Visiedocument Oranje Kolom

Transcriptie

1 Visiedocument Oranje Kolom Projectgroep Oranje Kolom Maart 2008

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 3 2 Inleiding 4 3 Vormgeving oranje kolom 5 Bijlage 1 Organisatiestructuur Veiligheidsregio met Oranje Kolom 10 Bijlage 2 Capaciteit MOV ers in de gemeenten van Hollands Midden 11 Bijlage 3 Berekening capaciteit BGC en MOV 12 Bijlage 4 Uitwerking taakverdeling lokaal/regionaal 14 Bijlage 5 Taken en bevoegdheden voor de Oranje Kolom 18 2

3 Visiedocument Oranje Kolom 1 Voorwoord De concept Wet op de veiligheidsregio s geeft aan dat er op het gebied van de rampenbestrijding en crisisbeheersing multidisciplinair (Politie, Brandweer, Ghor en Gemeenten) met behoud van lokale verankering bestuurlijk en operationeel regionaal samengewerkt moet worden, maar spreekt zich niet expliciet uit over het feit dat er een monodisciplinaire gemeentelijke kolom is Gelet op de lokaal blijvende verantwoordelijkheid voor crisisbeheersing en rampenbestrijding, is het noodzakelijk dat de gemeentelijke kolom daarop afgestemd wordt georganiseerd De gemeentelijke (oranje) kolom levert in het proces van besluitvorming een monodisciplinaire bijdrage vanuit het bureau gemeentelijke crisisbeheersing en draagt vanuit die verantwoordelijkheid zorg voor multidisciplinaire afstemming binnen het Veiligheidsbureau, onder het motto lokaal verankerd, regionaal versterkt Het bestuur van de veiligheidsregio Hollands Midden heeft opdracht gegeven voor uitwerking van het project positionering en vormgeving van de oranje kolom Deze opdracht is verankerd in het besluit van het Algemeen Bestuur van de veiligheidsregio (22 maart 2007) Het project ziet oa op inrichting van een regionaal Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing (BGC) en de wijze waarop de activiteiten van de monodisciplinaire gemeentelijke kolom worden afgestemd in het multidisciplinaire Veiligheidsbureau Als trekker van dit project is door het bestuur van de veiligheidsregio per medio september 2007 een vrijgesteld coördinerend gemeentesecretaris (voor 1,5 dag per week) benoemd De scope van dit project loopt tot 1 januari

4 2 Inleiding Het is noodzakelijk de monodisciplinaire samenwerking tussen de gemeenten in de Veiligheidsregio Hollands Midden te versterken Die noodzaak bestaat operationeel op het gebied van crisis- en rampenbestrijding en ten dele bestuurlijk ten behoeve van het Algemeen en Dagelijks Bestuur Om dit te bereiken moet de Oranje Kolom fysiek vorm worden gegeven In tegenstelling tot de overige drie partners in veiligheid (Politie, Brandweer en Ghor) heeft de Oranje Kolom (nog) geen regionale organisatie De 29 deelnemende gemeenten hebben tot nu toe ieder voor zich en op een eigen wijze invulling gegeven aan hun activiteiten op het gebied van de rampenbestrijding en crisisbeheersing De afdeling Crisisbeheersing van de Regionale Brandweer leverde tot nu toe enkele diensten ten behoeve de gemeenten (oa oefenprogramma s, beheer call-out systeem en het beheren en aanbieden van modelplannen voor de rampenbestrijding) Door de 29 gemeentesecretarissen en hun medewerkers openbare orde en veiligheid (MOV ers) werden afspraken gemaakt voor onderlinge ondersteuning en uitwisseling van documenten Dit Visiedocument ziet op oprichting van een monodisciplinair Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing (BGC) Dit BGC zal de centrale spil moeten worden als het gaat om de afstemming van alle monodisciplinaire gemeentelijke processen op het gebied van de crisisbeheersing en de rampenbestrijding Het BGC wordt op één lijn gesteld met het Ghor-bureau, het Bureau Conflict- en Crisisbeheersing van de Politie en de afdeling Crisisbeheersing van de Regionale Brandweer De legitimering van alle activiteiten van de Oranje Kolom op het gebied van de rampenbestrijding en crisisbeheersing ligt besloten in het Regionaal Beheersplan (tzt het Regionaal Beleidsplan) In dat plan worden tevens de kwaliteitseisen opgenomen waarop de gemeenten zich in het kader van de rampenbestrijding en crisisbeheersing als operationele eenheden verbinden Deze eisen worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Dit document geeft een visie op de fysieke vormgeving van de Oranje Kolom waar het gaat om functie en taak in het kader van de (voorbereiding op de) rampenbestrijding en crisisbeheersing 4

5 3 Vormgeving Oranje Kolom Er zijn drie hoofdzaken die georganiseerd moeten worden: 1 De besluitvormingsprocessen op het gebied van veiligheid van de 29 autonome gemeenten in de regio; 2 het faciliteren van de gemeenten ter voorbereiding op taken in de rampenbestrijding en de crisisbeheersing, met andere woorden het organiseren van de gemeentelijke processen (voorbereidende fase); 3 het fungeren als één operationele dienst voor de gemeentelijke processen in de rampenbestrijding en crisisbeheersing (repressieve fase) Ad 1 [besluitvormingsprocessen in de regio] De oranje kolom heeft te maken met de volgende partijen (in willekeurige volgorde): 29 autonome gemeenten Veiligheidsdirectie Coördinerend gemeentesecretaris (CGS) / regiegroep gemeentesecretarissen / 29 gemeentesecretarissen Veiligheidsbureau Bureau gemeentelijke crisisbeheersing (BGC) MOV ers DB/AB In het besluitvormingsproces zijn er verschillende trajecten te onderscheiden, waarmee de Oranje Kolom een relatie heeft A De CGS maakt deel uit van de veiligheidsdirectie De veiligheidsdirectie is het hoogste ambtelijke adviesorgaan van het DB/AB Vanuit de Oranje Kolom wordt de CGS monodisciplinair geadviseerd voor de standpuntbepaling in de veiligheidsdirectie Draagvlak binnen de Oranje Kolom heeft de CGS mede op basis van de regiegroep gemeentesecretarissen en de hoofden veiligheid/mov ers, die als gemeentelijke technische adviescommissie regelmatig bij elkaar komt b Naast de advisering vanuit de oranje kolom wordt het bestuur vanuit het veiligheidsbureau multidisciplinair geadviseerd Het multidisciplinaire advies (vanuit het veiligheidsbureau) kan afwijkend zijn van het monodisciplinaire advies vanuit de Oranje Kolom De Oranje Kolom heeft in dit geval een eigenstandige, signalerende functie richting de CGS C Los van de Oranje Kolom als één geheel hebben de 29 autonome gemeenten hun eigen verantwoordelijkheid binnen de regio De burgemeester als lid van het (DB)/AB van de veiligheidsregio wordt vanuit zijn eigen gemeente geadviseerd (in de regel MOV er, diensthoofden) 5

6 De besluitvorming is door het bovengenoemde op zodanige wijze georganiseerd dat de inbreng/standpuntbepaling van alle gemeenten geborgd is Hiermee is gegarandeerd dat de besluitvorming van het AB bindend is voor alle gemeenten De Oranje Kolom is gehouden om deze besluitvorming te implementeren Ad 2 Het faciliteren van de gemeenten ter voorbereiding op rampenbestrijding en crisisbeheersing, met andere woorden het organiseren van de gemeentelijke processen (voorbereidende fase) Tot nu toe worden de gemeentelijke processen binnen een multidisciplinair verband voorbereid door het bureau crisisbeheersing van de Regionale Brandweer Het gaat hier bijvoorbeeld om regionale modellen die door elke gemeente moeten worden geïmplementeerd Hierbij worden gemeentelijke functionarissen in werkgroepverband betrokken De monodisciplinaire gemeentelijke processen (waaronder opleiding- en oefenplan) komen vanwege de aard en de taak van het bureau niet aan de orde Dit heeft ertoe geleid dat de gemeenten, op ad hoc basis en vaak vrijblijvend, invulling hebben gegeven aan de gemeentelijke processen Hierbij wordt een centrale regierol gemist Vanuit die centrale regie zou een goede basis kunnen worden gelegd voor onder andere poolvorming, kwaliteitseisen, kengetallen, bereikbaarheid/beschikbaarheid, opleiden en oefenen, etc etc De keuzes die gemaakt worden voor de repressieve fase zijn bepalend voor de organisatorische inrichting van de voorbereidende fase Onder ad 3 wordt een aantal opties gesuggereerd Wat in elk geval van belang is, is dat er op centraal niveau monodisciplinair gefaciliteerd wordt Om dit te organiseren is het wenselijk dat er een Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing wordt ingesteld Het BGC vormt het gemeenschappelijke en gezamenlijke onderdeel van de Oranje Kolom Binnen de Oranje (gemeentelijke) Kolom is het van groot belang dat er op diverse niveaus draagvlak gecreëerd wordt Hierbij moet gedacht worden aan een goede werkstructuur en idem werkoverleg van de gemeentesecretarissen en de medewerkers openbare orde en veiligheid (mov ers) Dit zou tevens in dienen te houden de organisatie van een periodiek overleg van de regiegroep gemeentesecretarissen, dat immers mandaat heeft van alle 29 gemeentesecretarissen in de Veiligheidsregio Structureel overleg tussen de medewerkers openbare orde en veiligheid (MOV ers) zal op eenzelfde wijze georganiseerd moeten worden 6

7 Welke taken en verantwoordelijkheden van de Oranje Kolom worden gefaciliteerd door het BGC: 1 gezamenlijke voorbereiding en uitwerking van zaken met betrekking tot gemeentelijke planvorming crisisbeheersing en rampenbestrijding (wijze van organisatie: gemeente individueel, gezamenlijk in poolvorm, regionaal); 2 kwaliteitszorgsysteem: opleiden, oefenen, bereikbaarheid/beschikbaarheid met een structuur die herkenbaar is voor de andere partners in de regio (kolommen brandweer/ghor, politie, waterschappen, provincie) 3 uitvoering geven aan daadwerkelijke inzet (capaciteit, bereikbaarheid/ beschikbaarheid) 4 deskundigheid regelen voor elk gemeentelijk proces en als zodanig fungeren als ondersteuning en aanspreekpunt voor de gemeenten Bemensing Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing (BGC) De vorming van een BGC heeft als belangrijkste doelstelling een kwalitatieve impuls te geven aan de (voorbereiding op) de crisisbeheersing bij de 29 gemeenten in Hollands Midden Het bureau moet dus slechts maar zeer gedeeltelijk gezien worden als vervanging van de gemeentelijke capaciteit, maar vooral als aanvulling daarop Bestaande capaciteit Naar de vraag hoe groot de capaciteit aan MOV ondersteuning bij de verschillende gemeenten zou moeten zijn (gewenste situatie) is onderzoek gedaan De verschillen tussen de bestaande en de gewenste capaciteit blijken niet heel groot In bijlage 2 wordt de bestaande en gewenste capaciteit van MOV ers in de regiogemeenten weergegeven Binnen de gemeenten is op dit moment circa 19 fte ingevuld Hierbij dient opgemerkt te worden dat er wel verschillen tussen de gemeenten bestaan Waar sommige gemeenten (ruim) voldoen aan de minimum capaciteitseisen, hebben andere nauwelijks capaciteit voor dit beleidsterrein gereserveerd Het rekenmodel van Adviesbureau AvD laat voor alle gemeenten in de regio gezamenlijk een minimumcapaciteit zien van 25,5 formatieplaatsen (fte) Echter, wanneer uit het takenpakket van de MOV ers de werkzaamheden gehaald worden die het BGC gaat uitvoeren, komt de berekening van het gewenste minimum neer op 20,4 formatieplaats Het verschil met de feitelijke situatie is dan slechts 1,4 fte (19 fte tov 20,4 fte) Gewenste capaciteit BGC In bijlage 4 wordt de taakverdeling tussen de regio (BGC) en de gemeenten nader uitgewerkt Het overzicht van de taken van het BGC versterkt de noodzaak tot het beschikbaar hebben van voldoende capaciteit bij de gemeenten De werkzaamheden van het BGC zijn vooral van beleidsmatige en coördinerende aard De uitvoerende werkzaamheden (en daarmee het merendeel van de uren) ligt voornamelijk op lokaal niveau Uitgaande van een berekening waarbij de taken zowel regionaal als lokaal evenwichtig verdeeld zijn, zou het BGC voldoende capaciteit hebben met 3,2 fte (bijlage 3) 7

8 Binnen de afdeling Crisisbeheersing van de Regionale Brandweer wordt al langere tijd capaciteit ingezet voor het faciliteren van de gemeenten in de (voorbereiding op de) crisisbeheersing Hierbij moet onder andere gedacht worden aan het ontwikkelen van het regionale model crisisplan met procesplannen, het organiseren van de bestuurlijke en operationele oefeningen (BT/MT/Voorlichting voornamelijk), het beheren van het call out systeem, (implementatie van) Multi-team, GRIP en het opleiden en leveren van een bestuurlijke staffunctionaris in het ROT Een deel van deze taken zou kunnen worden overgedragen aan het BGC Uitgaande van het adagium mens volgt taak is het daarbij logisch dat de bij deze taken behorende personeelsformatie dan ook wordt overgeheveld Enige discussies daarover hebben reeds plaatsgevonden Na bestuurlijke besluitvorming over het Visiedocument zal worden bepaald welke taken en welke formatie voor overdracht in aanmerking komen De uitkomsten van deze discussie zullen financieel worden vertaald in de concept Perspectiefnota voor 2009 De leidinggevende van het monodisciplinaire BGC vertegenwoordigt de Oranje Kolom in het multidisciplinaire overleg van het Veiligheidsbureau (scharnierpunt) De medewerkers van het BGC hebben een directe werkrelatie (accountschap) met de gemeenten in de Oranje Kolom Vooralsnog kan hier invulling aan gegeven worden door middel van de huidige clusterstructuur Financiële consequenties Bij het in de bijlagen aangegeven takenpakket bedraagt de startformatie van het BGC 3,2 fte (bij een netto uurbesteding per medewerker per jaar van 1200 uur) In geld uitgedrukt 3,2 maal euro (gemiddelde loonkosten medewerker schaal 10) is euro op jaarbasis De kosten van huisvesting en de overheadkosten zijn verwerkt in de Perspectiefnota 2009 Tot nu toe werden deze kosten gedekt uit de algemene begroting van de veiligheidsregio De loonkosten van de coördinerend gemeentesecretaris worden tot 1 januari 2009 kostendekkend gefinancierd uit subsidiegelden van het Ministerie van BZK Vooruitlopend op de bestuurlijke besluitvorming hoe deze functie na 1 januari 2009 moet worden ingevuld is in financiële zin - in de Perspectiefnota 2009 alvast rekening gehouden met de kosten van een eventuele continuering van de huidige situatie (op jaarbasis euro 60000) In de tweede helft van 2008 zal het bestuur een voorstel over de invulling van deze functie ná 1 januari 2009 worden voorgelegd 8

9 Ad 3 [het fungeren als één operationele dienst voor de gemeentelijke processen in de rampenbestrijding en crisisbeheersing, de repressieve fase] Op dit moment is er het beeld dat iedere gemeente op een individuele wijze invulling geeft aan de gemeentelijke processen tijdens een warme fase Slechts in enkele gevallen is er sprake van gemeenten, die met elkaar op basis van een intentieverklaring uit hebben gesproken samen te zullen werken tijdens een ramp of een crisis Om op een adequate wijze een ramp of een crisis te kunnen bestrijden is een verdergaande en niet-vrijblijvende samenwerking harde noodzaak Om de Oranje Kolom als één operationele dienst te kunnen laten fungeren zijn de volgende opties - in theorie - denkbaar: 1 de gemeente vult de rampenbestrijdingsorganisatie volledig zelfstandig in 2 formalisering van bilaterale afspraken tussen samenwerkende gemeenten 3 formalisering van afspraken over samenwerking van gemeenten in district (of cluster) verband 4 volledige regionalisering met behulp van vliegende teams Optie 1 is niet realistisch In de praktijk is gebleken dat een gemeente alleen niet over voldoende capaciteit kan beschikken om een ramp of crisis adequaat te kunnen bestrijden Bij optie 2 ontbreekt een centrale regie Op beperkte schaal wordt er momenteel echter wel door diverse gemeenten gebruik van gemaakt Als opstap naar de opties 3 en/of 4 is deze vorm van samenwerking een logische ontwikkeling Optie 3 en 4 bieden goede aanknopingspunten, maar moeten nog verder uitgewerkt worden Dit is één van de primaire taken van het op te richten BGC 9

10 Bijlage 1 Organisatiestructuur Veiligheidsregio met Oranje Kolom Communicatie- /overlegstructuren 1 multidisciplinair overleg en advies naar veiligheidsdirectie 2 monodisciplinair advies naar coördinerend gemeentesecretaris 3 communicatie BGC / OK (nader in te vullen bijv clusters ed) 4 communicatie / samenwerking OK met MOV in gemeente 5 overleg MOV / Gemeentesecretaris / Burgemeester in autonome gemeente 6 overleg Gemeentesecretaris met regiegroep / secretarissen overleg 7 inbreng burgemeester in AB 8 Advisering regiegroep met coördinerend gemeentesecretaris 10

11 Bijlage 2 Capaciteit MOV ers in de gemeenten van Hollands Midden (obv rekenmodel van Adviesbureau AVD) Gemeente Inwoners Fte model AVD zonder regiowerk Werkelijke capaciteit MOV Gewenste capaciteit MOV met BGC Alkemade ,5 0,4 Alphen aan den Rijn ,6 1,2 Bergambacht ,5 0,4 Bodegraven ,4 0,8 Boskoop ,2 0,8 Gouda ,4 1,2 Hillegom ,4 0,8 Jacobswoude ,3 0,4 Katwijk ,0 1,2 Leiden >15 1,9 1,2 Leiderdorp ,7 0,8 Lisse ,0 0,8 Moordrecht ,15 0,4 Nederlek ,66 0,4 Nieuwerkerk a/d IJssel ,5 0,8 Nieuwkoop ,0 0,8 Noordwijk ,5 0,8 Noordwijkerhout ,0 0,8 Oegstgeest ,11 0,8 Ouderkerk ,5 0,4 Reeuwijk ,6 0,4 Rijnwoude ,9 0,8 Schoonhoven ,35 0,4 Teijlingen ,0 0,8 Vlist ,5 0,4 Voorschoten ,5 0,8 Waddinxveen ,5 0,8 Zevenhuizen- Moerkapelle ,3 0,4 Zoeterwoude ,2 0,4 Totaal fte 19,17 20,4 Gegevens per ontleend aan CBS-statline 11

12 Bijlage 3 Berekening capaciteit BGC en MOV De taken van het BGC sluiten slechts deels aan bij de lijst van taken voor de ARB (Ambtenaar Rampenbestrijding) van Adviesbureau Van Dijke De uren in de tabel zijn ingevuld op basis van het rekenmodel en eigen ervaring De afdeling Crisisbeheersing van de Regionale Brandweer zou het overzicht wellicht nog wat scherper kunnen maken op basis van haar eigen ervaring Wat opvalt, is dat een deel van de taken bestaat uit het opstellen van plannen Dit zijn eenmalige gebeurtenissen, die vervolgens in een jaarlijkse p&c-cyclus onderhoud vergen Het onderhouden van een plan kost minder tijd dan het opstellen hiervan In het overzicht is uitgegaan van de uren die nodig zijn voor het opstellen van het plan Uit het rekenmodel van AVD zijn de volgende posten als basis gebruikt: - Uitvoering oefening 10 uur - Voorbereiding oefening 24 uur - Coördinatie, assistentie etc procesplannen 40 uur - Overleggen, in- en extern Incl netwerken 64 uur - (Beleids)advisering en implementatie van regionaal beleid 120 uur - Overleg ARB/AOV, incl voorbereiding en verwerking 48 uur - In stand houden en testen voorzieningen 24 uur Taak Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Uren Karakter Planvorming Opstellen beleidsplan gericht op kwaliteit 80 Eenmalig, onderhoud Opstellen van het crisisplan en de gemeentelijke procesplannen Coördinatie van de implementatie van deze plannen op lokaal niveau Afstemming met procesplannen van de hulpdiensten Ontwikkelen van een clusterplan Andere plannen, per plan - opstellen - uitvoeren Opleiden en Oefenen Opleidingsplan en oefenplan - opstellen - coördineren - uitvoeren - evalueren x x 10 2 x 24 2 x x x 10 Jaarlijks Jaarlijks Continu Jaarlijks Eenmalig, onderhoud Eenmalig, onderhoud Continu Eenmalig, onderhoud Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Advisering Adviseren/ondersteunen bij opstellen intergemeentelijke plannen 120 Continu Adviseren/ondersteunen bij werkgroepen, clusteroverleggen etc 29 x 48 Continu Het vervullen van de functie van vraagbaak en kenniscentrum 29 x 10 Continu Vertegenwoordiging Oranje kolom in Veiligheidsbureau 48 Continu Algemene preparatie Contact met derden 64 Continu Opstellen van een regionale regeling voor piket/secundaire locaties 24 Eenmalig, onderhoud Inrichten regionale pools 24 Eenmalig, onderhoud Ontwikkelen van regionale kennisbank 24 Eenmalig, onderhoud Overig Coördineren regionale bijstand in repressieve fase 40 Incidenteel Overige werkzaamheden 300 Totaal 3868 Uitgaande van deze berekening zou het BGC voldoende capaciteit hebben met 3,2 fte (fte = 1200 uur) 12

13 Onderstaande berekening laat zien welke taken bij de lokale MOV ers blijven, na vorming van het BGC Aangegeven is welke posten zijn veranderd ten opzichte van de oorspronkelijke berekening Taak/activiteit Opleiden Oefenen Opgave, enthousiasmeren etc gemeentepersoneel Deelname aan opleidingen (structureel) Betrokkenheid bij voorbereiding van zowel mono- als multidisciplinaire oefeningen Deelname aan oefeningen, workshops en het bijwonen van seminars etc Planvorming GCC Betrokkenheid bij regionale taak Coördinatie, assistentie etc (gemeentelijke draaiboeken) In stand houden en testen voorzieningen Beleidsadvisering en implementatie Algemene (beleids)advisering in gemeente (Beleids)advisering en implementatie van regionaal voorgesteld beleid Overleg en overig Overleg ARB/AOV inclusief voorbereiding en verwerking Diverse overleggen, zowel in- als extern, inclusief netwerken Overige werkzaamheden Min capaciteit grondslag 2 werkdagen /jaar 3 werkdagen /jaar 3 werkdagen /jaar 10 werkdag /jaar 3 werkdagen /jaar 4 werkdagen /jaar Min capaciteit uren (-8) Verhoging inw Verhoging inw 3 werkdagen /jaar werkdag /jaar 10 werkdag /jaar 8 werkdagen /jaar 4 werkdagen /jaar 5 werkdagen /jaar 80 (-40) 80 (-40) 64 (+16) 32 (-32) Min Capaciteit Fte bij 1500 uur 0,34 0,68 0,87 Fte bij 1200 uur 0,43 0,4 0,85 0,8 1,1 1,2 * Gezien de complexiteit van deze categorie gemeenten zullen er uren beschikbaar moeten zijn voor ondersteuning bij actuele zaken Daarbij dragen de grootste gemeenten het meest bij aan de regionale taken en producten, omdat dit voor deze categorie (vaker) vrij simpel is in te passen in het werkpakket 13

14 Bijlage 4 Uitwerking taakverdeling lokaal/regionaal Wat gebeurt nu lokaal/regionaal Wat gaat regionaal (BGC) Wat blijft lokaal Wat is nieuw/winst Ad 1 het waarborgen van algemeen geldende, niet vrijblijvende besluiten in de regio (strategie) Ad hoc leveren van input voor plannen door werkgroepen Ontwerpen van een beleids- en kwaliteitsplan voor de gemeentelijke rampen- en crisisbestrijding met vastgesteld ambitieniveau voor het jaar 2010 Ondersteuning coördinerend gemeentesecretaris in veiligheidsbureau Leveren van input voor het regionaal beleids- en kwaliteitsplan en vervolgens vaststellen van het regionale ontwerp - Regiobreed geldende normen - Minder vrijblijvendheid - Helderheid en eenduidigheid - Waar kunnen maken wat je moet doen - monodisciplinaire ondersteuning van de coördinerend gemeentesecretaris (en straks de coördinerend functionaris) Ad 2 het faciliteren van de gemeenten ter voorbereiding op rampenbestrijding en crisisbeheersing, met andere woorden het organiseren van de gemeentelijke processen (tactisch / voorbereidende fase) opstellen/coördineren crisisplan en procesdeelplannen door afdeling Crisisbeheersing RBHM in samenwerking met ad-hoc samengestelde werkgroepen van MOV ers Kans groot op ontbreken van eenheid - opstellen/coördineren crisisplan en procesdeelplannen - van de lokale procesdeelplannen één regionaal danwel cluster plan maken - klankbordfunctie - vaststelling en uitvoering - BGC doet dit ipv afdeling crisisbeheersing RBHM - eenduidigheid en continuïteit deelplannen - minder versnipperde kennis/kunde - meer gemeentelijke kennis/kunde - bewaking actualiteit MOV ers maken op ad-hoc basis in werkgroepen plannen, die regiobreed ingevoerd zouden moeten worden, maar op basis van te veel vrijblijvendheid opstellen/coördineren/uitvoeren van plannen die regiobreed geldig zijn, zoals een opleidingsplan en een oefenplan op basis van het gestelde ambitieniveau in het beleids- en kwaliteitsplan - klankbordfunctie - er ligt een concreet plan om vast te stellen en uit te voeren Het opstellen van het plan onder regionale coördinatie, voortgangsbewaking implementatie door gemeente en ondersteuning bij uitvoering -Minder lokale inspanning in de opstelling en voorbereiding Minder vrijblijvendheid - schaalvoordeel centrale inkoop 14

15 Wat gebeurt nu lokaal/regionaal Wat gaat regionaal (BGC) Wat blijft lokaal Wat is nieuw/winst Op te kleine schaal wordt getracht afspraken te maken met bedrijven/instellingen als: Connexxion, Rode Kruis, Nuon, Eneco, Oasen, aannemers, transportbedrijven, catering etc Kanspiket, beperkt aantal lokale afspraken met naburige gemeenten (veel vrijblijvendheid), waardoor de bereikbaarheid van de medewerkers niet wordt gegarandeerd Veel lokale afspraken met nog te veel vrijblijvendheid als het gaat over samenwerking ondersteuning bij de gemeentelijke processen regiobrede afspraken maken (en overzicht houden) met/over: Defensie, Connexxion, Rode Kruis, Nuon, Eneco, Oasen, aannemers, transportbedrijven, catering etc Regionale piket-, uitwijkregeling, bijv op basis van samenwerking in clusterverband (kwaliteitsniveau: op basis van bijv basisvereisten crisisbeheersing) Regionale poolvorming, zoals: voorlichterspool, CRIB-pool, Opvang en Verzorgingspool, (MOV-pool) Zorgen voor een aanspreekpunt - Voor incidenten blijven lokale contacten nodig, bestaan (lokale afspraken voor het eerste uur) - gemeentelijke beschikbaarheidafspraken voor de MOV moeten geregeld worden - voldoende faciliteiten waarborgen - leveren van capaciteit - lokale afspraken voor het eerste uur Er ligt een kant en klaar werkdocument/instructie dat zo aan procesdeelplan kan worden toegevoegd - Gebruik maken van diensten van organisaties die normaal gezien niet met lokale gemeenten afspraken maken - Eenduidige afspraken in de regio - Waarborging beschikbaarheid - regiobrede afspraken over beschikbaarheid en uitwijklocaties - coördinerende en informerende rol van BGC - 24/7 beschikbaarheid van MOV en uitwijklocaties - bij kleinschalige incidenten is lokale beschikbaarheid ook gewaarborgd - minder noodzakelijkheid om allerlei noodverbanden in stand te houden - concretere afspraken - waarborgen van continuïteit door regionale voortgangsbewaking - coördinerende en informerende rol van BGC - minder vrijblijvendheid - betere beschikbaarheid - meer continuïteit - betere informatievoorziening - bundeling versnipperde kennis en kunde 15

16 Wat gebeurt nu lokaal/regionaal Wat gaat regionaal (BGC) Wat blijft lokaal Wat is nieuw/winst Versnipperde kennis, niet eenduidig beschikbaar Het beheren van informatie en inzicht is vrijwel onmogelijk gezien het uitgebreide pakket aan informatie Regionale kennisbank met gegevens van gemeentelijke rampenorganisaties tbv ondersteuning in de repressieve fase (betreft overzicht waarop alle gemeenten staan met de meest relevante gegevens per gemeente, zoals opvanglocaties, belangrijke bedrijven) - aanleveren gegevens - BGC coördineert en verzamelt - BGC heeft regionaal overzicht ten dienste van alle gemeenten - snelle beschikbaarheid gegevens andere locaties en mogelijkheid van gebruik - de gemeente krijgt meer faciliteiten ter beschikking - efficiency: de gemeente hoeft minder lokaal te regelen (bijv een gemeente hoeft niet lokaal 6 soorten opvanglocaties te regelen) Ad hoc advies en ondersteuning op basis van motivatie en vrijwilligheid aan: intergemeentelijke plannen, zoals HSL, dijkringen, gemeentegrensoverstijgende projecten, zoals multi-team, RCC Clusters opereren individueel, via de adviescommissie crisisbeheersing is er een linking pin Op basis vrijwilligheid delen van kennis binnen de clusters Gestructureerd en gegarandeerd advies en ondersteuning aan intergemeentelijke plannen ondersteunen van werkgroepen, clusters, waardoor meer informatie via netwerken vrij komt vertegenwoordigen van gemeentelijke stem/visie in het Veiligheidsbureau ondersteuning regiegroep gemeentesecretarissen kenniscentrum, vraagbaak voor MOV (bijv vertalen landelijk, regionaal beleid naar gemeente) - leveren van lokale kennis - BGC functioneert hierin ipv bureau crisisbeheersing regionale brandweer - regionale ondersteuning met gemeentelijke kennis - deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen - regionale ondersteuning aan werkgroepen en vergaderingen - regionale sturing op evenredige deelname van alle gemeenten - lokale medewerkers kunnen zich meer richten op inhoud dan op proces - niet telkens dezelfde gemeenten die het werk moeten doen - klankbord van BGC - oranje kolom is gelijkwaardig aan de andere kolommen - signaleringsfunctie - het kenniscentrum - minder lokale inspanningen - versnipperde kennis wordt gebundeld 16

17 Wat gebeurt nu lokaal/regionaal Wat gaat regionaal (BGC) Wat blijft lokaal Wat is nieuw/winst Ad 3 het inrichten van een regionale crisisorganisatie gericht voor de gemeentelijke processen in de rampenbestrijding en crisisbeheersing (repressieve fase) ter ondersteuning van de inzet van capaciteit en middelen tbv het optreden van gemeenten bij rampen en/of crises Op ad hoc basis, vrijblijvend wordt vanuit de gemeenten (clustergewijs) ondersteuning verleend Algemeen samenvattend: coördineren, faciliteren, inzet regionale steun (pools) aan de bijstandverzoekende gemeente(n) - het eerste uur zelf kunnen opstarten - interne alarmering - invulling BT/MT - invulling Ondersteunings- en verbindingsgroep - een hoofd actiecentrum dat bekend is met de lokale situatie - per proces enkele medewerkers - beroep kunnen doen op gecoördineerde regionale bijstand (opschaling) - BGC is liaison in ROT/RBT - continuïteit gegarandeerd - alle processen kunnen worden bemenst/uitgevoerd (hier doen we het voor!) Regionaal wat regionaal moet Lokaal wat lokaal kan -coördineren, samenvoegen, aanjagen - bundeling van kennis - delen van kunde - gelijkwaardigheid Oranje Kolom - waarborgen van inzet - weten wat je kunt op het moment dat het erop aankomt coördineren, faciliteren, inzet regionale steun (pools) aan de bijstandverzoekende gemeente(n) - het eerste uur zelf kunnen opstarten - interne alarmering - invulling BT/MT - invulling Ondersteuning- en verbindingsgroep - een hoofd actiecentrum dat bekend is met de lokale situatie - per proces enkele medewerkers - beroep kunnen doen op gecoördineerde regionale bijstand (opschaling) - BGC is liaison in ROT/RBT - continuïteit gegarandeerd - alle processen kunnen worden bemenst/uitgevoerd (hier doen we het voor!) 17

18 Bijlage 5 Taken en bevoegdheden voor de Oranje Kolom (OK) (in het licht van de ontwerp- Wet op de Veiligheidsregio s) 1 artikel 2: 1 het college heeft de zorg voor: b de rampenbestrijding en de crisisbeheersing 2 artikel4: 1 en 2 bm opperbevel en bevelen geven OK ondersteunt 3 artikel 6: 1 en 2 informatieverschaffing (zie ook artikel 42) OK geeft input (procesdeelplan voorlichting) 4 artikel 11: 1 a inventariseren risico s zie artikel 13 (risicoprofiel) OK levert input en is coördinerend d voorbereiden op zware ongevallen en organiseren van rampenbestrijding en crisisbeheersing OK levert input en is coördinerend h nazorg OK levert input en is coördinerend j inrichten en in stand houden van informatievoorziening OK levert input en is coördinerend 2 veiligheidsbestuur bevordert multidisciplinaire uitvoering OK dient te zorgen voor eigen monodisciplinaire input 5 artikel 12: beleidsplan OK levert input voor beleidsplan en zorgt voor multidisciplinaire afstemming in het traject van besluitvorming 6 artikel 13: vaststellen risicoprofiel; OK levert input risicoprofiel en zorgt voor multidisciplinaire afstemming in het traject van besluitvorming 7 artikel 14: crisisplan; OK levert input crisisplan en zorgt voor multidisciplinaire afstemming in het traject van besluitvorming 8 artikel 15: rampbestrijdingsplan; OK levert input rampbestrijdingsplan en zorgt voor multidisciplinaire afstemming in het traject van besluitvorming 9 artikel 16: kwaliteitszorgsysteem; OK levert input kwaliteitszorgsysteem en zorgt voor multidisciplinaire afstemming in het traject van besluitvorming 10 artikel 30: het bestuur wijst een functionaris aan belast met de coördinatie van maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen (de OK is ondersteunend aan de coördinerend functionaris) 11 artikel 31: het bestuur en het regionaal college sluiten een convenant over samenwerking branden, rampen en crises OK levert input en zorgt voor multidisciplinaire afstemming in het traject van besluitvorming 12 artikel 33: 2: regionaal beleidsteam OK levert organisatorische ondersteuning van rbt 13 artikel 33: 3: voorzitter rbt wijst regionaal operationeel leider (OL) aan In theorie zou dit de coördinerend functionaris (OL) kunnen zijn OK levert in dat geval ondersteuning (in koude en warme fase) 14 artikel 39 t/m 44: Instellen openbaar lichaam voor uniforme informatie- en communicatievoorziening en taakomschrijving OK levert input en zorgt voor multidisciplinaire afstemming in het traject van besluitvorming 18