mm Z y* Overeenkomst betreffende metropoolregio U het uitvoeren van het KpVV-kennisprogramma.

Transcriptie

1 Gescand i u o n 8 mm Z y* Overeenkomst betreffende metropoolregio U....,. R O T T E R D A M D E N H A A G I het uitvoeren van het KpVV-kennisprogramma. f 3 V Vervoerregio ^kennisplatform VvX \ I Amsterdam I fjfll II DE ONDERGETEKENDEN: Het Bestuur van het Interprovinciaal Overleg, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door lid van het bestuur en portefeuillehouder mobiliteit mevrouw F. Graper-van Koolwijk (hierna te noemen: IPO) en handelend krachtens een daartoe door de colleges van Gedeputeerde Staten van de provincies verstrekt mandaat, volmacht en machtiging; Het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de portefeuillehouder openbaar vervoer de heer PJ.M. Litjens (hierna te noemen: Vervoerregio) Het dagelijks bestuur van de Metropool regio Rotterdam Den Haag, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter van de Bestuurscommissie Vervoersautoriteit de heer PJ. Langenberg (hierna te noemen: MRDH) Hierna gezamenlijk te noemen: "Subsidieverleners" EN De Stichting CROW, kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte, statutair gevestigd te Ede, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur/bestuurder de heer I.W. Koster (hierna te noemen: CROW) Hierna allen gezamenlijk te noemen: "Partijen" Overwegende: dat de in 2016 uitgevoerde evaluatie heeft geresulteerd in een unaniem besluit van Subsidieverleners tot continuering van het KpVV-kennisprogramma voor de verschillende overheden; dat de ingezette mobiliteitstransitie van modaliteit naar mobiliteit de kennisontwikkeling in slimme en duurzame mobiliteit urgent maakt dat CROW de afgelopen jaren met subsidie uit BDU-middelen het KpVVkennisprogramma heeft uitgevoerd; dat door de beëindiging van de BDU per 1 januari 2016 deze middelen voor de provincies worden toegevoegd aan het provinciefonds en voor de vervoerregio's via een specifieke uitkering aan Vervoerregio en MRDH dat de Subsidieverleners daardoor thans beschikken over de middelen voor het KpVVkennisprogramma waar dat voorheen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat was dat de Subsidieverleners namens de verschillende overheden met ingang van 1 januari 2018 de financiering van het KpVV-kennisprogramma regelen en met CROW als uitvoerder de hierna volgende afspraken willen maken over de voortzetting van de subsidiering van het KpVV-kennisprogramma door CROW; f

2 Komen als volgt overeen: Artikel 1 Rollen en verantwoordelijkheden 1.1 De Bestuurlijke Adviescommissie Plus (BAC+), waarin alle provincies en vervoerregio's zitting hebben, keurt jaarlijks het door CROW opgestelde jaarplan en jaarverslag goed. Het secretariaat van BAC+ wordt gevoerd door IPO. 1.2 De Subsidieverleners stellen een ambtelijk KpVV-overleg in, dat betrokken wordt bij voorbereiding van het jaarplan door CROW. Hiervoor benoemen de Subsidieverleners maximaal vijf leden op managementniveau. De vijf leden zijn afkomstig van MRDH, Vervoerregio, IPO en twee verschillende provincies en kiezen uit hun midden een voorzitter. Het ambtelijk KpVV-overleg is de ambtelijke voorbereidingsgroep voor goedkeuring van het jaarplan en jaarverslag in BAC+. Daartoe treedt dit gremium in overleg met CROW. Het ambtelijke KpVV-overleg keurt daarnaast verantwoordingsrapportages goed, evenals projectplannen op advies van een in te stellen programmaraad. Het secretariaat van het ambtelijk KpVV-overleg wordt gevoerd door CROW ten laste van het beschikbare budget voor het KpVV-kennisprogramma. 1.3 Het ambtelijk KpVV-overleg laat zich adviseren door een programmaraad. De programmaraad wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van VNG, ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Unie van Waterschappen, vervoerregio's en provincies. De programmaraad bestaat uit maximaal 12 leden (maximaal twee per partij) en kiest uit zijn midden een voorzitter. Leden worden benoemd door het ambtelijk KpVV-overleg op voordracht van de aan de programmaraad deelnemende partijen. De programmaraad zorgt voor alle voorbereiding en uitwerking van het jaarprogramma en draagt projectvoorstellen voor aan het ambtelijk KpVV-overleg. De programmaraad kan zich situationeel laten ondersteunen door kennisinstellingen en adviesbureaus. Het secretariaat van de programmaraad wordt gevoerd door CROW ten laste van het beschikbare budget voor het KpVV-kennisprogramma. 1.4 De jaarlijkse cyclus voor het goedkeuren van het jaarplan, jaarverslag, projectvoorstellen en verantwoordingsrapportages is uitgewerkt in bijlage 1 bij deze overeenkomst en wordt geconcretiseerd in besluiten tot subsidieverlening en - bevoorschotting, respectievelijk subsidievaststelling. 1.5 Binnen CROW fungeert de programmadirecteur KpVV als verantwoordelijke voor de uitvoering van het KpVV-kennisprogramma. Dat betekent dat hij afstemt met het ambtelijk KpVV-overleg en BAC In geval van de vervulling van de vacature programmadirecteur KpW selecteert de directeur van CROW een kandidaat en legt diens kandidatuur voor aan het ambtelijk KpVV-overleg ter advisering. De directeur van CROW b enoemt de kandidaat. 1.7 Het CROW mag geen werkzaamheden uitvoeren of laten uitvoeren die nadelig zijn voor of strijdig zijn met het KpVV-kennisprogramma. Artikel 2 Financiën en verantwoording 2.1 De financiering van het KpVV-kennisprogramma wordt apart geregeld in jaarlijks te nemen subsidieverlenings-, bevoorschottings- en subsidievaststellingsbesluiten, gericht aan CROW. De subsidie bedraagt jaarlijks maximaal 3,6 miljoen ( 1,8 miljoen door IPO, 0,9 miljoen door Vervoerregio en 0,9 miljoen door MRDH). 2.2 Ter voorbereiding van de subsidieaanvraag maakt CROW jaarlijks een begroting en toetst daarmee vooraf of de kosten voor uitvoering van het jaarplan passen binnen

3 het totaal van de beschikbare middelen per jaar op grond van de subsidie en/of (contractuele) financiële bijdragen van derden. De begroting wordt opgenomen in het jaarprogramma. 2.3 CROW maakt per kwartaal een managementrapportage ten behoeve van de Subsidieverleners, waaruit is af te leiden of de uitvoering van het KpVV jaarplan in de pas loopt met de voorgestelde programmering en past binnen het totaal van de beschikbare middelen op grond van de subsidie en/of (contractuele) financiële bijdragen van derden. 2.4 Wanneer de uitvoering van het KpVV-kennisprogramma in de loop van enig begrotingsjaar niet past binnen de beschikbare financiële middelen op grond van de subsidie, besluit het ambtelijk KpVV-overleg, mede op basis van een advies van de programmaraad, tijdig over bijstellen van het KpVV-kennisprogramma, al dan niet op voorstel van CROW. 2.5 In principe vloeien de in enig jaar niet bestede financiële middelen voor dat jaar terug naar Subsidieverleners. Benodigde financiële middelen voor verplichtingen ten aanzien van het KpVV-kennisprogramma die in een volgend jaar doorlopen, kan CROW reserveren uit de overgebleven financiële middelen. Voorstellen hiertoe doet CROW v oor 1 november van het betreffende boekjaar aan het ambtelijk KpVVoverleg. Het ambtelijk KpVV-overleg beslist over dergelijke voorstellen. Artikel 3 Evaluatie 3.1 In 2018 (uiterlijk gereed januari 2019) laten partijen een evaluatie uitvoeren gericht op de wijze waarop partijen de governance invulling geven. Eind 2020 (uiterlijk gereed november 2020) en vervolgens iedere vier jaar laten partijen de uitvoering van deze overeenkomst evalueren. De evaluaties worden uitgevoerd in opdracht van het ambtelijk KpVV-overleg en komen ten laste van het budget voor het KpVVkennisprogramma. 3.2 De uitkomsten van de onder lid 3.1 genoemde evaluaties worden besproken in het ambtelijk KpVV-overleg en BAC+. Op basis van de evaluatie naar de governance kunnen partijen in overleg de afspraken in deze overeenkomst aanpassen. Op basis van de evaluaties van de uitvoering van deze overeenkomst beslissen de Subsidieverleners over voortzetting, aanpassing of beëindiging van het KpVVkennisprogramma of (juridische) herinrichting ervan. Dit met inachtneming van artikel 7.3. Artikel 4 Eigendomsrechten 4.1 De door de decentrale overheden aan CROW in het kader van het KpVVkennisprogramma ter beschikking gestelde gegevens, rapporten en onderzoeksresultaten van door een of meer van de decentrale overheden in eigen beheer uitgevoerde studies en onderzoeken blijven eigendom van de decentrale overheid of overheden. 4.2 Met uitsluiting van de in lid 4.1 bedoelde gegevens, rapporten en onderzoeksresultaten blijven alle uit het KpVV-kennisprogramma voortvloeiende gegevens, rapporten en/of resultaten eigendom van CROW. 4.3 De decentrale overheden verkrijgen het vrije gebruiksrecht voor onbepaalde duur van de in lid 4.2 bedoelde gegevens, rapporten en/of resultaten ten behoeve van eventueel verdergaand onderzoek dat in eigen beheer wordt uitgevoerd. CROW vrijwaart in dit kader de Subsidieverleners tegen enige aanspraken van derden ter zake van inbreuk op eigendomsrechten van die derden. ft.

4 Artikel 5 Publicatie 5.1 CROW heeft niet het recht de uit eigen onderzoek van een of meer van de decentrale overheden verkregen gegevens als bedoeld in lid 4.1 op enigerlei wijze openbaar te maken, tenzij daartoe door de decentrale overheid of overheden voorafgaand schriftelijk toestemming is verleend. v 5.2 Bij publicatie van gegevens en resultaten als bedoeld in lid 5.1 moet CROW vermelden dat de inhoud uitsluitend dan wel voor een deel berust op gegevens verkregen uit een (met name te noemen) onderzoek dat door een of meer decentrale overheden in eigen beheer is verricht. 5.3 Bij publicaties door de decentrale overheden, waarbij gebruik wordt gemaakt van gegevens en resultaten van CROW, moet worden vermeld dat de inhoud uitsluitend dan wel voor een deel berust op gegevens verkregen uit onderzoek dat door CROW is verricht. Artikel 6 Wijziging 6.1 Deze overeenkomst kan slechts in overeenstemming schriftelijk worden gewijzigd of aangevuld door Partijen. 6.2 Indien onvoorziene omstandigheden opkomen die van dien aard zijn dat deze overeenkomst billijkheidshalve behoort te worden gewijzigd of opgezegd of die wezenlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van de overeenkomst, zullen Partijen over de noodzaak van wijziging van de overeenkomst in overleg treden. Partijen treden met elkaar in overleg binnen acht weken nadat een partij de wens daartoe aan de andere partijen schriftelijk heeft meegedeeld en raadplegen binnen die termijn het ambtelijk KpW-overleg. 6.3 Onverminderd het bepaalde in artikel 6.2 kan elke Partij de andere Partij schriftelijk verzoeken deze overeenkomst te wijzigen of op te zeggen. De in het eerste en tweede lid genoemde procedure is van overeenkomstige toepassing. 6.4 Indien de subsidie geheel of gedeeltelijk wordt ingetrokken is de procedure als bedoeld in het eerste en tweede lid van overeenkomstige toepassing en geldt de termijn zoals gesteld in artikel 7.3. Artikel 7 Looptijd en Beëindiging 7.1 Deze overeenkomst treedt na ondertekening door Partijen in werking per 1 januari 2018 voor onbepaalde tijd. 7.2 Deze overeenkomst eindigt indien Subsidieverleners, na overleg met CROW, besluiten het KpVV-kennisprogramma niet meer of niet door CROW uit te laten uitvoeren op een door de Subsidieverleners bij dat besluit bepaalde datum. 7.3 Indien Subsidieverleners het voornemen hebben om deze overeenkomst te beëindigen, dan wordt dat voornemen tenminste één jaar voorafgaand aan CROW kenbaar gemaakt. Artikel 8 Toepasselijk recht en geschillen 8.1 Alle geschillen betreffende de totstandkoming, uitleg of uitvoering van deze overeenkomst of van nadere afspraken die daaruit voortvloeien, alsmede elk ander geschil in verband met deze overeenkomst, worden zoveel mogelijk in onderling overleg tussen Partijen opgelost.

5 8.2 Er is sprake van een geschil indien een Partij zulks schriftelijk mededeelt aan de andere Partij. Alle geschillen betreffende de totstandkoming, uitleg of uitvoering van deze overeenkomst of van nadere afspraken die daaruit voortvloeien, alsmede elk ander geschil in verband met deze overeenkomst, worden zoveel mogelijk in onderling overleg tussen Partijen opgelost. 8.3 Indien oplossing van een geschil niet binnen een termijn van vijftig dagen - of zoveel langer of korter als Partijen in voorkomende gevallen nader overeenkomen - nadat één van de Partijen aan de andere Partij schriftelijk te kennen heeft gegeven dat er wat die Partij betreft sprake is van een geschil kan worden bereikt, kunnen Partijen gezamenlijk een deskundigencommissie aanwijzen die een bindend advies uitbrengt over het gerezen geschil en zullen Partijen daarnaar handelen. De deskundigencommissie bestaat uit drie leden waarbij binnen de commissie kennis aanwezig moet zijn over juridische aspecten en de aard van het geschil. Medewerkers van Partijen en van de organisaties die vertegenwoordigd zijn in de programmaraad zijn uitgesloten als lid van de deskundigencommissie. Artikel 9 Slotbepalingen 9.1 Indien en voor zover de inhoud van de overeenkomst afwijkt van hetgeen door Partijen eerder is afgesproken, prevaleert de inhoud van deze overeenkomst. 9.2 Binnen tien dagen na inwerkingtreding van deze overeenkomst wordt hiervan mededeling gedaan in de Staatscourant. ALDUS OVEREENGEKOMEN EN IN VIERVOUD OPGEMAAKT EN ONDERTEKEND, Te Den Haag, Te Amsterdam, d.d2tri22017 d.d>.< -< Namens IPO ^-NarrTShs Vervoerrègtox, N lid bestuur en portefeuillehouder mobiliteit portefeuillehouder openbaar ven/oer Mevrouw. F. Graper-van Koolwijk De heer P J T ^ b ^ e o s ^ ^ Te Den Haag, d.d/ü>-.iv2017 Namens MRDH voorzitter bestuurscommissie vervoerautoriteit Te Ede, d.dll-u-2017 Namens CROW directeur/bestuurder De heer P.3. Langenberg De heenf.w. Koster f

6 Bijlage 1 bij Overeenkomst betreffende het uitvoeren van het KpVV-kennisprogramma Jaarlijkse cyclus voor het vaststellen van het jaarplan, jaarverslag, projectvoorstellen en verantwoordingsrapportages Jaarplan Het jaarplan bevat het onderzoeksprogramma en de begroting voor het daaropvolgende boekjaar. In het jaarplan wordt aangegeven of er bijdragen van derden worden ontvangen voor de uitvoering van het KpVV-kennisprogramma. Jaarlijks wordt door CROW e en jaarplan opgesteld. Daarvoor worden, volgens opgave van CROW op basis van de in voorliggende jaren opgedane ervaringen, de volgende stappen doorlopen: CROW stelt zich via eigen netwerk en werkzaamheden op de hoogte van ontwikkelingen en kennisbehoeften en inventariseert dit ook bij de programmaraad. Op basis daarvan stelt CROW een concept jaarplan op. Het concept jaarplan wordt besproken in de programmaraad en het ambtelijk KpVV-overleg. Op basis van die besprekingen stelt CROW het eindconcept van het jaarplan op. De programmaraad adviseert het ambtelijk KpVV-overleg over het jaarplan. Het ambtelijk KpVV-overleg keurt het eindconcept, na eventuele aanpassingen, goed ter besluitvorming in BAC+. BAC-i-keurt het jaarplan goed. Het jaarplan wordt ieder jaar uiterlijk goedgekeurd voor 1 november van het jaar daarvoor door BAC+.Het jaarplan dient als basis voor de aanvraag tot subsidieverlening aan de provincies (in te dienen bij IPO) en de vervoerregio's. Jaarverslag Het jaarverslag bevat een weergave van de uitvoering van het jaarprogramma en een financiële verantwoording van de werkelijk gemaakte en betaalde kosten in enig kalenderjaar, ondersteund door een accountantsverklaring. Jaarlijks wordt door CROW een jaarverslag opgesteld. Daarvoor worden de volgende stappen doorlopen: CROW stelt het jaarverslag op. De programmaraad adviseert het ambtelijk opdrachtgeversoverleg over het jaarverslag. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg keurt het jaarverslag goed ter besluitvorming in BAC+. BAC+ stelt het jaarverslag vast. Het jaarverslag wordt ieder jaar aangeboden voor 1 april van het jaar daarna door CROW (de accountsverklaring volgt later, maar uiterlijk 1 juli). Het jaarverslag dient als basis voor de aanvraag tot subsidievaststelling aan de provincies (in te dienen bij IPO) en de vervoerregio's. Projectvoorstellen CROW maakt projectvoorstellen waarin is uitgewerkt hoe de activiteiten uit het jaarplan worden ingevuld. Daarvoor worden de volgende stappen doorlopen; Voordat een project/activiteit wordt opgestart, stelt CROW een concept projectvoorstel op. Het concept projectvoorstel wordt besproken in de programmaraad en op basis van de bespreking eventueel aangepast. Het (aangepaste) projectvoorstel wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het ambtelijk KpVV-overleg inclusief een advies van de programmaraad. Er is geen vast ritme voor het vaststellen van de projectvoorstellen. De goedkeuring moet plaatsvinden voordat een project/activiteit start. CROW anticipeert wat dat betreft op de vergadercyclus van programmaraad en ambtelijk KpVV-overleg.

7 Voor projecten/activiteiten die meer dan een jaar duren en/of structurele werkzaamheden zijn, hoeven niet jaarlijks projectvoorstellen geschreven worden. Dat gebeurt eenmalig voordat een project/activiteit start. Behandeling van de projectvoorstellen in programmaraad en/of ambtelijk KpWoverleg kan eventueel ook schriftelijk. Verantwoordingsrapportages CROW maakt verantwoordingsrapportages waarin de voortgang van de uitvoering van het jaarplan is weergegeven, zowel wat betreft planning als financieel. Daarvoor worden de volgende stappen doorlopen: CROW stelt verantwoordingsrapportage op t.b.v. het ambtelijk KpVV-overleg. Het ambtelijk KpVV-overleg stelt de verantwoordingsrapportage vast. Ieder kwartaal is er een verantwoordingsrapportage. Vergadercycli BAC+ vergadert tweemaal per jaar, georganiseerd en ingepland door IPO. Hier wordt op geanticipeerd door Partijen. Het ambtelijk KpVV-overleg vergadert ieder kwartaal. De programmaraad komt tweemaandelijks bij elkaar. CROW voert het secretariaat over het ambtelijk KpVV-overleg en de programmaraad en plant de vergaderingen dusdanig in dat dit aansluit bij de in deze bijlage gestelde behandelmomenten.