Voorwoord jaarverslag Stichting Voedselbank Smallingerland 2017

Transcriptie

1 Jaarverslag 2017 Stichting Voedselbank Smallingerland De Hemmen AG Drachten Telefoon: Rabobank nr. NL57RABO Website:

2 Voorwoord jaarverslag Stichting Voedselbank Smallingerland 2017 Beste lezer, Stichting Voedselbank Smallingerland heeft in 2017 goed gevulde pakketten aan haar cliënten uit kunnen reiken. Dit was mogelijk dankzij de hulp en ondersteuning van vele instanties. Hiermee is enerzijds bijgedragen aan het voorkomen van voedselverspilling en anderzijds zijn onze cliënten die in ernstige armoede leven hiermee voor een deel geholpen en ontzorgd. Ondanks alle hulp en ondersteuning ziet het bestuur van Stichting Voedselbank Smallingerland toch een paar donkere wolken n.l.: Onze Voedselbank kan bovenstaande alleen maar realiseren wanneer er voldoende: - houdbaar en gezond voedsel, - vrijwilligers en - voldoende financiën aanwezig zijn. Dagelijks halen onze chauffeurs voedsel op bij supermarkten, bakkers en andere leveranciers. Steeds meer leveranciers beseffen dat het verspillen van voedsel zoveel mogelijk voorkomen moet worden. Wij zijn al onze leveranciers zeer dankbaar dat zij de moeite nemen om het voedsel dat anders verspild zou worden aan de voedselbank te verstrekken!! Ongeveer 100 vrijwilligers zorgen ervoor dat dit voedsel bij onze cliënten komt die na screening financieel niet de draagkracht hebben om dit zelf te kunnen kopen. Het verstrekken van voedselpakketten is een echt logistiek proces! Iedere week bekijken vrijwilligers welk voedsel er de komende week uitgedeeld moet worden. Op grond hiervan stellen de vrijwilligers van de uitdeling met hun leidinggevenden de voedselpakketten samen en delen deze uit. Daarnaast zijn er nog vele andere functies vervuld door vrijwilligers die een onmisbare taak hebben in dit uitdeelproces. Dit maakt de Voedselbank, aangestuurd door Voedselbank Nederland tot een heuse organisatie. Alle vrijwilligers zorgen ervoor dat dit logistieke proces geolied en verantwoord plaats vindt. Verantwoord heeft met name betrekking op de regels van voedselveiligheid die heel secuur in acht genomen moeten worden. Het is geen sinecure deze vrijwilligers te werven en te behouden. Gelukkig is dit bij onze Voedselbank geen probleem, al is voortdurende aandacht hiervoor door het bestuur absoluut noodzakelijk. Echter de voedselbank heeft naast voldoende voedsel en vrijwilligers ook voldoende financiën nodig. Alle organisaties die ons het afgelopen jaar financieel ondersteund hebben zijn wij zeer dankbaar! Wij hopen van harte dat deze ondersteuning blijft! Echter ondanks dit, geven onze financiële overzichten in het jaarverslag aan dat onze bestemmingsreserve vermindert. Dit baart ons als bestuur grote zorgen. Het is van belang dat deze bestemmingsreserve blijft voor onvoorziene uitgaven en nog één jaar door kunnen gaan wanneer onverhoopt de Voedselbank door financiële tekorten gedwongen is om te stoppen. Kortom het bestuur van de Voedselbank moet zich dit jaar naast alle andere taken optimaal inspannen om ook sponsoren voor langere tijd te vinden die willen bijdragen aan het verminderen van onze vaste lasten voor huur, energie, voedselveiligheid, onderhoud en vernieuwing van onze bus met koelfaciliteiten enz. Omdat er ook in 2018 sprake is van ernstige armoede gaan alle vrijwilligers van Stichting Voedselbank Smallingerland er volledig voor dat onze Voedselbank kan blijven bestaan. Wij zijn dankbaar te constateren dat onze werkzaamheden mede dankzij de hulp van zoveel inwoners van onze gemeente mogelijk is. Zolang er sprake is van ernstige armoede is steun is voor ons werk absoluut noodzakelijk!! Het bestuur van de Voedselbank Smallingerland zet zich daar het komende jaar voor in. Bonny Veenstra voorzitter bestuur Stichting Voedselbank Smallingerland [2]

3 Inhoudsopgave Voorwoord & Inhoudsopgave pagina 2, 3 1. Secretariaat & bestuur pagina 4 2. Organisatie pagina 5 3. Klanten en intake pagina 6,7,8 4. Terugblik Facilitair Beheer pagina 8 5. Meer dan Voedselpakketten pagina 9 6. Acquisitie en Warehouse pagina Financieel overzicht 2017 pagina Bijlagen: - Balans per 31 december 2017 (bijlage 1) - Winst en Verliesrekening over 2017 (bijlage 2) - Meerjarenoverzicht (bijlage 3) - Kostprijsberekening per pakket (bijlage 4) [3]

4 1. Secretariaat en bestuur 2017 was bestuurlijk voor de Voedselbank Smallingerland een jaar waarin er weer opbouwend aan de organisatie kon worden gewerkt. Na een bestuurlijk onevenwichtig 2016 gaf dit een stuk rust in de organisatie. Het bestuur is uitgebreid tot 6 bestuursleden, in januari is Piet Woudwijk benoemd. Als bestuurslid is hij verantwoordelijk voor de screening. Het vrijwilligersbestand groeide naar ongeveer 100 vrijwilligers. Zoals elke vrijwilligersorganisatie zijn er regelmatig wijzigingen, het rekruteren van nieuwe vrijwilligers verloopt goed. In 2017 zijn er diverse acties voor de Voedselbank gehouden. In mei en december zijn er in plaatselijke supermarkten inzamelingsacties gehouden. Aan het winkelend publiek wordt dan een boodschappenlijstje, met vooral lang houdbare producten verstrekt, Het publiek wordt dan gevraagd een of meer producten van dat lijstje te kopen en daarna te doneren aan de Voedselbank. Deze acties zijn voor de Voedselbank altijd enorm succesvol. In december is er i.s.m. de ondernemersvereniging deelgenomen aan de Winterfair. Ook deze actie werd massaal ondersteund door het publiek. Naast deze acties worden er ook regelmatig inzamelingsacties gehouden door kerken. Ook basisschool de Frissel (Drachtster Compagnie), basisschool de Finnebloem (Boornbergum) en de jeugd van voetbalvereniging ONB in Drachten hebben acties gehouden. Dit wordt enorm op prijs gesteld door het bestuur. Ook de giften van zowel particulieren, bedrijven en kerken maken het mogelijk dat de Voedselbank bestaat. Tot slot is er in december door de Rotary in Drachten een Santa Run georganiseerd. Door sponsoring heeft dit het zeer fraaie bedrag van opgeleverd. Dit bedrag is gereserveerd voor de vervanging van de transport bus. Samenstelling Bestuur per : Voorzitter : Bonny Veenstra bveenstra@voedselbanksmalligerland.nl Penningmeester : Jan Bruin jbruin@voedselbanksmallingerland.nl Secretaris : Pieter Offringa poffringa@voedselbanksmallingerland.nl Leidinggevende Voedseluitdeling : Dirk Meijer dmeijer@voedselbanksmallingerland.nl Leidinggevende Screening : Piet Woudwijk pwoudwijk@voedselbanksmallingerland.nl Leidinggevende Facilitair Beheer : Okke Bosgra obosgra@voedselbanksmallingerland.nl Er zijn 10 bestuursvergaderingen gehouden en 2 bijeenkomsten met alle vrijwilligers georganiseerd. Door het bestuur zijn er 2 werkgroepen geïnstalleerd: 1. Werkgroep Fondsenwerving Deze werkgroep houdt zich specifiek bezig met het aanboren van financiële middelen en bekijkt de mogelijkheden om donateurs voor de voedselbank te werven. 2. Werkgroep Voedselverwerving & Acties Deze werkgroep houdt zich bezig met het verwerven van meer voedsel en initieert acties zoals bijvoorbeeld 2 maal per jaar een actie in supermarkten. De doelstelling van onze voedselbank blijft ook de komende jaren: [4]

5 Het bieden van directe voedselhulp aan de armste mensen Het voorkomen van verspilling van goed voedsel Het jaarverslag van 2017 zal zoveel mogelijk digitaal worden verstuurd. 2. Organisatie De Stichting Voedselbank Smallingerland maakt uitsluitend gebruik van vrijwilligers, zoals screeners, chauffeurs, gastvrouwen en voedsel verstrekkers. Eind 2017 waren er circa 100 vrijwilligers die wekelijks gemiddeld 1 dagdeel werkzaam zijn voor de Voedselbank. In onderstaand blokschema (figuur 1) is de organisatie van de Voedselbank weergegeven. Figuur 1. [5]

6 3. Klanten & Intake In 2017 werden er 248 intakegesprekken gevoerd. Dit waren 41 minder dan in De terugloop van het aantal cliënten is o.a. te verklaren dat in het 2e halfjaar van 2017 de aanmelding van vluchtelingen is gedaald door een betere werkwijze van Vluchtelingenwerk. Ook de aantrekkende economie heeft tot een daling van het aantal meldingen geleid. Het aantal gezinnen dat per 31 december gebruik maakte van de voedselbank bedroeg 165 en was al volgt verdeeld: Verdeling per Pakket Categorie Aantal Percentage % A Alleenstaanden B Gezinnen 2 personen C Gezinnen t/m 4 personen D Gezinnen 5 personen en meer [6]

7 Totaal % Verdeling per alleenstaanden Gezinnen 2 personen Gezinnen tot en met 4 personen Gezinnen 5 personen en meer Momenteel voorzien wij bijna 165 gezinnen in de gemeente Smallingerland, iedere week, van een voedselpakket. Ongeveer 100 vrijwilligers, zoals chauffeurs, magazijnmedewerkers, screeners en voedselverstrekkers maken dit mogelijk. Dagelijks rijden onze chauffeurs langs de Jumbo's en Aldi's. Wekelijks langs 3 bakkers en op afroep naar diverse leveranciers waaronder Albert Heijn Helaas zijn er nog steeds cliënten, die niet de moeite nemen om zich af te melden, voor het geval, dat ze niet in staat zijn hun voedselpakket op te halen. Wij als bestuur nemen dan de beslissing dat wanneer cliënten 2 maar zonder tegenbericht hun pakket niet afhalen, zij niet meer welkom zijn op de Voedselbank. Enkele kerngetallen m.b.t de screening/her-screening in 2017 Enkele kerngetallen m.b.t. de herscreening in 2017: Aantal her-intake (her-screening) 422; Waarvan aantal mensen dat wegbleef zonder melding: 30; Waarvan afgevoerd wegens rode kaart: 17 Waarvan afgevoerd wegens overschrijding norm: 36; [7]

8 Leeftijdsopbouw aanvragers in 2017 Leeftijdsopbouw <30 >=30<50 >=50<65 >60 Aanmeldingen voor hulp worden onder meer via de website gedaan. Deze aanmeldingen worden beheerd door het secretariaat die deze daarna digitaal doorstuurt naar desbetreffend bestuurslid. In 2017 zijn er diverse bedankbrieven verzonden aan giftgevers van geld en goederen. Zonder de inbreng van deze giftgevers heeft de Stichting Voedselbank Smallingerland (S.V.S.) geen bestaansrecht. Vluchtelingenwerk Met Vluchtelingenwerk zijn afspraken gemaakt t.a.v. het ondersteunen van vluchtelingen die een huis hebben toegewezen gekregen in Smallingerland. Deze statushouders krijgen voor 3 maanden een voedselpakket, in die tijd kunnen ze hun financiën op orde brengen. Na deze 3 maanden kunnen ze zich aanmelden als cliënt van de voedselbank, als dit nodig is volgt er een normale screening. 4. Terugblik Facilitair Beheer Facilitaire zaken In 2017 zijn een aantal facilitaire zaken doorgevoerd: Afgezien van de uitbreiding van bijrijders en chauffeurs is het facilitair een rustig jaar geweest. In het voorjaar hebben we, naast de Jumbo s, de Aldiwinkels erbij gekregen voor het dagelijks ophalen van verse producten. [8]

9 Ook het transport van kerken, scholen en verenigingen is dankzij Pr. commissie veel meer geworden waardoor de chauffeurs meer hebben moeten rijden. Wel is er een nieuwe wasbak en hogedrukreiniger aangeschaft om nog beter aan de hygiëne-eisen te kunnen voldoen. Zorgpunt is nog wel de transport bus, die in de nabije toekomst vervangen moet worden. Voordat tot vervanging kan worden overgegaan moeten de benodigde financiële middelen aanwezig zijn. Hiervoor zullen diverse acties noodzakelijk zijn. Voedselveiligheid De Voedselbank is ook in 2017 ge-audit door Senz, een organisatie die namens de Voedselbanken Nederland de controle op naleving van de dit jaar weer voorschriften met betrekking tot Voedselveiligheid. De Voedselbank heeft de audit met goed gevolg doorlopen en daarmee de status GROEN behouden. De Voedselbank heeft een 8,4 gescoord, hetgeen tot tevredenheid stemt. Als uitkomst van de audit is voor enkele de onderdelen die verbeterd kunnen worden een verbeterplan gemaakt. De verbeterpunten worden dit jaar geïnitieerd. 5. Meer dan alleen voedselpakketten Ook in 2017 hebben wij gebruik gemaakt van andere organisaties die zich ook bezighouden met ondersteuning van de minimagroep. De Stichting Jarige Job De Stichting Jarige Job maakt verjaardagen mogelijk voor kinderen van 4 t/m 12 jaar van onze klanten van de Voedselbank. Sociaal-maatschappelijk gezien is het voor deze groep kinderen het meest belangrijk om de verjaardag ook met hun vriendjes te kunnen vieren. In de week vóór de verjaardag van het kind ontvangen de ouders via de Voedselbank een verjaardagdoos, gevuld met praktische zaken om van de verjaardag een feest te maken. Inhoud van de doos: Slingers, ballonnen, een cake (met slagroom en versieringen), traktaties voor op school, traktaties voor de leerkrachten en een cadeautje voor de jarige. De Voedselbank geeft eens per maand alle benodigde informatie door aan de Stichting Jarige Job. Van deze stichting ontvangt de Voedselbank daarna de verjaardagdoos om op de juiste datum te kunnen overhandigen. De Stichting kinderfeestje geven Weet u dat er kinderen zijn die geen feestje kunnen geven als ze jarig zijn? Dat ze daardoor uitgesloten worden van deelname aan de maatschappij. Kinderfeestje geven wil het mogelijk maken dat ook deze kinderen een verjaardagsfeestje kunnen geven. Verspreiding van de Minimagids van de Gemeente Smallingerland Elk jaar verzorgt de Gemeente Smallingerland de Minimagids. Dit is een boekwerk en fungeert als wegwijzer voor de mensen met een laag inkomen. Door de Gemeente worden na de jaarlijkse introductie van deze gids 250 exemplaren afgegeven aan de Voedselbank om deze uit te delen aan hun klanten en potentiële klanten. Kledingbank In 2015 werd in het gebouw van de voedselbank een kledingbank geopend. Hoewel de kledingbank bestuurlijk geen onderdeel wordt van de voedselbank maakt zij wel gebruik maken van het cliëntenbestand van de voedselbank. Het hele jaar door kunnen klanten van de voedselbank hier gratis gebruik van maken. Op vertoon van de Voedselbankkaart kan de klant dan zijn keuze bepalen. [9]

10 Ontspanning De schouwburg De Lawei heeft de kinderen van de klanten die gebruik maken van de Voedselbank, tijdens de kerstvakantie uitgenodigd voor het bijwonen van de musical Oliver met een twist. De kinderen mochten, onder begeleiding van één van de ouders, hier gratis naar toe. 65 kinderen hebben hier gebruik van gemaakt en genoten van de voorstelling. De kaartjes zijn beschikbaar gesteld door o.a. RABO, Philips, de Lawei en vele andere ondernemingen. 6. Acquisitie en Warehouse Vanuit het centrale depot Noord-Nederland worden elke 14 dagen levensmiddelen geleverd aan de Voedselbank Smallingerland. In het jaar 2017 zijn door verschillende grootwinkelbedrijven en fabrikanten diverse goederen aangeboden. Dagelijks worden goederen in de regio Drachten via intern vervoer, door vrijwilligers opgehaald bij onder meer de volgende grootwinkelbedrijven: Jumbo, de Aldi en op afroep Albert Heijn. Wekelijks ontvangen we diverse broodsoorten en klein-brood van onder meer de bakkerijen: Appie de Jong, Reijenga en Tjoelker. Wanneer de voorraden toereikend zijn ontvangen de overige Voedselbanken, als ze dit wensen, ook brood. Verder ontvangen we per 1 keer per maand eieren van pluimveebedrijf w. van Kooten uit Dr.Compagnie. Ook de Voedselbank Drachten ontvangt op afroep, aardappelen van de firma Greijdanus, en uien van de firma Holwerda. Daarnaast ontvangen wij regelmatig zuivelproducten van de firma Jansma. In 2017 konden we alle klanten van Drachten maandelijks een net sinaasappelen verstrekken middels een gift van een anonieme gever. In mei en december is er een inzamelactie gehouden, door de vrijwilligers van de voedselbank, bij de supermarkten van AH en Jumbo. Dit heeft een mooie voorraad houdbare producten opgeleverd. Daarnaast zijn door verschillende bedrijven producten geschonken. Hierdoor is het mogelijk om meer volwaardige pakketten uit te delen. En hierdoor konden we met Kerst een mooi pakket uitdelen. Wij hopen dat we dit ook in 2018 dit kunnen realiseren. [10]

11 7. Financieel Overzicht 2017 Terugblik Ofschoon in 2017 de inkomsten op peil bleven en de uitgaven daalden, kon niet worden voorkomen dat ook dit jaar met een verlies werd afgesloten. Eén en ander vertaalde zich in een daling van het eigen vermogen met ca en een afname van de banktegoeden met een overeenkomstig bedrag. Voor de precieze cijfers verwijzen wij u gaarne naar de bijgesloten balans en verlies- en winstrekening. Zoals uit de eveneens toegevoegde begroting voor 2017 blijkt, wordt een verdere stijging van de kosten voorzien. Voor een deel betreft dit structurele lasten en voor een ander deel gaat het om incidentele zaken. In de voetnoten bij de betreffende posten is vermeld om welke uitgaven het hierbij gaat. Het bestuur stelt alles in het werk om de inkomsten op te voeren, onder meer door de fondsenwerving breder in te zetten dan tot dusverre het geval was. Tenslotte wordt nog een berekening getoond welke ingaat op de kosten per uit te delen pakket. Naar uit deze berekening blijkt, is naast de huisvesting en energie, de bijdrage aan de overkoepelende Stichting Samenwerkende VoedselBanken Friesland, een belangrijke factor. In 2017 zal worden bezien of er mogelijkheden zijn om deze terug te brengen naar een lager niveau. Acties Om meer financiën te genereren zijn in 2017 de volgende acties opgestart: - Overleg met de gemeente om de mogelijkheden van een hogere subsidie aanvraag te bespreken; - Instellen werkgroep Fondsenwerving; - Structureel overleg met Kerken in Smallingerland opgestart waardoor er meer betrokkenheid en ook financiële ondersteuning vanuit de Kerken plaats vindt; - Eerste aanzet gemaakt voor donateursactie. Kascommissie Door het bestuur is in maart 2017 een kascommissie ingesteld. Deze commissie bestond uit twee financieel onderlegde vrijwilligers (geen bestuursleden) en zij hebben de financiële boekhouding onderzocht. De conclusie was dat aan het bestuur decharge kon worden verleend en de penningmeester complimenten ontving over de wijze van beheer van de financiën. ANBI De Voedselbank ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling). Giften en donaties zijn hierdoor aftrekbaar voor de belasting. [11]

12 Bijlagen - Balans per 31 december 2017 (bijlage 1) - Winst en Verliesrekening over 2017 (bijlage 2) - Meerjarenoverzicht (bijlage 3) - Kostprijsberekening per pakket (bijlage 4) Bijlage 1 - Balans per 31 december VLOTTENDE ACTIVA Vorderingen/vooruitbetaald 108 Liquide middelen Rek.crt Spaarrek EIGEN VERMOGEN [12]

13 Algemene reserve Bestemmingsreserve KORTLOPENDE PASSIVA Bijdrage handelingskosten SSVF Bestemd voor versproducten [13]

14 Bijlage 2 Winst -en verliesrekening 2017 BATEN 1-1 t/m t/m Donaties St./Ver Kerken Particulieren (incl. 566) Scholen Opbrengst bazar Bedrijven Oud papier VB Nederland Kostendeel SSVF Versproduct ( ) Gemeente Rente 108 TOTAAL BATEN

15 KOSTEN Bijdrage handelingskosten SSVF Huur pand + WOZ Energiekosten en waterverbruik SSVF deel bazar 573 Onderhoudskosten Autokosten Reiskostenvergoeding Overige kosten vrijwilligers Advertentiekosten Telefoonkosten/automatisering Kantoorbenodigdheden Portokosten Bankkosten Versproducten TOTAAL KOSTEN RESULTAAT Netto resultaat [13] Bijlage 3 - Meerjarenoverzicht Resultaat 2016 Resultaat 2017 Begroting 2018 BATEN

16 Donaties Bijdrage Gemeente Rentebaten Totaal KOSTEN Bijdrage distributiekosten Onderhoudskosten Autokosten Huisvesting Energie/water Reiskostenvergoeding Overige kosten vrijwilligers Telefoon/automatisering Kantoorbenodigdheden Portokosten Diversen RESULTAAT

17 [14] Bijlage 4 - Kostprijsberekening per pakket Realisatie 2016 Realisatie 2017 Begroting 2018 (9.000 stuks) (9.000 stuks) (8.500 stuks) BATEN Donaties 2,47 3,06 2,94 Bijdrage Gemeente 0,82 1,67 1,18 3,29 4,73 4,12 Rentebaten 0, ,30 4,73 4,12 Totaal

18 KOSTEN Bijdrage distributiekosten 0,86 0,82 0,75 Onderhoudskosten 0,49 0,89 0,59 Autokosten 0,63 0,83 0,88 Huisvesting 0,79 1,14 1,18 Energie/water 0,25 0,67 0,59 Reiskostenvergoeding 0,14 0,18 0,12 Overige kosten vrijwilligers 0,20 0,19 0,18 Telefoon/automatisering 0,14 0,22 0,24 Kantoorbenodigdheden 0,17 0,07 0,12 Portokosten 0,02 0,01 0,02 Diversen 0,15 0,07 0,05 Kostprijs per pakket: 3,84 5,08 4,71 [15]