Auditclienst Rijk. Ministerie van Financiën. Onderzoeksrapport. Reviews controleverklaringen

Transcriptie

1 Reviews controleverklaringen Onderzoeksrapport Ministerie van Financiën Auditclienst Rijk

2 Colofon Titel Uitgebracht aan Reviews controleverklaringen Ministerie van Buitenlandse Zaken Datum 12januari 2018 Kenmerk Inlichtingen Auditdienst Rijk

3 dat BZ hierop niet zou kunnen steunen. 5 ujtvoering en de rapportage naar aanleiding van de controles die maken uitgevoerd hebben wij geen bevindingen ten aanzien van de opzet, de Uitkomst van het onderzoek: bij de elf controles waarvoor wij een review hebben Aanleiding opdracht 4 5 Ondertekening Gehanteerde Standaard Verspreiding rapport 13 4 Verantwoording onderzoek Werkzaamheden en afbakening 13 3 Aanbevelingen en/of vervoigstappen Materialiteit niet altijd voldoende precies gedefinieerd Kennis en inzicht van BZ s financiële medewerkers laat soms te wensen over Controleprotocollen aanvullen met inhoudelijke aandachtspunten Controleprotocollen soms erg divers en te laat beschikbaar Bijzondere financieringsvormen vragen om extra afspraken 9 2 Controleprotocollen kunnen versterkt worden 8 gereviewde accountantscontroles Geen zwaarwegende bevindingen m.b.t. opzet, uitvoering en rapportage van de 1.2 Overzicht van uitgevoerde reviews 7 1 Bevindingen uitgevoerde reviews 6 Inhoud

4 verantwoording aan het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) een controleverklaring van de accountant risico s, wordt van contractpartners verlangd dat zij bij hun financiële financiële omvang van meer dan EUR 5 mln, of wanneer sprake is van specifieke 1 overleggen. BZ steunt op deze Bij financieringen in het kader van ontwikkelingssamenwerking met een 4 van 15 1 Reviews controleverklaringen Een controleverklaring van de accountant is een verklaring met betrekking tot een door een accountant hiervoor de term accountantsverklaring gehanteerd. Om verwarring te voorkomen met andere worden. Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) enkele jaren geleden het gebruik van de term controleverklaring voorgescheven. Deze zal daarom in de rest van dit document gehanteerd jaarrekening, maar het kan ook een ander overzicht betreffen, zoals het verzekerd belang of een accountants-producten zoals een beoordelïngsverklaring of samenstellingsverklaring, heeft de ontvangsten- en uitgavenoverzicht, zoals bijvoorbeeld een subsidieafrekening. In het verleden werd uitgevoerde controle van een overzicht met historische financiële informatie. Vaak is dit overzicht een ministerie ortvangen controleverklaringen. Het doel van deze reviews wast om reviews uit te voeren op een willekeurig bepaalde selectie van 12 door het Hiermee geeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken invulling aan het reviewbeleid. de verstrekte controleverklaringen zijn gebaseerd, toereikend hebben uitgevoerd. vast te stellen of de betreffende accountants de controlewerkzaamheden waarop Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft in juli 2017 de ADR verzocht om van het reviewbeleid. Deze selectie kan willekeurig worden bepaald en/of op accountantsrapport geconstateerde bijzonderheden, of b) een selectie op basis Om inzicht te krijgen in cle wijze waarop de accountant zijn werkzaamheden rapporteren. specifieke onderwerpen of voorwaarden waarover de accountant dient te basis van een risico-analyse door de budgethouder zijn besteed. In sommige gevallen vermeldt het controleprotocol tevens verklaringen bij het vaststellen of ter beschikking gestelde middelen rechtmatig heeft uitgevoerd, worden periodiek reviews uitgevoerd. Deze kunnen voortvloeien uit a) met betrekking tot een controleverklaring of Aanleiding opdracht

5 In de periode oktober december BZ hierop niet zou kunnen steunen. de uitvoering en de rapportage die maken dat geen bevindingen ten aanzien van de opzet, 5 van 15 1 Reviews controleverklaringen aandachtspunten treft u aan in sectie 2 van dit rapport. van controleprotocollen. Een gedetailleerde uitwerking van deze Tijdens het uitvoeren van de reviews zijn verschillende aandachtspunten naar voren gekomen, onder meer op het terrein van de inhoud, uniformiteit en timing verband met het faillissement van de organisatie. Deze review heeft in overleg met de opdrachtgever geen doorgang gevonden in Eén van twaalf geplande reviews had betrekking op een subsidie aan AWEPA. In sectie 1 van dit rapport vindt u een overzicht van de geselecteerde aanleiding van de bevindingen. Bij deze reviews zijn geen bevindingen naar voren gekomen waardoor het Ministerie van Buitenlandse Zaken niet zou kunnen reviews. controleverklaringen hebben wij kennis genomen van de opzet van de controlewerkzaamheden, de uitvoering daarvan, en de rapportage naar controleverklaringen, betrokken accountantskantoren en de uitkomst van de 2017 heeft de ADR de dossiers van 11 van de geselecteerde controleverklaringen gereviewd. Met betrekking tot elk van deze steunen op deze controleverklaringen. Vanuit de review op elf controles hebben wij Samenvatting:

6 van Buitenlandse Zaken niet zou kunnen steunen op deze controleverklaringen. Met betrekking tot een selectie van 11 controleverklaringen zijn bij de review van de gereviewde accountantscontroles 1.1 Geen zwaarwegende bevindingen m.b.t. opzet, uitvoering en rapportage geen zwaarwegende bevindingen naar voren gekomen waardoor hët Ministerie 6 van 15 1 Reviews controleverklaringen met de toereikende geplande controleaanpak en met passende aandacht projectadministratie en -realisatie, kostentoerekening, betalingsorganisatie en general IT-controls. voor aspecten als specifieke financieringsvoorwaarden, - Is de uitvoering van de controle toereikend, d.w.z. in overeenstemming controleprotocol? toereikend, d.w.z. passend gezien het ingeschatte risico op fouten in de opgesteld, en eventuele specifieke aandachtspunten vanuit het - Is de door de accountant gehanteerde controleaanpak in opzet en interne controle van de Organisatie die de verantwoording heeft financiële verantwoording, de kwaliteit van de administratieve Organisatie is in ieder geval aandacht besteed aan de volgende drie hoofdvragen: van de accountant. Tijdens de review die normaliter plaatsvindt op kantoor bij voorbereiding van de review is onder meer kennis genomen van de door BZ betrekking heeft, de subsidiebeschikking of bijdrageovereenkomst door middel waarvan een financiering tot stand gekomen is, en indien van toepassing controleprotocol waarmee nadere richting is gegeven aan de werkzaamheden het inhoud en verslaglegging van uitgevoerde werkzaamheden. Tijdens de de controlerend accountant is vervolgens het controledossier bekeken. Hierbij accountant getoetst wordt aan belangrijke vaktechnische eisen m.b.t. vorm, werkprogramma, aan de hand waarvan het dossier van de controlerend ontvangen controleverklaring en de financiële verantwoording waarop deze Bij het uitvoeren van deze reviews hanteert de ADR een uniform controle, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de hierop gebaseerde werkzaamheden toereikend zijn uitgevoerd voor wat betreft de opzet van de rapportage. In de onderstaande alinea s wordt deze bevinding nader toegelicht. De uitkomst van de review is in alle gevallen dat de door de accountant verrichte Bevindingen uitgevoerde reviews

7 - niet tegen de geldende controletolerantie Daarnaast zijn het dossier en de rapportage getoetst aan de daarvoor geldende vormvereisten. Het gehanteerde werkprogramma kent geen andere uitkomsten instrument voor de interne controle bij BZ in de weg staan. geen bevindingen waren die de effectiviteit van de controleverklaring als dan toereikend of ontoereikend. De uitkomst toereikend betekent dat er 2? Contractpartner Begindatum Einddatum Accountant Bevinihngen met betrekking tot Samenvatting financiele verantwoording Opzet Uitvoering Rapportage toereikend toereikend toereikend toereikend toere,ke,,d toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend uitgevoerd toereikend toereikend toereikend toereikend 6 ii toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend $ toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend toereikend 2 De controletolerantie is de foutmarge toegestane in de financiële verantwoording. Indien deze marge overschreden wordt, heeft dit gevolgen voor de aard van de controleverklaring. 7 van 15 1 Reviews controleverklaringen beleid sd i recties. van de review ook reeds gedeeld met de voor de financiering verantwoordelijke bevindingen per in 1.1 beschreven hoofdvraag. De bevindingen zijn na afloop De onderstaande tabel toont een overzicht van de uitgevoerde reviews en de 1.2 Overzicht van uitgevoerde reviews alle uitgevoerde werkzaamheden integraal in onze review betrokken. Wij hebben Ter vermijding van mogelijke misverstanden wijzen wij erop dat ons onderzoek niet bestaat uit een integraal onderzoek van de controledossiers. Wij hebben niet geen accountantscontrole verricht op de betreffende financiële verantwoord ingen. passend gezien de uit de controle voortkomende bevindingen afgezet Is de door de accountant opgestelde rapportage toereikend, d.w.z.

8 Accountantskantoren die controleverklaringen afgeven ten behoeve van betreffende controleprotocollen onderling soms (onnodig) veel verschillen. Een 2.1 Controleprotocollen soms erg divers en te laat beschikbaar meerdere financieringen die door BZ worden verstrekt, merken op dat de grotere uniformering van deze protocollen zou het werk van de accountants vergemakkelijken. 8 van 15 1 Reviewa controleverklaringen relatief kleine projectverantwoording werd een (strenge) materialiteit van l% voorgeschreven materialiteit niet altijd even consistent is: ten aanzien van een Tijdens een andere review werd aan de orde gesteld dat de door BZ Tijdens onze reviews hebben wij een protocol aangetroffen waarbij niet was leiden, kan deze onduidelijkheid tot gevolg hebben dat de accountant meer van de uitgaven in het betreffende jaar. worden opgenomen dat de materialiteit voortaan mag worden bepaald op basis hierover overlegd met FEZ/FM en begrepen dat in het controleprotocol zal totale financiering over meerdere jaren, of op basis van het verantwoorde bedrag werkzaamheden verricht dan noodzakelijk is. Op 19 december hebben wij op jaarbasis. In situaties waarin deze bedragen tot verschillende percentages aangegeven of de vermelde percentages moeten worden bepaald op basis van de normaliter op 1%. Bij kleinere bedragen is dit percentage vaak iets ruimer (bijv. gehanteerd. Bij grotere bedragen (bijv. EUR 5 mln, of meer) ligt dit percentage arbeidsintensief! inefficiënt wordt. wordt aangegeven welke materialiteit (controletolerantie) mag worden 2% of 3%), dit om te voorkomen dat de accountantscontrole onnodig Het is gebruikelijk dat in controleprotocollen door middel van een percentage 2.2 Materialiteit niet altijd voldoende precies gedefinieerd de commissie COPRO van het NBA. Dit blijkt vaak een arbeidsintensief proces. veroorzaakt doordat een controleprotocol (alsnog) moest worden afgestemd met geval dat in de beschikking of het controleprotocol specifieke eisen met moet worden, al enkele maanden loopt. Dit kan problemen opleveren in het Tevens wordt opgemerkt dat controleprotocollen soms relatief laat verstrekt worden, dat wil zeggen nadat het eerste subsidietijdvak waarover gerapporteerd betrekking tot de rapportage worden gesteld, en de administratie hierop moet worden ingericht. Als ADR herkennen wij dit punt. In sommige gevallen is dit 2 Controleprotocollen kunnen versterkt worden

9 Via deze bijlage wordt inzicht gegeven in de bijdragen van derde partijen in het 2.3 Bijzondere financieringsvormen vragen om extra afspraken jaarrekening waaraan op verzoek vanbz een specifieke bijlage is toegevoegd. Eén van de reviews had betrekking op een controleverklaring bij een erg groot. de uitgaven van de organisatie betreffen wordt het verschil in materialiteit dan 9 van 15 1 Reviews controeverkaringen alliantiepartners gecontroleerd wordt door de eigen huisaccountant. In afwijking volstaan met een audit uitsluitend op de juistheid van de uitgaven. BZ heeft hiermee ingestemd zonder zichtbaar in overweging te nemen dat het risico op van de diverse alliantiepartners, werd de vraag aan BZ voorgelegd of kon worden penvoerder van de alliantie. Omdat deze geen inzicht heeft in de administraties hiervan werd de controle echter volledig uitgevoerd door de accountant van de Het controleprotocol gaat er in deze situatie van uit dat elk van de In een ander voorbeeld was sprake van financiering van een alliantie van NGO s. werkzaamheden uitgevoerd maar nagelaten dit in de controleverklaring te vermelden. Desondanks werd de verklaring zonder vragen door BZ geaccepteerd. toetsen aan specifieke subsidievoorwaarden. Deze had weliswaar deze In één geval was in het controleprotocol opgenomen dat de accountant moest opmerkingen niet op de juiste waarde geschat, afwijkingen van het protocol verzoeken om afwijking van het protocol afgewezen. toegestaan zonder dat de gevolgen daarvan goed overzien worden, of terechte van accountantscontroles en verklaringen en controleprotocollen. Hierdoor die erop wijzen dat financiële medewerkers bij BZ s onvoldoende kennis hebben Tijdens onze werkzaamheden hebben wij verschillende voorbeelden aangetroffen worden controleverklaringen soms onvoldoende kritisch beoordeeld, over 2.4 Kennis en inzicht van BZ s financiële medewerkers laat soms te wensen de accountant was het in deze situatie echter moeilijk te controleren of deze contractuele afspraken tussen BZ s contactpartner en deze derde partijen. Voor door BZ mede-gefinancierde programma. Deze bijdragen zijn gebaseerd op financiële bijdragen gaan niet via de administratie van BZ s contractpartner. Bovendien betreft het deels bijdragen in natura waarvan het moeilijk is de financiële waarde vast te stellen. bijdragen ook daadwerkelijk zijn geleverd, want een belangrijk deel van de voorgeschreven, terwijl bij een jaarrekeningcontrole een (veel te) ruime materialiteit van 3 k werd toegestaan. Zeker als de subsidie slechts een deel van

10 controlerend accountants, zijn tevens aandachtspunten naar voren gekomen die een mogelijkheid controleprotocollen aan te vullen met specifieke vragen naar het toetsen van deze aspecten. Uit de gesprekken die wij tijdens de reviews hebben gevoerd met de niet zozeer betrekking hebben op de accountantscontrole an sich, als wel op 2.5 Controleprotocollen aanvullen met inhoudelijke aandachtspunten aspecten van de (financiële)verantwoording die voor BZ interessant zijn. Het is maken, c.q. meer gebruik te maken van geautomatiseerde systemen en de Inzet van IT en efficiëntie in de interne beheersing personeel dat lokaal wordt aangenomen of lokale consultants / zzp ers. In sommige gevallen moeten ook in Nederland loonheffing en sociale premies beoordeelt, zou een standaard toetspunt in BZ s controleprotocol kunnen zijn. met de fiscale kwalificatie van buitenlandse sociale zekerheidsstelsels. Hiermee afgedragen sociale premies. contractpartner aansprakelijk worden gesteld. De wijze waarop de contractpartner dit risico beheerst en hoe de accountant deze risicobeheersing Afdrachten sociale premies en lokale belastingen veranderingen in activiteitenportefeuilles, en afhankelijk van hoe indirecte kosten ontstaan. Tijdens de review hebben wij een voorbeeld aangetroffen waarbij de accountant hier actief op gecontroleerd heeft, en waar naar aanleiding hiervan winstoogmerk hebben. Door deze organisaties gehanteerde tarieven zijn normaliter dan ook zo samengesteld, dat deze juist kostendekkend zijn. Bij grote berekend en doorbelast worden, kunnen positieve bezettingsverschillen en winst kunnen zijn. Nacalculatie van tarieven andere afspraken te maken. dubbelfinanciering op deze wijze niet is afgedekt en met betrekking hiertoe De meeste van BZ s contractpartners zijn organisaties die expliciet geen nacalculatie heeft plaatsgevonden om de tarieven bij te stellen. Het toetsen op de juistheid van tarieven zou een standaard toetspunt in BZ s controleprotocol Afhankelijk van de aard van de activiteit werken BZ s contractpartners met worden afgedragen. Consultants die in andere landen worden ingehuurd moeten zelf belasting en premies afdragen, maar doen ze dat niet dan kan vaak BZ s Hierbij kan ook gewezen worden op de website van het Ministerie van Financiën kan een contractpartner zelf een analyse maken wanneer wel en niet in Nederland belasting moet worden betaald over (componenten van) lokaal Uit de reviews is naar voren gekomen dat in sommige gevallen contractpartners weinig financiële prikkels ervaren om hun interne beheersing efficiënter te daarin beschikbare application controls. Apart van de beperkingen die hieruit 10 van 15 1 Reviews controleverklaringen

11 heen moet uitvoeren. Het rapporteren over (de mate van) gebruik van kunnen zijn. bezoldigingsmaximum gesteld met betrekking tot rechtspersonen die een subsidie ontvangen ten laste van de Rijksbegroting van Buitenlandse Handel en Op grond van de Regeling bezoldiging topfunctionarissen OS-sector is een Wet Normering Topinkomens en protocol Samenspraak & Tegenspraak bij BZ s contractpartner zou een standaard toetspunt in BZ s controleprotocol geautomatiseerde systemen en application controls als indicatie van efficiëntie 11 van 15 1 Reviews controleverklaringen WNT. afleiden of de contractpartner meldingen heeft moeten doen in het kader van de jaarrekening mee te sturen met de geconsolideerde financiële rapportage over programma Samenspraak en Tegenspraak niet langer verplicht is om de Ontwikkelingssamenwerking. Deze regeling vloeit voort uit de Wet Normering Topinkomens (WNT). Tijdens een van de reviews werd opgemerkt het bij het het programma. Dit is opmerkelijk, omdat BZ alleen uit de jaarrekening kan voortvloeien voor de contractpartner zelf, betekent dit voor de accountant dat deze zijn werkzaamheden voornamelijk gegevensgericht en om het systeem

12 3 Aanbevelingen en/of vervoigstappen Naar aanleiding van de bij de reviews gesignaleerde aandachtspunten doen wij de volgende aanbevelingen: (n.a.v. 2.1:) 1. Ga verder met het uniformeren van BZ s controleprotocollen; 2. Tref procedurele maatregelen om te borgen dat tijdig wordt begonnen met het opstellen van controleprotocollen, zodat deze op het moment van verstrekken van het beschikking volledig gereed zijn (inclusief afstemming COPRO/NBA); (n.a.v. 2.2:) 3. Wees kritisch op de eisen t.a.v. materialiteit in het controleprotocol en sluit aan bij hetgeen gangbaar is; niet te ruim of te krap. (n.a.v. 2.3:) 4. Zie erop toe dat in het geval van bijzondere financieringsvormen (bijvoorbeeld inzake bijdragen van derden of bijdragen in natura ) het controleprotocol hierop is toegesneden, zodat de accountant niet voor vaktechnische onmogelijkheden wordt gesteld. Als een reguliere controleopdracht op onderdelen niet tot de mogelijkheden behoort, kan ook voor een model gekozen worden waarbij de accountant de processen toetst via een NV COS 4400-opdracht. (n.a.v. 2.4:) 5. Investeer als concerncontroller in het opbouwen en actueel houden van de kennis van financiële medewerkers inzake accountantscontroles en verklaringen en controleprotocollen, door trainingen, handreikingen en/of een ter zake kundige vraagbaak; 6. Werk aan bewustwording zodat in geval van twijfel (bijv. ten aanzien van de adviezen 3 en 4 hierboven) gemakkelijk en tijdig de weg gevonden wordt naar de genoemde vraagbaak; (n.a.v. 2.5:) 7. Overweeg om nieuwe en waar nodig bestaande controleprotocollen aan te passen door het opnemen van toetspunten inzake: o Juistheid van tarieven m.b.t indirecte kosten; o Risico s rond afdrachten sociale premies en lokale belastingen; o Mate van gebruik van geautomatiseerde systemen / application con trois; o Inzicht in benodigde informatie i.h.k.v. de WNT. 12 van 15 1 Reviews controleverklaringen

13 4.2 Gehanteerde Standaard de opdrachtgever voor dit onderzoek, op basis van een willekeurige selectie. sectie 1.1. De selectie van de te reviewen controleverklaringen is uitgevoerd door Een korte schets van de uitgevoerde werkzaamheden is reeds opgenomen in 4.1 Werkzaamheden en afbakening 13 van 15 1 P.evews controieverktarngen voor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website. de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd De opdrachtgever, FEZ/FM, is eigenaar van dit rapport. 4.3 Verspreiding rapport opdracht is uitgevoerd. In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen assurance Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing. Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale 4 Verantwoording onderzoek

14 5 Ondertekening Den Haag, 12 januari 2017 Audit manager Auditdienst Rijk 14 van 15 1 Reviews controleverklaringen

15 Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag (070)

16 Contactpersoon Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag Rijnstraat XP Den Haag Postbus EB Den Haag Nederland ru ENV Met vriendelijke groet, verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het onderzoek. verantwoording verschuldigd aan het ministerie van BZK en niet aan BZ. Buitenlandse Zaken (BZ) het toezicht heeft belegd bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Organisaties die van het ministerie subsidie ontvangen en onder de WNT vallen zijn hierdoor Wet Normering Topinkomens (WNT) merk ik echter op dat het ministerie van Aan uw bevindingen en adviezen zal ik opvolging geven. Met betrekking tot de Uw bevindingen hebben we recent besproken met de ADR-collega die werk van de verschillende auditors. ontvangen. Graag dank ik u voor het uitvoeren van de beoordelingen van het Ik heb uw onderzoeksrapport Review Controleverklaringen in goede orde Betreft Managementreactie Onderzoeksrapport Review Controleverklaringen Datum Ministerie van Buitenlandse Zaken T Onze referentie MINBUZA Pagina 1 van 1