Productbeschrijving BSD. Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Productbeschrijving BSD Versie januari 2004, plus verwerkt commentaar Nationaal Archief van februari 2004 Goedgekeurd op vergadering Interdepartementaal Platform Selectievraagstukken, 3 maart 2004 Inhoudsopgave 01 Inleiding Definitie van het BSD Functies van het BSD De inhoud van het BSD Titelpagina Inhoudsopgave Lijst van afkortingen Verantwoording Selectiedoelstelling Selectiecriteria Verslag vaststellingsprocedure Leeswijzer Actorenoverzicht Selectielijsten... 8

2 01 Inleiding De gehanteerde onderstaande normen voor een basisselectiedocument zijn een operationalisering van de voorschriften genoemd in het Archiefbesluit van Wijzigingen in de productbeschrijving en (voor zover deze gevolgen hebben voor de zorgdragers) in de procedurebeschrijving worden bepaald in nader overleg tussen het Nationaal Archief en het Interdepartementaal Platform Selectievraagstukken (IPS). Datzelfde geldt voor de datum van inwerkingtreding van de beschrijvingen en van de wijzigingen. De productbeschrijving geldt bij inwerkingtreding integraal voor de producten die vanaf dat moment ingediend worden. De werkvoorraad (BSD s, RIO s) die op dat moment al aanwezig is bij het Nationaal Archief voor toetsing of en/of vaststelling moet in hoofdlijnen voldoen aan de productbeschrijving. Het Nationaal Archief zal de normen soepel hanteren. De onderstaande productbeschrijving betreft niet de actualisatie van BSD s. Hierover worden nadere richtlijnen ontwikkeld door het Nationaal Archief en voorgelegd aan het IPS. 1 Definitie van het BSD Een Basis Selectiedocument (BSD) is de vorm waarin een of meerdere selectielijst(en), bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 277), worden vastgesteld. Een selectielijst biedt de grondslag voor het vernietigen dan wel het ter blijvende bewaring overbrengen van de neerslag van handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten. Een BSD is gebaseerd op een vastgesteld Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en bestrijkt dezelfde periode als dit rapport. Eventuele afwijkingen hiervan worden in het verslag van het driehoeksoverleg verantwoord. Een BSD bevat in principe dezelfde handelingen als het RIO dat aan het BSD ten grondslag ligt. Eventuele afwijkingen hierop worden in het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg verantwoord. Indien het RIO een begin- en eindperiode vermeldt wordt de eindperiode niet overgenomen in het BSD, omdat dit ten onrechte zou suggereren dat alle handelingen afgesloten zijn. Een dergelijke wijziging heeft een praktisch nut en betekent geen nader institutioneel onderzoek. Het handelingenblok wijkt in zoverre af van dat van het RIO dat een veld voor de waardering wordt toegevoegd (zie leeswijzer onder 3.8). In het veld "waardering" wordt aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden, en welk bewaarcriterium of vernietigingstermijn gehanteerd wordt. De waardering B (= bewaren) betekent dat de neerslag voor permanente bewaring wordt overgebracht naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen. De waardering V (= vernietiging) betekent dat de neerslag wordt vernietigd. Op welke termijn dat gebeurt, wordt bij de waardering vermeld. Bij voorkeur wordt ook het ingangsmoment vastgelegd (bijv. 3 jaar na vaststelling nieuwe regeling). Zonder nadere aanduiding gaat de vernietigingstermijn in direct na afsluiting van de zaak waarop een dossier betrekking heeft. Anders dan in het RIO worden in het BSD de handelingen per actor geordend. Indien een BSD bestaat uit lijsten voor actoren onder verschillende zorgdragers, worden deze per zorgdrager geordend. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan het uitgangspunt dat een selectielijst een eenheid is, bevattende handelingen van een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Anders gezegd: een selectielijst kan opgebouwd zijn uit (deel)lijsten voor verschillende actoren die onder dezelfde zorgdrager ressorteren. 2

3 2 Functies van het BSD Het BSD heeft de volgende functies: de selectielijsten in het BSD bieden de grondslag voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden waarvoor een zorgdrager verantwoordelijk is (Archiefwet 1995, art. 5, eerste lid); voor de zorgdrager is het BSD bovendien van belang voor de bedrijfsvoering en als mogelijke basis voor archiefordening volgens bedrijfsprocessen; voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de terinzagelegging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder d); voor de minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder c); voor het Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de Institutionele Toegangen. 3 De inhoud van het BSD Een BSD bestaat tenminste uit: 1. Titelpagina 2. Inhoudsopgave 3. Lijst van afkortingen 4. Verantwoording 5. Selectiedoelstelling 6. Selectiecriteria 7. Verslag van de vaststellingsprocedure 8. Leeswijzer van de handelingen 9. Actorenoverzicht 10. Selectielijst(en) 3.1 Titelpagina Op de titelpagina wordt verantwoord; de naam van het beleidsterrein; de onderzochte periode; de naam van de zorgdrager(s) waarvoor deze lijst geldt (ingevolge van Archiefbesluit 1995, art. 5, onder a); de versie van het BSD (aangeduid met maand en jaar). De versie die in het driehoeksoverleg wordt besproken, wordt aangeduid met: "Concept / Versie (maand - jaar)". De versie die ter inzage wordt gelegd, wordt aangeduid met: "Ontwerp / Versie (maand - jaar)". De versie die door de minister(s) wordt vastgesteld, wordt aangeduid met: "Vastgesteld / Versie (maand - jaar)". 3.2 Inhoudsopgave In de inhoudsopgave worden naast de diverse hoofdstukken ook alle paragrafen en eventuele subparagrafen opgenomen. Dit vergemakkelijkt het zoeken voor de lezer. Bij voorkeur wordt de inhoudsopgave genereerbaar gemaakt door de koptitels in het rapport te definiëren. Het rapport heeft verder een paginanummering. 3

4 3.3 Lijst van afkortingen In elk BSD wordt een lijst opgenomen met alle afkortingen die in de tekst gebruikt zijn. Het verdient de voorkeur om deze lijst voor in het BSD op te nemen. Indien de lijst van afkortingen al in het RIO opgenomen is, volstaat een verwijzing naar het RIO. 3.4 Verantwoording Volgens het Archiefbesluit 1995, art. 5, onder b dient een selectielijst een opsomming van de taken van het overheidsorgaan te bevatten. In de verantwoording van het BSD komen aan de orde: het doel en werking van het BSD; de definitie van het beleidsterrein; de afbakening van het beleidsterrein; de doelstelling(en) van de overheid op het beleidsterrein (deze kunnen in de loop van de tijd verschuiven); de actoren op het beleidsterrein, voor zover hun selectielijsten in het BSD zijn opgenomen. Bij deze punten wordt volstaan met een bondige omschrijving. Voor meer uitgebreide informatie kan verwezen worden naar het RIO dat aan het BSD ten grondslag ligt. Eventuele afwijkingen ten opzichte van het RIO worden hier verantwoord. 3.5 Selectiedoelstelling De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in het BSD toegepast op het betreffende beleidsterrein. 3.6 Selectiecriteria Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG. Selectiecriteria Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren) Algemeen selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen 2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. 4

5 Selectiecriteria 3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen 5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt 6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Naast de algemene criteria kunnen door de zorgdrager(s) en het Nationaal Archief, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, gezamenlijk beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). Conform het Archiefbesluit 1995, art. 5, onder d 1 worden in het BSD de algemene criteria en eventuele beleidsterrein-specifieke criteria opgesomd om verantwoording te geven van de wijze waarop toepassing is gegeven aan het selectiebeleid. Overigens verlangt art. 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in speciale gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. Hiertoe wordt de volgende formule in het BSD opgenomen: Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. 3.7 Verslag vaststellingsprocedure Het Archiefbesluit 1995, artikel 5 onder d, 3 schrijft voor dat in de toelichting bij een selectielijst verslag wordt gedaan van de vaststellingsprocedure. In de versie van het BSD die door de minister(s) vastgesteld wordt, moet derhalve een passage worden opgenomen waarin van deze procedure verslag wordt gedaan. Hiervoor kan de volgende standaardtekst gebruikt worden: Vaststelling BSD Op [datum] is het ontwerp-bsd door [functie zorgdrager] aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf [datum] lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van [zorgdrager], het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant [nummer] van [datum] en in het Archievenblad. Op [datum] bracht de RvC advies uit ([kenmerk]), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst. 5

6 OF: Op [datum] bracht de RvC advies uit ([kenmerk]), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst: (bijv.: de waardering van handeling [nummer] is gewijzigd van V in B [of van B in V]) (bijv.: de vernietigingstermijn van handeling [nummer] is gewijzigd van [jaar] in [jaar]) Daarop werd het BSD op [datum] door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en [zorgdrager] vastgesteld [kenmerk besluit]. N.B. In eerdere versies, waaronder ook die ter inzage wordt gelegd, wordt een dergelijke passage niet opgenomen. 3.8 Leeswijzer In het BSD dient een leeswijzer opgenomen worden welke duidelijk maakt, welke informatie in een handelingenblok te vinden is. Dit kan met behulp van het onderstaande voorbeeld (X): Handeling Periode Grondslag Dit is het volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit het RIO. Als het volgnummer van één of meerdere handelingen in het BSD afwijkt van het oorspronkelijke RIO-nummer, dan wordt deze vermeld in een concordans. Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. Bijvoorbeeld: Het voorbereiden, coördineren en bepalen van het beleid inzake geluidshinder. Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Is geen specifiek beginjaar bekend dan wordt een beginjaar geschat, of genoemd. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht, indien bekend,. kan op twee manieren worden vermeld. (1) de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur, het Koninklijk Besluit of de ministeriële regeling; het betreffende artikel en lid daarvan; de vindplaats of bron; wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan. Bijvoorbeeld: Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2 (Stb. 1947, H 423), Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid, lid 3 (Stb. 1969, 598), gewijzigd 1978 (Stb. 1978, 254), vervallen in 1986 (Stb. 1986, 1) (2) naam van de wet, de algemene Maatregel van bestuur, het Koninklijk Besluit of ministeriële regeling; het betreffende artikel en het lid daarvan. De overige gegevens (vindplaats, wijzigingen of vervallen kunnen worden vermeld in een overzicht van geraadpleegde wetten) Bijvoorbeeld: Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2, Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid 3 NB: Met vindplaats wordt de vermelding in het staatsblad of staatscourant bedoeld. Het verdient de voorkeur de vindplaats van de grondslag op te nemen in het handelingenblok. Een andere mogelijkheid is de vindplaats in het overzicht van wet- en regelgeving te vermelden. Duidelijk moet zijn op welke versie van een wet- of regeling 6

7 Product Opmerking Waardering een handeling gebaseerd is. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron (interne regelgeving, beleidsnota s) worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld. Hier achter staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct Toepassing is afhankelijk van de zorgdrager. Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer (een onderdeel van) het handelingenblok toelichting behoeft. Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn, zonodig aangevuld met een bewerkingsinstructie, bijvoorbeeld: v 5 jaar na voltooiing project. Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere toelichting op de waardering. 3.9 Actorenoverzicht Een actorenoverzicht bestaat uit een opsomming van: de actoren die vallen onder archiefverantwoordelijkheid van de primaire zorgdrager; de secundaire zorgdragers/actoren; in beknopte vorm een beschrijving van de rol op het beleidsterrein van die actoren die in de handelingen voorkomen. Bestaat in het RIO een overzicht van de actoren dan kan daarnaar verwezen worden, wanneer al deze actoren ook indiener zijn van het BSD. 7

8 3.10 Selectielijsten Een BSD bevat uitsluitend selectielijsten die ter vaststelling worden ingediend. Selectielijsten van actoren die wel in het RIO genoemd worden, maar waarvoor geen vaststelling wordt aangevraagd, mogen in geen geval worden opgenomen in de ontwerp-versie / de door de minister(s) vast te stellen versie van het BSD. In elke selectielijst wordt door middel van een kopje (en bij voorkeur tevens met een kop- of voettekst) aangegeven, op welke actor de selectielijst betrekking heeft. Hiermee wordt vorm gegeven aan de vereiste ex Archiefbesluit 1995, art. 5, onder a dat een selectielijst moet bestaan uit een titel waaruit blijkt, op welk overheidsorgaan de selectielijst betrekking heeft. Onder de kop volgen de handelingen van de betreffende actor in dezelfde volgorde en met vermelding van de zelfde handelingennummers als in het RIO. De handelingen zijn de vertaling van de in het Archiefbesluit 1995, art. 5, onder c genoemde vereiste dat een BSD een systematische opsomming van categorieën bevat waarin bij iedere categorie is aangegeven of de archiefbescheiden bewaard dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen. In verband met de (latere) publicatie in de Staatscourant worden eisen gesteld aan de vorm waarin de handelingenblokken in het BSD opgenomen worden. Er zijn twee mogelijkheden: 1. De handelingen worden beschreven in het normale handelingenblok (zie de leeswijzer onder 3.8). 2. De handelingen staan in een twee-koloms tabelstructuur. (Beide formats zijn, afhankelijk van de inrichting per departement, te genereren uit de Lokale Handelingenbank) In beide gevallen geldt dat de selectielijsten voor publicatie in de Staatscourant in Word bij het Nationaal Archief worden aangeleverd. Een handeling of een categorie archiefbescheiden heeft altijd een beginjaar. Als het beginjaar onbekend is, wordt een schatting gegeven, of 1945 als beginjaar aangehouden. Een handeling die is beëindigd heeft een eindjaar. Een vigerende handeling heeft geen eindjaar. Tenslotte moet de selectielijst (en het vaststellingsbesluit) voldoen aan een aantal voorwaarden met betrekking tot periodisering en geldigheidstermijn van de lijst, begin- en eindjaar van de handelingen en oude vernietigings-lijsten die (deels) vervangen worden door de vast te stellen lijst. 8