Bundel van de Algemene Vergadering van 14 februari 2019

Transcriptie

1 Bundel van de Algemene Vergadering van 14 februari Opening, mededelingen, agenda, verslag 1.1 Opening & mededelingen 1.2 Agenda AV 1.2 Conceptagenda.pdf 1.3 Verslag AV Conceptverslag pdf 2 Bespreekpunten 2.1 P&C-cyclus AV 2.1 Uitgangspunten PC-cyclus.pdf 2.2 Overdracht nieuwe AV Overzicht statutaire bevoegdheden AV AV Bevoegheden en vertegenwoordiging AV.pdf Afspraken versterkte Samenwerking IPO-bestuur - Algemene Vergadering AV Afspraken versterkte samenwerking AV.pdf 3 Rondvraag en sluiting

2 CONCEPTAGENDA ALGEMENE VERGADERING 14 FEBRUARI 2019 conceptagenda Betreft Vergaderdatum en tijd Vergaderplaats Voorzitter Leden IPO IPO Algemene Vergadering 14 februari 2019, uur Provinciehuis Utrecht, Archimedeslaan 6, Utrecht Th.J.F.M. Bovens D.C.E. de Haas en A. Schmaal (Gr), T.A. Dorrepaal en R. van der Vlugt (Fr), J. Smits en en P.A. Zwiers (Dr), R.H. Courtz en B.G.J.H. Rutten (Ov), F. Spoelstra en L.P.E. van Milaan (Gld), J. Germs en H. Chidi (Ut), S. Rotscheid en J.N. Simonse (Fl), M.C.A. Klein en A.A.J. Jellema (NH), L. Bonnewits-de Jong en B. Potjer (ZH), J. van de Velde en A.G.M. Veraart (Zld), W.J. Bakker en B.L.M. Maas (NB), K.J.P. van Soest en M.L.M. Verhoijsen (Li) H.M. Meijdam, H. Menninga Verhinderd 1. Opening, mededelingen, agenda, verslag 1.1.-Opening & mededelingen 1.2.-Agenda (bijgevoegd) Vastellen concept-agenda 1.3.-Verslag (bijgevoegd) Vaststellen van het conceptverslag van de vergadering van Bespreekpunten 2.1.-P&C-cyclus 2019 (bijgevoegd) De IPO-voorzitter heeft de AV een korte notitie toegezegd waarin de P&C cyclus van het IPO wordt beschreven en waarin de diverse rollen van de verschillende actoren kort worden toegelicht, m.n. wat wanneer van de AV-leden en bestuur wordt verwacht. Dit overzicht kan door zowel de nieuwe AV als het nieuwe bestuur worden benut. De heer Schoemaker (MT IPO) zal een toelichting verzorgen Overdracht nieuwe AV Ten behoeve van de overdracht naar de nieuwe Algemene Vergadering die aan zal treden na de verkiezingen van 20 maart zijn mede op verzoek van de zittende Algemene Vergadering sec de bevoegdheden en vertegenwoordiging van de Algemene Vergadering op basis van de statuten in kaart gebracht; Voor de volledigheid van de overdracht zijn ook de afspraken (najaar ) rond de versterkte samenwerking AV-IPO bestuur bijgevoegd. Op 7 januari jl. heeft het diner plaatsgevonden met een delegatie uit de AV (mevrouw Bonnewits, mevrouw Rotscheid, de heer Smits), en de IPO-voorzitter en IPO-bestuurslid de heer De Reu. Tijdens het diner is samen vooruit gekeken naar de opties, ideeen en wensen voor versterkte samenwerking. De AV ontvangt een terugkoppeling van dit gesprek. Voor de overdracht wordt tevens voorgesteld gezamenlijk terug te blikken op de AV-periode en vooruit te kijken naar de nieuwe Statenperiode (mondeling). Bijgevoegd: Overzicht statutaire bevoegdheden AV Afspraken versterkte Samenwerking IPO-bestuur Algemene Vergadering

3 CONCEPTAGENDA vergadering : 14 februari 2019 pagina 2 van 2 AV aanvang : 18:30 3. Rondvraag en sluiting

4 1.3 Verslag AV Conceptverslag pdf CONCEPTVERSLAG ALGEMENE VERGADERING 18 december 2018 conceptverslag Betreft Vergaderdatum en tijd Vergaderplaats Voorzitter Leden Penningmeester IPO IPO-bureau Verhinderd IPO Algemene Vergadering 18 december 2018, uur Golden Tulip Hotel Central, Burgemeester Loeffplein 98, Den Bosch Th.J.F.M. Bovens T.A. Dorrepaal en R. van der Vlugt (Fr), J. Smits en P.A. Zwiers (Dr), F. Spoelstra (Gld), S. Rotscheid en J.N. Simonse (Fl), L. Bonnewits-de Jong en B. Potjer (ZH), A.G.M. Veraart en M.A. van het Westeinde (Zld), W.J. Bakker en B.L.M. Maas (NB), K.J.P. van Soest (Li) H. Teunissen (Li) H.M. Meijdam, H. Menninga, M. Schoemaker L.P.E. van Milaan (Gld), A.A.J. Jellema en M.C.A. Klein (NH), J. van de Velde (Zld), J. Germs en H. Chidi (Ut), M.L.M. Verhoijsen (Li), D.C.E. de Haas en A. Schmaal (Gr) en R.H. Courtz en B.G.J.H. Rutten (Ov) 1. Opening, mededelingen, agenda, verslag 1.1. Opening & mededelingen De heer Bovens dankt de aanwezige AV-leden voor hun komst. Acht provincies zijn vertegenwoordigd, waarmee het quorum is gehaald. Met uitzondering van de heer van de Velde hebben de afwezige AVleden hun stem schriftelijk kenbaar gemaakt. De heer Bovens meldt dat er vooraf vragen waren over het stemmen. Daarom is advies gevraagd aan Pels-Rijcken en is maandag 17 december een mail aan de AV-leden gezonden waarin de stemprocedure verhelderd is. De heer Bovens stelt voor om aan het einde van de agenda de stand van zaken rondom de selectie van een nieuwe accountant te behandelen Agenda De agenda wordt vastgesteld Verslag Op aangeven van de heer Dorrepaal zijn aan de een-na-laatste alinea van agendapunt 2.1 in het verslag een aantal zinnen (cursief) toegevoegd. De heer Dorrepaal verzoekt namens de AV een terugblik op de vorige vergadering. De heer Bovens meldt begrip te hebben voor de standpunten van de AV-leden en kent ook de worsteling in het IPO-bestuur, waarbij de begroting diverse keren is teruggelegd in de BAC s, om tot een lagere begroting te komen. De heer Bovens geeft aan tijdens de AV vergadering gemerkt te hebben dat de discussie over de begroting niet in elke provincie even intensief is gevoerd. De heer Bovens geeft aan de sfeer opbouwend en niet negatief te hebben ervaren. Desondanks waren er onverenigbare standpunten, waardoor de enige mogelijkheid was de begroting terug te leggen bij de provincies en hen de gelegenheid te bieden het debat over de begroting nogmaals in de eigen provinciehuizen te voeren. De heer Dorrepaal geeft aan dat de AV-leden een ander gevoel aan de vergadering hebben overgehouden. Zij kwamen naar de vergadering, de meesten met een mandaat uit de provincie, om de begroting al dan niet goed te keuren. Gezamenlijk heeft de AV het bestuur verzocht tegemoet te komen

5 CONCEPTVERSLAG vergadering : 18 december 2018 pagina 2 van 5 AV aanvang : 15:00 uur aan hun wens. Het is teleurstellend dat aan het einde van de vergadering werd aangegeven dat niet nogmaals het IPO-bestuur daarover geraadpleegd zou worden. Voorts geeft de heer Dorrepaal aan dat in het verslag staat vermeld dat de AV heeft gevraagd de programmabegroting van de agenda te halen om ruimte te creëren om over de begroting door te praten in de eigen Staten. De AV acht die causaliteit onjuist. De heer Dorrepaal heeft mevrouw Menninga verzocht het verslag hierop aan te passen, omdat de AV heeft aangegeven dat het een uitdaging voor allen is om te komen tot een begroting waarover overeenstemming kan bestaan. De heer Bovens geeft aan dat zoveel mogelijk is ingezet op het faciliteren van het debat in de provincies. Daarbij meldt de heer Bovens begrepen te hebben dat dit debat in de meeste provincies de afgelopen maand dan ook gevoerd is. Belangrijk is om als gezamenlijke provincies te komen tot ambities waar alle provincies achter staan en dat de posities van de AV en het bestuur ten opzichte van elkaar verhelderd worden. De heer Bovens dankt de heer Dorrepaal voor het delen van dit beeld van de AV en neemt de bemerkingen van de AV ter harte. De heer Potjer geeft naar aanleiding van het verslag aan dat op pagina 2 wordt gesproken over een schriftelijke ronde. Dit suggereert een schriftelijke vergadering, terwijl sprake was van een opiniepeiling. Voorts meldt de heer Potjer dat op pagina 3 staat dat alle Provinciale Staten de begrotingen, inclusief de begroting voor het IPO, reeds hebben geaccordeerd. Dit is in Zuid-Holland nog niet gebeurd. De verhoging van de bijdrage moet daar in de voorjaarsnota nog worden meegenomen. De heer Dorrepaal merkt op aan dat de verhoging formeel ook nog niet kon worden meegenomen, omdat deze eerst goedgekeurd moest worden. Voorts wordt het verslag van de vergadering van 20 november 2018 vastgesteld. 2. Bespreekpunten 2.1. Programmabegroting 2019 Kern Het bestuur heeft op 11 oktober 2018 de Programmabegroting 2019 IPO-BIJ12 vastgesteld. De goed te keuren Programmabegroting heeft daarmee een omvang van voor wat betreft het onderdeel IPO Den Haag en een omvang van voor wat betreft het onderdeel BIJ12. Tijdens de Algemene Vergadering van 20 november is de Programmabegroting 2019 aangehouden en is de besluitvorming verdaagd naar een extra Algemene Vergadering op 18 december Voorstel/gevraagd besluit Aan de Algemene Ledenvergadering wordt gevraagd de Programmabegroting 2019 goed te keuren. De heer Bovens meldt dat 13 december in het IPO-bestuur is gesproken over hoe processen als deze verbeterd kunnen worden. De toezegging om met een aantal bestuurs- en een aantal AV-leden over de rollen en bevoegdheden van de AV en het IPO-bestuur te spreken is door het bestuur bekrachtigd. Daarnaast heeft het IPO-bestuur in een brief vastgelegd dat zij de AV en alle Provinciale Staten willen faciliteren om, als er over de begroting wordt gesproken in de provincies, dit overal op een soortgelijke wijze te doen middels een model statenvoorstel. De afspraak wordt gemaakt dat de begeleidingscommissie uit de AV voor het samen opstellen van dit model wordt benaderd. Aanvullend zegt de heer Bovens toe dat een overzicht wordt gemaakt van alle producten, timing en benodigde besluitvorming/bevoegdheden in de P&C cyclus. Tot slot wordt, mede met het oog op de verkiezingen, met een delegatie van het nieuwe bestuur en een vertegenwoordiging uit de nieuwe AV voor de zomer een mogelijkheid gecreëerd om te bezien hoe de begroting loopt en of deze nog aan de actualiteit voldoet. De heer van Soest vraagt of het bestuur een voorkeur heeft in hoe de begroting behandeld wordt in de provincies, bijvoorbeeld Statenbreed of met commissievoorstellen. De heer Bovens geeft aan dat dit nu aan de provincies wordt overgelaten.

6 CONCEPTVERSLAG vergadering : 18 december 2018 pagina 3 van 5 AV aanvang : 15:00 uur Mevrouw van der Vlugt vraagt of het uniform voorstel voor de Staten in het Griffierenoverleg kan worden besproken. Mevrouw Rotscheid stelt voor om dit op te pakken met de AV-leden die ook meepraten over de governance. De heer Bovens stemt hiermee in. De heer de Bakker geeft aan dat in Noord-Brabant de begrotingsstukken op de agenda van de Staten komen. De heer Bovens geeft aan dat dat de meest lichte variant zou kunnen zijn. Het IPO-bestuur stuurt in dat geval een brief aan de Staten en iedere provincie kan zelf bepalen hoe de begroting verder behandeld wordt. De heer Bakker spreekt zijn voorkeur voor deze variant uit. De heer Bovens geeft aan dat daarnaast de mogelijkheid via de GS en invloed uit te oefenen op de bespreking van de begroting van het IPO-bestuur uiteraard ook blijft bestaan. Mevrouw Bonnevits verzoekt dit agendapunt gelijk op te nemen voor het gesprek over de governance. De heer Smits voert het woord namens de AV over de programmabegroting. De heer Smits geeft aan dat de AV na ampel beraad de programmabegroting 2019 goedgekeurd. De AV geeft wel de randvoorwaarde mee dat als er sprake is van onderbesteding in het lopende jaar, deze niet gebruikt wordt om tekorten elders te dekken, maar dat deze terugvloeit naar de provincies. Mocht elders extra geld nodig zijn, dan vergt dit een separaat besluit. De AV verwacht dat in het komende verkiezingsjaar zich omstandigheden kunnen voordoen waarbinnen ambities niet volledig gerealiseerd zullen worden of dat er nieuwe ambities bij komen. Wat betreft het proces geeft de heer Smits aan dat in het gesprek over de governance ook de suggestie om de inhoudelijke bespreking over de begroting terug te leggen in de Staten aan bod moet komen. De AV geeft aan dat dit niet gewerkt heeft. De AV vindt zich goed betrokken in het proces en heeft waardering over de manier waarop de AV is meegenomen en betrokken bij de inhoud, maar geeft aan dat er nog veel winst is te behalen vanaf het moment dat de inhoud is omgezet naar financiën. De AV heeft een kader afgegeven en de optelsom van ambities paste daar niet in. Het bestuur heeft bezien of het tekort verkleind kon worden, en is daar slechts ten dele in geslaagd. Over de programmabegroting die daar is uitgekomen had de AV geen werkelijke keuze meer. De AV ziet de brief van de heer Bovens als een goed signaal. Voorts stelt de AV dat de statuten er weliswaar niet voor niets zijn, maar dat samenwerking zich niet door de statuten moet laten remmen. Richting de toekomst dient te worden besproken hoe de taken op een verantwoorde manier kunnen worden vormgegeven. Niet vanuit statutaire beperkingen, maar vanuit mogelijkheden waar de gremia elkaar kunnen vinden. De heer Smits verzoekt het IPO-bestuur namens de AV om het gesprek over de governance vanuit dat beeld te voeren. De heer Teunissen geeft aan dat er voor dit jaar een onderuitputting van tussen de en lijkt te ontstaan. Voorts geeft de heer Teunissen aan dat de uitspraak van de AV helder is en dat deze eventuele onderuitputting terug naar de provincies kan vloeien. Dit was ook vorig jaar al het beleid bij onderuitputting. De heer Bovens dankt de AV voor de constructieve opstelling en vindt het positief dat er dieper over de governance zal worden gesproken. De heer Bovens geeft aan dat er gestreefd wordt naar het aanbrengen van een scheiding tussen datgeen wat nodig is voor de vereniging en datgeen wat nodig is voor de beleidsambities. De heer Bovens meent dat de discussie over een inhoudelijk dossier eigenlijk een discussie is voor de provinciale portefeuillehouders. Als er geld nodig is om als gezamenlijke provincies met een dossier aan de slag te gaan, moet de provinciale portefeuillehouder in zijn budget opnemen wat nodig is om in IPO-verband met dat dossier aan de slag te gaan. De heer Bovens deelt het beeld dat de statuten de gezamenlijke provincies niet moeten remmen. Hij geeft aan dat de statuten kunnen worden aangepast naar hoe de gezamenlijke provincies willen samenwerken. In de huidige vereniging is een vorm van dualisme ingebouwd en de vraag is of dat de effectieve weg is. De heer Maas is blij met de gedachtelijn van de heer Bovens. De heer Bovens verzoekt dit dan ook bij de eigen GS-en bij het gesprek over de governance in te brengen. De heer Bovens concludeert dat de AV de programmabegroting 2019 goedkeurt; met daarbij eveneens in acht genomen de per uitgebrachte stemmen. De randvoorwaarde die de AV heeft gesteld met betrekking tot onderbesteding wordt aangenomen.

7 CONCEPTVERSLAG vergadering : 18 december 2018 pagina 4 van 5 AV aanvang : 15:00 uur 2.2. Begrotingswijzigingen volgend uit de Najaarsnota 2018 Kern In 2018 werkt het Interprovinciaal Overleg aan de verdere verbetering van de P&C-cyclus. Onderdeel van deze ontwikkeling is het middels de voorjaarsnota en najaarsnota informeren van het IPO-bestuur over de voortgang van de programmabegroting, zowel inhoudelijk als financieel. Hierbij wordt het IPO-bestuur via een kleurensystematiek geïnformeerd over de voortgang van de in de programmabegroting 2018 opgenomen doelstellingen, activiteiten, planning en samenhangende kostenrealisatie. Ten aanzien van de onderdelen die rood kleuren is de constatering dat het van belang geacht wordt dat het IPO-bestuur zich uitspreekt over de bijsturing en het treffen van beheersmaatregelen. In 2018 werkt BIJ12 nog met een systematiek waarbij kwartaalrapportages over de uitvoerende activiteiten worden aangeboden aan de ambtelijke adviescommissies en begrotingswijzigingen, die voortvloeien uit besluitvorming na vaststelling van de begroting, worden voorgelegd aan het bestuur. De voorgestelde begrotingswijzigingen (dus zowel van het IPO Den Haag als van BIJ12) vloeien voort uit de inhoudelijke en financiële voortgang en zijn op 11 oktober door het IPO-bestuur vastgesteld. Deze liggen nu ter goedkeuring voor aan de AV. Voorstel/gevraagd besluit 1. De AV wordt voorgesteld om de volgende wijzigingen van de programmabegroting 2018 van het IPO Den Haag goed te keuren: De baten geraamd bij de implementatie Omgevingswet (Kerntaak 1) met te verhogen en het lastenbudget met eenzelfde bedrag te verhogen. De baten geraamd voor verkeersveiligheid (Kerntaak 4) met te verhogen en het lastenbudget met eenzelfde bedrag te verhogen. De baten geraamd bij het programmabudget van Kerntaak 7 met te verhogen en het lastenbudget met eenzelfde bedrag te verhogen. 2. De AV wordt voorgesteld de volgende begrotingswijzigingen voor de begroting 2018 van BIJ12 goed te keuren: De verhoging van de begroting voor het Faunafonds met vanwege de actualisatie van het bedrag voor de open-eind regeling tegemoetkomingen in faunaschade incl. taxatiekosten. De verhoging van de deelbegroting GBO-provincies met door de inzet van de reserve GBO ten behoeve van diverse applicaties ( ), het beheer van het risicoregister (aanvulling medefinanciering ) en de transitie en het beheer van het archeologisch depot ( ). De verhoging van de deelbegroting voor overhead en interne organisatie met voor de herinrichting van het vergadercentrum, gedekt uit de reserve Ontwikkelagenda BIJ De bevoorschotting van de provinciale bijdragen voor BIJ12 voor 2018 aanpassen naar de gewijzigde begroting en de totale bevoorschotting verhogen met De AV besluit conform het voorstel Verlenging huur pand BIJ12 (inclusief Provinciaal vergadercentrum) na 2020 Kern De huidige huurtermijn van het pand van BIJ12 aan Leidseveer 2 in Utrecht verloopt op 1 januari Op grond van de Statuten van het IPO geldt dat goedkeuring nodig is van de Algemene Vergadering voor een besluit tot het huren van een onroerende zaak Voorstel De verlenging van het huurcontract voor het kantoor van BIJ12, inclusief het provinciale vergadercentrum aan de Leidseveer 2 te Utrecht goedkeuren. De heer Simonse vraagt om verduidelijking over waarom wordt gekozen de huur van deze locatie nog te verlengen.

8 CONCEPTVERSLAG vergadering : 18 december 2018 pagina 5 van 5 AV aanvang : 15:00 uur De heer Meijdam licht toe dat IPO en BIJ12 merken dat de scheiding die is aangebracht tussen beleid en uitvoering soms schuurt. Er wordt nauw samengewerkt. Daarbij speelt de vraag of op twee verschillende locaties werken ook in de toekomst logisch blijft. Dit is ondervangen door de mogelijkheid in te bouwen het huurcontract van BIJ12 tussentijds te beëindigen. Er zijn nog geen gesprekken met de verhuurder gevoerd met betrekking of dat ook kan zonder dat de provincies zelf een onderhuurder aandragen. Daar is nog ruimte voor omdat ook de huur van het IPO-pand in Den Haag nog een aantal jaar doorloopt. De gezamenlijke provincies zijn voornemens komend jaar een notitie huisvesting nieuwe stijl te maken, niet alleen over de verschillende locaties maar ook de toegevoegde waarde binnen het netwerk van de faciliteiten die geboden kunnen worden. In dat kader wil het bestuur ook graag tegen het licht houden wat verstandige ontwikkelingen zouden zijn. De heer Bovens meldt dat hij bij BIJ12 is geweest om kennis te maken. Hij geeft aan onder de indruk te zijn van de dynamiek en hoeveel collega s van de provincies daar vergaderen. De provincies zijn gebaat bij een vergadercentrum op een centrale locatie. De AV besluit voorts conform het voorstel. 3. Rondvraag en sluiting Mevrouw Bonnevits vraagt of Pels Rijcken voor het gesprek over de governance ook uit zou kunnen leggen wat de rol van de AV statutair gezien is. Hier ontstaat namelijk steeds meer verwarring over. De heer Bovens zegt toe dat dit voor de bijeenkomst wordt voorbereid. De heer Smits praat de aanwezigen bij over de stand van zaken met betrekking tot de nieuwe accountant. Hij geeft aan dat twee accountants zich op de opdracht hebben ingeschreven. Van beiden zijn offertes ontvangen en beiden hebben 10 december een presentatie gegeven. Op basis daarvan heeft de beoordelingsgroep, die bestond uit de gemandateerde AV-leden de heer Simonse, de heer Germs en de heer Smits zelf, twee collega s van het IPO namelijk Michel Schoemaker en Rick Anderson en twee collega s van BIJ12, beoordelingsformulieren ingevuld en is de voorkeur voor Verstegen Accountants naar voren gekomen. Hiermee is het voornemens Verstegen de opdracht te gunnen voor twee jaar met een optie op verlenging. De heer Van t Westeinde vraagt om in het gesprek over de governance ook de rol van plaatsvervangende AV-leden mee te nemen. De heer Maas vraagt waarom de vergadering niet op het provinciehuis is georganiseerd. De heer Bovens stelt voor de volgende vergaderingen zoveel mogelijk op de provinciehuizen te laten plaatsvinden. De heer Dorrepaal geeft aan dat het IPO sinds een aantal jaren een groeiproces is aan het doormaken. Hij vraagt aandacht voor het voorkomen dat dit inzakt na de verkiezingen. In dit kader is het wenselijk om de overdracht zodanig vorm te geven dat de nieuwe bestuurders en AV-leden direct in actiestand komen. De heer Bovens dankt de aanwezigen en wenst iedereen een goede kerst en jaarwisseling en sluit de vergadering.

9 2.1 P&C-cyclus AV 2.1 Uitgangspunten PC-cyclus.pdf ALGEMENE VERGADERING VAN HET IPO 14 FEBRUARI agendapunt 2.1 Datum : 30 januari 2019 Inlichtingen bij : Michel Schoemaker Telefoon : Aantal bijlagen : geen Onderwerp : Uitwerking uitgangspunten P&C Cyclus IPO-BIJ12 Kern van het onderwerp De IPO-voorzitter heeft de AV een korte notitie toegezegd waarin de P&C cyclus van het IPO wordt beschreven en waarin de diverse rollen van de verschillende actoren kort worden toegelicht, m.n. wat wanneer van de AV-leden en bestuur wordt verwacht. Dit overzicht kan door zowel de nieuwe AV als het nieuwe bestuur worden benut. Voorstel De AV wordt gevraagd kennis te nemen van deze notitie. 5 Planning & Control producties: De P&C-cyclus bestaat uit de P&C-producten van het IPO en BIJ12, te weten een kadernota, een programmabegroting, een voorjaarsnota, een najaarsnota en de jaarstukken. Het Huis van de Nederlandse Provincies kent een eigen P&C-cyclus en maakt hier geen onderdeel van uit. Kadernota: De kadernota is de P&C-productie die door het IPO-bestuur wordt vastgesteld. Hier wordt in aanvulling op een basisbegroting IPO-BIJ12, op basis van het gewenste nieuw beleid, de gewenste aanpassing en/of beëindiging van lopend beleid en de door het bestuur aan te wijzen vlaggenschepen, nieuwe opdrachten, alle aanvullende kosten en bezuinigingen begroot. De uitwerking van de kadernota krijgt zijn beslag in de programmabegroting. U wordt als AV uitgenodigd om uw zienswijze mee te geven op deze kadernota, zodat deze kan worden meegewogen in de uitwerking richting een programmabegroting. Dit betreft geen kaderstellende bevoegdheid zoals PS die wel heeft. In de kadernota geeft het IPO-bestuur de inhoudelijke en financiële kaders aan voor het komende jaar. Gezien de Statenverkiezing in 2019, zal bestuursbehandeling van de kadernota in augustus-september 2019 plaatsvinden, gelijktijdig met de uitwerking van de programmabegroting. In de volgende jaren zal de kadernota in mei worden vastgesteld. Programmabegroting: De programmabegroting is de optelsom van de basisbegroting en de kadernota nieuw beleid en vlaggenschepen. Met name zal in deze begroting aandacht worden besteed aan het zichtbaar maken van de concrete resultaten. Deze worden daar waar mogelijk SMART geformuleerd. Daarmee worden ook de budgetten voor het komende jaar bepaald. Het IPO-bestuur stelt de programmabegroting vast. De AV keurt volgens haar formele rol de totale programmabegroting goed. De goedkeuring geeft de AV bij gewone meerderheid en doorgaans in november, gezien het bijzondere jaar 2019 zal dit dit jaar in december zijn. De voorjaarsnota en najaarsnota; zijn aan te merken als bestuursrapportages. Deze zijn in eerste instantie gericht aan het bestuur. Indien uit deze nota s geen begrotingswijzigingen voortvloeien, worden deze na goedkeuring in het IPO-bestuur ter kennisname aan de AV verstrekt. Indien in de voorjaarsnota of najaarsnota wel een begrotingswijziging wordt voorgesteld, wordt deze wijziging na vaststelling in het IPO-Bestuur ter goedkeuring aan de AV voorgelegd.

10 vergadering : 14 februari 2019 AV aanvang : 18:30 uur pagina 2 van 2 Niet iedere afwijking leidt tot een begrotingswijziging. Aangezien de programmabegroting op kerntaakniveau is vastgesteld, leiden afwijkingen enkel tot begrotingswijzigingen voor zover zij kerntaakoverstijgend zijn. Afwijkingen die binnen een kerntaak kunnen worden gecompenseerd zijn dus geen afwijkingen die tot begrotingsmutaties leiden. Daarnaast moeten de kerntaakoverstijgende afwijkingen van een materiële omvang zijn om tot een begrotingsmutatie te leiden. Onder materiële omvang wordt een afwijking van meer dan 3% en meer dan verstaan. Overige afwijkingen zullen in de jaarrekening worden toegelicht. Afwijkingen van materiële omvang en die niet binnen een kerntaak gecompenseerd kunnen worden, worden opgenomen in een wijzigingsvoorstel, behorende bij de voorjaarsnota en de najaarsnota. Na vaststelling van dit voorstel voor het bestuur, wordt dit wijzigingsvoorstel ter goedkeuring aangeboden aan de AV. Als uitgaven of inkomsten niet getemporiseerd kunnen worden tot het moment van AV goedkeuring, kunnen na besluitvorming in het bestuur in sommige gevallen uitgaven worden gedaan. Dit gebeurt echter onder verantwoordelijkheid van het bestuur en het bestuur zal dan t.z.t. als de voorjaarsnota of de najaarsnota in de AV aan de orde komen, hier verantwoording over dienen af te leggen. Een voorbeeld hiervan is het besluit van het IPO-bestuur (d.d ) omtrent de kennisimpuls Waterkwaliteit en zoetwater. Dit project is goedgekeurd door het bestuur, hoewel de formele begrotingswijziging nog niet is voorgelegd en goedgekeurd door de AV. Gesteld kan echter worden, dat dit project niet kan wachten tot mei/juni 2019, het moment dat de voorjaarsnota voorligt in de AV. Jaarstukken: De inhoudelijke en financiële verantwoording over het gevoerde beleid van het verstreken begrotingsjaar wordt voor het zomerreces in de jaarstukken in het IPO-bestuur vastgesteld en goedgekeurd door de AV. Het rekeningsresultaat zal bij de jaarlijkse herijking van de programmabegroting betrokken worden. In principe vloeien de niet-bestede middelen terug naar de provincies. Dit uitgangspunt is door de AV bij de goedkeuring van de programmabegroting 2019 nogmaals bevestigd. Bijlagen Geen.

11 2.2.1 Overzicht statutaire bevoegdheden AV AV Bevoegheden en vertegenwoordiging AV.pdf ALGEMENE VERGADERING VAN HET IPO 14 FEBRUARI Agendapunt Datum : Inlichtingen bij : Hester Menninga/ Jos Meijerink Telefoon : Onderwerp : Bevoegdheden en vertegenwoordiging Algemene Vergadering Kern van het onderwerp De Algemene Vergadering heeft in haar vergadering van het IPO bureau verzocht, mede in het kader van de overdracht naar de nieuw aan te treden Algemene Vergadering na de verkiezingen van Provinciale Staten van 20 maart aanstaande, de bevoegdheden en vertegenwoordiging van de Algemene Vergadering in kaart te brengen en deze met de leden te delen. Hierop is advies ingewonnen van Pels Rijcken. Bevoegdheden Van de Algemene Vergadering Op grond de statuten van het IPO heeft de algemene vergadering de volgende bevoegdheden: Artikel 6 lid 2: Onder goedkeuring van de algemene vergadering beslist het bestuur omtrent de toelating van leden. Artikel 7 lid 2: Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging geschiedt door het bestuur onder goedkeuring van de algemene vergadering. Artikel 7 lid 5: Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur onder goedkeuring van de algemene vergadering. Artikel 7 lid 6: Aanvullende beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering in geval van opzegging wegens, kort gezegd, bezwarende omstandigheden. Artikel 8 lid 5: De algemene vergadering kan besluiten dat de verrekenverplichting van teveel ontvangen voorschotten geheel of gedeeltelijk wordt omgezet in een bestedingsverplichting voor uitgaven ter zake van activiteiten die zijn opgenomen in de voor het verslagjaar vastgestelde begroting, maar daarin nog niet zijn afgerond. Artikel 9 lid 1: De provincies zijn in beginsel verplicht tot het naleven van bestuursbesluiten aangaande privaatrechtelijke rechtshandelingen waaromtrent de algemene vergadering heeft besloten dat deze dienen te worden nageleefd. Artikel 10 lid 1: De bestuurders worden door de algemene vergadering benoemd. Artikel 10 lid 2 tot en met 5: De benoeming van bestuurders geschiedt op basis van een bindende voordracht. Deze voordracht kan dwingendrechtelijk door de algemene vergadering worden doorbroken.

12 vergadering : 14 februari 2019 pagina 2 van 3 AV aanvang : 18:30 uur Artikel 11 lid 1: schorsing en ontslag van een bestuurder geschiedt door de algemene vergadering. Artikel 15 lid 7: de goedkeuringsbevoegdheid van de algemene vergadering voor: a. substitutie van begrotingsposten die niet tot uitvoering zijn gekomen of zullen komen ingeval deze substitutie een afwijking van het vastgestelde algemene beleid zou kunnen inhouden of ten gevolge heeft; b. het huren, verhuren en op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen en geven van onroerende zaken; c. het aangaan van overeenkomsten waarbij aan de vereniging een bankkrediet wordt verleend. Artikel 16 lid 4: de benoeming van de accountant voor de controle van de jaarstukken vindt plaats door de algemene vergadering. Artikel 16 lid 7: de algemene vergadering kan de termijn waarbinnen het bestuur bestuursverslag moet uitbrengen verlengen. Artikel 16 lid 7: de algemene vergadering keurt de rekening en verantwoording goed (zie ook artikel 17 lid 1). Artikel 16 lid 8: de algemene vergadering keurt het jaarplan, de begroting en de meerjarenbegroting goed (zie ook artikel 17 lid 1). Artikel 17 lid 1: in dit artikel is de wettelijke restbevoegdheid van de algemene vergadering opgenomen (aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen). De reikwijdte van deze bepaling is echter beperkt. Tevens zijn in dit artikel de goedkeuringsrechten met betrekking tot het jaarplan, de begroting, de meerjarenbegroting en de rekening en verantwoording van het bestuur opgenomen. Daarnaast is opgenomen dat de algemene vergadering besluit tot het wijzigen van de statuten (zie ook artikel 26.1) en ontbinding van het IPO (zie ook artikel 27.1). Artikel 17 lid 3: Dit artikel verplicht tot een tweede jaarlijkse algemene vergadering,waarin de goedkeuring van het jaarplan, de begroting en de meerjarenbegroting doorde algemene vergadering aan de orde zijn, tenzij hieromtrent buiten vergadering wordt besloten. Artikel 28: de algemene vergadering heeft de bevoegdheid haar eigen reglement vast te stellen. Vertegenwoordiging in de algemene vergadering Op dit moment wijzen Provinciale Staten van iedere provincie uit hun midden twee (2) personen aan om de provincie te vertegenwoordigen in de algemene vergadering. Vervolgens verleent de commissaris van de Koning een volmacht aan de vertegenwoordigers van de provincie tot vertegenwoordiging van de provincie in de algemene vergadering (vgl. artikel 5.2 van de statuten).

13 vergadering : 14 februari 2019 pagina 3 van 3 AV aanvang : 18:30 uur Op grond van de statuten kan een lid (provincie) slechts vertegenwoordigd in de Algemene Vergadering worden door een lid van Provinciale Staten. In het ledenregister wordt opgenomen welk twee vertegenwoordigers door Provinciale Staten zijn aangewezen. Indien de provincie op enig moment een andere vertegenwoordiger wenst aan te wijzen, moet dit schriftelijk aan het bestuur van het IPO worden medegedeeld (artikel 5.3). Uit dit stuk dient tevens de machtiging tot vertegenwoordiging van de provincie te blijken. Uit deze systematiek volgt dat het niet mogelijk is om met plaatsvervangende vertegenwoordigers te werken. Indien een aangewezen vertegenwoordiger niet in staat is om een algemene vergadering bij te wonen, kan hij op grond van de wet wel volmacht aan een andere stemgerechtigde verstrekken (lees: een andere vertegenwoordiger in de algemene vergadering), artikel 2:38 lid 4 BW.

14 2.2.2 Afspraken versterkte Samenwerking IPO-bestuur - Algemene Vergadering AV Afspraken versterkte samenwerking AV.pdf ALGEMENE VERGADERING VAN HET IPO 14 FEBRUARI Agendapunt Datum : Inlichtingen bij : Hester Menninga/ Jos Meijerink Telefoon : Aantal bijlagen : Geen Onderwerp : overzicht afspraken versterkte samenwerking Kern van het onderwerp Ten behoeve van de overdracht van de scheidende Algemene Vergadering naar de nieuwe Algemene Vergadering zijn de gemaakte afspraken in het kader van de versterkte samenwerking Algemene Vergadering- IPO-bestuur uit oktober nogmaals in kaart gebracht. Gemaakte afspraken versterkte samenwerking In oktober zijn door de Algemene Vergadering de volgende afspraken tot versterkte samenwerking met het IPO-bestuur bekrachtigd. 1. Informatieproces a. AV leden worden op de hoogte gehouden via: - Openbaar verslag vergaderingen IPO Bestuur - Nieuwsbrief I-post waarin laatste nieuws rondom belangrijke IPO onderwerpen gedeeld wordt. De I-post is inmiddels vervangen door de IPO-newsroom. - Programmabegroting: waarop de belangrijkste strategische onderwerpen per beleidsterrein te vinden zijn (nieuw instrument vanuit de verbeterde P&C cyclus) b. Een aantal keren per jaar spreekt een delegatie van de AV met de directeur/medewerkers IPO over de lopende zaken en ontwikkelingen. 2. Inhoudelijke kennisuitwisseling a. Continuering van de inhoudelijke bijeenkomsten (onderlinge afstemming op thema s) b. Continuering versterkte betrokkenheid AV/PS leden bij IPO Jaarcongres Voorts zijn er een aantal praktische werkafspraken gemaakt aan welke sindsdien uitvoer wordt gegeven. Te weten: a. Informatie welke met de AV gewisseld wordt, wordt tevens aangeboden aan de Statengriffiers; overleg IPO Statengriffiers b. Zichtbaarheid AV vergroten op de website van het IPO c. Whats-app groep voor snel(lere) communicatie indien gewenst