Inhoud Error! Bookmark not defined.

Transcriptie

1 Actieplan PUUR GENT werkjaar

2 Inhoud 1. Waarvoor staat PUUR GENT? Hoe wordt PUUR GENT gefinancierd in 2019? Activiteitenplan en budgetverdeling/uitgaven in a. Dagelijkse werking:...4 b. TRAVAK...4 c. Subsidie handelsinitiatieven...5 d. Dag van de Gentse horeca...6 e. Organisatie en promotie Braderie Publique...7 f. Promotie kernwinkelgebied inclusief Shop-op Zondag... Error! Bookmark not defined. g. Activeren van sfeergebieden h. Verderzetting strategische communicatie i. Organisatie van de eindejaarsverlichting j. Samenwerking met Filmfest Gent k. Gezinsvriendelijke horeca l. Gent Smaakt! m. Communicatietools PUUR GENT n. Ondersteuning commerciële dekenijen buiten de sfeergebieden 16 2

3 1. Waarvoor staat PUUR GENT? PUUR GENT is de commerciële naam van vzw BIG. Deze vzw werd op 20 april 2015 opgericht in een EVA-structuur waarbij zowel politieke vertegenwoordigers als leden van ondernemersverenigingen deel uitmaken van de Raad van Bestuur. De vzw heeft tot doel het imago van Gent (en deelgemeenten) als winkel- en horecastad in zijn totaliteit te versterken door: - Een efficiënte promotie, profilering en uitbouw regionaal, nationaal en internationaal vlak van Gent als sfeervolle en authentiek winkel- en horecastad. Deze uitbouw gebeurd op een duurzame wijze, rekening houdend met het milieu, de sociale context en de economie. - Het beheren van het winkelgebied met een gemeenschappelijke visie en aanpak, maar ook met oog voor de diversiteit binnen de verschillende sfeergebieden. In samenspraak met handel en horeca wordt een gedragen strategie en aanpak uitgebouw die het ganse gebied ten goede komt en verder reikt dan louter promotionele acties. Het actief ondersteunen van de Gentse middenstand en horeca. 2. Hoe wordt PUUR GENT gefinancierd in 2019? De vzw zal voor het werkjaar 2019 integraal ondersteund worden door Stad Gent. De basis is vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst tussen Stad Gent en vzw BIG voor een bedrag van 632,220, daarbovenop wordt ook geld voorzien via 2 addendum op die samenwerkingsovereenkomst. In totaliteit zal vzw BIG door Stad Gent in 2019 ondersteund worden voor ,51. Voor de uitwerking van dit actieplan is een budget van nodig. De Stad Gent voorziet daarenboven in ter beschikkingstelling van infrastructuur, de diensten van departement FM, ondersteuning door de Dienst Communicatie, Dienst Economie, Departement Financiën van het OCMW, Digipolis zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst tussen Stad Gent en EVA vzw Business Improvement Gent. De ondersteuning van de Dienst Communicatie bestaat uit de volgende domeinen: advies, strategie en monitoring, toegang tot de communicatiekanalen van de Stad Gent, huisstijl, de opbouw van een website voor het agentschap, raamcontracten en stadsmarketing. Daarnaast worden vanuit de Dienst Economie en volgens de samenwerkingsovereenkomst 2 personeelsleden vrijgemaakt die instaan voor de dagelijkse coördinatie en communicatie van PUUR GENT. In de dagdagelijkse werking zijn dat ondertussen 4 personeelsleden (3VTE). Via het Ondersteuningspunt Ondernemers Gent (OOG) wordt front office werking voorzien. 3

4 3. Activiteitenplan en budgetverdeling/uitgaven in a. Dagelijkse werking: b. TRAVAK Wat: Onder de taken van de dagelijkse werking vallen onder meer: - het voeren van een boekhouding, beheren van de bankrekening, - het nazicht van de boekhouding door een revisor - opstellen van een jaarverslag door de revisor - organisatie DB, RvB en AV - verzekeringen - voorbereiding op de hernieuwde samenwerkingsovereenkomst: via een externe procesbegeleider wordt samen met de B-leden van de RvB gefocust op de inhoud en strategische keuzes Dagelijkse werking, totaal Kosten revisor Vaste kosten: postzegels, dienstreis, neerlegging jaarrekening, Aanstellen procesbegeleider strategieoefening ifv nieuwe samenwerkingsovereenkomst Onder de noemer TRAVAK shoppers lokken en behouden daar waar het door wegenwerken minder evident is om handelszaken te bezoeken. De betrokken handelaars steunen en motiveren om samen van een negatief gegeven (wegenwerken, tijdelijke beperkte bereikbaarheid) toch een positief verhaal te brengen. Maatwerk is hierbij cruciaal: het ondersteunen van handelaars moet geënt zijn op de eigenheid van de buurt, het handelsapparaat en hun klanten zonder vernieuwing in de weg te staan. De basis om tot een TRAVAK-werking te kunnen komen ligt vast in de door de Raad van Bestuur goedgekeurde visienota. In deze nota zijn de parameters vastgelegd waarop een TRAVAK-werking kan opgestart worden. 4

5 PUUR GENT informeert handelaars over de mogelijkheden van een TRAVAK-werking en het budget en stimuleert tot de opstart van een aantal acties binnen de doelstelling van TRAVAK. PUUR GENT zet de communicatie in samenspraak met de handelaars op. Timing: TRAVAK Botestraat/Groenestaakstraat is voorzien gedurende het volledige jaar TRAVAK Oostakker is voorzien gedurende het volledige jaar TRAVAK Burgstraat is voorzien vanaf zomer Communicatiekanalen: PUUR GENT informeert handelaars actief over de TRAVAK-werking, via: o Aanwezigheid op infovergadering o Overlegmomenten met handelaarsverenigingen o Digitale communicatie naar handelaars die verwijst naar alle info op de website van PUUR GENT Communicatietools: o website PUUR GENT o social mediakanalen PUUR GENT Persmomenten Communicatiekanalen Dienst Economie Informatie over werken naar handelaars: geen actieve rol voor PUUR GENT, wordt binnen Dienst Economie/Dienst coördinatie opgenomen. Evaluatie: Vanuit PUUR GENT wordt op het einde van het werkjaar een evaluatie voorzien van de TRAVAK-acties. TRAVAK, totaal TRAVAK Burgstraat TRAVAK Wondelgem/Mariakerke TRAVAK Oostakker c. Subsidie handelsinitiatieven Het ondersteunen van initiatieven van onderuit die in een handelskern door 1 of meerdere middenstanders worden georganiseerd ter ondersteuning en promotie van de handelskern. 5

6 Om deze initiatieven te kunnen beoordelen wordt gebruik gemaakt van het reglement (incl. aanvraagformulier) waarbinnen de leden van het Dagelijks Bestuur beslissen welke initiatieven in aanmerking komen en voor welk bedrag PUUR GENT kan ondersteunen. Timing: Het reglement is sedert mei 2016 van toepassing, kende een herziening in 2017 en wordt in 2019 deels uitgebreid. De belangrijkste wijziging bestaat eruit dat er een gradatie wordt gemaakt in het type evenementen: - Initiatieven in handelskernen van 1 of meerdere handelaars, al dan niet verenigd in een handelsvereniging, te ondersteunen d.m.v. een subsidie voor initiatieven die bijdragen tot een ondersteuning, promotie van de handelskern (en de gevestigde handelszaken) of specifieke handelsactiviteiten in Gent en haar deelgemeenten. - Initiatieven van 1 of meerdere handelaars waar de aard van het initiatief een bovenlokale aantrekkingskracht hebben en Stad Gent op de kaart zet als unieke winkel- en horecabestemming. Communicatiekanalen: Naar handelaars: o Informatie over het reglement en aanvraagformulier wordt geïntegreerd in een infobrochure over PUUR GENT. o Informatie over het reglement op de website van PUUR GENT en het OOG. Naar de shoppers: o overzicht van de gesubsidieerde acties op de website van PUUR GENT onder thema altijd iets te beleven. o Sharen en/of actief posten over de acties op Facebook en Instagram. Bij acties die uniek of vernieuwend zijn: een persbericht in samenspraak met de handelaars/initiatiefnemers. Ondersteuning, totaal Budget algemene subsidie Subsidies initiatieven bovenlokale aantrekkingskracht d. Dag van de Gentse horeca Horeca-Expo is de grootste B2B beurs voor de horecasector in België en gaat steeds door in de 3 de week van november in Flanders Expo. Op woensdag van Horeca-Expo organiseert de Horecafederatie een dag van de Gentse Horeca. 6

7 Ook in 2019 wordt terug een dag georganiseerd, waarbij PUUR GENT voornamelijk ondersteunend werkt op vlak van promotie en communicatie naar de handelaars over de Dag van de Gentse horeca. Het inhoudelijk programma wordt vastgelegd door de Horecafederatie. De Horecafederatie neemt als lid van de RVB één van de opdrachten van PUUR GENT op. Communicatie: In overleg met de Horecafederatie komt er een persbericht voor de aankondiging van de Gentse dag van de horeca. Een gedrukte en digitale uitnodiging naar de handelaars, nog te bepalen welke rol PUUR GENT hierin neemt. Een nieuwsbericht op de website van PUUR GENT, het OOG en mogelijks ook de startersfabriek. Er dient vanuit PUUR GENT geen budget te worden voorzien om deze actie te realiseren. e. Organisatie en promotie Braderie Publique PUUR GENT staat in voor de organisatie van de 2 geclusterde braderieën in Gentcentrum. De opdracht voor PUUR GENT bestaat uit: Opmaak van een draaiboek Het aanvragen van vergunningen Het coördineren van het intekenen van de plannen De opmaak van een uniforme communicatie en promotie De opmaak en verdeling van bewonersbrieven De opmaak van eenvoudige bereikbaarheidsfiches Begeleiden van de coördinatievergaderingen (ism de Dienst Feesten) Het opmaken van een evaluatie gebaseerd op een bevraging bij de handelaars In overleg met de handelaars uit sfeergebied QSP wordt in 2019 ook bij hun een Braderie Publique georganiseerd. Om concurrentie met de centrumbraderijen te vermijden wordt gezocht naar een andere datum dan die van Braderie Publique 1 en 2. De 2 grote braderieën gaan door in mei en juni 2019 Cluster 1 op 30/5 tem 2/6 Cluster 2 op 27/6 tem 30/6 7

8 Bij de organisatie van Braderie Publique wordt rekening gehouden met volgende deadlines: - eind 2018: aanvraag afwijking op de wekelijkse rustdag ifv 2 koopzondagen tijdens Braderie Publique - eind 2018: informeren van handelaars over de data - 6 maand voor aanvang cluster 1: opstart coördinatievergaderingen, aanduiding lege plekken - 3 maand voor aanvang cluster 1: opstart ontwerp promo- en communicatiemateriaal - 6 weken voor aanvang cluster 1: indienen aanvraag IOD - 3 weken voor aanvang beide clusters: ophangen en verdelen promotie - 1 week voor aanvang beide clusters: versturen bewonersbrieven - 1 week voor aanvang cluster 1: persmoment Communicatie: PUUR GENT verkiest ook in 2019 om het promomateriaal te laten uitwerken door een extern communicatiebureau volgens het raamcontract met Stad Gent. Zijn hiervoor nodig: Inhoudelijk: Een basisbeeld dat gebruikt wordt bij o.a.: o Affiches via het stadsnetwerk en Clear channel o Flyers en raambanners bij handelaars o Promo via printed media zoals Deze Week en De Zondag o Digitale promo over het event via social media en website Afgeleide producten: bereikbaarheidsfiches, kaartje met deelnemende straten. Een herkenbare landingspagina op de website van PUUR GENT (op basis van bespreking aanpassing website volgens het strategisch communicatieplan) Ook in 2019 wordt samen met de sfeergebiedmanagers invulling gezocht voor de lege plekken, volgens het principe van voorrang: 1.Handelaar in de straat 2.Handelaar in de omliggende straten binnen de betrokken sfeergebieden in de cluster 3.Handelaar in de omliggende straten binnen de cluster 4.Handelaar uit Gent 5.Handelaar extern Gelet op het beschikbaar budget in 2019 wordt geen kidsvillage georganiseerd. Op vraag van de handelaars in 2019 een budget ter beschikking gesteld voor 8

9 animatie in de straten van Braderie Publique. PUUR GENT zal hier samen met de sfeergebiedmanagers een invulling aan geven. Braderie Publique, algemeen Opmaak en print dragers Communicatie - Promotie Organisatie en promotie Braderie QSP (naar boventrekken bij handelsinitiatieven) Animatie f. Promotie kernwinkelgebied inclusief Shop-op Zondag PUUR GENT koos in 2017 voor Shop-op Zondag, de promotie van de koopzondag tijdens eerste zondag van de maand. Na een positieve evaluatie en duidelijke groei in 2018, wordt ook in 2019 elke eerste zondag een koopzondag georganiseerd en gepromoot in Gent. Het winkel en horeca-aanbod is echter meer dan winkelen op zondag, waarbij in de promotiestrategie in 2019 meer aandacht zal worden besteed aan het gegeven alle dagen Gent. PUUR GENT zorgt voor de aanvraag van de afwijkingen op de wekelijkse rustdag bij de Stad Gent. PUUR GENT staat in voor de opvolging van een weldoordachte promo- en communicatiecampagne zowel voor Shop-op Zondag als alle dagen Gent. Hiervoor doet in 2019 beroep op een communicatiebureau via de raamovereenkomsten van Stad Gent. PUUR GENT houdt vast aan de commerciële naam en het beeldmerk van Shop-op Zondag. Uit onderzoek blijkt dat nog meer klanten zouden kiezen voor Gent als bestemming op zondag als er tijdens die koopzondag (of het weekend ervan) evenementen worden georganiseerd. PUUR GENT zet daarom in op 2 seizoensevents gekoppeld aan Shop-op Zondag en de voorafgaande zaterdag. PUUR GENT voorziet een overeenkomst met De Lijn t.e.m. september 2019, zoals gevraagd door de Gentse gemeenteraad. PUUR GENT zal aan het nieuwe bestuur een bijkomend budget vragen om de overeenkomst met De Lijn te kunnen te verlengen tot eind

10 Timing: De communicatieplanning voor 2019 wordt vastgelegd in de RvB van eind De promo voor de koopzondagen wordt telkens 1 week voor de koopzondag gelanceerd. Communicatie: Een slimme communicatie- en promotiecampagne vastgelegd in een heldere jaarkalander in overleg met het communicatiebureau. Het communicatiebureau onderhandelt over mediaruimte en koopt PUUR GENT in. Rekening houdend met de diverse doelgroepen, regio s en de daarop gerichte mediakanalen. Aanvullend zorgt PUUR GENT voor verdeling van de communicatieproducten via een interimbureau d.m.v. de raamovereenkomsten van Stad Gent. Al dan niet gepushte promotie via de eigen website en social media. Een downloadpagina van het communicatiemateriaal dat ter beschikking kan gesteld worden via PUUR GENT. Gratis OV steeds actief promoten en vermelden op alle promotools rond Shop-op Zondag. Promotiebeleid incl. Shop-op Zondag, algemeen Communicatiecampagne + inkopen mediaruimte (incl. verdeling) via communicatiebureau Gratis OV tijdens de koopzondagen x 9 = shoppingevents in een weekend gekoppeld aan Shop-op Zondag (excl. Braderie Publique) g. Activeren van sfeergebieden. In 2017 werden 7 sfeergebieden gevormd na een intensief co-creatieproject met Lab van Troje en PUUR GENT. Deze sfeergebieden kregen een commerciële naam en een commercieel DNA. Daarnaast kregen de sfeergebieden ook een administratieve identiteit (kbo, rekeningnummer), sloten aan bij de opperdekenij en traden toe als expert bij de RvB van PUUR GENT. Sfeergebieden verenigen handelaars en zijn een promotool naar klanten en potentiële investeerders. 10

11 In 2019 zetten we verder in op de inhoudelijke uitrol van de 8 sfeergebieden, er wordt in gezet op volgende ambities: - Sfeergebieden als herkenbare shoppingroute via het aankleden van het openbaar domein d.m.v. aanbrengen straatnaambordjes, afwerken van de actie die in 2018 werd gestart. - Sfeergebieden als organisator van handelsinitiatieven. - Sfeergebieden als marketingtool via digitale en printed media en in relatie met de strategische communicatieoefening. - Het verder zetten van het co-creatietraject met Marchitect om de ambities te realiseren d.m.v. motivatie en activatie. - Sfeergebieden activeren bij acties en beleid van PUUR GENT: taskforce voor sfeergebiedmanagement en een expertenrol binnen de RVB. Timing: Communicatie: Januari-december Ontwikkeling communicatie- en promotiemateriaal van de sfeergebieden via raamovereenkomst OCMW/Stad Gent. Persmoment lancering promotiemateriaal. Persmoment handelsinitiatieven in de verschillende sfeergebieden. Sfeergebieden, algemeen Ondersteuning sfeergebieden via de (8 x 4.000) samenwerkingsovereenkomst Co-creatietraject Marchitect Ontwikkelen promotie- en communicatiemateriaal h. Verderzetting strategische communicatie Het evalueren en bijsturen van de communicatie en promotie vanuit PUUR GENT. PUUR GENT ambieert daarbij: - Meer volgers en likes te verzamelen op de eigen sociale mediakanalen en handelaars aanzetten tot meer contentdeling vanuit PUUR GENT. - Meer trafiek te genereren naar - Communicatieproducten af te leveren in lijn met de baseline en identiteit. 11

12 - PUUR GENT aan naambekendheid te doen winnen bij handelaars en shoppers. - Gent als dé shopping- en horecastad actief te promoten met als werktitel alle dagen Gent. - Een promotiestrategie te ontwikkelen waarbij zowel een lokaal als bovenlokaal publiek gericht wordt aangesproken. Via de raamovereenkomst met Stad Gent werkt The Oval Office verder rond de strategische communicatie van PUUR GENT. Op basis van een agenda worden een aantal denkmomenten vastgelegd tussen PUUR GENT en The Oval Office. Timing: Januari-december Strategische communicatie Ontwikkeling producten alle dagen Gent Aanpassingen en onderzoek social media strategie. Aanpassingen website volgens strategische communicatiestrategie. i. Organisatie van de eindejaarsverlichting Aanbieden van een uniforme eindejaarsverlichting die geënt is op de sfeer in de handelskernen en linkt met de stadsbrede visie op duurzaamheid. De uitvoering van het ophangen van de eindejaarsverlichting volgens het door de vzw BIG en Eandis afgesloten contract en addendum 3. Opmaken van een evaluatie van de eindejaarsverlichting Timing: Communicatie over de start van de werken. Organisatie en communicatie van het aanlichtmoment. Februari: evaluatie bij handelaars en dekenijen. Mei: valideren interne evaluatie op de RvB en eventuele bijbestelling. September: opstart coördinatievergadering. Oktober: afwerken elektriciteitswerken. Oktober: opstart ophangen. 12

13 Oktober: aanvraag IOD aanlichtmoment 30 november: aanlichtmoment: pers + receptie Communicatie: Persbericht i.f.v. aanlichtmoment. Bewonersbrieven i.f.v. nieuwe boringen. Informatie naar handelaars: herhalen koopzondagen in december + aansteekmoment. Persmoment = aanlichtmoment. PUUR GENT zet ook in op de promotie van de eindejaarsshopping en linkt met de eindejaarsverlichting. Totale kost eindejaarsverlichting Eindejaarsverlichting basis + addendum addendum 2 Organisatie aansteekmoment j. Samenwerking met Filmfest Gent Organiseren van een netwerkmoment waarop bestuurders van PUUR GENT en de Gentse handelaars elkaar ontmoeten in een aangename setting. Tegelijk willen samen met Filmfest Gent proberen om het event meer te integreren in de Gentse binnenstad. In 2017 en 2018 liep dat via een vitrine-wedstrijd. Uit de evaluatie van deze wedstrijd blijkt echter dat er weinig tot geen meerwaarde is voor de Gentse handelaars en PUUR GENT. PUUR GENT wil in 2019 samen met Filmfest Gent een aantal filmvoorstellingen op locatie (bv: op een centrumplein waar veel horeca aanwezig is) aanbieden. Hierbij is er aandacht voor een koppeling met de Gentse handelaars en horeca. April 2019: opstart gesprekken Filmfest i.f.v. filmvoorstellingen op locatie April 2019: onderzoek samenwerking eventorganisatie filmvoorstellingen Oktober 2019: Netwerkevent met filmvoorstelling voor de Gentse middenstanders op de zondag van het filmfestival. Communicatie: Promotie filmvoorstelling o.v.b. overleg Filmfest Gent. September 2019: uitsturen uitnodiging filmavond. Filmfest, totaal

14 Filmavond Filmvoorstelling op locatie k. Gezinsvriendelijke horeca Een gezinsvriendelijk beleid voeren is één van de pijlers uit het Gentse bestuursakkoord. De Stad wil de komende jaren ook werk maken van een kind- en gezinsvriendelijke horeca. Een uitgebreider aanbod op menukaarten van kindvriendelijke gerechten en een gezinsvriendelijk onthaal van ouders met kinderen is een streefdoel. Kindermenu s kunnen gezonder, maar ook andere kindvriendelijke faciliteiten kunnen beter zoals: een ververshoekje, een spelelement, Dit leidde in 2017 tot de ontwikkeling van een beleid over kindvriendelijke horeca en in 2018 tot de lancering van een gezinsvriendelijk label en de activering ervan bij horeca-uitbaters. In 2019 wordt het label geëvalueerd i.s.m. de opleiding bestuurskunde van de UGent. Tegelijk wordt ook in 2019 promo gemaakt voor de gezinsvriendelijke horecazaken. PUUR GENT staat in voor de uitwerking en promotie van de gezinsvriendelijke map/kaart. Communicatie: Aanpassing tool voor check van de parameters. Aanpassing inschrijvingstool. Uitwerken gezinsvriendelijke horeca kaart. Promo op eigen website en social media. Uitwerking materiaal rond gezinsvriendelijke horeca (bv: kookboek i.s.m. Gentse chefs) l. Gent Smaakt! Gezinsvriendelijke horeca, totaal Ontwikkeling promomateriaal Een culinair evenement tijdens het hemelvaartweekend ter promotie van de Gentse Horeca en ter versterking van het imago van Gent als culinaire stad. PUUR GENT voorziet een jaarlijkse subsidie aan vzw Smaakt (organisator van Gent Smaakt) voor een periode van 3 jaar ten bedrage van

15 Dit werd vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst tussen Stad Gent, PUUR GENT en vzw Smaakt!. In diezelfde overeenkomst zijn ook afspraken opgenomen rond invulling, logistieke ondersteuning en evaluatie van het event. In 2019 wordt een evaluatie van de huidige overeenkomst voorzien. Timing: Gent Smaakt! gaat elk jaar door tijdens het hemelvaartweekend. Communicatie: Website PUUR GENT (kant shopper) Stadsmagazine, aftelklok, Andere communicatie verloopt via vzw Smaakt! Subsidie Gent Smaakt! m. Communicatietools PUUR GENT Er is nood aan een aantal producten die kunnen helpen bij herkenbaarheid en promotie van de merknaam PUUR GENT. PUUR GENT laat een aantal producten ontwikkelen zoals: - Rolbanner met logo te gebruiken op events zoals Filmfest - Jassen met logo te gebruiken bij verdeling naar handelaars - Infofolder over producten van PUUR GENT - T-shirts, sweaters voor promopeople die tijdens events worden ingezet - Stylo s en schrijfblokjes die gebruikt worden tijdens inspiratiesessies Timing: Te ontwikkelen in het voorjaar. Communicatietools n. Ondersteuning commerciële dekenijen en handelsverenigingen buiten de sfeergebieden Ondersteuning van de actieve commerciële dekenijen en handelsverenigingen buiten de sfeergebieden. Principes: 15

16 Elke deelgemeente met minstens 25 actieve handelaars wordt qua structuur en werking een sfeergebied gerund door ofwel een reeds actieve handelaarsvereniging of een op te richten sfeergebiedmanagement. Deze verenigingen krijgen d.m.v. een op te stellen samenwerkingsovereenkomst dezelfde faciliteiten als de centrum sfeergebieden: o sluiten aan bij de opperdekenij o worden structureel en financieel ondersteund door PUUR GENT voor een bedrag van 2.000/organisatie. Voor handelaars in schakelstraten (die geen sfeergebied kunnen worden), wordt een afzonderlijk budget van voorzien dat via het subsidiereglement handelsinitiatieven kan aangevraagd worden. Ondersteuning, totaal Budget sfeergebieden deelgemeentes 8 x = Budget subsidies schakelstraten