Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan In het 4 de lustrumjaar van Golfclub De Haenen legt het bestuur hierbij de plannen voor de toekomst voor, neergelegd in een beleidsplan voor Dit beleidsplan dient als een leidraad voor de toekomst, niet als een vaststaand keurslijf. Het bestuur staat open voor nieuwe ontwikkelingen en initiatieven en zal de plannen dus regelmatig kritisch beschouwen, en daar waar nodig actualiseren en aanpassen. Het bestuur hoopt op deze wijze transparantie te verschaffen over zijn beleid. 1. KARAKTER VAN DE VERENIGING Golfclub De Haenen is een vereniging van enthousiaste golfers. Zowel op recreatief niveau als op wedstrijdniveau probeert de vereniging voor alle soorten golfers een aangename omgeving te creëren, waarin de leden hun favoriete sport kunnen uitoefenen. Een relatief groot aantal leden neemt regelmatig deel aan wedstrijden. De Haenen organiseert serieuze Qualifying-wedstrijden, zoals Maandmedals, allerlei vormen van clubkampioenschappen en andere Q-wedstrijden. Er is ook aandacht voor recreatieve wedstrijden, zowel voor de wedstrijdspelers in het weekend, als voor de heren op maandag, de dames op dinsdag, de donderdag-mix, de WAC en niet te vergeten de jeugd. Voor deze laatste groep worden ook vele andere activiteiten georganiseerd, zoals lessencycli, wedstrijden met andere golfclubs en er wordt hard gewerkt aan verbetering van het spelniveau. Onlangs heeft onze jeugdcommissie de titel Committed to Jeugd van de NGF mogen ontvangen. Ook neemt de vereniging deel aan de NGF-competitie, waarbij het eerste damesteam in 2014 uitkomt in de eerste klasse en het eerste herenteam in de tweede klasse. Spelers die minder goed ter been zijn kunnen gebruik maken van voldoende handicarts. De marshals zorgen voor een goede doorstroming en een prettig verblijf op de golfbaan. Het clubhuis voldoet aan alle eisen en de horeca heeft in de wijde omgeving een grote bekendheid opgebouwd op zowel golfers als niet-golfers. Bij het Golfpark zijn 2-3 A-professionals fulltime werkzaam om leden en niet-leden de techniek van het golfspel bij te brengen. De Handicap & Regelcommissie verzorgt het theoretisch opleidingstraject en neemt theorieexamens af, zowel voor leden als niet-leden. In de samenwerking tussen eigenaar/directie van het Golfpark en vereniging is onlangs gekozen voor een nieuwe formule. Via deze nieuwe formule tracht het bestuur, in samenwerking met vele vrijwilligers en commissies, de doelstellingen te bereiken die in de statuten zijn geformuleerd: het bevorderen en beoefenen van het golfspel, alsmede het bevorderen van het onderlinge contact tussen haar leden. 1

2 Golfclub De Haenen wil een vereniging zijn: * voor en door leden * laagdrempelig en met stijl * voor zowel recreatieve als prestatieve golfers * met veel aandacht voor regelkennis en etiquette * met extra aandacht voor de jeugd * met nadruk op spelvreugde en gezelligheid * financieel gezond 2. ORGANISATIE Door de samenwerking met de exploitant is er sprake van gedeelde verantwoordelijkheden. De exploitant is verantwoordelijk voor het onderhoud van de 18 holes baan en de 6 holes par-3. Ook beheert hij de greenkeeping, het clubhuis, de horeca, de drivingrange, het oefengedeelte en de golfschool en verleent het speelrecht en ondertekent de overeenkomst daarvoor met de leden. Het bestuur van de vereniging bestaat uit maximaal 6 personen en is verantwoordelijk voor het welbevinden en het gedrag van haar leden, het organiseren van wedstrijden, competitie en andere activiteiten voor de leden, de communicatie met de leden op allerlei manieren, handicapregistratie (ook voor niet-leden), en contacten met andere golfverenigingen en de NGF. Het managemant van Golfpark De Haenen, namens de exploitant, en het bestuur overleggen regelmatig met elkaar in de Commissie van Overleg (CVO), waar alle zaken die het golfpark en de vereniging betreffen worden besproken. Het bestuur wordt in haar werk bijgestaan door een groot aantal commissies. De vereniging heeft een administratieve kracht in dienst voor 0.5 FTE. De taakverdeling in het bestuur is als volgt: voorzitter: algemene zaken en externe contacten; klachten- en adviescommissie; marshalcommissie; lid CVO secretaris: coördinatie secretariaat en administratie, redactiecommissie; evenementencommissie; handicartcommissie penningmeester: financiën, klankbordcommissie; wervingscommissie; commissie automatisering lid: jeugdcommissie; competitiecommissie; commissie topgolf lid: handicap & regelcommissie; wedstrijdcommissie; baancommissie lid: is tijdelijk in het buitenland. Bij terugkeer zal het takenpakket opnieuw worden bekeken. De afspraken over de wijze waarop exploitant en bestuur met elkaar samenwerken zijn vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Het aantal starttijden voor de leden is gerelateerd aan het aantal leden. Bij een volledig ledenaantal van 1050 gewogen leden bedraagt het percentage starttijden voor de vereniging 75% en voor de exploitant 25%. De weging van de leden vindt plaats naar soorten lidmaatschap, waarbij gewone leden voor 1 tellen en jeugdleden, bedrijfsleden en deeltijd-leden voor 50%. Leden betalen jaarlijks voor hun speelrecht en lidmaatschap van de vereniging een per soort lidmaatschap vastgesteld bedrag voor de jaarkaart. Van de jaarkaart ontvangt de vereniging 11% om aan haar financiële verplichtingen te kunnen voldoen. 3. LEDENBESTAND NAAR LEEFTIJD EN HANDICAP 2

3 Het bestuur streeft naar een goede vertegenwoordiging van jeugdige spelers en een evenwichtige opbouw van het ledenbestand. In onderstaand schema is te zien dat we erin geslaagd zijn het ledenbestand beter in overeenstemming te brengen met het landelijk gemiddelde. Het bestuur blijft ernaar streven het percentage jeugdleden boven het landelijk gemiddelde te houden en het percentage leden tussen 20 en 40 jaar te verhogen. De Haenen 2009 landelijk 2013 De Haenen jaar 8,9 % 4,7 % 9,5 % jaar 0,5 % 5,8 % 4,8 % jaar 4,3 % 14,9 % 12,4 % jaar 11,0 % 23,7 % 19 % jaar 24,5 % 20,7 % 24.3 % jaar 38,3 % 22,3 % 20,9 % ,5 % 7,9 % 9,6 % 100 % 100 % 100 % De speelsterkte van de leden van Golfclub De Haenen is in onderstaand schema aangegeven. In 2009 hebben we (in ons vorig beleidsplan) het streven aangegeven zoals dat in de kolom De Haenen 2014 is vermeld. In de kolom realisatie 2013 zijn de huidige cijfers weergegeven. categorie De Haenen 2009 De Haenen 2014 realisatie % % 4 0,4 % % % 36 3,2 % % % 106 9,6 % % % ,3 % % % ,8 % % % ,4 % geen hcp * % % 106 9,6 % geen GVB * % % ,7 % % % % * Inmiddels is het 9 stappenplan ingevoerd met hcp tot 54. Geen hcp is nu hcp 37 t/m 54; geen GVB is nu BP of nog geen BP. Activiteiten van de Handicap & RegelCommissie, JeugdCommissie en van de WedstrijdCommissie zullen er op gericht blijven het spelniveau van de leden omhoog te brengen. Ook de Golfschool zal bij dit beleid betrokken worden. 4. HOOFDPUNTEN VAN BELEID 3

4 Het bestuur van Golfclub De Haenen heeft voor de komende jaren de volgende beleidsuitgangspunten geformuleerd: Bevordering lidmaatschap In samenwerking met het management van het golfpark streeft de vereniging naar een gezond en financieel verantwoord ledenaantal. Hiervoor is een ledenaantal noodzakelijk van 1050 gewogen leden, waarbij wordt gestreefd naar de volgende aantallen naar ledensoort: Gewone leden 900 weging 1 Jeugdleden 125 weging 0,5 Bedrijfsleden 100 weging 0,5 Deeltijdleden 75 weging 0,5 Door de toenemende populariteit van deeltijdlidmaatschappen, met name bij de leeftijdsgroep tussen 30 en 45 jaar, kunnen deze aantallen in de nabije toekomst bijgesteld moeten gaan worden. Hierbij zal het bestuur vast blijven houden aan het aantal van 1050 gewogen leden. Het Golfpark is in 2013 een samenwerking aangegaan met Blue Green. Samen met het management van het Golfpark heeft deze organisatie als hoofdopdracht meegekregen het vergroten van het ledenaantal. De vereniging levert een bijdrage aan dit streven door middel van een wervingscommissie waarin met het management aan deze doelstelling wordt gewerkt. Naast deze inspanningen is ledenbehoud speerpunt van beleid van het bestuur. Jaarlijks zal een substantieel deel van de inkomsten van de vereniging voor dit doel beschikbaar gesteld worden. Met deze financiële middelen bekostigt de club activiteiten die het voor leden aangenaam maken aan deze activiteiten deel te nemen. Door een aanzienlijk deel van deze gelden te besteden via de horeca en de golfschool, werkt dit tegelijkertijd mee aan een gezonde financiële exploitatie van het golfpark. Karakter en uitstraling De vereniging is laagdrempelig en met stijl. Het karakter van golf gaat gepaard met fatsoenlijke omgangsvormen en een zeker decorum, zowel in de baan als in het clubhuis. Er is veel aandacht voor regelkennis en etiquette. De vereniging wil niet alleen de leden faciliteren, maar ook actief de samenhang tussen de leden in stand houden en versterken. Deze onderlinge binding komt tot uitdrukking in een actief verenigingsleven. Recreatief Recreatieve spelers vormen de basis van de club; spelvreugde en gezelligheid staan voor de meeste spelers voorop. De vereniging acht vooralsnog de NGF-norm om van de totale speeltijd ± 20% voor wedstrijden te bestemmen een goede balans. Leden worden gestimuleerd om een handicap te halen en deze zo laag mogelijk te krijgen. Het streven is om het handicapniveau op of onder het landelijk gemiddelde te brengen. Dit komt het spelplezier en de doorstroming ten goede. Om die reden zijn de wekelijkse wedstrijden in principe Qualifying. Prestatief Voor een deel van de leden is het prestatieve aspect van golf zeker zo belangrijk als het recreatieve. De vereniging stimuleert verhoging van het prestatieve niveau actief. 4

5 Er wordt naar gestreefd zowel een damesteam als een herenteam team in de eerste klasse van de NGF Competitie te hebben. Er worden maximaal 15 competitieteams, inclusief jeugd, ingeschreven. Er zullen geen wedstrijdspelers tegen betaling worden aangetrokken. Om het niveau van haar spelers te verhogen stelt het bestuur middelen beschikbaar voor extra training en begeleiding voor jeugd en topgolf. Leeftijdsopbouw De gemiddelde leeftijd van de leden is nu relatief hoog. Het streven is om in 2018 op het landelijk gemiddelde te zitten. In het bijzonder moet er meer aandacht komen voor de groep tussen 25 en 45 jaar. Door andere soorten lidmaatschapsvormen kan deze groep mogelijk beter bereikt worden Tegelijkertijd mag de belangrijke groep oudere leden niet van de vereniging worden vervreemd. Jeugd Van belang is om de jeugd voor de golfsport en de vereniging te interesseren. De vereniging wil aantrekkelijk zijn voor jongere spelers. De oude doelstelling, om te bereiken dat ongeveer 10% van de leden jonger is dan 21 jaar, is ruimschoots gehaald. Het doel is nu om dit percentage minimaal vast te houden of nog te verhogen. Ook wordt de talentvolle jeugd gestimuleerd om aan het project topgolf mee te doen. Elk jaar in augustus wordt tot nu toe met groot succes het Haenen Jeugd Open georganiseerd, gericht op zeer lage jeugdige handicappers. De jeugdcommissie (JC) heeft onlangs van de NGF het predicaat Committed to Jeugd mogen ontvangen. Hiermee is officieel vastgesteld dat de jeugd een prominente plaats in onze vereniging inneemt. Het is uitdrukkelijk de doelstelling om dit verder uit te bouwen. Een relatief groot aantal leden hebben zich verbonden aan de begeleiding van de jeugd, niet alleen via de JC, maar bijvoorbeeld ook als jeugdcoach. 5. COMMISSIES Zoals in de statuten beschreven staat, kunnen de Algemene Vergadering en het bestuur commissies instellen "tot het uitvoeren van bepaalde opdrachten en/of tot voorlichting en bijstand van de algemene vergadering of van het bestuur". De taak, bevoegdheden en werkwijze van deze commissies worden door het bestuur geregeld en de leden worden door het bestuur benoemd en eventueel uit hun functie ontheven. Voorzitters van de commissies worden door het bestuur in functie benoemd, indien mogelijk op voordracht van de commissie. Vier maal per jaar vindt overleg plaats tussen het bestuur en de voorzitters van de commissies of hun plaatsvervangers: het Bestuur en Voorzitters Overleg (BVO). Op verzoek van de voorzitter van een commissie of op verzoek van het bestuur zal het verantwoordelijke bestuurslid (delen van) commissievergaderingen bijwonen. Hieronder zal in alfabetische volgorde nader ingegaan worden op beleidsvoornemens van de verschillende commissies. Voor een uitvoerige beschrijving wordt verwezen naar de beleidsplannen van de afzonderlijke commissies die op onze site te vinden zijn. Automatiseringscommissie (AC) De AC streeft ernaar om de softwarepakketten die gebruikt wordt voor de ledenadministratie, handicapregistratie en wedstrijdplanning up to date te houden. Zij is daarbij vanzelfsprekend afhankelijk van de ontwikkelaars van deze pakketten. 5

6 Ook de hardware zal aangepast worden aan de eisen die hieraan gesteld behoren te worden, zodat leden via de telegolfzuil hier te allen tijde gebruik van kunnen maken. De commissie streeft ernaar om de interne communicatie van commissieleden via the cloud te bevorderen en de registratie van gegevens en belangrijke stukken in the cloud te beheren. Er wordt naar gestreefd voldoende actieve leden met kennis van zaken hierbij in te schakelen. Baancommissaris De baancommissaris overlegt 4 X per jaar met het management en de greenkeeping over de baan en het baanonderhoud. Dit n.a.v. een jaarplan baanonderhoud dat gemaakt is door het golfpark. De baancommissaris zorgt voor goede communicatie met het bestuur, wedstrijdleiders, H&RC en de leden over eventuele beperkingen van de speelmogelijkheid en Qualifying condities van de baan vanwege (groot) onderhoudswerkzaamheden. De baancommissaris is ook (het enige) aanspreekpunt voor leden die vragen, opmerkingen of voorstellen hebben over de baan. Competitiecommissie (CC) De CC streeft ernaar voor de leden die dat wensen de gelegenheid te bieden aan de NGFcompetitie deel te nemen. Het aantal competitieteams zal worden gemaximaliseerd op 15, verdeeld over de te spelen dagen van de week. Naast het leveren van prestaties staat spelvreugde en teamgeest voorop. Het streven is om een eerste dames- en herenteam in de 1 ste klasse te laten spelen. Onderdeel van de CC is een technische commissie die zich zal bezighouden met de selectie en opstelling van het eerste damesteam, herenteam en jeugdteam. Evenementencommissie (EC) De EC richt haar activiteiten vooral op de jaarlijkse festiviteiten, waarin naast het golfen voor zowel leden als introducés een gezellige ambiance en nazit volop aandacht verdienen. Handicap & Regelcommissie (H&RC) De H&RC streeft er in de nabije toekomst naar de regelkennis op een aanmerkelijk hoger niveau te brengen. Ook probeert zij zoveel mogelijk leden een (club)handicap te laten halen en ook bij te laten houden. Voor nieuwe leden en niet-leden verzorgt de H&RC het opleidingstraject voor het behalen van baanpermissie en een handicap. Handicartcommissie (HC) De HC begeleidt spelers die dat nodig hebben in het gebruik van een handicart en zorgt er voor zoveel mogelijk donateurs voor de Stichting Handicarts te werven. Zij organiseert eenmaal per jaar een handicartwedstrijd ter ondersteuning van dit doel. Jeugdcommissie (JC) Golfclub De Haenen maakt zich sterk voor de jeugd. De JC zet zich met alle kracht in om de golfsport voor zoveel mogelijk jeugdige spelers aantrekkelijk te maken. In nauw overleg met de Golfschool wordt een keur van activiteiten voor de jeugd georganiseerd. Door de verkrijging van het predicaat Committed to Jeugd is de JC erin geslaagd een zeer groot aantal jeugdigen aan zich te binden, zodat het jeugdledental ver boven het landelijk gemiddelde ligt. De JC streeft ernaar deze activiteiten verder te ontwikkelen en te professionaliseren door het instellen van talentcoaches en jeugdcoaches. Via de NGF zullen deze coaches worden opgeleid en bij- en herschoold worden. Jaarlijks vindt het Haenen Jeugd Open plaats onder leiding van een aparte subcommissie. Doel van deze activiteit is om de betere jeugdspelers aan te trekken om ook op deze wijze 6

7 de jeugd te stimuleren. Het is sinds 2013 een 2-daagse wedstrijd met zo n 90 deelnemers waarvan meer dan 70 deelnemers single handicap hebben. Klachten en adviescommissie (AC) De AC heeft tot nu toe slechts een enkele keer op verzoek van het bestuur een klacht behandeld. Zij hoopt ook in de toekomst haar activiteiten tot een minimum te kunnen beperken. Klankbordcommissie (KC) Deze commissie is een schakel tussen leden en het bestuur over verbeterpunten, kritiek, goede ideeën en alle mogelijke andere zaken die kunnen leiden tot verbetering van de baan, het speelplezier en het welbevinden van de leden. Er wordt getracht de commissie zodanig samen te stellen dat alle gremia binnen de vereniging vertegenwoordigd zijn. Marshalcommissie (MC) De MC bestaat uit 3 marshals. Zij zorgt voor de planning van de marshaldiensten. Zij bespreekt regelmatig met de marshals hun ervaringen en begeleidt nieuwe marshals. Zij houdt ook toezicht op de door de marshal dagelijks in te vullen logboeken en brengt, indien nodig, verslag uit aan het bestuur als er onregelmatigheden zijn voorgevallen die ingrijpen noodzakelijk maken. Redactiecommissie (RC) De RC heeft tot nu toe haar activiteiten vooral gericht op het clubblad Het Haenenboek. In deze tijd van digitalisering zal op korte termijn overgeschakeld worden op een digitaal clubblad via de onlangs door het golfpark vernieuwde site. De redactiecommissie zal haar plannen ontwikkelen en vanaf 2014 ten uitvoer gaan brengen. Wedstrijdcommissie (Wedcom) Ter bevordering van het speelniveau zijn zo veel mogelijk wedstrijden Qualifying. Op voorstel van de wedcom wordt door het bestuur, na overleg met het golfpark, de jaarlijkse wedstrijdkalender vastgesteld. Wervingscommissie In het kader van de samenwerking met het Golfpark is in 2013 een wervingscommissie opgericht. Deze commissie ondersteunt het management bij open dagen en begeleidt nieuwe leden in hun kennismaking met onze vereniging. 6. FINANCIËN De vereniging is financieel gezond en wil dat zo houden. Dat betekent het streven naar sluitende jaarbegrotingen en het aanhouden van een ruim weerstandsvermogen. De financiële reserve zal risicoloos worden beheerd. De begrotingen zijn in basis neutraal (inkomsten gelijk aan uitgaven en reserveringen). De bijdrage die de vereniging ontvangt hangt samen met het aantal leden. Van de jaarkaart die de leden aan het golfpark betalen wordt 11% afgedragen aan de vereniging. Dit is ten opzichte van het verleden een verhoging van de financiële mogelijkheden die ervoor zorgt dat de vereniging niet meer afhankelijk is van sponsoring. De vereniging kan hiermee op een verantwoorde wijze uitvoering geven aan het beleid tot instandhouding van de vereniging en voor jeugd en topgolf. De overige inkomsten zullen jaarlijks besteed worden voor ledenbehoud, waarbij met name voor actieve leden de financiële barrières om mee te doen aan georganiseerde activiteiten, 7

8 op een zo laag mogelijk niveau gebracht zullen worden. Hierdoor zal de participatie toenemen en het clubgevoel versterkt worden. Commissies kunnen een eigen financiële status hebben. Zij dienen een eigen begroting in te dienen en een realisatie. Deze begrotingen worden goedgekeurd door het bestuur. 7. COMMUNICATIE Op vele manieren vindt er communicatie plaats binnen de vereniging. De contacten tussen het bestuur en het management vinden formeel plaats via het reeds genoemde CVO. Daarnaast zal er vanzelfsprekend ook veel informeel contact plaats vinden. De voorzitters van de commissies spreken vier keer per jaar met het bestuur in het Bestuur en VoorzittersOverleg (BVO). Via mailcontacten en beheer van belangrijke bestanden in the cloud kan iedereen die het nodig heeft, toegang krijgen tot de noodzakelijke informatie Twee maal per jaar vindt er een Algemene Ledenvergadering (ALV) plaats, in het voorjaar en in het najaar. Hierin legt het bestuur verantwoording af voor het gevoerde beleid, wordt beleid voor de toekomst uitgestippeld en worden begroting en het financieel verslag vastgesteld. Clubblad Het papieren clubblad zal vanaf 2014 vervangen worden door een digitaal concept, te bekijken via de site. Zie hierboven de plannen van de redactiecommissie Nieuwsbrief Elke 14 dagen wordt er door bestuur en management samen een digitale Nieuwsbrief verstuurd via de mail aan alle leden. Leden die dat niet wensen kunnen op een eenvoudige wijze aangeven dat zij deze nieuwsbrieven niet meer willen ontvangen. In deze nieuwsbrieven worden alleen korte berichten en aankondigingen opgenomen. Regelmatig wordt er door de wervingscommissie voor nieuwe leden een informatieavond georganiseerd. Site Het Golfpark, de golfschool en de vereniging beschikken gezamenlijk over een website: Voor leden is het mogelijk via een eigen code informatie op te vragen die alleen voor leden bestemd is. Bestuursleden en commissies van de vereniging zijn per te bereiken via Via deze site kunnen zowel leden als niet-leden starttijden regelen. Alleen leden hebben, als zij ingelogd zijn, inzicht in wie een starttijd geboekt heeft. Op deze wijze kunnen leden ook bij andere leden aansluiten. Ook kan men via de site inloggen bij Egolf4u. Hiermee kunnen leden zich inschrijven voor wedstrijden, hun handicaphistorie en andere gegevens bekijken. Daarnaast kunnen leden hier andere informatie vinden, die alleen voor leden in te zien is, zoals de ledenlijst en verslagen van de ALV. Mededelingenbord In het clubhuis hangt een digitaal mededelingenbord dat alle actuele informatie aangeeft over het baangebruik en andere belangrijke zaken. 8

9 Verbeterpunten Het bestuur heeft in het clubhuis, beneden bij de kleedkamers, een eigen postvakje. Schriftelijke op- en aanmerkingen kunnen hierin gedeponeerd worden. Ook is het mogelijk bij de receptie een dit-kan-beter-formulier in te vullen voor goede ideeën of klachten. Lief en leed Bij een vereniging van 1000 leden komen regelmatig bijzondere leuke maar helaas ook minder prettige dingen voor in de persoonlijke sfeer. Indien een van de leden iets overkomt wordt het bestuur graag op de hoogte gebracht, zodat namens de vereniging een passende reactie kan uitgaan. Kleding Op de officiële clubkleding is het logo van de vereniging aangebracht. Competitieteams zijn verplicht deze kleding aan te schaffen en tijdens de competitie te dragen. Ook aan leden wordt de clubkleding warm aanbevolen. Teteringen, december