Definitieve versie Vastgesteld Naar ontwerp van: Edward Nieuwkerk, Doc-Direkt

Transcriptie

1 Selectielijst voor de archiefbescheiden van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid op het beleidsterrein algemene wetenschappelijke beleidsvoorbereiding, opgemaakt of ontvangen vanaf 2012 Definitieve versie Vastgesteld Naar ontwerp van: Edward Nieuwkerk, Doc-Direkt

2 2

3 Inhoudsopgave Lijst met gebruikte afkortingen Inleiding Verslag vaststellingsprocedure Selectiedoelstelling Beschrijving van het beleidsterrein Wetenschappelijke beleidsvoorbereiding Algemene maatschappelijke analyse en prognose Selectiecriteria Algemene selectiecriteria Uitzonderingsclausule Selectielijst Leeswijzer Lijst van handelingen Concordans

4 Lijst met gebruikte afkortingen BSD KNHG NA OCW RIO Stb. Stcrt. Basisselectiedocument Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap Nationaal Archief minister(ie) van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Rapport Institutioneel Onderzoek Staatsblad Staatscourant Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid 1. Inleiding Deze selectielijst is een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De lijst is opgezet als basisselectiedocument (BSD). Een BSD bestaat voor het grootste deel uit een lijst van handelingen. Onder een handeling wordt verstaan een geheel van activiteiten (met als resultaat een product) dat een overheidsorgaan verricht ter vervulling van een specifieke taak of bevoegdheid. Deze selectielijst is een actualisatie van het BSD dat bij het besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de Voorzitter van de Wetenschappelijke Raad voor Regeringsbeleid () op 2 juni 1998 werd vastgesteld. 1 Deze lijst is verder te noemen selectielijst De selectielijst 1998 blijft gelden voor de archiefbescheiden opgemaakt in de periode voor de. Voor de archiefbescheiden gevormd vanaf 1 januari 2012 geldt deze actualisatie. Het archief van de valt onder de zorg van de Minister van Algemene Zaken. De actualisatie is gedaan op verzoek van de en heeft alleen betrekking op de actor en op het beleidsterrein algemene wetenschappelijke beleidsvoorbereiding. De reden om de selectielijst te actualiseren is dat een aantal handelingen niet meer van toepassing bleek te zijn op de huidige werkprocessen van de. Sommige omschrijvingen waren te specifiek en binnen het taakveld communicatie van de ontbrak een handeling op het gebied van organisatie en deelname aan congressen, symposia, workshops, seminars en expertmeetings. De onderhavige selectielijst, verder te noemen selectielijst 2012, is tot stand gekomen door het toetsen van de selectielijst 1998 aan de huidige werkwijze van de. Er is onderzocht of het mogelijk is om bestaande handelingen te clusteren waarbij er voor een meer abstracte omschrijving is gekozen. Het rapport institutioneel onderzoek (RIO) Geschiedschrijving van de toekomst 2 uit 1997, interviews met medewerkers en een dossieronderzoek zijn hierbij als leidraad gebruikt. 1 Stcrt. 1999, 22. p 5 2 Doe, F. van der, A.G. de Vries en Ch.M. Zeegers, Geschiedschrijving van de toekomst, s-gravenhage ISBN

5 De clustering van handelingen heeft geen gevolgen gehad voor de waardering van de betreffende handeling. Voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van de in aangelegenheden betreffende eigen personeel, financiën, huisvesting en kantoorinrichting, evenals automatisering, documentaire informatievoorzieningen en overige facilitaire voorzieningen (secundaire processen) kan de selectielijst niet dienen. Genoemde aangelegenheden komen aan bod in een aantal horizontale selectielijsten die in beginsel van toepassing zijn op alle organen van de rijksoverheid. De volgende handelingen uit de selectielijst 1998 zijn verwijderd of gemuteerd. De handelingen 175 en 186 zijn verwijderd. Deze waren voor een bepaalde tijdsperiode vastgesteld en betroffen de benoeming en regels omtrent de werkwijze van buitengewone leden voor de. Handeling 203 is verwijderd. De handeling is niet van toepassing op de. Handeling 181 is hernummerd tot 204. De formulering is in zijn geheel overgenomen, alleen de periodisering is aangepast. De handelingen 199, 200 en 201 betroffen handelingen die te maken hebben met het uitgeven of publiceren van publicaties van de. Deze handelingen zijn vervangen door de meer generiek geformuleerde handeling 210. Van de handelingen 187, 190, 193 en 202 is de omschrijving en/of het product van de handeling aangepast. Ook deze handelingen hebben een nieuw handelingnummer gekregen. Handeling 211 is nieuw toegevoegd. Zie de Concordans (5.3) voor een tabellarisch overzicht Verslag vaststellingsprocedure Het ontwerp van deze selectielijst is opgesteld door de heer E. Nieuwkerk van de archiefbewerkingsorganisatie Doc-Direkt. Dit ontwerp is ingediend met verzoek tot het starten van de vaststellingsprocedure bij brief van 30 augustus 2012 (kenmerk : /WAB/am) van de directeur en secretaris van de, mevrouw dr. W. Asbeek Brusse. Het driehoeksoverleg over de ontwerpselectielijst vond mondeling plaats op 15 oktober 2012 en is daarop schriftelijk voortgezet en afgesloten op 23 oktober Gelet op art. 3, eerste en tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 werd aan het overleg deelgenomen door de volgende personen: - als deskundigen ten aanzien van de organisatie en taken van de en ten aanzien van het archiefbeheer bij de : 1. mevrouw dr. W. Asbeek Brusse, directeur en secretaris van de ; 2. de heer Edward Nieuwkerk, medewerker archiefbewerkingsorganisatie Doc-Direkt en opsteller van de ontwerp-selectielijst. - als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris: 3. de heer drs. Robbert Jan Hageman, senior medewerker Acquisitie en Advies bij het Nationaal Archief. Naar aanleiding van het overleg zijn enkele elementen in het ingediende ontwerp gewijzigd, 5

6 laatstelijk op 22 oktober Van het gevoerde driehoeksoverleg is door de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris op 23 oktober 2012 een inhoudelijk en procedureel verslag gemaakt. Dit verslag is voorgelegd aan de bij het overleg betrokken personen. Dezen hebben hun goedkeuring aan het verslag gegeven. De ontwerpselectielijst in de versie d.d. 22 oktober 2012, een exemplaar van het verslag van het driehoeksoverleg en de eerder genoemde indieningsbrief zijn in digitale kopie met ingang van 1 november 2012 gedurende zes weken ter inzage gelegd op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en het Archievenblad, alsmede per brief aan de directeur van Huygens ING. De terinzagelegging heeft niet geleid tot reacties en daarmee ook niet tot wijzigingen in de ontwerp-selectielijst. De genoemde stukken zijn tevens bij brief van 29 oktober 2012 door de algemene rijksarchivaris verstuurd aan de Raad voor Cultuur, met verzoek op grond van artikel vijf, tweede lid van de Archiefwet te adviseren over de ontwerpselectielijst. Bij brief van 21 december 2012 (kenmerk aca /5) bracht de Raad voor Cultuur zijn advies uit, dat geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerpselectielijst, aangezien deze na toetsing door de Raad aan procedurele en inhoudelijke aspecten op beide punten in orde is bevonden. Daarop is de selectielijst vastgesteld door de algemene rijksarchivaris, namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, bij beschikking van 31 december 2012 (kenmerk NA/13/11.287). Hiervan is de Raad voor Cultuur in kennis gesteld bij brief van 28 december 2012 (kenmerk NA/13/11.288). De vaststellingsbeschikking is vervolgens gepubliceerd in de Staatscourant van 10 april 2013, nr Selectiedoelstelling De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen te bewaren (dat wil zeggen naar de Rijksdienst over te brengen, in deze het Nationaal Archief) en de (op termijn) te vernietigen archiefbescheiden van overheidsarchieven. Met de te bewaren archiefbescheiden moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. In deze selectielijst worden de handelingen geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie gaat het er om welke gegevensbestanden, behorend bij welke handeling bewaard moeten blijven met als doel het handelen van de rijksoverheid met betrekking tot het beleidsterrein algemene wetenschappelijke beleidsvoorbereiding op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren. Het handelen van overheidsorganen bestaat uit verschillende fasen in het beleidsproces. Deze fasen zijn agendavorming, beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsvaststelling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. 6

7 Om reconstructie van het handelen op hoofdlijnen mogelijk te maken dient dus vooral de neerslag van de eerste vier en de laatste fase bewaard te blijven. De begeeft zich op de eerste twee fasen van het beleidsproces van de rijksoverheid. De probeert ontwikkelingen op de politieke agenda te krijgen of te adviseren in de beleidsvoorbereidende fase. De bewaartermijnen in deze concept-selectielijst zijn gebaseerd op de al bestaande selectielijst van het handelen op het beleidsterrein algemene wetenschappelijke beleidsvoorbereiding De heeft de handelingen getoetst op de juistheid van de toegewezen termijnen. De gegevensbestanden kunnen zowel uit papieren- als uit digitale documenten bestaan. 7

8 3. Beschrijving van het beleidsterrein 3.1 Wetenschappelijke beleidsvoorbereiding Algemene wetenschappelijke beleidsvoorbereiding wordt als een apart beleidsterrein beschouwd omdat het op ieder beleidsterrein plaatsvindt. De rijksoverheid wil haar strategische beleidsvorming op basis van wetenschappelijk onderzoek formuleren. Verschillende planorganen verrichten zelfstandig, onafhankelijk onderzoek teneinde de overheid een objectief advies te geven over toekomstig beleid. Het onderzoek en advies omvat meerdere beleidsterreinen en is van algemene aard. In de Rapporten Institutioneel Onderzoek wordt het handelen van de rijksoverheid per beleidsterrein in kaart gebracht. Beleid is het doelbewust en doelgericht handelen, gericht op het bereiken van bepaalde doelen met bepaalde middelen 3. Met het begrip beleidsvoorbereiding wordt in een procesmatige benadering verwezen naar de fase voor de beleidsontwikkeling. Alvorens een overheidsorgaan een doel formuleert, dient dit over gegevens, analyses en prognoses te beschikken. Het vergaren van deze informatie wordt in dit rapport beleidsvoorbereiding genoemd. De belangrijkste actoren op het beleidsterrein zijn: de Centrale Commissie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, het Centraal Planbureau, de Centrale Plancommissie, het Sociaal en Cultureel Planbureau, het Begeleidingscollege van het Sociaal en Cultureel Planbureau en het Centraal Planbureau en de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid. Het beleidsterrein is verdeeld in vier deelbeleidsterreinen: statistische gegevensverzameling economische analyse en prognose sociale en culturele analyse en prognose algemene maatschappelijke analyse en prognose Deze selectielijst behandelt alleen het deelbeleidsterrein algemene maatschappelijke analyse en prognose en daarvan de actor Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid. 3 J.H. Baas, Bestuurskunde in hoofdlijnen (Groningen, 1995) 8

9 3.2 Algemene maatschappelijke analyse en prognose Als gevolg van de steeds uitbreidende verzorgingsstaat en de toenemende democratisering, namen in de jaren 60 de taken van de overheid in complexiteit en onderlinge verwevenheid toe. Het werd steeds moeilijker bevonden neveneffecten van beleidsingrepen te taxeren en toekomstige ontwikkelingen te voorzien. Met de oprichting van de (Voorlopige) Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid wilde de regering de tekortkomingen in strategische beleidsvorming teniet te doen. Beleidsvorming op lange termijn zou gebaat zijn bij een gedegen toekomstvisie op maatschappelijke ontwikkelingen. Deze toekomstvisie diende wetenschappelijk gefundeerd te zijn. Derhalve werd de niet louter een wetenschappelijk onderzoeksinstituut. De onderzoeken moesten beleidsrelevant zijn en prioriteiten in beleid aangeven. De zou op basis van wetenschappelijke studie aangeven welke maatschappelijke probleemvelden aandacht verdienen. Voorts wilde men lacunes en overlappingen vermijden. Daartoe zou de het werk van de wetenschappelijke bureaus van de overheid coördineren. De Voorlopige Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid werd in 1972 ingesteld. Omdat een wet in formele zin de nodige voorbereidingstijd zou vergen was besloten een voorlopige raad in te stellen bij Koninklijk Besluit. In 1976 volgde de instelling van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid () door middel van een wet in formele zin. De taken van de verschillen niet wezenlijk van die van de Voorlopige. Centraal bij de werkzaamheden van de staat de bestudering van de toekomstige ontwikkelingen die van belang zijn voor het regeringsbeleid alsmede implicaties daarvan voor dat beleid. In tegenstelling tot de taakomschrijving van de Voorlopige Raad werd bij de taakbeschrijving van de gekozen voor de formulering het verschaffen van informatie in plaats van het adviseren om te benadrukken dat van de geen eigen opinie wordt verwacht maar een wetenschappelijke en objectieve rapportage. De taken van de werden vastgelegd in artikel 2 van de wet: a. het verschaffen van wetenschappelijk gefundeerde informatie ten behoeve van het regeringsbeleid over ontwikkelingen die op langere termijn de samenleving kunnen beïnvloeden en daarbij tijdig wijzen op tegenstrijdigheden en te verwachten knelpunten, probleemstellingen te formuleren ten aanzien van de grote beleidsvraagstukken, en beleidsalternatieven aan te geven; b. het ontwikkelen van een wetenschappelijk gefundeerd kader dat de regering ten dienste staat voor het stellen van prioriteiten en het voeren van een samenhangend beleid; c. het doen van voorstellen inzake het opheffen van structurele tekortkomingen, het bevorderen van bepaalde onderzoekingen en het verbeteren van communicatie en coördinatie, alles ten aanzien van werkzaamheden op het gebied van toekomstonderzoek en planning op langere termijn, zowel binnen als buiten de overheid. Openbaarmaking van de uit te brengen rapporten en overige publicaties vorm een wezenlijk kenmerk van het functioneren van de. 4 De Raad organiseert hiertoe persconferenties, symposia of conferenties. 4 Wet tot instelling van een Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (Instellingswet ) Memorie van Toelichting nr. 3, Kamerstuk , zitting

10 4. Selectiecriteria 4.1 Algemene selectiecriteria Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG. Algemene selectiecriteria zijn van toepassing op alle handelingen van de actoren, ongeacht op welk beleidsterrein van de overheid deze handelingen worden verricht. De algemene criteria worden hieronder vermeld. In hoofdstuk 5 worden de handelingen van de opgesomd. Na de selectiewaardering is aangegeven op welk criterium deze waardering is gebaseerd. Tevens is vermeld in welke periode de betreffende handeling is verricht, het product van de handeling en welk handelingnummer het krijgt, aansluitend op het laatste handelingnummer 203 van de bestaande selectielijst van het handelen op het beleidsterrein algemene wetenschappelijke beleidsvoorbereiding, (vastgesteld op 2 juni ) Algemene Selectiecriteria Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren) Algemeen selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op de voorbereiding en de bepaling van beleid op hoofdlijnen. 2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen 3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie 5 Stcrt. 1999, 22. p. 5 10

11 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen 5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt 6. hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. 4.2 Uitzonderingsclausule In gevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang van vernietiging worden uitgezonderd. 11

12 5. Selectielijst 5.1 Leeswijzer De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd: Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert. Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht. : dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item. Grondslag: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. Waardering: dit geeft aan of de neerslag bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden. 12

13 5.2 Lijst van handelingen Benoeming en ontslag van de leden van de 204. Handeling Het doen van voorstellen aan de Minister-president, minister van Algemene Zaken, over de benoeming van een adviserend lid van de Correspondentie Grondslag/Bron Instellingswet., art. 6.2 Waardering V 5 jaar Organisatie en werkwijze van de 205. Handeling het stellen van nadere regels omtrent de werkwijze van de Werkwijzers Grondslag/Bron Besluit van 6 november 1972 (Stb. 590), art. 13 en Instellingswet, art 14 Waardering B (4) Initiëring en uitvoering van algemene maatschappelijke prognoses 206. Handeling Het (laten) verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek Onderzoek- en studierapporten conceptrapporten, (tussentijdse) rapportages, verslagen van de projectgroepvergaderingen Grondslag/Bron Besluit van 6 november 1972 (Stb. 590), art. 6 en Instellingswet, art 10 Waardering B (6): Eindproducten; onderzoek en studierapporten t.b.v. wetenschappelijke verantwoording V10: Voor de conceptrapporten, rapportages en verslagen 13

14 207. Handeling Het vaststellen van de inhoud van rapporten en beleidsstukken NB: de neerslag van deze handeling wordt voornamelijk gevormd door de Raadstukken, de verslagen van de Raads- en Stafvergadering alsmede het werkprogramma en aanverwante stukken Grondslag/Bron Besluit van 6 november 1972 (Stb. 590), art. 6 en Instellingswet, art 10 Waardering B (1) 208. Handeling Het adviseren van de regering over maatschappelijke vraagstukken die onderwerp zijn of kunnen worden van het regeringsbeleid Rapporten aan de regering NB.: de neerslag van deze handeling wordt voornamelijk gevormd door de projectgebonden correspondentie, de publicatie, het aanbiedingsformulier, het persbericht en de (regerings) reacties hierop Grondslag/Bron Besluit van 6 november 1972 (Stb. 590), art. 6 en Instellingswet, art 10 Waardering B (1) 209. Handeling Het deelnemen aan en het leveren van een wetenschappelijke bijdrage aan (internationale) netwerken van zusterorganisaties N.B.I: de neerslag van deze handeling wordt voornamelijk gevormd door de relevante correspondentie, rapportages en de reacties daarop N.B.II: bijvoorbeeld participatie in het Network for Strategic Policy Analysis (NSPA) Grondslag/Bron Besluit van 6 november 1972 (Stb. 590), art. 2 en Instellingswet, art 9.3 Waardering Eindproducten: B (1) - bijdrage V5: Overige neerslag 14

15 210. Handeling Het bijdragen aan het maatschappelijk debat door middel van publicaties o.a. artikelen, verkenningen, webpublicaties. (rapporten uitgezonderd. Deze worden als officiële adviezen aan de regering aangeboden, dit zijn de zogenoemde raadsrapporten, zie handeling 208) Grondslag/Bron Interview Waardering B (3) 211. Handeling Het voorbereiden van, deelnemen aan en rapporteren over congressen, symposia, workshops en expertmeetings Voorbereidende stukken, verslagen en publicaties Grondslag/Bron Interview Waardering Eindproducten; B (3) V5: Voorbereidende stukken Evaluatie van de werkzaamheden 212. Handeling Het evalueren van de eigen werkzaamheden Verslagen, rapporten en eigensoortige publicaties, zoals o.a.: Mosterd bij de Maaltijd. 25 jaar 'Verslag en evaluatie van de eerste, tweede, derde en vierde raadsperiode (..)' Rapport Op Koers: Evaluatie Grondslag/Bron Verslag en evaluatie van de vierde raadsperiode, , p.13 Waardering B (2) 15

16 5.3 Concordans Het eerste nieuwe handelingnummer van de selectielijst 2012 sluit aan bij het laatste handelingnummer van de selectielijst Handelingnummer selectielijst 1998 Handelingnummer selectielijst vervallen vervallen en 191 samengevoegd tot en 195 samengevoegd tot , 200 en 201 samengevoegd tot nieuw vervallen 16