MVO-jaarverslag. Op basis van de MVO-wijzer en ISO Gebr. Janssen bv Hagelkruisstraat BD Beugen

Transcriptie

1 MVO-jaarverslag 2013 Op basis van de MVO-wijzer en ISO Januari Gebr. Janssen bv Hagelkruisstraat BD Beugen

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING VOORWOORD WAT IS MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN? ONS MVO-BELEID, DE MISSIE EN VISIE TOELICHTING MVO-SYSTEEM GEBR. JANSSEN BV GEDRAGSCODE DE HUIDIGE GEDRAGSCODE PRESTATIE: DOELSTELLING : WET- EN REGELGEVING DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : GOED BESTUUR DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : PERSONEELSBELEID DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : KLANTENBELEID DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : OMGEVINGSBELEID DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : KETENBELEID DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : MILIEUBELEID DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : COMMUNICATIE DOELSTELLING: PRESTATIE: DOELSTELLING : AANBEVELINGEN TER VERBETERING, EEN BLIK VOORUIT...26 BIJLAGE 1: STAKEHOLDERSANALYSE...27 BIJLAGE 2: ACTIEPLAN DE INITIATIEVEN...28 GEBR. JANSSEN BV Pagina 2 van 30

3 1 INLEIDING 1.1 VOORWOORD Voor u ligt ons MVO jaarverslag over 2013! Met trots presenteer ik u deze rapportage over onze activiteiten en prestaties met betrekking tot het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, zoals dit inmiddels al enige jaren actief is binnen onze organisatie. Een organisatie behoort met geschikte tussenpozen te rapporteren over haar prestaties met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid aan de stakeholders die door de activiteiten van de organisatie worden geraakt. Hiermee willen wij zowel interne, maar zeker ook extern naar onze stakeholders periodiek rapporteren over onze prestaties met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid. Rapporteren aan onze stakeholders willen wij onder andere middels voorliggend MVO-jaarverslag doen. Dit verslag hebben wij dan ook openbaar gemaakt door dit beschikbaar te stellen voor geïnteresseerden. In deze rapportage hebben wij de informatie opgenomen over onze doelstellingen en prestaties inzake de kernthema's en relevante onderwerpen betreffende maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij hebben dit MVO-jaarverslag opgesteld met een eerlijke en open instelling, om zo een eerlijk en volledig beeld te geven van onze prestaties inzake maatschappelijke verantwoordelijkheid, met inbegrip van successen en tekortkomingen, en de manieren waarop wij de tekortkomingen zullen gaan aanpakken. Samen met onze klanten en onze partners in de keten proberen wij te werken aan een veilige en vooral schone omgeving. Middels dit jaarverslag willen wij met u communiceren waar wij voor staan en de weg die wij nog willen gaan om ons in te zetten op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Wij gaan wij ons in certificeren volgens de MVO-wijzer! Hoewel wij daar natuurlijk trots op zijn, is het aan de andere kant ook een natuurlijke keuze. Immers, ook zonder de certificering was MVO al als logische instelling onderdeel van ons beleid. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is niet een beleid welke wij alleen binnen onze eigen organisatie uit kunnen voeren. Om daadwerkelijk het verschil te kunnen gaan maken en zo tot een betere wereld te komen, hebben wij ook de ondersteuning en medewerking van onze stakeholders nodig. Daarom zullen wij alle belanghebbenden in onze keten vragen om met ons hier aan te gaan werken en zo te helpen en mee te denken om te verbeteren in het verantwoord en duurzaam acteren in de omgeving waarin wij wonen en werken. Ik ben er van overtuigd dat wij als organisatie de uitdaging aan durven blijven gaan om onze plicht te vervullen door te werken aan een schonere en prettigere omgeving waar onze kinderen en de medewerkers van morgen prettig in kunnen leven. Tot slot; In dit handboek wordt overal gesproken over Gebr. Janssen BV. Echter, daar waar Gebr. Janssen BV gelezen wordt moet ook gelezen worden; Gebr. Janssen BV Installatie BV, Gebr. Janssen BV Beheer BV, Thermalis BV en Gebr. Janssen Service BV. Voor het leesgemak er is voor gekozen dit als Gebr. Janssen BV weer te geven. Beugen, januari van Houtum GEBR. JANSSEN BV Pagina 3 van 30

4 Directielid en directievertegenwoordiger GEBR. JANSSEN BV Pagina 4 van 30

5 1.2 WAT IS MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN? Wat is MVO? Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) neemt een bedrijf de verantwoordelijkheid voor de effecten van de bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Het bedrijf maakt bewuste keuzes om een balans te bereiken tussen People, Planet en Profit. Bedrijven kunnen zelfs nog een stapje verder gaan en zich richten op nieuwe marktkansen, groei en innovatie met winst voor mens, maatschappij en milieu. Nu en in de toekomst. MVO is de standaard voor ondernemen in de 21ste eeuw. Uitgangspunten zijn hierbij: MVO is een integrale visie op ondernemerschap, waarbij het bedrijf waarde creëert op economisch (Profit), ecologisch (Planet) en sociaal (People) gebied. MVO is verankerd in alle bedrijfsprocessen. Bij iedere bedrijfsbeslissing wordt een afweging gemaakt tussen verschillende stakeholderbelangen: de belangen van betrokken personen, bedrijven en organisaties. MVO is maatwerk. Voor iedere onderneming zien de MVO-activiteiten er anders uit. Dit hangt af van bedrijfsgrootte, sector, cultuur van de onderneming en bedrijfsstrategie. MVO is een proces en geen eindbestemming. De doelen die worden nagestreefd veranderen in de tijd en met elke bedrijfsbeslissing. Er wordt door de onderneming gezocht naar haalbare stappen om de maatschappelijke verantwoordelijkheid vorm te geven. Wat MVO nu per bedrijf precies inhoudt, is niet in een korte tekst uit te leggen. Ook is het niet simpelweg even in 1 zin samen te vatten. Er zijn vele meningen over en vele definities voor bedacht. Belangrijkste aspect vanuit het MVO betreft toch vooral het denken aan en rekening houden met. Daarmee wordt bedoeld dat wij het beleid willen hebben om maatschappelijk verantwoord te ondernemen en hiermee tijdens de keuzes rekening houden. Het MVO maakt daarmee dus onderdeel uit van onze keuzes voor investeringen in nieuwe machines, nieuwe medewerkers, projecten etc. Ook het beleid richting onze medewerkers berust op het denken volgens MVO. Wat houdt dat begrip MVO dan precies in? Het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is uitgewerkt in een norm, de ISO Deze norm geeft de richtlijn aan waar een organisatie aan kan voldoen. Hieruit volgt dat MVO bezig zijn, betekent dat wij ons druk maken om het goed omgaan met de MVO-kernthema s. Deze MVO-kernthema s zijn; - Bestuur van de organisatie - Mensenrechten - Arbeidsomstandigheden - Milieu - Eerlijk zaken doen - Consumentenaangelegenheden - Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap. Door hier per kernthema (zowel in het beleid als in de uitvoering) op maatschappelijk verantwoorde wijze mee om te gaan, wordt bereikt dat we met z n allen ons steentje bijdragen aan een beter milieu en gezamenlijk binnen een sociaal prettige werkomgeving ons werk kunnen doen. GEBR. JANSSEN BV Pagina 5 van 30

6 Hoe heeft Gebr. Janssen hier een invulling aan gegeven? De MVO-wijzer! Graag wil Gebr. Janssen ook aan de buitenwereld laten zien dat wij ook daadwerkelijk ons bezig houden met MVO. Een van de manieren om dit te doen is het te certificeren volgens de MVO-wijzer, of in ieder geval vast te handelen naar de richtlijnen in de MVO-wijzer (zie ook De MVO-Wijzer is een gefaseerd model. De eerste fase omvat een MVO-Zelfevaluatie, waarbij medewerkers en leidinggevenden zelfstandig, via een internetapplicatie, stellingen beantwoorden. Zij geven hierbij een oordeel over de ontwikkeling van MVO binnen hun organisatie. De stellingen zijn gebaseerd op de negen MVO-thema s: externe eisen, interne gedragscode, goed bestuur, personeel, klant, keten, omgeving, milieu en communicatie. Deze MVO-Zelfevaluatie kan, bij een positieve beoordeling van een onafhankelijke partij, resulteren in een MVO-Verklaring. De tweede fase is de MVO-Certificering. Na het behalen van een MVO-Verklaring kan de organisatie ervoor kiezen zich te laten certificeren. Een aantal bij De MVO-Wijzer aangesloten certificerende instellingen zijn bevoegd deze beoordeling uit te voeren. Het succesvol doorlopen van dit traject, leidt tot een MVO- Certificaat. Na eerst de MVO-scan (1 e fase) succesvol te zijn doorlopen, is Gebr. Janssen vervolgens ook van plan gecertificeerd te worden volgens de MVO-wijzer. In de praktijk betekent dit vervolgens dat we een sociaal en maatschappelijk beleid voeren naar onze medewerkers en opdrachtgevers. Naar onze omgeving lopen diverse trajecten om de omgang met de omgeving, het milieu en elkaar positief te promoten. GEBR. JANSSEN BV Pagina 6 van 30

7 1.3 ONS MVO-BELEID, DE MISSIE EN VISIE Gebr. Janssen Beugen & Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in 2013 Uitgewerkt door van Houtum, 8 september Gebr. Janssen is een organisatie die zich bezig houdt met het adviseren, ontwerpen, installeren en monteren van dakbedekkingen, installatietechniek, sanitair en riooltechniek. De organisatie hecht veel waarde aan goede service. Kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid staan hierbij hoog in het vaandel. Bovendien willen ze een degelijke én innovatieve partner zijn. Degelijk als het gaat om kwaliteit, vakmanschap, betrouwbaarheid en betrokkenheid, innovatief op het gebied van materialen, werkwijze en branchebetrokkenheid. Gebr. Janssen is een flexibele en veelzijdige partner, met een duidelijke werkwijze: afspraak = afspraak. Gebr. Janssen is een familiebedrijf met een rijke historie sinds 1886 en is daar trots op. Nog steeds leiden nazaten van de familie Janssen het bedrijf. Sinds 2011 mag Gebr. Janssen het predikaat 'Bij Koninklijke Beschikking Hofleverancier' voeren. Een bijzondere en unieke onderscheiding die staat voor bewezen kwaliteit, soliditeit en continuïteit van het bedrijf en het respect, de waardering en het vertrouwen van de vorstin symboliseert. Daar is Gebr. Janssen natuurlijk enorm trots op! Dit betekent overigens niet dat onze klanten van koninklijke huize komen. Laten we het simpel zeggen: Gebr. Janssen uit Beugen is niet de eerste de beste. Ze heeft een staat van dienst die het koningshuis waardig is. De termen duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) staan maatschappelijk in het middelpunt van de belangstelling. Ook Gebr. Janssen moet naast het behalen van financieel rendement (profit), ook zorgvuldig omgaan met het milieu (planet), de werknemers en de mensen in de lokale omgeving (people). We moeten en kunnen iets doen. Mensen en organisaties hebben namelijk de verantwoordelijkheid om op een bewuste wijze met onze sociale en natuurlijke omgeving om te gaan. MVO is de standaard voor ondernemen in de 21 e eeuw; uitgangspunten hierbij zijn: MVO is een integrale visie op ondernemerschap, waarbij het bedrijf waarde creëert op economisch (Profit), ecologisch (Planet) en sociaal (People) gebied; MVO is verankerd in alle bedrijfsprocessen. Bij iedere bedrijfsbeslissing wordt een afweging gemaakt tussen verschillende stakeholderbelangen: de belangen van betrokken personen, bedrijven en organisaties. MVO is maatwerk. Voor iedere onderneming zien de MVO-activiteiten er anders uit. Dit hangt af van bedrijfsgrootte, sector, cultuur van de onderneming en bedrijfsstrategie; MVO is een proces en geen eindbestemming. De doelen die worden nagestreefd veranderen in de tijd en met elke bedrijfsbeslissing. Er wordt door de onderneming gezocht naar haalbare stappen om de maatschappelijke verantwoordelijkheid vorm te geven. In het kort: Duurzaam ondernemen/maatschappelijk verantwoord ondernemen: maximaliseer je bijdrage aan mens, natuur & milieu en economie, en hou rekening met de behoeften van nu en toekomstige generaties. Blijf duurzaamheid daarbij binnen je netwerk promoten; de beloning is goodwill en nieuwe partners. Het verzilveren van MVO-meerwaarde: organisaties mogen en moeten profijt hebben van hun MVOinspanningen. Dit kan zich uiten in diverse voordelen. Voordelen van MVO die de praktijk hebben bewezen: - Risicoreductie - Licentie to operate - Hogere efficiëntie, lagere kosten GEBR. JANSSEN BV Pagina 7 van 30

8 - Meer creativiteit en innovatie - Beter klantcontact - Nieuwe marktsegmenten - Positieve publiciteit, beter imago - Aantrekkelijke werkgever - Hogere medewerkerbetrokkenheid - Stijging arbeidsproductiviteit MVO en duurzaamheid staan wel op het netvlies van Gebr. Janssen, maar er is te weinig aandacht voor. Veel keuzes worden vaak onbewust genomen met MVO in gedachten. Hier is sprake van een misfit tussen de omgeving en de organisatie omdat de omgeving een groeiende vraag kent naar aandacht voor MVO. Een voorbeeld: steeds meer wordt bij selectieprocedures voor het selecteren van aannemers en gespecialiseerde bedrijven door de opdrachtgevers gekeken naar diverse punten om te beoordelen welk bedrijf het best passend is. Enkele van deze punten zijn specialisatie, geografische ligging, reputatie et cetera. Hiervan is MVO ook een punt. Om MVO en duurzaamheid meer handen en voeten te geven zal dit verankerd moeten worden in de organisatie. Dit is dan ook de huidige hoofddoelstelling van Gebr. Janssen. Gebr. Janssen zal een reis moeten gaan ondernemen om MVO en duurzaamheid te verankeren. Ze zal haar horizon moeten gaan verbreden. Wat gebeurt er om ons heen, zowel lokaal, regionaal, nationaal als mondiaal. Ze zal inzicht moeten krijgen in hetgeen ze al MVO doet en hetgeen MVO mogelijk is. Ze zal verantwoordelijkheid moeten nemen en keuzes moeten maken op korte termijn en lange termijn op diverse gebieden zoals onder meer financieel, organisatorisch en technisch gebied. Dit behoeft aanpassingen in denk- en werkwijzen. Daarbij zullen drempels en hordes genomen moeten worden op het gebied van onder andere bewustwording, cultuur, maatregelen, vastgeroeste patronen. Welke route en welk hulpmiddel wordt hierbij genomen? Certificeren? Veel vragen om te beantwoorden! Een vraag daarbij is nog: behoeft de MVO-missie & visie aanpassingen? MVO Mission Statement: Gebr. Janssen BV neemt haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en wil bij alle activiteiten, in het bijzonder het faciliteren van duurzame oplossingen en energie besparen, continu een juiste balans vinden tussen verantwoorde sociale, milieu en economische effecten. Door het voortdurend analyseren van de impact van de bedrijfsvoering op mens en milieu, verbeteren we die processen waarbij de beste resultaten geboekt worden met het minimaliseren van de negatieve en maximaleren van de positieve impact. GEBR. JANSSEN BV Pagina 8 van 30

9 1.4 TOELICHTING MVO-SYSTEEM GEBR. JANSSEN BV Teneinde de omgang met de diverse MVO-aspecten te kunnen waarborgen en verbeteren is het wenselijk dat wij de verschillende processen beheersen en bewaken. Hiertoe hanteert Gebr. Janssen BV een MVOsysteem zoals omschreven in het MVO-handboek. In dit MVO-handboek is per MVO-kernthema aangegeven hoe wij daar invulling aan hebben gegeven, waarbij ook is benoemd welke verwachtingen wij daar bij hebben en hoe het controleproces verloopt. Het eindresultaat is een betrouwbaar en continu verbeterend niveau van onze sociale en milieuoverwegingen met betrekking op het effect van onze besluiten en activiteiten op de maatschappij en het milieu. Als inspiratiebron voor het implementeren van MVO hebben wij ISO gebruikt, waarbij de MVOwijzer mede is gebruikt om aan ISO concretere invulling te geven. Van hieruit is een systeem van Missie & Visie, inventarisatie huidige situatie, jaarplan, communicatie en uitvoering, controle en evaluatie middels een MVO-jaarverslag opgebouwd, zoals in het schema hieronder is weergegeven. In dit schema zijn tevens onderdelen van de thema s benoemd. Per thema is verdere uitleg gegeven in het betreffende hoofdstuk in dit Handboek MVO. Jaarcyclus MVO-systeem Met als basis een lange termijn visie, is het MVO-systeem opgezet vanuit de gedachte om middels een Plan- Do-Check-Act-cyclus (PDCA) op jaarbasis het systeem toe te passen en bij te stellen waar nodig. Plan Hiertoe is gestart met het opstellen van beleid, de MVO-beleidsverklaring en de gedragscode en te beoordeling op welke vlakken nog uitbreiding of verbetering van het beleid wenselijk is. Dit wordt jaarlijks door de directie bepaald, mede vanuit de resultaten van het voorgaande jaar. Do Matrix met doelstellingen middels het actieplan. Hierin uitwerking van welke acties enz. er zijn. Uitvoering van het jaarplan, doorvoeren van maatschappelijke projecten, sponsoring, gezond milieubeleid, werken conform wet- en regelgeving, klanttevredenheid behouden, transparantie, ethisch gedrag, respect voor belangen stakeholders. Check Ter bewaking en verbetering is er ten slotte de interne audit, waarin jaarlijks het gehele MVO-systeem wordt doorgenomen en besproken. Aan de hand van de actielijst waarin alle vereisten vanuit de MVOwijzer zijn opgenomen, wordt beoordeeld in hoeverre wij hier nog een gedegen invulling aan geven en waar mogelijk nog verdere verbetering mogelijk is. Bij afwijkingen of verbetermogelijkheden worden waar nodig corrigerende maatregelen getroffen en doorgevoerd in het systeem. De resultaten van de interne audit worden in de actielijst vastgelegd. Act Een voortgangsrapportage en trendanalyse wordt middels een jaarverslag gerapporteerd aan de directie en kan tevens als MVO-jaarverslag gepubliceerd worden aan de stakeholders. Het jaarverslag wordt besproken binnen de directie. Hieruit kan mogelijk bijstelling van het MVO-beleid volgen, wat vervolgens weer als input voor de doelstellingen voor het volgende jaar geldt. GEBR. JANSSEN BV Pagina 9 van 30

10 Samenhang MVO-systeem De samenhang van het MVO-systeem is schematisch weergegeven in onderstaand schema. Hierin is duidelijk zichtbaar gemaakt dat vanuit de MVO-missie en visie en de kernthema s vanuit ISO 26000, zoals de wettelijke en andere eisen, sociale aspecten en milieuaspecten een Maatschappelijk verantwoord beleid en gedragscode is opgesteld en middels de methode Plan Do Check Act is geïmplementeerd. GEBR. JANSSEN BV Pagina 10 van 30

11 2 GEDRAGSCODE 2.1 DE HUIDIGE GEDRAGSCODE Inleiding door het managementteam Gebr. Janssen bv is een gerenommeerd bedrijf in sanitair, dakbedekking, riool- en installatietechniek. Kwaliteit en vakmanschap, daar staan we voor. Dag in, dag uit, al meer dan 125 jaar. Gebr. Janssen bv kent een aantal vakgebieden. Gestart als dakdekker, uitgegroeid tot specialist op het gebied van sanitair, riool en installatietechniek. Omdat het een meestal gepaard gaat met het ander en wij graag compleet werk leveren. Zoals echte vakmannen betaamt. Gebr. Janssen bv is een zelfstandig bedrijf met de kennis, kwaliteit en innovaties van de grotere organisaties. Gebr. Janssen bv houdt de perfecte balans tussen de voordelen van klein en die van groot. De medewerkers doen niet meer dan nodig is en niet minder dan moet. Zo wordt de kwaliteit en prijs in een betrouwbare balans gehouden. De bedrijfsprocessen zijn zakelijk, maar de aanpak persoonlijk gericht. Die mix zorgt voor de juiste balans in relaties met eigen medewerkers, opdrachtgevers, onderaannemers en toeleveranciers. Gebr. Janssen bv wil daarbij een betrouwbare onderneming zijn. Wij zijn ons bewust van onze rol in de maatschappij en de verantwoordelijkheid naar alle partijen die met ons te maken hebben. Deze verantwoordelijkheid krijgt vorm in de manier waarop wij zaken doen. Wij zijn ons bewust van onze verantwoordelijkheid en zijn aanspreekbaar voor de gevolgen van ons handelen. De gedragsnormen die wij hanteren zijn vastgelegd in deze gedragscode. De gedragscode is een instructie die geldt voor Gebr. Janssen bv, zijn medewerkers en de inleners / ZZP-ers. De code is bedoeld om een praktische rol te spelen bij onze dagelijkse bedrijfsvoering, waarbij ieder van ons deze regels naleeft. Beugen, november 2013 Reikwijdte van de gedragscode Deze gedragscode is van toepassing op de leiding en medewerkers van Gebr. Janssen bv. Gebr. Janssen bv verwacht ook van haar onderaannemers en inleners dat zij conform deze gedragscode handelen. Gebr. Janssen bv handelt vanuit een (mede)verantwoordelijkheid ten opzichte van medewerkers, opdrachtgevers, toeleveranciers en onderaannemers, de bedrijfstak en de samenleving in het algemeen. De inhoud van deze verantwoordelijkheid in het kort: Medewerkers: goede en veilige arbeidsomstandigheden en concurrerende arbeidsvoorwaarden: mogelijkheden voor persoonlijke groei, benutten van ieders capaciteiten en gelijke kansen. Opdrachtgevers/klanten: een passend aanbod van producten en diensten, helderheid over verantwoordelijkheden, risico s en andere condities in contracten en in de uitvoering van projecten. Onderaannemers: ook naar onze onderaannemers willen wij een passend aanbod van tarieven, voorwaarden en werkpakket bieden. Middels vastgelegde afspraken en heldere opdrachten een gezonde werksfeer creëren. Van onze onderaannemers verwachten wij in return dat ook zij zich conformeren aan de Gedragscode. Gedragsnormen Wij voeren onze activiteiten uit op basis van eerlijkheid, integriteit en openheid. Wij respecteren de rechtmatige belangen van diegenen met wie wij betrekkingen onderhouden. Discriminatie van en door medewerkers en belanghebbenden, in welke hoedanigheid dan ook betrokken bij de onderneming, wordt niet geaccepteerd. GEBR. JANSSEN BV Pagina 11 van 30

12 Naleving van de wet en regelgeving Gebr. Janssen bv verplicht zich ertoe wettelijke en andere eisen en regelgeving na te leven, dit inclusief de eigen beleidsafspraken en instructies. Medewerkers Gebr. Janssen bv verwacht van haar medewerkers dat zij professioneel en eerlijk werken en zakendoen met anderen, binnen en buiten de onderneming. Opdrachtgevers Gebr. Janssen bv wil producten en diensten aanbieden op basis van een goede prijs-kwaliteitverhouding. Wij streven naar duurzame producten en diensten. Gebr. Janssen bv is afhankelijk van het vertrouwen van haar opdrachtgevers. Het verwerven en uitvoeren van opdrachten gebeurt dan ook in een zuiver zakelijke, integere en transparante verhouding. Integriteit In de samenwerking met klanten, onderaannemers en leveranciers doet Gebr. Janssen bv zaken in openheid en onderling vertrouwen. Professionaliteit en integriteit gaan daarbij hand in hand. Besluiten worden genomen op basis van zakelijke overwegingen, zonder elkaars onafhankelijkheid in gevaar te brengen. Dit vertaalt Gebr. Janssen bv naar de volgende regels: Gebr. Janssen bv verwacht dat medewerkers daadwerkelijke of schijnbare belangenverstrengeling tussen persoonlijke en zakelijke belangen vermijden. In het zakendoen maken medewerkers van Gebr. Janssen bv objectieve en zakelijke afwegingen. Zo is het de medewerkers niet toegestaan geschenken, giften of diensten te leveren of aan te nemen resp. van anderen, als hiermee de onafhankelijkheid in gevaar komt of de indruk kan worden gewekt dat dit het geval is. Relatiegeschenken moeten derhalve zowel bij het geven als ontvangen binnen redelijke grenzen blijven en mogen een tegenwaarde van 100 niet overschrijden. Geschenken of giften in contanten mogen nooit worden aangenomen. Onder geschenken of diensten vallen niet de uitnodigingen voor niet-zakelijke activiteiten in het kader van relatiebeheer. Hiervoor is altijd de toestemming van de directeur nodig. Wanneer de medewerker van Gebr. Janssen bv als gastheer optreedt, is hij altijd zelf bij de niet-zakelijke activiteit aanwezig. Het ingaan op of organiseren van niet-zakelijke activiteit is nooit toegestaan als hiermee de onafhankelijkheid van de genodigde in gevaar kan komen of de indruk kan worden gewekt dat deze in gevaar komt. Bij de organisatie van of deelname aan niet-zakelijke activiteiten wordt bij voorkeur een relatie gelegd met het werk (bijvoorbeeld een projectbezoek) of gekozen voor publieke evenementen. Transparantie naar onze zakelijke partners Gebr. Janssen bv streeft ernaar op professionele wijze samen te werken met toeleveranciers, onderaannemers, afnemers en andere zakenpartners. Gebr. Janssen bv wil op een eerlijke manier zakendoen in de lijn van deze gedragscode en verwacht dit ook van haar partners. Ook het verkrijgen van informatie over deze partners gebeurt op een wettige manier. Hiertoe worden de offertes degelijk opgebouwd op basis van een verantwoorden en controleerbare normstelling. We hanteren realistische prijzen. Offertes worden uitgebracht nadat we over voldoende informatie beschikken, vooraf worden leveringsvoorwaarden en/of inkoopvoorwaarden getoetst op het voldoen aan de eisen. Wij staan toe dat onze opdrachtgevers ons toetsen op het voldoen en naleven van de Gedragscode. Hiertoe verlenen wij de medewerking en verstekken we benodigde informatie voor controle op juistheid van de aangeleverde informatie en offertes. GEBR. JANSSEN BV Pagina 12 van 30

13 Samenleving en omgeving Gebr. Janssen bv voert haar bedrijfsactiviteiten uit vanuit een breed maatschappelijk bewustzijn: goed burgerschap met de wet als minimumnorm. Volgens de naar de stand van de techniek beste veiligheids- en milieunormen en volgens algemeen aanvaarde normen en waarden. Gebr. Janssen bv houdt hierbij rekening met haar belanghebbenden, de sociale en natuurlijke omgeving door dit in de besluitvorming mee te nemen. Innovatie Gebr. Janssen bv zal innovatie bevorderen die is gericht op verhoging van de functionaliteit, duurzaamheid en toegevoegde waarde van haar producten en diensten. Gebr. Janssen bv houdt, waar mogelijk, rekening met de hinder die hierbij voor de omgeving kan optreden en tracht deze zoveel mogelijk te beperken. Belangentegenstellingen Van alle medewerkers van Gebr. Janssen bv wordt verwacht dat zij persoonlijke activiteiten en financiële belangen vermijden die tegenstrijdig zouden kunnen zijn met de belangen van de onderneming. Het is medewerkers verboden persoonlijk gewin voor zichzelf of anderen na te streven door ge- of misbruik van hun positie. Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. Naleving Naleving van deze gedragscode is een essentieel onderdeel van ons succes. Het managementteam ziet er op toe dat alle medewerkers deze gedragsregels kennen, met de werking ervan vertrouwd raken en dat aandacht wordt besteed aan naleving van de in deze code opgenomen instructies. Controle De dagelijkse verantwoordelijkheid wordt gedelegeerd aan de directeur. Hij is ervoor verantwoordelijk dat deze gedragscode wordt toegepast, indien noodzakelijk aangevuld met richtlijnen afgestemd op specifieke omstandigheden. Periodiek wordt de naleving van de gedragscode toetst. Meldpunt Gebr. Janssen bv heeft de financieel directeur aangewezen als vertrouwenspersoon bij wie medewerkers gedragingen die in strijd zijn met deze gedragscode kunnen melden. De medewerker zal van een dergelijke melding geen nadeel ondervinden. Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld. Sancties De gedragscode is geen vrijblijvende zaak. Bij overtreding hierop, volgt een formele waarschuwing. Bij herhaaldelijk in gebreke blijven, volgen uiteindelijk mogelijk arbeidsvoorwaardelijke of financiële sancties. GEBR. JANSSEN BV Pagina 13 van 30

14 2.2 PRESTATIE: Gedragscode Middels de gedragscode hebben wij aangegeven waar wij voor staan en hoe belangrijk Toelichting de directie het vindt om integer zaken te doen. De gedragscode is in 2013 opgesteld door de directie. De inhoud van de gedragscode is Prestatie beoordeeld en als nog actueel en afdoende gekwalificeerd. Wijzigingen aan de inhoud zijn op dit moment dan ook niet nodig. Stakeholders Medewerkers, klanten Medewerkers: Dienen zich bij iedere opdracht aan de gedragscode te houden. Betrokkenheid Klanten: Weten middels de gedragscode wat zij van Gebr. Janssen BV en haar stakeholders medewerkers kan verwachten. De bekendheid met de gedragscode binnen de eigen gelederen, medewerkers, kan worden verbeterd. Niet iedere medewerker is op de hoogte van het bestaan van de Controle gedragscode, laat staan dat men de inhoud kent. Wel kan men globaal aangeven waar dit over gaat en weet men wel dat men hier naar moet handelen. 2.3 DOELSTELLING : Vergroten van de bekendheid van de gedragscode bij de eigen medewerkers. De gedragscode is eind 2013 opgesteld, maar heeft nog geen introductie gekend aan de medewerkers. De bekendmaking en betekenis er van in middels een toolbox uitvoeren. GEBR. JANSSEN BV Pagina 14 van 30

15 3 WET- EN REGELGEVING 3.1 DOELSTELLING: Het betreft het toepassen van branchegerichte, regionale, landelijke en internationale wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens, CAO, Wet Ondernemingsraden, principe van nietdiscrimineren etc. 3.2 PRESTATIE: Wet- en regelgeving Het vaststellen van de van toepassing zijnde wettelijke en andere eisen, controle op Toelichting borging en uitvoering hiervan en het actueel en compleet houden van het overzicht met de wettelijke en andere eisen. De KAM-coördinator beheert het overzicht van de van toepassing zijnde wettelijke en andere eisen op en is verantwoordelijk voor de actualisatie van dit overzicht. Prestatie In het overzicht is opgenomen welke wettelijke en andere eisen van toepassing zijn op de organisatie, inclusief uitwerking er van in artikelnummers, welke gevolgen dit voor ons heeft, of en zo ja, hoe dit geborgd is en wanneer dit voor het laatst is gecontroleerd en door wie. Indien blijkt dat dit niet (of niet volledig) is geborgd, wordt hiervan een doel- of taakstelling gemaakt en opgenomen in het actieplan of op andere wijze als taak in de organisatie weggezet. De beoordeling van de actualiteit vindt plaats vooraf aan het opstellen van de directiebeoordeling (managementreview), waarbij bekeken wordt of alle reeds benoemde wet- en regelgeving in de voorgaande periode is gewijzigd en of wij nog aan de wet- en regelgeving voldoen. Tevens wordt beoordeeld of het overzicht compleet is, of dat er nieuwe wet- en regelgeving van toepassing is. De module m.b.t. het activiteitenbesluit wordt weer ingevuld, om te controleren of er wijzigingen zijn. Stakeholders Directie, medewerkers, klanten Betrokkenheid stakeholders Controle Bevoegd gezag: Bedrijfsvoering voldoet aan wet- en regelgeving. Medewerkers: Kunnen vertrouwen op een veilige en gezonde werkomgeving, waarbij altijd getracht wordt aan alle regelgeving te voldoen en hen hierbij te voorzien van de middelen en methodes. Klanten: Kunnen vertrouwen op een betrouwbare zakenpartner. Jaarlijks, in het eerste kwartaal. 3.3 DOELSTELLING : De module van het activiteitenbesluit weer invullen, om vast te stellen of er wijzigingen van toepassing zijn vanuit de milieuwetgeving. Overzicht wet- en regelgeving uitbreiden met regelgeving m.b.t. het personeel (zoals de Wet poortwachter) en m.b.t. de bedrijfsvoering (zoals Registratie- en rapportageplicht KvK, arbeidstijdenwet enz.) GEBR. JANSSEN BV Pagina 15 van 30

16 4 GOED BESTUUR 4.1 DOELSTELLING: Goed bestuur omvat het gehele systeem van het besturen van een organisatie en de bijbehorende besluitvormingsprocessen. De aanwezigheid van een eenduidige missie/ visie die gekoppeld is aan (meer)jaarplannen, risicoanalyses, beheersplannen, managementinformatie etc. Maar zeker ook de voorbeeldrol die het management heeft binnen de organisatie op het gebied van MVO. 4.2 PRESTATIE: Goed bestuur Toelichting Goed bestuur wordt met name geborgd middels het VCA en de BRL s. Van daaruit is het belang van klanttevredenheid, veiligheid op de projecten en correct, vakkundig uitvoeren van de projecten goed geregeld. Intern bestaat er duidelijkheid over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en is voor een ieder helder hoe de projecten uitgevoerd moeten worden. De klant staat daarbij altijd centraal. De Missie en Visie zijn beschreven en nog actueel bevonden. Zie ook hfst 1 van dit verslag. Dit is verder uitgewerkt middels beleidsdoelstellingen en een actieplan. De directie heeft een duidelijke visie m.b.t. de belangrijke partijen, zowel negatief als positief. Hier is onlangs ook een stakeholdersanalyse voor opgesteld, waarbij per stakeholder is beoordeeld hoe zij staan t.o.v. de kernthema s en dit in relatie tot het belang en de invloed hierop op onze onderneming. Deze opzet is eind 2013 voltooid, maar zal in verder geoptimaliseerd kunnen worden. Bedrijfsrisico s zijn bekend bij de directie. Een uitgebreide rapportage hiervan is in de maak, hiervoor zijn studenten gevraagd van de hogeschool Bedrijfseconomie. Prestatie Middels functieomschrijvingen zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Tevens zijn er handboeken t.b.v. de BRL s en VCA, waarin per procedure is beschreven wie welke taak of processtap daarin dient uit te voeren. Hiermee is nog altijd duidelijkheid in de TVB s. De financiële afdeling en directie hebben een actief en actueel inzicht in de financiële status. De controle en beheersing wordt met voldoende regelmaat en niveau uitgevoerd en tevens door accountants bewaakt. Bij de aanname en uitvoering van de projecten worden de wensen van onze belanghebbenden meegenomen in de besluitvorming. De wensen van de klant zijn daarbij uiteraard van zeer groot belang. Gezien de zeer geringe hoeveelheid klachten en hoge klanttevredenheid is aangetoond dat de beleving bij de klant ook aangeeft dat wij inderdaad haar belangen meenemen in onze uitvoering en besluitvorming. Stakeholders Medewerkers, klanten, banken, aandeelhouders Betrokkenheid stakeholders Controle Medewerkers: Middels helderheid in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Klanten: Bij de aanname en uitvoering van de projecten wordt het belang en eisen van de klant altijd meegenomen in de besluitvorming en uitvoering. Banken en aandeelhouders: Goede uitvoering zorgt voor tevreden klanten. Dit resulteert ook in herhaalopdrachten en tijdige betalingen, dus een goede orderportefeuille en dus ook in een financieel gezonde onderneming. Middels interne audits wordt het kwaliteitssysteem, PDCA-cyclus, functieprofielen enz. jaarlijks getoetst. De accountant beoordeelt de financiële administratie. GEBR. JANSSEN BV Pagina 16 van 30

17 4.3 DOELSTELLING : Opzetten van een kwaliteitssysteem conform ISO Daarbij in eerste instantie de procedures inrichten, alle vereiste documenten en systematiek van een aantoonbare Plan-Do-Check-Act-cyclus. Dit alles in een nieuw KAM-handboek beschrijven. Mogelijk volgt later ook certificering, maar dat is niet de primaire insteek. Nieuwe stakeholdersanalyse verder optimaliseren, om zo meer inzicht in de invloed van belangrijke partijen op onze bedrijfsvoering te krijgen. Complementeren en actualiseren van de functieomschrijvingen. Daarin ook taken m.b.t. MVO en de kernthema s opnemen. Afronding Risicoanalyse door de studenten van de Fontys Hogeschool te Eindhoven (bedrijfseconomie, derde jaars). GEBR. JANSSEN BV Pagina 17 van 30

18 5 PERSONEELSBELEID 5.1 DOELSTELLING: Het betreft een goede wederzijdse relatie tussen werknemer en werkgever. Deze komt tot uitdrukking in een verantwoord personeelsbeleid. Met daarin de uitwerking van thema s zoals arbeidsomstandigheden, deskundigheidsbevordering, overlegstructuur, inspraak, klachtenbehandeling en functionerings en/ of beoordelingsgesprekken. Er wordt gestreefd naar een optimaal, duurzame inzet van medewerkers. Letsel door arbeid moet worden voorkomen. 5.2 PRESTATIE: Personeelsbeleid Streven naar duurzame inzet van medewerkers. Toelichting Arbeidsomstandigheden optimaliseren. Voorkomen letsel door arbeid. Binnen Gebr. Janssen BV wordt gewerkt met een actief beleid op personeelsgebied. Er is een correcte en actuele registratie van opleidingen en opleidingseisen. Veiligheidstrainingen en instructies worden gehouden, onder andere via toolboxmeetings en het uitreiken van een VGM-handboek aan alle operationele medewerkers. Waar nodig worden Persoonlijke Beschermingsmiddelen verstrekt. Op de uitvoering is met regelmaat toezicht, waarbij tevens vastlegging plaatsvindt middels de werkplekinspecties. Om de omstandigheden steeds verder te verbeteren en de uitvoering steeds veiliger te maken, is er een VCA-systeem actief waarbinnen de RI&E een belangrijke positie inneemt. Verder is door een van de directieleden, tevens KAM-coördinator, het boekje Veilig werken op daken. Ben met je VAK bezig uitgebracht. In dit boekje is een antwoord gegeven op de belangrijke vraag waarom mensen de hen aangereikte middelen en methoden op het gebied van dakveiligheid niet gebruiken. Prestatie Met alle medewerkers zijn de afspraken vastgelegd middels een arbeidsovereenkomst. Jaarlijks vinden functioneringsgesprekken plaats, waarbij voor de medewerker tevens ruimte is om zijn of haar wensen m.b.t. opleidingen en arbeidsomstandigheden aan te geven. Het beleid is vastgelegd en bekend gemaakt middels de beleidsverklaring en gedragscode, waarbij ook de vertrouwenspersoon is vastgelegd. Dit is ook in het VGMhandboek opgenomen en wordt met regelmaat (minimaal eens per 3 jaar) herhaald. Er is een actieve personeelsvertegenwoordiging middels een medezeggenschapsraad. Vanuit de medewerkers zijn er geen signalen dat er een formelere vertegenwoordiging middels een OR gewenst zou zijn. Mocht een medewerker een klacht hebben, dan kan hij of zij deze altijd melden bij de directie. De factor MVO is voor nieuw personeel opgenomen in de inwerkprocedure en sollicitatieprocedure, maar zal nog tot meer uitvoering en bekendheid kunnen komen. Klachtenprocedure is ongewijzigd. Stakeholders Klanten, medewerkers, aandeelhouders GEBR. JANSSEN BV Pagina 18 van 30

19 Betrokkenheid stakeholders Controle Klanten: Goed personeelsbeleid leidt tot goed opgeleide medewerkers, wat de uitvoering voor de klant ten goede komt. Door het voorkomen van ongevallen, is er ook geen stagnatie van de uitvoering. Medewerkers / Inleners: Goed personeelsbeleid leidt tot een veilige en gezonde werkomgeving. Arbeidsomstandigheden Aandeelhouders: Laag verzuim betekent een positiever resultaat en beter imago. Middels interne audits wordt het KAM-systeem, dus ook de VCA-norm en het VGMsysteem jaarlijks getoetst. Tijdens de interne audit in 2013 zijn hier geen afwijkingen bij vastgesteld. De RI&E wordt actueel gehouden, waarbij ook het plan van aanpak wordt bijgewerkt en uitgevoerd. Hiermee ontstaat weer een mogelijkheid tot verdere verbetering van het personeelsbeleid. 5.3 DOELSTELLING : Vertrouwenspersoon bekend maken. De RI&E updaten. Programma opzetten Arbeid & Gezondheid. Via werkplekinspecties wordt gekeken naar duurzaamheid en efficiency. MVO meer bekend maken bij medewerkers, zoals de gedragscode en wat de directie hier mee wil uitdragen. MVO kan nog met meer nadruk opgenomen worden in de inwerkprocedure voor nieuw personeel, wellicht is ook herhaling naar bestaand personeel geen overbodige actie. GEBR. JANSSEN BV Pagina 19 van 30

20 - 6 KLANTENBELEID 6.1 DOELSTELLING: Bij klantenbeleid betreft het onder andere eerlijk en volledig informeren van de klant, beschermen van de gezondheid en veiligheid van klanten, duurzame consumptie, service naar klanten, geschillenoplossing, voorkomen van misleiding, werken volgens reclamecodes en de bescherming van klantengegevens en privacy. 6.2 PRESTATIE: Klantenbeleid Toelichting Naast de medewerkers, geven klanten Gebr. Janssen BV het bestaansrecht. Geen aannemer kan zonder klanten, zo ook Gebr. Janssen BV. Daarom is het beleid t.a.v. de klanten er altijd op gericht te voldoen aan de klantwensen. De uitvoering van de projecten zijn in 2013 zeer naar de wens van de klant verlopen. Gesprekken met klanten ook door de directie geven aan dat Gebr. Janssen BV een graag geziene aannemer is, met als gevolg dat ons veel werk gegund wordt. Met de steeds lastigere markt van aanbestedingen, is juist die gunfactor voor ons zeer belangrijk. Prestatie Bij de totstandkoming van projecten wordt in de basis gezorgd voor een door beide partijen - getekende opdracht of opdrachtbevestiging. Daar waar het vertrouwen groot genoeg is en bij kleinere projecten op uurbasis wordt dit niet altijd schriftelijk bevestigd, hier worden ook niet altijd richtprijzen voor afgegeven. Wel wordt de klant zoveel mogelijk geïnformeerd over de handelwijze. Bij de totstandkoming van de opdracht wordt vooraf altijd correct overleg gepleegd met de klant, waarbij de klant inspraak heeft over de uit te voeren werkzaamheden. De voorwaarden waarvoor de projecten zijn aangenomen zijn vastgelegd in contracten en/of opdrachtbevestigingen. Indien dit wijzigt, gaat dit altijd in overleg met de klant. De algemene voorwaarden zijn ongewijzigd en worden nog altijd gehanteerd. Binnen het kwaliteitssysteem zijn de procedures voor klachten en nazorg ongewijzigd aanwezig. In 2013 zijn er geen serieuze klachten gemeld, de nazorg heeft zich beperkt tot kleine restpunten bij een oplevering. Stakeholders Klanten, medewerkers, aandeelhouders Betrokkenheid stakeholders Controle Klanten: Bij de aanname en uitvoering van de projecten wordt het belang en eisen van de klant altijd meegenomen in de besluitvorming en uitvoering. Helderheid in de opdracht en een beleid dat er op gericht is aan de wensen van de klant te voldoen, leidt tot tevreden klanten. Medewerkers/inleners: Door het goed vastleggen van de opdracht, is het ook voor de medewerkers duidelijk wat er uitgevoerd dient te worden. Hierdoor geen ontevredenheid en frictie op het werk. Aandeelhouders: Goede uitvoering zorgt voor tevreden klanten. Dit resulteert ook in herhaalopdrachten en tijdige betalingen, dus een goede orderportefeuille en dus ook in een financieel gezonde onderneming. Middels de meting van de klanttevredenheid wordt het klantenbeleid bewaakt. 6.3 DOELSTELLING : Continuering huidige procedures, maar ook uitbreiding en aanpassing door opzetten ISO 9001-systeem. Klachtenregistratie opzetten. GEBR. JANSSEN BV Pagina 20 van 30