Aansturingsprotocol DR-LNV

Transcriptie

1 Aansturingsprotocol DR-LNV Hoofdstuk 1. Algemeen Artikel 1 : Begripsbepalingen - Minister : Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit - Ministerie : Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) - Bestuursraad : Bestuursraad van LNV - SG : Secretaris Generaal van LNV, eigenaar van de DR - DG-DR : Directeur Generaal van LNV, opdrachtgever van de DR - DR : Dienst Regelingen - FEZ : Directie Financieel Economische Zaken van het Ministerie - AD : Auditdienst Hoofdstuk 2. Kerntaak van DR Artikel 2 : Kerntaken Dienst Regelingen 1. De DR voert regelingen uit t.b.v. het Ministerie van LNV en andere overheidsorganisaties. 2. DR heeft de functie van (gecertificeerd) EU-betaalorgaan voor het Ministerie. 3. De kerntaken van de DR bestaan uit: a. De inrichting en uitvoering van EU - regelingen, verordeningen en verplichtingen; b. De inrichting en uitvoering van basisregistraties, op dit moment ten behoeve van percelen, dieren, relaties en bedrijven; c. De verlening van vergunningen en ontheffingen, zoals ten behoeve van het natuurbeleid, het milieubeleid en het mestbeleid; d. De inrichting en uitvoering van nationale subsidieregelingen; e. De crisisbestrijding; f. Het geven van adviezen aan de beleidsdirectie op grond van uitvoeringskennis.

2 Hoofdstuk 3. Eigenaar Artikel 3 : Rol eigenaar 1. De SG is als eigenaar verantwoordelijk voor de aansturing en daarmee voor het integraal beheer van de DR. De SG houdt voorts toezicht op en waakt over de continuïteit en de kwaliteit van de organisatie van de DR. Artikel 4 : DR-raad 1. De DR-Raad adviseert de Minister/Bestuursraad over de balans tussen de jaarlijkse vraag en beschikbare capaciteit van de DR, de door DR te hanteren normkosten, en de efficiëntie en kwaliteit van de DR op basis van persoonlijke deskundigheid. Artikel 5 : Jaarplan en Begroting 1. De Algemeen Directeur DR dient 1 maal per 3 jaar een bijgesteld strategisch plan in bij de SG. Dit plan bestrijkt een periode van 5 jaren en bevat tenminste: a. Een overzicht van de beleidsmatige doelstellingen van het agentschap voor de planperiode b. Een overzicht van de verwachte opdrachten voor de planperiode uitgesplitst naar opdrachtgever c. Een financiële raming voor de planperiode 2. De Algemeen Directeur dient jaarlijks uiterlijk op 15 mei van het jaar t-1 voor het jaar t de contouren van het jaarplan in bij de SG. Deze opzet is tevens de basis voor de begroting. Het definitieve jaarplan, met daarin de actuele ontwikkelingen, wordt uiterlijk 1 oktober van het jaar t-1 ingediend. Dit laatste document bevat tenminste: a. een tekstueel gedeelte over de beleidsmatige doelstellingen van het agentschap voor het jaar t en de vanuit DR onderkende risico s, en de verschillen t.o.v. het strategisch plan; b. ontwikkelingen en veranderingen op het gebied van de bedrijfsvoering; c. een overzicht van de opdrachten voor het jaar t met de daarbij benodigde middelen per beleidsdirectie en per beleidsartikel. Dit overzicht komt overeen met de LNVofferte voor het werkpakket, zoals die aan de DG-DR is aangeboden conform artikel 11; d. de met de externe opdrachtgevers afgestemde werkzaamheden voor Tweeden en Derden;

3 e. een investeringsplan. 3. Het Jaarplan behoeft de goedkeuring van de SG die hierover beslist na advisering door de stafdirecties. Deze goedkeuring betreft ook de gehanteerde tarieven voor Tweeden en Derden. 4. De SG neemt nadat de DG-DR een schriftelijke opdracht heeft verleend aan de DR voor de in het jaar t te leveren diensten, doch uiterlijk 1 januari van het jaar t, een besluit over de goedkeuring. 5. De tarieven van DR worden vastgesteld door de SG. Het tarief voor jaar t wordt vastgesteld uiterlijk 15 juni in het voorafgaande jaar. 6. Indien de SG goedkeuring onthoudt aan het jaarplan, geeft hij schriftelijke aanwijzingen aan de DR omtrent aanpassingen van het jaarplan teneinde alsnog goedkeuring te verkrijgen. De aanwijzing wordt vooraf besproken met DR. Zolang het jaarplan niet is goedgekeurd is de DR met inachtneming van deze schriftelijke aanwijzingen bevoegd haar activiteiten te verrichten op basis van het jaarplan. 7. Indien de SG gedurende het jaar besluit tot departementale budgetkortingen, dan moet dit zich vertalen in de budgetten van de opdrachtgevende beleidsdirecties. De opdrachtgever gaat daarop met DR in overleg over de te nemen maatregelen. Artikel 6: Verantwoording 1. In de maanden mei en september rapporteert de DR tussentijds over de verrichte activiteiten en de financiële resultaten aan de SG. 2. In februari van het jaar t+1 dient de DR haar jaarrekening in bij de Directeur FEZ. 3. De jaarrekening wordt opgesteld conform de jaarlijks door FEZ vastgestelde voorschriften. Uiterlijk 15 april is deze voorzien van een accountantsverklaring door de AD. 4. In april van het jaar t+1 legt de algemeen Directeur van de DR verantwoording af met behulp van een jaarverslag. Het jaarverslag gaat in op: a. de hoofdlijnen van de uitvoering van de opdrachten voor het jaar t met de daarbij gebruikte middelen per beleidsdirectie en per beleidsartikel aansluitend bij de rekening en verantwoording van het ministerie van LNV; b. het gerealiseerde beleid met betrekking tot opdrachten voor Tweeden en Derden; c. het gevoerde beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering;

4 d. de jaarrekening. 5. In geval van belangrijke actuele ontwikkelingen, stelt de Algemeen Directeur DR hiervan de Eigenaar tussentijds op de hoogte. Artikel 7: Decharge Algemeen Directeur DR en winstbestemming 1. Op basis van het jaarverslag en de jaarrekening met accountantsverklaring neemt de SG een besluit omtrent decharge van de Algemeen Directeur DR. Dit gebeurt in het reguliere eigenaarsoverleg van juni. 2. Daarnaast neemt de SG in dit overleg een besluit over de winstbestemming. Hiertoe ontvangt hij een voorstel van de Algemeen Directeur DR. Artikel 8: Aanwijzing SG 1. Aanwijzingen van de SG aan de Algemeen Directeur DR over de inrichting van de organisatie en de uitvoering van de taken worden schriftelijk gegeven. Hoofdstuk 4. Opdrachtgevers Artikel 9 : Rol opdrachtgever 1. De DG-DR is als opdrachtgever verantwoordelijk voor het opdrachtenpakket dat vanuit het Ministerie aan DR wordt gegeven. De DG-DR laat zich in zijn rol als opdrachtgever ondersteunen door de directie Landbouw, die als coördinerende beleidsdirectie optreedt. Artikel 10 : Offerteaanvraag LNV 1. Uiterlijk 1 maart van het jaar t-1 ontvangt de Algemeen Directeur DR van de DG-DR een offerte-aanvraag voor het jaar t. Deze aanvraag bevat per beleidsdirectie de inschatting van het werkpakket, Verder is per regeling in de aanvraag het relevante artikel van de LNV-begroting aangegeven. 2. Indien de Algemeen Directeur op 1 maart van het jaar t-1 geen offerte-aanvraag voor het jaar t heeft ontvangen, dan geldt de offerte-aanvraag voor het jaar t-1 tevens als offerte-aanvraag voor het jaar t.

5 Artikel 11 : Offerte 1. De concept LNV- offerte van DR wordt voor 15 mei van het jaar t-1 door de Algemeen Directeur DR aangeboden aan de DG-DR met een kopie aan alle betrokken beleidsdirecties en FEZ. 2. Deze LNV- offerte bevat tenminste: a. een overzicht van de gemaakte afspraken met de beleidsdirecties; b. een overzicht van de door de DR uit te voeren produkten/diensten; c. een overzicht van de in rekening te brengen kosten naar produkt/dienst, opdrachtgever en artikel in de LNVbegroting, in aftrek van eventuele te heffen léges; d. een overzicht van eventuele knelpunten en beslispunten ten aanzien van het werkpakket. e. De opgave van het beoogde kwaliteitsniveau f. Een overzicht van welke informatie wanneer wordt opgeleverd 3. De door DR in rekening te brengen kosten per produkt/dienst zijn gebaseerd op een door de SG goedgekeurd kostprijsmodel 4. Deze LNV- offerte is opgebouwd uit door de DR afgestemde deeloffertes per verantwoordelijke beleidsdirectie, welke weer is opgebouwd uit specifieke offertes per produkt/dienst. 5. De specifieke offerte per produkt/dienst bevat tenminste: a. de afspraak over de te leveren aantallen prestatieeenheden per produkt/dienst (aanvragen, bezwaren) en de bijbehorende tijdsinzet; b. de afspraak over de in rekening te brengen kosten voor de te leveren aantallen prestatie- eenheden; c. afspraken over de gewenste kwaliteit van het te leveren produkt/dienst; d. specifiek in samenhang met c. afspraken rondom de mate van risico (EU- eisen, misbruik/oneigenlijk gebruik) en de maatregelen hierop; e. de afspraak over de informatievoorziening over de uitvoering van de opdracht. Artikel 12 : Opdrachtverlening 1. Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de LNV- offerte voor het jaar t, maar uiterlijk voor 15 juni jaar t-1, verstrekt de DG-DR de opdracht aan de Algemeen Directeur DR.

6 2. Het opdrachtenpakket w ordt afgestemd in het opdrachtgeversoverleg. De opdracht bestaat uit de goedkeuring van de concept LNV-offerte zoals beschreven in artikel In het opdrachtgeversoverleg van oktober wordt deze offerte, in samenhang met de goedkeuring van het jaarplan door de eigenaar, definitief vastgesteld. Hierin zijn eventuele ontwikkelingen verwerkt. 4. In aansluiting hierop worden de definitieve specifieke offertes door de DR ter ondertekening aangeboden aan de betrokken beleidsdirecties. De ondertekende offertes worden uiterlijk 1 januari van het jaar t door de beleidsdirecties geretourneerd. Artikel 13 : Uitvoering en Wijziging opdracht 1. De DR voert de werkzaamheden conform de opdracht uit. 2. De DR rapporteert over de uitvoering van de opdracht conform de afspraken vanuit de opdracht. 3. Wijzigingen van de opdracht worden door DR afgestemd met de betrokken beleidsdirectie. Wijzigingen kunnen voortvloeien uit: a. wijziging van het volume te leveren eenheden binnen de bestaande opdracht; b. wijzigingen vanuit de opdrachtgever die de aard van de opdracht veranderen, bijvoorbeeld op het terrein van kwaliteit en risico s op misbruik / oneigenlijk gebruik. 4. Wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd; dit kan in de vorm van een aanvullende offerte, maar bij kleinere wijzigingen ook in de vorm van een door de opdrachtgevende beleidsdirectie geaccordeerde nota. 5. Wijzigingen met grote beleidsmatige en/of financiële gevolgen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de DG-DR. Daarnaast wordt in de reguliere opdrachtgeversoverleggen aan de DG-DR een overzicht voorgelegd van de aanvullende afspraken. 6. In geval van belangrijke actuele ontwikkelingen, stelt de Algemeen Directeur DR hiervan de Opdrachtgever tussentijds op de hoogte. Ook omgekeerd is dit het geval. Artikel 14 : opdrachten voor Tweeden en Derden 1. DR is gemachtigd om in opdracht van tweeden en derden produkten en diensten te leveren, als deze: a. aansluiten bij de in artikel 2 omschreven kerntaken;

7 b. geen verstrengeling van belangen opleveren tussen LNVopdrachten en opdrachten voor tweeden en derden; c. niet strijdig zijn met rijksbeleid. 2. De afstemming van het werkpakket met externe opdrachtgevers doorloopt een vergelijkbaar offerteproces als dat met LNV. 3. De uitvoering van deze opdrachten geschiedt onder verantwoordelijkheid van de externe opdrachtgever. De Algemeen Directeur DR verantwoordt zich bij de SG over de eigenaaraspecten van deze opdrachten. 4. Nadere afspraken over het aantrekken van opdrachten voor Tweeden en derden worden in een apart protocol vastgelegd. Hoofdstuk 5. Financiële Uitgangspunten Artikel 15 : Kostprijsmodel 1. Voor de verrekening met opdrachtgevers wordt gebruik gemaakt van de integrale kostprijs berekend volgens het vastgestelde kostprijsmodel. Afwijkingen hierop moeten worden voorgelegd aan de SG. Artikel 16 : Verrekening opdrachten 1. De volgende bepalingen gelden rondom de verrekening van wijzigingen in de opdracht met de opdrachtgevende beleidsdirectie: a. de financiële gevolgen (zowel positief als negatief) van de onder artikel 13, lid 3 genoemde wijzigingen komen voor rekening van de opdrachtgevende beleidsdirectie; b. in de offerte wordt door DR een risico-analyse uitgevoerd op het risico dat zich wijzigingen op basis van exogene factoren in een bestaande, stabiele opdracht daadwerkelijk voordoen. Is dit risico groot, dan worden er met de opdrachtgever afspraken gemaakt over het opnemen van een risico-opslag in de offerte. c. geschillen over de interpretatie worden ter besluitvorming aan de SG voorgelegd. Artikel 17 : Taakstellingen 1. Op grond van departementale knelpunten kan de SG taakstellingen opleggen ten aanzien van het opdrachtenpakket van DR en/of de voorgenomen investeringen van DR. De SG

8 overlegt met de Algemeen Directeur DR over een redelijke overgangstermijn voor de invoering van deze taakstellingen. In dit overleg wordt ook rekening gehouden met de positionering van DR als baten-lastendienst binnen LNV. Artikel 18 : Risicomanagement 1. Binnen DR wordt risicomanagement gebruikt als instrument om risico s in kaart te brengen en hierop maatregelen te nemen. Artikel 19 : Aansprakelijkheid. 1. Door de EU opgelegde boetes uit hoofde van de uitvoering van regelingen op grond van EU-verordeningen, komen ten laste van het Ministerie van LNV. Hoofdstuk 6. Aanvullende bepalingen rondom bevoegdheden Algemeen Directeur DR Artikel 20 : Financiën en toezicht 1. De Algemeen Directeur DR voert een zelfstandig financieel beleid. Dit beleid wordt gevoerd binnen de kaders van het binnen het Ministerie vastgestelde financiële beleid. 2. De directie FEZ heeft hierin een belangrijke taak als: a. ondersteuner van de SG in z ijn rol als eigenaar; b. bewaker van de financiële afspraken/kaders én het verloop van de beschreven aansturingsprocessen in zijn rol als concerncontroller in samenwerking met Bureau Bestuursraad; c. toezichthouder in zijn rol als certificerende instantie voor de erkenning als EU-betaalorgaan. Artikel 21 : Personeel & Organisatie 1. De Algemeen Directeur DR voert een zelfstandig beleid op het gebied van Personeel en Organisatie. Dit beleid wordt gevoerd binnen de kaders van het binnen het Ministerie vastgestelde personeels- en organisatiebeleid, alsmede binnen het mandaatbesluit zoals dat geldt voor agentschappen. 2. De DR draagt ook zorg voor de uitvoering van het personele beheer, daarbij rekening houdend met uitbestede onderdelen bij

9 de centrale directie P&O, dan wel het toekomstige agentschap P- direct. Artikel 22 : Juridische Zaken 1. De directie JZ is verantwoordelijk voor de voorbereiding van weten regelgeving. DR toetst voor DR relevante concept wet- en regelgeving op uitvoerings- en rechtsbeschermingaspecten. 2. Bij de toepassing van wet- en regelgeving kan DR een beroep doen op JZ voor het beantwoorden van interpretatiekwesties. JZ is verantwoordelijk voor wetevaluaties en vraagt DR waar nodig naar ervaringen in de uitvoeringspraktijk. 3. JZ volgt de ontwikkelingen in algemene wetgeving, terwijl DR dat doet voor de voor rechtsbescherming relevante ontwikkelingen. JZ gebruikt de ervaring van DR ten behoeve van het interdepartementale overleg dienaangaande. DR houdt JZ op de hoogte van alle gevoerde rechterlijke procedures. 4. Afhandeling van bezwaar en beroep wordt door DR verzorgd; bijstand kan worden verzocht van betrokken wetgevingsjuristen. Afstemming met JZ vindt in ieder geval plaats als in bezwaar of beroep juridische of beleidsmatige interpretaties met verstrekkende gevolgen voor LNV aan de orde zijn. Artikel 23 : I CT 1. De Algemeen Directeur voert op het gebied van ICT een eigen informatiebeleid. Dit beleid wordt gevoerd binnen de kaders van het binnen het Ministerie vastgestelde informatie beleid. 2. DR draagt zorg voor de uitvoering van het informatie beleid. De technische aspecten van de uitvoering zijn belegd bij de centrale LNV ICT organisatie DICTU. Artikel 24 : EU-zaken 1. Het coördinerend bureau van de directie Internationale Zaken coördineert het verkeer (vragen, rapportages, e.d.) tussen de betaalorganen en Brussel. Artikel 25 : Communicatie en Voorlichting 1. De Algemeen Directeur DR voert een zelfstandig beleid op het gebied van communicatie. Dit beleid wordt gevoerd binnen de

10 kaders van het corporate communicatiebeleid, zoals vastgesteld door de Directeur Voorlichting. 2. De communicatieverantwoordelijkheid van DR is primair gericht op de uitvoeringscommunicatie. DR is gebonden aan het voeren van de LNV huisstijl en geeft samen met DV en IFZ invulling aan de huisstijl voor wat betreft de zogenaamde Administratieve communicatie (de regelingscommunicatie). 3. Voor wat betreft woordvoering voert DR dit binnen haar eigen terrein zelfstandig uit binnen de kaders van en afspraken met DV. Artikel 26 : Uitbesteding van werk 1. De DR kan voor de uitvoerig van haar werkpakket gebruik maken van de producten en diensten van andere organisaties binnen en buiten LNV. Deze uitbesteding vindt plaats binnen de kaders / richtlijnen die binnen LNV gelden. 2. Met iedere dienst zal de relatie worden vastgelegd in een overeenkomst, waarin de afspraken worden vastgelegd. 3. In deze afspraken wordt tenminste aandacht besteed aan: a. De producten en diensten die geleverd worden; b. De randvoorwaarden waarbinnen het plaatsvindt, de kosten, de kwaliteit, de informatiestructuur en de overleg structuur. 4. Diensten die ingeschakeld worden om EU inkomensondersteuning uit te voeren worden aangemerkt als technische dienst conform Vo. EU 1663/95. Technische diensten moeten voldoen aan dezelfde eisen als het betaalorgaan. DR borgt dat aan deze eisen wordt voldaan. 5. Een bijzondere technische dienst in het kader van het vorige lid is de Algemene Inspectie Dienst. Ook hiermee wordt een overeenkomst gesloten, waarna per regeling de specifieke (controle)afspraken worden vastgelegd. Artikel 27 : Evaluatie protocol 1. Eens in de vier jaar, te beginnen in 2008, wordt de werking van het protocol geëvalueerd.

11 Ondertekening: De Secretaris-Generaal LNV de Algemeen Directeur DR De Directeur-Generaal

12 Bijlage I: Toelichting op relevante artikelen In deze bijlage staan alleen toelichtingen voor die artikelen waarbij sprake is van bijzonderheden. Het betreft de artikelen: 5.5 Uurtarief DR 5.7 en 17.1 Departementale taakstellingen 13.5 Wijzigingen met grote beleidsmatige en/of financiële gevolgen 14 Externe opdrachtgevers 16.1c Risico- opslag 19 Aansprakelijkheid EU-boetes Artikel 5.5 : Uurtarief DR De afrekening van de dienstverlening van DR geschiedt conform kostprijsmodel per prestatie. Op dit moment is het uurtarief om twee redenen voor DR van belang, namelijk: 1. Als één van de bouwstenen van de kostprijs van een regeling en daarmee van de kosten per prestatie. 2. Als één van de indicatoren die iets zeggen over de efficiency van DR in de uitvoering van regelingen. Artikel 5.7 en 17.1 : Departementale taakstellingen Departementale taakstellingen op het opdrachtenpakket lopen via het budget van de opdrachtgevende beleidsdirectie; DR heeft vanaf 2005 geen eigen budgetartikel meer. Departementale taakstellingen op de investeringen lopen via de eigenaar en de leenfaciliteit bij het MIFI. In beide situaties is het van groot belang om een redelijke overgangstermijn af te spreken tussen SG en Algemeen Directeur DR, omdat: 1. Grote taakstellingen op het werkpakket moeten worden ingebed in de organisatie, met name op het vlak van het personeel. 2. Vanuit de status als baten-lastendienst schrijft DR af op haar investeringen; dit kan bij het staken van een activiteit leiden tot het doorlopen van afschrijvingskosten, dan wel bij het staken van een investering tot het éénmalig opvoeren van een bijzondere last. Artikel 13.5 : Wijzigingen met grote beleidsmatige en/of financiële gevolgen Dit artikel is bedoeld om de geest van de afspraak aan te geven en niet om exacte normeringen te stellen voor grote gevolgen. Het gaat erom dat de opdrachtgevende beleidsdirectie en de DR het eens zijn dat er sprake is van een wijziging met grote beleidsmatige en/of financiële gevolgen en hiernaar handelen. Artikel 14 : Externe opdrachtgevers In 14.3 wordt gesteld dat de Algemeen Directeur DR zich verantwoord over de eigenaarsaspecten van externe opdrachten richting de SG. Deze eigenaarsaspecten zijn voor deze opdrachten met name gericht op het imago en de

13 efficiency van de dienst als totaal. De beleidsmatige verantwoordelijkheid blijft bij de externe opdrachtgever. Vanwege het belang van een zorgvuldige omgang met deze opdrachten, wordt in 14.4 geregeld dat er een apart protocol wordt opgesteld. Artikel 16.1c : Risico-opslag in offerte De genoemde risico- opslag is bedoeld om het risico van kostenstijgingen (bij eenzelfde omvang van het werk) op te vangen. Indien op termijn wordt overgegaan naar afspraken op basis van een volledige fixed price, dan zal deze opslag ook gehanteerd worden voor wijzigingen in het volume van de te leveren prestaties (zoals genoemd in artikel 13.3 onder a.). Artikel 19 : Aansprakelijkheid EU-boetes Het artikel bepaalt dat EU-boetes in financiële zin niet op de DR verhaald kunnen worden. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen boetes die: 1. niet aan DR zijn toe te rekenen. Dit zijn EU-boetes op grond van standpunten van de commissie die afwijken van de met de opdrachtgever overeengekomen wijze van uitvoering. 2. wel aan DR zijn toe te rekenen. Dit zijn EU-boetes op grond van fouten door DR, waarbij de kwaliteit van de werkprocessen een hele belangrijke rol speelt. In principe zouden de boetes van de tweede soort wel ten laste van DR moeten worden gebracht. Echter hier zijn wel grenzen aan, gelet op de omvang van de boetes die door de EU worden opgelegd. Die staat niet in verhouding tot de 5% eigen vermogen buffer die DR kan opbouwen. Voorgesteld wordt vooralsnog deze categorie uit te sluiten en na de transitie en de introductie van het GBPM op dit punt de afspraken aan te scherpen. Alternatief is de opbouw van een risicoreserve, hetgeen waarschijnlijk een te dure oplossing is.