Nederlands Genootschap van Sint Jacob

Transcriptie

1 Nederlands Genootschap van Sint Jacob Secretaris: Simone Aarendonk Conceptverslag Algemene Ledenvergadering d.d. 12 maart 2016 te Amsterdam Aanwezig: Namens bestuur: Simone Aarendonk (verslag), Suzanne van der Beek (na agendapunt 8),Joost Bol (voorzitter),henk van Dam, Maarten Hoek (na agendapunt 8), Jan Kousemaker, Lidwien Meijer, Monique Walrave en ongeveer 100 leden in de zaal 1. Opening Om kwart voor 12 opent de voorzitter de vergadering. Eerst wordt een moment van stilte gehouden voor de mensen die ons de afgelopen tijd zijn ontvallen. 2. Mededelingen Van Han Lasance is een bericht van verhindering ontvangen. Ereleden Koen Dircksens en Bas Brouwer zijn bij deze vergadering aanwezig. 3. Verslag Algemene Ledenvergadering 14 november Opmerking over punt 5 Begroting-: suggestie per 12 maanden lid worden. Fons Boink adviseert deze suggestie verder te onderzoeken. Het hoort bij deze tijd. Een organisatie als de ANWB is hier bijvoorbeeld al toe overgegaan. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaarverslag 2015 Alle regio s en werkgroepen hebben een bijdrage geleverd. Resultaat is een compleet overzicht van de gebeurtenissen in het afgelopen jaar. Op pagina 2 staat onder het verslag van de penningmeester dat een gedeelte van het positieve resultaat het gevolg is van het niet realiseren van het digitaal ontsluiten van de Jacobalia. Han Pronker merkt hierover op dat de Jacobalia al jaren digitaal ontsloten zijn. Dit klopt, bedoeld wordt een verdere ontsluiting. 5. Financieel verslag De penningmeester licht de jaarrekening toe. Meest opvallende zaken zijn: - positief resultaat van ruim als gevolg van lagere kosten, lagere bestedingen in de regio s en het niet realiseren van de verdere digitale ontsluiting van de Jacobalia; - sterke vermogenspositie en ruime liquiditeit. 1

2 Toelichting baten en lasten: - contributies komen hoger uit dan begroot. Verklaring: minder opzeggingen dan verwacht. Ruim betalende leden in 2015; - inschrijfgelden blijven achter als gevolg van een daling in de aanwas van nieuwe leden. Deze daling lijkt nu gestopt te zijn; - omzet en marge winkel blijven dalen; - minder administratiekosten onder meer door bereikte efficiency en door minder nieuwe leden waardoor er minder werkzaamheden zijn; - regio s hebben minder besteed en drie regio s hebben hun maximaal saldo bereikt; - minder kosten werkgroepen met name Jacobsstaf, Website en Huiskamer van de Lage landen. Toelichting Balans : - het vrije vermogen stijgt met ruim en komt daarmee boven het gestelde 2

3 maximum. Het overschot wordt gebruikt om het verwacht tekort 2016 te dekken en het restant zal aangewend worden om de contributie gelijk te houden; - het verwacht tekort 2016 lijkt mee te vallen, omdat het aantal leden zich gunstig ontwikkelt; - de reserve website is verhoogd met In 2016 worden de uitgestelde kosten aan verdere digitalisering Jacobalia besteed; - de reserve regio s staat ter beschikking van activiteiten in de regio s. De penningmeester concludeert dat we een sterke vermogenspositie hebben en financieel gezond zijn. Vragen - Peter Kox (regio Den Bosch) stelt vraagtekens bij het gegeven dat spaarzame regio s aan het eind van het jaar op hun budget gekort kunnen worden. In de regio Den Bosch worden deelnemers aan de wandeling bijvoorbeeld getrakteerd op koffie en een worstenbroodje. Daarvoor wordt geen bijdrage gevraagd, maar gaat een donativo pot rond. De penningmeester reageert dat regio s vrij zijn in hun uitgaven zolang die binnen hun budget en de doelstelling vallen. Het is een kwestie van het juiste evenwicht vinden. Op dit moment betalen meer dan leden voor de activiteiten van ca deelnemers aan activiteiten. We zouden graag zien dat meer leden gaan deelnemen aan activiteiten en op die wijze profiteren van de bijdrage die ze betalen. - Op een vraag van Gerry Buijtink (regio Groningen/Drenthe) antwoordt de penningmeester dat het voor regio s of werkgroepen mogelijk is een extra bijdrage te vragen voor een bijzonder project. Dit verzoek zal dan naar redelijkheid beoordeeld worden. 6. Verslag Financiële Commissie De financiële commissie bestaat uit Ad Clarijs, Ben Naardin en Alphons de Beir. Ad Clarijs was niet bij de controle aanwezig. Zijn vragen zijn schriftelijk beantwoord. Ad leest de verklaring van de commissie voor. De commissie heeft vastgesteld dat : - de banksaldi aanwezig zijn; - de kosten met goedgekeurde facturen zijn onderbouwd; - de bestuurskosten geen bijzonderheden bevatten; - de ontvangen contributie- en inschrijfgelden in overeenstemming zijn met de ledenadministratie; - de jaarrekening bij de administratie aansluit. De financiële commissie heeft op 10 februari het financiële verslag goedgekeurd en stelt voor de penningmeester en het bestuur décharge te verlenen. De algemene ledenvergadering gaat hier onder applaus mee akkoord. Daarna maakt de kascommissie de volgende vragen/opmerkingen: - het vrij besteedbaar vermogen is in principe gemaximeerd tot 50% van het contributie-inkomen, maar overstijgt deze norm. Wordt de afspraak van 2013 aangescherpt? De penningmeester reageert hierop dat het de bedoeling is dit overschot af te bouwen door middel van het niet verhogen van de contributie. - de uitgaven van de werkgroepen en regio's blijven met circa onder het geraamde. Blijven de activiteiten van werkgroepen en regio s in overeenstemming met het beoogde beleid? - het bestuur declareert alleen reis- en verblijfkosten. De kascommissie is van mening dat de professionele inbreng van de bestuursleden ook beloond dient te worden. De voorzitter reageert direct op deze opmerking dat dit niet zal gebeuren. Wij zijn vrijwilligers. 3

4 - het maken van een actielijst en besluitenlijst naar aanleiding van gehouden bestuursvergaderingen is wenselijk. Conform het rooster van aftreden zijn Ad Clarijs en Ben Naardin aftredend. Beiden zijn herkiesbaar. De vergadering gaat hiermee onder applaus akkoord. Het streven is elk jaar één lid te vervangen. 7. Wat ons bezighoudt De voorzitter licht eerst de plannen van de werkgroepen toe. Werkgroep website De informatie over het plannen van de eigen camino op de hoofdpagina De Weg naar Buiten is geheel vernieuwd. Werkgroep het Nieuwe Pelgrimeren - De facebookgroep Camino de Santiago NGSJ heeft inmiddels meer dan 700 leden. - De facebookverenigingspagina Nederlands Genootschap van Sint Jacob wordt druk bezocht. - Inmiddels is ook een pagina op Instagram gelanceerd: Camino de Santiago NGSJ; - Op de voorjaarsbijeenkomst houdt de werkgroep workshops ultralight pelgrimeren en lopen met gps op smartphone. Deze blijken op de bijeenkomst in Amsterdam zeer gewild. Ze waren als eerste volgeboekt. - Maandelijkse cafés in Amsterdam sinds augustus en in Utrecht sinds deze maand. Werkgroep Geschiedenis en Cultuur - Cursussen in de regio s den Bosch en Den Haag. - Lezingencyclus in Utrecht. - Samenwerking met de Regio s aan het Jacobalia-bestand. - Opwaarderen van de Jacobalia database. - Samenwerking met de Camino Academie door vertegenwoordiging in de werkgroep Wetenschap. Werkgroep Wetenschap - Camino Academie van start in samenwerking van het Genootschap en Tilburg University december tweede expertmeeting in het Catharijneconvent. - Binnenkort komt er een oproep voor de vacature van Secretaris voor de Camino Academie. Werkgroep Bibliotheek - De herinrichting en het systematiseren is in 2015 afgerond. - Er is een intensieve samenwerking met andere werkgroepen, zoals Geschiedenis & Cultuur en de Jacobsstaf. - Het bestand aan boeken wordt systematisch uitgebouwd. Werkgroep Hospitaleren - Er is een actueel bestand van mogelijkheden om kleinschalig te hospitaleren. - Onderzoek ontwikkeling hospitalero-training in samenwerking met werkgroep Roncesvalles. 4

5 Werkgroep Roncesvalles - Planning voor 2016 is weer geregeld. - Ruim 100 hospitalero s staan in de startblokken na een goede startbijeenkomst op 7 maart. - Door stagnatie in de verbouwingsplannen is de capaciteit voor 2016 beperkt tot 345 bedden. Werkgroep Huiskamer van de Lage Landen - In 2016 op een nieuwe locatie bij het pelgrimsbureau. - Bezetting 2016 is rond. Werkgroep Informanten - Werving en opleiding nieuwe informanten gestructureerd. - Roostering Utrecht op een nieuwe leest. - Overleg met Jacobiparochie en Vessem. - Kennis over de verschillende camino s op peil houden, cq toevoegen. Werkgroep Pelgrimsweg van Vezelay - Editie 2016 is gereed. - Sinds 1 januari 2016 is een Engelstalige versie beschikbaar, als service aan de Franse regio s. - Men werkt aan een cultureel digitaal supplement. Wat het bestuur bezighoudt - Beleidskaders : * na interne publicatie van het concept kwamen uiteindelijk nog reacties; * het verwerken hiervan lukte niet binnen de tijd voor deze vergadering; * we werken door op basis van het plan en presenteren in het najaar ( werd ook pas in het najaar vastgesteld); - Aanpassing huishoudelijk reglement, art. 7 i.v.m vervallen inschrijfgeld. - Verlagen van de prijs voor de pelgrimspassen naar 2 incl. verzendkosten. Blijft gratis voor nieuwe leden. - Camino Santiago aan het Wad. Erelid Bas Brouwer coördineert de voorbereiding van het project Camino Santiago aan het Wad en licht dit project toe: Algemeen - Start in februari juli einde in Santiago aan het Wad inclusief feestprogramma. - Regio s vrij in het bepalen van route en aantal dagen. - Deelname ook voor leden van buiten de eigen regio, buitenlandse genootschappen en belangstellenden. - Apart pelgrimspaspoort en Compostela na minimaal 100 km lopen of 200 km fietsen. - Creatieve overnachtingsmogelijkheden verstevigen de onderlinge band. - Deelname is gratis, eten en overnachtingen eigen rekening. 5

6 De Westroute - Zuid-West Nederland: Sluis naar Rozenburg. - Den Haag: Maassluis naar Leiden. - Bollenstreek: Leiden naar Haarlem en omgeving. - Amsterdam: Haarlem omgeving Amsterdam naar Uitgeest. - Noord-Holland: Uitgeest naar Den Oever al of niet Afsluitdijk. - Friesland: Afsluitdijk tot Santiago aan het Wad. De Middenroute - Breda/Tilburg: Wernhout naar Moerdijk. - Rotterdam: Moerdijk naar Vianen. - Utrecht: Vianen omgeving Utrecht naar Zeist. - Midden Nederland: Zeist naar Harderwijk. - Oost Nederland: Harderwijk- Hasselt. - Friesland: Hasselt- Santiago aan het Wad (Jabikspaad). De Oostroute - Limburg: Eijsden naar Venlo of Roermond. - Zuid-Oost Brabant: Venlo of Roermond naar Vessem. - Den Bosch: Vessem naar Grave. - Arnhem/Nijmegen: Grave naar Doesburg. - Oost Nederland: Doesburg naar Hardenberg. - Groningen/Drenthe: Hardenberg naar Santiago aan het Wad. 8. (Her)verkiezing bestuursleden De voorzitter meldt dat Monique Walrave en Henk van Dam aan het eind van hun eerste termijn zijn. Beiden zijn herkiesbaar. De vergadering gaat hiermee onder applaus akkoord. De voorzitter vraagt de vergadering Suzanne van der Beek en Maarten Hoek als nieuw bestuurslid te benoemen. Er zijn geen tegenkandidaten. Ook hiermee gaat de vergadering onder applaus akkoord. 9. Stichting Pelgrimsvrienden van Sint Jacob Secretaris Diedrick Jansen licht de stand van zaken en plannen van de Stichting Pelgrimsvrienden van Sint Jacob toe. Ontwikkelingen Inkomsten via werven donateurs: de doelstelling in % van de leden met een jaarlijkse donatie van 15 euro of meer te werven is nog niet bereikt, ondanks publiciteit via website, flyers, in de Huiskamer in Santiago en advertenties in Jacobstaf. - Verder worden inkomsten geworven uit sponsorgeld uit stichtingen en loterijen en is het de bedoeling inkomsten te verkrijgen uit erfenissen en legaten. Tot nu toe zijn deze inkomsten gering. - De stichting heeft diverse projecten ondersteund die jongeren kennis laten maken met het pelgrimeren - Het PR- materiaal en website zijn vernieuwd en opgefrist. Alles is transparant en zichtbaar op 6

7 - Overleg Genootschap Stichting over onderlinge verhouding: denkrichting Stichting wordt/ is met behoud van onafhankelijkheid een werkgroep van Genootschap en instrument voor werving externe middelen t.b.v. activiteiten van (werkgroepen van) het Genootschap te worden. Taak: faciliteren vrijwilligers Genootschap - beheer van het schade risicofonds. Op verzoek van het Genootschap uitkeren van niet te verzekeren respectievelijk niet vergoede schade in geval van calamiteiten voor actieve vrijwilligers (hospitalero s e.a. die uiteraard wel een reis- & zorgverzekering hebben afgesloten!). - Ruling (afspraak) met Inspecteur van Belastingen: - brief verzonden aan de Inspecteur waar ANBI Stichtingen onder vallen (Eindhoven): daadwerkelijk gemaakte kosten die naar algemeen aanvaardbare opvattingen behoren te worden vergoed ( 0,19 per km en 15 dagvergoeding); - verzoek om in te stemmen met deze werkwijze; - mondelinge reactie: benadering van Stichting is juist; formeel ligt de beoordeling aangiftes bij de verschillende inspecties inkomstenbelasting; - kader met aftrekposten staat op de website (transparantie); - overzicht met herbergen met betrokkenheid Genootschap wordt geactualiseerd; - Verantwoording belasting is en blijft de verantwoordelijkheid van ieder zelf. Plannen voor Verbeteren inhoud website. - Werving projecten, donateurs en fondsen. - Toelichting afspraak met Inspecteur van Belastingen. - Uitvoeren van beleidsplan Beleidsplan Stimuleren van onderzoek. - Ondersteuning voor het tot stand van ontmoetingsplaatsen. - Mensen met beperking ondersteunen om de tocht te maken. - Ondersteuning van jongeren door hen kennis te laten maken met pelgrimeren. 10. Rondvraag en w.v.t.t.k. - Huub van Alem vraagt welke plannen het bestuur de komende jaren heeft om het teveel gespaarde geld uit te geven. De voorzitter antwoordt dat in het beleidsplan aangegeven zal worden waar de focus zal liggen. Uitgangspunt daarbij is behoud van een solide financiële basis. - Wim Loos merkt op dat hij op de Volksuniversiteit Bussum een lezing over de Camino heeft gehouden. In het najaar volgt de Volksuniversiteit Baarn. - Teri Leijs vraagt of er plannen zijn de reikwijdte van het Genootschap naar andere bestemmingen te verbreden of naar een brede definitie van pelgrimeren in het algemeen. De voorzitter antwoordt dat de focus op Santiago blijft. In het komende beleidsplan zal daaraan aandacht wordt besteed. In het verleden is geprobeerd de doelstelling naar Rome te verbreden. Daartegen kwam veel protest. Wel merken we dat in regio s bijeenkomsten samen met de Rome-groep worden georganiseerd. Dat 7

8 is prima. Als deze initiatieven sterk toe gaan nemen, kan weer een nieuwe discussie in gang worden gezet. Fons Boink meldt in dit verband gezamenlijke bijeenkomsten in Arendskerke en Den Bosch. - Henk van Dam meldt het verschijnen van een gids over de Wintercamino/Camino Invierno, gemaakt door de betreffende werkgroep. De gids is op de pagina van de werkgroep downloadbaar. - Bert Roebert complimenteert de secretaris met het uitgebreide jaarverslag van maar liefst 22 pagina s dat een volledig beeld geeft van alle activiteiten in het afgelopen jaar. Een prima naslagwerk dat in de Kroniek een plek zal krijgen. 11. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de algemene ledenvergadering om uur. 8