Handleiding BIJKOMENDE PROJECTEN VOOR DE PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN

Transcriptie

1 Handleiding BIJKOMENDE PROJECTEN VOOR DE PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN Versie 2013 Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) Web:

2 PROJECTFICHE Basiskenmerken van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen Het doel van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen is om, gebruik makend van een representatieve populatie van zorg-eindgebruikers (ouderen, mantelzorgers, ) die zich bevinden in hun werkelijke leefomgeving, te komen tot een test- en experimenteerruimte waarin nieuwe concepten/producten/diensten voor de ouderenzorg ontwikkeld worden, die op termijn moeten toelaten om het hoofd te bieden aan de uitdagingen die gepaard gaan met de vergrijzing van de Vlaamse bevolking. In de proeftuin dient aandacht besteed te worden aan alle aspecten van ouderenzorg, inclusief preventie (o.a. tegengaan van sociale kwetsbaarheid, verhogen van de kwaliteit van de huisvestingssituatie), sensibilisering, detectie, interventie en zorg. De proeftuin heeft een economische en/of maatschappelijke finaliteit. Op maatschappelijk vlak gaat de aandacht zowel naar het betaalbaar houden van het zorgsysteem als naar het voorzien van een degelijke zorgkwaliteit voor de individuele ouderen. Een proeftuin bestaat uit meerdere proeftuinplatformen (met elk een eigen testpopulatie van ouderen) waarop verschillende projecten uitgevoerd worden. In 2012 werden in een eerste fase twee oproepen in het kader van de proeftuin gelanceerd: - een oproep voor voorstellen voor proeftuinplatformen en bijhorende projecten. Deze oproep bood aan bedrijven, social profit organisaties actief in de zorgsector, en steden en gemeenten de mogelijkheid voor het bekomen van subsidies voor de opstart (en het onderhoud) van een proeftuinplatform en de ontwikkeling van innovatieve zorgconcepten op dit platform. - een oproep gericht aan kennisinstellingen, met als doel om 1 overkoepelend wetenschappelijk consortium te selecteren dat verantwoordelijk is voor de wetenschappelijke begeleiding van de gesteunde proeftuinplatformen. Dit consortium dient nauw samen te werken met de programme office van de proeftuin (uitgevoerd door iminds), die de verschillende platformen/projecten coördineert. Deze eerste fase is ondertussen afgerond. De geselecteerde proeftuinplatformen en het geselecteerde wetenschappelijke consortium zijn terug te vinden op In de tweede fase, die nu van start gaat, wordt een bijkomende oproep voor projectvoorstellen gelanceerd (voorzien budget: 2 M), waarbij aanvragers die gebruik wensen te maken van een gesteund platform, een projectvoorstel kunnen indienen. De aanvragende consortia van de projectvoorstellen kunnen opgebouwd zijn uit steden en gemeenten, bedrijven en social profit organisaties met activiteiten relevant voor de zorgsector. Kennisinstellingen kunnen geen aanvrager zijn, maar kunnen betrokken worden als onderaannemer. De proeftuinprojecten kunnen enkel gefinancierd worden tijdens de financieringsperiode van het platform waarop ze uitgevoerd worden. De financiering van de platformen loopt maximaal 3 jaar. Documentenoverzicht Deze handleiding Oproepdocument met specifieke modaliteiten en de timing Het aanvraagdocument Het kostenmodel en de excel-template voor de berekening van de kosten Een overzicht van de geselecteerde proeftuinplatformen en het geselecteerde wetenschappelijke consortium Al deze documenten zijn beschikbaar op Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) info@iwt.be Web:

3 INHOUD 1. ALGEMENE SITUERING EN PROBLEEMSTELLING Probleemstelling in de ouderenzorg De proeftuin als antwoord Drie oproepen SITUERING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN Doelstellingen Positionering van de proeftuin in Vlaanderen Stakeholders Onderzoeksvragen PROGRAMMAKENMERKEN Structuur van de proeftuin Consortia en stakeholders voor een proeftuinproject Projectduur, begroting en subsidie IPR en valorisatie BEHANDELING VAN DE AANVRAAG Algemeen Indiening Ontvankelijkheid Evaluatie UITVOERING EN MONITORING Uitvoering Uitbetaling Opvolging /21

4

5 1. ALGEMENE SITUERING EN PROBLEEMSTELLING 1.1. Probleemstelling in de ouderenzorg Vlaanderen wordt geconfronteerd met een sterke toename van het aantal ouderen ten opzichte van de totale populatie. De vergrijzing van de Vlaamse bevolking zal met de intrede van de Baby Boom generatie in de groep 60-plussers een spectaculaire groei kennen in de komende decennia. Niet alleen het aantal ouderen zal toenemen, ook het aantal 80-plussers en het aantal kwetsbare ouderen zal in absolute cijfers versneld toenemen. Het is dan ook de verwachting dat de zorgvraag in het algemeen en de ouderenzorg in het bijzonder deze demografische evoluties zal volgen. Deze toename van de vraag naar ouderenzorg zal tesamen met andere evoluties, zoals de toename van het aantal alleenstaande ouderen, de vergrijzing van de eerste generatie migranten en de druk op de arbeidsmarkt inzake de zorgberoepen, een belangrijke uitdaging betekenen voor de Vlaamse samenleving. Bovendien blijken ouderen vandaag andere woon- en zorgpreferenties te hebben. Zo wordt inwonen bij de kinderen meestal niet als zorgalternatief overwogen (4% van de ouderen: BAS, 2012), terwijl het klassieke woonzorgcentrum op even weinig enthousiasme kan rekenen bij 65-plussers. Ouderen willen zolang mogelijk zelfstandig blijven functioneren. Daarvoor verkiezen ze meestal ook hun woning te behouden, terwijl deze in bijna 40% van de gevallen niet aangepast is aan mogelijke gezondheids- of mobiliteitsproblemen. Om het hoofd te bieden aan deze uitdagingen, zal duidelijk meer nodig zijn dan een bestendiging van het regulier beleid. Het zoeken, uittesten en implementeren van innovatieve zorgprocessen en zorgproducten zal een essentiële voorwaarde zijn om succesvol met de vermelde maatschappelijke uitdagingen om te gaan. Hierbij is het belangrijk om aandacht te besteden aan alle aspecten van ouderenzorg, inclusief preventie, sensibilisering, detectie, interventie en zorg. Er zullen acties ondernomen moeten worden op vele domeinen, zoals onder meer het het accuraat screenen van chronische en invaliderende pathologieën, het tegengaan van sociale kwetsbaarheid van ouderen, het verhogen van de kwaliteit van de huisvestingssituatie van ouderen, het inzetten van de publieke ruimte en het zorgen voor sociale cohesie De proeftuin als antwoord Een mogelijke wijze om innovatie in de ouderenzorg te stimuleren en faciliteren is het ter beschikking stellen van een proeftuin in dit domein. Daarom besliste de Vlaamse Regering, op initiatief van Minister Ingrid Lieten, bevoegd voor innovatie, om een proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen te lanceren. Een proeftuin is een gestructureerde testomgeving waarin organisaties innovatieve technologieën, producten, diensten en concepten kunnen testen, gebruik makend van een representatieve groep van eindgebruikers, die als testers worden ingezet in hun eigen leef- en werkomgeving. Het doel is om de innovatie bij te sturen en/of te versnellen of om toekomstige noden te capteren om innovatie uit te lokken. Essentieel in deze definitie is de aanwezigheid van een testpopulatie in zijn eigen leef- of werkomgeving. Hierdoor onderscheidt een proeftuin zich van initiatieven waarbij onderzoek en ontwikkeling wordt gedaan in labo-omstandigheden. 5/21

6 Een proeftuin kan bestaan uit meerdere proeftuinplatformen (met elk een eigen testpopulatie van ouderen) waarop verschillende projecten uitgevoerd worden Drie oproepen Voor de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen werden drie oproepen voorzien, verspreid over twee fasen. In een eerste fase werden twee oproepen gelanceerd: enerzijds een oproep voor proeftuinplatformen + bijhorende projecten en anderzijds een oproep voor de selectie van een wetenschappelijk consortium dat moet instaan voor de wetenschappelijke begeleiding van de platformen/projecten. De evaluatie van beide oproepen werd in juli 2013 voltooid. De geselecteerde proeftuinplatformen en het geselecteerde wetenschappelijke consortium zijn terug te vinden op In de tweede fase, die nu van start gaat, wordt een bijkomende oproep gelanceerd, waarbij (ook nieuwe) aanvragers die gebruik wensen te maken van een gesteund proeftuinplatform, een projectvoorstel kunnen indienen. 6/21

7 2. SITUERING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN 2.1. Doelstellingen De proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen wil een experimenteer- en testruimte creëren om innovatieve concepten, diensten, processen en producten in de ouderenzorg te ontwikkelen en te toetsen in real life omstandigheden. In de proeftuin staat de zorg-eindgebruiker (client, patiënt, mantelzorger, ) centraal, niet alleen als lijdend voorwerp in de test- en experimenteerfases, maar tevens als leidend voorwerp bij de ontwikkeling, toetsing en bijsturing van zorginnovatieve projecten. De proeftuin veronderstelt een (deels) open innovatie ecosysteem, waarbij partnerships ontwikkeld worden in de hele zorg- en waardeketen (bijv. eerste lijn, tweede lijn, ziekenhuizen, lokale besturen, huisvestingsmaatschappijen, eindgebruikers, zorgeconomische actoren, overheid ) en waarbij de eindgebruikers actief betrokken worden bij conceptualisering, ontwikkeling, onderzoek en evaluatie in het volledige innovatieproces (co-creatie). Multidisciplinariteit, sector-overschrijdende samenwerking en transmurale samenwerking zijn hierbij zeer belangrijk. Bovendien moet de proeftuin een voldoende schaalgrootte garanderen om op termijn een impact op de samenleving te kunnen realiseren. Naast de evaluatie van het economisch potentieel, zal er bij de evaluatie ook een sterke nadruk gelegd worden op het maatschappelijke potentieel van de voorstellen. Zowel het betaalbaar houden van het zorgsysteem als het voorzien van een degelijke zorgkwaliteit voor de individuele eindgebruikers zullen in rekening gebracht worden. Bij de beoordeling van de zorgkwaliteit van de beoogde innovaties zal onder meer aandacht besteed worden aan volgende aspecten: effectiviteit, efficiëntie, patiëntgestuurdheid, tijdigheid, toegankelijkheid en veiligheid Positionering van de proeftuin in Vlaanderen In heel wat Europese landen werden reeds initiatieven ontwikkeld die experimenten in de ouderenzorg mogelijk maken. De proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen sluit aan bij deze internationale initiatieven, en sluit tevens aan bij de bestaande Vlaamse onderzoeks- en innovatietrajecten op gebied van zorg (demonstratieprojecten van Flanders Care, IWT O&O bedrijfsprojecten in de zorg, ). Bij de proeftuin die in Vlaanderen wordt opgezet, dient rekening gehouden te worden met de specifieke situatie in Vlaanderen, onder meer op vlak van volgende aspecten: de integratieve en trans-sectorale aanpak; de lokale en contextuele demografische en zorgorganisatorische verschillen; de integratie van zorgeconomische producten in de zorgprocessen; het decreet lokaal sociaal beleid; het woonzorg decreet; de vigerende RIZIV nomenclatuur; de regeneratie van stedelijke en landelijke omgevingen (inclusief de organisatie van de openbare ruimte en voorzieningen); het bestaande dienstverleningsaanbod; de huisvestingsomstandigheden; de lokale, provinciale, Vlaamse en federale bestuursverantwoordelijkheden; de vigerende en toekomstige interventieparadigma s (cure & care model). 7/21

8 2.3. Stakeholders Mogelijke stakeholders en/of deelnemers aan proeftuinplatformen zijn: Gemeenten & OCMW s; Sociale huisvestingmaatschappijen; Huisartsen- en specialistenverenigingen; Thuiszorgorganisaties; Ziekenhuizen; Residentiële ouderenzorg; Boodschappendiensten, klusjesdiensten; Ziekenfondsen, RIZIV; Bedrijven (zorg, ICT, telecom, bouw); Seniorenverenigingen; Maatschappelijke middenveld; Patiëntenvereniging en gebruikersorganisaties; Mantelzorgers; Kennisinstellingen; Overheden (federaal, Vlaams, lokaal, ); Gezondheids- en zorgbeoefenaars; 2.4. Onderzoeksvragen De onderzoeksvragen die in de proeftuin aan bod kunnen komen, zijn zeer divers, en kunnen zowel betrekking hebben op nieuwe producten als op nieuwe processen gericht op ouderenzorg: In welke mate kunnen nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten) een bijdrage leveren aan de kwaliteit, kosteneffectiviteit en uitvoerbaarheid van de ouderenzorg? Wat zijn de aantoonbare maatschappelijke en economische effecten van de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten)? In welke mate geven de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten) invulling aan het bestaande woonzorg decreet en het decreet lokaal sociaal beleid? Op welke wijze worden de nieuwe integratieve zorg- en hulpprocessen ondersteund door zorgproducten (bijv. domotica, huisvesting, ICT, )? Op welke wijze zijn de nieuwe integratieve zorg- en hulpproducten geïntegreerd in de zorg- en hulpprocessen? Op welke wijze kunnen de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten) verspreid worden in andere zorgcontexten (vb. landelijk, stedelijk, )? Op welke wijze kunnen de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of de nieuwe zorg- en hulpproducten) doorstromen in het regulier beleid, de markt of in een privaat-publieke samenwerking? Welke juridische implicaties hebben de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten)? Welke implicaties hebben de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten) voor de arbeids- en organisatieprocessen? De specifieke regelgeving, omgeving en organisatie van de zorg in Vlaanderen hebben tot gevolg dat het vertalen van een concept dat toegepast wordt in het buitenland naar de Vlaamse situatie een belangrijk onderzoekselement zou kunnen bevatten. Dergelijke vertaling van in het buitenland reeds uitgeteste of toegepaste concepten kan bijgevolg in aanmerking komen voor subsidie, mits een positieve evaluatie volgens de evaluatiecriteria vermeld in van deze handleiding. 8/21

9 Binnen het kader van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen kunnen ook Vlaamse demonstratieprojecten (bijv. van Flanders Care) die toetsing in real life situaties vereisen gebruik maken van de infrastructuur van de proeftuinplatformen. 9/21

10 3. PROGRAMMAKENMERKEN 3.1. Structuur van de proeftuin Platformen Een proeftuinplatform bestaat uit een infrastructuur, een ondersteunende structuur voor de algemene werking en een testpopulatie (representatieve groep van eindgebruikers). Gezien de ambities van de proeftuin, de diversiteit van de mogelijke stakeholders in de projecten en de diversiteit in de vraagstelling, werd niet één platform, maar meerdere platformen geselecteerd (zie voor een overzicht van de geselecteerde platformen). Er werd hierbij rekening gehouden met de complementariteit tussen de verschillende platformen. De consortia van de platformen bestaan uit bedrijven, social profit organisaties met activiteiten relevant voor de zorgsector en steden of gemeenten. Kennisinstellingen nemen enkel deel als onderaannemer. Elk platform richtte een stuurgroep/gebruikerscommissie op, samengesteld uit steden en gemeenten, bedrijven, zorgverstrekkers (transsectoraal), zorggebruikers en mantelzorgers. De leden van de gebruikerscommissie engageren zich om actief mee te werken aan het proeftuinplatform en na afloop de resultaten maximaal te gebruiken. Verder bepaalt de gebruikerscommissie hoe ingestaan wordt voor het algemeen en administratief beheer, de technische ondersteuning, de selectie en het beheer van de testpopulatie, de organisatie van het gebruikersonderzoek, en de marketing van het proeftuinplatform Projecten Op de platformen worden projecten uitgevoerd door de initiële partners van het platform en eventueel ook door andere partijen. De aanvragende projectconsortia kunnen bestaan uit bedrijven, social profit organisaties met activiteiten relevant voor de zorgsector en steden of gemeenten (zie toelichting in 3.2.1). Kennisinstellingen kunnen enkel optreden als onderaannemer. Bij de selectie van de platformen in fase 1 werden reeds een aantal projecten goedgekeurd, waarmee de platformen van start kunnen gaan. De platformen dienden echter voldoende ruimte te voorzien om later bijkomende projecten op het platform uit te voeren en dienden openheid te garanderen voor derden. De huidige oproep betreft een oproep naar bijkomende projecten die gebruik maken van de gesteunde infrastructuur. Dit moet toelaten om waardevolle projecten van andere dan de gesteunde consortia te kunnen uitvoeren op één of meerdere van de gesteunde platformen. 10/21

11 Programme office Om te vermijden dat de verschillende platformen en projecten losstaande infrastructuren en projecten blijven, werd een centraliserende organisatie voorzien, de programme office, die de activiteiten op alle platformen coördineert. iminds zal deze rol vervullen. De taken van de programme office zijn onder meer: fungeren als centraal aanspreekpunt voor de overheid; verzorgen van een duidelijke en geïntegreerde externe communicatie van de resultaten; afstemmen van de werking tussen de verschillende platformen en projecten; uitwerken en beheren van generieke procedures voor de werking van de platformen, onder meer op vlak van de toelatingsvoorwaarden voor projectpartners, algemene principes van intellectuele eigendomsrechten en een correcte behandeling van vertrouwelijke informatie; faciliteren van de integratie en interpretatie van de gegevens die een maatschappelijke of beleidsmatige relevantie hebben; opvolgen van de evolutie van de proeftuinplatformen; stimuleren van diverse samenwerkingsvormen, bijeenbrengen van stakeholders: zowel binnen als buiten de proeftuinplatformen als tussen de proeftuinplatformen onderling; identificeren van opportuniteiten: op basis van de diverse resultaten uit de proeftuinplatformen, nieuwe projectideeën lanceren en een actief wervingsbeleid organiseren in overleg met de regionale innovatiecentra en Flanders Care; instaan voor juridische en financiële begeleiding: begeleiding in het opstellen van onder meer samenwerkingsovereenkomsten, privacy-issues en gebruikerscontracten + verlenen van advies met betrekking tot subsidiemogelijkheden; ondersteunen bij doorgroeitrajecten: innovatieve onderzoeksprojecten die in de proeftuin lopen, laten doorgroeien tot bijvoorbeeld een spin-off; organiseren en faciliteren van diverse workshops en interactie met Flanders Care Wetenschappelijk consortium Aan de programme office is een wetenschappelijk consortium verbonden, dat instaat voor de wetenschappelijke begeleiding van de proeftuinplatformen en projecten. Dit consortium werd geselecteerd in fase 1 van de proeftuin-oproepen (samenstelling: zie Aan dit consortium worden nu bijkomend nog extra experten uit de beleidsdomeinen Innovatie en Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en het RIZIV toegevoegd. De opdrachten voor het wetenschappelijk consortium zijn onder meer: het wetenschappelijk ondersteunen van de verschillende zorg- en hulpprocessen; het opstellen van een meetinstrumentarium dat projectgebonden is. Deze meetinstrumenten moeten zowel de economische als de maatschappelijke impact kunnen inschatten; het aanbieden van wetenschappelijke kennis aan de proeftuinplatformen en het verzamelen en verspreiden van de opgedane wetenschappelijke kennis over de projecten; het formuleren van beleidsaanbevelingen op basis van de resultaten van de platformen/projecten Klankbordcommissie Om de aansluiting met het werkveld te bewerkstelligen, wordt tevens een klankbordcommissie opgericht. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van Flanders Care en verschillende actoren 11/21

12 uit het werkveld en heeft als belangrijkste taak om nieuwe innovatieve ideëen aan te reiken voor de proeftuinplatformen. Verder neemt de klankbordcommissie ook volgende verantwoordelijkheden op: De klankbordcommissie volgt de proeftuinen mee op d.m.v. regelmatige bijeenkomsten met de verantwoordelijken van de proeftuinen, onder leiding van de programme office die de projectbegeleiding organiseert. Hierbij geeft de klankbordcommissie opmerkingen en suggesties omtrent de lopende initiatieven en geeft ze aanbevelingen voor eventuele bijsturingen. De klankbordcommissie zorgt er voor dat alle stakeholders in het ganse innovatieproces betrokken zijn, en dat er een permanente dialoog ontstaat tussen de actoren in de proeftuinen, de ondernemers in de zorgeconomie, de (eind)gebruikers en het beleid. Schematische voorstelling structuur Zorginnovatieruimte Vlaanderen 3.2. Consortia en stakeholders voor een proeftuinproject Aanvragers De projectaanvragers zijn de initiatiefnemers voor het proeftuinproject en zijn de formele begunstigden van de subsidie aan een project. Deze aanvragers kunnen ook deel uitmaken van het consortium van een proeftuinplatform, maar dit is geen vereiste. De mogelijke types projectaanvragers zijn: - steden of gemeenten uit het Vlaams Gewest (enkel de besturen 1 ), - organisaties met rechtspersoonlijkheid en die geen onderzoeksinstelling zijn (zie ook bij veel gestelde vragen rond de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen ). Onder deze categorie vallen zowel (i) de ondernemingen die hun economische activiteit op een duurzame wijze uitoefenen door middel van een vestiging in het Vlaams Gewest als (ii) social profit organisaties met activiteiten relevant voor de zorgsector die ofwel gevestigd zijn in het Vlaams 1 OCMW s worden beschouwd als een integraal deel van het bestuur indien zij zich richten op bestuursactiviteiten en ze hiervoor de goedkeuring van het bestuur hebben. 12/21

13 Gewest ofwel een uni-communautaire 2 Nederlandstalige social profit zijn uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 34. In dit laatste geval is dan wel vereist dat (i) de projectaanvraag tot stand kwam op initiatief van een Vlaamse organisatie en (ii) de projectresultaten een aantoonbaar belang hebben voor het Vlaams Gewest. Per project wordt één hoofdaanvrager aangesteld, die een projectleider aanduidt. De projectleider moet werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en treedt op als eerste contactpersoon voor IWT en de programme office. Er zijn geen a priori regels over het aantal aanvragers, behalve dat het consortium in staat moet zijn om het eigen aandeel van het project (eigen kosten minus de subsidie) financieel te dragen. De aanvragers dienen onderling een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten Onderaannemers De aanvragers kunnen zelf instaan voor de uitvoering van de activiteiten, maar kunnen daarnaast ook onderaannemers inschakelen die specifieke expertise inbrengen (bijv. kennisinstellingen, bedrijven, social profit organisaties, ). Hierbij dient de betrokken aanvrager/begunstigde de geleverde prestaties van de onderaannemer volledig te vergoeden (voor meer informatie: zie FAQ op Testpopulatie De testpopulatie waarop een project zich beroept, is (een deel van) de testpopulatie van het platform (of de platformen), waarop het project uitgevoerd wordt Gebruikerscommissie Het is niet de bedoeling om per project een individuele gebruikerscommissie op te stellen. De gebruikerscommissie van het platform waarop het project uitgevoerd wordt, zal evenwel inzage krijgen in de (niet-confidentiële) resultaten van het project en zal advies/sturing kunnen verlenen Projectduur, begroting en subsidie Projectduur Projecten kunnen enkel gefinancierd worden tijdens de financieringsperiode van het platform waarop ze uitgevoerd worden. De subsidie aan een proeftuinplatform geldt voor maximaal 3 jaar. IWT zal enkel kosten kunnen aanvaarden die tijdens de projectperiode gemaakt werden. IWT vergoedt dus geen kosten die de duur van het project overschrijden (zoals eventuele verplichtingen met betrekking tot het personeel). 2 Uni-communautaire instellingen zijn instellingen die tengevolge van hun activiteiten of organisatie beschouwd moeten worden als uitsluitend behorend tot één van beide gemeenschappen. 3 In het geval van een organisatie met een rechtsvorm naar publiek recht is vereist dat de actviteiten waarvoor in dit programma steun wordt aangevraagd te situeren zijn buiten het valorisatiegebied van het wettelijk monopolie van deze organisatie. 4 Tenzij hiervan uitdrukkelijk wordt afgeweken in dit programma, geldt voor de categorie organisaties verder de FAQ op de IWT-website betreffende de aanvrager voor O&O-Bedrijfssteun. 13/21

14 Subsidie en subsidiepercentage Subsidie Voor de huidige oproep naar proeftuinprojecten wordt 2 miljoen euro voorzien. Subsidiepercentage voor de proeftuinprojecten De proeftuinprojecten zullen deels gesteund worden onder het O&O-besluit 5 en deels onder de vorm van rechtstreekse subsidie aan Vlaamse steden en gemeenten, zoals voorzien in het besluit 6 van de Vlaamse Regering van 20 juli Als organisaties (bedrijven of social profit organisaties) begunstigde zijn van een project zullen ze een subsidie toegekend krijgen die conform het O&O-besluit is. Dit betekent dat het subsidiepercentage afhankelijk is van het ontwikkelings/onderzoeksgehalte van de projecten, de eventuele samenwerking met kmo s en de aard van de onderneming. Voor de projecten zal worden uitgegaan van een 40/60 verhouding tussen onderzoek en ontwikkeling, waardoor het basissubsidiepercentage 35% bedraagt. Verder wordt een extra subsidie van 15% voor samenwerking toegekend. Dit geldt enkel indien er in het project een samenwerking (niet via onderaanneming) is tussen minstens 2 onafhankelijke organisaties (bedrijven of social profit organisaties), waarbij minstens 1 organisatie een kmo is en geen enkele organisatie meer dan 70% van de in aanmerking komende kosten van het samenwerkingsverband voor haar rekening neemt. Naast de extra subsidie voor samenwerking, kunnen kleine ondernemingen (ko s) 20% extra subsidie krijgen en kunnen middelgrote ondernemingen 10% extra subsidie krijgen (geldig voor bedrijven en social profit organisaties). Onderstaande definities worden hierbij gehanteerd: Een middelgrote onderneming (mo) is een zelfstandige onderneming met niet meer dan 250 werknemers én met een jaaromzet van minder dan 50 miljoen óf een balanstotaal van minder dan 43 miljoen (voor meer informatie: zie ook bij veel gestelde vragen rond de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen ). Een kleine onderneming (ko) is een zelfstandige onderneming met niet meer dan 50 werknemers én met een jaaromzet van minder dan 10 miljoen of een balanstotaal van minder dan 10 miljoen (voor meer informatie: zie ook bij veel gestelde vragen rond de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen ). De subsidie voor een organisatie die als aanvrager/begunstigde deelneemt aan een proeftuinproject zal zich bijgevolg situeren tussen 50% en 70% (afhankelijk van de grootte van de onderneming) indien een voldoende samenwerking kan aangetoond worden. Indien een project andere financiële steun geniet van een publiekrechtelijk persoon, dient er voor de berekening van het maximale subsidiepercentage rekening gehouden te worden met de samengestelde subsidie. Het gaat hierbij om financiële steun voor dezelfde activiteiten. Vergoedingen voor geleverde prestaties, zoals bijvoorbeeld in ziekenhuizen, worden niet beschouwd als subsidie. 5 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 december 2008 tot regeling van de steun aan projecten van onderzoek en ontwikkeling van het bedrijfsleven in Vlaanderen 6 Besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 2012 houdende toekenning van een subsidie aan het IWT voor steunverlening aan de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen 14/21

15 Gemeenten of steden die begunstigde zijn van een project, kunnen 80% subsidie verwerven voor hun deelname aan een proeftuinproject. Het betreft hier enkel de besturen zelf. Entiteiten die verbonden zijn aan de publieke sector maar (deels) werken met marktmiddelen, worden als organisatie (bedrijf of social profit organisatie) beschouwd. Steden en gemeenten kunnen enkel gesteund worden voor hun deelname aan projecten die geen rechtstreekse economische exploitatie door de overheid beogen, maar uitgevoerd worden in samenwerking met bedrijven met een lange termijn oogmerk voor economische benutting. In de finale subsidieovereenkomst zullen de nodige clausules opgenomen worden om te vrijwaren dat geen indirecte staatsteun wordt verleend aan de betrokken bedrijven. Kennisinstellingen kunnen geen aanvrager/begunstigde zijn, maar kunnen enkel als onderaannemer optreden. Voor hun geleverde prestaties worden de kennisinstellingen voor 100% vergoed door de aanvrager/begunstigde waarvoor ze onderaannemer zijn. Het subsidiepercentage waarop de aanvrager/begunstigde een beroep kan doen voor deze onderaannemer is hetzelfde als voor alle andere projectkosten van de begunstigde en volgt bijgevolg de subsidiepercentages die hierboven zijn weergegeven (80% voor besturen van steden/gemeenten en 50-70% voor organisaties) Aanvaardbare kosten Algemene principes De algemene principes voor de opmaak van de begroting worden beschreven in het IWT-kostenmodel. De begroting dient opgemaakt te worden in de excel-template die beschikbaar gesteld werd op Kort samengevat geldt het volgende: - Een projectbegroting wordt per jaar en per aanvrager opgesteld. - De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na het project verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de personen die bij de aanvrager het project uitvoeren. Indien een bepaalde persoon niet voltijds actief is op het project, zullen de prestaties slechts a rato van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Technisch personeel is slechts aanrekenbaar voor zover het taken uitvoert die noodzakelijk zijn voor het project, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden (wel bij de overige kosten). Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet tot het directe personeel gerekend. - De overige kosten bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en uitrustingsgoederen (afschrijving van computer, test- en analyse apparatuur) en anderzijds uit indirecte kosten. Dit zijn algemene kosten die weliswaar uit de projectactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn. De overige kosten worden berekend als een standaardkost per voltijds equivalent (VTE). Deze standaardkost moet overeenkomen met een reële kost. Onderaannemingen vallen onder de overige kosten. Een onderaanneming vanaf euro kan afzonderlijk gebudgetteerd worden, maar in dat geval dient een raming van de kosten ingesloten te worden. - Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de startdatum van het project. Dit is ten vroegste de eerste dag van de maand volgend op de uiterste indiendatum. - Organisaties die niet (100%) BTW-plichtig zijn, kunnen de niet-recupereerbare BTW mee opnemen in hun projectbegroting. 15/21

16 Verder dienen steden en gemeenten een duidelijke boekhouding te voeren die toelaat de nieteconomische activiteiten te scheiden van de eventuele economische activiteiten. Specifiek voor de proeftuinprojecten - De marginale kosten die voortvloeien uit het uitvoeren van projecten op het proeftuinplatform, moeten begroot worden per project en volgens een duidelijk en algemeen gangbaar tarief, aan de projectaanvragers doorgerekend worden IPR en valorisatie IPR De intellectuele eigendomsrechten (IPR) behoren toe aan de begunstigden, volgens de regels gangbaar in O&O-bedrijfsprojecten 7. In de samenwerkingsovereenkomst(en) dienen duidelijke afspraken te worden gemaakt over de achtergrondkennis en de nieuw opgebouwde IPR. Er dient onderzocht te worden of er eventuele belemmeringen zijn naar het gebruik van de kennis. Er dienen duidelijke IPR-afspraken gemaakt te worden met de betrokken platformconsortia. Indien er intellectuele eigendomsrechten opgebouwd worden door het wetenschappelijke consortium (in het project kennisopbouw), behoren deze toe aan het wetenschappelijk consortium. Bij een eventuele economische benutting van deze resultaten dienen de IPR op een marktconforme wijze getransfereerd te worden (zie document Beleidslijn m.b.t. gebruik resultaten op Valorisatie In de projectaanvraag moet duidelijk vermeld worden welke toegevoegde waarde de aanvragers verwachten van hun deelname aan het project. Afhankelijk van de aard van de aanvrager, kan deze toegevoegde waarde economisch of maatschappelijk zijn. Op maatschappelijk vlak dient aandacht besteed te worden aan zowel het betaalbaar houden van de ouderenzorg als het verhogen van de zorgkwaliteit voor ouderen. Hierbij dient ook rekening gehouden te worden met de criteria voor kwaliteitsvolle zorg die onder meer door Flanders Care gehanteerd worden (zie bijlage 1). Voor de bedrijven dient er in principe een voldoende economische meerwaarde aangetoond te worden (investeringen en tewerkstelling in Vlaanderen) /21

17 4. BEHANDELING VAN DE AANVRAAG 4.1. Algemeen De eerste fase van de oproepen in het kader van de Proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen is momenteel voltooid. De geselecteerde proeftuinplatformen en het geselecteerde wetenschappelijke consortium zijn beschikbaar op de website ( Voorliggende handleiding betreft de tweede fase van de oproepen in het kader van de Proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen: een oproep naar proeftuinprojecten die gebruik wensen te maken van één of meerdere van de gesteunde proeftuinplatformen. De tijdslijnen voor deze oproep worden vermeld in het oproepdocument (beschikbaar op Aanvragende consortia dienen bij indiening duidelijk te maken op welke platformen ze hun projecten wensen uit te voeren en hoe ze dit plaform denken te benutten. De aanvraag moet een intentieverklaring tussen de consortiumpartners omvatten, evenals een gedetailleerde beschrijving van het project, een gemotiveerde raming van de verwachte economische en/of maatschappelijke impact en een begroting. De projectvoorstellen moeten degelijk ingevulde voorstellen betreffen die op de criteria (zie 4.4.2) kunnen getoetst worden. Het mag dus niet gaan om zeer generieke en/of vage omschrijvingen van mogelijkheden. IWT zal een evaluatie en selectie van de ingediende projectaanvragen organiseren, met inbreng van externe deskundigen Indiening De aanvraag moet worden ingediend volgens de modaliteiten beschreven in het aanvraagdocument (zie De aanvraag wordt in het Nederlands opgesteld Ontvankelijkheid Na de indiening gaat IWT na of de projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn. Volgende ontvankelijkheidscriteria worden gehanteerd: 1. Het proeftuinproject past qua doelstelling en aanpak binnen de oproep. 2. Er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en de deelnemende organisaties. 3. Er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels. 4. De doelgroep is omschreven en de werking van de stuurgroep/gebruikerscommissie van het proeftuinplatform (naar dit specifieke proeftuinproject toe) is duidelijk. 5. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen. 17/21

18 IWT kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag. Na de beslissing omtrent de (on)ontvankelijkheidsverklaring van een voorstel wordt de hoofdaanvrager hiervan op de hoogte gebracht. Projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure Evaluatie Evaluatieproces Na ontvankelijkheid zal IWT met de aanvragers een gesprek organiseren en indien nodig bijkomende informatie opvragen. De mogelijke data voor deze gesprekken worden vermeld in het oproepdocument. De aanvragen worden beoordeeld door IWT met advies van externe deskundigen. De deskundigen geven een advies op basis van de evaluatiecriteria tijdens een besloten mondeling college. Bij de samenstelling van de colleges van deskundigen, zal IWT instaan voor een optimale samenstelling en er rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt. De raad van bestuur van IWT beslist vervolgens over de steun aan de proeftuinprojecten op basis van het advies van externe deskundigen. Onafhankelijk van de evaluatieprocedure, kan een negatieve beslissing genomen worden of kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden op basis van onvoldoende financiële draagkracht van de aanvragers, het niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid of nietcorrect gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving). Bij de selectie kan rekening gehouden worden met de complementariteit van de projecten Criteria Bij de beoordeling van de projectvoorstellen worden volgende evaluatiecriteria gehanteerd: Criteria voor de beoordeling van een proeftuinproject 1. Relevantie van het proeftuinproject: duidelijkheid van het doel van het proeftuinproject en aansluiting bij de doelstelling van de oproep; omvang en bereik van de doelgroep van gebruikers en organisatie en representativiteit van de stuurgroep/gebruikerscommissie van het proeftuinplatform (naar dit specifieke proeftuinproject toe); complementariteit met andere initiatieven m.b.t. innovatiestimulering; verwachte economische en/of maatschappelijke toegevoegde waarde in het algemeen en in Vlaanderen in het bijzonder, in aansluiting bij de verwachtingen van de specifieke oproep; mate waarin de specifieke risico s m.b.t. de valorisatie worden erkend en beheerd. 2. Kwaliteit van de uitvoering: duidelijkheid en relevantie van het werkplan, met inbegrip van opvolgingsindicatoren; relevantie en track record van de betrokken organisaties, compleetheid en competentie van het aanvragend consortium en kwaliteit van de organisatie van de samenwerking; kwaliteit van het organisatorisch en financieel plan met inbegrip van de omvang van en zekerheid over de materiële en financiële engagementen van de betrokken organisaties; mate waarin de specifieke risico s m.b.t. de uitvoering worden erkend en beheerd. 3. Administratieve en financiële draagkracht van de deelnemende organisaties. 18/21

19 Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen steeds een nabespreking aanvragen. In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de projectaanvragers. 19/21

20 5. UITVOERING EN MONITORING 5.1. Uitvoering De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het proeftuinproject ligt bij de begunstigden. Bij de start zullen een aantal voorwaarden worden vastgelegd. Daarvoor zijn volgende documenten essentieel: de overeenkomst tussen de begunstigden en IWT; de samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokken partijen, die de onderlinge rechten en plichten regelt, o.m. met betrekking tot de aansturing, de taken, de verdeling van de kosten en de IPR. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld door de betrokken partijen en ter goedkeuring voorgelegd aan het IWT; de afsprakennota met het platform waarop het project wordt uitgevoerd Uitbetaling De uitbetaling van de subsidie gebeurt in zesmaandelijkse voorschotten, bij het begin van de periode waarop deze betaling betrekking heeft. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de IWT-overeenkomst. Van het totale bedrag wordt 20% ingehouden tot na afsluiting van het project Opvolging De opvolging van de projecten wordt vastgelegd bij de start. De basisprincipes zijn alleszins: Jaarlijks wordt een operationeel verslag overgemaakt aan IWT, dat minstens volgende aspecten behandelt: o afwijkingen ten op zichte van het aanvaarde werkprogramma; o afwijkingen ten op zichte van het vooropgestelde innovatiedoel; o wijzigingen in de maatschappelijke en/of economische valorisatieperspectieven van het project; o overzicht van de ingezette middelen door de initiatiefnemers en in het bijzonder prestatiestaten van het ingezette personeel over het voorbije jaar; o specifieke aandachtspunten voor het volgende jaar. Na afloop van de gesteunde periode zullen de initiatiefnemers een eindverslag opstellen dat de hoger vermelde punten behandelt en daarnaast meer expliciet aandacht geeft aan de toegevoegde waarde van de activiteiten van het project. Tevens zal ook een financieel verslag ingediend worden, op basis waarvan de financiële eindverificatie door IWT kan gebeuren. 20/21

21 Bijlage 1: criteria voor kwaliteitsvolle zorg 8 Effectiviteit: het verlenen van zorg gebaseerd op wetenschappelijke kennis aan iedereen die hierbij baat heeft. Hierbij wordt gekeken of een interventie, zoals een preventieve service, diagnostische test, of therapie, betere resultaten geeft dan alternatieven, inclusief het alternatief van niets doen. Evidence based practice vereist dat degenen die zorg geven consequent onderbenutting van de effectieve zorg en overmatig gebruik van inefficiënte zorg vermijden. Efficiëntie: het vermijden van verspilling, met inbegrip van uitrusting, benodigdheden, ideeën en energie. Patiëntgestuurd: het respectvol inspelen op de individuele patiënt/gebruiker voorkeuren, behoeften en waarden, en ervoor te zorgen dat de patiënt/gebruiker betrokken wordt bij alle klinische beslissingen. Tijdigheid: het verminderen/vermijden van wachttijden en de soms schadelijk vertragingen voor zowel degenen die zorg ontvangen als degenen die zorg geven. Toegankelijkheid: het verlenen van zorg die niet varieert in kwaliteit als gevolg van persoonlijke kenmerken zoals geslacht, etniciteit, geografische locatie en sociaaleconomische status. Veiligheid: patiënten/gebruikers dienen te worden beschermd tegen schade veroorzaakt door het zorgsysteem. Vermindering van het risico en het waarborgen van de veiligheid vragen specifieke vereisten voor meer aandacht voor systemen die helpen bij het voorkomen en het inperken van fouten. 8 Gebaseerd op de 6 internationaal erkende kenmerken van goede zorg, door Institute of Medicine, CROSSING THE QUALITY CHASM - A New Health System for the 21st Century /21