Vertrouwen door controle: een belangrijke rol voor de franchiseaccountant

Transcriptie

1 Hoofdstuk 4 gepubliceerd in Franchise en Finance door Drs. Arnoud de Jong RA Vertrouwen door controle: een belangrijke rol voor de franchiseaccountant 1 Inleiding Praten over geld brengt altijd emotie naar boven en dat is in de franchisewereld niet anders. Discussies over franchisefees, kostprijzen, prognoses, beloofde winsten, bonussen, kick-back -fees, we komen ze allemaal tegen. De beschuldigingen over en weer tussen franchisegever en franchisenemer zijn soms niet van de lucht en met enige regelmaat komt het tot rechtszaken. Veel franchisegevers zijn huiverig om proactief deze thema s op te pakken en onafhankelijke controles in te bouwen om de betrokken partijen inzicht te geven in de diverse geldstromen binnen de formule, zowel bij henzelf als bij de aangesloten franchisenemers. Toch kan transparantie over de geldstromen, gewaarborgd door onafhankelijke controle, helpen om de juiste toon te zetten in mogelijk emotionele discussies over geld tussen franchisegever en franchisenemer. Onafhankelijke controle zorgt voor een professionele en commerciële aanpak van meningsverschillen die de kwaliteit van de formule als geheel bevordert. Vooraf afgesproken controles tussen franchisegever en franchisenemers, bijvoorbeeld in een franchiseovereenkomst of een formulestatuut 1, waarborgen dat alle betrokken partijen zich houden aan de wederzijdse financiële verplichtingen. Voor de franchisegever betekent dit dat hij zekerheid organiseert voor zijn inkomstenbronnen en de franchisenemer krijgt zekerheid dat hem niet te veel in rekening wordt gebracht. Ook geeft controle helderheid tussen franchisenemers onderling: Wordt mijn collega niet boven mij bevoordeeld? of Houdt mijn collega informatie achter waardoor hij minder betaalt aan franchisefee?. De controles kunnen ook voordelen opleveren binnen de eigen processen van de franchisegever en de franchisenemers. Slecht functionerende processen en procedures worden sneller geïdentificeerd waardoor verliezen als gevolg van bijvoorbeeld fouten, diefstal of bederf kunnen worden voorkomen. Tot slot hebben de franchisegever en de franchisenemer ook gezamenlijke belangen. Als de partijen weten dat iedereen de gemaakte afspraken binnen de formule correct toepast, neemt niet alleen het onderlinge vertrouwen toe maar ook de betrouwbaarheid van de formule als geheel. Het kan niet anders dan dat dit ook een commerciële uitwerking heeft richting klanten. De accountant kan een belangrijke bijdrage leveren aan de professionaliteit van een franchiseformule. In dit hoofdstuk willen we daar verder op ingaan door aandacht te besteden aan de volgende onderwerpen: De onafhankelijke rol van de accountant Controle in een franchiseomgeving Controle bij de franchisegever Controle bij de franchisenemer 2 De onafhankelijke rol van de accountant Het is de hoofdtaak van een accountant om zekerheid toe te voegen aan financiële rapportages die door een franchisegever of franchisenemer worden opgeleverd. Dit betekent dat hij bij een controle vaststelt dat de rapportages geen belangrijke (materiële) afwijkingen bevat als gevolg van fouten of fraude. Ook stelt hij vast of de gemaakte financiële afspraken tussen de partijen zijn nageleefd. 1 Formulestatuut: een document waarin onder meer staat beschreven wat de visie en waarden van de formule zijn, hoe het besturingsmodel van de formule is vormgegeven, wat de rollen en verantwoordelijkheden van de diverse belanghebbenden zijn, hoe toezicht wordt gehouden op de formule en de gemaakte afspraken (inclusief controles bij zowel franchisegever als franchisenemers) en hoe problemen of meningsverschillen worden opgelost.

2 De accountant is gebonden aan gedrags- en beroepsregels die in de wet zijn verankerd. Dit betekent onder meer dat toezicht wordt gehouden op de kwaliteit van zijn werk en de onafhankelijke positie die hij tussen de partijen inneemt. Hierbij mag zijn oordeel niet worden beïnvloed door een vooroordeel, belangenverstrengeling of ongepaste beïnvloeding door derden. Dit maakt de accountant dan ook de ideale vertrouwenspersoon voor zowel franchisegever als franchisenemer, een vertrouwenspersoon die met verstand van zaken meekijkt en objectief zijn oordeel geeft over de redelijkheid en de correcte toepassing van de gemaakte afspraken tussen de partijen. Inschakeling van een specialistische accountant biedt nog meer voordelen. Zijn onafhankelijke en objectieve blik zal tegen de achtergrond van zijn specifieke kennis en ervaring niet zelden aanknopingspunten bieden voor verdere verbetering van de bedrijfsvoering, interne beheersing of managementinformatie. 3 Controle in een franchiseomgeving In deze paragraaf behandelen we de algemene kenmerken van een willekeurige controle binnen een franchiseomgeving. De hier beschreven activiteiten komen in elke controle terug, ongeacht de specifieke doelstelling, omdat ze randvoorwaardelijk zijn voor een kwalitatief goede controle. In de paragrafen hierna zullen we ingaan op een aantal specifieke controles die bij een franchisegever en bij een franchisenemer mogelijk zijn. 3.1 Kenmerken van de franchiseformule Een belangrijke randvoorwaarde voor een controle in een franchiseomgeving is dat de accountant inzicht heeft in de specifieke kenmerken van de franchiseformule, het type franchisegever en franchisenemers. Specifieke kenmerken zijn onder meer: Type activiteit van de formule (retail, diensten, horeca, etc.). Gehanteerde vergoedingenstelsel (bruto, netto of iets daartussenin). Aard van de franchisegever (alleen formulebeheer, inkoopfunctie of producent). Harde of zachte franchise. Andere activiteiten of derdeninkopen toegestaan of juist niet. Gehanteerde (automatiserings)systemen binnen de formule. Heeft de franchisegever of -nemer al een eigen accountant? Deze kenmerken, tezamen met de gemaakte afspraken tussen de franchisegever en franchisenemers in bijvoorbeeld het franchisecontract of -handboek, bepalen het speelveld waarbinnen de accountant opereert. Uitgaande van de specifieke kenmerken van de franchiseformule maakt de accountant een overzicht van de diverse geld-, goederen- en dienstenstromen. Op basis van deze stromen maakt hij een analyse van de algemene risico s binnen de formule en brengt hij de maatregelen van beheersing in kaart. Deze zijn medebepalend voor de te verrichten werkzaamheden bij de specifieke controles. Verder is het van belang of alle inkopen via de franchisegever worden gedaan of dat de franchisenemer ook zelf mag inkopen. In dat geval moet de accountant, afhankelijk van de specifieke doelstelling, extra werkzaamheden verrichten op de derdeninkopen. Een ander element waar de accountant rekening mee houdt zijn de gehanteerde (automatiserings) systemen binnen de formule. Wordt er gebruikgemaakt van één geïntegreerd systeem door zowel franchisegever als franchisenemer of zijn er diverse niet gekoppelde systemen? Steeds meer zien we dat systemen worden gekoppeld, in de retail bijvoorbeeld de kassa s met logistieke of inkoopsystemen, of in de horeca point-of-sale-systemen direct met het boekhoudsysteem. Naarmate de accountant meer op het systeem kan steunen, kan hij zijn controle efficiënter inrichten en kan hij deze ook geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd uitvoeren. Door het verzamelen van benchmarkgegevens kunnen de rendementen van franchisenemers en franchisegevers vergeleken worden in de tijd, met elkaar, met afgesproken normen en met andere formules (indien mogelijk). Dit is een belangrijke informatiebron om te beoordelen of binnen een formule de rendementen eerlijk zijn verdeeld. De accountant gebruikt zoveel mogelijk de reeds bestaande informatievoorziening tussen de partijen, zoals periodieke rapportages over omzet, marge, resultaat en belangrijke kengetallen.

3 Goede benchmarksoftware brengt de prestaties van de franchisegever en franchisenemers vanuit diverse invalshoeken in kaart, waardoor opvallende zaken snel kunnen worden geconstateerd en geanalyseerd. Ook kunnen op basis van deze (benchmark)analyse heel gerichte controles bij zowel de franchisegever als bij de franchisenemers worden uitgevoerd. Voorbeeld van een benchmarkanalyse in de apothekersbranche 3.2 Rol van de eigen accountant van franchisegever of franchisenemer De accountant gaat, in voorbereiding op de specifieke werkzaamheden, na in hoeverre hij zijn controle efficiënt kan uitvoeren door te steunen op de werkzaamheden van de eigen accountant ten behoeve van de jaarrekening. Hierbij neemt hij kennis van eventueel aanwezige controle- of samenstelrapporten en managementletters. Indien noodzakelijk zal hij met de eigen accountant overleg voeren over de door hem uitgevoerde werkzaamheden en de daarbij opgedane bevindingen. Bij franchisegevers vindt veelal een controle plaats gericht op het afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring. Hierbij doet de eigen accountant onderzoek naar de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Als de processen intern goed worden beheerst kan hij zekerheid krijgen over de financiële stromen en posten in de jaarrekening. Hierdoor kan hij vaststellen dat de informatie ten behoeve van de jaarrekening op een betrouwbare wijze tot stand is gekomen. Een goedkeurende verklaring impliceert dat een belanghebbende met een gerust hart beslissingen kan nemen op basis van de informatie uit die gecontroleerde jaarrekening. Deze verklaring betekent echter niet dat de accountant daarmee ook alle, al dan niet door hem beoordeelde systemen en beheersingsmaatregelen goedkeurt. Zo zal de accountant bij de controle van de jaarrekening aandacht besteden aan het vergoedingensysteem, om vast te stellen of voldoende waarborgen zijn ingebouwd voor de juiste en volledige verwerking van de hiermee samenhangende opbrengsten en kosten. Dit is echter maar een klein onderdeel van de totale jaarrekeningcontrole. Aangezien de accountant zijn controle dusdanig inricht dat hij redelijkerwijs kan verwachten dat materiële onjuistheden in de jaarrekening door hem worden ontdekt, beoordeelt hij dit systeem slechts in het kader van de jaarrekening als geheel. Zijn controle is niet primair gericht op het uitspreken van een oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en het systeem van interne beheersing. Door de aldus relatief beperkte aandacht van de eigen accountant kan de gebruiker niet voetstoots de conclusie trekken dat het vergoedingensysteem daarmee door de eigen accountant is goedgekeurd. Franchisenemers zijn veelal kleinere bedrijven die binnen de wettelijke grenzen voor verplichte accountantscontrole blijven, waardoor geen goedkeurende accountantsverklaring noodzakelijk is. Veelal volstaat een samenstellingsverklaring. Hierbij is de accountant verantwoordelijk voor het correct samenstellen van de jaarrekening op basis van de door de ondernemer aangeleverde informatie. De accountant verstrekt dan ook geen zekerheid bij de cijfers. Wel zal hij, indien hij op basis van de ontvangen informatie onregelmatigheden vaststelt, nader onderzoek doen naar de juistheid van de onderliggende gegevens. Vastgesteld moet worden dat bij een specifieke franchisecontrole de franchiseaccountant niet alleen kan steunen op de werkzaamheden van de eigen accountant van de franchisegever of franchisenemer, maar dat hij altijd extra werkzaamheden moet verrichten om de specifieke controlevraag te kunnen beantwoorden. In de volgende paragrafen zullen we hier meer specifiek op ingaan. 3.3 Controleaanpak van de franchiseaccountant De algemene kennis die de accountant over de formule heeft opgedaan combineert hij met de specifieke doelstelling van de opdracht. Deze kan onder meer zijn: Transparantie in de formule bewerkstelligen door de betrouwbaarheid van systemen en periodieke rapportages te toetsen. Betrouwbaarheid van fee-afrekeningen vaststellen.

4 Nakoming van gemaakte afspraken in bijvoorbeeld franchisecontracten controleren. Inventariserende controles gericht op het ontdekken van bijvoorbeeld best practices of, negatief geformuleerd, inefficiënties in de formule. Naleving wet- en regelgeving (waaronder naleving cao s). Meer specifieke voorbeelden worden in hoofdstuk 4 en 5 behandeld. Let op: Om misverstanden rondom een controle te voorkomen is het belangrijk dat franchisegever en franchisenemer onder meer afspraken maken over: Welke informatie precies onderzocht gaat worden en welke documenten daarvoor de basis zijn. Wat wel binnen de controleopdracht valt en wat niet. Wie de kosten van de controle voor zijn rekening neemt. Afhankelijk van het specifieke doel dat partijen met de controle willen bereiken gaat de accountant een speciaal daarop gerichte controle plannen. Samen met de klant bepaalt hij de diepgang van de controle en de materialiteit 2. Op basis hiervan kan de omvang van de steekproef worden bepaald om een efficiënte controle uit te kunnen voeren. De accountant maakt een duidelijk stappenplan, ook wel werkprogramma genoemd, van de te verrichten werkzaamheden. Dit plan moet flexibel genoeg zijn om in te kunnen spelen op de specifieke situatie van de gecontroleerde, dan wel op datgene wat tijdens de controle wordt aangetroffen. Op dit moment stelt de accountant ook het definitieve controlebudget vast. 3.4 Uitvoering van de werkzaamheden De accountant voert de werkzaamheden uit aan de hand van het werkprogramma. Constateert hij bijzonderheden tijdens de controle, bijvoorbeeld een fraude of een andere onregelmatigheid, dan past hij zijn werkzaamheden zodanig aan dat hij betrouwbare uitspraken kan doen over de consequenties daarvan. Eventueel voert hij aanvullende of alternatieve controlewerkzaamheden uit, bijvoorbeeld extra bevestigingen van leveranciers met betrekking tot verstrekte bonussen en kortingen naast de controle op inkoopfacturen. 3.5 Rapportage Nadat de controle is afgerond maakt de accountant een rapport waarin hij verslag doet van de uitkomsten van zijn onderzoek. De aard van de rapportage verschilt, afhankelijk van de controleopdracht. Wanneer de accountant controle verricht op een financieel overzicht waarmee verantwoording wordt afgelegd (bijvoorbeeld een omzetopgave of een bonusafrekening) geeft hij een controleverklaring af. De inhoud van de verklaring kan zijn: goedkeurend, afkeurend, oordeelonthouding of deels goedkeurend wegens bepaalde beperkingen. Bij specifiek overeengekomen (onderzoeks)werkzaamheden zal de accountant een verslag van bevindingen opstellen 3. Voorbeelden zijn: Type opdracht Transparantie in de formule bewerkstelligen door de betrouwbaarheid van systemen en periodieke rapportages te toetsen. Uitkomst Bevestiging dat de systemen gedurende een bepaalde periode correct hebben gefunctioneerd waardoor voldoende waarborgen aanwezig zijn voor een betrouwbare informatievoorziening. Type opdracht Betrouwbaarheid van feeafrekeningen vaststellen. Uitkomst Uitspraak over de juistheid en volledigheid van de feeafrekening. Type opdracht Nakoming van gemaakte afspraken in bijvoorbeeld franchisecontracten controleren. Uitkomst Bevestiging dat gemaakte afspraken al dan niet zijn nageleefd. 2 De maximale toegestane fout die in de cijfers mag zitten nadat controle heeft plaatsgevonden. 3 Met name bij specifiek overeengekomen werkzaamheden stellen de accountantsregels vergaande eisen aan de identificatie van de verspreidingskring van het verslag en moeten de partijen vooraf bij de opdrachtverstrekking worden betrokken.

5 Type opdracht Uitkomst Type opdracht Uitkomst Inventariserende controles gericht op het ontdekken van bijvoorbeeld best practices of, negatief geformuleerd, inefficiënties in de formule. Een beschrijvende analyse van de situatie waarbij de best practice wordt beschreven, dan wel inefficiënties in de formule worden geïdentificeerd. Naleving wet- en regelgeving (waaronder naleving cao s). Bevestiging dat wet- en regelgeving al dan niet zijn nageleefd en eventuele aanbevelingen voor verbetering. Controles die bij de franchisegever kunnen worden uitgevoerd zijn hoofdzakelijk gerelateerd aan de resultaten die in de keten worden gerealiseerd en de bijdragen die de franchisenemer eventueel moet doen in de gezamenlijke kosten van de formule. Een voorbeeld van relevante aspecten binnen een keten is weergegeven in de volgende figuur: Veelal zal de accountant bijzonderheden mondeling toelichten aan de opdrachtgever(s). Het verslag wordt eerst besproken met de gecontroleerde om eventuele misverstanden, feitelijke onjuistheden en verkeerde conclusies van de accountant te voorkomen. Indien er een verschil van inzicht over de bevindingen bestaat tussen de accountant en de gecontroleerde, dan zal dit in de rapportage worden opgenomen en toegelicht. Afhankelijk van de gemaakte afspraken tussen de franchisegever en de franchisenemer wordt het definitieve rapport aan de partijen toegezonden. Het komt ook regelmatig voor dat partijen de afspraak maken dat het verslag van bevindingen pas mag worden verstrekt nadat de gecontroleerde daarvoor toestemming heeft verstrekt. De accountant zal dan veelal het verslag uitbrengen aan de gecontroleerde waarna die voor verspreiding aan de overige partijen zorg zal dragen. 4 Controle bij de franchisegever 4.1 Algemeen Specifieke aanleidingen voor het uitvoeren van controles in een franchiseomgeving zijn bijvoorbeeld: Periodieke controle van de franchisefee; Wijziging van een feestelsel, bijvoorbeeld van bruto naar netto; In bijzondere situaties: Verbeterprojecten; Geschillen; Bij vermoeden van fraude; Management by exceptions (bijvoorbeeld wanneer bepaalde indicatoren een norm overschrijden). Kernvragen zijn of de juiste inkoopprijs wordt doorbelast, of eerlijk wordt gedeeld in de doorbelaste kosten en of iedereen het juiste aandeel krijgt in omzetpremies en bonussen die de franchisegever ontvangt. Let op: verschuivingsgevaar Soms hebben franchisenemers bij een nettofeestelsel wel recht op volumebonussen, maar niet op vergoedingen voor reclameactiviteiten, promotiebijdragen of andere formulebijdragen van leveranciers. Het risico bestaat dan dat volumebonussen weglekken naar deze andersoortige vergoedingen. Met dit soort specifieke risico s zal de accountant tijdens zijn controle rekening houden. Cruciaal voor een franchisegever is dat in elk element van de keten toegevoegde waarde wordt geleverd voor de formule. Een controle hoeft dus ook niet alleen gericht te zijn op een mogelijk belang van de franchisenemer, maar kan ook meer operationeel van aard zijn, gericht op efficiency en effectiviteit in de bedrijfsvoering. Veel elementen hiervan zijn reeds in paragraaf 3 behandeld. Hierna wordt de controle vanuit het belang van de franchisenemer beschreven. De gesprekspartner voor de franchisegever is veelal de franchiseraad. Het verdient aanbeveling dat beiden gezamenlijk het exacte doel van de controle bepalen. De accountant kan op basis hiervan gericht onderzoek doen en zijn rapportage afstemmen op dit specifieke doel.

6 4.2 Controle van de goederen- of dienstenstroom De controle van de goederen- of dienstenstroom bij de franchisegever zal veelal gericht zijn op de juistheid van de inkoopprijzen die worden doorberekend aan de franchisenemer. Met andere woorden, betaalt de franchisenemer niet te veel voor de goederen of diensten die hij inkoopt bij de franchisegever? Schematisch kunnen deze risico s als volgt worden weergegeven: Opslagen voor bijvoorbeeld transport van de franchisegever naar de franchisenemer of voor andere gerelateerde kosten zoals verpakkingsmateriaal en kwaliteitscontroles mogen niet te hoog zijn. De accountant zal deze dan ook beoordelen in relatie tot de werkelijk gemaakte kosten. Bij een bruto vergoedingensysteem legt de franchisegever een opslag op de netto-inkoopprijs van de dienst of het product. De accountant zal controleren of deze conform de contractuele voorwaarden wordt toegepast/berekend. Belangrijk is ook om vast te stellen in welke periode de transacties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en wanneer deze zijn geadministreerd. Rondom de datum van een prijswijziging of een afrekendatum voor staffelkortingen of bonussen kan het specifieke moment van de verantwoording een grote invloed hebben op de afrekenprijs. Daarnaast zijn er nog enkele specifieke risico s die een rol kunnen spelen: Het bestaan van zogenaamde kick-back - vergoedingen: vergoedingen die bij het sluiten van een contract ineens worden uitgekeerd onafhankelijk van de feitelijke inkoop. Promotiebijdragen van leveranciers om hun product nadrukkelijker te laten presenteren. Kostprijsberekeningen van door de franchisegever geproduceerde goederen of diensten. Bij de controle van de goederen- of dienstenstroom zal de accountant onder meer aandacht besteden aan de met de leveranciers gemaakte afspraken en de totstandkoming daarvan: Zijn de inkoopprocedures zodanig dat de meest gunstige prijs-kwaliteitverhoudingen worden gerealiseerd? Zijn de gehanteerde inkoopprijzen en voorwaarden marktconform? Worden de contractuele afspraken juist en volledig geadministreerd? Worden de inkopen conform de contractuele voorwaarden uitgevoerd? Van de afgesproken bonussen of kortingen zal de accountant vaststellen of deze volledig zijn verantwoord op basis van de contractuele afspraken en de omvang van de goederen- of dienstenstroom. Bij kwantum- of staffelkortingen is de juiste toepassing van de reken- of contractafspraken een belangrijk aandachtspunt. De aanwezigheid van kick-back -vergoedingen en promotiebijdragen controleert de accountant niet alleen door de leverancierscontracten te beoordelen, maar ook door kennis te nemen van andere opbrengstenstromen binnen de franchisegever. Aan de hand van de door de eigen accountant gecontroleerde jaarrekening zal de franchiseaccountant specifiek inzoomen op de overige opbrengsten en inkomende geldstromen en vaststellen of deze correct zijn verwerkt. Wanneer de franchisegever zelf goederen of diensten produceert of samenstelt wordt de controle op de prijzen ingewikkelder. De accountant volgt dan elke processtap en controleert of de kosten juist worden toegerekend aan het product dat de franchisenemer uiteindelijk afneemt. In het algemeen kan worden gesteld dat de accountant zal willen vaststellen dat de gemaakte kosten (inkopen plus opslagen) juist zijn en dus niet te hoog, en dat de opbrengsten (bonussen en kortingen) volledig en dus niet te laag zijn verantwoord. 4.3 Controle van marketing- en reclamekosten De franchisegever maakt diverse kosten ten behoeve van de formule, waarvoor van de franchisenemers al dan niet een bijdrage wordt gevraagd. Als specifieke kosten buiten de algemene franchisevergoeding aan de franchisenemer in rekening worden gebracht, dan wordt daar veelal verantwoording over afgelegd. Marketing- en reclamekosten zijn daar het meest bekende voorbeeld van.

7 De controle op marketing- en reclamekosten behelst feitelijk twee componenten: 1 Passen de gemaakte kosten binnen het marketing- en reclameplan dat speciaal voor dit project is gemaakt en zijn de daarin beschreven prestaties ook daadwerkelijk geleverd? 2 Hebben de franchisegever en franchisenemers hun bijdrage aan dit project conform de gemaakte afspraken geleverd? De belangrijkste risico s zijn dat de kosten ten onrechte (door bijvoorbeeld verkeerde boekingen of rekenfouten) op het budget zijn verantwoord, dat de prestaties niet of onvoldoende zijn geleverd (bijvoorbeeld omvang van de oplage, verspreidingsgebied, advertentieruimte) en dat de bijdragen niet volledig zijn verantwoord. De accountant controleert de verantwoording die de franchisegever over het budget heeft afgelegd. Deze rapportage vergelijkt hij met het marketingen reclameplan en hij beoordeelt of de verantwoording voldoende ingaat op de gestelde doelen. De kosten controleert de accountant met contracten, facturen en bewijzen van de geleverde prestaties zoals foldermateriaal, foto s van reclame-uitingen, bladen waarin advertenties zijn verschenen en oplageverklaringen. De bijdragen controleert de accountant aan de hand van het franchisecontract, notulen van vergaderingen en de daadwerkelijk in rekening gebrachte bedragen. 5 Controle bij de franchisenemer De controle bij de franchisenemer richt zich hoofdzakelijk op de volledigheid van de franchisevergoedingen die aan de franchisegever moeten worden afgedragen. De specifieke aandachtspunten zijn afhankelijk van het gekozen vergoedingensysteem: Voorbeeld van vergoedingensystemen Brutovergoedingensysteem Nettovergoedingensysteem - Fee als percentage van inkoop - Fee als percentage van de verkoop - Fee als percentage van de marge Vaste fee Natuurlijk zijn er ook algemene risico s zoals het niet correct toepassen van de franchiseovereenkomst, diefstal, fraude en (reken)fouten die invloed kunnen hebben op de hoogte van de afrekening. De accountant zal zijn controle voornamelijk richten op de volledigheid van de afrekening. Aan de hand van o.a. het franchisecontract bepaalt hij de elementen van de afrekening en de mogelijke risico s. Door het beoordelen van de uitgaande betalingen stelt hij vast dat niet bij derden wordt ingekocht wanneer dit volgens het contract niet is toegestaan. Omzetten worden gecontroleerd door deze aan te sluiten op kassa- of point-of-salesystemen dan wel andere primaire systemen die bij de franchisenemers worden gebruikt. Bij dienstverleners kan bijvoorbeeld aansluiting worden gezocht met urenverantwoordingen en provisieafrekeningen. Ook kan de volledigheid worden gecontroleerd door aan leveranciers opgaven of bevestiging te vragen van de leveringen en de openstaande crediteurenpositie. 6 Beoordeling van prognoses Een belangrijk moment voor een franchisegever en een individuele franchisenemer is het moment van overname van een winkel of een vestiging. Op basis van een vestigingsplaatsonderzoek wordt een prognose gemaakt en wordt de winkel door veelal de franchisegever gewaardeerd. De verkoopprijs wordt gebaseerd op de berekende goodwill en van daaruit wordt de financieringsaanvraag voor de bank voorbereid. In deze startfase is het belangrijk dat de franchisenemer wordt ondersteund door een accountant die een beoordeling kan uitvoeren op de prognose en zo het realiteitsgehalte van het ondernemingsplan kan beoordelen. Bijkomend voordeel is dat de accountant hem ook kan ondersteunen bij de start van zijn onderneming en het opzetten van Mogelijke risico s in de afrekening - Derdeninkopen - Derdeninkopen - Onjuiste of onvolledig opgegeven omzetten - Niet correct toepassen van acties (kortingen, promotionele aanbiedingen, creditnota s, verzekeringsuitkeringen, terugbetalingen) - Buiten de afrekening houden van bepaalde goederen en diensten Geen

8 zijn administratie, waardoor grote missers op het gebied van financieel management kunnen worden voorkomen. 7 Tot slot Een verslechterde economische situatie zet de rendementen in veel formules onder druk. Het snijden in kosten en wegsaneren van onrendabele vestigingen is schering en inslag. Bij diverse formules staan franchisegever en franchisenemers lijnrecht tegenover elkaar omdat het water boven hun hoofd dreigt te stijgen. Misschien is dit daarom juist de tijd om te werken aan een gezamenlijk controleprotocol dat bijdraagt aan het rendement van de formule als geheel, uit te voeren door een objectieve en onafhankelijke deskundige. Zou het niet mooi zijn als Franchisegevers en franchisenemers samen afspraken maken over welke controles in de formule worden uitgevoerd? Door deze controles te laten uitvoeren door een van alle partijen onafhankelijke accountant wordt de transparantie in de formule vergroot en kan frustratie over en weer worden voorkomen. Franchisegever en franchisenemer afspraken maken over de onderwerpen genoemd in dit artikel en deze vastleggen in een controleprotocol? Nog mooier zou zijn wanneer dit protocol weer geborgd wordt door een formulestatuut waarin onder meer wordt beschreven wat de visie en de waarden van de formule zijn, hoe de formule wordt bestuurd en hoe daar toezicht op wordt gehouden. Ook kan daarin worden opgenomen hoe men met elkaar omgaat in geval van meningsverschillen tussen de diverse belanghebbenden in de formule. Drs. Arnoud de Jong RA Arnoud de Jong is directeur bij BDO Franchise Direct, de in franchise gespecialiseerde afdeling van BDO Accountants & Adviseurs. Arnoud de Jong heeft dit artikel Vertrouwen door controle: een belangrijke rol voor de franchiseaccountant geschreven op persoonlijke titel.