LEVERINGSVOORWAARDEN

Transcriptie

1 LEVERINGSVOORWAARDEN 12 december 2018 UBR Personeel i.o. De leveringsvoorwaarden 2019 zijn vastgesteld door de Centraal Opdrachtgever op 12 december mr. H.J.I.M. de Rooij Plaatsvervangend secretaris-generaal Ministerie van Economische Zaken en Klimaat

2 Inhoud 1. Toepassingsgebied en reikwijdte Inleiding Dienstverlening Multidisciplinaire dienstverlening Bedrijfsgeneeskundige dienstverlening Uitgangspunten Algemene verantwoordelijkheden en verplichtingen Opdrachtgever(s): Opdrachtnemer: Opdrachtverstrekking Annulering Geheimhouding, anonimiteit en privacy Huisvesting bij opdrachtgever Reistijd Kwaliteitsborging Klachten en Geschillen Nalatigheid Escalatie Klachten Financiën Financieringsafspraken Tarieven Vaststelling tarieven Facturatie Betalingstermijn Meerkosten BTW Betaling aan derden Rapportages Pagina 2 van 11

3 1. Toepassingsgebied en reikwijdte 1.1 Inleiding De Leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op de dienstverlening van UBR Personeel i.o., hierna de noemen: opdrachtnemer. De Leveringsvoorwaarden gelden voor alle organisaties die gebruik maken van de dienstverlening van de opdrachtnemer, hierna te noemen: opdrachtgever(s) en voor zover ze niet BTW-plichtig zijn. BTW wordt wel doorbelast aan ZBO s, die geen onderdeel van de Staat der Nederlanden zijn. De afspraken in deze Leveringsvoorwaarden zijn bedoeld om duidelijkheid te scheppen tussen opdrachtgever(s) en opdrachtnemer vóór, tijdens en na de uitvoering van de opdracht. Onder opdrachtgever verstaan we een persoon of organisatorische eenheid die namens een organisatie een opdracht verstrekt aan opdrachtnemer voor de levering van producten en diensten. 1.2 Dienstverlening Wij leggen de dienstverlening van opdrachtnemer vast in een Producten- en Diensten Catalogus (PDC). Indien nodig zet opdrachtnemer derden in. Dat gebeurt onder verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. 1.3 Multidisciplinaire dienstverlening Indien opdrachtnemer samen met de drie aanbieders binnen het Rijk (de Belastingdienst, de Dienst Justitiële Inrichtingen en Rijkswaterstaat) diensten levert ten behoeve van één en dezelfde opdracht, dan zorgt opdrachtnemer dat deze diensten gecoördineerd worden aangeboden. Opdrachtnemer fungeert als centraal aanspreekpunt voor de totale opdracht. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het eindproduct. 1.4 Bedrijfsgeneeskundige dienstverlening De tarieven in de PDC 2019 van opdrachtnemer zijn leidend. De tarieven in de onderstaande documenten zijn niet meer actueel. De afspraken opgenomen in de Nadere Overeenkomsten Bedrijfsgeneeskundige dienstverlening (BGD), Addenda BGD en Intentieverklaringen BGD met een einddatum later dan 1 januari 2019 blijven vooralsnog van kracht tot de betreffende einddatum. Pagina 3 van 11

4 2. Uitgangspunten 2.1 Algemene verantwoordelijkheden en verplichtingen Opdrachtgever(s): - blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de invulling van haar eigen werkgeversverplichtingen; - levert jaarlijks de meest recentste organisatiestructuur van de eigen organisatie aan bij opdrachtnemer; - levert tussentijdse structuurwijzigingen in de eigen organisatie aan bij de Single Point of Contact (SPOC) van UBR Personeel i.o.; - zorgt ervoor dat de overeengekomen dienstverlening en de daarbij behorende afspraken en verantwoordelijkheden binnen de eigen organisatie bekend zijn; - is verantwoordelijk voor de toetsing van de opdrachtverlening aan alle voor hem geldende interne besluitvorming en het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen voor de opdrachtverstrekking aan opdrachtnemer; - verstrekt aan opdrachtnemer de Organisatie-identificatienummers (OIN) van het departement en de daarbij behorende organisatieonderdelen; - stuurt offertes binnen tien werkdagen getekend retour inclusief aanlevering van de financiële informatie (in het bijzonder de verplichtingennummers of inkoopordernummers); - is verantwoordelijk voor interne doorbelasting naar de eigen dienstonderdelen (nader uitgewerkt in de DVA); - zorgt ervoor dat alle informatie, materialen of faciliteiten, die opdrachtnemer voor het verrichten van de diensten nodig heeft, tijdig in de gewenste vorm en op de afgesproken wijze ter beschikking komen van opdrachtnemer; - staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde informatie en/of materialen; - informeert opdrachtnemer direct over feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de diensten van belang kunnen zijn; - draagt de extra kosten die voortvloeien uit vertraging in de uitvoering van alle mogelijke diensten die ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde informatie en/of materialen Opdrachtnemer: - geeft invulling aan de algemene verantwoordelijkheden en verplichtingen in het kader van (en passend bij) de zogenaamde werkgeversbijstand: ondersteuning, advisering van en rapportering aan de opdrachtgever bij de uitoefening van zijn werkgeversrol in verband met de relevante wet- en regelgeving of rijksbrede afspraken op het expertisegebied van opdrachtnemer; - heeft een signalerende rol richting de opdrachtgever(s) op het terrein van haar dienstverlening; - levert de diensten en rapporteert periodiek conform paragraaf 3.9 Rapportages ; - draagt zorg voor het binnen de eigen organisatie bekend zijn van de overeengekomen dienstverlening en de daarbij behorende afspraken en verantwoordelijkheden; - zorgt voor personele continuïteit en, indien noodzakelijk, voor adequate vervanging; - draagt de extra kosten die voortvloeien uit vertraging en aantoonbare nalatigheid in de uitvoering van alle mogelijke diensten. Pagina 4 van 11

5 2.2 Opdrachtverstrekking Opdrachtverstrekking Een opdrachtgever kan onder andere dienstverlening aanvragen via: - adviseurs; - managers; - Single Point of Contact (SPOC); - Strategisch Accountmanager (SAM); - Klantcontactcentrum UBR (KCC); - aanmeldformulieren op de website van UBR Personeel i.o. Een opdrachtgever vraagt bedrijfsgeneeskundige dienstverlening aan via de Medische Backoffice van UBR Personeel i.o. Het opstellen van een offerte Als een opdrachtgever dienstverlening op basis van maatwerk afneemt wordt door opdrachtnemer een offerte opgesteld. Opdrachtnemer zorgt voor ondertekening. Het Klantencontactcentrum (KCC) van opdrachtnemer stuurt de getekende offerte vervolgens naar de opdrachtgever. De opdrachtgever retourneert de definitieve offerte, voorzien van een handtekening en voorzien van facturatiegegevens (inclusief verplichtingen-/inkoopordernummer) binnen tien werkdagen. Uitvoeren van de opdracht Opdrachtnemer gaat pas tot uitvoering van de dienst over na akkoord van de opdrachtgever. Bij maatwerkopdrachten geldt een voor akkoord getekende offerte, voorzien van een verplichtingen-/inkoopordernummer. Komen er wijzigingen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden? Dan maken we daarover afspraken die we allebei accorderen. De dienstverlening die de directie Ambtenaar en Organisatie (AO) van het directeurgeneraal Overheidsorganisatie (DG OO) bij opdrachtnemer afneemt vanuit hun rol als kadersteller en opdrachtgever van rijksbrede trajecten, valt buiten de budgetfinanciering en wordt op offertebasis begroot en afgerekend. Let op: - komen er wijzigingen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden? Dan maken we daarover afspraken die we allebei accorderen; - lopen maatwerkopdrachten over het kalenderjaar heen? Dan gelden vanaf 1 januari van het nieuwe kalenderjaar de aangepaste (uur-)tarieven. 2.3 Annulering Algemeen Worden opdrachten binnen twee werkdagen vóór aanvang door de opdrachtgever geannuleerd? Dan brengt opdrachtnemer de kosten volledig in rekening. Annulering van trainingen, werkplaatsen, cursussen, workshops en trajecten Een training, cursus, werkplaats, workshop of traject kan kosteloos geannuleerd worden tot uiterlijk vier weken voor aanvang. Daarna brengt opdrachtnemer deze volledig in rekening bij de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om een andere medewerker dan de aanvankelijk opgegeven medewerker, te laten deelnemen. Pagina 5 van 11

6 2.4 Geheimhouding, anonimiteit en privacy Opdrachtnemer: - behandelt alle medische informatie en informatie van vertrouwelijke of persoonlijke aard strikt vertrouwelijk conform de wettelijke regelgeving en aanverwante richtlijnen; - houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); - volgt de door opdrachtnemer en opdrachtgever(s) vastgestelde integriteits-, gedrags- en huisregels; - verwerkt alle persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor de verwerking van facturen hanteert opdrachtnemer het AVG normenkader - Verkoopfacturatie. Deze is online beschikbaar op de website van UBR Personeel i.o.. Partijen verplichten hun medewerkers dan wel door hen ingeschakelde derden die betrokken zijn bij de uitvoering van de diensten, de geheimhoudings- en beveiligingsbepalingen na te leven. 2.5 Huisvesting bij opdrachtgever 2.6 Reistijd De opdrachtgever zorgt voor doeltreffende huisvesting en ingerichte spreekruimte (met de vereiste ICT-faciliteiten) op locatie(s), tenzij dat anders met de opdrachtgever is overeengekomen. Hierbij houdt de opdrachtgever rekening met de privacy van de medewerkers voor wat betreft bedrijfsmaatschappelijk werk en de bedrijfsarts. Opdrachtgever stelt verder geen permanente ruimte binnen haar locaties ter beschikking aan de opdrachtnemer, tenzij dat anders met de opdrachtgever is overeengekomen. Reistijd valt onder werktijd en wordt doorbelast aan de opdrachtgever. Reistijd wordt tegen het normale uurtarief in rekening gebracht. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat de reistijd daar waar mogelijk wordt benut voor de klant. 2.7 Kwaliteitsborging Opdrachtnemer doet er alles aan om goede producten en diensten te leveren. Wij: - werken intern continu aan het verbeteren en borgen van functionele product- en proceseisen, het voorkomen van fouten maar ook verwachtingenmanagement naar de klant; - rapporteren extern anders en uitgebreider over Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI s). - maken kwaliteit in de dienstverlening beter meetbaar, inzichtelijk en stuurbaar; - proberen te achterhalen welke vraagstukken en problemen onze klanten op het HR-terrein ervaren en op welke manier en momenten opdrachtnemer van toegevoegde waarde kan zijn. Belangrijke informatiebronnen voor opdrachtnemer hierin zijn de Single Points of Contact (SPOC s) en de strategische accountgesprekken; - verzamelen en analyseren alle informatie uit de accountgesprekken, klanttevredenheidsonderzoeken en signalen van onze eigen professionals en vertalen dit naar (verbeteringen in) onze dienstverlening. Pagina 6 van 11

7 2.8 Klachten en Geschillen Geschillen binnen dezelfde rechtspersoonlijkheid leiden niet tot een gang naar de civiele rechter maar worden opgelost via escalatie binnen het bestaande governancemodel (zie DVA, paragraaf 1.4). 2.9 Nalatigheid Bij het niet nakomen van afspraken wordt rechtstreeks contact opgenomen met de contactpersonen. Bij niet spoedeisende zaken worden verbeteracties geformuleerd en getoetst op effectiviteit Escalatie Bij spoedeisende escalatie of indien één van de partijen in gebreke blijft, kunnen beide partijen rechtstreeks contact opnemen met de in de lijn hiërarchisch hogere leidinggevende van de partijen om het geschil op te lossen Klachten Klachten van de opdrachtgever over de dienstverlening van de opdrachtnemer De opdrachtgever kan bij ontevredenheid over de dienstverlening, contact opnemen met de vaste contactpersoon/-personen. Een officiële klacht dient de opdrachtgever in via het klachtenformulier dat online beschikbaar is op de website van UBR Personeel i.o. Opdrachtnemer beschouwt klachten van opdrachtgevers als een uitgelezen kans om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Klachten over gedragingen (bejegening) van medewerkers van opdrachtnemer Hierbij wordt het volgende onderscheid gehanteerd: a) medewerkers van opdrachtnemer die in opdracht, met een instructiebevoegdheid van de opdrachtgever, namens het bestuursorgaan werkzaamheden uitvoeren (bijvoorbeeld een juridisch adviseur, reïntegratieadviseur e.d.); b) medewerkers van opdrachtnemer die een neutrale rol hebben als deskundige en waar de opdrachtgever diensten van afneemt met een onafhankelijk karakter. Ad a) werkzaamheden onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Een bestuursorgaan is gehouden bejegeningsklachten te behandelen. De opdrachtgever schakelt een medewerker van opdrachtnemer in om in opdracht van of namens het bevoegd gezag van de opdrachtgever werkzaamheden uit te voeren. Wanneer een medewerker van de betreffende organisatie een bejegeningsklacht tegen deze medewerker van opdrachtnemer indient, dient deze klacht door de opdrachtgever te worden behandeld. Dit volgt uit artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Ad b) werkzaamheden met een neutraal en onafhankelijk karakter Hierbij geldt dat de opdrachtgever geen instructiebevoegdheid heeft over de wijze waarop deze medewerker van opdrachtnemer zijn/haar werk uitvoert. De medewerker opdrachtnemer voert diens werkzaamheden dus niet uit onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Het handelen van de medewerker wordt niet beschouwd als een gedraging van het bestuursorgaan. Dit geldt bij klachten over: bejegening door medewerker van opdrachtnemer als gespreksbemiddelaar van het product neutrale gespreksbemiddeling/conflictbemiddeling in het kader van de informele aanpak ; Pagina 7 van 11

8 bejegening door medewerker van opdrachtnemer als arbeidsdeskundige bij het product arbeidsdeskundig rapport ; bejegening door een bedrijfsarts die via de afnemer wordt ingeschakeld. Klachten arbodienstverlening Klachten over o.a. de inhoud van rapporten van bedrijfsarts en arbeidsdeskundige. Indien de opdrachtgever een klacht heeft over de dienstverlening van de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige, geldt hiervoor de klachtregeling voor opdrachtgevers. Deze klachtenprocedure is online beschikbaar op de website van UBR Personeel i.o.. Een officiële klacht wordt ingediend middels het klachtenformulier die online beschikbaar is op de website van UBR Personeel i.o. Pagina 8 van 11

9 3. Financiën 3.1 Financieringsafspraken Opdrachtnemer kent vijf typen financieringen: 1. Budgetfinanciering De budgetfinanciering wordt op basis van een verdeelsleutel afgerekend met de departementen. Deze sleutel is gebaseerd op het aantal individuele arbeidsrelaties (IAR s) die een departement kent. Onder de IAR s verstaan we het ambtelijk personeel, met verloning (APM) en niet-ambtelijk personeel, met verloning (NAPM). P-Direkt bepaalt jaarlijks de aantallen IAR s op basis van de informatie in het salarissysteem (jaarlijkse stand van oktober). 2. Basisdienstverlening Hier gaat het om dienstverlening aan opdrachtgevers waarmee geen afspraken zijn gemaakt over budgetfinanciering. Er is een verlicht administratief regime afgesproken voor de levering van deze dienstverlening. Er worden geen offertes opgesteld. Er wordt vier keer per jaar op basis van nacalculatie gefactureerd. De producten en diensten zijn gelijk aan de dienstverlening waarvoor budgetfinanciering geldt. De dienstverlening is vastgelegd in de PDC die online beschikbaar is op de website van UBR Personeel i.o. 3. Bedrijfsgeneeskundige dienstverlening 4. Stuksprijzen 5. Maatwerk op basis van offerte 3.2 Tarieven De uurtarieven van de opdrachtnemer zijn gebaseerd op een integrale kostprijsberekening. Integrale kostenbenadering betekent dat alle door opdrachtnemer gemaakte directe salariskosten met een opslag voor de indirecte kosten aan de opdrachtgever worden doorberekend. De tarieven zijn jaarlijks onderhevig aan loonen prijsbijstellingen zoals uitgevaardigd door de directie Financieel-Economische Zaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 3.3 Vaststelling tarieven De directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DG VBR) stelt de tarieven vast van opdrachtnemer, na advisering door het Bestuurlijk Overleg UBR. 3.4 Facturatie De opdrachtnemer factureert per departement/deelnemende onderdelen van het departement de afgenomen dienstverlening conform de leveringsvoorwaarden. Opdrachtnemer factureren maandelijks de afgenomen dienstverlening. De facturen worden gestuurd naar in de DVA, hoofdstuk 4. Bijlage(n) opgenomen factuuradres(sen) dan wel de in de offerte(s) opgenomen factuuradres(sen. Pagina 9 van 11

10 3.5 Betalingstermijn Conform de rijksbrede betalingsafspraken, betaalt de opdrachtgever het bedrag van de factuur, mits juist en volledig, aan opdrachtnemer binnen dertig dagen na factuurdatum. Wanneer opdrachtgever opmerkingen heeft bij de factuur meldt hij deze, uiterlijk twee weken na factuurdatum, aan de afdeling debiteurenbeheer. Bij niet correcte facturatie wordt binnen een week een creditfactuur opgesteld en vervolgens een correcte factuur verstuurd. Wanneer de factuur wel correct blijkt, blijft de eerste betalingstermijn geldig. 3.6 Meerkosten 3.7 BTW Opdrachtnemer brengt eventuele meerkosten uitsluitend in rekening, indien deze van tevoren in de vorm van een aanvullende offerte met (de deelnemende onderdelen van) het departement van opdrachtgever zijn overeengekomen. Op de facturen rust geen BTW-verplichting. Uitsluitend bij doorbelasting van door opdrachtnemer gecontroleerde en vooruitbetaalde facturen van derden en voor dienstverlening aan ZBO s, die geen onderdeel van de Staat der Nederlanden zijn, worden BTW-kosten doorbelast aan de opdrachtgever. Bij dienstverlening door bedrijfsartsen (externe inhuur uit de Providerboog), geldt dat bij medische activiteiten geen BTW verschuldigd is. Bij niet-medische activiteiten brengt de externe bedrijfsarts 21% BTW in rekening bij opdrachtnemer. De opdrachtnemer verlegt deze verplichting naar de opdrachtgever. De ervaring leert dat de verhouding tussen medische/niet-medische activiteiten 80/20 is. 3.8 Betaling aan derden De opdrachtgever ontvangt geen facturen van diensten van derden die deel uitmaken van een opdracht. Opdrachtnemer brengt alle verschuldigde kosten in rekening, tenzij expliciet is overeengekomen dat derden facturen rechtstreeks in rekening brengen bij de opdrachtgever. 3.9 Rapportages Opdrachtnemer verstrekt vanaf half maart maandelijks een overzicht met de financiële uitputting van de budgetgefinancierde producten en -diensten per productgroep over de achterliggende periode. Twee maal per jaar rapporteert opdrachtnemer inhoudelijk en financieel aan opdrachtgever(s) door middel van de dashboards. De dashboards worden na afloop van het eerste tertaal voorzien van een toelichting. Deze toelichting geeft afwijkingen weer in de afname van de budgetgefinancierde producten en diensten door een individueel departement. Dit ten opzichte van het voor het departement vastgestelde budget en ten opzichte van de gemiddelde rijksbrede afname van de budgetgefinancierde producten en diensten. De gesignaleerde afwijkingen kunnen een voorwaarschuwing zijn voor dreigende overuitputting. De opdrachtnemer stelt de opdrachtgevers hiermee in staat om bij te sturen. Pagina 10 van 11

11 Dashboards worden na afloop van het tweede tertaal voorzien van een uitgebreide toelichting. Deze uitgebreide toelichting geeft een strategische toelichting op de afgenomen producten en diensten, (organisatie-) ontwikkelingen en eventueel toekomstige samenwerkingsmogelijkheden. Tevens wordt er een financiële doorkijk gegeven naar het eind van het jaar, het komende jaar en in vergelijking met het voorgaande jaar. Dashboards worden na afloop van het derde tertaal aangeboden als jaarrapportage. Naast de totale financiële bekostiging geeft het dashboard ook een beeld van de kwaliteit van de dienstverlening. Per tertaal wordt een KPI-dashboard gemaakt met een vergelijking tussen de departementen. De dashboards worden aangeboden op het organisatieniveau van de DVA-houder. Daar waar anders, eventueel op het niveau van de onderliggende organisatieonderdelen. De dashboards worden uiterlijk zes weken na afloop van ieder tertaal naar de opdrachtgever, ter attentie van diens contactpersoon en/of personen zoals opgenomen in de DVA, hoofdstuk 3. Contactpersonen. Pagina 11 van 11