(waar in het navolgende de term bestuur wordt gebruikt kan gelezen worden directeur/bestuurder )

Transcriptie

1 REGLEMENT VOOR DE RvC VAN STICHTING WOONTIJ 2 oktober 2012 (waar in het navolgende de term bestuur wordt gebruikt kan gelezen worden directeur/bestuurder ) Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1. Dit reglement is opgesteld ingevolge artikel 12.1 van de statuten van de Stichting Woontij en laatstelijk gewijzigd d.d. 2. Dit reglement geeft, in aanvulling op de statutaire bepalingen, regels met betrekking tot aangelegenheden van de RvC, welke regels door de RvC, dan wel door ieder lid van de RvC afzonderlijk, dienen te worden nageleefd. Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal ieder lid van de RvC voor zijn functioneren de Governance Code Wooncorporaties als uitgangspunt hanteren. 3. In de in lid 1 van dit artikel genoemde vergadering van de RvC heeft het bestuur verklaard, in te stemmen met de inhoud van dit reglement en de daarin opgenomen regels, voor zover die hen regarderen, te zullen naleven. 4. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC als onderdeel van het jaarverslag. Artikel 2 Samenstelling RvC 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 van de statuten, bestaat de RvC van Commissarissen uit ten minste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen. Artikel 3 Benoeming RvC 1. De RvC stelt, na overleg met het bestuur, een schriftelijk profiel van de RvC op. In voorkomende gevallen, doch ten minste één keer per jaar, zal door de RvC worden bezien of het profiel nog voldoet, en past het profiel zonodig aan. Het profiel van de RvC wordt opgenomen in het verslag van de RvC in het jaarverslag. 2. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11 van de statuten hebben de in het belang van de huurders werkzame organisaties recht op voor twee zetels een persoon aan de RvC bindend voor te dragen voor benoeming in de RvC. Dit bindend recht is voor een zetel toegekend aan Bewonersvereniging Nieuwediep en voor een zetel aan Bewonersvereniging Texel. De leden van de RvC benoemd op voordracht van de huurders van de woningen van Stichting Woontij of de in het belang van die huurders werkzame organisaties vervullen de taken zonder mandaat van degene door wie hij is voorgedragen en onafhankelijk van de bij Stichting Woontij betrokken deelbelangen.

2 3. Bij een vacature in de RvC wordt een selectiecommissie samengesteld die tot taak heeft een voordracht aan de RvC op te stellen van enkele benoembare kandidaten. De selectiecommissie bestaat uit twee leden van de RvC en tevens één persoon namens de bewonersverenigingen. 4. Nadat de RvC besloten heeft tot een voorgenomen benoeming, stelt de werkgever cq bestuurder de Ondernemingsraad (OR) en de Bewonersvereniging in de gelegenheid om een advies uit te brengen over de voorgenomen benoeming. De RvC maakt daarbij de uitgangspunten bekend die redelijkerwijs van belang zijn voor de vervulling van de taak van de te benoemen commissaris. Als de RvC het advies van de OR en/of de Bewonersvereniging(en) niet volgt, deelt de werkgever cq bestuurder dit schriftelijk en gemotiveerd aan hen mee. 5. Bij de selectie van de kandidaten zal de RvC vaststellen dat de te benoemen commissaris in een zodanige relatie tot de Stichting Woontij (en/of haar gelieerde stichtingen en/of verenigingen) staat of heeft gestaan dat hij/zij geacht kan worden onafhankelijk te zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn vastgelegd in de uitwerking van de Governance code en strekken tot de kandidaat, dan wel zijn/haar partner, pleegkind of bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. 6. Bij aanvaarding van de benoeming dient het nieuwe lid schriftelijk te verklaren dat hij / zij van de inhoud van het reglement kennis heeft genomen en deze aanvaardt en zich jegens de Stichting Woontij verbindt de bepalingen na te komen. Artikel 4 Onverenigbaarheden 1. Indien een lid van de RvC voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid, als in artikel 14 van de statuten bedoeld, zou kunnen optreden, of een anderszins tegenstrijdig belang tussen Stichting Woontij en het desbetreffende lid van de RvC, dient het desbetreffende lid via de voorzitter de RvC hiervan onverwijld in kennis te stellen. 2. Nadat de voorzitter van de RvC in kennis is gesteld, als bedoeld in lid 1 van dit artikel, zal de voorzitter de overige leden van de RvC elk afzonderlijk consulteren. Indien de voorzitter een onverenigbaarheid of een anderszins tegenstrijdig belang voor zichzelf voorziet, zal de vice-voorzitter de overige leden van de RvC elk afzonderlijk consulteren. 3. Indien de RvC van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing gevonden kan worden, werkt het desbetreffende lid van de RvC aan die oplossing mee. 4. Indien de RvC van oordeel is dat er sprake is van een meer dan incidentele onverenigbaarheid, dient het desbetreffende lid van de RvC af te treden. 5. In verband met bepaalde in de leden 3 en 4 van dit artikel dient ieder lid van de RvC bij zijn aantreden op voorhand aan te geven dat, als het gaat om de eigen positie in de RvC, hij/zij zich zal neerleggen bij het oordeel en besluit van de RvC en daar naar zal handelen.

3 Artikel 5 Aftreden en herbenoeming RvC 1. De RvC stelt een rooster van aftreden vast. De zittingsduur bedraagt 4 jaar. leden kunnen maximaal één keer worden herbenoemd voor een nieuwe zittingsperiode. Het rooster wordt zodanig opgesteld dat de competenties en ervaring zoveel mogelijk in de RvC geborgd blijven. 2. Alvorens tot herbenoeming wordt overgegaan, zal de voorzitter van de RvC de overige leden van de RvC elk afzonderlijk consulteren over de wenselijkheid van herbenoeming. Hierbij zijn van belang: het functioneren gedurende de afgelopen zittingsperiode, het alsdan geldende profiel van de RvC, alsmede de leeftijd van het betrokken lid van de RvC. Als het de voorzitter zelf betreft dan neemt de vice-voorzitter of de langstzittende commissaris deze taak over. Voor het overige gelden voor herbenoeming dezelfde regels als voor benoeming. Artikel 6 Schorsing en ontslag RvC 1. Alvorens een besluit tot ontslag te nemen, zal de voorzitter van de RvC, buiten aanwezigheid van het lid van de RvC over wiens ontslag wordt besloten, de overige leden van de RvC elk afzonderlijk over het voornemen tot ontslag consulteren. Als het een voorgenomen besluit tot ontslag van de voorzitter betreft dan zal de vice-voorzitter van de RvC, buiten aanwezigheid van de voorzitter, de overige leden van de RvC elk afzonderlijk over het voornemen tot ontslag consulteren. 2. Het besluit tot ontslag wordt, met vermelding van de gronden onmiddellijk aan het desbetreffende lid van de RvC schriftelijk bevestigd. 3. In verband met het bepaalde in dit artikel dient ieder lid van de RvC bij zijn aantreden op voorhand aan te geven dat, als het gaat om de eigen positie in de RvC, hij/zij zich zal neerleggen bij het oordeel en het besluit van de RvC en daarnaar zal handelen. Artikel 7 Taken RvC 1. Bij zijn toezicht hanteert de RvC als uitgangspunt de vraag, of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord ondernemerschap. Daarvoor ziet de RvC erop toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van Stichting Woontij gewaarborgd is. De RvC vergewist zich dat de door het bestuur genomen/ te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen. 2. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 van de statuten staat de RvC het bestuur met raad ter zijde. 3. Besluiten van het bestuur, waarvoor op grond van artikel 7 van de statuten goedkeuring door de RvC is vereist, kunnen eerst worden genomen nadat de RvC deze heeft goedgekeurd. Goedkeuring geschiedt in principe tijdens de vergadering van de RvC en wordt vastgelegd in de notulen. Ingeval van bijzondere omstandigheden kan ook goedkeuring worden verkregen tijdens een ad hoc bespreking. Hierbij dienen alle leden van de RvC bij betrokken te zijn. In dergelijk geval wordt de goedkeuring alsnog vastgelegd in de notulen van de daarop eerstvolgende vergadering van de RvC.

4 4. De betrokkenheid van de RvC bij de belangrijkste beleidsbeslissingen krijgt concreet vorm door het verlenen van voorafgaande goedkeuring aan besluiten in zake de volgende onderwerpen: Onderwerpen genoemd in artikel 7 van de statuten. Ondernemingsplan (meerjarenbeleidsplan). Verkoop- en sloopbeleid. Elk besluit over investering of budget nieuwbouwproject, ongeacht de hoogte van het daarmee gemoeide bedrag. Beleggingsbeleid en treasury-statuut. Wijzigingen investeringsbegroting boven de 5%. Wijziging begroting planmatig onderhoud boven de 5%. Ingrijpende organisatiewijzigingen. Voorstel tot wijziging statuten. Voorstel tot fusie/ontbinding/overgang rechtspersoon. Voorstel voor strategisch samenwerkingsverband. 5. Ongeacht het vereiste uit hoofde van dit artikel wordt de RvC verplicht geïnformeerd over de volgende onderwerpen: (Des)investeringsbegroting. Bedrijfskostenbegroting. Meerjaren onderhoudsbegroting. Begrotingswijzigingen. Besluiten over aan-/verkoop onroerende zaken. Prestatieafspraken met gemeente. 6. Bepalingen zoals verwoord in dit artikel zijn eveneens van toepassing op de verbindingen van de Stichting Woontij Artikel 8 Werkgeverschap van de RvC 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 van de statuten benoemt, schorst en ontslaat de RvC het bestuur. Voorts stelt de RvC het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van het bestuur vast. De RvC handelt hierbij conform de Sectorbrede beloningscode voor Bestuurders Woningcorporaties. Wanneer de RvC in een vacature in het bestuur moet voorzien, stelt de RvC een schriftelijk profiel vast alvorens dienovereenkomstig een kandidaat te zoeken en te benoemen. De RvC pleegt daarbij zorgvuldig overleg met de zittende leden van het bestuur ( bij een bestuur bestaande uit meer personen) en tevens met de OR. De benoeming wordt als een voorgenomen besluit voorgelegd aan de OR voor advies. Als de RvC het advies van de OR niet volgt, deelt zij dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de OR. 2. De RvC draagt zorg voor een schriftelijk arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving. 3. Wanneer de RvC het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van een lid van het bestuur, zal de RvC door de voorzitter of een delegatie uit zijn midden het betrokken lid van het bestuur horen. Voorts zal de RvC zorgvuldig overleg plegen met de zittende leden van het bestuur en advies vragen aan de OR/-personeelsvertegenwoordiging. Indien schorsing of ontslag mocht volgen, wordt zulks met vermelding van de gronden onmiddellijk aan het desbetreffende lid van het bestuur schriftelijk bevestigd.

5 4. Worden bij ontstentenis of belet van het bestuur een of meer leden van de RvC tijdelijk met het bestuur van de woningcorporatie belast, dan treden zij voor die tijd af als lid van de RvC 5. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 van de statuten wordt de stichting, in alle gevallen waarin de stichting naar het oordeel van de RvC een tegenstrijdig belang heeft met een of meer leden van het bestuur, vertegenwoordigd door de RvC. 6. De RvC stelt jaarlijks persoonlijke doelstellingen vast voor functioneren en presteren van het bestuur. Gedurende het jaar vormt de RvC zich een beeld inzake het gevoerde beleid, de bereikte resultaten en de ontwikkelingen en toetst deze aan de gestelde doelen. Op een vast tijdstip in het jaar bespreekt de RvC deze beoordeling tijdens een interne vergadering. Vervolgens bespreken de voorzitter samen met vice voorzitter de uitkomsten hiervan met het bestuur. Artikel 9 Voorzitter 1. De RvC stelt een schriftelijk profiel van de voorzitter van de RvC op, waarin voor het voorzitterschap benodigde specifieke deskundigheden en ervaringen zijn opgenomen. In voorkomende gevallen, doch ten minste één keer per jaar, zal door de RvC worden bezien of het profiel nog voldoet, en past het profiel zo nodig aan. Het profiel van de voorzitter van de RvC wordt opgenomen in het verslag van de RvC als onderdeel van het jaarverslag. 2. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van de statuten wordt de voorzitter door de RvC benoemd. Benoeming dient te geschieden aan de hand van het profiel, als bedoeld in lid 1 van dit artikel. 3. Een persoon die een bestuursfunctie bij de betreffende woningcorporatie heeft gehad wordt bij voorkeur niet tot voorzitter benoemd, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn die een andere beslissing rechtvaardigen. 4. De voorzitter is in beginsel permanent aanspreekbaar voor de overige leden van de RvC en het bestuur. De voorzitter onderhoudt nauw en frequent contact met het bestuur en houdt de RvC van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte. 5. De voorzitter treedt namens de RvC naar buiten op. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de RvC bij de werkzaamheden van de RvC en coördineert alle activiteiten van de RvC. 6. De voorzitter van de RvC is belast met de leiding van de vergadering van de RvC. Daarnaast heeft de voorzitter de volgende taken: a. coördinatie tussen de RvC en het bestuur; b. afstemming van de informatievoorziening tussen het bestuur en de RvC; c. het vervullen van een klankbordfunctie voor het bestuur. Via deze klankbordfunctie geeft de voorzitter mede inhoud aan de bevoegdheid van de RvC, het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies te dienen. Periodiek vindt informatie-uitwisseling plaats tussen de voorzitter van de RvC en het bestuur.

6 Artikel 10 Secretariaat en secretaris 1. De RvC voorziet in een secretariaat met archief, waarin notulen en andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documentatie de RvC betreffende worden bewaard, met uitzondering van die documentatie ten aanzien waarvan het bestuur een afzonderlijke bewaring verlangt, zoals, doch niet uitsluitend, arbeidsovereenkomsten met de leden van het bestuur en pensioenregelingen. Het secretariaat wordt uitgevoerd door de directiesecretaresse van Stichting Woontij. 2. De RvC benoemt, op voordracht van het bestuur, een ambtelijk secretaris die verantwoordelijk is voor het secretariaat van de RvC in de ruimste zin van het woord. 3. Het secretariaat en het archief worden gehouden ten kantore van de woningcorporatie. De ambtelijk secretaris ziet erop toe dat het archief te allen tijde volledig en toegankelijk is voor de leden van de RvC. Artikel 11 Honorering en vergoeding van kosten 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 van de statuten stelt de RvC een honoreringsregeling vast voor de leden van de RvC. De honoreringsregeling is conform de Code voor honorering van Commissarissen in woningcorporaties. De honorering wordt maandelijks door de woningcorporatie voldaan. 2. Alle kosten welke redelijkerwijs verband houden met het bijwonen van vergaderingen van de RvC worden door de woningcorporatie aan de leden van de RvC vergoed middels een maandelijkse vaste vergoeding. Alle overige kosten, welke leden van de RvC in het kader van hun commissariaat mochten maken worden door de woningcorporatie vergoed, indien zulke kosten worden gemaakt na voorafgaand overleg met en toestemming van de voorzitter. Ten aanzien van de overige kosten gemaakt door de voorzitter zelf wordt gehandeld overeenkomstig de gedragslijn die gehanteerd wordt voor de andere leden van de RvC. 3. De honorering, de afgesproken kostenvergoeding en andere overeengekomen voorwaarden als onder andere de datum van ingang van het commissariaat, worden tussen de woningcorporatie en de individuele leden van de RvC schriftelijk vastgelegd. 4. Voorts wordt de honorering bekendgemaakt in het verslag van de RvC in het jaarverslag. Artikel 12 Vergaderingen en besluitvorming RvC 1. Jaarlijks stelt de voorzitter van de RvC, met inachtneming van het bepaalde in lid 5 van dit artikel, een vergaderschema op. 2. Aan de vergaderingen, als bedoeld in dit artikel, neemt het bestuur deel, tenzij de RvC te kennen geeft zonder het bestuur te willen vergaderen. 3. De agenda s van de vergaderingen worden door de voorzitter in overleg met het bestuur vastgesteld. Voor het toezicht op de uitvoering van het vastgestelde beleid wordt gewerkt met een toetsingskader.

7 De verschillende beleidsonderdelen uit toetsingskader zijn opgenomen in de jaaragenda. Daarnaast bevat de agenda een aantal vaste onderwerpen welke de RvC aan de orde wenst te zien. In ieder geval vergadert de RvC ten minste eenmaal per jaar over de volgende onderwerpen: de begroting; de conceptjaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht met cijfermatige kerngegevens en prognoses), alsmede het accountantsverslag en de managementletter; de invulling van de maatschappelijke taak en positie van de woningcorporatie en de strategie en risico s verbonden aan de onderneming, mede in het licht van het lange termijn karakter van de activa en de aard van de financiering; de uitkomsten van de beoordeling van het bestuur van de opzet en de werking van de interne beheersingssystemen; de opleidingsbehoefte van de leden van de RvC en de leden van het bestuur 4. Naast de in de leden 2 en 3 van dit artikel bedoelde vergaderingen, vergadert de RvC ten minste eenmaal per jaar buiten de aanwezigheid van het bestuur. Deze vergadering heeft als doel het functioneren van het bestuur te evalueren, met inbegrip van opvolgings- en beloningskwesties en opleidingsbehoeften. 5. De vergaderingen als bedoeld in dit artikel worden in beginsel gehouden ten kantore van de woningcorporatie. Van het houden van vergaderingen van de RvC wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC in het jaarverslag. 6. Behalve wanneer overeenkomstig artikel 19.3 van de statuten de vergadering door een of meer leden van de RvC en/of een of meer leden van het bestuur wordt bijeengeroepen, geschiedt de oproeping tot de vergadering door de secretaris, uit naam van de voorzitter. 7. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van de statuten worden de vergaderingen geleid door de voorzitter. De notulen van de vergadering worden gehouden door de secretaris en worden, na toezending aan alle leden van de RvC en leden van het bestuur, in de eerstvolgende vergadering door de RvC vastgesteld en ten blijke daarvan ondertekend door de voorzitter en de vice voorzitter. 8 De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van de RvC en/of leden van het bestuur een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voorzover relevant, ter vergadering besprokene. De notulen van de vergadering zijn vertrouwelijk. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd, uitdrukkelijk blijk gevende van de ter vergadering genomen en goedgekeurde besluiten. De besluiten worden genummerd van 1 af en vervolgens in iedere vergadering doorgenummerd. 9 Ieder lid van de RvC wordt geacht de vergadering van de RvC bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid van de RvC hierop worden aangesproken. Bij recidive kan de RvC overgaan tot schorsing en/of ontslag van het desbetreffende lid van de RvC, op de wijze zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement.

8 Artikel 13 Informatie 1. De RvC bevordert dat hij/zij tijdig schriftelijke informatie van het bestuur ontvangt over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot de woningcorporatie, welke informatie de RvC nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. De RvC is bevoegd met het bestuur nader afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie. 2. Ontvangt een lid van de RvC uit andere bron dan het bestuur of RvC informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij/zij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de RvC op de hoogte zal stellen. 3. Ieder lid van de RvC zal alle informatie en documentatie, die hij/zij in het kader van zijn commissariaat verkrijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk te behandelen en niet buiten de RvC en het bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. 4. Om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen is de RvC bevoegd zich op kosten van Stichting Woontij op enigerlei wijze te laten bijstaan door een of meer (externe) deskundigen. Artikel 14 Relatie tot de accountant 1. Aan de vergadering(en) van de RvC, waarin de concept jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht cijfermatige kerngegevens en prognoses), alsmede het accountantsverslag en de managementletter worden behandeld, neemt als regel ook de accountant deel. 2. Bij de beoordeling van de jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht cijfermatige kerngegevens en prognoses) zal de RvC zich in elk geval rekenschap geven van keuzes en de toepassing der grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling. 3. Voorts dient de RvC zich inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte balansvoorzieningen, ook al bestaat daarvoor een bestendige gedragslijn. 4. De contacten tussen de RvC en de accountant lopen via de voorzitter. 5. De RvC spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant in de managementletter gedane aanbevelingen. 6. De RvC ziet erop toe dat de eventueel door de accountant in de managementletter gedane aanbevelingen, welke door de RvC wenselijk worden geacht, daadwerkelijk door de directie worden nageleefd.

9 Artikel 15 Relatie tot de OR/personeelsvertegenwoordiging 1. Binnen de Stichting Woontij functioneert een (OR). De RvC meent dat een goed functionerende OR in het belang is van Woontij en hecht aan een open dialoog met de OR. In de contacten met de OR treedt de RvC niet in de verantwoordelijkheden van de directeur-bestuurder in zijn relatie tot de OR. 2. Jaarlijks woont (wonen) één of bij voorkeur meerdere leden van de RvC een overlegvergadering bij. Daarnaast wordt de voorzitter van de RvC 1 keer per jaar uitgenodigd voor een interne OR vergadering. Van deze bespreking wordt de directeur-bestuurder vooraf op de hoogte gesteld en ontvangt de agenda en notulen. Van de OR vergaderingen, zowel van de interne- als van de overlegvergaderingen, ontvangen de Commissarissen de notulen ter informatie. 3. Ingeval van zwaarwegende redenen kan de OR zich rechtstreeks wenden tot de RvC. Alvorens de RvC besluit of zij met de OR in gesprek gaat, zal de RvC eerst overwegen of zij vooraf de directeurbestuurder hierover gaat informeren. 4. Besluiten van het bestuur, waarvoor op grond van artikel 7 van de statuten goedkeuring van de RvC vereist is en terzake waarvan de OR adviesrecht heeft, dienen eerst door de RvC te worden goedgekeurd, welke goedkeuring (indien verleend) zal worden gegeven onder voorbehoud van een positief advies van de OR. Artikel 16 Relatie tot de huurdersorganisaties 1. Het bestuur bevordert dat de RvC kennis kan nemen van de notulen van de overlegvergaderingen van Stichting Woontij met de huurdersorganisaties. 2. Besluiten van het bestuur waarvoor op grond van de statuten voorafgaand goedkeuring van de RvC is vereist en ter zake waarvan de huurdersorganisaties op grond van de samenwerkingsovereenkomst tussen de Stichting Woontij en de huurdersorganisaties adviesrecht respectievelijk instemmingsrecht heeft, worden in de RvC behandeld nadat het advies respectievelijk de instemming van de huurdersorganisaties is ontvangen. Artikel 17 Informele contacten Ieder lid van de RvC die op informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties Stichting Woontij betreffende, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds vooropstellen dat de RvC, althans de voorzitter, in dit vertrouwen kan worden betrokken. Artikel 18 Externe verantwoording Ten behoeve van het jaarverslag van de Stichting Woontij wordt door de RvC een verslag opgesteld. In het verslag van de RvC worden onder meer de volgende onderwerpen behandeld: a. de goedkeuring van de RvC betreffende de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag en het jaarverslag b. aantal vergaderingen van de RvC c. opsomming van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de RvC

10 d. melding van aanwezigheid van een reglement voor toezicht en bestuur, waarin onder andere de profielschets en de honorering zijn opgenomen e. informatie omtrent de individuele leden van de RvC en de benoemingsperioden f. informatie omtrent eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de RvC g. melding maken van de bespreking aangaande de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot het bestuur h. overige van belang zijnde informatie. Artikel 19 Commissies 1. De RvC kan uit zijn midden een selectie- en benoemingscommissie, alsmede een evaluatiecommissie, een auditcommissie en een honoreringscommissie instellen. 2. De commissies rapporteren hun bevindingen en doen voorstellen aan de voltallige RvC. 3. Van het bestaan van commissies wordt in het verslag van de RvC in het jaarverslag melding gemaakt. Voor gelezen en akkoord: Den Burg, 2 oktober M.L.F.M. Kolhorn-Blijleven S. Baggerman.. D. de Best. L. Bruin K. Duin