Algemene Leden Vergadering 08 juni 2017 Personeelsvereniging

Transcriptie

1 Algemene Leden Vergadering 08 juni 2017 Personeelsvereniging Pagina 1 van 17

2 Rond Om De Dom Inhoud Uitnodiging Algemene Ledenvergadering Personeelsvereniging... 3 Agenda Algemene ledenvergadering... 4 Verslag ALV 14 april Financieel verslag Begroting Rooster van aftreden Verkiezingen leden bestuur Bespreekpunten en voorstellen van het bestuur Statuten Pagina 2 van 17

3 Uitnodiging Algemene Ledenvergadering Personeelsvereniging Beste collega, Hierbij nodigen wij je van harte uit voor een gezellige Algemene Ledenvergadering op donderdag 8 juni 2017, van uur tot uur in het bedrijfsrestaurant van Westraven te Utrecht. Tijdens deze bijeenkomst zullen wij een proeverij van heerlijke hapjes en wat drankjes aan je serveren. Wij stellen je aanwezigheid zeer op prijs. Gebruik de stemknop zodat wij weten op hoeveel deelnemers wij kunnen rekenen. Senioren kunnen zich aanmelden door een sturen naar: PV-rondomdedom@rws.nl of bellen naar Heidy O Niel Kom het beleven en de sfeer proeven. Namens het bestuur William Mettendaf Voorzitter Pagina 3 van 17

4 Agenda Algemene ledenvergadering Datum : 08 juni 2017 Plaats : Westraven, bedrijfsrestaurant Tijd : 16:00 tot 18:00 uur 1. Opening 2. Notulen van de algemene ledenvergadering van 14 april Ingekomen stukken 4. Jaarverslag 2016 Het jaarverslag is separaat aan de leden toegestuurd. 5. Rekening en verantwoording van de penningmeester De penningmeester zal verantwoording afleggen over het verslagjaar Verslag van de kascommissie over de rekening van de penningmeester 7. Begroting 2017 De penningmeester zal een toelichting geven op de begroting Bespreekpunten bestuur Subsidie vanuit RWS Grote reizen Verhoging contributie 9. Verkiezing bestuursleden Aftredend en niet herkiesbaar: Ria Slot en Ardjoen Sheoratan Uitvraag nieuwe bestuursleden Aftredend en verkiesbaar: Jan van Kempen, William Mettendaf en Ger Nagtegaal 10. Rondvraag 11. Sluiting Pagina 4 van 17

5 Verslag ALV 14 april 2016 Aanwezigen: William Mettendaf, Ria Slot, Bouke Boevink, Ger Nagtegaal, Ardjoen Sheoratan, Ineke van Bree, Peter van Bree, Martine van Dalfsen, Heidy O Niel, Roy Sinester, John Jansen, Sander ter Lindert, Jacquiline van Zaal, Fons en Annemieke Engelen, Els de Mare, Simcha Anker, Jan van Kempen, Jan Terpstra, 1. Opening Rond drie uur opent de voorzitter onder het genot van een hapje en drankje de vergadering. Tijdens de vergadering is er een proeverij van diverse Surinaamse snacks en drankjes. 2. Notulen van de algemene ledenvergadering van 12 maart 2015 De notulen van de vergadering 2015 zijn besproken en vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Er waren geen ingekomen stukken. 4. Jaarverslag 2015 Het jaarverslag is met dankzegging ontvangen. 5. Rekening en verantwoording van de penningmeester De penningmeester heeft het financieel verslag 2015 toegelicht. 6. Verslag van de kascommissie over de rekening van de penningmeester De kascommissie Sieuw Nibar en Agnes van Rheenen doet het verzoek om het jaarverslag eenvoudig en helder op te zetten. Er zijn ook nog enkele andere suggesties gedaan die door het bestuur worden meegenomen. De kascommissie had verder geen opmerking over het financiele verslag 2015 en stelt voor het bestuur décharge te verlenen. De vergadering neemt het voorstel over en verleent het bestuur decharge. 7. Begroting 2016 De penningmeester heeft de begroting voor 2016 gepresenteerd en een toelichting gegeven over de jaarlijkse bijdrage van de PV aan de activiteiten van haar leden. De begroting is door de leden goedgekeurd. Tijdens de vergadering is besloten om de contributie naar 2,50 per maand te verhogen. 9. Verkiezing bestuursleden Aftredend en herkiesbaar: Ineke van Bree, Martine van Dalfsen en Sylvia Kramer. Aftredend en niet-herkiesbaar: Bob Smid en Anneke van den Berkmortel De vergadering volgt het voorstel van het bestuur en benoemt de aftredende bestuursleden voor een nieuwe termijn. 10. Rondvraag Er is met veel plezier teruggekeken op de reis naar Suriname en daarnaast hebben de aanwezige leden genoten van de lekkere hapjes. 11. Sluiting Pagina 5 van 17

6 Pagina 6 van 17

7 Pagina 7 van 17

8 Financieel verslag 2016 Vastgesteld Algemene Ledenvergadering 8 juni 2017 Inkomsten (in ) Uitgaven (in ) Zakelijke rekening ING ,83 Vergaderkosten (incl. ALV) 1.003,05 Zakelijke bonus spaarrekening ING ,60 Bestuurskosten (o.a. Postbus, website, bank) 1.211,87 Zakelijke spaarrekening ING ,95 Contributie (SSO, inhouding P-direct) 3847,38 Giro storting leden 549,06 Rente ,19 Subtotaal ,01 Subtotaal 2.214,92 Bijdragen ledenactiviteiten Reis Suriname PV ,-- Ledenactiviteiten Reis Suriname , Excursie Maeslantkering 750,-- Excursie Maeslantkering 1.673,50 Pagina 8 van 17

9 Stadwandeling Maastricht 629,20 Stadwandeling Maastricht 1.333,50 Mozaïek 90,-- Mozaïek 303,27 Reis Wenen ,08 Reis Wenen ,00 Kerstmarkt Osnabrück 1.378,-- Kerstmarkt Osnabrück 3.505,00 Kerstdiner senioren 0,00 Kerstdiner senioren 3000,-- Kerstcircus bijdrage deelnemers 805,-- Kerstcircus 1.433,03 Schildersdagen 100,-- Bijdrage van de PV aan de ledenactiviteiten 4.410,59 Schilderen 466,56 Overige activiteiten Bijdrage zeildag andere PV Fietstocht Vaartocht senioren Sinterklaas 2015 Kerstworkshop 20,-- 50,-- 25,-- 18,-- 78,07 Subtotaal ledenactiviteiten ,87 Subtotaal ledenactiviteiten ,93 Pagina 9 van 17

10 Zakelijke rekening ING ,29 Zakelijke bonus spaarrekening ING ,44 Zakelijke spaarrekening ING ,30 Subtotaal bankrekeningen ,03 TOTAAL ,88 TOTAAL ,88 Sint-Michielsgestel, april 2017 J.A.F. van Kempen Penningmeester Toelichting De inkomsten en uitgaven voor de reis naar Suriname hebben in 2015 en 2016 plaatsgevonden. Voor de Kerstmarkt Osnabrück is het busvervoer tweemaal betaald. In 2017 is dit gecorrigeerd en is het teveel betaalde gestort op de rekening van de PV. Bijdrage aan kerstdiner is tweemaal betaald. Voor 2017 is de afspraak gemaakt dat geen bijdrage wordt uitbetaald voor het kerstdiner. Pagina 10 van 17

11 Begroting 2017 PV Rond Om De Dom Vastgesteld Algemene Ledenvergadering 8 juni 2017 Ontvangsten (in ) Uitgaven (in ) Contributie ,-- Vergaderkosten (incl. ALV) 1000,-- Rente-inkomsten betaal- en spaarrekeningen 500,-- Bestuurskosten 1250,-- Subsidie RWS voor activiteiten ,-- Toevoegen aan reserves 5000,-- Subsidie RWS voor activiteiten ,-- Ledenactiviteiten Reis Marokko Bijdrage PV 25,-- pp 45 deelnemers , ,-- Ledenactiviteiten Reis Marokko ,-- Rhijnauwen Bijdrage PV 10,-- pp 20 deelnemers Stadswandeling Den Bosch Bijdrage PV 10,-- pp 30 deelnemers 100,-- 200, ,-- 300,-- Rhijnauwen Stadswandeling Den Bosch 300, ,-- Pagina 11 van 17

12 Molen Archeon Bijdrage PV 2,50 pp 20 deelnemers Molen Archeon 50,-- Workshops schilderen Bijdrage PV 2,50 pp 40 deelnemers Bierproeverij Bijdrage PV 5,-- pp 20 deelnemers Kerstdiner senioren Bijdrage PV 15,-- pp 100 deelnemers Kerstcircus Bijdrage PV 20,-- pp 70 deelnemers Kerstmarkt Bijdrage PV 7,50 pp 70 deelnemers 600,-- 100,-- 300,-- 100, ,-- 875, , ,-- 525,-- Workshop schilderen Bierproeverij Kerstdiner senioren Kerstcircus Kerstmarkt 700,-- 400, , , ,-- Onvoorzien 1000,-- TOTAAL ,-- TOTAAL ,-- Toelichting: In deze begroting is de RWS subsidie voor de jaren 2016 en 2017 in opgenomen. Sint-Michielsgestel, april 2017 J.A.F. van Kempen Penningmeester Pagina 12 van 17

13 Rooster van aftreden ALV juni 2017 Op basis van het reglement van de PV Rond om de Dom dient het bestuur voorafgaand aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering een rooster van aftreden op te stellen. Voor het goed functioneren van de PV en i.h.b. het bestuur is het opstellen van een rooster van periodieke bestuursverkiezing noodzakelijk. De leden van het bestuur zijn voor een periode van 3 jaar gekozen. Aftredende bestuursleden zijn direct herbenoembaar. Op basis van de data van aantreden moeten in 2017 drie bestuursleden aftreden. Ria Slot en Ardjoen Sheoratan zijn in 2016 afgetreden als bestuursleden. Voor Ria is geen vervanger toegetreden tot het Bestuur. Jan heeft de bestuursfunctie van Ardjoen overgenomen. Omdat Jan in een tussentijdse vacature heeft voorzien, neemt hij conform het reglement de plaats van Ardjoen in en daarmee ook de aanstellingstermijn. In de algemene ledenvergadering van 2017 treden dus drie bestuursleden af maar deze bestuursleden zijn herkiesbaar. Verzoek aan de algemene ledenvergadering om het onderstaande rooster van aftreden vast te stellen. Bestuursfunctie Functionaris Aftreden Voorzitter William Mettendaf 2017 Secretaris vacature --- Penningmeester Jan van Kempen 2017 Lid Ger Nagtegaal 2017 Lid Heidy O Neil 2018 Lid Bouke Boevink 2018 Lid Rick van der Molen 2018 Lid Sylvia Kramer 2019 Lid Martine van Dalfsen 2019 Lid Ineke van Bree 2019

14 Verkiezingen leden bestuur Het bestuur van de PV Rond om De Dom bestaat uit 10 leden, inclusief voorzitter, secretaris en penningmeester. Bestuurslid Ineke van Bree vervult tijdelijk de portefeuille van secretaris. Het bestuur wil heel graag de vacature van secretaris invullen en zoekt daarom een enthousiast lid die de administratieve en secretariële zaken van het bestuur voor haar/zijn rekening neemt. Denk daarbij aan zaken als voorbereiding en verslaglegging bestuursvergaderingen, archivering, behandeling correspondentie, coördineren van afspraken en informatie en het gezamenlijk met de andere bestuursleden opstellen en uitvoeren van een activiteitenprogramma. Wil je meer weten over de vacature van secretaris neem dan contact op met de voorzitter. Drie bestuursleden treden af en zijn herkiesbaar. Desondakns stelt het bestuur het op prijs dat leden zich kandidaat stellen voor het bestuur en roept daarom nadrukkelijk haar leden op om zich kandidaat te stellen. Leden die zich kandidaat willen stellen, kunnen hun interesse kenbaar maken door tot 15 mei 2017 schriftelijk hun voorkeur voor de functie van bestuurslid bekend te maken, een motivering en een kort CV mee te sturen. Meer informatie is te verkrijgen bij de voorzitter. Pagina 14 van 17

15 Bespreekpunten en voorstellen van het bestuur Subsidie vanuit RWS RODD kan voor haar activiteiten een bijdrage van de werkgever RWS ontvangen. De werkgever verbindt aan de subsidie de volgende voorwaarden: alle medewerkers van RWS kunnen en mogen aan de activiteiten meedoen. Aan het begin van het jaar moet een begroting worden ingediend. De subsidie door RWS is besproken in de koepel van PV s. De koepel heeft zorg geuit over de privacy en heeft met de vertegenwoordiger van de werkgever afspraken gemaakt. De afspraken zijn dat geen persoonsgegevens aan de werkgever worden verstrekt. Er wordt wel inzage gegeven in aan welke organisatieonderdeel een deelnemer is verbonden. De vertegenwoordiger kan dit controleren door bij de penningmeester van de desbetreffende PV de boekhouding te bekijken. Het bestuur ziet de volgende voordelen: Minder interen op het eigen vermogen, Lagere kostprijs van onze activiteiten, Grotere deelname aan onze activiteiten. Het bestuur is blij dat met de werkgever afspraken over de privacy zijn gemaakt. Voorstel Het bestuur stel voor om jaarlijks de werkgever om een subsidie te vragen. Grote reizen Het afgelopen jaar is gebleken dat er vraag is naar het organiseren van meerdaagse reizen. Het bestuur van de vereniging is van mening dat de vereniging geen reisbureau is. Het bestuur wil de leden graag tegemoet komen in hun wens naar de meerdaagse reizen en stelt daarom voor om jaarlijks een grote reis (tien dagen of meer) en of een kleine reis van (maximaal vier dagen) te organiseren. Het bestuur verwacht dan wel dat de leden het initiatief nemen voor een reis en ook zorg dragen voor de voorbereiding. Het bestuur is op bereidt om de initiatiefnemende leden hierbij te helpen. Voorstel Het bestuur stelt voor, indien er voldoende animo is, jaarlijks een grote en een kleine reis op te nemen in het activiteitenprogramma. Initiatief voor het organiseren van een reis komt van de leden. Deze leden zorgen ook voor de voorbereiding en organisatie van de reis. Het bestuur levert ondersteuning. Verhoging contributie per 1 januari 2018 In de ALV van 2016 hebben we in de marge van een ander agendapunt gesproken over verhoging van de contributie. De aanwezige leden waren voor een verhoging van de contributie en gingen akkoord met een contributie van 2,50 per maand. De huidige contributie kent de volgende varianten: Lid (duo lidmaatschap) 1,75 per maand; Lid (geen duo lidmaatschap) 1,25 per maand; Pagina 15 van 17

16 Senioren die gratis lid zijn (19 personen); Senioren die 6,-- per jaar betalen (7 personen); Senior die 15,-- per jaar betaalt (1 persoon); Senioren die 21,-- per jaar betalen (35 personen). Het bestuur stelt de volgende veranderingen voor in de contributie per januari 2018: Lid (duo lidmaatschap) verhogen van 1,75 naar 2,50 per maand; Lid (geen duo lidmaatschap) komt te vervallen en wordt Lid (duo lidmaatschap) met een contributie van 2,50 per maand; Senioren die gratis lid zijn, geen aanpassing; Senioren die 6,-- per jaar betalen, worden gratis lid; Senior van 15,-- wordt gratis lid; Senioren die 21,-- per jaar betalen, gaan 25,-- per jaar betalen. De aanpassing van de contributie vraagt dus iets meer dan een akkoord op een verhoging naar 2,50 per maand. Om formeel een verhoging van de contributie te regelen, vereist het reglement dat de ALV zich hierover uitspreekt. Ontwikkeling Koepel PV s In de afgelopen periode is ook met de Koepel van PV s gesproken. Er is geconstateerd dat de contributie per aangesloten PV verschilt. In de Koepel gaan we met elkaar in gesprek over of het wenselijk is om te komen tot een gelijke contributie per PV en zo ja, hoe hoog dit bedrag dan moet zijn. De wenselijkheid van een gelijke contributie komt voort uit het argument dat wij allemaal verbonden zijn aan het ministerie van IenM, maar ook om de handelingskosten van de financiële administratie van RWS te verminderen. Als de Koepel tot afspraken komt, is het wenselijk dat die afspraken zo snel mogelijk worden geïmplementeerd en dus per 1 januari 2018 ingaan. Om dus niet te wachten tot een ALV in 2018 en een ingangsdatum van vraagt het bestuur daarom een mandaat aan de ledenvergadering om tussentijds de binnen de Koepel gemaakte afspraken uit te voeren. Het mandaat kent de volgende beperkingen: overeenstemming in de Koepel moet uiterlijk september 2017 zijn gerealiseerd én de door de Koepel voorgesteld contributie mag niet hoger zijn dan de voorgestelde contributie per 1 januari Bestuursvoorstel A. Het bestuur vraagt de ALV om de contributie als volgt te verhogen en deze verhoging in te laten gaan per 1 januari 2018: Lid (duo lidmaatschap) 2,50 per maand; Lid (geen duo lidmaatschap) 2,-- per maand; Senioren die gratis lid zijn, geen aanpassing; Senioren die 6,-- per jaar betalen, worden gratis lid; Senior van 15,-- wordt gratis lid; Senioren van 21,-- gaan 25,-- per jaar betalen. B. Het bestuur vraagt de ALV om het mandaat om tussentijds de contributie aan te passen n.a.v. de in de Koepel van PV s gemaakte afspraken. Het bestuur moet uiterlijk september 2017 in de Koepel overeenstemming bereiken over een nieuwe contributie. De nieuwe contributie mag niet hoger zijn dan de voorgestelde contributie per 1 januari Pagina 16 van 17

17 Statuten Het voorstel voor de statuten van de vereniging wordt nog nagezonden. Pagina 17 van 17