeft. e) Tijdelijke medicatie met een duur van 1 tot 2 weken, zoals een anitibioticakuur, wordt los geleverd. De apotheek regelt vermelding op de toedienlijst en zorgt ervoor dat: op de toedienlijst duidelijk de stopdatum vermeld wordt indien bekend bij de apotheek. na de stopdatum de regel niet meer op de eerstvolgende nieuwe toedienlijst verschijnt en dat de medicatielevering gestopt wordt STARTEN NIEUWE MEDICATIE Er kunnen zich een tweetal situaties voordoen: Starten van nieuwe medicatie door de arts gedurende werktijd ( ) a) Arts schrijft RMF/recept uit voor nieuwe medicatie; achter het nieuwe geneesmiddel wordt de startdatum + evt. stopdatum vermeld + handtekening arts (Let op: bij telefonisch voorschrijven dient de huisarts altijd dezelfde dag te zorgen voor een schriftelijke bevestiging). b) Arts overhandigt RMF/recept aan de verzorging. c) De verzorgende faxt het RMF/recept naar de apotheek. d) Het RMF/recept gaat terug in het cliëntdossier. e) Apotheek zorgt dat de nieuwe of gewijzigde medicatie verwerkt en geleverd wordt. f) Apotheek levert een nieuw RMF, een medicatieoverzicht en een nieuwe toedienlijst met de resterende dagen aan bij de zorgorganisatie g) Zorgorganisatie archiveert dit nieuwe RMF met spoed in het cliëntdossier. Het medicatieoverzicht en de nieuwe toedienlijst worden in de daarvoor bestemde map opgeruimd. h) Zorgorganisatie zorgt dat het getekende originele RMF/recept dezelfde dag bij de apotheek terechtkomt. 12

13 Starten van medicatie buiten werktijd ( uur, weekend en feestdagen) Er kunnen zich een tweetal situaties voordoen: 1) Medicatie bij visite a) Huisarts checkt het aanwezige actuele medicatieoverzicht en schrijft een recept of gewijzigd RMF uit voor de komende dagen tot de rolwissel. Achter het nieuwe geneesmiddel wordt de startdatum + evt. stopdatum vermeld + handtekening arts. b) Zorgorganisatie geeft aan of dit gehaald of gebracht moet worden. c) De zorgorganisatie maakt een kopie van de gewijzigde RMF of recept. d) De zorgorganisatie faxt het gewijzigde RMF/recept door aan de Dienstapotheek en de apotheek. e) De Dienstapotheek checkt dit met de huidige medicatie, verstrekt de medicatie en levert een tijdelijke toedienlijst én een medicatieoverzicht. f) De zorgorganisatie parafeert voor de toedientijdstippen. g) De huisarts zorgt dat het recept daadwerkelijk bij de Dienstapotheek komt: recept afgeven aan de apotheekbalie door huisarts of chauffeur. h) De apotheek stuurt de eerstvolgende werkdag een nieuw RMF en een nieuwe toedienlijst. 2) Medicatie bij telefonische aanvraag: a) Zorgorganisatie belt de huisartsenpost, geeft aan waarom het gaat en geeft tevens in het eerste contact al aan of medicatie gehaald of gebracht moet worden. b) De waarnemend huisarts vraagt bij twijfel eerst een medicatieoverzicht op bij de dienstapotheek, schrijft recept en faxt dit naar de DAP. c) De Dienstapotheek checkt dit met de huidige medicatie, verstrekt de medicatie en levert een voorlopige toedienlijst én een aangepast medicatieoverzicht. d) De medicatie wordt samen met een tijdelijke toedien voor deze nieuwe medicatie en het nieuwe medicatieoverzicht afgeleverd bij de patiënt (vervoer ofwel door zorgorganisatie, ofwel door dienstapotheek). e) De zorgorganisatie faxt direct de voorlopige toedienlijst naar de apotheek. f) De apotheek stuurt de eerstvolgende werkdag een nieuw RMF en een aangepaste toedienlijst WIJZIGEN BAXTERMEDICATIE (ALGEMEEN) a) Om fouten zoveel mogelijk te voorkomen is het nadrukkelijk wenselijk wijzigingen in de Baxtermedicatie per volgende Baxterronde in te laten gaan, en liever niet halverwege een Baxterronde. b) Wijzigingen (ook telefonisch) moeten door de arts altijd schriftelijk aan de apotheek worden doorgegeven. Alleen door verwerking in het AIS is er een garantie dat de wijziging correct wordt opgevolgd en dat het medicatieoverzicht en de toedienlijst kloppen. c) De tussentijdse levering van een nieuw RMF, medicatieoverzicht en toedienlijst door de apotheek aan de zorgorganisatie is altijd een aanwijzing voor de zorgorganisatie dat de medicatie gewijzigd is. d) In geval van twijfel bij de zorgorganisatie over de juistheid van het RMF, medicatieoverzicht en de toedienlijst is altijd overleg met apotheek (of eventueel de arts) noodzakelijk. 13

14 6.4. WIJZIGEN MEDICATIE HALVERWEGE EEN BAXTERRONDE Indien een wijziging door medische noodzaak niet kan wachten tot de volgende baxterronde en dus onmiddellijk moet ingaan, zijn er de volgende opties: Een medicijn wordt gestopt a) De arts stuurt een gewijzigd RMF of stoprecept naar de apotheek. b) De apotheek verwerkt het medicijn in het AIS; kans op toch door blijven leveren is hiermee uitgesloten. c) Er wordt een nieuwe toedienlijst voor de rest van deze lopende Baxterronde, een nieuw RMF en medicatieoverzicht uitgedraaid; deze lijsten worden dezelfde dag nog bezorgd. d) De apothekersassistente markeert handmatig op de nieuwe toedienlijst wat er gewijzigd is en zet een paraaf. e) De apotheker is met het Baxtersysteem verantwoordelijk voor het uitzetten van medicijnen. Dit houdt in dat de apotheek er zorg voor draagt dat de gestopte medicatie uit het zakje wordt gehaald. Daartoe wordt de rol aangepast in de apotheek. f) Er worden afspraken gemaakt hoe en wanneer de rol naar de apotheek komt (halen of brengen) en wanneer deze terug moet zijn. g) Het bestaande medicatieoverzicht wordt vervangen. h) De nieuwe toedienlijst wordt door de medewerker van de zorgorganisatie gehecht aan de oude toedienlijst. Op de oude toedienlijst wordt een kruis gezet door de periode die door de nieuwe toedienlijst gedekt wordt. Beide toedienlijsten beslaan samen precies een week. i) De apotheek legt vast dat de STOP procedure correct is gevolgd en verwerkt dit in het AIS (bijvoorbeeld als een Zorgregel) Een dosering wordt gewijzigd (dat betekent het stoppen en verwijderen van de lopende medicatie en het starten en los leveren van dezelfde medicatie in de nieuwe dosering) a) De arts stuurt altijd (ook bij telefonische wijzigingen) een gewijzigd RMF of wijzigingsrecept naar de apotheek. b) De apotheek wijzigt het medicijn in het AIS; kans op toch door blijven leveren volgens de vorige dosis is hiermee uitgesloten. c) Er wordt een nieuwe toedienlijst voor de rest van deze lopende Baxterronde, een nieuw RMF en medicatieoverzicht uitgedraaid; deze lijsten worden dezelfde dag nog bezorgd. d) De apothekersassistente markeert handmatig op de nieuwe toedienlijst wat er gewijzigd is en zet een paraaf. e) Het stoppen verloopt verder volgens stap e. f) Het starten van dezelfde medicatie in de nieuwe dosering verloopt verder volgens stap e Een medicijn wordt toegevoegd a) De arts stuurt een RMF of recept naar de apotheek. b) De apotheek schrijft het recept aan in het AIS; hiermee is de toevoeging opgenomen in het AIS. c) Er wordt een nieuwe toedienlijst voor de rest van deze lopende Baxterronde, een nieuw RMF en een nieuw medicatieoverzicht uitgedraaid; deze lijsten worden dezelfde dag nog bezorgd. d) De apothekersassistente markeert handmatig op de nieuwe toedienlijst wat er gewijzigd is en zet een paraaf. e) De apotheek levert het toegevoegde medicament los, dus naast de Baxterrol. f) Het bestaande RMF en medicatieoverzicht wordt vervangen. 14

15 g) De nieuwe toedienlijst wordt door de medewerker van de zorgorganisatie gehecht aan de oude toedienlijst. Op de oude toedienlijst wordt een kruis gezet door de periode die door de nieuwe toedienlijst gedekt wordt. Beide toedienlijsten beslaan samen precies een week. h) De apotheek legt vast dat de wijzigingsprocedure correct is gevolgd en verwerkt dit in het AIS (bijvoorbeeld als een Zorgregel) TUSSENTIJDSE WIJZIGING BUITEN-BAXTER MEDICATIE a) Zie punt 6.4. Vanzelfsprekend hoeven geen medicijnen uit zakjes gehaald te worden. b) Er wordt gewerkt met de hierboven beschreven nieuwe toedienlijst voor de rest van de lopende Baxterronde waarop de apotheek de wijziging heeft gemarkeerd en geparafeerd. Tevens wordt een nieuw actueel medicatieoverzicht geleverd. c) Het bestaande RMF en medicatieoverzicht wordt vervangen. d) De nieuwe toedienlijst wordt door de medewerker van de zorgorganisatie gehecht aan de oude toedienlijst. Op de oude toedienlijst wordt een kruis gezet door de periode die door de nieuwe toedienlijst gedekt wordt. Beide toedienlijsten beslaan samen precies een week. e) Bij wijzigen of stoppen moet het restant van de medicatie die niet meer gebruikt mag worden zo snel mogelijk terug naar de apotheek WIJZIGING NA HET LAATSTE MUTATIETIJDSTIP a) Baxtermedicatie: In geval van wijzigingen in de dagen ná het laatste mutatietijdstip maar vóór het leveren van de Baxtermedicatie (dus start van de nieuwe Baxterronde) dient de apotheek: 1. dit te registreren. 2. de toedienlijsten pas na de laatste wijziging uit te draaien. 3. de rollen te corrigeren vóór aflevering: dus medicatie er uit of erbij (los geleverd). b) Buiten-Baxtermedicatie vereist geen bijzondere verwerking LEVERING BUITEN-BAXTER MEDICATIE Niet deelbare continue medicatie a) Medicatie die niet deelbaar is of op onregelmatige tijdstippen gegeven wordt, of zo nodig is, wordt volgens de gangbare regels afgeleverd (eerste uitgifte voor 2 weken), en vervolgens in een vaste frequentie. Bij voorkeur in (hele) herkenbare verpakkingen. b) Er worden afspraken gemaakt wie het initiatief tot levering heeft. Daar zijn twee keuzes of een mix daarvan mogelijk, afhankelijk van de aard van de medicatie. De keuzes worden vastgelegd tussen apotheek en zorgorganisatie en jaarlijks geëvalueerd: 1. Medicatie wordt proactief door de apotheek geleverd aan de hand van het opgegeven gebruik en dus de theoretische einddatum. De apotheek zorgt tijdig voor aanvulling. 2. Medicatie wordt geleverd op verzoek van verpleging of cliënt op geleide van het opraken daarvan. Bestellen van deze medicatie verloopt schriftelijk via fax of Tijdelijke medicatie a) Tijdelijke medicatie met een duur van 1 tot 2 weken, zoals een antibioticakuur, wordt los geleverd. Vermelding op de toedienlijst wordt geregeld door de apotheek. b) Op de toedienlijst wordt duidelijk de STOP datum vermeld indien bekend bij de apotheek. c) De apotheek draagt er zorg voor dat na de STOP datum de regel niet meer op de nieuwe toedienlijst verschijnt en dat de medicatielevering gestopt wordt. 15

16 6.8. DIVERSE PRAKTISCHE PUNTEN a) Halve tabletten kunnen beperkt in de Baxterzakjes worden verwerkt en de artsen wordt verzocht halve tabletten zoveel mogelijk te vermijden. Afhankelijk van de Baxterleverancier is er meestal wel een beperkt assortiment tabletten met halve sterktes. Het is niet toegestaan dat de verzorgende na het openen van het Baxterzakje alsnog tabletten moet halveren. Te halveren tabletten worden daarom altijd los geleverd. 1. De apotheker overlegt met de arts welke tabletten met halve sterktes verwerkt kunnen worden. 2. Indien een arts toch halve tabletten wil voorschrijven buiten het beperkte assortiment, levert de apotheek de tabletten los. b) Het malen van medicijnen is alleen toegestaan als dat door de apotheek is vermeld op de toedienlijst. Aan een dergelijke vermelding gaat altijd een opdracht van de arts vooraf. Er wordt gewerkt volgens het protocol van Vilans (zie bijlage) of het protocol van de zorgorganisatie voor zover dat niet wezenlijk afwijkt van het protocol van Vilans. De apotheek zorgt ervoor dat op de toedienlijst malen toegestaan wordt vermeld bij medicijnen die gemalen mogen worden of capsules die geopend mogen worden. c) Retour medicijnen en medicijnafval 1. Alle niet meer door de cliënt gebruikte medicijnen dienen z.s.m. retour te gaan naar de apotheek. 2. In de zorgorganisatie wordt ten minste één keer per kwartaal gecontroleerd of er medicatie aanwezig is waarvan de vervaldatum verlopen is of heel spoedig gaat verlopen. 16

17 Hoofdstuk 7 Cliëntmutaties Een wijziging in de verblijfsgegevens van de cliënten gebeurt altijd door middel van een meldformulier. Hieronder staat beschreven hoe de overdracht in de afzonderlijke gevallen plaatsvindt. Het kan daarbij gaan om: 7.1 VAKANTIE a) Verzorging controleert of medicatie toereikend is om betreffende periode te overbruggen. b) Wanneer de medicatie niet toereikend is, wordt dit gemeld aan de apotheek met een meldformulier minimaal 2 weken van te voren. c) De apotheek verwerkt deze gegevens en levert de medicatie voor de gewenste verstrekkingperiode OPNAME IN EN ONTSLAG UIT ZIEKENHUIS a) Zorgorganisatie meldt dit aan apotheek (verzoek tot tijdelijke stopzetting i.v.m. ziekenhuisopname). b) Zorgorganisatie draagt zorg voor het aanleveren van een actueel medicatieoverzicht aan de behandelende arts. c) De behandelend arts werkt het medicatieoverzicht bij voor de situatie na ontslag en maakt zo nodig ontslagrecepten aan. d) Het ziekenhuis stuurt dezelfde dag het actueel medicatieoverzicht en zo nodig de ontslagrecepten naar de apotheek. e) Zie verder starten en/of wijzigen nieuwe medicatie POLIKLINISCH CONSULT a) Zorgorganisatie zorgt (indien bekend) dat de cliënt een medicatieoverzicht meeneemt naar de poliklinische afspraak. b) Behandelend arts op de polikliniek verifieert het medicatieoverzicht op juistheid en brengt zo nodig wijzigingen aan. c) Behandelend arts op de polikliniek geeft patiënt zo nodig een recept mee voor nieuwe medicatie. d) Behandelend arts schrijft op het recept (of op het actuele medicatieoverzicht) of het een nieuw of een gewijzigd voorschrift betreft. Er wordt ook aangegeven welke middelen gestopt zijn. e) Behandelend arts zorgt dat het medicatieoverzicht na consult wordt aangeleverd aan de apotheek. f) Zie verder starten en/of wijzigen van (nieuwe) medicatie 7.4. PLAATSING IN VERPLEEGHUIS VANUIT ZORGORGANISATIE a) Zorgorganisatie stuurt bericht naar apotheek, huisarts en indien van toepassing Trombosedienst dat de cliënt wordt opgenomen in verpleeghuis. b) Zorgorganisatie stuurt een medicatieoverzicht, actuele toedienlijst + kopie RMF naar verpleeghuis ONTSLAG VANUIT ZORGORGANISATIE NAAR HUIS a) Zorgorganisatie stuurt een bericht naar de apotheek, huisarts en, indien van toepassing, de thuiszorg en de trombosedienst dat de cliënt ontslagen wordt naar huis. b) Indien thuiszorg in de thuissituatie: zorgorganisatie levert een actuele toedienlijst + evt. kopie RMF aan de thuiszorg c) Apotheek stuurt bericht naar de oude apotheek met verzoek tot (her)inschrijving. 17

18 d) Oude apotheek haalt cliëntgegevens binnen via OZIS (LSP) en schrijft op basis van deze gegevens cliënt (opnieuw) in als vaste cliënt. Hierdoor blijft het dossier van de cliënt compleet. e) De oude apotheek stuurt bericht naar de nieuwe apotheek met verzoek tot uitschrijving/stopzetting levering. f) Zorgorganisatie geeft huisapotheker en huisarts een advies over de mate van zelfstandigheid bij het medicijngebruik (wel/niet baxterrol). g) Indien baxtering in thuissituatie: oude apotheek stuurt een medicatieoverzicht/toedienlijst naar de Thuiszorg. 18

19 Hoofdstuk 8 Toedienen van medicatie a) De medicatie wordt alleen toegediend als door tenminste één bevoegde en bekwame medewerker is gecontroleerd dat de namen en de dosis op het zakje hetzelfde zijn als de als de namen en de dosis van de medicijnen op de toedienlijst en of het aantal medicijnen klopt. Let op: De inhoud van de zakjes hoeft niet dubbel gecontroleerd te worden; de apotheek is verantwoordelijk voor de inhoud van de zakjes. b) Bij losse niet-baxter medicatie controleert ten minste één bevoegde en bekwame medewerker op: juiste medicijn/juiste dosis/juiste tijdstip/juiste cliënt. c) Indien de buiten-baxter medicatie volgens de instellingsapotheker, een onacceptabel risico vormt bij verkeerde dosering, dient dubbel gecontroleerd te worden. De zorgorganisatie overlegd met de apotheker welke medicatie dubbel gecontroleerd dient te worden. Op landelijk niveau is hiervoor een lijst risicovolle medicatie opgesteld, als uitgangspunt voor dit overleg (zie bijlage). De zorgorganisatie heeft een procedure voor de wijze(n) waarop de dubbele controle wordt uitgevoerd (bijv. door de cliënt, mantelzorger, of anderszins). d) Er wordt afgetekend per medicijn op de door de apotheek aangeleverde toedienlijst. e) Er moet tijdens het toedienen ongestoord gewerkt kunnen worden: de medewerkers die met medicatie bezig zijn dragen bij voorkeur een speciaal herkenbaar hesje, zodat anderen weten dat zij hen niet mogen storen. g) Alle medicatie buiten de baxter (zoals zalf, drankjes, injectiespuitjes) is duidelijk gelabeld: naam cliënt, dosering, tijdstip en datum, wijze toedienen, periode voor gebruik. h) In de zorgorganisatie is alleen medicatie op naam aanwezig. 19

20 Hoofdstuk 9 Kwaliteitszorg De zorgorganisatie, de huisartsen en apotheker dragen gezamenlijk zorg voor kwaliteitszorg rondom de verstrekking van medicatie PERIODIEKE CONTROLE VAN MEDICATIE a) Vóór het uitsturen van de kwartaal autorisatielijst loopt de apotheker deze lijst kritisch door en schrijft zijn commentaar, vragen en opmerkingen erbij. De apotheker parafeert voor zijn review. De apotheker markeert voor de arts duidelijk die autorisatielijsten waarbij een opmerking is gemaakt. b) De arts beoordeelt de autorisatielijst en het commentaar van de apotheker en wijzigt eventueel de medicatie. c) Eenmaal per jaar in het eerste kwartaal bespreken arts, apotheker en bij voorkeur ook de betrokken zorgmedewerkers van de betreffende zorgorganisatie, deze autorisatielijst van de cliënten die langdurig 5 of meer medicijnen gebruiken. Als hier iets uitkomt dat voor de zorgorganisatie of cliënt van belang is regelt de arts de communicatie. d) De apotheker neemt het initiatief voor deze bespreking. e) De zorgorganisatie dient de arts doorlopend te informeren over het verloop van het ziektebeeld of over waarnemingen die van belang kunnen zijn voor de gekozen therapie. De arts neemt deze informatie mee naar de bespreking. f) De apotheker legt de bevindingen vast. Op bovengenoemde wijze vindt 3 x per jaar een medicatiereview op afstand plaats en 1 x per jaar een medicatiereview gesprek GENEESMIDDELENBELEID a) Het verzorgingshuis stelt een geneesmiddelencommissie in. Taken van deze commissie zijn o.a. het bepalen van het geneesmiddelenbeleid van het verzorgingshuis en het onderhouden van het kwaliteitssysteem rondom de farmaceutische zorg. De geneesmiddelcommissie komt minimaal eenmaal per jaar bijeen. In de geneesmiddelencommissie nemen plaats de coördinator geneesmiddelenbeleid van de zorgorganisatie en de instellingsapotheker. Daarnaast kunnen een verzorgende/ verpleegkundige, de zorgmanager, de kwaliteitsfunctionaris en eventueel de huisarts zitting hebben in deze commissie. b) De apotheker adviseert het verzorgingshuis over het geneesmiddelenbeleid, de logistiek rond de geneesmiddelen, het kwaliteitssysteem. De apotheker draagt in overleg zorg voor de instructie van en klinische lessen voor de verzorgenden over geneesmiddelen, bijvoorbeeld over hoe en wanneer medicijnen innemen en acceptabele en niet-acceptabele bijwerkingen van geneesmiddelen. 9.3 KWALITEITSBELEID a) De zorgorganisatie stelt één van zijn medewerkers aan als coördinator farmaceutische zorg. De coördinator is aanspreekpunt voor alle betrokkenen en zorgt voor een goede communicatie en afstemming tussen de cliënt/vertegenwoordiger, medewerkers van het verzorgingshuis, de huisarts en de apotheker. Er worden afspraken rond bereikbaarheid en beschikbaarheid worden gemaakt. b) De zorgorganisatie onderhoudt een kwaliteitssysteem waarin ook het de farmaceutische zorgprocessen zijn beschreven. De MIC speelt een belangrijke rol in het beheersen van het farmaceutische proces. c) De zorgorganisatie dient te zorgen voor voldoende bevoegde medewerkers, afhankelijk van de in de zorgorganisatie benodigde handelingen. 20

21 Het beheren /uitzetten van geneesmiddelen valt onder de risicovolle handelingen, het toedienen van geneesmiddelen tot de risicovolle of voorbehouden handelingen afhankelijk van de toedieningsvorm. Medewerkers dienen zodanige kennis van geneesmiddelen te hebben dat zij werking en ongewenste bijwerking van geneesmiddelen kunnen signaleren en deze rapporteren aan de huisarts en apotheker. 21

22 Hoofdstuk 10 Naleving a) De zorgorganisatie ziet toe op naleving van het protocol binnen de eigen organisatie. b) De SAGO ziet toe op naleving van dit protocol door de aangesloten apotheken. Indien een apotheek stelselmatig afwijkt van het protocol en daarmee de kwaliteit schaadt, dient dat gemeld te worden aan SAGO. c) Separaat worden afspraken gemaakt voor een jaarlijkse evaluatie. Bijlage 1: Procedure (fijn)malen van geneesmiddelen van V ilans Bijlage 2: Lijst risicovolle medicatie 22