OEC datum: De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de heer drs. H. Zijlstra p/a de Algemene Rij ksarchivaris Postbus 90520

Transcriptie

1 C R.J. Schimmelpennincklaan 3 R 2517 JN Den 1-laag / Postbus AE Den haag t f info@cultuui.nl wwv.cuituui.ni De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de heer drs. H. Zijlstra p/a de Algemene Rij ksarchivaris Postbus LM Den Haag datum: 8 OEC uw kenmerk: NA/n/8446 uw brief van: 26september2011 ons kenmerk: aca /3 onderwerp: selectielijst archiefbescheiden Nederlands-Vlaamse Accreditatie Organisatie en taakvoorganger, vanaf 2002 Geachte heer Zijlstra, In de hierboven vermelde brief heeft u de Raad voor Cultuur verzocht te adviseren over de ontwerp selectielijst voor de administratieve neerslag van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie en diens taakvoorganger de Nederlandse Accreditatieorganisatie over de periode vanaf , zoals deze door de Organisatie zelf ter vaststelling is voorgedragen. Bij deze adviesaanvraag was gevoegd een kopie van de brief van de directeur van genoemde organisatie van 15 september 2011(kenmerk: NVAO/2o112165/MP), houdende de voordracht tot vaststelling van deze lijst, alsmede kopie van het verslag d.d. augustus 2Ollvan het gevoerde voorbereidingsoverleg, het zgn. driehoeksoverleg. Naar aanleiding van de ter inzage legging van het ontwerp zijn kennelijk geen zienswijzen ingebracht. Dit leidt de Raad af uit het feit, dat hem deze niet zijn toegezonden. De Raad heeft op basis van het vorenstaande de ontwerplijst in eerste instantie aan procedurele en vervolgens aan inhoudelijke aspecten getoetst.

2 RAAR t, CULTUUR Anders dan gebruikelijk kon dit advies niet worden voorbereid door een Bijzondere Commissie Archieven van de Raad. Dit advies is daarom tot stand gekomen op grond van andere bij de Raad aanwezige expertise. Procedurele aspecten zijn getoetst aan de hand van een bureauonderzoek door het secretariaat van de Raad. Ten aanzien van de inhoudelijke aspecten heeft een lid van de Raad zijn zienswijze en bevindingen naar voren gebracht. Voor wat betreft de procedurele aspecten, de totstandkoming van de ontwerp lijst als zodanig, is de Raad van oordeel, dat het ontwerp overeenkomstig de daartoe gestelde (wettelijke) voorschriften naar behoren tot stand is gekomen. Met betrekking tot de inhoudelijke aspecten heeft de Raad het ontwerp vooral vanuit het perspectief van de waarde van de betrokken archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en hun het belang voor historisch onderzoek bezien. Naar aanleiding hiervan brengt hij het volgende naar voren. Handelingen 01 tot en met 15 In de onderdelen Taken Nederland (Handelingen 01 tot en met ii), Taken Vlaanderen (Handelingen 12 tot en met 14), en Taken Nederland of Vlaanderen (Handeling 15), worden alle daarin opgenomen handelingen zonder uitzondering ter vernietiging gewaardeerd. De grondslag daarvan wordt niet vermeld, zodat slechts vermoed kan worden dat deze keuze ter vernietiging gebaseerd zal zijn op de gedachte dat het bij deze handelingen vooral om beleidsuitvoerende handelingen gaat. Het netto resultaat van deze keuze is, dat in het te bewaren archief van de NVAO uiteindelijk in het geheel geen materiaal aanwezig zal zijn betreffende de wijze (naar vorm en inhoud) zij haar taken heeft uitgeoefend. Dit resultaat zou de Raad in hoge mate betreuren. In de overige onderdelen van de ontwerplijst wordt dit effect ook nergens als het ware gecompenseerd. Zo is in de ontwerplijst nergens sprake van te bewaren samenvattende rapportages in de vorm van jaarverslagen of 1 )e reden hiervan is gelegen in hel lef t, dat deii corn missie 0111 haar ilioverende reden hij brief van decein her 2010 haar ontslag heeli aangeboden. l)oor middel van toezendi lig van een afschri II Ii iervan heeft zij ook u hiervan op de hoogte gesteld. Uiteraard streeft de Raad naar een herstel van de irewenste situatie. 1 tierover wordt ook anti t hel secretariaat contact onderhi uden met uw in i iii sterie. De Raad lteetï besloten tol integratie van de Algemene evp. III jtondere commissie Archies en: deze zijn gefuseerd tot een nieuwe Alemene commissie Archieven. die in haar taak stelling cle taken van de twee oorspronkelijke commissies heel t nieecekreiren. Bij briel van 24 rn vemher 2(111 kennierk:rc 2() 1 1.0b3 t S/t is ii een voordracht voor de vervut1nig van vier van de zes plailseil 1fl dele commissie Ii egetonden. Na hun benoeming zal de Commissie vol ledig operationeel zijn. 2

3 en het daaraan gerelateerde inhoudelijke belang en omvang van haar taken Gegeven echter de betekenis van de functie van de betrokken organisatie (zoals uitvoerig en helder beschreven in de Inleiding op de ontwerplijst) - aangegeven waar elders dergelijke compensatie blijvend wordt geboden. anderszins. Ook wordt, voor zover de Raad kennelijk is geworden, niet het verslag van het driehoeksoverleg voorgesteld, ter vernietiging gewaardeerd. Het tijdens bedoeld overleg ten Handeling 22 anders dan blijkens aanvankelijk 3 aanzien van deze wijziging naar voren gebrachte argument is, dat het om stukken zou gaan waarvan de blijvende waarde minder duidelijk is. de voorzitter en de leden van de door de NVAO ingestelde commissies, Volgens deze handeling worden stukken betreffende het Benoemen van vernietigen stukken, waarbij stukken alleen worden bewaard als de NVAO het secretariaat voert. Onduidelijk is echter, of de hier bedoelde overleggen uitsluitend plaats vaste en stabiele Organisatie veronderstelt. hebben met andere organen, die onder de werking van de Archiefwet 1995 organisaties van private herkomst gaat. Indien het laatste het geval zou omdat private organisaties buiten de werking van de archiefwetgeving particuliere herkomst, kortom, voor een meer genuanceerde benadering, dit te meer omdat het begrip overlegstructuur geen incidentele, maar een vallen dan wel daartoe ook overlegstructuren met (secretariaatvoerende) In deze handeling wordt ten aanzien van externe overlegstructuren het op zich niet ongebruikelijke onderscheid gemaakt tussen te bewaren en te zijn, pleit de Raad er voor de administratieve neerslag van deze overleggen in het kader van de onderhavige lijst ook voor bewaring te bestemmen, vallen. De Raad pleit in geval van betrokkenheid van organisaties van Handelingen 18: Beleggen van/of dcelnenzen aan vergaderingen samenvattende rapportages over de inhoudelijke taakuitvoering en jaarverslagen van de Organisatie. bijvoorbeeld, kunnen gebeuren, door de vastiegging in de lijst van een steekproefsgewijze bewaring van de hier bedoelde archiefbescheiden te bewaren documenten alsnog wordt verduidelijkt en aangevuld. Dit zou, genoemde onderdelen slechts instemmen, indien dit punt in de vorm van respectievelijk de aanwijzing ter bewaring van, indien aanwezig, De Raad kan daarom met de voorstellen, zoals opgenomen in de hierboven acht de Raad enig behoud van de administratieve neerslag van de aan bedoelde functie en taken verbonden handelingen van beduidende betekenis. ook al bewegen deze zich vooral op het terrein van de beleidsuitvoering - Clii ÜUR RAAD.

4 RAAR CIfttUUR, De Raad heeft er in recente adviezen (te dezen verwijst hij onder meer naar zijn advies van 12 april 2011, kenmerk bca-2o11.o6125/2 over de ontwerp selectielijst van de Koninklijke Bibliotheek, periode vanaf 1945) al op gewezen, dat hij dit als zodanig een te apodictische argumentatie vindt. In de gegeven organisatorische situatie van de NVAO, meer in het bijzonder de positie en taken van de aan haar verbonden commissies en hun voorzitters, is hij daarom van oordeel dat in ieder geval de stukken betreffende benoeming (en ontslag) van de voorzitters voor bewaring in aanmerking behoren te komen. Handeling 23: Behandelen van bezwaarschriften Handeling 24: Voeren van beroepsprocedures De bij beide handelingen voorgestelde waardering is: vernietigen. Bij beide handelingen geldt, dat het om bijzondere vormen van interactie met burgers en samenleving gaat. Hoewel de Raad aanneemt, dat gegevens betreffende de hier bedoelde beroepsprocedures bewaard blijven bij de rechterlijke instanties (en daarmede ook materiaal aan de voorafgaande bezwaarprocedure), waar deze hebben gediend (derhalve geografisch verspreid over het land), acht hij de waardering ter vernietiging van de neerslag van deze handeling wel erg absoluut en ongenuanceerd geformuleerd. Daarbij gaat de Raad er van uit, dat zich in de neerslag van deze handeling ook relevante (bijvoorbeeld: intern voorbereidende) informatie voorkomt, die niet elders bewaard zal worden. Hierbij tekent hij wel aan, dat hij zich op basis van het voorliggende ontwerp geen oordeel kan vormen over de specifieke aard van de beide procedures en de hoeveelheid documentaire neerslag ervan. Voorts wijst de Raad er op, dat het feitelijk belang van het historisch onderzoek meer gediend is met bewaring van organisatiegebonden informatie in het archief van de organisatie zelf, dan dat deze slechts geografisch verspreid kan worden onderzocht. De Raad pleit daarom in beginsel voor bewaring van de hier aan de orde zijnde neerslag. Wel kan naar zijn mening nader onderzoek plaats hebben naar de vraag of in plaats van bewaring van alles volstaan zou kunnen worden met een selectie van zaken, waarbij die selectie dan vooral is gebaseerd op de verschillende soorten zaken die zich hebben voorgedaan. Daarbij zou in het bijzonder aandacht behoren te worden gegeven voor zaken met precedent werking voor het beleid (dit als aspect van beleidsvorming, dat in beginsel voor bewaring in aanmerking komt). Indien niet tot volledige, maar tot selectieve bewaring wordt besloten dan wel wordt vastgehouden aan het voorstel tot vernietiging, stelt de Raad dan wel, dat in het archief van het NVAO (als handvat voor toekomstig historisch onderzoek) een totaal overzicht van de hier bedoelde procedures bewaard dient te blijven. 4

5 instemmen. vernietigen) bezwaar- en beroepsprocedures heeft geadviseerd, met dit voorstel De Raad kan, met inachtneming van hetgeen hij zojuist ten aanzien van Handeling 25: Afhandelen van WOB-verzoeken (voorgestelde waardering: 5 Voorzitter Algemeen secretaris Joop Daalmeijer Hoogachtend, Advies selectielijst conform het verzoek daartoe vast te stellen. De Raad adviseert u, rekening houdend met het vorenstaande, de ontwerp zijn plaats zou zijn. Hij adviseert daarom dit nader te onderzoeken. In deze in onderdeel Interrzationalisering opgenomen handeling commissies vraagt de Raad zich ook hier af of de bij handeling i8 ten NVAO niet het voorzitterschap/secretariaat voert. Daargelaten de commissies en werkgroepen inzake de voorbereiding en evaluatie op het voert, en ter vernietiging als m.b.t. deelname aan commissies (...) de Handeling 26: Voeren van overleg, deelnemen aan overleggen, raden, beleidsterrein van de I\TVAO wordt een vergelijkbaar onderscheid gehanteerd als in de hiervoor gebracht als de NVAO het voorzitterschap/van de betreffende werkgroep onduidelijkheid tussen de gehanteerde begrippen werkgroep resp. aanzien van private organisaties bepleite Organisatie wellicht ook hier op besproken handeling 18: stukken worden voor bewaring in aanmerking CULTUUR RAAD