Stichting Behoud Lepelenburg e.o Corr.-adres: Hieronymusplantsoen 9

Transcriptie

1 Stichting Behoud Lepelenburg e.o Corr.-adres: Hieronymusplantsoen 9 Ingekomen Pi.C d.d* 3512 KV Utrecht Bank: NL38 INGB JUL 2018 Het College van B&W van de gemeente Utrecht Stadhuisplein 1 Utrecht betreft ons kenmerk datum WOB-verzoek juli 2018 Geacht College, Namens het bestuur van Stichting Behoud Lepelenburg en omgeving doe ik met de voorliggende brief een Wob-verzoek dat uit meerdere onderdelen bestaat. Het Wob-verzoek heeft betrekking op de evenementen Lepeltje Lepeltje (hierna: LL) die (tenzij hieronder anders is aangegeven) in en 2018 op het Lepelenburg in Utrecht gehouden werden. Het verzoek aan u luidt een aantal documenten openbaar te maken en deze binnen de termijn aan de stichting te doen toekomen. Daar de gevraagde documenten een rol dienen te spelen in de voorbereiding van de stichting op de bodemprocedure zaaknummer UTR 17/3816 VEROR V172 (bij welke zaak de gemeente Utrecht partij is) in welk verband op 7 september 2018 een rechtbankzitting gehouden wordt, willen wij u dringend vragen de gevraagde documenten uiterlijk op woensdag 15 augustus 2018 effectief in handen van de stichting te doen toekomen. Gelieve documenten die al eerder beschikbaar zijn al eerder toe te zenden. De Wob-beslissing kan later binnen de termijn volgen. De gevraagde documenten uit 2018 zijn hoogst waarschijnlijk nog onder uw handbereik. De documenten in dit verzoek 1. De Handhavingsstrategie Horeca 2011 geeft met betrekking tot evenementen drie vormen van toezicht aan: selectief, marginaal en steekproefsgewijs. De controlefrequentie wordt bepaald op basis van een drietal criteria en een eventuele bonus. Tegen deze achtergrond, betreft dit verzoekgedeelte alle documenten uit 2016, 2017 en 2018 die voor de onderscheiden jaren apart aangeven openbaar te maken en te verstrekken die a. aangeven welke van de drie vormen van toezicht op de evenementen LL zijn toegepast, b. met welke frequentie het toezicht op de evenementen LL plaatsvond, c. de scores bevatten uit het puntensysteem op basis van prioritering, gebied, gedrag en een eventuele bonus, die aan het evenementen/de organisatoren van LL werden toegekend.

2 2 2. Alle documenten die rapporten of-verslagen bevatten met betrekking tot toezicht en handhaving die door of in opdracht van de gemeente zijn vervaardigd in verband met de evenementen LL. 3 Alle documenten die de neerslag bevatten van de communicatie tussen de politie en de gemeente Utrecht v.v. met betrekking tot de openbare orde en met betrekking tot eventuele klachten, beide ter zake van de evenementen LL. 4. Alle documenten die a de door de gemeente ontvangen klachten bevatten die verband houden met de evenementen LL, het afbouwen en afbreken van de evenementen, b. de behandeling van de klachten weergeven, en c. de eindconclusies van de klachtbehandelingen bevatten. 5. Alle documenten die met betrekking tot de evenementen LL aangegeven op welke plekken binnen het door de evenementen LL ingenomen terrein, bij aanvang van de evenementen a de luidsprekers voor versterkte muziek waren opgesteld, b. op welke hoogten, en c. hoe in het horizontale en het verticale vlak gericht. 6. Indien in de onder 5 bedoelde opstellingen, hoogten en gerichtheden tijdens de evenementen LL wijzigingen werden aangebracht, alle documenten a. die aangeven welke deze wijzigingen waren, b op welke data en tijdstippen/tijdsperioden deze wijzigingen golden, en c. de redenen om deze wijzigingen aan te brengen. 7. Alle documenten die de logboeken bevatten met de gegevens van de door of in opdracht van LL verrichte geluidsmetingen die na de evenementen aan de gemeentelijke dienst Vergunningen, Toezicht en Handhaving zijn verstrekt. 8. Alle documenten die door often behoeve van de gemeente vervaardigd zijn waarin de beoordelingen van de logboekgegevens als bedoeld onder 7 zijn opgenomen. 9. Alle documenten betreffende de door of in opdracht van de gemeente verrichte geluidsmetingen 2016 en 2018 op, rondom en in de nabijheid van de evenementen LL, die a. alle meetdata van de metingen bevatten, vanwege de toegankelijkheid/kenbaarheid opgeslagen als een csv-,,xls- of,xlsx-bestand, b. de rapportages 2016, 2017 en 2018 bevatten die zijn opgemaakt aan de hand van de onder a bedoelde data (vanwege de toegankelijkheid/kenbaarheid opgeslagen als pdf-bestand en niet als een gescand pdf-bestand daar in het laatste geval de figuren dan welhaast onleesbaar zijn), c. indien en voor zover er in de rapportages onder b bedoeld gebruik is gemaakt van akoestische rekenmodellen, alle numerieke in- en uitvoergegevens van het rekenmodel (vanwege de toegankelijkheid/kenbaarheid opgeslagen als ongescand pdf-bestand). 10. Alle documenten die de gegevens bevatten van de door LL bij de gemeente Utrecht en bij aan de gemeente Utrecht gelieerde rechtspersonen of fondsen

3 3 a. aangevraagde en b. verkregen subsidies met betrekking tot de evenementen LL, met inbegrip van de subsidievoorwaarden. 11. Alle documenten die de gegevens bevatten a. omtrent schade aan het parkgedeelte Lepelenburg en de straat Lepelenburg (met inbegrip van parkmeubiliar en vegetatie) als gevolg van LL, en b. door LL na afbreken van de evenementen achtergelaten afval en materialen. 12. Alle documenten die de rekeningen/facturen bevatten die van gemeentewege aan LL zijn gestuurd als uitvloeisel van evenementen LL, voor zover deze niet reeds met bedrag in de onderscheiden vergunningen zijn vermeld. 13 Alle documenten die de ontheffingen of vrijstellingen bevatten als bedoeld in de webpagina voor het gebruik van oudere diesels in verband met de opbouw/afbraak of exploitatie van evenementen LL. 14 Alle documenten die de ontheffingen of vrijstellingen asdrukbeperking bruggen bevatten, verleend in verband met opbouw/afbraak of exploitatie van de evenementen LL. 15. Alle documenten die de ontheffingen of vrijstellingen voor de bij verkeersbesluit verplicht gestelde rijrichting bevatten, verleend in verband met de evenementen LL. 16. Alle documenten die de rapporten uit 2015 tot en met 2018 bevatten waarin verslag is gedaan van a. de conditie van de bomen en hun groeiplaatsen in het parkgedeelte Lepelenburg tussen Maliebrug en Lucasbrug, de Stadsbuitengracht en de straat Lepelenburg b. bodemverdichting in het parkgedeelte Lepelenburg, met inbegrip van meetrapporten gebaseerd op het gebruik van een penetrometer. 17. a. Alle documenten met betrekking tot het besluit om in het midden van het Lepelenburg een straatkolk voor de afvoer van water aan te brengen. b. Alle documenten die ten grondslag liggen aan dat besluit. c. Het document dat de monumentenvergunning bevat in verband met het aanbrengen van de bedoelde straatkolk. 18. Indien en voor zover u van mening bent dat (een deel van) de gevraagde documenten reeds openbaar zijn (is) gemaakt, de documenten die bewijzen dat de desbetreffende al openbaar gemaakte documenten openbaar zijn gemaakt en de documenten die aangeven waar (naam, adres, bereikbaarheidsgegevens instantie) en wanneer de al openbaar gemaakte documenten op eenvoudige wijze ('drempelloos') ingezien en verkregen kunnen worden. Reikwijdte Dit verzoek heeft betrekking op:

4 4 documenten en hun bijlagen die zich binnen de jurisdictie van de gemeente Utrecht bevinden of waarop de gemeente Utrecht het eigendomsrecht kan doen gelden, ongeacht of zij zich binnen of buiten de gemeentelijke organisatie bevinden, ongeacht wie de documenten vervaardigd heeft; documenten en hun bijlagen die de gemeente Utrecht in haar bezit heeft, ongeacht wie de documenten vervaardigd heeft. In eerdere WOB-beslissingen heeft u wel eens aangegeven dat de volgende documenten zijn aangetroffen... Het Wob-verzoek heeft niet betrekking op wat aangetroffen wordt, maar wat er is, c.q. behoort te zijn. Daar de gemeente Utrecht jaren geleden al digitaal is gegaan en het papier zoveel mogelijk mijdt, zoals dat destijds in een collegebericht is aangegeven, moet het met een goede digitale zoekstrategie mogelijk is alles in korte tijd te lokaliseren. Het afzoeken van archiefkasten zoals dat vroeger aan de orde was, is gegeven de jaren waarin de gevraagde documenten vervaardigd zijn, nu niet meer nodig. Document Onder 'document dient te worden verstaan een geschreven, getekend, gedrukt, geprint of gedigitaliseerd gegevens- of tekstbestand, daaronder ook begrepen kaarten, plattegronden, tekeningen, foto s, berekeningsoverzichten, meetdata, brieven, s, faxberichten, telefoonaantekeningen en computerbestanden. Ook alle bijlagen bij de documenten worden tot het document gerekend. De aard van de opgevraagde documenten is dusdanig dat deze geopenbaard dienen te worden. Daar waar de persoonlijke levenssfeer dan wel bedrijfsgevoelige informatie (echter niet de subjectieve interpretatie van wat bedrijfsgevoelig is, maar de interpretatie van de wet ) in het geding zou zijn, mogen - zoals bekend is - zeer beperkte delen van de tekst van documenten, niet weggelaten maar onleesbaar gemaakt worden. Verstrekkinqsvorm Wij verzoeken u om verstrekking in digitale vorm, op cd, dvd of geheugenstick (zonder lees- of kopieerbeveiliging) in - behalve als het hierboven anders is gevraagd - gebruikelijk zogenoemd Wordof Excelformat, dan wel in fotokopievorm, met een voorkeur voor de goedkoopste verstrekkingsvorm, zo mogelijk te zenden via of We Transfer, in elk geval een transmissieprogramma waarvoor geen toegangscodes, wachtwoorden of bijzondere gebruikersvaardigheden nodig zijn. Wij verzoeken u een inhoudsopgave van de openbaar gemaakte en toegezonden documenten bij te voegen, zodat er geen misverstand kan zijn omtrent dat wat openbaar gemaakt, c.q. toegezonden is, tegelijk aangevend welk document bij welke deelvraag behoort. Dit dient dus ter voorkoming van nietkenbaarheid (Awb). Gelieve hierbij de nummering en ondernummerinq van de bovenstaande vragen aan te houden en verder ook de documenten/qeqevens over 2016, 2017 en 2108 duidelijk onderscheiden te presenteren. Bij verzending per kan de bevoegd getekende, authentieke WOB-beslissing per gewone briefpost gezonden worden. Termijn Zouden er complicaties zijn inzake de termijn dan vernemen wij dat graag zo spoedig mogelijk, voorzien van Wob/Awb-valide motiveringen. Toezending In geval van toezending per post. Vaker is gebleken dat niet alle aan ons geadresseerde post wordt bezorgd, of tijdig wordt bezorgd. Het is verstandig daarmee rekening te houden, bijvoorbeeld door verzending per aangetekende post. Openbaar maken Openbaar maken is niet hetzelfde als toezenden. Daarom verzoeken wij u tevens mee te delen wanneer, waar en op welke wijze u het gevraagde openbaar maakt.

5 5 Overleg Indien het op grond van zorgvuldigheid of anderszins wenselijk of noodzakelijk is dat over dit verzoek of aspecten daarvan overleg met de stichting plaatsvindt, gelieve dan daarover (met het oog op de termijn) tijdig een (met bezorg- en leesbevestiging) te zenden aan bovengemeld adres. Daarop zal snel worden gereageerd. Bij voorbaat hartelijk dank voor uw medewerking. stichting,

6