Schaderegistratie met UPLA Infosessie

Transcriptie

1 Schaderegistratie met UPLA Infosessie Eva Wuyts Vlaamse Erfgoedbibliotheek Marijn de Valk Boekrestauratie De Valk Antwerpen v

2 Doel infosessie UPLA - de methode UPLA in de praktijk: aanpak & voorwaarden Luisteren naar vragen Polsen naar interesse Verdere afspraken

3 Agenda Beoordelingswijze Eindrapport Kosten Eigen personeel Voorwaarden Logistiek Vorming Schadeatlas Schaderegister Resultaten Registratiebox Subsidies Trajectverloop UPLA UPLA-deskundigen Collegagroep Deelnemen Collegagroep

4 Waarom UPLA? Rapport De wet van de remmende achterstand (2012) Grote achterstanden Weinig kennis Inzetten op schaderegistratie = Eerste stap naar een beter (depot)beleid = Opstap naar behalen van een Kwaliteitslabel

5 UPLA De opdracht Opdracht tot ontwikkeling nieuw model voor erfgoedbibliotheken Aanstelling Boekrestauratie De Valk i.s.m. Hoogduin Papierrestauratoren Begeleiding door klankbordgroep met experten uit Vlaanderen en Nederland

6 UPLA De opdracht Doelstellingen: Kennis van schadebeelden en conserveringsachterstanden Beleidsinstrument conservering Instelling Vlaams beleid Sensibilisering bibliotheekmedewerkers Voorwaarden Met inzet van eigen medewerkers Op basis van bestaande en beproefde modellen: UPAA

7 UPLA samengevat Universal Procedure for Library Assessment = Betrouwbare schaderegistratie voor bibliotheken (0p basis van steekproeven) Pragmatisch Snel en efficiënt Eenvoudig Uniform

8 UPAA versus UPLA Aandacht voor papier, leer en perkament, maar ook voor de boekband Net alleen raadpleegbaarheid (In)stabiliteit/autonoom verval Beoordeling genuanceerder in twee stappen

9 UPLA / Universal Procedure for Library Assessment Depot Digitalisering Ontsluiting Werking

14 Testfase

15 Testfase

16 Testfase Een UPLA-onderzoek is een enorme meerwaarde en vormt de sleutel tot inzicht op de lange termijn Erna Van Looveren Bibliothecaris van het Ruusbroecgenootschap

17 Werkwijze UPLA-onderzoek Registratie bewaaromstandigheden: invullen checklist Steekproef uitzetten: 300 monsters selecteren uit de collectie Schaderegistratie: visueel beoordelen van de boeken met behulp van de schadeatlas Analyse: verwerken van de resultaten

18 Checklist bewaaromstandigheden Opzet: bijkomende informatie inwinnen door omgeving(sfactoren) in kaart te brengen Klimaat, plaatsing van de boeken, verpakking,. In te vullen door collectieverantwoordelijken vóór de schaderegistratie Eventueel aan te vullen door de UPLA-deskundige Verwerking in het eindrapport

19 Checklist bewaaromstandigheden

20 Checklist bewaaromstandigheden Depot Digitalisering Ontsluiting Werking

22 Nemen van de steekproef Aselecte steekproef 300 items per collectie Betrouwbaarheid van 95% Meten van totale planklengte (gevuld met boeken) Bepalen van het gemiddelde aantal boeken per plank Rekenen Uitzetten en markeren

29 Autonoom verval Depot Digitalisering Ontsluiting Werking

30 Beoordelingscriteria Een boek is een bewegend object

31 Beoordelingscriteria Schade band Schade constructie Schade boekblok Algemeen (biologische schade, overige)

32 Beoordelingscriteria Schade band: Stof en oppervlaktevuil Conditie bekleding Rode rot Tapes en schadelijke reparaties Losse delen bekleding, lacunes, scheuren, vouwen Ontbrekende delen en onderdelen Beschadigde platkernen/hoeken/platkanten Beschadigde sluitingen/beschadigd beslag

33 Beoordelingscriteria Schade constructie: Vervorming band / boekblok / boekblok te klein Schade bindingen en hechting platten Schade hechting bladen en / of katernen

34 Beoordelingscriteria Schade boekblok: Stof en oppervlaktevuil Tapes en schadelijke reparaties Lacunes / scheuren / vouwen Vervilt papier Aan elkaar klevende bladen Verzuring schutbladen Verzuring boekblok Foxing Inktvraat/kopervraat

35 Beoordelingscriteria Schade algemeen: Schimmelschade Plaagdierschade Overige schades

36 Beoordeling in twee stappen Schade matig / ernstig Raadpleegbaar / niet raadpleegbaar

37 Beoordeling in twee stappen Matige schade Gebruik geen probleem Depot Gebruik verergert schade Ernstige schade Gebruik geen probleem Gebruik verergert schade Opmerkingen Schade band 1. Stof en oppervlaktevuil op de band en de boeksneden 2. Rode rot Digitalisering 3. Conditie bekleding 4. Tapes en schadelijke reparaties 5. Losse delen rug en bekleding Werking 6. Ontbrekende delen Ontsluiting 7. Beschadigde platkernen/hoeken/platkanten 8. Beschadigde sluitingen/beschadigd beslag

38 Schadeatlas Depot Digitalisering Ontsluiting Werking

39 Schadeatlas Publicatie van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek i.s.m. Bureau Metamorfoze (NL) Zusje van Schadeatlas Archieven (UPAA) Toelichting in woord en beeld van alle UPLAschadebeelden Verschijnt najaar 2014 Wordt gratis verspreid Dankzij Prijs voor Cultureel Erfgoed

40 Screening Depot Digitalisering Ontsluiting Werking

44 Eindrapport Wat is het niet? Conserveringsadvies per boek Praktisch conserveringsplan Gedetailleerde kostenraming Statisch document

45 Eindrapport Wat is het wel? Beleidsinstrument Betrouwbare analyse van de staat van de collectie Aanduiding van de problemen en pijnpunten Algemene adviezen die een eerste stap zijn naar: Beter conserveringsbeleid Verbetering/aanpassing depot Conserveringsacties per type schade of collectie

46 Resultaten Depot Digitalisering Ontsluiting Werking

51 Schaderegister Opzet: alle data van alle UPLA-trajecten in één databank Weergave: anoniem Nut: Bibliotheek: benchmarking Vlaamse Erfgoedbibliotheek: beleidsinstrument Nog niet operationeel

52 Aan de slag!

53 Algemene voorwaarden Erfgoedbibliotheekcollectie Intentie tot verbetering bewaaromstandigheden/depot Engagement Middelen vrijmaken Mensen Logistiek Planning maken tijd Formele afspraken

54 Collectie Omvang speelt geen rol Ouderdom speelt geen rol Inhoud: typerende bibliotheekmaterialen Boeken Banden Eenbladdrukken Periodieken Gehele collectie of deelcollectie

55 Inzet eigen personeel 1. Meerwaarde? 2. Wie? 3. Wat? 4. Hoe? 5. Vorming?

56 Meerwaarde? Hernieuwde kennismaking met de eigen collectie en magazijnen een andere blik Expertise verhoogt én blijft in huis Sensibilisering van eigen medewerkers Kostenbesparend Teambuilding

57 Wie? Geen specifieke voorkennis vereist Gewenst profiel: Affiniteit met behoud en beheer Routinematig werken Nauwkeurig werken Plichtsbewust Opmerkzaam Fit Niet noodzakelijk magazijnmedewerkers

58 Wat? Taken Invullen checklist (halve dag) (Hulp bij) uitzetten van steekproef (2 à 3 dagen) Beoordelen en registreren van de schades (2 à 3 dagen) Tijdsbesteding Circa 11 mandagen Verdeeld over twee personen

59 Hoe? In een team van twee personen Eventueel bijgestaan door UPLA-deskundige Bij voorkeur: Vast personeel Steeds dezelfde personen Taken gedurende de dag afwisselen De steekproef: volle dagen De registratie: halve dagen Rustdag(en) tussen steekproef en registratie

60 Vorming? Inhoud Materiaalkennis Terminologie Schadebeelden herkennen Gebruik van de schadeatlas en formulieren Bewaaromstandigheden Hanteren van boeken

61 Vorming? Praktisch Verplicht: voor alle medewerkers aan het traject Duur: twee dagen Locatie en datum: te bepalen in overleg Vorm: samen met alle bibliotheken die in eenzelfde periode starten Kost: vriendenprijs

62 Hulp van UPLA-deskundigen 1. Meerwaarde? 2. Wie? 3. Wat? 4. Hoe? 5. Kost? 6. Verplicht?

63 Meerwaarde? Ervaring met uitzetten steekproeven = Tijdsbesparing = Minder risico op fouten Ervaring met meerdere bibliotheken Hulplijn en steun tijdens het traject Uniformiteit = Betere benchmarking = Voorwaarde voor opname resultaten in schaderegister

64 Wie? Conserveringsdeskundigen met affiniteit op collectieniveau Zelfstandigen en werknemers Geselecteerd door een jury Deelgenomen aan een vorming en stage Geaccrediteerd door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek voor drie jaar Gecontroleerd door de Vlaamse Erfgoedbibliotheek = Vaste pool van beperkt aantal mensen

65 Wat? Intakegesprek, met o.a. (hulp bij) registratie bewaaromstandigheden (0,5 à 1 dag) Uitzetten steekproef (2 à 3 dagen) Begeleiding / feedback tijdens de registratie (0,5 à 3 dagen) Opmaak eindrapport (1 dag) Verwerking resultaten schaderegistratie Verwerking checklist bewaaromstandigheden

66 Hoe? Werknemer: moet vorming gevolgd hebben Zelfstandige: idem Vlaamse Erfgoedbibliotheek verspreidt namenlijst met geaccrediteerde deskundigen (eind 2014) Bibliotheek neemt zelf contact op interessante deskundigen Bibliotheek stelt naar eigen keuzen zelf een deskundige aan volgens hun eigen procedures Vlaamse Erfgoedbibliotheek komt niet tussen

67 Kost? Afhankelijk van De onderhandelingen tussen opdrachtgever en -nemer Aantal taken (en dus dagen) = keuze van de opdrachtgever In principe één deskundige voor hele traject

68 Verplicht? Tijdens UPLA: warm aanbevolen Zie: Meerwaarde? Na UPLA: geen verdere verplichtingen Accreditatie geldt enkel voor UPLA-traject! Bijv. aanpak van schade mag met eigen werknemers of andere opdrachtnemers

69 Logistiek Vlaamse Erfgoedbibliotheek: registratiebox Eigen instelling: beperkte bijdrage Provincie: uitleendienst

70 Registratiebox Kist met materiaal voor Registratie van de bewaaromstandigheden (checklist) Uitzetten steekproef Schaderegistratie Bevat o.a. Leeskussens & loodlint Meetlint en post-its ph-pen Broedstoof en schimmelmonsters

71 Registratiebox Gratis Wel waarborg Wel verzendkosten volgens estafettesysteem

72 Andere Eventueel ondersteuning door de provincie Aanbod en voorwaarden verschillen per provincie Beknopt overzicht: zie infomap Eigen materiaal: Tafel (op wieltjes) en stoelen Laptop Schrijfgerei

73 Kostprijs traject Gratis Betalend Gesubsidieerd?

74 Gratis Diensten van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek Coördinatie Gebruik van UPLA-methodiek & -formulieren Exemplaren van de Schadeatlas Bibliotheken Gebruik van de registratiebox Geen factuur, enkel waarborg

75 Betalend Vriendenprijs: vorming van bibliotheekmedewerkers Circa 100 euro / pp voor 2 dagen Factuur van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek Marktprijs: diensten van de UPLA-deskundige Optioneel niet verplicht Zelf te onderhandelen Bv. 630 euro (incl. BTW) / dag Factuur van deskundige

76 Gesubsidieerd? Tip: onderzoek (vooraf!) mogelijkheden voor subsidies Vlaams niveau: geen middelen Provincie: misschien in het kader van hun depotbeleid Andere: Lokaal niveau? Erfgoedcel? Boekensteun? Opgelet: vaak is een eigen inbreng vereist!

77 Afspraken Vóór de start van een UPLA-traject: goedkeuring en ondertekening contracten tussen de partijen Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw Bibliotheek optioneel UPLA-deskundige

78 Bibliotheek Vlaamse Erfgoedbibliotheek Vorm Afsprakennota Te ondertekenen vóór de aanvang van UPLA-traject Inhoud Respecteren van methodiek Aanleveren van de resultaten voor schaderegister Timing Gebruik van de registratiekoffer Nog niet beschikbaar

79 Vlaamse Erfgoedbibliotheek UPLA-deskundigen Vorm Afsprakennota Te ondertekenen vóór aanvang stage Inhoud Respecteren van methodiek Deontologie Uitwisselen van ervaringen met collega-deskundigen Informeren van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek

80 UPLA-deskundigen Bibliotheek Enkel indien van toepassing Vorm en inhoud te bepalen door bibliotheek Vlaamse Erfgoedbibliotheek is geen betrokken partij

81 Collegagroep Bundeling van maximaal 5 bibliotheken in één collegagroep Doorlopen hun traject allemaal in dezelfde periode Volgen samen op hetzelfde moment dezelfde vorming Voeren opeenvolgend de registratie uit Komen na afloop samen om te evalueren

82 Trajectverloop UPLA-traject: 1 à 2 weken Ervoor: enkele maanden voorbereiden Middelen (geld en personeel) vrijmaken Afsprakennota ondertekenen met Vlaamse Erfgoedbibliotheek Eventueel: aanstellen UPLA-deskundige Deelname aan vorming bibliotheekmedewerkers Erna Korte termijn: dringende ingrepen Langere termijn: uitstippelen / bijstellen conserveringsbeleid

83 Trajectverloop Eerste ronde (onder voorbehoud): Najaar 2014 Publicatie Schadeatlas Bibliotheken Vorming UPLA-deskundigen Afsluiten afsprakennota s Vorming bibliotheekmedewerkers Vroege voorjaar 2015 Eerste UPLA-trajecten Met hulp van stagiairs Tweede ronde: najaar 2015?

84 Interesse? Koppel intern terug over de infosessie Geef ons een seintje indien u interesse heeft Laat ons weten in welke periode u van start wil gaan upla@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be

85 Contactgegevens Vlaamse Erfgoedbibliotheek