vaststellen. In uw brief verzocht u de Raad om binnen drie maanden advies uit te brengen. Hij biedt u bij deze zijn bevindingeni aan.

Transcriptie

1 R.J. Schirnmelpennincklaan 3 postbus AE Den Haag telefoon +31(0) fax +31(0) cultuur@cultuur.nl De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap p/a de Algemene Rijksarchivaris Postbus LM 's-gravenhage datum: uw kenmerk: C/S&A/05/1366 uw brief van: 7 juli 2005 ons kenmerk: arc /2 onderwerp: ontwerp-selectielijst archiefbescheiden op het beleidsterrein Sociale Verzekeringen over de periode (1940) voor de zorgdragers de ministers van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Buitenlandse Zaken, Defensie, Financiën, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Verkeer en Waterstaat, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, de Sociale Verzekeringsbank en de Raad voor Werk en Inkomen Zeer geachte mevrouw Van der Laan, 1. In uw hierboven vermelde brief vraagt u de Raad voor Cultuur advies over de ontwerp-selectielijst op het beleidsterrein Sociale Verzekeringen over de periode (1940) die hierboven genoemde overheidsorganen in hun hoedanigheid van zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995 willen doen vaststellen. In uw brief verzocht u de Raad om binnen drie maanden advies uit te brengen. Hij biedt u bij deze zijn bevindingeni aan. 2. De Raad heeft de ontwerp-lijst in eerste instantie aan procedurele en vervolgens aan inhoudelijke aspecten getoetst. Zijn belangrijkste bevindingen worden in respectievelijk de paragrafen 4 en 5 uitgewerkt. De Raad adviseert u deze selectielijst vast te stellen voor de periode (1940) , met inachtneming van de in dit advies gemaakte opmerkingen. De in uw adviesaanvraag gestelde specifieke vragen worden in de paragrafen 3, 4 en 5 van dit advies beantwoord. Dit advies is voorbereid door de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad.

2 pagma 2 Tand VOOT CultüUT are /2 3. Toetsing van procedurele aspecten 3.1. Ontwerp-lijst Deze ontwerp-lijst is tot stand gekomen overeenkomstig de methode, die uitgaat van een analyse, beschrijving en waardering van handelingen van de (rijks-) overheid, de zogenaamde methode Institutioneel Onderzoek (IO). Aan het ontwerp is een onderzoek vooraf gegaan, waarvan verslag is gedaan in het rapport Verstrekkende Zekerheid Deel 2. Een tweede institutioneel onderzoek op het beleidsterrein sociale zekerheid ten aanzien van de sociale verzekeringen, (1940) (z.p., 2005, niet gepubliceerd). Tevens is gebruik gemaakt van het eerste rapport institutioneel onderzoek op dit beleidsterrein, Verstrekkende zekerheid. Een institutioneel onderzoek op het beleidsterrein sociale zekerheid ten aanzien van de sociale verzekeringen, (PIVOT-rapport nr. 66, 's-gravenhage, 1999). Deze selectielijst fungeert deels als een nieuw selectie-instrument, deels ter vervanging van bestaande vernietigingslijsten. In een losse bijlage zijn de wijzigingen t.o.v. het oude BSD overzichtelijk weergegeven Driehoeksoverleg Bij uw adviesaanvraag was tevens gevoegd een exemplaar van het verslag betreffende het zogenaamde driehoeksoverleg, waarin, zoals voorgeschreven in artikel 3 van het Archiefbesluit 1995, ontwerp-selectielijsten tot stand komen. Hieruit is de Raad gebleken, dat dit overleg voor alle aanvragende zorgdragers was samengesteld zoals artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 voorschrijft. Al ten tijde van het driehoeksoverleg is een historicus uitgenodigd om als externe deskundige aan de voorbereiding van de ontwerp-lijst mee te werken Terinzagelegging De openbare terinzagelegging heeft, zoals uw adviesaanvraag vermeldt, niet geresulteerd in reacties. 4. Toetsing van inhoudelijke aspecten Mede op grond van zijn hiervoor vermelde bevindingen heeft de Raad getracht zich een oordeel te vormen over de inhoudelijke aspecten van het onderhavige ontwerp. Hij heeft daarbij vooral gelet op de reikwijdte van de ontwerp-lijst ( 4.1), de wijze waarop de gehanteerde selectiedoelstelling en de daaraan gerelateerde selectiecriteria zijn toegepast ( 4.2), alsmede op de vraag of in afdoende mate met de verschillende belangen rekening is gehouden ( 4.3).

3 pagma 3 raad raad voor voor cultuur cultuur arc-200s.02491/ De reikwijdte van de ontwerp-lijst en het driehoeksoverleg De ontwerp-lijst bevat voorstellen omtrent de selectie van handelingen over de periode (1940) waarvan de neerslag valt onder de archiefwettelijke zorg van bovengenoemde zorgdragers. De Raad complimenteert de betrokken zorgdragers en het Nationaal Archief met het feit dat de vaststellingsprocedure vrijwel rijksbreed is ingezet, en dat zowel de ministeries als de uitvoeringsorganen eraan hebben deelgenomen. In het verslag van het driehoeksoverleg ontbreekt onder de actoren die onder de zorg van het UWV vallen de Commissie als bedoeld in art. 37 OSV 1997 (BSD p. 348). De Raad adviseert u deze alsnog op te nemen. Volgens het verslag van het driehoeksoverleg zullen zowel de selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de minister van SZW, het Ctsv en rechtsvoorgangers en de overige onder de minister ressorterende actoren als de selectielijst van het Landelijk instituut sociale verzekeringen, beide vastgesteld in 2002, ingetrokken worden. De Raad wijst er op dat niet voor alle actoren intrekking gewenst is. Het lijkt wenselijk dat de nu geldende lijsten nog van kracht blijven ten behoeve van de bewerking en selectie van de archieven van de actoren die onder de zorg van de minister of van het UWV vallen en die nog voor 1997 zijn opgeheven. Het gaat dan bijvoorbeeld om de Sociale Verzekeringsraad en de diverse fondsen (zie BSD p. 3). In de aanvragen van de minister van SZW en het UWV wordt niet verzocht om intrekking van de lijsten, terwijl daarvan wel sprake is in het verslag van het driehoeksoverleg. Dit verslag rept daarentegen niet van intrekking van bestaande lijsten door de SVB en de minister van BZK, terwijl deze zorgdragers daarvan in hun vaststellingsverzoek juist wel melding maken. De Raad adviseert u in het besluit tot vaststelling van deze lijst rekening te houden met enerzijds de beperking ten aanzien van de intrekking van de bestaande lijst en anderzijds met de verzoeken van de Sociale Verzekeringsbank en de minister van BZK Toepassing van de selectiedoelstelling en - criteria Uit het driehoeksverslag blijkt, dat de selectiedoelstelling is toegepast in de versie waarin ook rekening wordt gehouden met het aspect van het veilig stellen van de bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur. De Raad constateert dat de formulering van de selectiedoelstelling in het verslag van het driehoeksoverleg afwijkt van die in de ontwerp-lijst, en eveneens van de algemeen gangbare formulering van de doelstelling. Aan de oorspronkelijke formulering, dat met het te bewaren materiaal de reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid mogelijk moet zijn, voegt het verslag toe dat ook een reconstructie te maken moet zijn van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. De Raad zal op deze opvallende,

4 pagma 4 raad Voor cultuur arc /2 zij het onopvallend gebrachte, wijziging in het selectiebeleid en de consequenties daarvan nader ingaan in deel 2 van zijn advies over erfgoedselectie, dat naar verwachting eind juli 2005 wordt uitgebracht De waardering van de in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 bedoelde belangen De Raad is er, op basis van het verslag driehoeksoverleg en de ontwerp-lijst die daar het resultaat van is, van overtuigd dat de ontwerp-lijst grotendeels recht doet aan de selectiedoelstelling en in voldoende mate rekening houdt met het cultuurhistorisch belang, het administratieve belang en het belang van de rechten bewijszoekende burgers. Bij een aantal waarderingen en afwegingen die daaraan ten grondslag liggen, zet hij echter vraagtekens. In de navolgende paragraaf gaat de Raad nader in op zijn bedenkingen. 5. Nadere beoordeling van de ontwerp-lijst In aansluiting op bovenstaande overwegingen en bevindingen heeft de Raad de verschillende onderdelen van de ontwerp-lijst bezien. De Raad spreekt zijn waardering uit voor de heldere wijze waarop de wijzingen en bespreekpunten in een apart overzicht zijn weergegeven en voor de wijze waarop verslag is gedaan van het driehoeksoverleg met de vele zorgdragers. Verder geeft de ontwerp-lijst hem aanleiding tot het plaatsen van de hierna volgende opmerkingen. Formulering handelingen De Raad constateert dat veel van de nieuwe geformuleerde handelingen zeer gedetailleerd zijn; elke vaststelling van een uitvoeringsregeling wordt apart beschreven. Het gevolg is onder meer dat de selectielijst onderhoudsgevoeliger wordt, zeker op een terrein als de sociale zekerheid dat voortdurend in beweging is. Ook zijn handelingen die betrekking hebben op een bepaald deelaspect niet altijd bij de vergelijkbare handelingen van de oude lijst geplaatst, hetgeen de overzichtelijkheid niet ten goede komt. De waardering van de nieuwe handelingen is wel consistent met die van de oude. Niet doorgevoerde wijzigingen n.a.v. het driehoeksoverleg De in het driehoeksoverleg aangebrachte wijzigingen in de waardering van de handelingen 735 (Commissie als bedoeld in art. 37 van de OSV 1997), 1043 (Minister van Defensie) en 272 (Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) zijn (nog) niet aangebracht in het voorliggende ontwerp- BSD. De Raad adviseert u erop toe te zien dat dit alsnog gebeurt. 2 Deel I van het advies is reeds verschenen: Het tekort van het teveel. Over de rijksverantwoordelijkheid voor cidtureel erfgoed, rc /2, 7 april 2005

5 pagma 5 arc /2 Actor Inspectie Werk en Inkomen Van deze actor wordt handeling 811 met V 10 jaar gewaardeerd, terwijl dezelfde handeling voor het Ctsv is gewaardeerd met B 5 (dit mede naar aanleiding van de opmerkingen van de historicus, prof. Lucassen). De Raad adviseert ook voor de Inspectie Werk en Inkomen de neerslag van handeling 811 voor bewaring in aanmerking te laten komen op grond van criterium 5. Van de Inspectie worden in RIO en BSD verder weinig tot geen rapporterende handelingen vermeld. Aangenomen mag worden dat de Inspectie van zijn onderzoekingen op enigerlei wijze verslag doet. De Raad adviseert u er bij de zorgdrager op aan te dringen hiervoor aanvullende handelingen te formuleren en de neerslag daarvan, die veel zegt over de uitvoering van de sociale verzekeringen en aanvullende pensioenen, voor bewaring in aanmerking te laten komen. Handeling I 133 (actor Lisv): het sluiten van een overeenkomst met de Arbeidsvoorzieningsorganisatie omtrent de inkoop van dienstverlening van arbeidsgehandicapten. Bij handeling 1133 is geen termijn ingevuld. De Raad adviseert u hiervoor '7 jaar na beëindiging van de overeenkomst' te hanteren. Handelingen 1378 (Sociale Verzekeringsbank/UWV): het beheren van de basisgegevens (in elektronische vorm) ten behoeve van het toezicht en andere taken van de minister en de Inspectie Werk en Inkomen. Handelingen 1379 (Sociale Verzekeringsbank/UWV): het overdragen van de basisgegevens in elektronische vorm aan het Steinmetz-archief Het Steinmetz-archief heeft belangstelling getoond voor de basisgegevens (in elektronische vorm) die de neerslag vormen van handeling In de optiek van het NA kornt de neerslag van deze handelingen echter voor vernietiging in aanmerking. Over de mogelijkheid en wenselijkheid van overdracht van dit materiaal aan het Steinmetz-archiefwordt nu overleg gepleegd. De Raad is positief over het feit dat overdracht aan een andere instelling dan het NA overwogen wordt. In het verleden stond de Algemene Rijksarchivaris onwrikbaar op het standpunt dat niet overbrengen gelijk stond aan de plicht tot vernietiging. De Raad is benieuwd naar de uitkomst van het overleg omtrent de overdracht van gegevens aan het Steinmetz-archiefen wordt graag door u geïnformeerd op basis waarvan welke afwegingen gemaakt worden en welke mogelijkheden er voor een dergelijke overdracht/vervreemding zijn. De Raad merkt op dat een vergelijkbare kwestie aan de orde is in de selectielijst RDW (niet-toegestane overdracht van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden aan het European Centre for Mobility Documentation).

6 pagma 6 arc /2 Handeling 1193 (Lisv/UWV): het vaststellen van de minimale gedifferentieerde premie voor de kleine werkgever. Handeling I 197 (Lisv/UWV): het bepalen welk premiepercentage ten gunste komt van het wachtgeldfonds. Handeling 1193 levert een besluit van algemene strekking op en wordt naar aanleiding van het driehoeksoverleg terecht gewaardeerd met een B 5. De Raad adviseert u vergelijkbare handelingen zoals 1197 eveneens te waarderen met een B Advies De Raad adviseert u de ontwerp-selectielijst vast te stellen voor de periode (1940) met inachtneming van de opmerkingen die gemaakt zijn in dit advies. H o achtend, mi W Sorgdiager --- C.H. Weeda Voor itter Algemeen secretaris