BESTEK 18/002 VOOR EEN OPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP

Transcriptie

1 BESTEK 18/002 VOOR EEN OPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP Het aanstellen van een partner voor het aanbieden van BIV-vorming aan vastgoedmakelaars Offerteaanvraag BIV 1

2 INHOUD INHOUD...2 I. VOORAFGAANDELIJK...3 I.1. INLICHTINGEN MET BETREKKING TOT DIT BESTEK... 3 I.2. WETTELIJK KADER... 3 II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN...4 II.1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 II.2. IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 II.3. WIJZE VAN GUNNEN... 5 II.4. PRIJSOPGAVE... 5 II.5. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 II.6. TOEGANGSRECHT VAN DE OPDRACHTNEMER... 6 II.7. INDIENEN VAN DE OFFERTE... 6 II.8. VERBINTENISTERMIJN... 6 II.9. GUNNINGSCRITERIA... 6 II.10. ONREGELMATIGE OF ONVOLLEDIGE OFFERTE... 7 III. CONTRACTUELE BEPALINGEN...8 III.1. LEIDING OVER DE UITVOERING... 8 III.2. PRIJSHERZIENINGEN... 8 III.3. LOOPTIJD... 8 IV. TECHNISCHE BEPALINGEN...9 V. BIJLAGE: OFFERTEFORMULIER

3 I. VOORAFGAANDELIJK I.1. INLICHTINGEN MET BETREKKING TOT DIT BESTEK Inlichtingen over dit bestek kunnen uitsluitend opgevraagd worden op volgend adres / via bij volgende contactpersoon: Naam: BIV Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars Adres: Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel (België) Tel: Contactpersoon: Ellen Dejonckheere ellen.dejonckheere@biv.be I.2. WETTELIJK KADER Koninklijk Besluit van 20 juli 2012 tot bepaling van de regels inzake de organisatie en de werking van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars, in het bijzonder artikel 43. 3

4 II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN II.1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV), opgericht bij Koninklijk Besluit van 6 september 1993, wenst in het kader van de verdere professionalisering een partner aan te stellen voor het geven van BIVvorming aan zijn erkende vastgoedmakelaars. De vastgoedmakelaars die titularis zijn, zijn verplicht om permanente vorming te volgen conform de plichtenleer van het BIV. De keuze voor de opleiding is vrij, op voorwaarde dat deze in verband staat met de beroepsactiviteiten van de vastgoedmakelaar. De vervolmaking moet rekening houden met de juridische, economische, financiële, technische en praktische aspecten van het beroep. Op vandaag zijn er in het kader van de permanente vorming drie soorten vormingen: a. Hoewel niet verplicht, kunnen opleidingsverstrekkers het BIV vragen om hun opleiding te erkennen zodat de vastgoedmakelaars de zekerheid hebben dat deze opleidingen meetellen als permanente vorming; b. De BIV-leden hebben eveneens de mogelijkheid om andere opleidingen die niet voorafgaandelijk werden erkend door het BIV te volgen. De controle gebeurt hier a posteriori door de Kamers binnen het Instituut; c. Naast de opleidingen aangeboden door derden (a. en b.), kan het BIV zelf gratis opleidingen aanbieden aan haar leden (hierna BIV-vorming genoemd). Deze offerteaanvraag betreft punt c., de BIV-vorming. Aan de opdrachtnemer, de organisator van opleidingen, wordt gevraagd om vormingen aan te bieden die openstaan voor BIV-leden. BIV-leden die zich inschrijven voor een BIV-vorming, kunnen hiervan gratis genieten. Het BIV betaalt de opdrachtnemer. Om zich in te schrijven voor een vorming of de opleidingsagenda te bekijken, kunnen de leden terecht op de website van het BIV. II.2. IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) Luxemburgstraat 16B 1000 Brussel (België) Ondernemingsnummer:

5 II.3. WIJZE VAN GUNNEN Het BIV wenst in het kader van dit bestek meerdere kostenramingen te verzamelen die ter beoordeling aan de Nationale Raad zullen worden voorgelegd. De beoordeling van de offertes zal gebeuren op basis van de gunningscriteria opgesomd onder II.9. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om met een of meer opdrachtnemers van zijn keuze te onderhandelen over alle punten van de ontvangen offertes en/of over dit bestek. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zowel af te zien van de gunning of de sluiting van de opdracht, als om de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze. II.4. PRIJSOPGAVE De prijs wordt bepaald volgens het principe van de globale prijs. De op te geven prijs is all-in en omvat alle kosten van de deelnemer (bijvoorbeeld cursusmateriaal, catering tijdens de pauze, administratieve afhandeling van de inschrijvingen en aanwezigheidslijst, opvolging evaluatieformulieren, enz.). De globale prijs moet als volgt opgegeven worden: Een forfaitaire prijs per effectief aanwezige deelnemer aan een opleiding in het kader van een BIVvorming, met afzonderlijke vermelding van het BTW-tarief. II.5. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De opdrachtnemer maakt zijn offerte op in het Nederlands. De offerte wordt opgemaakt op basis van de formulieren die hiertoe voorzien zijn in de opdrachtdocumenten. Indien de opdrachtnemer zijn offerte opmaakt op andere documenten, draagt alleen hij de volledige verantwoordelijkheid van de perfecte overeenstemming tussen de documenten die hij heeft gebruikt en het formulier bij de opdrachtdocumenten. De opdrachtnemer wordt geacht zijn offerte te hebben opgesteld volgens zijn eigen vaststellingen, bewerkingen, berekeningen en ramingen. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de opdrachtnemer of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de opdrachtnemer of zijn gemachtigde ondertekend worden. 5

6 II.6. TOEGANGSRECHT VAN DE OPDRACHTNEMER De opdrachtnemer moet erkend zijn in het kader van de KMO-portefeuille. II.7. INDIENEN VAN DE OFFERTE De offerte moet per aangetekend schrijven worden ingediend en door het BIV ontvangen zijn of neergelegd op de receptie van BIV, met ondertekening voor ontvangst (gedurende de diensturen: van maandag tot vrijdag van 8u30 tot 16u00), ten laatste op31 augustus De offerte vermeldt de volgende gegevens: De offerte moet in een dubbele omslag gesloten zijn. De binnenste omslag dient de vermelding "OFFERTE BIV-VORMING" te dragen. De buitenste omslag moet geadresseerd zijn aan: BIV Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars t.a.v. mevrouw Ellen Dejonckheere Luxemburgstraat 16B 1000 Brussel II.8. VERBINTENISTERMIJN De termijn gedurende dewelke de opdrachtnemer door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. II.9. GUNNINGSCRITERIA Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 30 De opdrachtnemer is ertoe gehouden om op een transparante manier het honorarium vast te leggen als een forfaitaire prijs per deelnemer aan een opleiding van de BIV-vorming. Bij de toekenning van de punten zal de toekenning gebeuren op basis van volgende formule: score dx = 30 x (Pl / Px) waarbij: - score dx = gescoorde punten voor opdrachtnemer x 6

7 - Pl = de prijs van de laagste geselecteerde en regelmatige opdrachtnemer - Px = de prijs van opdrachtnemer x 2* Plan van aanpak, met toelichting van de praktische organisatie van de opleidingen. 15 3* De technische waarde van de dienstverlening, met een omstandige toelichting over of toevoeging van: - ervaring in vastgoedvorming. - een lijst van de voornaamste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste jaren, waaruit de opgebouwde en gehonoreerde expertise in de bedoelde materie moet blijken. - een lijst van de docenten waarmee de opdrachtnemer tijdens de laatste jaren heeft samengewerkt, met vermelding van hun vakgebied. - een lijst van de locaties waar de opdrachtnemer tijdens de laatste jaren opleidingen heeft georganiseerd. 35 4* Permanente bereikbaarheid van de backoffice van de opdrachtnemer (telefonische permanentie van het secretariaat op weekdagen tijdens de kantooruren). 20 (*) De opdrachtnemer is ertoe gehouden om een omstandige omschrijving / verduidelijking te geven bij elk van deze gunningscriteria. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om een bijkomende toelichting te vragen aan de opdrachtnemers. II.10. ONREGELMATIGE OF ONVOLLEDIGE OFFERTE Offertes die niet aan de gevraagde minimumvereisten voldoen, kunnen zonder meer uitgesloten worden. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het daarom quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte zonder meer uitgesloten worden. Op straffe van onregelmatigheid mag de offerte inzake specifieke vereisten niet verwijzen naar algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, noch deze vermelden op de keerzijde of in bijlage. 7

8 III. CONTRACTUELE BEPALINGEN III.1. LEIDING OVER DE UITVOERING De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door: Naam: Ellen Dejonckheere Telefoon: ellen.dejonckheere@biv.be III.2. PRIJSHERZIENINGEN Voor deze opdracht gelden de volgende prijsherzieningsvoorwaarden: Jaarlijkse aanpassing aan de index der consumptieprijzen De onder II.4 vermelde basisprijs per effectief aanwezige deelnemer zal één keer per jaar worden aangepast aan de kosten van levensonderhoud. De indexatie gebeurt telkens op de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. Deze aanpassing geschiedt op basis van de schommelingen van het indexcijfer van de consumptieprijzen. De aangepaste prijs mag niet hoger zijn dan het bedrag verkregen door toepassing van de hiernavolgende formule: basisprijs per deelnemer vermenigvuldigd met het nieuwe indexcijfer en gedeeld door het aanvangsindexcijfer. De basisprijs per effectief aanwezige deelnemer is de prijs vermeld onder II.4 van het bestek. Het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer daartoe berekend en benoemd, van de maand voorafgaand aan die van de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand die voorafgaat aan de maand tijdens welke de opdracht wordt gegund. III.3. LOOPTIJD De opdracht gaat in op 1 januari 2019 en wordt aangegaan voor een duur van minimaal 1 jaar. Na één jaar is de overeenkomst opzegbaar door de opdrachtgever of de opdrachtnemer mits het versturen van een aangetekende opzeggingsbrief. Hierbij moet een vooropzeggingstermijn gerespecteerd worden van minstens zes maanden en er kan slechts opgezegd worden tegen 1 januari of 1 juli. 8

9 IV. TECHNISCHE BEPALINGEN De opdracht bestaat uit het geven van vorming ten gunste van de BIV-leden ingeschreven op de Nederlandstalige taalrol, die in verband staan met de beroepsactiviteiten van de vastgoedmakelaar (bemiddelaar, syndicus, rentmeester). De vervolmaking moet rekening houden met de juridische, economische, financiële, technische en praktische aspecten van het beroep. De aangeboden opleiding (vormingsmoment) moet bestaan uit een 3 uur durende opleiding per vormingsmoment (pauze van maximaal 30 minuten inbegrepen). In uitzonderlijke gevallen kunnen er pakketten van 6u opleiding rond 1 thema worden samengesteld. De vormingsmomenten moeten georganiseerd worden in de Nederlandse taal. Bekeken per semester*, moeten de vormingsmomenten minimaal 10 thema s betreffen, die op minimaal 4 locaties, verdeeld over 4 Vlaamse provincies worden georganiseerd. Er wordt een uitzondering gemaakt gemaakt voor regionaal gebonden thema s m.b.t. materies buiten Vlaanderen (bv. Brusselse wetgeving) en voor gespecialiseerde thema s (bv. bedrijfsvastgoed) waarvoor de doelgroep zeer beperkt is. Om alle BIV leden maximaal te bereiken, moet de opdrachtnemer bij de keuze van de opleidingslocaties een optimale geografische spreiding nastreven. * een semester 1 loopt van 1 januari t.e.m. 30 juni; semester 2 loopt van 1 juli tot 31 december. Er wordt door het BIV een maximaal jaarlijks budget vastgelegd voor de organisatie van deze vormingsmomenten. Het aantal BIV-deelnemers waarvoor het BIV financieel tussenkomt is beperkt tot 30 deelnemers per vormingsmoment. Het is de opdrachtnemer toegestaan om andere personen te laten deelnemen aan deze vorming. De opdrachtgever heeft het recht om vormingsmomenten waarvoor 5 of minder BIV-deelnemers zijn ingeschreven, te annuleren. De opdrachtnemer zal tweemaal per jaar (voor 15 mei & voor 15 november) een vormingsprogramma meedelen aan het BIV, waarin maximaal rekening wordt gehouden met eventuele suggesties die door het BIV zouden zijn geformuleerd. De opdrachtnemer heeft een vrije keuze van docenten. Het BIV behoudt zich echter het recht voor om in geval van veelvuldige en aanhoudende klachten docenten te weigeren. Het BIV heeft de mogelijkheid om op de plaats van het vormingsmoment controles uit te voeren (visitatierecht). Ook kan het BIV tevredenheidsenquêtes uitvoeren bij de leden die de opleiding hebben gevolgd. Het BIV staat enkel in voor de kennisgeving van het opleidingsaanbod aan haar leden en biedt hen ook de mogelijkheid om in te schrijven via de BIV-website. Voor het overige is het evenwel de opdrachtnemer die de opvolging van de inschrijvingen en de administratieve afhandeling verzorgt. De opdrachtnemer maakt hiertoe gebruik van het inschrijvingsformulier op de BIV-website. 9

10 Gezien de inschrijvingen gebeuren via de BIV-website en de attestering moet worden bijgehouden in de BIV-backoffice zal de opdrachtnemer de nodige aanpassingen doen aan zijn software om via de door het BIV ter beschikking gestelde API de data-uitwisseling tussen de BIV-backoffice en de backoffice van de opdrdachtnemer op een vlotte wijze te realiseren. De opdrachtnemer organiseert een permanent secretariaat (van 8u30-17u (incl. 1u middagpauze)) voor het beantwoorden van vragen van BIV leden die geïnteresseerd zijn in het opleidingsaanbod en voor de administratieve afhandeling van de inschrijvingen. Het secretariaat is het hele jaar bereikbaar op werkdagen m.u.v. feestdagen, verlengde weekends aansluitend op feestdagen, 2 weken in juli en augustus en 1 week in de kerstvakantie. De opdrachtnemer staat in voor het vastleggen van de opleidingslocaties, voorzien van het nodige opleidingscomfort (beamer, scherm, IT-lokalen waar nodig) en onthaal van de deelnemers, de catering tijdens de pauze, de aanwezigheid van cursusmateriaal en evaluatieformulieren. De opdrachtnemer is ertoe gehouden om 3-maandelijks een factuur in te dienen, met een globale lijst van de opleidingsmomenten in die facturatieperiode, telkens met vermelding titel, plaats en datum en het aantal BIV-deelnemers. De betaling door het BIV geschiedt dan binnen de 30 kalenderdagen. Het BIV kan, zonder verbrekingsvergoeding, met onmiddellijke ingang een einde stellen aan de opdracht als de opdrachtnemer tekortkomt aan zijn verplichtingen of als de kwaliteit van de verstrekte opleidingen manifest ondermaats is. 10

11 V. BIJLAGE: OFFERTEFORMULIER OFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP HET AANBIEDEN VAN BIV-VORMING BELANGRIJK: DIT FORMULIER DIENT VOLLEDIG TE WORDEN INGEVULD EN ONDERTEKEND DOOR DE OPDRACHTNEMER. ALLE BEDRAGEN MOETEN ZOWEL IN CIJFERS ALS VOLUIT GESCHREVEN WORDEN OPGEGEVEN. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: Ofwel (schrappen wat niet past): Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: Ondernemingsnummer: Telefoon: Fax: Contactpersoon: 11

12 Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht). VERBINDT ZICH TOT: Honorarium Honorarium als globale prijs: (forfaitair bedrag per deelnemer aan een BIV-vorming, exclusief btw)... BTW-tarief:... Algemene inlichtingen : Inschrijvingsnummer bij de RSZ: BTW nummer (alleen in België): Erkende KMO-portefeuille: Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer... van de financiële instelling... geopend op naam van. 12

13 Bijgevoegde documenten Bij deze offerte worden de documenten gevoegd, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze opdracht moeten of mogen worden bijgevoegd, in het bijzonder ter invulling van de gunningscriteria voorzien in II.9: - Plan van aanpak - Technische waarde van de dienstverlening - Permanentie van de dienstverlening Gedaan te op De opdrachtnemer, Handtekening: Naam en voornaam: Functie: 13