meer dan voetbal Beleidsplan

Transcriptie

1 v.v. Actief meer dan voetbal Beleidsplan Versie ALV 2013

2 Voorwoord De afgelopen jaren is v.v. Actief behoorlijk gegroeid. Onder de leden, ouders, leiders, trainers, vrijwilligers en ook (jeugd)bestuursleden is hierdoor meer behoefte ontstaan aan duidelijkheid over het doel en het bestaansrecht van de vereniging. Daarnaast ook over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de vereniging. In januari 2013 is in opdracht van het bestuur van v.v. Actief dan ook een start gemaakt met het schrijven van een algemeen beleidsplan voor de vereniging. Beleidsplan Een sturingsmiddel waarmee de organisatie de werkzaamheden richt op de missie, de gemeenschappelijke opdracht of de bestaansreden van de organisatie. De missie wordt vertaald in algemene en concrete doelstellingen. De organisatie omschrijft in het beleidsplan hoe de beschikbare mensen en middelen zullen worden ingezet om deze doelstellingen te realiseren. Beleid is: vaststellen wat het bestuur/de organisatie gaat doen om haar doelstelling(en) te realiseren. Beleid gaat over doelen en middelen. Hierbij zijn de middelen altijd ondergeschikt aan de doelen. Onder leiding van Anne Prins van Sport Drenthe is een werkgroep opgericht om een analyse uit te voeren onder de leden en andere bij de club betrokken personen. Hierbij is gekeken naar de sterke punten en verbeterpunten van de vereniging en de kansen en bedreigingen van de externe factoren van de vereniging. In een aantal vergaderingen is aan de hand van de uitkomsten van deze analyse een algemeen beleidsplan opgesteld met doelen en adviezen voor het bestuur. Het algemeen beleidsplan is tevens richtlijn voor de korte termijnplannen van de diverse commissies binnen de vereniging. Wij willen diegenen die de moeite hebben genomen te reageren op de vragen en stellingen in de enquête, hiervoor hartelijk bedanken. Uiteraard gaat onze dank ook uit naar de leden van de werkgroep. In het bijzonder naar Anne Prins van Sport Drenthe voor het adviseren en begeleiden van de werkgroep. Voorzitter v.v. Actief 30 september 2013 De leden van de werkgroep: Frans Verhoeven Paul Rodenhuis Johan Schotsman Marjan van Nuland Simon Velis Miranda Grootjans - ouder/leider - lid Technische Commissie / speler - scheidsrechtercoördinator / lid Jeugdcommissie / ouder - lid Jeugdcommissie / toernooicommissie / oude - ledenadministratie / ouder - voorzitter Jeugdcommissie / ouder Versie ALV

3 Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inhoudsopgave 3 75 jaar v.v. Actief 4 Toekomstige koers van v.v. Actief 5 Profilering van v.v. Actief 6 huidige profilering gewenste profilering SWOT-Analyse 7 Doelen voor de komende 3 jaren 8-10 Bij Actief leer je nog beter voetballen 8 Zonder RESPECT geen voetbal 8 Lidmaatschap verplicht tot uitvoeren van vrijwilligerstaken 9 Optimalisatie van de organisatiestructuur 9 Interne en externe communicatie verbeteren 10 Financieel overzicht 11 Versie ALV

4 75 jaar v.v. Actief De vereniging Actief, gevestigd te Eelde, werd in 1927 opgericht. Voetbal maakte daar weliswaar nog geen onderdeel van uit, maar toch werd er al in clubverband gevoetbald (waarschijnlijk sinds 1910). In het jaar 1936 ging voetbal als sport onderdeel uitmaken van de omni-vereniging (huidige Sport Federatie Actief). Het sporten in verenigingsverband was in de beginjaren echter zeer beperkt. De keuze bestond uit handbal, gymnastiek of voetbal. In 1938 nam het ledental in grote getale toe en ging men,binnen de omni-vereniging Actief, voetballen onder de clubnaam AVA (Afdeling Voetbal Actief). De clubnaam AVA kwam in 1951 te vervallen en zo ontstond de naam voetbal vereniging Actief. Sinds 1938 is v.v. Actief te vinden aan de Burg. Legroweg waar in de beginjaren slechts een zeer klein kleedgebouwtje aanwezig was. Ruim 75 jaar later is de locatie nog steeds hetzelfde maar inmiddels voorzien van een fantastische moderne accommodatie! Het 75-jarig bestaan van de vereniging is dan ook niet zomaar aan de club voorbij gegaan. Het lustrum is groots gevierd in 2002 met een feest voor de leden en een fraai boek Actief in voetbal. In 1944 is te herleiden dat AVA 1 speelde in de 1 e klasse van de afdeling Groningen van de GVB (Groninger Voetbal Bond). Het vlaggenschip (1 e elftal) van de v.v. Actief heeft in de loop der jaren op diverse niveaus gespeeld. In de 90-er jaren was er sprake van een jojo effect tussen de 3 e en de 2 e klasse van de KNVB. De laatste jaren kan men Actief omschrijven als een respectabele en stabiele 2 e klasser. Het voetbal van v.v. Actief wordt getypeerd en geroemd om haar verzorgde technische uitvoering. Actief is trots op het feit dat sinds jaar en dag een succesvolle doorstroming plaatsvindt van jong talent naar betaald voetbal organisaties als FC Groningen. Actief wil haar leden een plek bieden waar men elkaar kan ontmoeten om gezamenlijk de voetbalsport te beoefenen op zowel recreatief als prestatief niveau. Het voetbal speelt een grote rol als sociaal bindend element in het dorp Eelde-Paterswolde, een aspect dat niet mag worden onderschat. Het is geweldig dat het aantal leden, met name in de 21 e eeuw, een ware vlucht heeft genomen. De jeugdafdeling heeft inmiddels ruim 500 jeugdleden! Met behulp van een grote groep vrijwilligers, die wekelijks hun steentje bijdragen, is het mogelijk om het voetbal te blijven spelen. Daarbij heeft Actief door de jaren heen een trouwe kern van sponsoren opgebouwd die de vereniging door dik en dun steunen. Met recht kan worden gezegd dat de v.v. Actief een bloeiende dorpsvereniging is waar alle leden trots op mogen zijn! Versie ALV

5 Toekomstige koers van v.v. Actief v.v. Actief wil zich de komende jaren blijven richten op voetbal met het idee dat iedereen kan presteren naar vermogen. Dat geldt zowel voor voetballers, trainers en alle overige functies. We zijn een grote dorpsvereniging en willen de binding met het dorp behouden en waar mogelijk zelfs versterken. Belangrijke speerpunten hiervoor zijn: Bij Actief leer je nog beter voetballen (wij zijn er niet alleen om voetballers te ontwikkelen, maar ook voor scheidsrechters, maatschappelijke stages etc.). Zonder RESPECT geen voetbal Lidmaatschap verplicht tot uitvoeren van vrijwilligerstaken Optimalisatie van de organisatiestructuur Interne en externe communicatie verbeteren De eerste 3 punten zijn de basisprincipes waar v.v. Actief voor staat: v.v. Actief meer dan voetbal Optimalisatie van de huidige organisatiestructuur met de juiste mensen op de juiste plek is een randvoorwaarde om invoering en borging van de basisprincipes succesvol te realiseren. Een betere interne en externe communicatie is gewenst omdat hiermee draagvlak verkregen kan worden voor de toekomstige koers. Ook zal dit bijdragen aan een beter imago waardoor betere resultaten bereikt kunnen worden bij behoud en werving van leden/vrijwilligers. In dit beleidsplan zal nader worden ingegaan op de eerder genoemde speerpunten. Hierbij zullen de bijbehorende doelen genoemd worden, om de veranderingen binnen v.v. Actief te realiseren. Versie ALV

6 Profilering van v.v. Actief Huidige profilering: Op dit moment (seizoen ) staat v.v. Actief bekend als een grote, gezellige en huiselijke vereniging met een mooie accommodatie en prachtige gras- en kunstgrasvelden. Het is een gemoedelijke vereniging waar iedereen welkom is. Op dit moment ligt de nadruk meer op de prestatieve/selectieteams dan op de recreatieve/niet selectieteams. Het eerste elftal speelt 2 e klasse en de club heeft 700 leden, zowel senioren als jeugd, dames als heren. De vereniging heeft verhoudingsgewijs meer jeugdleden dan senioren. Door de snelle groei van de afgelopen jaren is er op dit moment voor veel leden en vrijwilligers een onduidelijke organisatiestructuur. Bij wie liggen welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Door deze explosieve groei is de in- en externe communicatie op dit moment onvoldoende. Buiten voetbalzaken is de club zich ervan bewust dat sport bij jeugdleden, maar ook bij de volwassenen, een sociaal vormend karakter heeft. Respect voor (mede)spelers, tegenstanders, scheidsrechters, trainers en begeleiding is een belangrijk aandachtspunt. Gewenste profilering: v.v. Actief is een dorpsvereniging waarbij plezier voor iedereen centraal staat. Waar ruimte is voor recreatief- en prestatief voetbal, maar waar de basis voor iedereen gelijk is. Een goede binding met de club en met het dorp vinden we belangrijk. v.v. Actief streeft ernaar dat ieder individu de mogelijkheid krijgt om zich, op zijn eigen niveau, te ontwikkelen. Dit geldt niet alleen voor spelers, maar ook voor leiders, trainers, scheidsrechters, vrijwilligers, enz. We stellen daarbij de volgende uitgangspunten/kaders: Trainers (betaald of niet betaald), leiders en materiaal voor alle teams, zodat ieder zich op zijn eigen niveau kan ontwikkelen. Dit onder verantwoordelijkheid van de technische commissie. Cursussen en begeleiding aanbieden voor alle vrijwilligers. Spelers zijn betalend lid en worden niet betaald. Ieder lid is automatisch vrijwilliger, waarbij ouders van leden t/m de C categorie vrijwilliger zijn in plaats van hun kind. Iedereen dient zich te houden aan de opgestelde gedragsregels binnen de vereniging. Een financieel gezonde vereniging blijven. Goede doorstroming van de jeugd naar de senioren. Het 1e elftal op het hoogst haalbare niveau te laten voetballen. De jeugd op het hoogst haalbare niveau te laten voetballen. Als vereniging meer voor het dorp doen, dorpsbinding. Bijvoorbeeld: NLdoet. Positief coachen. Plezier en vertrouwen is belangrijk. Versie ALV

7 SWOT Analyse Strenghts (Sterke punten) Weaknesses (Verbeter punten) - mooie accommodatie, mooie locatie - te weinig trainers voor niet - goede parkeergelegenheid selectie teams - hoog niveau jeugd - niet selectie teams - gemotiveerd bestuur en JC, capabele - geen beleidsplan en geen bestuurders controle op vastgesteld beleid - financieel gezond - gebruik/mogelijkheden kantine - veel activiteiten - in- en externe communicatie - betrokkenheid kader - elkaar aanspreken op gedrag, - goede parkeergelegenheid gedrag- en huishoudelijke regels - gezellige vereniging, ons kent ons - omgang vrijwilligers/rechten sfeer, familiair, huiselijk plichten/te vrijblijvend - veel leden, veel E en F teams - website - trouwe supportersschare - EHBO - goede contacten met FC Groningen - draagvlak voor beleid/visie - goed materiaal - binding van deel van de ouders - tekort aan vrijwilligers - doorstroming jeugd naar senioren - niveau tussen selectieteams en niet selectieteams is te groot - niet of nauwelijks wordt bijgedragen aan dorpsbinding Opportunities Threats (kansen) (bedreigingen) - nieuwsbrief/nieuwe media - arrogantie t.o.v. andere clubs - jeugd meer erbij betrekken en binden - kwaliteit aanbod kantine - senioren op de zaterdag (doorstromende - groter aanbod van vrije A-jeugd) tijdsbesteding - gemeentelijke bezuinigingen - meer meisjes/dames voetbal - teruglopende kantine omzet - normen en waarden op het complex - omgang met de vrijwilligers en - open dag terugloop vrijwilligers - uitbreiden G-voetbal - kredietcrisis - stages sportopleiding - vrijblijvendheid - meer betrokkenheid creëren bij ouders - professionalisering van de site - betere en meer kantinebezetting op trainingsavonden - gebruik sportpark voor andere maatschappelijke doeleinden - duurzaamheid (bijv. zonnepanelen op de kleedkamers) steeds meer aandacht voor gezonde leefstijl Versie ALV

8 DOELEN VOOR DE KOMENDE 3 JAREN Naar aanleiding van de toekomstige koers en de uitgevoerde sterkte/zwakte analyse van v.v. Actief zijn de volgende doelen beschreven. 1. Bij Actief leer je nog beter voetballen Basisvoorwaarden die v.v. Actief moet creëren om spelers nog beter te leren voetballen zijn het bieden van training en begeleiding aan alle teams. Doordat voetbal de kern is van de v.v. Actief heeft dit doel dan ook een hoge prioriteit gekregen. Doelen: Periode: Verantwoordelijk Het begeleiden van trainers, Seizoen Technische en leiders optimaliseren. continu Commissie Meer feedback- en scholings- Seizoen Technische mogelijkheden aanbieden voor continu Commissie trainers en leiders. Elk team heeft een trainer en Seizoen Technische Coach. Commissie Er wordt naar gestreefd om voor aanvang van het seizoen voor elk team een trainer en coach te hebben. 2. Zonder RESPECT geen voetbal / positief coachen Er hangt een mooi bord bij de ingang van de accommodatie, ZONDER RESPECT GEEN VOETBAL. Overal hoor je incidenten (ook de manier van coachen) over het gedrag van spelers, leiders, trainers, maar ook van ouders langs de lijn. Niet alleen bij andere verenigingen gebeurt dit, v.v. Actief is hierin geen uitzondering. Om een ieder duidelijk te maken dat we dit niet langer tolereren is dit een belangrijk doel voor het komende seizoen. Doelen: Periode: Verantwoordelijk Opstellen en communiceren Start seizoen Bestuur van duidelijke gedragsregels en deze ook handhaven. Gedragscommissie oprichten Start seizoen Bestuur met specifieke deskundigheid. Sanctioneringbeleid maken en Start seizoen Bestuur Versie ALV

9 er naar handelen. Opstellen van een arbitrageplan. Start seizoen Jeugdcommissie 3. Lidmaatschap verplicht tot uitvoeren van vrijwilligerstaken Zoals bij veel verenigingen het geval, heeft ook v.v. Actief te maken met een tekort aan vrijwilligers. Een kleine club mensen is verantwoordelijk voor veel zaken. Het blijkt dat het moeilijk is om leden en ouders vrijwillig over te halen om een taak binnen de vereniging uit te voeren. Daarom wordt bij het lidmaatschap verwacht dat iedereen vrijwilligerstaken uitvoert. De contributie is een bijdrage in de kosten en geen vrijwaring van vrijwilligerstaken. Met elkaar maken we de vereniging! Door o.a. trainers en scheidsrechters op te leiden zorgen we ervoor dat vrijwilligers de mogelijkheid krijgen om de club nog beter te maken. Doelen: Periode: Verantwoordelijk Aanmelding/ledenkaart maken M.i.v. seizoen Bestuur voor leden en ouders m.b.t. vrijwilligerstaken. Het begeleiden van scheids-, Seizoen Jeugdcommissie rechters optimaliseren. continu Meer feedback- en scholings- Seizoen Jeugdcommissie mogelijkheden aanbieden voor continu scheidsrechters. 4. Optimalisatie van de organisatiestructuur Bij een groeiende vereniging als v.v. Actief is het van belang de organisatiestructuur toekomstbestendig te maken. Transparantie in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is belangrijk voor de leden, ouders, sponsoren en andere betrokkenen bij de vereniging. Het slagen van dit beleidsplan valt of staat met een goede organisatiestructuur. Het vaststellen van nieuw beleid maakt optimalisatie van de huidige organisatie noodzakelijk. Het is belangrijk dat de verschillende doelen vanuit het plan terug te zien zijn in verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden binnen de voetbalorganisatie en verankerd zijn aan bestuursfuncties. Doelen: Periode: Verantwoordelijk Werken aan de hand van M.i.v. seizoen Bestuur het beleidsplan. Bestuursverantwoordelijkheden Seizoen Bestuur vastleggen in taken en bevoegdheden en hiernaar handelen. De taken van de Technische M.i.v. seizoen Bestuur Versie ALV

10 Commissie duidelijk beschrijven en een technisch/selectie beleidsplan maken en hiernaar handelen. De taken van de Jeugdcommissie M.i.v. seizoen duidelijk beschrijven en een jeugd beleidsplan schrijven en hiernaar handelen. Bestuur Handboeken schrijven / updaten 2 e helft seizoen Bestuur op diverse gebieden Vrijwilligerscommissie / maken Seizoen Bestuur van een vrijwilligersbeleid. Activiteitencommissie oprichten / Seizoen jaarkalender maken. Bestuur 5. Interne en externe communicatie verbeteren Het is van belang dat de (toekomstige) leden, sponsoren en supporters van v.v. Actief goed op de hoogte worden gehouden van het reilen en zeilen binnen de vereniging. Voor meer bekendheid, het imago van de club, maar ook om meer toeschouwers naar het sportpark te trekken. Doelen: Periode: Verantwoordelijk Regelmatig een nieuwsbrief Seizoen / Bestuur uitbrengen continu Nieuwe website. Start seizoen 2013/2014 Bestuur Het maken van Seizoen 2013/2014 Bestuur richtlijnen voor gebruik van continu social media door leden en anderszins bij v.v. Actief betrokken personen. Gebruik van fotomateriaal (portretrecht) maakt hiervan deel uit. Organiseren van ontvangst- M.i.v. seizoen , Bestuur avonden voor nieuwe leden na de winterstop, daarna 2 x per jaar. Continu Versie ALV

11 FINANCIEEL OVERZICHT Net als vele andere voetbalverenigingen is v.v. Actief in financieel opzicht afhankelijk van contributiegelden, kantine-inkomsten, sponsoring en verhuur van (een gedeelte van de accommodatie). Voor de exploitatie van het sportcomplex heeft v.v. Actief de Stichting Beheer en Exploitatie Sportcomplex v.v. Actief opgericht. De Stichting staat los van de vereniging en heeft de investering in bijvoorbeeld het nieuwe kunstgras hoofdveld (2010) en kleedaccommodatie (2012) gerealiseerd. Met het nieuwe kunstgrasveld en kleedaccommodatie heeft v.v. Actief een prachtig sportcomplex. Voor dergelijke investeringen is echter wel geld nodig. Gekeken is en wordt hoe er eerder en meer leden geworven kunnen worden, de kantine-inkomsten verhoogd kunnen worden, hoe de accommodatie optimaal geëxploiteerd kan worden en er of er nog meer sponsoren geworven kunnen worden. In 2012 is sprake geweest van een lichte contributieverhoging voor zowel de junioren als de senioren. Met de inzet van alle bij v.v. Actief betrokkenen hopen wij de komende jaren het ook op financieel gebied op orde te houden. Hieronder een weergave van de uitgaven- en inkomstenposten van v.v. Actief. Uitgaven / lasten Personeelskosten Huisvestingskosten Bureaukosten Accommodatiekosten Wedstrijdkosten Bestuur en Commissies Inkomsten / baten Contributies Sponsoring / Entreegelden Acties / Loterijen Subsidies Kantine-inkomsten Diverse baten Kantinekosten Overige lasten/kosten Versie ALV