Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Transcriptie

1 Raad voor Maatschappelijk Welzijn Toelichting Zitting van 22 november 2017 OPENBARE ZITTING Hoogdringende punten HD _RMW_00212 Minimale levering aardgas winterperiode De minimale levering aardgas kan door OCMW's deze winter opnieuw toegekend worden aan klanten met een aardgasbudgetmeter. OCMW's belissen individueel of er in het systeem gestapt wordt. De sociale dienst stelt voor om in te stappen en de minimale levering van aardgas te garanderen. Verslag vorige zitting _RMW_00192 Verslag open zitting van 18 oktober Het verslag van de vorige zitting wordt ter goedkeuring voorgelegd. Beslissingen secretaris _RMW_00186 Beslissingen secretaris open zitting - Aktename De secretaris nam beslissingen op volgende data : 13/10/2017, 17/10/2017, 20/10/2017, 27/10/2017, 3/11/2017, 10/11/2017 (zie bijlage) Algemeen Bestuur Onthaal en Administratie _RMW_00213 Cipal - agenda buitengewone algemene vergadering op 15 december In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt het OCMW Langemark- Poelkapelle uitgenodigd naar de Buitengewone Algemene Vergadering van Cipal op 15 december Op de agenda : 1. Bespreking en goedkeuring van de begroting voor het boekjaar 2018 met inbegrip van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie. 2. Wijziging van de naam van de vereniging CIPAL naar Cipal en bijgevolg wijziging van artikel 1 van de statuten. 3. Verplaatsing van de zetel naar 2440 Geel, Winkelom 4 en bijgevolg wijziging van de eerste zin van artikel 5 van de statuten. 4. Wijziging van de eerste zin van artikel 2 van de statuten om deze zin te vervangen door volgende zin: Naast gemeenten en provincies kunnen uitsluitend aan de vereniging deelnemen: autonome 1/7

2 gemeentebedrijven, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en hun verenigingen, in zoverre die uitsluitend uit openbare rechtspersonen bestaan, en andere samenwerkingsverbanden, opgericht volgens de bepalingen van het Vlaams Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking (hierna aangeduid als "het decreet"), politiezones, hulpverleningszones, alsook elke andere persoon waarvan de deelname decretaal is toegestaan. 5. Wijziging aan artikel 4bis van de statuten, om er 2 te vervangen door volgende tekst: 2. De vereniging kan overeenkomstig de ter zake geldende decretale voorschriften in eigen naam en voor eigen rekening overgaan tot de onteigeningen die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van haar doelstellingen. 6. Wijziging van artikel 7 van de statuten om dit artikel te vervangen door volgende tekst: De toetreding van een nieuwe deelnemer is afhankelijk van een daartoe strekkende beslissing van het daartoe bevoegde orgaan, dat in het geval van gemeenten of provincies wordt genomen op basis van een onderzoek, eventueel vergelijkend in de mate er zich verschillende beheersvormen reëel aanbieden. Een toetredingsbeslissing kan niet genomen worden in de loop van het jaar waarin verkiezingen voor een algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd. Deze beslissing dient door de algemene vergadering van de vereniging te worden aanvaard. Aan een toetreding kan geen terugwerkende kracht worden verleend. 7. Wijziging van de eerste twee zinnen van artikel 9 van de statuten om deze zinnen te vervangen door volgende tekst: De deelnemer die op enig decretaal toegestaan moment uit de vereniging treedt (hierna ook de uittredende deelnemer) of de uitgesloten deelnemer (hierna ook de uitgesloten deelnemer) kan de vereffening van de vereniging niet vorderen. De uittredende deelnemer kan enkel aanspraak maken op zijn aandeel aan nominale waarde in de vereniging zoals dat blijkt uit de balans van het boekjaar waarin deze uittreding heeft plaatsgehad. 8. Wijziging van artikel 13 van de statuten om dit artikel te vervangen door volgende tekst: 1. De bedragen die bij de toetreding moeten worden onderschreven door de deelnemers, worden bepaald door de algemene vergadering. 2. Het maatschappelijk kapitaal wordt bij de plaatsing volledig in speciën gestort. De algemene vergadering kan evenwel ook, ten belope van een door haar aanvaard bedrag, de inbreng in kapitaal aanvaarden van andere materiële of immateriële goederen die dienstig zijn voor het realiseren van de doelstellingen van de vereniging, zoals onder meer meubilair, programma s, cliënteel, know-how en lopende verbintenissen voor zover deze naar economische maatstaven kunnen worden gewaardeerd, met uitsluiting van verplichtingen tot het verrichten van werk of diensten. Die andere materiële of immateriële inbrengen worden gewaardeerd op grond van een verslag van de commissaris. 3. In elk jaar dat volgt op het jaar van de verkiezingen voor een algehele vernieuwing van de gemeenteraden, kan door de raad van bestuur besloten worden om het kapitaal te verhogen met het oog op de correctie van de verhoudingen tussen de aandelen die de verschillende deelnemers aanhouden. 9. Wijziging aan artikel 15 van de statuten, om er in 2, na de eerste zin volgende zin toe te voegen: De bestuurders vertegenwoordigen alle deelnemers. 10. Wijziging aan artikel 16, 2 van de statuten om er na de eerste zin volgende zinsdeel te schrappen: - op verzoek, naar gelang van het geval, van de provincieraad, van de gemeenteraad of van de raad van bestuur, respectievelijk het bestuursorgaan, die c.q. hen heeft voorgedragen en voor zover een nieuwe kandidaat werd voorgedragen te hunner vervanging 11. Afschaffing met ingang van 1 januari 2019 van het adviescomité - schrapping van artikel 25bis van de statuten. 12. Wijziging aan artikel 36, 1 van de statuten, om er na de laatste zin volgende lid toe te voegen: 2/7

3 Is het aantal vertegenwoordigde stemmen onvoldoende om geldig te beraadslagen en te beslissen, geldt een termijn van 30 kalenderdagen om een nieuwe algemene vergadering bijeen te roepen. 13. Wijziging aan de statuten om er in fine een nieuw hoofdstuk in te voegen, houdende volgende tijdelijke en overgangsbepalingen: HOOFDSTUK VI. Tijdelijke en overgangsbepalingen - Artikel 48 De provincies treden uiterlijk op 31 december 2018 uit. De provinciale aandelen worden overgenomen of vernietigd tegen een tussen de partijen overeen te komen waarde van de overnameprijs of het scheidingsaandeel. 1. Van zodra de provincies niet langer deelnemen in de vereniging, worden volgende bepalingen van de statuten van rechtswege opgeheven: Artikel 2, eerste lid de woorden en provincies ; Artikel 7, eerste lid de woorden of provincies Artikel 15, 2, eerste lid, eerste gedachtestreepje; Artikel 23, 2, eerste lid, de woorden en van de provincieraadsleden op de griffie van de provinciehuizen van de aangesloten provincies ; Artikel 23, 3 de woorden en provincies, de woorden of van de provincieraad en de woorden en provincies ; Artikel 35, zesde lid Iedere provincie mag zich slechts door één vertegenwoordiger laten vertegenwoordigen. Desgewenst kan iedere provincie ook één of meer plaatsvervanger(s) met vermelding van hun onderlinge rangorde aanduiden. Artikel 40, zevende lid de woorden in de provinciehuizen van de deelnemende provincies 2. Van zodra de provincies niet langer deelnemen in de vereniging, wordt in artikel 15, 1 het getal vijfentwintig vervangen door tweeëntwintig. 3. Er wordt volmacht verleend aan de Raad van Bestuur om de statuten te coördineren van zodra de wijzigingen bedoeld in de twee voorgaande paragrafen plaatsvinden. 14. Wijzigingen aan het opschrift van de statuten om deze in overeenstemming te brengen met de genomen besluiten. 15. Toetreding en aanvaarding van nieuwe deelnemer(s). 16. Statutaire ontslagen en benoemingen 17. Machten te verlenen tot uitvoering van de genomen besluiten. In de OCMW-raad van 18 oktober 2017 werd de statutenwijziging van Cipal goedgekeurd. Voor de algemene vergaderingen van Cipal werd dhr Antoon Verstraete aangesteld als vertegenwoordiger. Aan de OCMW-raad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren _RMW_00217 Leveren van brandstof voor voertuigen, werktuigen en gebouwen van gemeente en OCMW lastvoorwaarden, gunningswijze, uit te nodigen firma's en machtiging aan het gemeentebestuur Langemark- Poelkapelle - In overleg tussen het managementteam van gemeente en OCMW werd in 2010 de idee geopperd om samen een overheidsopdracht voor 'leveren van brandstof voor voertuigen en werktuigen van het gemeentebestuur en het OCMW-bestuur Langemark-Poelkapelle' te organiseren. De huidige overeenkomst loopt nog tot 31 december De nieuwe opdracht zou ingaan vanaf 1 januari 2018 voor een termijn van 3 jaar, tot 31 december De raad wordt gevraagd om het bestek en de kandidaat-leveranciers goed te keuren en het gemeentebestuur te machtigen om de procedure ook namens het OCMW te voeren. 3/7

4 Personeel en Organisatie _RMW_00227 Hernieuwen collectieve hospitalisatieverzekering - Het OCMW is sedert 2008 aangesloten bij de collectieve hospitalisatieverzekering van Ethias via een raamovereenkomst afgesloten door de Gemeenschappelijke Sociale Dienst (GSD). De GSD werd in 2017 geïntegreerd in de Federale Pensioendienst (FPD). Na het volgen van een procedure van open aanbesteding, uitgeschreven door de FPD, werd de collectieve hospitalisatieverzekering voor een duur van 4 jaar toegekend aan AG Insurance. In navolging op dit aanbod werd door de personeelsdienst onderhandeld met de huidige verzekeraar, Ethias, en werd een nog voordeliger aanbod ontvangen. Er wordt voorgesteld om de overeenkomst met Ethias te hernieuwen met de nieuwe voorwaarden en prijzen _RMW_00232 Informatieveiligheidsbeleid en -plan gemeente en OCMW Langemark-Poelkapelle - De regelgeving op de privacy en het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer legt bepaalde verplichtingen op aan lokale besturen met betrekking tot het omgaan met persoonsgegevens. Een belangrijk principe is dat personeelsleden enkel toegang mogen hebben tot de informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak. Het is voor de gemeente en het OCMW van Langemark-Poelkapelle dan ook van het grootste belang dat het zijn visie op beveiliging duidelijk omschrijft en bepaalt wie toegang heeft tot welke data en welke beveiligingsmaatregelen daarvoor genomen moeten worden. In veel gevallen zijn maatregelen vastgelegd in regelgeving of normen: de federale Privacywet van 1992, het Vlaamse e-government decreet van 2003 (uiteengezet in de minimale veiligheidsnormen KSZ), de richtsnoeren informatieveiligheid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die Europa ons vanaf mei 2018 oplegt. Om na te gaan welke maatregelen gemeente en OCMW Langemark-Poelkapelle mogelijk dient te nemen in functie van informatieveiligheid en bescherming van persoonsgegevens, werd door de intercommunale Cipal dv (nu C-smart) een scan van de informatieveiligheid van gemeente en OCMW uitgevoerd. Hieruit vloeiden een aantal aanbevelingen voort om de informatieveiligheid van beide te verbeteren. De uit te voeren acties ter realisatie van de aanbevelingen werden gegroepeerd in een meerjarig Informatieveiligheidsbeleidsplan ( ) voor zowel gemeente als OCMW en gecategoriseerd in een aantal beleidsdoelstellingen die vertaald worden in bijhorende acties. Dit plan wordt gecoördineerd door de informatieveiligheidsconsulent die samen met het OCMW werd aangesteld en opgevolgd door de informatieveiligheidscel. De informatieveiligheidscel neemt het informatieveiligheidsbeheer in handen en heeft een adviserende, stimulerende, documenterende en controlerende opdracht. De informatieveiligheidscel is samengeteld uit volgende personen: Informatieveiligheidsconsulent: Katrien Seys Secretaris: Sabine De Wandel Financieel beheerder: Mireille Cappelle Afdelingshoofd Leven: Delfien Denorme Afdelingshoofd Wonen: Dominiek Vancolen Directeur Woonzorgcentrum: Matthias Vanderhauwaert 4/7

5 Afdelingshoofd Algemeen Bestuur Medewerker ICT: Hans Defevere Archivaris/informatiebeheerder: Evelyne Vangelder Financiële dienst _RMW_00209 Budgetwijziging 01/ Vaststelling Budgetwijzigingen zijn die kredietaanpassingen aan het budget die niet door middel van een interne kredietaanpassing kunnen worden doorgevoerd. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de budgetwijziging vast op basis van de voorgelegde cijfers en de verklarende nota ervan. Het ontwerp van budgetwijziging werd op 07/11/2017 elektronisch bezorgd aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het Managementteam adviseerde de budgetwijziging 01/2017 positief op 16/10/2017. De budgetwijzing 01/2017 van het OCMW wordt geagendeerd op de eerstvolgende gemeenteraad. Een kopie van de budgetwijziging wordt aan het college van Burgemeester en Schepenen en de provinciegouverneur bezorgd. Leven Sociale dienst _RMW_00219 Wijziging samenwerkingsprotocol voor de opvang van dak- en thuislozen "De Passage" - Kennisneming In 2014 werd een opvang voor dak- en thuislozen opgericht in Alveringem: De Passage. Om de uitbating van De Passage financieel verder te kunnen verantwoorden, stelt het OCMW van Alveringem een aanpassing van het samenwerkingsprotocol voor _RMW_00226 Aanpassing reglement thuiszorgtoelage - Ter bespreking Op de raad van 20/09/2017 werd beslist om het reglement thuiszorgtoelage te herwerken rekening houdend met de integratie van de sociaal pedagogische toelage vanaf 1 januari 2018 en de versoepeling van de voorwaarden voor de -65 jarigen. HD _RMW_00212 Minimale levering aardgas winterperiode De minimale levering aardgas kan door OCMW's deze winter opnieuw toegekend worden aan klanten met een aardgasbudgetmeter. OCMW's belissen individueel of er in het systeem gestapt wordt. De sociale dienst stelt voor om in te stappen en de minimale levering van aardgas te garanderen. Kinderopvang _RMW_00222 Sluitingsdagen BKO Sluiting van alle opvanglocaties in 2018: Alle feestdagen met uitzondering van 11/07/2018, aangezien dit enkel een feestdag is voor de openbare sector 30/04/2018 (brugdag voor 01/05/2018) 11/05/2018 (brugdag na OLH Hemelvaart) 5/7

6 Herfstvakantie: 01/11/2018 en 02/11/2018 Kerstvakantie: 24/12/2018 tot 01/01/ _RMW_00223 Openingsperiodes verschillende locaties BKO tijdens de vakanties Opening verschillende locaties tijdens de vakanties 2018: De kerstvakantie: o Locatie Poelkapelle op 02/01/2018 met een capaciteitsbeperking van 24 kinderen o Locatie Langemark en Poelkapelle openen van 03/01/2018 tot 05/01/2018 De krokusvakantie, paasvakantie en herfstvakantie: o Alle opvanglocaties openen. De zomervakantie: o 02/07/2018 tot 20/07/2018: BKO Langemark/Poelkapelle/Madonna/ Sint-Juliaan o 23/07/2018 tot 03/08/2018: BKO Langemark opent met capaciteit 52 kinderen (gezien bouwverlof) o 06/08/2018 tot 14/08/2018: BKO Langemark en Poelkapelle openen o 16/08/2018 tot 31/08/2018: BKO Langemark/Poelkapelle/Madonna/ Sint-Juliaan Woonzorgcentrum Woonzorgcentrum _RMW_00214 Levering bijvoeding door Advanced Medical Nutrition - Voor bewoners van het woonzorgcentrum die medische problemen hebben om standaardvoedsel te eten, voorzien we speciale voeding. Hiervoor wordt tweejaarlijks een contract afgesloten _RMW_00224 Bouwen assistentiewoningen - Coördinatie- en begeleidingsopdracht voor het ontwerpen en bouwen van 30 assistentiewoningen (2 fasen van telkens 15 woningen) - factuur 2 - De ontwerper stuurde de factuur 2 (ereloon opvraagbaar tot na publicatie van de opdracht) ter goedkeuring toe _RMW_00228 Vacantverklaring betrekking zorgkundige binnen het woonzorgcentrum - Binnen het zorgteam van het woonzorgcentrum zijn twee halftijdse betrekkingen vacant. Deze moeten worden ingevuld _RMW_00230 Onderhoud van linnen en kledij voor WZC De Boomgaard - Ter beslissing Op 18 oktober 2017 keurde de raad een proces verbaal van ingebrekestelling goed. Het proces verbaal handelt over onregelmatigheden, vastgesteld bij het onderhoud van linnen en kledij, ten laste van Cleanlease NV. Vragen en antwoord _RMW_00189 Vragen en antwoord - Aktename 6/7

7 7/7