Examen Communicatieadviseur ROT Toetswijzer deel I voor de kandidaat en bij het examen betrokkenen

Transcriptie

1 Examen Communicatieadviseur ROT Toetswijzer deel I voor de kandidaat en bij het examen betrokkenen Versie: 2, 10 februari 2016

2 Instituut Fysieke Veiligheid Postbus HA Arnhem Kemperbergerweg 783, Arnhem Deze toetswijzer is opgesteld door het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, op openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van het IFV. Colofon Opdrachtgever: Contactpersoon: Janneke Boeije Titel: Examen Communicatieadviseur ROT Datum: 10 februari 2016 Status: Definitief Versie: 2 Auteurs: Ingrid Zemmelink Projectleider: Debora Bakker Experts: 2/27

3 Inhoud 1 Het examen als geheel 4 Algemeen 4 Structuur 4 Voorwaarden 4 Geldigheidsduur resultaten 5 Herkansing 5 Diploma 5 2 Geslotenvragentoets Basistoets Bevolkingszorg 6 Beschrijving 6 Duur 6 Beoordeling 6 3 Praktijksimulatie communicatieadviseur ROT 7 Beschrijving 7 Duur 8 Beoordeling 9 1 Instrumenten examinering Beoordelingsformulier Zwaartepuntenmatrix Het scenario 22 2 Examinatoren Eisen examinatoren Instructie examinatoren 23 3 Organisatie Aanmelding Examenlocatie Planning Inzet tegenspelers 26 3/27

4 1 Het examen als geheel Algemeen Dit examen is bedoeld om te beoordelen of de kandidaat de kerntaken uit het kwalificatieprofiel communicatieadviseur ROT 1 beheerst. In dit examen staan drie kerntaken centraal: 1. Adviseren en informeren van het regionaal operationeel team (ROT) over de (operationele en tactische) aspecten van de communicatieaanpak op basis van het adviesrapport omgevingsanalyse. 2. Actief halen en brengen van informatie tijdens de vergadering van het ROT en adviseren over de communicatieve implicaties. 3. Informeren van het hoofd taakorganisatie over de besluiten van het ROT. Structuur Onderstaand schema bevat een overzicht van het examen, kerntaken, locaties (van afname) en examinatoren. De term examinator wordt gehanteerd voor een examinator die is opgeleid en benoemd door het IFV. Examenonderdeel Kerntaken Locatie Examinator > Geslotenvragentoets: Basistoets Bevolkingszorg > Praktijksimulatie Communicatieadviseur ROT 1, 2 en 3 Een door het IFV gecertificeerde onlinetoetslocatie 1 t/m 3 een locatie die voldoet aan de door het IFV gestelde eisen Onder toezicht van een bevoegde toezichthouder twee examinatoren IFV Voorwaarden Sommige examenonderdelen moet de kandidaat in een bepaalde volgorde afleggen. Bepaalde examenonderdelen mag de kandidaat pas afleggen nadat de kandidaat een ander examenonderdeel met een voldoende heeft afgerond. De volgende voorwaarde geldt bij het examen voor Officier van Dienst Bevolkingszorg: 1 Zoals vastgesteld door het LOCGS, zie Opleiden, trainen en oefenen sleutelfuncties crisiscommunicatie, kwalificatieprofielen, januari 2013 via 4/27

5 > Om te worden toegelaten tot de praktijksimulatie Officier van Dienst Bevolkingszorg dient de kandidaat een voldoende te hebben behaald voor de Basistoets Bevolkingszorg. Geldigheidsduur resultaten Om het diploma te behalen, dient de kandidaat binnen 2,5 jaar (na het behalen van het eerste examenonderdeel) alle examenonderdelen met een positief resultaat af te sluiten. Na deze periode vervallen de resultaten en zal de kandidaat het examen in zijn geheel over moeten doen. Herkansing Geslotenvragentoets Een online geslotenvragentoets kan drie maal herkanst worden. Indien de kandidaat meer dan drie maal een online geslotenvragentoets moet herkansen, dient de organisator contact op te nemen met het IFV Examenbureau om afspraken te maken over een maatwerk geslotenvragentoets. Praktijksimulatie De kandidaat mag de praktijksimulatie standaard één keer herkansen. De organisator moet de kandidaat hiervoor opnieuw aanmelden. Bij de herkansing krijgen de examinatoren te horen dat de kandidaat herexamen doet. Is ook de herkansing onvoldoende, dan kan óf de organisator in overleg met de werkgever van de kandidaat óf de werkgever zelf een gemotiveerd verzoek voor een extra herkansing indienen bij het IFV. Zie ook IFV Uitvoeringsregeling Herkansingen (september 2014). Diploma Het IFV stuurt de diploma s binnen 6 weken na het behalen van het gehele examen naar de organisatie. De organisatie zorgt voor uitreiking of toezending van de diploma s aan de kandidaat. 5/27

6 2 Geslotenvragentoets Basistoets Bevolkingszorg Beschrijving Het examen van Communicatieadviseur ROT bevat één geslotenvragentoets die online wordt afgenomen, de Basistoets Bevolkingszorg. De toets gaat uit van de landelijke afspraken en uitgangspunten zoals onder meer is vastgelegd in het document Opleiden, trainen en oefenen in de gemeentelijke crisisbeheersing, Taakorganisaties, processen en producten van Bevolkingszorg (projectgroep GROOTER, versie 1.1, 23 april 2013) 2. Deze toets bevat de volgende onderwerpen: Geslotenvragentoets Basistoets Bevolkingszorg > structuur van de Bevolkingszorg > (het doel van) de processen Bevolkingszorg > de bijdrage van deze processen aan het geheel van de crisisbeheersing > de samenhang in deze processen en dwarsverbanden tussen mono- en multiprocessen > informatiemanagement en overdracht (nafase) > (na)zorg personeel > ondersteuning door andere partijen In MijnIFVexamens ( staat meer informatie over het online toetsen (toetswijzer online toetsen ). Daarnaast kan de kandidaat op deze website oefenen met de diverse vraagvormen door middel van oefentoetsen. Duur De geslotenvragentoets duurt 45 minuten. Beoordeling De toets bestaat uit 20 vragen. De kandidaat is geslaagd bij het behalen van minimaal 14 punten (70%). De uitslag verschijnt direct na afloop van de toets op het beeldscherm van de computer. 2 zie ook leidinggevenden/sleutelfunctionaris) 6/27

7 3 Praktijksimulatie communicatieadviseur ROT Beschrijving De praktijksimulatie bestaat uit een zelfstandige inzet en omvat de volgende onderdelen: 1. Melding van het incident (5 min) De kandidaat ontvangt een uitleg over het programma van het examen en wordt voorgesteld aan de twee examinatoren. De kandidaat wordt gevraagd tijdens het examen zoveel mogelijk hardop te denken. Na de briefing ontvangt de kandidaat een gesloten envelop met daarin de startinformatie van de examencasus. De kandidaat wordt gevraagd de casus hardop voor te lezen, zodat de examinatoren weten welke casus hij heeft ontvangen. De overige tijd mag de kandidaat gebruiken om te bedenken welke stappen hij gaat zetten. Hij heeft voor dit onderdeel in totaal vijf minuten de tijd. 2. Informatie halen en brengen (10 min) Na de briefing en melding krijgt de kandidaat gelegenheid om van het betreffende incident het totaalbeeld, de (verwachte) informatiebehoefte en een mogelijke communicatieaanpak te bespreken met partners, zoals het hoofd taakorganisatie Communicatie. De kandidaat loopt hiervoor naar de tegenspelruimte waar hij tien minuten de gelegenheid krijgt om contact te leggen met andere partners en processen via de responscel. Deze responscel bestaat uit één persoon die alle rollen speelt. De kandidaat bepaalt met wie hij wil spreken en welke documenten en bronnen hij wil inzien. 3. Eerste vergadering (15 min) Nadat de kandidaat contact heeft kunnen leggen met partners en andere processen, gaat hij de eerste ROT-vergadering in. Tijdens dit overleg adviseert en informeert de kandidaat de aanwezigen over de communicatieaanpak. Ook verzamelt hij relevante informatie ten behoeve van de communicatiedoelstellingen en beoordeelt dit op de communicatieve gevolgen en randvoorwaarden. De eerste ROT-vergadering duurt 15 minuten en wordt gesimuleerd aan de hand van de BOB-methode. Bij de vergadering zijn vier simulanten aanwezig in het tegenspel. Eén van hen vervult de rol van Operationeel leider, de andere drie vertegenwoordigen, afhankelijk van het scenario, verschillende rollen en functies die binnen een ROT aanwezig kunnen zijn. 4. Informatie halen en brengen (10 min) Na de eerste ROT-vergadering gaat de kandidaat terug naar de tegenspelruimte. Hij bespreekt met de responscel de voor de communicatie relevante zaken uit het ROT-overleg en verzamelt en bespreekt nieuwe informatie. Ook nu bepaalt de kandidaat wie hij wil spreken en welke bronnen en documenten hij wil inzien. 7/27

8 5. Tweede vergadering (10 min) Nadat de kandidaat voor de tweede keer bij de responscel is geweest, gaat hij de tweede ROT-vergadering in. Op basis van de bespreking in de responscel adviseert en informeert de kandidaat de aanwezigen opnieuw over de communicatieaanpak. De tweede ROT-vergadering duurt maximaal tien minuten. Het einde van de tweede vergadering is tevens het einde van het simulatiegedeelte. 6. Verdiepingsgesprek (10 min) Na de simulatie gaan de examinatoren met de kandidaat naar een vergaderruimte. Hier geven zij de kandidaat de ruimte om zijn eigen optreden toe te lichten. De examinatoren laten de kandidaat aan het woord en stellen indien nodig enkele verduidelijkende vragen. De beoordelingscriteria op het beoordelingsformulier zijn hierbij het uitgangspunt. De toelichting van de kandidaat wordt meegenomen in het eindoordeel van de examinatoren. 7. Eindbeoordeling (15 min) Na het verdiepingsgesprek vragen de examinatoren de kandidaat de ruimte te verlaten zodat zij tot een eindoordeel kunnen komen. Dit eindoordeel komt tot stand op basis van het beoordelingsformulier en de onafhankelijke waarnemingen van de examinatoren. Nadat de examinatoren tot een eindoordeel gekomen zijn, eventueel na het raadplegen van de leden van het ROT, roepen zij de kandidaat weer naar binnen. De examinatoren geven gelijk de uitslag van het examen met de daarbij behorende feedback. Duur De praktijksimulatie duurt in zijn geheel 75 minuten. Tijd Onderdeel Locatie 5 min Briefing en melding Gespreksruimte 10min Informatie halen en brengen Ruimte tegenspel 15 min Eerste vergadering ROT Simulatieruimte 10 min Informatie halen en brengen Ruimte tegenspel 10 min Tweede vergadering ROT Simulatieruimte 10 min Verdiepingsgesprek Gespreksruimte 15 min Eindbeoordeling Gespreksruimte 75 min Totaal 8/27

9 Beoordeling De kandidaat wordt voor de praktijksimulatie beoordeeld op de beoordelingscriteria, zoals hierna weergegeven op het beoordelingsformulier. De beoordelingscriteria kennen verschillende scoringsmogelijkheden: V = voldoende O = onvoldoende O* = dubbele onvoldoende 9/27

10 Beoordelingsformulier Praktijksimulatie Communicatieadviseur ROT Naam kandidaat: Kandidaatnummer: Datum: Subscore Eindscore Verantwoording voor O of O* 1 Opstartfase 1.1 Beeldvorming > Zorgt voor het verkrijgen van de juiste informatie op het juiste moment via de geëigende kanalen. Stelt de juiste vragen en is hierin proactief > Vormt zich een beeld van de communicatieaanpak op basis van informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeven Beide subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 2 ROT vergadering 2.1 Afstemmen > Toetst, op basis van de communicatiedoelstellingen, zijn beeld aan het totaalbeeld in het ROT en vult dit beeld aan indien dit niet volledig is 10/27

11 Subscore Eindscore Verantwoording voor O of O* 2.2 Samenwerken > Heeft kennis van en inzicht in de processen van de leden in het ROT en gebruikt deze informatie op een juiste manier voor de communicatieaanpak > Geeft tijdens overleg en in samenwerking met de leden van het ROT voorrang aan de meest relevante zaken voor de communicatieaanpak > Zoekt met de leden van het ROT afstemming over een integraal handelingsperspectief 2 van de 3 subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 2.3 Informeren > Verzamelt aanvullende informatie ten behoeve van de communicatiedoelstellingen informatievoorziening en schadebeperking > Schetst een duidelijk en actueel beeld van de informatiebehoefte van de buitenwereld > Geeft hierbij op beargumenteerde wijze aan op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt * 2 van de 3 subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 11/27

12 Subscore Eindscore Verantwoording voor O of O* 2.4 Adviseren > Weet de gevolgen en de impact die de operationele besluiten hebben op de communicatie, op waarde in te schatten > Houdt bij zijn advies aan het ROT rekening met de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communicatieoperatie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving) > Adviseert de juiste personen uit het ROT op basis van relevante informatie uit het omgevingsbeeld > Houdt bij zijn advies aan het ROT rekening met mogelijke ontwikkelingen binnen het incident * > Bepaalt welke besluiten en bijdragen van het BT nodig zijn 3 van de 5 subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 3 Informeren taakorganisatie 3.1 Terugkoppelen aan de taakorganisatie > Weet welke informatie wanneer gedeeld moet worden met welke personen binnen de taakorganisatie > Geeft hierbij aan welke acties ondernomen moeten worden > Draagt zijn informatie (volledig en juist) over naar de functionarissen binnen de taakorganisatie 2 van de 3 subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 12/27

13 Subscore Eindscore Verantwoording voor O of O* 4. Professionele houding 4.1 Maatschappelijke en politieke sensitiviteit > Neemt in zijn advisering de mogelijke maatschappelijke en politieke effecten mee in de communicatieaanpak > Houdt in zijn adviezen rekening met het bestuurlijk krachtenveld en de verschillende belangen en standpunten Beide subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 4.2 Professionaliteit > Treedt standvastig op bij verschillende of tegengestelde meningen, belangen of verwachtingen > Heeft overtuigingskracht om de belangen van de communicatieaanpak te behartigen en weet dit op het juiste moment in te brengen > Handelt rustig en relativerend in onzekere situaties 2 van de 3 subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 4.3 Communiceren > Communiceert duidelijk, helder en effectief > Controleert of de boodschap is overgekomen zoals bedoeld > Luistert, vat samen en vraagt door 2 van de 3 subscores moeten voldoende zijn voor een voldoende eindscore 13/27

14 > betekent groter dan betekent groter of gelijk aan < betekent kleiner dan betekent kleiner of gelijk aan Een kandidaat is gezakt indien de kandidaat meer dan drie onvoldoendes heeft. Een O* telt dubbel. Onvoldoendes met een ster * 0 1 > 2 Eindresultaat onvoldoende Onvoldoendes? Onvoldoendes? < 3 > 3 < 1 > 1 Eindresultaat voldoende Eindresultaat onvoldoende Eindresultaat voldoende Eindresultaat onvoldoende 14/27

15 Beoordelingsformulier Praktijksimulatie Communicatieadviseur ROT Naam kandidaat: Kandidaatnummer: Datum: Algemene opmerkingen/bijzondere omstandigheden: Eindresultaat Voldoende Onvoldoende Naam examinator: Handtekening: Datum: 15/27

16 Examen Communicatieadviseur ROT Toetswijzer deel II voor de organisator en examinatoren (aanvullend op deel I) Versie: 2, 10 februari /27

17 Instituut Fysieke Veiligheid Postbus HA Arnhem Kemperbergerweg 783, Arnhem Deze toetswijzer is opgesteld door het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, op openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van het IFV. Colofon Opdrachtgever: Contactpersoon: Janneke Boeije Titel: Examen Communicatieadviseur ROTs Datum: 10 februari 2016 Status: Definitief Versie: 2 Auteurs: Ingrid Zemmelink Projectleider: Debora Bakker Experts: 17/27

18 Inhoud 1 Het examen als geheel 4 Algemeen 4 Structuur 4 Voorwaarden 4 Geldigheidsduur resultaten 5 Herkansing 5 Diploma 5 2 Geslotenvragentoets Basistoets Bevolkingszorg 6 Beschrijving 6 Duur 6 Beoordeling 6 3 Praktijksimulatie communicatieadviseur ROT 7 Beschrijving 7 Duur 8 Beoordeling 9 1 Instrumenten examinering Beoordelingsformulier Zwaartepuntenmatrix Het scenario 22 2 Examinatoren Eisen examinatoren Instructie examinatoren 23 3 Organisatie Aanmelding Examenlocatie Planning Inzet tegenspelers 26 18/27

19 1 Instrumenten examinering Bij het examen Communicatieadviseur ROT wordt gebruik gemaakt van diverse instrumenten, te weten > deze toetswijzer > het beoordelingsformulier > de zwaartepuntenmatrix > een scenario met bijbehorende materialen. Deze instrumenten zijn door een expertgroep ontwikkeld en daarna goedgekeurd door het bureau TEC van het IFV. Het IFV stelt deze materialen voorafgaand aan het examen beschikbaar aan de organisator en de examinatoren. 1.1 Beoordelingsformulier Het IFV zorgt er voor dat de examinatoren beschikken over de betreffende beoordelingsformulieren. De examinatoren beoordelen in gezamenlijk overleg de kandidaat en vullen het beoordelingsformulier in. Het beoordelingsformulier is onderverdeeld in rubrieken, onder de rubrieken vallen de beoordelingscriteria. Elk beoordelingscriterium wordt toegelicht, meestal met meerdere toelichtingspunten. Per toelichtingspunt moet worden aangegeven of deze voldoende of onvoldoende is, de zogenaamde subscore. Onder de toelichting staat cursief aangegeven hoe aan de hand van de subscores gekomen wordt tot de eindscore van een betreffende beoordelingscriterium. In onderstaande afbeelding worden de verschillende genoemde onderdelen weergegeven. Op basis van de eindscore wordt gekeken naar het schema van de cesuur en wordt afgelezen of een kandidaat is gezakt of geslaagd. Bij de beoordelingscriteria die onvoldoende zijn, wordt aangegeven waarom het onvoldoende is. Een fout die een kandidaat maakt tijdens de praktijksimulatie, mag enkel op één plek worden weggeschreven. Rubriek Beoordelingscriterium Toelichtingspunten Bepaling eindscore per beoordelingscriterium 19/27

20 1.2 Zwaartepuntenmatrix Bij de praktijksimulatie Communicatieadviseur ROT wordt per kandidaat gebruik gemaakt van één scenario. Dit scenario is afkomstig uit een scenariobank waarin meerdere scenario s zijn opgenomen. Een scenario wordt ad random aan de kandidaat toegewezen. Om er zeker van te zijn dat elk scenario qua zwaarte gelijk is, moet een scenario voldoen aan meerdere criteria van een zogenaamde zwaartepuntenmatrix. De zwaartepuntenmatrix is opgebouwd aan de hand van een aantal kolommen. In de linker kolom staat de rubriek met de bijbehorende zwaartepunten die vallen onder deze rubriek. In de rechter kolom staat het aantal punten per zwaartepunt (1 = minst zwaar, 3 = meest zwaar). Onderaan de matrix staat het aantal punten waaraan een scenario moet voldoen, met daarbij de bandbreedte waarin de punten mogen variëren. Bovenaan de matrix staat een aantal voorwaarden waaraan elk scenario moet voldoen. Deze onderdelen die standaard voorkomen worden niet worden beschouwd als zwaartepunt en worden daarom apart genoemd. Zie de zwaartepuntenmatrix Communicatieadviseur ROT op de volgende pagina. 20/27

21 Zwaartepuntenmatrix communicatieadviseur ROT Algemene voorwaarden: > Bij aanvang van het scenario is via de HTO een omgevingsanalyse beschikbaar. > De omgevingsanalyse voldoet aan de standaarden/eisen conform project GROOTER. > Bij aanvang van het scenario is via de communicatieadviseur CoPI het CoPI-beeld beschikbaar. > GRIP 3 is van toepassing (met bestuurlijke impact). > Het tegenspel binnen de responscel is coöperatief van aard. > Een scenario bevat minimaal één criterium uit elke categorie van de zwaartepuntenmatrix. Omgevingsanalyse Punten > Informatie uit de omgevingsanalyse wordt tijdens 1 ste responscel aangevuld door HTO met relevante informatie. 2 > Leden van het ROT brengen operationele informatie die: - aansluit op het omgevingsbeeld - op onderdelen afwijkt van het omgevingsbeeld - strijdig is met het omgevingsbeeld. ROT overleg > In het ROT worden binnen de doelstelling oordeelsvorming per kolom: - eenduidige adviezen gegeven t.a.v. communicatie - verschillende adviezen gegeven t.a.v. communicatie - tegenstrijdige adviezen gegeven t.a.v. communicatie Punten > Besluiten in BT zijn tegenstrijdig met/sluiten niet aan op visie ROT (bv. ontruimen flat terwijl dat niet nodig is) 2 Houding tegenspelers > Leden van het ROT zijn coöperatief, maar nemen wel ruimte voor discussie. 1 > Leden van het ROT nemen de communicatieadviseur ROT niet serieus 2 > De Operationeel Leider gaat bij besluiten mee met andere operationele diensten, zonder de communicatieadviseur ROT daar in mee te nemen 3 Overig > Tijdsdruk: een aantal zaken moet eerst gecommuniceerd/naar buiten gebracht worden voordat de operationele uitvoering van start kan gaan. > Veel details, hoofd-/bijzaken in ROT vanuit sectie (uit LCMS) > Onverwachte wendingen in het scenario in het scenario en stakeholders in het scenario, stakeholders en rollen/verantwoordelijkheden Totaal aantal punten = minst zwaar en 3 = meest zwaar 21/27

22 1.3 Het scenario Voor de praktijksimulatie wordt gebruik gemaakt van één scenario. Op een dag waarop twee of meer kandidaten de praktijksimulatie afleggen, worden minimaal twee verschillende scenario s ingezet. Een scenario wordt ontwikkeld door een expertgroep onder verantwoordelijkheid van het IFV, op basis van de zwaartepuntenmatrix en standaard format. Ook beheert het IFV de scenariobank waarin alle scenario s worden opgenomen en zorgt zij ervoor dat er voldoende scenario s beschikbaar zijn. Bij elk scenario horen de volgende ondersteunende materialen: > startinformatie > omgevingsanalyse 1 en 2 > gedeeld beeld uit LCMS meldkamer/copi > tegenspel/rolbeschrijvingen Responscel 1, waaronder: HTO rollen/functies passend bij het scenario > tegenspel/rolbeschrijvingen Responscel 2, waaronder: HTO rollen/functies passend bij het scenario > gedeeld beeld uit LCMS t.b.v. ROT 1 en ROT 2 > rolbeschrijvingen ROT 1, waaronder: Operationeel Leider Liaison hulpdiensten Algemeen Commandant Bevolkingszorg Informatiecoördinator > rolbeschrijvingen ROT 2 Operationeel Leider Liaison hulpdiensten Algemeen Commandant Bevolkingszorg Informatiecoördinator Uiterlijk 2 weken voorafgaand aan de praktijksimulatie bepaalt de organisator ad random welk scenario wordt ingezet. De organisator geeft in MijnIFVexamens aan welk scenario gedraaid gaat worden. Het examenbureau zorgt ervoor dat de examinatoren de scenario s krijgen ter voorbereiding op de praktijksimulatie. Bij een herkansing krijgt de kandidaat een ander scenario dan dat bij de eerste praktijksimulatie is gebruikt. De organisator neemt voorafgaand aan de praktijksimulatie het betreffende scenario met bijbehorende materialen door met de examinatoren en tegenspeler. Ook zorgt de organisator er voor dat alle benodigde materialen voorafgaand aan de praktijksimulatie gereed liggen. De organisator stelt regionale procesbeschrijvingen beschikbaar aan tegenspelers en examinatoren, zodat deze op de hoogte zijn van de regionale invulling van de kandidaat. 22/27

23 2 Examinatoren 2.1 Eisen examinatoren De examinatoren worden aangesteld en opgeleid door het IFV. De beoordeling van de praktijksimulatie Communicatieadviseur ROT wordt gedaan door twee onafhankelijke examinatoren. Deze examinatoren mogen geen directe werk- of privérelatie hebben met de kandidaat. Ook mogen de examinatoren niet betrokken zijn bij de opleiding van de kandidaat voor het examen Communicatieadviseur ROT. De examinator voldoet aan het profiel voor Examinator Bevolkingszorg zoals vastgelegd in de Uitvoeringsregeling Benoemen Actoren van het IFV. Daarnaast heeft de examinator opgetreden als communicatieadviseur ROT bij praktijkinzetten bij verschillende type scenario s (brand, maatschappelijke onrust e.d.). 2.2 Instructie examinatoren Voorafgaand aan de praktijksimulatie De beoordelingsformulieren, de deelnemerslijst en het betreffende scenario worden vooraf opgestuurd of uitgereikt door het IFV. De examinatoren melden zich een half uur voor aanvang van de eerste praktijksimulatie op de locatie en maken onderling afspraken over wie het introductiegesprek voert, wie de tijdsbewaking in de gaten houdt et cetera. Eén van de examinatoren heet de kandidaat welkom en geeft een algemene toelichting op het verloop van de praktijksimulatie. Eén van de examinatoren controleert de identiteit van de kandidaat aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Tijdens de praktijksimulatie Tijdens de praktijksimulatie lopen de examinatoren met de kandidaat mee en maken logboekgewijs aantekeningen over zijn functioneren. De examinatoren nemen onafhankelijk van elkaar waar. Pas aan het eind van de praktijksimulatie gaan zij in overleg over hun bevindingen. De examinatoren kunnen voorafgaand aan het verdiepingsgesprek kort met elkaar overleggen welke verduidelijkende vragen zij willen stellen en wie deze vragen stelt. Het overleggen over de verdiepingsvragen en het verdiepingsgesprek samen duren in totaal 10 minuten. De uitkomsten van dit verdiepingsgesprek nemen de examinatoren mee in hun eindbeoordeling. Na het verdiepingsgesprek verlaat de kandidaat de ruimte en komen de examinatoren in overleg tot een eindoordeel. Zodra dit eindoordeel er is, wordt de kandidaat teruggeroepen. De kandidaat hoort gelijk de uitslag, waarna de examinatoren deze uitslag toelichten. Het samen komen tot een beoordeling en het toelichten ervan aan de kandidaat, duurt in totaal 23/27

24 15 minuten. Tijdens het eindgesprek is het toegestaan (indien de kandidaat hiermee akkoord is) dat maximaal één persoon namens de organisatie als toehoorder aanwezig is. Na afloop van de praktijksimulatie De examinatoren sturen de beoordelingsformulieren (volledig ingevuld met scores, namen kandidaat en beoordelaars, kandidaatnummer en handtekeningen) naar het antwoordnummer van het Examenbureau. De resultaten worden daarna door het Examenbureau ingevoerd in MijnIFVexamens. Het examenbureau stuurt de diploma s vervolgens naar de organisator. 24/27

25 3 Organisatie 3.1 Aanmelding De aanmelding en planning van zowel de geslotenvragentoets als de praktijksimulatie verloopt via het systeem MijnIFVexamens. Het IFV zorgt er voor dat de organisator, kandidaten en de examinatoren toegang hebben tot dit systeem. Geslotenvragentoets De organisator dient de kandidaten minimaal een half uur vóór de toets aan te melden in MijnIFVexamens. Het minimum en maximum aantal kandidaten voor een geslotenvragentoets is afhankelijk van het aantal beschikbare computers op de toetslocatie. Praktijksimulatie De organisator plant de praktijksimulatie in MijnIFVexamens en voegt de kandidaten toe. Het maximaal aantal kandidaten dat op één dag de praktijksimulatie kan doen is vastgesteld op zes personen. Uiterlijk zes weken voor de datum van de praktijksimulatie geeft de organisator de datum vrij. Op dat moment ontvangen de voor deze praktijksimulatie benoemde examinatoren een e- mail met het verzoek om zich voor de betreffende dag in te schrijven. De examinatoren kunnen de kandidatenlijst voor de praktijksimulatie inzien via MijnIFVexamens. 3.2 Examenlocatie Geslotenvragentoets De organisator zorgt ervoor dat de geslotenvragentoets plaatsvindt op een door het IFV goedgekeurde toetslocatie. Een bevoegde toezichthouder dient toe te zien op het juiste verloop van de toets. Praktijksimulatie De organisatie zorgt voor een locatie en zorgt ervoor dat de volgende materialen en middelen beschikbaar zijn op de betreffende locatie waar de praktijksimulatie wordt afgenomen: > 1 ruimte tegenspel responscel, inclusief tafel en stoelen voor kandidaat en tegenspeler stoelen voor twee examinatoren > 1 simulatieruimte voor het ROT overleg, inclusief: internetaansluiting beamer whiteboard/flip-over tafel en stoelen voor kandidaat en vier tegenspelers stoelen voor twee examinatoren > 2 gespreksruimtes voor start, verdiepingsgesprek en beoordeling, inclusief: 25/27

26 1 tafel en stoelen voor kandidaat en examinatoren (bij 4 kandidaten op een dag volstaat 1 gespreksruimte) > een zitje waar kandidaten kunnen wachten voordat het examen begint. > lunch Een kandidaat die zijn examen heeft afgelegd mag geen contact hebben met een volgende kandidaat, zodat zij geen informatie kunnen uitwisselen. Daarom is het van belang dat een nieuwe kandidaat gelijk door de examinatoren worden opgehaald, zodra de vorige kandidaat het pand verlaat. 3.4 Inzet tegenspelers De organisator is verantwoordelijk voor het regelen van de tegenspelers. Ook verzorgt de organisator de bijbehorende instructie en voorbereiding op het scenario aan deze tegenspelers. De examinatoren stemmen met de tegenspelers af voordat de praktijksimulaties van start gaan. De examinator geeft de toets- en aandachtspunten vanuit het scenario mee aan de tegenspelers. Voor alle tegenspelers (zowel responscel als ROT-spelers) geldt: 1. De tegenspeler is een inhoudsdeskundige, bekend met de structuur en werkwijze van Bevolkingszorg. 2. De tegenspeler mag géén directe werkrelatie hebben met de kandidaat. Indien er wel sprake is van een werkrelatie, moet dit voorafgaand aan de praktijksimulatie met de deelnemer besproken worden om te besluiten of dit akkoord is. Daarnaast worden er aan de tegenspelers aanvullende eisen gesteld zoals hieronder omschreven. Responscel Bij het halen en brengen van informatie wordt het tegenspel uitgevoerd door één tegenspeler die alle relevante rollen en functies vervult: Hoofd Taakorganisatie (HTO) en andere relevante rollen/functies binnen het betreffende scenario, zoals communicatieadviseur CoPI. Deze rol mag gespeeld worden door iemand die bij de opleiding betrokken is geweest. Tegenspelers ROT overleg Bij het ROT overleg zijn vier tegenspelers aanwezig. > Eén van hen vervult de rol van Operationeel Leider. De andere drie tegenspelers vervullen, afhankelijk van het scenario, de volgende rollen/functies: > Liaison hulpdiensten > Algemeen Commandant Bevolkingszorg > Informatie coördinator De Operationeel leider en de Algemeen Commandant BZ moeten professionals zijn uit het vak. Dit betekent dat zij uitvoerend zijn in de functie en/ of een diploma hiervoor hebben behaald. Deze tegenspelers mogen niet betrokken zijn bij de opleiding van de kandidaat voor het betreffende examenonderdeel. De liaison hulpdiensten en de informatiemanager mogen gespeeld worden door mensen die betrokken zijn geweest bij de opleiding. Er kan voor gekozen worden om de informatiemanager door één van de liaison hulpdiensten te laten spelen (als dubbelrol). 26/27

27 3.3 Planning De organisator is verantwoordelijk voor het maken van de planning op de betreffende examendag en dit weer te geven in mijnifvexamens. Het examen duurt in zijn geheel 75 minuten, maar er wordt 90 minuten per proeve ingepland. De examinatoren kunnen de resterende 15 minuten gebruiken als uitlooptijd voor de gesprekken of voor het uitwerken van de beoordelingsformulieren. Per dag kunnen er maximaal zeven kandidaten een examen afleggen. Er moeten in dat geval twee koppels met examinatoren worden ingezet. Bij vier kandidaten of minder volstaat één koppel examinatoren. Planning bij zeven kandidaten en twee koppels examinatoren. Kandidaat Examinatoren Tijd Kandidaat 1 Examinatorenkoppel Kandidaat 2 Examinatorenkoppel Pauze Koppel 1 Koppel Kandidaat 3 Examinatorenkoppel Kandidaat 4 Examinatorenkoppel Pauze Kandidaat 5 Examinatorenkoppel Kandidaat 6 Examinatorenkoppel Kandidaat 7 Examinatorenkoppel Planning bij vier kandidaten en één beoordelaarskoppel. Kandidaat Examinatoren Tijd Kandidaat 1 Examinatorenkoppel Pauze Kandidaat 2 Examinatorenkoppel Pauze Kandidaat 3 Examinatorenkoppel Pauze Kandidaat 4 Examinatorenkoppel /27