Huisstijldocument SV Saestum

Transcriptie

1 Huisstijldocument SV Saestum Versie : 1 Datum : Oktober 2010

2 Inleiding... 3 Typografie... 4 Lettertype... 4 Regelafstand:... 4 Afbrekingen... 4 Opsommingen... 4 Accentueren van tekst... 4 Aanhalingstekens... 4 Gedachtestreepjes... 4 Afkortingen... 4 Briefverkeer... 5 Formeel briefverkeer... 5 Voorbeeld formeelbriefverkeer... 5 Informeel briefverkeer... 6 Voorbeeld informeel briefverkeer... 6 Saestum logo... 7 Plaats... 7 Aantal... 7 Formaat... 7 Kleur... 7 Internet... 8 Stappenplan voor het aanvragen van een internet artikel... 8 Inschrijfformulier... 8 Stappenplan voor het schrijven van een internet artikel... 8 Print... 9 Aanvraagschema posters en flyers... 9 Format voor posters, flyers en brochures Persberichten Oktober 2010 versie 1 Pagina 2 van 11

3 Inleiding De huisstijl van SV Saestum levert een belangrijke bijdrage aan de herkenning en het imago van SV Saestum. Of het nu gaat om een flyer, een brief of een artikel op de website: je moet direct kunnen zien dat deze afkomstig is van onze vereniging. Welke aspecten en regels zijn verbonden aan onze huisstijl, lees je in dit huisstijldocument. Het doel van het huisstijldocument van SV Saestum is om structurele afstemming van alle Saestum communicatie uitingen, om op die manier uniformiteit te creëren. Deze worden getoetst aan de geformuleerde huisstijlkenmerken. Dit document wordt bewaakt door leden van de communicatie commissie, die deel uit maakt van de organisatiestructuur van SV Saestum. Hoe herken je de huisstijl van SV Saestum? Aan het logo, op de eerste plaats, maar ook aan het lettertype, vormgeving, kleurgebruik en schrijfstijl. Met onze huisstijl bevorderen we niet alleen ons imago, maar zorgen we ook voor een efficiënte communicatie. In dit document zijn toepassingen en richtlijnen van de huisstijl van SV Saestum opgenomen. Als je een opdracht verstrekt aan externe partijen, weten die precies waaraan zij zich aan moeten houden. Natuurlijk geldt de huisstijl ook voor vrijwilligers van SV Saestum. Zowel in communicatie met andere Saestum ers als die met andere sportverenigingen. Daarom maken we gebruik van macro's voor brieven, flyers, poster, artikelen en rapporten, deze vind je terug in dit document. Oktober 2010 versie 1 Pagina 3 van 11

4 Typografie Lettertype De typografie is sprekend en functioneel. Er wordt gebruik gemaakt van het lettertype met een sympathiek karakter Arial. De grote van het lettertype is vast gesteld op 10. Regelafstand: Minimaal 1 tot 1,5 regelafstand tussen twee zinnen. Afbrekingen Woorden worden bij voorkeur niet afgebroken. Er mag alleen worden afgebroken in samengestelde woorden. Voorbeeld; Samen-gesteld, en niet Sa-mengesteld of Samenge-steld! (Alleen op hele woorden afbreken) Breek telefoonnummers nooit af, maar zet ze in hun geheel naar de volgende regel. Wanneer cijfers vóór een woord staan en bij dat woord horen, moeten deze gegeven bij elkaar op een regel staan. Wordt het getal in letters geschreven, dan hoeft dit niet. Wanneer bij een datum de maand als tekst en de dag met cijfers is aangegeven, moeten dag en maand bij elkaar op dezelfde regel staan. Porbeer ook een eventueel jaartal op dezelfde regel te houden als de rest van de datum. Een datumnotitie die geheel uit cijfers bestaat blijft altijd op dezelfde regel. Nooit meer dan 3 afbrekingen onder elkaar. Opsommingen Het aangeven van opsommingen wordt gedaan met blokjes (alt 8). Opsommen gebeurt binnen de kantlijn, zoals ook hier in de opsomming is gedaan. Het kan zijn dat er een opsomming met cijfers of letters is. Achter het cijfer of letter hoort een punt, de linkerkantlijn schuift dan op naar rechts, zodat de op te sommen tekst wel rechter onder elkaar komt te staan. Ook dit gebeurt binnen de kantlijn. Het gebruik van cijfers en letters is relevant als in de tekst naar een specifiek onderdeel moet worden verwezen. Is dit niet het geval, dan volstaan bullets. Accentueren van tekst Om woorden of zinnen te benadrukken kan gebruik worden gemaakt van een vettere letter of van de cursieve versie van die letter. Aanhalingstekens Gebruik enkele aanhalingstekens. Let op dat de juiste gebruikt worden! Deze en dus niet `deze!!! Gedachtestreepjes Gebruik gedachtestreepjes met spatie. Afkortingen Afkortingen als m.b.t. en t.z.t. worden zoveel mogelijk vermeden en voluit geschreven. Raadpleeg voor gebruikelijke afkortingen zoals NB. het woordenboek. Internationaal erkende symbolen als maateenheden en formules hebben een genormaliseerd gebruik van kapitalen en onderkasten. Ze worden zonder punten en spaties gezet: mm, cm, kw, mhz, ISO. Oktober 2010 versie 1 Pagina 4 van 11

5 Briefverkeer Bij het opstellen van brieven dient rekening gehouden te worden met het volgende; Formeel briefverkeer Al het formele briefverkeer moet tot juni 2011 altijd met cc naar Bianca van Schuppen. Vanaf juni 2011 gaan deze brieven langs de secretaris van de vereniging (waaronder besluitvorming en contributie). Deze personen zijn verantwoordelijk voor de lay-out en de archivering van het formele briefverkeer. Formeel briefverkeer heeft altijd de volgende kenmerken staan. 1) Altijd het Saestum logo rechts boven 2) Titel Brief, betreft het onderwerp van de brief 3) Dit gedeelte wordt in gevuld door de secretaris 4) Hou rekening in de aanhef met naar welke persoon je de brieft richt 5) Maak gebruik van alinea, dit maakt de brief overzichtelijk 6) Afsluiting, altijd namens SV Saestum 7) Volledige naam en een handtekening Voorbeeld formeelbriefverkeer Oktober 2010 versie 1 Pagina 5 van 11

6 Informeel briefverkeer Al het informele briefverkeer dient voor de persoon zelf gearchiveerd te worden. Er wordt wel verwacht dat ook deze brieven volgens de Saestum huisstijl worden opgesteld. 1) Altijd het Saestum logo rechts boven 2) Naam en Adres 3) Datum en plaats 4) Hou rekening in de aanhef met naar welke persoon je de brief richt 5) Maak gebruik van alinea s, dit maakt de brief overzichtelijk 6) Volledige naam en een handtekening Voorbeeld informeel briefverkeer Oktober 2010 versie 1 Pagina 6 van 11

7 Saestum logo Plaats De plaats van het Saestum logo is rechts: het logo dient altijd rechts op de paginaa of uiting te staan. Bij brieven en persberichten dient het Saestum logo altijd rechtsboven geplaatst te worden. Aantal Het logo van SV Saestum mag maximaal één keer per pagina worden afgebeeld. Formaat Het streven is het Saestum-logo bescheiden aanwezig te laten zijn in uitingen. Wij zijn trots op ons logo, maar willen niet schreeuwerig overkomen. Uiteraard is de vormgeving van de communicatierechter uiting in zijn geheel van invloed op het formaat van het logo. Kleur De volgende kleurstellingen zijn gekozen voor het Saestum logo: Op een witte achtergrond is het Saestum logo altijd rood, bij zwart-wit afdruk het voorbeeld. Op een rode achtergrond is het Saestum logo altijd wit. Op een zwarte achtergrond is het Saestum logo altijd wit. Oktober 2010 versie 1 Pagina 7 van 11

8 Internet Stappenplan voor het aanvragen van een internet artikel Iedere activiteit die georganiseerd wordt, krijgt een eigen pagina op de website. Voor de website is een speciaal tijdstappenplan aangemaakt; Coördinatoren van de activiteiten dienen zich aan onderstaand schema te houden; 6 weken voor de activiteit aankondiging v/d activiteit o (informatief wat/waar/wanneer/waarom, enthousiastmerend karakter maximaal 1 alinea) 5 weken voor de activiteit uitgebreid, informatief en wervend stukje 5 weken voor de activiteit inschrijfformulier online 5 weken voor de activiteit poster/flyer online 2 weken voor de activiteit kleine update toevoegen 1 week voor de activiteit laatste nieuwtje toevoegen (bijv. tussenstand inschrijvingen) Maximaal 1 week na de activiteit een verslag plaatsen Inschrijfformulier Binnen SV Saestum maken we gebruik van het programma Formdesk. Dit programma is gespecialiseerd in online inschrijfformulieren. Er is een standaard inschrijfformulier opgesteld voor de vereniging. De inschrijfformulieren worden beheerd door één persoon. Wanneer bij een activiteit een online inschrijfformulier gewenst is moet dit tijdig worden aangegeven bij de desbetreffende persoon. Deze persoon is verantwoordelijk voor het verschijnen van het inschrijfformulier op de website. Tot juni 2011 is deze taak toebedeeld aan Maarten van Koolwijk. Stappenplan voor het schrijven van een internet artikel 1) Opbouw van een artikel; titel, inleiding, kern, slot 2) Let op de nieuwswaarde van je artikel en formuleer hieruit een heldere titel 2.1 Wedstrijdverslagen, columns en bijvoorbeeld het feit dat er nieuwe trainers op het sportpark komen, hebben nieuwswaarde en die worden geplaatst op internet. 2.2 Wat niet geplaatst wordt zijn berichten over afgelaste trainingen. Meestal gaat dit om een klein groepje dat benaderd moet worden, dit kan via de mail. Hier is de site niet voorgemaakt. 2.3 Schrijf de tekst in tegenwoordige tijd. Dat maakt het wat actueler en flitsender. en niet Het bestuur heeft besloten een jeugdtoernooi te organiseren, maar Het bestuur besluit een jeugdtoernooi te organiseren. 2.4 Maak het zo concreet mogelijk en meld om wie het gaat. Schrijf niet; Er wordt een speciaal circuit opgezet, Schrijf wel; De jeugdcommissie zet een speciaal circuit op voor D-pupillen. Op die manier hoeft de lezer niet te raden waar het om gaat. 2.5 Geen afkortingen gebruiken. De lezer weet vaak niet wat er schuilgaat achter een afkorting. Graag voluit schrijven. 2.6 Houd het simpel. Vermoei de lezer niet met moeilijke woorden of jargon die alleen bekend zijn binnen SV Saestum of d voetbalwereld. Veronderstel niet te veel voorkennis. 3) Onbehoorlijk taalgebruik en het onterecht beledigen van andere mensen is niet toegestaan. 4) Geen namen onder een artikel, zoals onder een brief, met uitzondering van een column. 5) Maximaal 3 foto s per artikel. 6) Kijk in welke categorie jouw artikel valt; jeugd, vrouwen, mannen of Saestum algemeen. 7) Benader de juiste redacteur en verstuur het artikel via een 8) Wanneer de redacteur twijfelt over de nieuwswaarde van het artikel, mag hij/zij de beslissing nemen om het artikel niet te plaatsen. Hier zal je altijd over worden bericht. 9) Je kunt er vanuit gaan dat het artikel binnen 48 uur op de website staat. Oktober 2010 versie 1 Pagina 8 van 11

9 Print De meeste activiteiten van Saestum krijgen een eigen poster en folder. Deze print communicatiemiddelen worden vormgegeven en gedrukt bij drukkerij de Lithograaf in Zeist. Binnen de Lithograaf heeft Saestum haar eigen contactpersonen. Het contact met de lithograaf verloopt tot juni 2011 via Marjolijn Pouw. Daarna neemt het hoofd van de reclamecommissie deze taak over. Het is niet de bedoeling dat er zelf contact wordt opgenomen met de lithograaf. Op deze wijze kunnen we de huisstijl goed bewaken. Aanvraagschema posters en flyers Coördinatoren van de activiteiten dienen zich aan onderstaand schema te houden; 4 weken voor de gewenste verspreidingsdatum platte tekst & foto s aanleveren 3 weken voor de gewenste verspreidingsdatum ontvangst eerste format poster flyer 2 weken voor de gewenste verspreidingsdatum gelieve alle reacties te verzamelen, voor de laatste aanpassingen bij de vormgever/drukker. 1 week voor de gewenste verspreidingsdatum definitief akkoord poster/flyer 2 dagen voor de gewenste verspreidingsdatum zijn de posters en flyers in huis. Oktober 2010 versie 1 Pagina 9 van 11

10 Format voor posters, flyers en brochures Voor de posters, flyers en brochures geldt dat er gewerkt wordt vanuit een format. In elk van deze communicatiemiddelen moeten een aantal kernmerken altijd terug komen. Onderstaand worden deze kenmerken aan de hand van een voorbeeld opgenoemd. 1. Er wordt altijd gebruikt gemaakt van diagonale witte hoeken. De manier waarop deze hoeken geplaatst worden mag zelf worden bepaald. 2. Iedere activiteit heeft zijn of haar schildje. Naast de schildje komt de naam van de activiteit. Het gaat hierom een schildje en de naam van de activiteit. 3. Op iedere poster/flyer wordt gebruik gemaakt van een foto. Gelieve een foto te kiezen uit de map foto s poster en flyers op de Z-schijf onder communicatie. 4. Informatie! Essentieel dat er genoemd wordt waar, wanneer en hoe laat de activiteit plaatsvindt. 5. Zorg altijd dat het Powered by Saestum logo links onderin staat wanneer het gaat om activiteiten waar ook niet-leden kunnen komen. Door het logo te koppelen aan de tekst powered by wordt op een speelse manier duidelijk gemaakt dat het een activiteit is die door Saestum wordt georganiseerd. Aan de andere kant is het zaak dat het Saestum gedeelte niet te veel overheerst, zodat de activiteiten ook toegankelijk zijn voor mensen die bijvoorbeeld elders binnen Zeist voetballen. Gaat het om een activiteit voor alleen leden? Gebruik dan links onderin het normale Saestum logo. Denk hierbij aan een vrijwilligersavond, ledenvergadering of de Kick off. Oktober 2010 versie 1 Pagina 10 van 11

11 Persberichten Het liefst zien we Saestum zo veel mogelijk in het nieuws. Wat kunnen we hier zelf aan doen? Nieuws moet je zelf maken. Zorg altijd dat je een helder en duidelijk persbericht opstelt, met andere woorden kort, maar krachtig. De opbouw van een persbericht; 1. Aan, van, datum, locatie 2. Een pakkende titel 3. Alinea 1; Verwerk wie, wat, waar en wanneer 4. Alinea 2; Waarom en hoe (op welke manier) 5. Korte alinea s maken en het persbericht mag maximaal 1 a4-tje zijn. 6. Bijlagen; altijd noemen wat er in de bijlagen zit. 7. Contactpersonen; Noem altijd de juiste contactpersoon(naam, telefoonnummer en adres) Noem altijd het adres, website en telefoonnummer van de vereniging 8. De verspreiding van het persbericht gaat aan de hand van de perslijst. Zorg altijd dat je alle adressen in de BCC zet, dit in verband met de privacy van de geadresseerden Oktober 2010 versie 1 Pagina 11 van 11