De Raad van Commissarissen: Stichting GroenWest ex artikel 18 lid 1 van de statuten Vastgesteld in de RvC-vergadering van 22 september 2015

Transcriptie

1 Reglement Raad van Commissarissen Stichting GroenWest ex artikel 18 lid 1 van de statuten Vastgesteld in de RvC-vergadering van 22 september 2015 A. ALGEMEEN Artikel 1 Definities In dit Reglement wordt verstaan onder: De Stichting: De Raad van Commissarissen: Bestuur: Deelneming: Ondernemingsraad: Huurdersorganisatie: Stichting GroenWest, gevestigd te Woerden, kantoorhoudende aan de Oslolaan 2, 3446 AA te Woerden; Het orgaan van de Stichting dat op grond van artikel 16 lid 1 van de statuten van de Stichting toezicht op het Bestuur houdt; Het orgaan van de Stichting dat de Stichting bestuurt op grond van artikel 4 lid 1 van de statuten van de Stichting en dat wordt gevormd door de directeur / bestuurder(s); De rechtspersoon of vennootschap waaraan de Stichting of een deelneming van de Stichting kapitaal verschaft of doet verschaffen teneinde met die rechtspersoon of vennootschap duurzaam verbonden te zijn; Het in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden ingestelde overlegorgaan; Het conform het BBSH en de WOHV ingestelde collectief overlegorgaan huurders/verhuurder. Artikel 2 Functie Reglement 1. Dit Reglement geeft nadere voorschriften, welke de Raad van Commissarissen bij de uitoefening van zijn taak in verhouding tot de Stichting en het Bestuur en in hun verhouding tot elkaar dienen na te leven, zulks ter aanvulling op het bepaalde in de statuten van de Stichting. 2. De bepalingen in dit Reglement vormen derhalve een nadere uitwerking van zowel de rechtspersonenrechtelijke verhouding tussen de Stichting en de Raad van Commissarissen en het Bestuur als van de tussen de Raad van Commissarissen en het Bestuur bestaande verhouding. Voorts wordt in dit Reglement de onderlinge verhouding tussen de leden van de Raad van Commissarissen nader uitgewerkt. 3. Dit Reglement bevat geen bepalingen die in strijd zijn met de wet en/of de statuten van de Stichting. Onverminderd het bepaalde in dit Reglement zal de Raad van Commissarissen voor zijn functioneren als uitgangspunt hanteren de algemene beginselen van Pagina 1 van 12

2 governance, in verband waarmee de Raad van Commissarissen de principes van de Governancecode Woningcorporaties onderschrijft, tenzij door de Raad van Commissarissen anders wordt aangegeven ( pas toe of leg uit ). 4. Van het bestaan van dit Reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag van de Stichting. B. DE RAAD VAN COMMISSARISSEN Artikel 3 Profiel en verkiezing leden Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen stelt een profielschets op voor zijn omvang en samenstelling, rekening houdend met de aard van de onderneming(en) van de Stichting en haar deelnemingen en de gewenste deskundigheid en achtergrond van leden van de Raad van Commissarissen. Deze profielschets is als Bijlage A bij dit Reglement gevoegd. Het profiel van de Raad van Commissarissen wordt opgenomen in het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag. 2. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11 lid 2 van de statuten van de Stichting, bestaat de Raad van Commissarissen uit ten minste vijf en ten hoogste zeven personen. 3. Bij de samenstelling van de Raad van Commissarissen zal de Raad de uitgangspunten als genoemd in artikel 12 lid 1 van de statuten van de Stichting in acht nemen. 4. Onverminderd het bepaalde in artikel 12 lid 1 van de statuten van de Stichting zal de Raad van Commissarissen zich er, binnen de grenzen van zijn bevoegdheden, voor inzetten dat de Raad te allen tijde zodanig is samengesteld dat: a. de leden ten opzichte van elkaar, het Bestuur en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen opereren; b. ieder lid van de Raad van Commissarissen geschikt is om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen; c. ieder lid van de Raad van Commissarissen beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol in het kader van de profiel(schets) van (leden van) de Raad van Commissarissen; d. de Raad van Commissarissen als geheel overeenkomt met de profielschets en de samenstelling van de Raad van Commissarissen zodanig is dat hij zijn taken naar behoren kan uitvoeren ; e. alle leden van de Raad van Commissarissen onafhankelijk zijn en er geen sprake is van onverenigbaarheden zoals in artikel 13 van de statuten van de Stichting beschreven. 5. De Raad van Commissarissen is aanspreekbaar op de kwaliteiten en kwaliteitseisen van zijn (individuele) leden. 6. Bij het ontstaan van een vacature in de Raad van Commissarissen wordt de procedure gevolgd, zoals neergelegd in artikel 7 van dit Reglement. Artikel 4 Taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het Bestuur en de algemene gang van zaken in de Stichting en de met haar verbonden onderneming(en). Pagina 2 van 12

3 De taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen zijn neergelegd in artikel 16 van de statuten van de Stichting. 2. Het toezicht van de Raad van Commissarissen op het Bestuur omvat in ieder geval: a. De realisatie van de doelstellingen van de Stichting; b. De strategie en de risico s verbonden aan de activiteiten van de Stichting; c. De opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; d. Het kwaliteitsbeleid; e. De kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording en beleidsbeïnvloeding door belanghebbenden; f. Het financiële verslaggevingsproces; g. De naleving van toepasselijke wet- en regelgeving. 3. De Raad van Commissarissen stelt het bezoldigingsbeleid ten aanzien van het Bestuur vast. Jaarlijks stelt de Raad van Commissarissen een remuneratierapport op waarin dit bezoldigingsbeleid wordt opgenomen en de wijze waarop dit het afgelopen jaar in de praktijk is gebracht. 4. De Raad van Commissarissen doet jaarlijks schriftelijk verslag van zijn werkzaamheden in een boekjaar, welk verslag deel uitmaakt van de jaarstukken van de Stichting. In dit verslag doet de Raad ook de specifieke opgave en meldingen die de Governancecode Woningcorporaties verlangt. 5. De Raad van Commissarissen fungeert als een college met een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat betekent dat alle leden van de Raad van Commissarissen gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor besluiten die genomen worden in de Raad van Commissarissen, ook als zij zich in vergadering tegen de inhoud van het besluit hebben uitgesproken. 6. De leden van de Raad van Commissarissen onderschrijven de integriteitcode van de Stichting. Artikel 5 Rol van de Voorzitter 1. De Raad van Commissarissen staat onder leiding van de voorzitter. 2. De voorzitter van de Raad van Commissarissen : a. Bereidt de agenda van de vergadering van de Raad van Commissarissen voor; b. Leidt de vergaderingen van de Raad; c. Ziet toe op het goed functioneren van de Raad; d. Draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de leden van de Raad; e. Zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor besluitvorming; f. Is namens de Raad van Commissarissen het voornaamste aanspreekpunt voor het Bestuur; g. Initieert de evaluatie van het functioneren van de Raad van Commissarissen; h. Initieert de evaluatie van het functioneren van het Bestuur. Pagina 3 van 12

4 3. De voorzitter van de Raad van Commissarissen ziet erop toe dat: a. De leden van de Raad van Commissarissen tijdig de informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak; b. Voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de Raad; c. De commissies van de Raad van Commissarissen naar behoren functioneren; d. Het Bestuur en de leden van de Raad van Commissarissen ten minste jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren; e. De contacten van de Raad van Commissarissen met het Bestuur en de Ondernemingsraad naar behoren verlopen; f. De contacten van de Raad van Commissarissen met het Bestuur en de huurdersorganisatie(s) naar behoren verlopen; g. De leden van de Raad van Commissarissen hun introductie- en opleidings- of trainingsprogramma volgen. 4. De voorzitter en de vice-voorzitter van de Raad van Commissarissen stellen in onderling overleg een verdeling van werkzaamheden vast en informeren de overige leden van de Raad hierover. 5. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, wordt deze vervangen door de vicevoorzitter. Artikel 6 Onverenigbaarheden 1. De onverenigbaarheden van leden van de Raad van Commissarissen zijn neergelegd in artikel 13 van de statuten van de Stichting. Ter nadere uitwerking van artikel 13 sub h van de statuten van de Stichting geldt dat lid van de Raad van Commissarissen niet kan zijn een persoon die deel uitmaakt van de Raad van Commissarissen / Raad van Toezicht van een woningcorporatie die feitelijk werkzaam is in één van de volgende gemeenten: Woerden, Montfoort, De Ronde Venen en het gedeelte van de gemeente Utrecht gelegen ten westen van de rijksweg A2. 2. Ieder lid van de Raad van Commissarissen dat een (schijn van) onverenigbaarheid voorziet of een anderszins tegenstrijdig belang tussen de Stichting en het lid van de Raad van Commissarissen, dient hiervan via de voorzitter de Raad van Commissarissen onverwijld in kennis te stellen. 3. Nadat de voorzitter van de Raad van Commissarissen in kennis is gesteld, als bedoeld in het vorige lid van dit artikel, zal de voorzitter de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk consulteren. Indien de voorzitter een onverenigbaarheid of een anderszins tegenstrijdig belang voor zichzelf voorziet, zal hij de vice-voorzitter hiervan in kennis stellen, naar aanleiding waarvan de vice-voorzitter de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk zal consulteren. 4. Indien de Raad van Commissarissen van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid of een anderszins tegenstrijdig belang, waarvoor een tijdelijke oplossing kan worden gevonden, werkt het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen aan die oplossing mee. 5. Indien de Raad van Commissarissen van oordeel is dat er sprake is van een méér dan incidentele onverenigbaarheid of een anderszins tegenstrijdig belang, dient het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen af te treden. Pagina 4 van 12

5 6. In verband met het bepaalde in de leden 4 en 5 van dit artikel dient ieder lid van de Raad van Commissarissen bij zijn aantreden op voorhand aan te geven dat, als het gaat om de eigen positie in de Raad, hij zich zal neerleggen bij het oordeel en het besluit van de Raad van Commissarissen en daarnaar zal handelen. 7. Ieder lid van de Raad van Commissarissen meldt het voornemen om een nevenfunctie of nevenwerkzaamheden uit te oefenen aan de Raad van Commissarissen. 8. De onverenigbaarheden van leden van het Bestuur zijn neergelegd in artikel 7 van de statuten van de Stichting. De nadere uitwerking van de onverenigbaarheid ex artikel 7 sub i van de statuten vindt plaats in het artikel betreffende tegenstrijdige belangen van het bestuur in het bestuursreglement. Artikel 7 Benoeming leden Raad van Commissarissen 1. Overeenkomstig artikel 12 lid 1 van de statuten worden de leden van de Raad van Commissarissen benoemd op basis van een door de Raad opgestelde profielschets. Benoeming vindt plaats nadat de Ondernemingsraad daarover advies heeft uitgebracht. De profielschets van de leden van de Raad van Commissarissen wordt in ieder geval op de website van de Stichting geplaatst. De leden van de Raad van Commissarissen worden op openbare wijze geworven. 2. De kandidaatstelling voor een lid van de Raad van Commissarissen dient schriftelijk te geschieden onder vermelding van het curriculum vitae van de kandidaat en een verklaring van de betrokken kandidaat dat deze de kandidaatstelling aanvaardt. 3. In geval de vacature de huurderszetel of de zetel in de Raad van Commissarissen betreft, deelt het Bestuur aan de huurders c.q. de in het belang van die huurders werkzame organisatie(s) zo spoedig mogelijk mee wanneer de zetel in de Raad van Commissarissen vrijkomt. Bij zijn mededeling overlegt het Bestuur een afschrift van de door de Raad van Commissarissen vastgestelde profielschets. Tevens worden de huurders c.q. de in het belang van die huurders werkzame organisatie(s) daarbij uitgenodigd een bindende voordracht te doen, waarbij voldaan dient te worden aan de door de Raad vastgestelde profielschets. 4. De in lid 3 bedoelde bindende voordracht dient op een zodanig tijdstip te worden gedaan dat deze bij de oproeping voor de vergadering waarin de benoeming zal plaatsvinden, kunnen worden vermeld. Het Bestuur stelt de huurdersorganisatie(s) tijdig op de hoogte dat zij een bindende voordracht kunnen doen. De bindende voordracht als bedoeld in lid 3 dient binnen twee maanden na dagtekening van de in lid 3 bedoelde uitnodiging te worden gedaan. 5. De Raad van Commissarissen toetst de voorgedragen kandidaat aan de vastgestelde profielschets. 6. Voldoet de voorgedragen kandidaat niet aan de profielschets, dan stelt de Raad van Commissarissen het Bestuur hiervan in kennis naar aanleiding waarvan het Bestuur de huurdersorganisatie(s) uitnodigt opnieuw een bindende voordracht te doen. 7. Wordt door de huurdersorganisatie(s) de voordracht niet binnen de in lid 4 genoemde termijn gedaan, dan draagt de Raad van Commissarissen zelf iemand voor uit de kring van de huurders of iemand die kan optreden namens de huurders. Pagina 5 van 12

6 8. De Raad van Commissarissen vraagt voorafgaand aan een eventuele herbenoeming van een huurderscommissaris de huurdersorganisatie een nieuwe bindende voordracht te doen. Daarbij geeft zij gemotiveerd aan of zij de aftredende huurderscommissaris wel of niet graag ziet doorgaan voor een volgende periode. Wanneer de huurdersorganisatie de aftredende huurderscommissaris tegen de wens van de Raad van Commissarissen in niet opnieuw wil voordragen, zullen de Raad van Commissarissen en de huurdersorganisatie daarover met elkaar in overleg treden. Draagt de huurdersorganisatie een nieuwe kandidaat voor, terwijl de aftredende huurderscommissaris zich wel beschikbaar stelt voor een volgende termijn, dan geeft zij een toelichting op deze keuze. De leden 3 tot en met 7 van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing. 9. In geval de vacature een zetel in de Raad van Commissarissen betreft doch niet die waarvoor de huurdersorganisatie(s) een bindende voordracht doet (doen), is het Bestuur bevoegd personen aan te bevelen. 10. In geval de vacature een zetel in de Raad van Commissarissen betreft doch niet die waarvoor de huurdersorganisatie een bindende voordracht doet, informeert de Raad van Commissarissen de huurderorganisatie. Indien het om een eerste benoeming gaat en de huurdersorganisatie te kennen heeft gegeven een advies te willen geven of overleg met de Raad van Commissarissen te willen voeren over de invulling van de vacature, stelt de Raad van Commissarissen de huurdersorganisatie daartoe in de gelegenheid. 11. Benoemingen van leden van de Raad van Commissarissen worden gepubliceerd in het jaarverslag van de Stichting. 12. Een lid van de Raad van Commissarissen vervult zijn taak zonder last of ruggespraak. Artikel 8 Aftreden leden Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen stelt een rooster van aftreden op, waarbij als uitgangspunten, voor zover mogelijk, zullen gelden: a. Dat de voorzitter en de vice-voorzitter van de RvC niet tegelijk aftreden b. Dat niet meer dan twee leden van de Raad van Commissarissen tegelijkertijd aftreden 2. Het rooster van aftreden wordt op de website van de Stichting geplaatst. Artikel 9 Schorsing en ontslag leden Raad van Commissarissen 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 14 van de statuten van de Stichting is de Raad van Commissarissen bevoegd om leden van de Raad van Commissarissen te schorsen en/of te ontslaan. 2. De Raad van Commissarissen neemt een met redenen omkleed besluit over de schorsing of ontslag van leden van de Raad van Commissarissen. Dit besluit wordt door de voorzitter van de Raad van Commissarissen op schrift gesteld. Hij draagt tevens zorg voor (aangetekende) verzending aan betrokkene en ter kennisneming aan de Ondernemingsraad en de in het belang van de huurders werkzame organisatie(s). Pagina 6 van 12

7 Artikel 10 Vergaderingen en besluitvorming Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen vergadert ten minste een maal per kalenderkwartaal. 2. Voorts wordt een vergadering gehouden wanneer de voorzitter dit nodig acht. 3. Wanneer één van de leden van de Raad van Commissarissen het nodig acht dat een vergadering wordt gehouden kan hij de voorzitter schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten verzoeken een vergadering bijeen te roepen. Geeft de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg dan is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen op de wijze waarop de voorzitter een vergadering bijeen roept. Aan een dergelijk verzoek wordt in elk geval geacht geen gevolg te zijn gegeven indien de vergadering niet binnen drie weken na het verzoek wordt gehouden. 4. In ieder geval vergadert de Raad van Commissarissen ten minste een maal per jaar over de volgende onderwerpen: (a) de begroting; (b) de conceptjaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht met cijfermatige kerngegevens en prognoses), almede het accountantsverslag en de managementletter; (c) de invulling van de maatschappelijke taak en positie van de Stichting en de strategie en risico s verbonden aan de onderneming(en), mede in het licht van het lange termijn karakter en de activa en de aard van de financiering; (d) de uitkomsten van de beoordeling van het Bestuur; (e) de opzet en de werking van de interne beheersingssystemen; (f) de verslagen van de door de Raad ingestelde commissies. 5. Van het houden van de vergaderingen van de Raad van Commissarissen wordt melding gemaakt in het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag. Artikel 11 Aankondiging 1. Behalve wanneer overeenkomstig het derde lid van artikel 10 de vergadering door één lid van de Raad van Commissarissen wordt bijeengeroepen, geschiedt de oproeping tot de vergadering door de voorzitter. 2. De oproeping geschiedt met inachtneming van een termijn van ten minste veertien dagen, waarbij de dag van de oproeping en die van de vergadering niet worden meegerekend. Spoedeisende vergaderingen kunnen echter zo dikwijls als de voorzitter deze nodig acht, op een kortere termijn worden bijeengeroepen. 3. De oproeping gebeurt schriftelijk, waarbij worden vermeld de plaats en het tijdstip van de vergadering en de te behandelen onderwerpen. Afhankelijk van het spoedeisende karakter, kan een vergadering van de Raad van Commissarissen ook op andere wijze dan schriftelijk worden bijeengeroepen. Een mededeling dienaangaande van het ene aan het andere lid van de Raad geldt in zo n geval als een oproeping overeenkomstig dit artikel. 4. Naast de Raad van Commissarissen is ook het Bestuur aanwezig bij de vergaderingen van de Raad van Commissarissen tenzij de Raad van Commissarissen besluit buiten de aanwezigheid van het Bestuur te vergaderen. Voor een vergadering van de Raad Pagina 7 van 12

8 van Commissarissen, voor zover die ook door het Bestuur wordt bijgewoond, wordt de agenda opgesteld door de voorzitter van de Raad van Commissarissen in overleg met het Bestuur. Het Bestuur zorgt bij die gezamenlijke vergaderingen voor de oproeping namens de voorzitter. 5. Naast de in lid 1 van artikel 10 genoemde vergaderingen vergadert de Raad van Commissarissen ten minste één maal per jaar zonder het bestuur met als doel het functioneren van de (leden van de) Raad van Commissarissen (zelfevaluatie) en het Bestuur te evalueren, met inbegrip van opvolgings- en beloningskwesties en opleidingsbehoeften. De zelfevaluatie geschied ten minste eenmaal per twee jaar onder begeleiding van een externe deskundige. Artikel 12 Aanwezigheid & Besluitvorming 1. Ieder lid van de Raad van Commissarissen wordt geacht de vergaderingen van de Raad van Commissarissen bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen hierop worden aangesproken. Bij recidive kan de Raad van Commissarissen overgaan tot schorsing en/of ontslag van het betreffende lid van de Raad van Commissarissen, op de wijze zoals bepaald in artikel 14 van de statuten van de Stichting. 2. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de vice-voorzitter. 3. Van hetgeen besproken en besloten is worden notulen gemaakt. Deze notulen worden door de voorzitter en een ander lid van de Raad van Commissarissen dat op de desbetreffende vergadering aanwezig was, vastgesteld en ondertekend. 4. Besluiten kunnen slechts worden genomen over onderwerpen die bij de oproeping zijn meegedeeld. 5. Zijn echter ter vergadering alle in functie zijnde leden van de Raad van Commissarissen aanwezig, dan kunnen besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en het houden van vergaderingen niet in acht genomen. Artikel De Raad van Commissarissen kan ter vergadering alleen geldige besluiten nemen indien ten minste de helft van de in functie zijnde leden aanwezig is. Ieder lid van de Raad van Commissarissen heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Stemmen bij volmacht is niet mogelijk. 2. Voor zover de statuten en dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle besluiten genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 3. Indien een lid van de Raad van Commissarissen dit wenst wordt schriftelijk gestemd. 4. Een ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming dan wel omtrent de inhoud van een genomen besluit voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel is beslissend. Pagina 8 van 12

9 5. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een lid van de Raad van Commissarissen dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 6. De Raad van Commissarissen kan ook buiten vergadering besluiten nemen op de wijze zoals bepaald in artikel 18 lid 3 van de statuten van de Stichting. Artikel 14 Goedkeuring voor bepaalde besluiten/rechtshandelingen 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 9 lid 1 van de statuten van de Stichting behoeft het Bestuur de goedkeuring van de Raad van Commissarissen voor het namens de Stichting nemen van de daarin genoemde besluiten c.q. verrichten van daarin genoemde rechtshandelingen. 2. De goedkeuring wordt vooraf aan de Raad van Commissarissen gevraagd; in spoedeisende gevallen wordt vooraf door het Bestuur overleg gepleegd met de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Artikel 15 Archief, secretariaat 1. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat het Bestuur ten behoeve van de Raad van Commissarissen en door de Raad ingestelde commissies zorg draagt voor de inrichting en de instandhouding van een afzonderlijk archief waarin notulen en andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documentatie van de Raad van Commissarissen betreffende worden bewaard, met uitzondering van die documentatie ten aanzien waarvan het Bestuur een afzonderlijke bewaring verlangt, zoals, doch niet uitsluitend, de arbeidsovereenkomst van de bestuurder(s) en hun pensioenregelingen. 2. Het archief wordt gehouden ten kantore van de Stichting; het Bestuur ziet erop toe dat het archief te allen tijde volledig en toegankelijk is voor de leden van de Raad van Commissarissen. Artikel 16 Informatie 1. De Raad van Commissarissen bevordert dat hij tijdig schriftelijke informatie van het Bestuur ontvangt over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot de Stichting, welke informatie de Raad van Commissarissen nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. 2. De Raad van Commissarissen maakt met het Bestuur nadere afspraken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie ervan. 3. Ontvangt een lid van de Raad van Commissarissen uit andere bron dan het Bestuur of Raad van Commissarissen informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de overige leden van de Raad van Commissarissen en het Bestuur daarvan op de hoogte stelt. Pagina 9 van 12

10 4. Ieder lid van de Raad van Commissarissen zal alle informatie en documentatie, die hij in het kader van zijn lidmaatschap van de Raad van Commissarissen verkrijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als zodanig behandelen en niet buiten de Raad van Commissarissen en het Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. 5. Om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen is de Raad van Commissarissen bevoegd zich op kosten van de Stichting op enigerlei wijze te laten bijstaan door een of meer (externe) deskundigen. Artikel 17 Commissies 1. De Raad van Commissarissen kan uit zijn midden een of meerdere commissies instellen. De Raad stelt in ieder geval een auditcommissie in. 2. De Raad van Commissarissen stelt de taken, bevoegdheden alsmede de werkwijze van de commissies vast. Een en ander wordt vastgelegd in reglementen voor de afzonderlijke commissies die worden opgesteld en vastgesteld door de Raad van Commissarissen. Artikel 18 Relatie tot de accountant 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 21 lid 2 van de statuten wijst de Raad van Commissarissen jaarlijks een accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, aan en verleent hem opdracht de jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht met cijfermatige kerngegevens en prognoses) te onderzoeken en daarover een verklaring, dan wel een mededeling af te leggen. Een accountant kan geen opdracht worden verstrekt voor een periode langer dan vier jaar. Indien het functioneren van de accountant daartoe aanleiding geeft kan hij telkens voor een periode van maximaal vier jaar opnieuw opdracht worden verleend. 2. Aan de vergadering(en) van de Raad van Commissarissen, waarin de conceptjaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht cijfermatige kerngegevens en prognoses), alsmede het accountantsverslag en de managementletter worden behandeld, neemt als regel ook de accountant deel. 3. Bij de beoordeling van de jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht cijfermatige kerngegevens en prognoses) zal de Raad van Commissarissen zich in elk geval rekenschap geven van de keuzes en de toepassing der grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling. De accountant zal de Raad moeten bevestigen dat de gekozen uitgangspunten ook daadwerkelijk door het Bestuur zijn gehanteerd bij het opmaken van de jaarrekening. 4. Voorts verschaft de Raad van Commissarissen zich inzicht in en geeft een kwalitatief oordeel over de diverse noodzakelijk geachte balansvoorzieningen, ook al bestaat daarvoor een bestendige gedragslijn. 5. De contacten tussen de Raad van Commissarissen en de accountant lopen via de auditcommissie. Indien naar het oordeel van de Raad van Commissarissen daartoe aanleiding bestaat, kan de Raad van Commissarissen met de accountant overleggen buiten de aanwezigheid van het Bestuur. Pagina 10 van 12

11 6. De Raad van Commissarissen spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant in de managementletter gedane aanbevelingen en ziet erop toe dat deze, voor zover zij door de Raad van Commissarissen wenselijk worden geacht, ook door het Bestuur worden nageleefd. Artikel 19 Relatie tot Ondernemingsraad 1. Jaarlijks stelt de Raad van Commissarissen een schema op voor de aanwezigheid van één of meer leden van de Raad van Commissarissen bij de daartoe bestemde overlegvergadering met de Ondernemingsraad. 2. Indien een lid van de Raad van Commissarissen wordt uitgenodigd voor een (interne) vergadering van de Ondernemingsraad, accepteert hij deze uitnodiging niet dan na overleg met het Bestuur die de contacten met de Ondernemingsraad coördineert en in eerste instantie onderhoudt en met de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 3. Het Bestuur bevordert dat de Raad van Commissarissen kennis kan nemen van de notulen van de (overleg)vergaderingen van de Ondernemingsraad. Artikel 20 Relatie tot de huurdersorganisatie(s) 1. Jaarlijks stelt de Raad van Commissarissen een schema op voor de aanwezigheid van één of meer leden van de Raad van Commissarissen bij de daartoe bestemde overlegvergadering met de huurdersorganisatie(s). 2. Indien een lid van de Raad van Commissarissen wordt uitgenodigd voor een (interne) vergadering van de huurdersorganisatie(s), accepteert hij deze uitnodiging niet dan na overleg met het Bestuur die de contacten met de huurdersorganisatie(s) coördineert en in eerste instantie onderhoudt en met de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 3. Het Bestuur bevordert dat de Raad van Commissarissen kennis kan nemen van de notulen van de (overleg)vergaderingen van de huurdersorganisatie(s). Artikel 21 Informele contacten Ieder lid van de Raad van Commissarissen die op informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties de Stichting betreffende, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds vooropstellen dat de Raad van Commissarissen, althans de voorzitter, in dit vertrouwen kan worden betrokken. Artikel 22 Vergoedingen Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen ontvangt een redelijke vergoeding voor zijn werkzaamheden, waarvan de hoogte jaarlijks door de Raad van Commissarissen wordt vastgesteld. De Raad van Commissarissen neemt daarbij de Honoreringscode commissarissen in acht. 2. De Raad van Commissarissen stelt een regeling vast met betrekking tot de vergoeding en declaratie van reis- en verblijfkosten in verband met de uitoefening van zijn taak. Pagina 11 van 12

12 Artikel 23 Aansprakelijkheidsverzekering De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat de Stichting de eventuele aansprakelijkheid van haar bestuurders en commissarissen afdoende verzekert door middel van een aansprakelijkheidsverzekering. Artikel 24 Bijlagen De aan dit Reglement vastgehechte Bijlage inzake: - Profielschets Raad van Commissarissen (Bijlage A); maakt deel uit van dit Reglement. Aldus opgemaakt en vastgesteld bij besluit van de Raad van Commissarissen in zijn vergadering van 22 september Mw. I. Bergsma Voorzitter Raad van Commissarissen.. Dhr. E.A. Dijkstra Vicevoorzitter Raad van Commissarissen Pagina 12 van 12