DEZE BUNDEL IS VAN ...

Transcriptie

1 DEZE BUNDEL IS VAN... Allereerst bedankt om van het groepsleidingscongres een succes te maken! In deze bundel vind je in grote lijnen jouw persoonlijke programma voor vandaag. Het kan zijn dat je verschillende functies toegewezen kreeg, waardoor er overlappingen zijn. Onthaal station, vorming en moderator komen steeds op de eerste plaats! Overleg met de anderen van je werkgroep als je hen op bepaalde momenten niet kan helpen. Per functie die je toegewezen kreeg, zit er één papier in deze bundel. Hierop vind je wat je precies moet doen op welk moment van de dag. Voor elke functie is er iemand verantwoordelijk die jou specifiek kan vertellen wat er moet gebeuren. Daar kan je dus steeds bij terecht. Een algemeen overzicht van wat de deelnemers aan het doen zijn doorheen de dag, vind je in het congresboekje.

2

3 LOGISTIEK Verantwoordelijke: Pieter Verberck (Mara) Verantwoordelijke: Klaar Verreijdt 0496/ / Jullie zorgen ervoor dat het materiaal tijdig op de juiste plaats aanwezig is en helpen ook met de afbraak op de verschillende plaatsen. 8u30 8u-9u Zaal Opbouw onthaal, koffietafel 9u-10u School Opbouw vormingslokalen 10u15-12u Speelplaats Opbouw markt 12u-12u30 Speelplaats Eten 12u30-13u30 School Opbouw open space 14u-... Speelplaats Afbraak markt 15u45-16u10 Speelplaats Stembakjes klaarzetten 16u10-16u30 Speelplaats Stembakjes uitdelen 15u School Lokalen vorming & open space opruimen

4 MARKT Verantwoordelijke: Katrien Wolput Jullie bemannen een standje tijdens de markt. 10u30 10u30-11u00 Speelplaats Opbouw markt 11u-12u30 Speelplaats Eten 12u30-13u45 Speelplaats Markt 14u-... Speelplaats Afbraak markt 0472/

5 STEWARD Verantwoordelijke: Adriaan Doutrepont 0472/ Jullie zorgen ervoor dat de overgang tussen de verschillende dagdelen vlot verloopt. Jullie maken de deelnemers wegwijs en zorgen ervoor dat ze op het juiste moment naar de juiste locatie doorverwezen worden. 8u 9u-9u45 Zaal & Speelplaats 9u45-10u Zaal & Speelplaats 10u45-11u Zaal & School 12u30-13u45 Speelplaats (& Park) 13u45-14u Speelplaats (& Park) 14u-15u30 Speelplaats Eten Deelnemers verwelkomen en weg wijzen van het onthaal naar koffie op de speelplaats Deelnemers weg wijzen van de speelplaats naar de theaterzaal Deelnemers weg wijzen van de zaal naar de vormingslokalen op de school Zorgen voor orde in het park en op de speelplaats (vuilbakken wijzen) Deelnemers weg wijzen van de speelplaats naar de lokalen voor de open spaces 15u30-15u45 Speelplaats Deelnemers begeleiden naar park voor het spel 15u45-16u10 Park Klokhuizen verzamelen in vuilniszakken 16u10-16u20 Park Klokhuizen verzamelen in vuilniszakken Deelnemers begeleiden naar de speelplaats 16u20-16u30 Speelplaats Stembakjes uitdelen (één bakje per groep) Deelnemers weg wijzen naar de zaal voor plenummoment 17u30-17u45 Zaal Deelnemers begeleiden naar de school voor receptie

6 VORMING Verantwoordelijke: Dries Van Eyck Verantwoordelijke: Klaar Verreijdt 0488/ / Jullie geven in de voormiddag een vorming. De deelnemers kiezen aan het begin van de dag een vorming en kleven de sticker van deze vorming op de achterkant van hun congresboekje. Het materiaal van de vorming mag je na afloop in het lokaal laten liggen, aangezien de lokalen in de namiddag voor de open spaces gebruikt worden. Laat het lokaal wel ordelijk achter en neem afval mee naar het medewerkerslokaal. 9u30-10u30 School Aanmelden aan infopunt Materiaal ophalen in medewerkerslokaal Voorbereiden vorming 10u45-12u30 School Vorming geven 12u30-13u45 School Speelplaats Opruimen vormingslokaal Eten

7 MODERATOR Verantwoordelijke: Sophie Maussen 0477/ In de namiddag modereer je een gesprek. De groepsleiding kan aansluiten aan verschillende tafels en kunnen zelf kiezen hoe lang ze bij een bepaald onderwerp blijven zitten. Je zorgt ervoor dat het gesprek niet te ver afdwaalt en noteert op de volgende pagina de opvallendste / belangrijkste zaken waarover gediscussieerd werd. Jullie zijn de laatsten die de lokalen van de school vandaag gebruiken. Zorg ervoor dat alles opgeruimd is: zet tafels en stoelen op de oorspronkelijke plaats en breng je afval en ander materiaal naar het medewerkerslokaal. Geef de notities die je gemaakt hebt ook daar af. 11u-12u30 Speelplaats Eten 13u30 13u45-15u15 School Open space begeleiden 15u15-15u30 School Gesprekken afronden Ervoor zorgen dat de deelnemers om 15u30 op de speelplaats staan 15u School Opruim lokaal

8 MODERATOR Om het modereren vlot te laten verlopen, vind je hier nog enkele belangrijke info. Vul de achterkant in en geef dit papier aan het einde af in het medewerkerslokaal! Locaties DOEL De locatie van je open space vind je in het congresboekje Locatie briefing goed weer: Buiten, ergens op de speelplaats Locatie briefing slecht weer: In de grote refter GRL inspireren en uitdagen over bepaalde thema s GRL laten uitwisselen zodat ze een mening kunnen vormen of nieuwe ideeën mee naar huis kunnen nemen. Rol als moderator Gesprek faciliteren Nieuwe gespreksimpulsen geven Iedereen kan deelnemen Interessante input noteren (zie achterkant) Af en toe samenvatten en cirkelredeneren afblokken Deelnemers eraan herinneren dat het helemaal oké is dat ze op eender welk moment van tafel switchen.

9 CONCLUSIES OPEN SPACE Naam Open Space begeleid(st)er:... Thema:... Noteer hieronder interessante conclusies/argumenten uit jouw open space. Noteer alles dat interessant genoeg lijkt of waar we later mee verder kunnen of gewoon meningen die heel veel navolging kregen. Zorg er wel voor dat het duidelijk is en begrepen kan worden door mensen die niet heel het gesprek hebben gevolgd.

10 ONTHAAL ZAAL & SCHOOL Verantwoordelijke: Pieter Ysebaert 0473/ u 8u-9u Zaal Opbouw onthaal 9u-10u30 Zaal Onthaal deelnemers 10u Zaal & Speelplaats Materiaal onthaal naar infopunt brengen (voor laattijdige deelnemers) Afbraak onthaal 11u-12u30 Speelplaats Eten Overal Opkuis

11 ONTHAAL STATION Verantwoordelijke: Simon van der Linden 0485/ Een aantal stewards zal de deelnemers aan het station onthalen en begeleiden naar de zaal. Jullie zullen de deelnemers welkom heten aan het station en hen de richting wijzen naar de zaal. Enkelen van jullie zullen onderweg naar de zaal staan om de deelnemers de juiste richting uit te wijzen. 8u30-10u30 Station Deelnemers onthalen aan het station

12 INFOPUNT Verantwoordelijke: Els Van Hove Verantwoordelijke: Carolien Leysen 0485/ / Jullie taak is heel uitgebreid. Het komt er vooral op neer dat jullie iedereen die aan het infopunt komt, kunnen verder helpen. 8u 8u-16u30 Speelplaats Laattijdige deelnemers ontvangen Medewerkers doorverwijzen naar het medewerkerslokaal Pers doorverwijzen naar het social-media lokaal... 14u-15u30 Speelplaats Eten (zorg dat infopunt steeds bemand blijft) 16u30-19u Speelplaats Afbraak infopunt

13 CATERING Verantwoordelijke catering: Eline Lamaire 0477/ Verantwoordelijke receptie: Klaar Verreijdt 0475/ Jullie zorgen voor het eten gedurende de dag en doen de afwas van al dat eten maken: Middagmaal Vieruurtje Kleine receptie (VIP-personen) Grote receptie (groepsleiding) Het ontbijt wordt door een andere ploeg uitgedeeld. Jullie zorgen ook voor koffie en thee in het medewerkerslokaal gedurende de dag. 8u30 8u30-11u30 Scoutshuis Middagmaal voorbereiden 11u30-12u30 Speelplaats Middagmaal voorbereiden 12u30-13u45 Speelplaats Eten uitdelen (groen bonnetje aannemen) 13u45-15u30 Speelplaats Eten uitdelen aan medewerkers infopunt & stewards Afwas 15u30-15u45 Speelplaats Appel uitdelen 15u15-15u30 School Kleine receptie (VIP-personen) klaarzetten (cafetaria) 15u30-16u30 School Kleine receptie 16u30-17u30 Speelplaats Grote receptie klaarzetten 17u30-19u Speelplaats Grote receptie

14 CATERING ONTBIJT Verantwoordelijke: Hannah Gevers 0499/ Jullie zorgen voor het klaarzetten van het ontbijt en delen dit uit aan de deelnemers. 8u 8u-9u Speelplaats Ontbijt klaarzetten 9u-10u Speelplaats Uitdelen ontbijt (bonnetje in boekje doorstrepen voor een koffiekoek) 10u-10u30 Speelplaats Opruim ontbijt

15 PODIUM Verantwoordelijke: Tine Smits 0472/ Jullie zorgen ervoor dat het materiaal tijdig op het podium staat voor de plenummomenten. Om 18u30 moeten we ten allerlaatste uit de zaal zijn, aangezien deze 's avonds door iemand anders gebruikt wordt. 8u30 8u-9u Zaal Plenum 1 klaarzetten PLENUM 1 9u-9u45 9u45-10u 10u-10u10 10u10-10u25 10u25-10u40 10u40-10u45 Showploeg - publiek warmmaken Showploeg - deelnemers aanmanen om plaats te nemen Simon Smagghe - Openingswoord Showploeg Zingevingsmoment Quinten - Reis door de dag 10u Zaal Plenum 2 klaarzetten Alles opruimen wat niet meer nodig is PLENUM 2 16u30-16u40 16u40-17u15 17u20-17u25 17u25-17u30 17u30-17u35 17u35-18u30 Sven Gatz - Speech Stemming Foto van de zaal Infographic van de dag Simon Smagghe - Slotwoord Opruimen zaal

16 SOCIAL MEDIA Verantwoordelijke: Ise Kenis 0471/ Jullie zorgen ervoor dat het 'thuisfront' op de hoogte blijft van wat er hier allemaal gebeurt en jullie zorgen ervoor dat deze editie onvergetelijk wordt! Gedurende de dag kunnen jullie overal rondlopen om foto's te nemen. Er zijn doorheen de dag enkele deadlines opgesteld. Een moment om te eten is voor jullie niet ingepland. Dat kunnen jullie zelf inplannen tussen 11u en 14u, naargelang het voor jullie past. 8u 8u-12u Lokaal Foto's nemen en binnenbrengen voor 12u 12u Lokaal Foto's op facebook 12u-17u Lokaal Foto's nemen en binnenbrengen voor 17u 16u Lokaal Instagram stories online zetten Na de Lokaal Resultaten online zetten stemming 17u-... Lokaal Opruimen lokaal