Handleiding CALL VOOR INNOVATIE MET DE CREATIEVE INDUSTRIEEN

Transcriptie

1 Handleiding CALL VOOR INNOVATIE MET DE CREATIEVE INDUSTRIEEN Versie 20 februari 2014 Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) Web:

2 PROJECTFICHE Basiskenmerken van de Call voor Innovatie met de Creatieve Industrieën (CICI) De CICI call richt zich op het stimuleren van samenwerkingsverbanden tussen de creatieve industrieën, kennisinstellingen en het bedrijfsleven. Verschillende Europese studies hebben namelijk aangetoond dat de creatieve industrieën een katalysator voor innovatie in andere sectoren kunnen zijn. Via samenwerking kan een meerwaarde voor alle partijen worden gecreëerd. Via de CICI call beoogt men o.a. creatieven aan te moedigen om wetenschappelijk onderzoek in hun werk te gebruiken en/of zich te buigen over maatschappelijke/bedrijfsmatige uitdagingen. Zo kunnen ze nieuwe concepten/ideeën ontwikkelen die kunnen leiden tot waardevolle artistieke/creatieve resultaten en wordt ook innovatie in de creatieve industrieën zelf gestimuleerd. Anderzijds kunnen deze concepten op hun beurt onderzoekers inspireren en hen helpen om onderzoek te valoriseren en te dissemineren. Ze kunnen bedrijven helpen bij de zoektocht naar innovatie. Nieuwe concepten die ontstaan op het snijvlak tussen de kunsten, wetenschap en de bedrijfswereld, kunnen op termijn dan weer een commerciële of maatschappelijke toepassing vinden. De duur van de projecten is maximaal 12 maanden met een minimale begroting van De maximale toegekende subsidie per project bedraagt De projecten hebben een economische en/of maatschappelijke finaliteit. Voor de projectvoorstellen moeten de aanvragende consortia opgebouwd zijn als volgt: het consortium moet samengesteld zijn uit minstens 2 onafhankelijke actoren die ofwel als partners ofwel via onderaanneming met elkaar samenwerken, waarvan minstens 1 van de actoren een creator is en minstens 1 van de actoren een bedrijf of een non-profit organisatie is. Actoren kunnen ofwel creatoren (actoren binnen een kerncreatieve schakel) zijn, kennisinstellingen, organisaties of bedrijven. Voor de begeleiding in de aanvraagfase kan men terecht bij het provinciale innovatiecentrum. Voor de begeleiding van de projectuitvoering zullen procesbegeleiders ingeschakeld worden. Documentenoverzicht ü Deze handleiding ü Oproepdocument met specifieke modaliteiten en de timing ü De aanvraagtemplate Al deze documenten zijn beschikbaar op en via Koning Albert II -laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) info@iwt.be Web:

3 INHOUD 1. ALGEMENE SITUERING EN MOTIVATIE DOELSTELLING PROGRAMMAKENMERKEN Wie zijn de actoren? Rol van de procesbegeleiders Projectduur, begroting en subsidie IPR en valorisatie BEHANDELING VAN DE AANVRAAG Algemeen Taakverdeling Indiening Ontvankelijkheid Evaluatie UITVOERING EN MONITORING Uitvoering Uitbetaling Opvolging /17

4 1. ALGEMENE SITUERING EN MOTIVATIE Verschillende Europese studies 1 hebben aangetoond dat de creatieve industrieën een katalysator voor innovatie in andere sectoren kunnen zijn. Onder innovatie verstaan we in dit geval zowel de omzetting van kennis in een product, proces, methode of werkwijze dat/die succesvol in de markt wordt geplaatst, als oplossingen die maatschappelijke noden inlossen. 2 De creatieve industrieën worden in Vlaanderen gedefinieerd als het geheel van sectoren en activiteiten die een beroep doen op de input van menselijke creativiteit voor de creatie van economische en maatschappelijke meerwaarde, opgedeeld volgens verschillende stadia van de waardeketen (creatie, productie, verspreiding en consumptie), en die bijdragen aan de uitbreiding van het creatieve voordeel in Vlaanderen. Aan de hand van deze definitie worden de creatieve industrieën in Vlaanderen ingedeeld in twaalf sectoren, namelijk mode; muziek; design; architectuur; communicatie, PR & reclame; gedrukte media; beeldende kunst; gaming; nieuwe media; podiumkunsten; cultureel erfgoed & patrimonium en de audiovisuele sector 3. De term creatief voordeel wijst naar het concurrentievoordeel dat Vlaanderen kan nastreven door in te zetten op creativiteit als belangrijke inputfactor voor innovatie en maatschappelijke ontwikkeling. De globalisering daagt ondernemers in Vlaanderen immers uit om zich niet langer uitsluitend te differentiëren op basis van prijs en/of technologisch vernuft, maar ook op creatief vlak. Elementen van ervaring, belevenis, esthetiek en emotie spelen hierin een belangrijke rol. Consumenten raken minder geïnteresseerd in massaconsumptiegoederen en gaan steeds vaker op zoek naar producten die ze zich eigen kunnen maken en waarin persoonlijke keuze, emotie en belevenis centraal staan. Het vermogen om dit soort ervaringen te creëren wordt een groeiende factor in de concurrentiekracht, niet alleen in een business-to-consumer, maar ook in een business-to-business context. In het Europese groenboek Het potentieel van culturele en creatieve industrieën vrijmaken 4 wordt benadrukt dat de creatieve industrieën een grotere rol spelen bij nationale en regionale innovatiesystemen dan eerder erkend werd door beleidsmakers. Zo haalt het groenboek onder meer aan dat heel wat creatieve content (film, muziek, literatuur) in digitale vorm een hefboom is in het ontwikkelen van nieuwe ICT-technologie en producten. In vele gevallen werken ze ook een snelle opname van technologie en producten in de hand en bieden ze technologieproducenten prikkels tot vernieuwing. Dit groenboek stelt eveneens dat bedrijven die proportioneel meer gebruik maken van de diensten van de creatieve industrieën beduidend beter presteren op het gebied van innovatie. Zo is 1 Zie bijvoorbeeld: The impact of culture on creativity, KEA European Affairs, 2009; I. Miles, L. Green, Hidden innovation in the creative industries, Nesta, 2008; Nesta, Bakhshi, H., McVittie, E. en Simmie, J., Creating Innovation. Do the creative industries support innovation in the wider economy?, 2008; Pott, J. en Morrison, K., Nudging Innovation, 2008, consideration of the NESTA Innovation Vouchers Pilot, 2008; The role of creative industries in industrial innovation, Müller, K., Rammer, C. and Trüby, J., Hierbij verwijzen we naar de definitie die de Vlaamse Raad voor Wetenschap en Innovatie voorstelt, in zijn advies rond de conceptnota Innovatiecentrum Vlaanderen. Vlaamse Raad voor Wetenschap en Innovatie, Advies 158: conceptnota innovatiecentrum Vlaanderen, 2011, p Alain Guiette, Annick Schramme, Koen Vandenbempt, Creatieve industrieën in Vlaanderen anno 2010: een voorstudie, Flanders DC-kenniscentrum aan de Antwerp Management School, 2010, p Groenboek: Het potentieel van culturele en Creatieve Industrieën vrijmaken, Europese Commissie, /17

5 design een goed voorbeeld van een creatief proces dat mogelijk tot innovatie leidt waar de gebruiker centraal staat. 5 Ook de conceptnota Innovatiecentrum Vlaanderen (één van de zeven doorbraken in ViA) onderschrijft het belang van de creatieve industrieën en stelt dat in de maatschappij van de toekomst creativiteit een vooraanstaande rol moet spelen. 6 Het witboek Een nieuw industrieel beleid voor Vlaanderen wijst eveneens op creativiteit als basis voor onze welvaart en ziet het toenemend belang van creativiteit als één van de trends die de bestaande industrie grondig zullen hertekenen. 7 Tegelijkertijd kunnen de creatieve industrieën een bijdrage leveren aan grote uitdagingen zoals bijvoorbeeld de strijd tegen de opwarming van de aarde en de overstap naar een groene economie en een nieuw duurzaam model voor ontwikkeling. Kunst en cultuur hebben de unieke eigenschap om het bewustzijn te verhogen, sociale gewoonten in twijfel te trekken en gedragsveranderingen in onze samenleving aan te moedigen. In de beleidsbrief Wetenschap en Innovatie 2013 (VR MED.0458/9) is onder SD 2. Hogere Innovatiekracht voor de Vlaamse Economie ; OD 3. Werk maken van innoverend ondernemerschap opgenomen dat er een oproep wordt uitgewerkt die de kruisbestuiving tussen Vlaamse wetenschappers, innovatieve bedrijven en creatieve industrieën helpt bewerkstelligen. Deze tweede CICI call geeft uitvoering aan deze actie uit de beleidsbrief. 5 Werkdocument van de diensten van de Commissie Design as a driver of user-centered innovation", SEC(2009)501 final, Vlaamse Overheid, Een verdere invulling van de ViA Doorbraak Innovatiecentrum Vlaanderen : Conceptnota over de stroomlijning van het gericht innovatiebeleid, 2011, p Vlaamse Overheid, Witboek: een nieuw industrieel beleid voor Vlaanderen, 2011, p /17

6 2. DOELSTELLING Het CICI-programma moet toelaten een aantal inspirerende Vlaamse samenwerkingsverbanden op te bouwen waarin de brug tussen creatieve industrieën en andere sectoren wordt gemaakt en de praktijk van samenwerking tussen kunstenaars/creatoren, wetenschappers en ondernemers wordt aangemoedigd. De creatieve industrieën kunnen een innovatieve inbreng hebben in het bedrijfsleven, de wetenschap en de maatschappij op het vlak van: Het ontwikkelen van kennis die kan leiden tot nieuwe ideeën en concepten Als broedplaats van creativiteit hebben de creatieve industrieën een eigen kijk op de werkelijkheid en hebben ze het vermogen om nieuwe of ongebruikelijke oplossingen te vinden voor bestaande problemen of uitdagingen op bedrijfsmatig, wetenschappelijk of maatschappelijk vlak. Mogelijk voorbeeld van samenwerking: Een ontwerper uit de creatieve industrieën wil innoveren en heeft daarbij bijvoorbeeld onderzoek naar akoestiek nodig. Uit een samenwerking met een onderzoeksorganisatie wordt kennis ontwikkeld die eveneens kan leiden tot de ontwikkeling van geluidswerende materialen met een hoger absorptievermogen. Het ontwikkelen van maatschappelijke meerwaarde De creatieve industrieën zijn gespecialiseerd in het scheppen van creatieve producten en diensten die door hun esthetische, emotionele of culturele component aansluiten bij de culturele identiteit, de emotie en de belevenis die de consument steeds vaker zoekt. Ook in andere sectoren kunnen ze producten/diensten helpen het louter functionele te overstijgen, te voorzien van die maatschappelijke meerwaarde en aldus beter te laten aansluiten bij de wensen van de consument/doelgroep. Mogelijk voorbeeld van samenwerking: Een zorgcentrum werkt samen met een textielbedrijf en een modeontwerper om innovatieve kledij met sensoren te ontwerpen die toelaten om patiënten beter te monitoren, maar die qua look & feel niet stigmatiserend aanvoelen. Het ontwikkelen van kennis en inzichten die kunnen leiden tot de verbetering van producten en diensten Door toedoen van de creatieve sector (en in het bijzonder design, maar ook andere disciplines) kunnen producten goedkoper worden in productie en transport, beter aansluiten bij gebruikers in het algemeen of bij specifieke doelgroepen (bvb. ouderen, gehandicapten of kinderen), maar ook duurzamer en vaak gewoonweg mooier worden. Mogelijk voorbeeld van samenwerking: een ziekenhuis zoekt creatieve oplossingen om een MRIscan-procedure vlotter (e.g. minder stresserend en confronterend) te laten verlopen bij kinderen. Het ontwikkelen van kennis en inzichten die kunnen leiden tot een betere vermarkting van producten en diensten Het volstaat niet langer om een product of dienst technologisch te verbeteren, ook elementen als vormgeving, branding, story telling en belevenis worden steeds belangrijker. Ook hier kan de creatieve sector een cruciale rol spelen. 6/17

7 Mogelijk voorbeeld van samenwerking: een organisatie zonder winstoogmerk werkt samen met een kunstenaarscollectief om een innovatieve sensibiliseringsactie rond zwerfvuil op te zetten. Het ontwikkelen van kennis en inzichten die kunnen leiden tot de verfijning van arbeidsprocessen Meer en meer wordt de meerwaarde duidelijk van het betrekken van service designers, maar ook andere creatieven en kunstenaars, in de optimalisatie van arbeidsprocessen, veranderingsmanagement of personeelsbegeleiding. Mogelijk voorbeeld tot samenwerking: Een maakbedrijf onderzoekt samen met een industriële vormgever hoe het 3D-printing kan toepassen in zijn productieproces om meer en sneller in kleine oplages op lokale noden te kunnen gaan inspelen. Met het stimuleren van meer samenwerking tussen de creatieve industrieën, kennisinstellingen en het bedrijfsleven kan een meerwaarde voor alle partijen worden gecreëerd. Creatieven worden aangemoedigd wetenschappelijk onderzoek in hun werk te gebruiken en/of zich te buigen over maatschappelijke/bedrijfsmatige uitdagingen. Zo kunnen ze nieuwe concepten/ideeën ontwikkelen die kunnen leiden tot waardevolle artistieke/creatieve resultaten en wordt ook innovatie in de creatieve industrieën zelf gestimuleerd. Anderzijds kunnen deze concepten op hun beurt onderzoekers inspireren en hen helpen om onderzoek te valoriseren en te dissemineren, en bedrijven helpen bij de zoektocht naar innovatie. Nieuwe concepten die ontstaan op het snijvlak tussen de kunsten, wetenschap en de bedrijfswereld, kunnen op termijn dan weer een commerciële of maatschappelijke toepassing vinden. 7/17

8 3. PROGRAMMAKENMERKEN 3.1. Wie zijn de actoren? CICI is een programma met als kerndoelstelling het stimuleren van innovatieve samenwerkingen in een projectconsortium tussen creatoren (kunstenaars, ontwerpers, architecten en andere zogenaamde kerncreatieve actoren uit de creatieve industrieën) en kennisinstellingen, bedrijven en/of organisaties. Volgende actoren kunnen deelnemen binnen het programma: Creatoren: actoren binnen een zogenaamde kerncreatieve schakel (= die dus actief creëren) uit de creatieve industrieën. Als richtinggevende afbakening wordt de lijst gehanteerd met kerncreatieve actoren uit de 12 creatieve sectoren (zie bijlage 1), zoals ze gedefinieerd zijn in de Impactstudie van het Flanders DC-kenniscentrum aan de Antwerp Management School; Kennisinstellingen: alle onderzoeksorganisaties in Vlaanderen, waaronder de vijf Vlaamse universiteiten, de Vlaamse hogescholen, de vier strategische onderzoekscentra (VIB, IMEC, VITO en iminds) en andere onderzoekscentra 8 ; Organisaties: organisaties zonder winstoogmerk in Vlaanderen 9 ; Bedrijven: met een exploitatievestiging in het Vlaamse gewest 9 (de hoofdzetel mag elders gevestigd zijn). Projectaanvragen binnen het CICI-programma kunnen enkel ingediend worden door actoren die samen optreden als projectconsortium. Alle deelnemende actoren dienen hierbij te beschikken over rechtspersoonlijkheid. Een creator zonder rechtspersoonlijkheid maar met het statuut van zelfstandige kan enkel betrokken worden als onderaannemer bij een projectaanvraag binnen het CICI-programma. Buitenlandse organisaties/bedrijven kunnen niet deelnemen als aanvrager. Hoe is een consortium samengesteld? Consortium Om in aanmerking te komen voor steun moet het project consortium aan de volgende voorwaarden voldoen: het consortium moet samengesteld zijn uit minstens 2 onafhankelijke actoren (zie sectie 3.1), die ofwel als partners ofwel via onderaanneming met elkaar samenwerken, en waarvan geen enkele actor meer dan 70% van de begroting krijgt 10 ; 8 Voorwaarde is wel dat zij voldoen aan de vereisten van een onderzoeksorganisatie volgens de Europese regelgeving op de Staatssteun aan Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie. 9 Hiermee wordt bedoeld lokalisatie in het Vlaamse Gewest of unicommunautaire organisaties in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest met een duidelijk aantoonbare werking (bijv. door financiering vanuit de Vlaamse Gemeenschap) naar de Vlaamse Gemeenschap toe. 10 Gelieve op te merken dat de 70-30% regel zowel van toepassing is binnen deze context van bepaling van een geldig consortium, als voor bepaling van verhoging van het subsidiepercentage op basis van samenwerking (zie verder in sectie 3.3.3) 8/17

9 minstens 1 van de actoren moet een creator zijn minstens 1 van de actoren moet een bedrijf of een non-profit organisatie zijn. Creatoren die met een statuut van zelfstandige werken kunnen enkel deel uitmaken van een consortium via onderaanneming. Creator-ondernemingen met rechtspersoonlijkheid kunnen enkel deelnemen als aanvrager/begunstigde en NIET via onderaanneming. Consortia enkel bestaande uit een kennisinstelling en een creator met het statuut van zelfstandige komen niet in aanmerking. Verder moeten consortiumleden in staat zijn om het eigen aandeel van het project (eigen kosten minus het betrokken subsidiebedrag) financieel te dragen. Tussen de actoren binnen het consortium dient onderling een samenwerkingsovereenkomst opgesteld te worden. Deze overeenkomst dient reeds in de steunaanvraag kenbaar gemaakt te worden. Aanvrager(s)/Begunstigden De projectaanvrager(s) is(zijn) de initiatiefnemer(s) voor het project en vorm(t)en samen de formele begunstigde van de subsidie aan een project. De hoofdaanvrager is steeds een bedrijf of social profit organisatie. Een consortium met een zelfstandige creator via onderaanneming is mogelijk mits er een duidelijke visie is op de implementatie en uitrol van de resultaten via een samenwerking met een bedrijf/organisatie die hoofdaanvrager is. Concreet is het hierbij van belang dat de creator de eigendomsrechten verwerft op de resultaten die uit zijn creatie zijn voortgekomen en dat hij daarenboven beschikt over de nodige gebruiksrechten op de door de andere partners in het project gegenereerde resultaten (zie ook sectie 3.4). Per project wordt één hoofdaanvrager aangesteld, die een projectleider aanduidt. De projectleider moet werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en treedt op als eerste contactpersoon voor Flanders DC en IWT. Overheidsbesturen (o.m. steden, gemeenten) kunnen deelnemen als consortiumlid in een project binnen het CICI programma, maar kunnen geen aanvragers/begunstigden zijn Rol van de procesbegeleiders Flanders DC stelt voor de duurtijd van CICI een pool van organisaties samen die als procesbegeleider mee de projecten opvolgen. Ze worden geselecteerd via een open oproep op basis van o.a. hun motivatie, ervaring in procesbegeleiding en ervaring in cross-over projecten. Bij de goedkeuring van de project zal Flanders DC een lijst ter beschikking stellen waaruit de aanvrager één procesbegeleider per consortium kiest. De kost van deze procesbegeleiding wordt apart gefinancierd en moet dus niet mee in de projectbegroting opgenomen worden. Vanaf de goedkeuring van het project worden de procesbegeleiders ingeschakeld bij: Project-uitvoering: tijdens de duur van een project zal een procesbegeleider als bemiddelaar en klankbord fungeren om verwachtingen tussen de verschillende betrokken partijen op elkaar af te stemmen en af te toetsen met het voorgestelde werkplan. Natraject: het CICI-programma moet toelaten een portfolio van inspirerende Vlaamse cases op te bouwen waarin de brug tussen creatieve industrieën en andere sectoren wordt gemaakt. Procesbegeleiders zullen aanvragers bijstaan om ook na afloop een aanspreekpunt te zijn om de implementatievisie te realiseren. 9/17

10 Van een procesbegeleider worden minstens twee (één bij aanvang van het project, en één op het einde van het project) en maximum vijf opvolgingsmomenten (in de vorm van een bijeenkomst met de projectpartners) verwacht per project. Potentiële aanvragers kunnen informatie inwinnen over de procesbegeleiding bij Flanders DC 3.3. Projectduur, begroting en subsidie Projectduur De subsidie voor de projecten geldt voor maximaal 12 maanden. Een project kan ten vroegste starten op 1 juli IWT zal enkel kosten kunnen aanvaarden die tijdens de projectperiode gemaakt werden. IWT vergoedt dus geen kosten die de duur van het project overschrijden (zoals eventuele verplichtingen met betrekking tot het personeel) Projectbegroting en Subsidie De minimale projectbegroting voor een project bedraagt De totale begroting voor deze tweede CICI call bedraagt maximaal , terwijl de maximaal toegekende subsidie per project bedraagt Subsidiepercentage voor de projecten De juridische basis voor toekenning van de subsidie per lid van een projectconsortium wordt bepaald door de hoedanigheid van het betrokken consortiumlid: als bedrijf, non-profit organisatie of creator (met rechtspersoonlijkheid) wordt de subsidie toegekend als bedrijfssteun onder het O&O besluit 11 ; als kennisinstelling wordt de subsidie toegekend als facultatieve subsidie in de zin van nieteconomische steun aan een onderzoeksorganisatie. 12 In de praktijk betekent dit dat het steunpercentage voor de aanvragende bedrijven, organisaties en creatoren als volgt bepaald wordt : 35% basissteun; extra 15% voor samenwerking: dit geldt enkel indien er in het project een samenwerking (niet via onderaanneming) is tussen minstens een bedrijf of social profit organisatie en een creator met rechtspersoonlijkheid (kmo 13 ), en geen van de partners meer dan 70% van de begroting heeft; extra 20% voor kleine ondernemingen of organisaties (ko s); 11 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 december 2008 tot regeling van de steun aan projecten van onderzoek en ontwikkeling van het bedrijfsleven in Vlaanderen 12 Het betreft dus een subsidie in het kader van niet-economische steun aan onderzoeksorganisaties voor samenwerking met bedrijven overeenkomstig de Europese regelgeving op staatssteun aan Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie. 13 Zie voor de definitie van kmo: 10/17

11 of extra 10% voor middelgrote ondernemingen of organisaties (mo s). De subsidie voor een organisatie/onderneming of creator die als aanvrager/begunstigde deelneemt aan een project zal zich bijgevolg situeren tussen 35% en 70% (afhankelijk van de grootte van de onderneming en een voldoende samenwerking). Een kennisinstelling krijgt 100% steun Aanvaardbare kosten De algemene principes voor de opmaak van de begroting worden beschreven in het IWT-kostenmodel. De modaliteiten kunnen geraadpleegd worden op de IWT-website (zie Kort samengevat geldt het volgende: De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na het project verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de personen die bij de aanvrager het project uitvoeren. Indien een bepaalde persoon niet voltijds actief is op het project, zullen de prestaties slechts a rato van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Technisch personeel is slechts aanrekenbaar voor zover het taken uitvoert die noodzakelijk zijn voor het project, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden (wel bij de overige kosten). Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet tot het directe personeel gerekend. De overige kosten bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en uitrustingsgoederen (afschrijving van computer, test- en analyse apparatuur) en anderzijds uit indirecte kosten. Dit zijn algemene kosten die weliswaar uit de projectactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn. De overige kosten worden berekend als een standaardkost per voltijds equivalent (VTE). Deze standaardkost moet overeenkomen met een reële kost. Onderaannemingen vallen onder de overige kosten. Een onderaanneming vanaf euro kan afzonderlijk gebudgetteerd worden, maar in dat geval dient een onderbouwde raming van de kosten (bijv. via een offerte) ingesloten te worden. Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de startdatum van het project. Dit is ten vroegste de eerste dag van de maand volgend op de uiterste indiendatum. Voor deze tweede CICI call is dat ten vroegste 1 juli Organisaties die niet (100%) BTW-plichtig zijn, kunnen enkel bewezen niet-recupereerbare BTW mee opnemen in hun projectbegroting. Dit is zo ingeval van een project met economische finaliteit. Ingeval het project enkel een maatschappelijke finaliteit heeft, wordt het totaalbedrag aan BTW kost van hoger bedoelde organisaties vermoed niet-recupereerbaar te zijn. Ook deze kost kan dan in de projectbegroting worden opgenomen. 11/17

12 3.4. IPR en valorisatie De projectpartners komen in een afsprakennota als onderdeel van de projectaanvraag de basisafspraken overeen betreffende de eigendoms- en gebruiksrechten op de projectresultaten. Deze afsprakennota vormt nadien de basis van de betrokken regeling in de onderlinge samenwerkingsovereenkomst. Deze afspraken dienen minimaal volgende vereisten te vervullen: elke projectpartner verwerft de eigendomsrechten op de projectresultaten welke voortkomen uit de activiteiten die hij heeft uitgevoerd; de projectpartners verbinden zich om de nodige gebruiksrechten op de door hen gegenereerde projectresultaten onderling toe te kennen welke nodig zijn om het eigen valorisatieplan te kunnen uitvoeren; de projectpartners verbinden zich ertoe om de nodige gebruiksrechten op de door hen gegenereerde projectresultaten onderling toe te kennen voor niet-commercieel gebruik; de projectpartners kunnen ervoor opteren om voor welbepaalde projectresultaten een geheimhoudingsregime te volgen welke door de andere projectpartners nauwgezet zal worden gerespecteerd; alle bovengenoemde principes gelden ook voor het geval een creator in onderaanneming optreedt. Een checklist die als hulpmiddel kan gebruikt worden bij het opstellen van deze afsprakennota is beschikbaar op 12/17

13 4. BEHANDELING VAN DE AANVRAAG 4.1. Algemeen Voor de Call voor Innovatie met de Creatieve Industrieen wordt in 2014 een tweede call georganiseerd. De tijdslijn voor deze oproep wordt vermeld in het oproepdocument, dat beschikbaar is via Deze aanvraag moet een intentieverklaring tussen de consortiumpartners omvatten, evenals een gedetailleerde beschrijving van de projectobjectieven, een plan van aanpak, een sluitend financieel plan, een gemotiveerde raming van de verwachte economische en/of maatschappelijke impact voor Vlaanderen en een implementatievisie hoe de verwachte resultaten zullen verspreid worden. De projectvoorstellen moeten degelijk ingevulde voorstellen betreffen die op de evaluatiecriteria (zie 4.4.2) kunnen getoetst worden. Het mag dus niet gaan om zeer generieke en/of vage omschrijvingen van mogelijkheden Taakverdeling Het CICI programma wordt gecoördineerd door Flanders DC ( Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor deze call en staan in voor de algemene coördinatie, communicatie en disseminatie (Carlo Vuijlsteke, IWT zal instaan voor de evaluatie en selectie van de ingediende projectaanvragen, de administratie van het subsidieprogramma, de opmaak van de overeenkomsten en bijstand in afspraken rond intellectuele eigendomsrechten. Met vragen over de uitwerking van een projectvoorstel kan men ook terecht bij de provinciale innovatiecentra ( Voor de begeleiding van de projecten zelf zal Flanders DC worden bijgestaan door procesbegeleiders. Dit zijn intermediaire organisaties die werden geselecteerd aan de hand van een open Call for Interest. De procesbegeleiders zullen ingeschakeld worden in het uitvoerings- en natraject van de projecten en zullen voor de aanvragers als klankbord dienen voor inhoudelijke procesbegeleiding Indiening De aanvraag moet worden ingediend volgens de modaliteiten beschreven in de aanvraagdocumenten, die beschikbaar gesteld werden op De aanvraag wordt in het Nederlands opgesteld Ontvankelijkheid Na de indiening gaat IWT na of de projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn. Volgende ontvankelijkheidscriteria worden gehanteerd: Het project past qua doelstelling binnen de oproep; 13/17

14 Er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en deelnemend consortium; Er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels; Er is geen probleem bij de projectaanvragers/begunstigden op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen. IWT kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag. Na de beslissing omtrent de (on)ontvankelijkheidsverklaring van een project wordt de hoofdaanvrager hiervan op de hoogte gebracht. Projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure Evaluatie Evaluatieproces Na ontvankelijkheid zal IWT, indien het aantal ingediende projectvoorstellen dit toelaat, met de aanvragers een gesprek organiseren en indien nodig bijkomende informatie opvragen. De mogelijke data voor deze gesprekken worden vermeld in het oproepdocument. De aanvragen worden beoordeeld door IWT met advies van externe deskundigen. De deskundigen geven een advies op basis van de evaluatiecriteria tijdens een mondeling college. Er is geen presentatie door de aanvragers voorzien. Bij de samenstelling van de colleges van deskundigen, zal IWT instaan voor een optimale samenstelling en er rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt. Vervolgens wordt een beslissing over de steun aan de projecten genomen. Onafhankelijk van de evaluatieprocedure, kan een negatieve beslissing genomen worden of kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden op basis van onvoldoende financiële draagkracht van de aanvrager(s), het niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid of nietcorrect gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving). Criteria Bij de beoordeling van de projectvoorstellen worden volgende evaluatiecriteria gehanteerd: 1. Kwaliteit van het project : Het beoogde doel: de samenwerking moet duidelijk resulteren in de opbouw van kennis die kan leiden tot de ontwikkeling van een prototype van een nieuw product/nieuwe dienst, nieuw proces of wijze van arbeidsorganisatie, met het oog op valorisatie ter ondersteuning van economische en/of maatschappelijke behoeften; De kwaliteit van het werkplan: de beschrijving van het project, de partners, het valorisatiepotentieel en het verloop van het project (in welke fasen, met welke activiteiten en binnen welk tijdsbestek zal het eindresultaat gerealiseerd worden?). Het werkplan moet overtuigen dat het kan leiden tot de realisatie van het beoogde doel; 14/17

15 Meerwaarde van het consortium en van de samenwerking: de inzet en complementariteit van de verschillende partners ten aanzien van de geplande activiteiten, de beschikbaarheid van expertise en de verdeling van de kosten; 2. Impact : het relatief belang van het project voor de deelnemende actoren; het benutten van kansen of ombuigen van bedreigingen in de omgeving (extern aan de partners); haalbaarheid van de implementatievisie en de relevantie voor Vlaanderen. Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen steeds een nabespreking aanvragen. In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de projectaanvragers. 15/17

16 5. UITVOERING EN MONITORING 5.1. Uitvoering De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van de projecten ligt bij de begunstigden. Bij de start zullen een aantal voorwaarden worden vastgelegd. Daarvoor zijn de volgende documenten essentieel: de overeenkomst tussen de begunstigden en IWT, op basis van de algemene bepalingen m.b.t. IWT-subsidie, aangevuld met projectspecifieke bepalingen; de samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokken partijen, die de onderlinge rechten en plichten regelt, o.m. met betrekking tot de aansturing, de taken, de verdeling van de kosten en de IPR. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld door de betrokken partijen en ter goedkeuring voorgelegd aan het IWT Uitbetaling De uitbetaling van de subsidie gebeurt standaard in drie betaalschijven van 40%, 40% en 20% van de toegekende subsidie, nl. een eerste schijf van 40% bij het begin van de projectperiode waarop de betaling betrekking heeft, een tweede schijf van 40% na goedkeuring door IWT van de samenwerkingsovereenkomst en de projectbarometer (zie 5.3) en de laatste schijf van 20% na afloop van de projectperiode. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de IWT-overeenkomst Opvolging De opvolging van de projecten wordt vastgelegd bij de start en is afhankelijk van de projectduur. Voor alle projecten wordt tussentijds een eenvoudige checklist (projectbarometer) opgevraagd die de voortgang van het project aangeeft. Voor alle projecten zal na afloop volgende verslaggeving worden overgemaakt aan het IWT: Een inhoudelijk eindverslag, dat minstens volgende aspecten behandelt: o beschrijving van de inbreng van de partners; o een appreciatie van het projectresultaat en de toegevoegde waarde; o te ondernemen stappen voor de uitrol van de implementatievisie; Een financieel verslag: o overzicht van de ingezette middelen door de initiatiefnemers en in het bijzonder prestatiestaten van het ingezette personeel over de ganse projectperiode; o overzicht van de gemaakte kosten. Voor beide verslagen is een template beschikbaar via de IWT website. U kunt deze vinden via de documenten tab onder subsidies aan bedrijven (KMO-programma, haalbaarheidsstudies), of rechtstreeks via 2 Jaar na afloop van de projecten zal ook een beknopt valorisatieverslag aan de aanvrager gevraagd worden om de resultaten van dit programma verder op te volgen. 16/17

17 Bijlage 1: Lijst van kerncreatieve schakels 14 Architectuur: architecten of een architectenbureau Audiovisuele kunsten: regisseurs, scenaristen, acteurs Beeldende kunsten: beeldend kunstenaars of kunstenaarscollectieven Cultureel erfgoed: geen kerncreatieve schakel gedefinieerd (erfgoedactoren kunnen uiteraard wel deelnemen aan een consortium waar reeds een kerncreatieve schakel uit een andere sector in aanwezig is) Design: designers of designbureaus Gaming: gaming developers en aanverwante creatieve functies Gedrukte media: auteurs, vertalers, illustratoren, journalisten, persfotografen Mode: ontwerpers Muziek: auteurs, componisten, uitvoerende muzikanten Nieuwe media: individuen/organisaties die actief zijn op het kruisvlak van (1) technologie en digitalisering, (2) multimedia in ruime zin, en (3) creativiteit, kunst, cultuur en/of design Podiumkunsten: acteurs, dansers, regisseurs, choreografen, performers, zangers, muzikanten, ontwerpers (kostuum, decor, licht), theatergezelschappen Reclame & communicatie: communicatie-, reclame-, PR-bureaus 14 Alain Guiette, Annick Schramme, Koen Vandenbempt, Creatieve Industrieën in Vlaanderen anno 2010 een voorstudie, Flanders DC-kenniscentrum aan de Antwerp Management School, 2010, blz.44 17/17