RS DigiTac Digitale Tachograaf Software

Transcriptie

1 Page 1 of 23 RS DigiTac Digitale Tachograaf Software Handleiding

2 Page 2 of 23 Beste Gebruiker, Gefeliciteerd! U heeft een goede keuze gemaakt om met de RoadSoft oplossingen te gaan werken. Wij zullen er alles aan doen om u nooit te doen twijfelen aan uw keuze voor de RoadSoft uitleesapparatuur voor de digitale tachograaf. In deze handleiding vindt u alle informatie nodig voor het gebruik van de software. Wij vragen u deze handleiding op uw gemak door te lezen. Eenmaal doorgelezen zult u snel vertrouwd zijn met de functies van het pakket. Inmiddels zijn er meer dan vervoerders die onze software met grote tevredenheid gebruiken. Wij hopen dat ook dat u met veel plezier maar bovenal veel gemak zal werken met onze software. Wij weten dat de meeste vervoerders geen computer experts zijn daarom proberen wij continu onze software te verbeteren op het gebied van gebruiksgemak. Heeft u tips waar wij verbeteringen kunnen aanbrengen dan horen wij dat graag! Bent u tevreden? Door mond-tot-mond reclame zijn wij groot geworden. Wij hopen dat ook u ons aanraadt aan uw collega s wanneer u tevreden bent! Met vriendelijk groet, Het RoadSoft Team

3 Page 3 of 23 Inhoudsopgave Hoofdstukken Pagina nr. RS DigiTac Registreren Uitlezen van een chauffeurskaart Importeren van een voertuig bestand Het status scherm Bekijk Bestanden Bekijk Activiteiten Activiteiten Rapport Maken Voertuig Snelheid Gebeurtenissen en Fouten Rapporten Printen Backup Maken Opties Remote Support Waar vind ik de bestanden op mijn computer? Wat te doen wanneer inspectie data van u wilt ontvangen?

4 Page 4 of 23 RS DigiTac Registreren De eerste keer dat u het programma start laat RS DigiTac automatisch het registratiescherm zien. Het is niet vereist direct te registreren, maar we raden aan dit zo snel mogelijk na de installatie te doen. Het registratie scherm is altijd op te roepen in het menu 'help Registreren'. RS DigiTac heeft standaard een proef periode van 14 dagen. Tijdens deze 14 dagen is de software volledig bruikbaar maar daarna zullen verschillende functionaliteiten worden uitgeschakeld. Als de software niet binnen 14 dagen wordt geregistreerd dan kunnen er geen bestuurderskaarten meer worden uitgelezen. Dit zou uw werkproces kunnen onderbreken. Het is namelijk ingewikkeld om de software dan weer goed te krijgen en neemt veel tijd in beslag. Hieronder ziet u hoe het registratie scherm eruit ziet: In het registratiescherm voert u eerst de registratie code in die aan de binnenkant van het cd-rom hoesje staat en uw adres in. Kies dan een registratiemethode en klik de 'Aanvraag' knop. Het is NIET nodig op de valideren knop te klikken.

5 Page 5 of 23 Afhankelijk van de gekozen optie verloopt de rest van de registratie dan als volgt: Automatisch via het Internet Als uw PC toegang heeft tot het Internet wordt de aanvraag voor een licentiesleutel automatisch verzonden. De volgende keer dat de software wordt gestart wordt de sleutel automatisch opgehaald. U hoeft hier zelf dus niets voor te doen. Dit is de makkelijkste optie. Wij raden u dan ook aan om deze manier te kiezen. Als u werkende software op uw PC heeft staan (geen webmail) dan maakt onze software automatisch een bericht aan met de vereiste gegevens. U hoeft alleen maar 'Verzenden/Send' te klikken en te wachten op een antwoord per . Dit antwoord ontvangt u meestal binnen 24 uur tijdens werkdagen. De die u terug krijgt bevat een licentie sleutel. De licentie sleutel dient te worden ingevuld in het registratie scherm. Hiervoor gaat u naar het DigiTac registratiescherm via het Help menu in de RS DigiTac Software. In het registratie scherm ziet u onderaan al een licentie code staan. Dit is echter een tijdelijke code. U kunt uw nieuwe code ontvangen per overnemen en in het registratie scherm invullen. Om de software daadwerkelijk te valideren moet u op de knop 'Valideren van de licentiecode' klikken. U heeft nu de software registratie voltooid. Fax Wanneer u niet over internet beschikt dan is er ook de optie om de aanvraag via fax te doen. De software print automatisch een verzoek om een licentie op de door u gekozen printer. U verstuurt dat per fax naar het opgegeven nummer. U moet uw faxnummer op het formulier aangeven. U ontvangt de licentiesleutel dan per fax, meestal binnen 24 uur op werkdagen. Als u deze fax heeft ontvangen gaat u naar het DigiTac registratiescherm via het Help menu. U voert de licentiesleutel dan in het vak 'Licentiesleutel'. Klik dan op de 'Licentiesleutel valideren' knop om de registratie te voltooien.

6 Page 6 of 23 Uitlezen van een chauffeurskaart Nadat u de registratie aanvraag heeft voltooid ziet u het 'Status scherm' verschijnen: Dit scherm is nu nog leeg. Het is daarom nu zaak dat u een chauffeurskaart gaat uitlezen. U bent wettelijk verplicht om een chauffeurskaart elke 3 weken uit te lezen. Wij raden u aan het vaker te doen, het is zo gebeurt en u voorkomt hiaten in uw data. Waarschijnlijk gebruikt u de RS Kaartlezer. Gebruikt u de Digidown Plus om chauffeurskaarten uit te lezen? U kan dit gedeelte overslaan en verder lezen in het hoofdstuk dat gaat over het importeren van voertuig bestanden. U kan dan namelijk deze functie niet gebruiken. Om een chauffeurskaart uit te lezen plaatst u de kaart in de lezer. Denk eraan dat u de kaart er op de juiste manier instopt (chip aan de voorzijde en de chip naar beneden, u zult voelen dat de kaart er als ware in klikt ). Nu klikt u de 'Kaart uitlezen knop' en het uitlezen zal starten. Dit zal ongeveer 5-20 sec duren (De kaart heeft een maximaal geheugen. Wanneer de kaart vol is zal hij zichzelf overschrijven. Het is dus niet nodig of mogelijk om data van de chauffeurskaart te wissen). Wanneer de 'Kaart uitlezen knop' niet actief maar grijs is kan dat zijn om de volgende redenen: De kaartlezer is niet aangesloten aan de computer, De driver van de kaartlezer is niet correct geïnstalleerd. Wanneer de kaartlezer is aangesloten maar er branden geen lampjes zal dit waarschijnlijk het geval zijn, Er zijn meerder kaartlezers met de computer verbonden. Koppel deze los en stel in het opties menu de kaartlezer in, u maakt gebruik van de Omnikey cardreader. Lees hier hoe: Wanneer er meerdere smartcard lezers zijn aangesloten op uw PC (bijvoorbeeld die van Internet bankieren) of als u de lezer pas aansluit na het starten van RS DigiTac kan het nodig zijn dat u de software opnieuw start. U kunt ook naar het 'Opties scherm' gaan door te kiezen voor

7 Page 7 of 23 'Opties' in de linker kolom, hier kunt u de juiste kaartlezer kiezen door te klikken op dit symbool: Na het succesvol uitlezen van de chauffeurskaart zal u het bestand zien verschijnen in het 'Bekijk bestanden scherm'. Automatisch chauffeurskaarten uitlezen Het is ook mogelijk de chauffeurskaarten automatisch uit te lezen als ze in de kaartlezer worden gestoken. Zo kan de RS DigiTac software op de achtergrond draaien terwijl de PC voor andere toepassingen wordt gebruikt. Om deze functie te activeren gaat u naar het 'Opties scherm'. De software controleert de smartcard lezer dan regelmatig en begint met uitlezen zodra er een kaart wordt ingevoerd. De kaart mag pas worden uitgenomen als het activiteitslampje op de smartcard lezer stopt met knipperen. U kunt deze optie aanzetten in het optie scherm:

8 Page 8 of 23 Vink in het optie scherm het bovenste vakje aan 'Automatisch Chauffeurskaart Uitlezen'. Wanneer deze optie uit staat is dit vak rood. Zet u de optie aan zal het vak groen worden. Importeren van een voertuig bestand U bent verplicht om elke 3 maanden uw voertuig uit te lezen. Lees in de handleiding van uw digitale tachograaf lezer hoe u dit doet. Bent u de handleiding kwijt? Download deze dan op onze website! Wanneer u de digitale tachograaf in het voertuig heeft uitgelezen staat de data op uw tachograaflezer. Deze data gaat u vervolgens importeren in RS DigiTac. Er zijn twee manieren om dit te doen handmatig en automatisch. Handmatig Importeren Om bestanden te kunnen importeren in de software moet u deze selecteren op uw tachograaflezer en dan openen. Dit doet u als volgt. Vanuit het menu 'bestand' kunt u kiezen voor 'importeren van voertuig/kaartbestanden': Hierna wordt er een Windows scherm geopend:

9 Page 9 of 23 De Tachograaflezer, in dit geval de Digidown, wordt aangeduid door de computer als een verwisselbare hardeschijf, net als een USB stick. Kies daarom nu de Digidown map. Hierin vindt u de mappen 'Digidown' en 'Updates'. Kies nu 'Digidown': Kies nu de map 'VU'. Dit is de afkorting voor 'Voertuig Unit'. Hier ziet u de bestanden staan die u heeft gedownload:

10 Page 10 of 23 Selecteer de bestanden die u wilt importeren en klik op opnemen. U ziet nu de volgende melding op uw scherm: Het voertuig wordt nu zichtbaar in het 'Status Scherm': Automatisch Importeren Het is mogelijk om de voertuig bestanden automatisch te importeren wanneer u de tachograaflezer aansluit. LET OP! Sommige Windows computers zijn zo ingesteld dat dit niet mogelijk is. U zult dit dan handmatig moeten doen. Om voertuigbestanden automatisch te laten importeren moet u dit in het 'Optie Scherm' aangeven: Denk eraan dat dit dan nog steeds rood blijft, dit geldt namelijk alleen voor het automatisch uitlezen van chauffeurskaart:

11 Page 11 of 23 Nadat u deze functionaliteit heeft aangezet kunt u de Digidown aansluiten en zal u zien dat de knoppen aan de linkerkant in RS DigiTac grijs worden: Ook wordt er automatisch door Windows een venster geopend omdat de RS Digidown wordt herkend als een verwisselbare harde schijf. Deze kan u sluiten zonder dat dit effect heeft op het importeren. Nadat de knoppen grijs zijn geworden wordt het 'Bekijk Bestanden Scherm' getoond. Hier ziet u het bestand dat automatisch is geïmporteerd:

12 Page 12 of 23 OPMERKING: Alle bestanden die met de Digidown worden uitgelezen blijven op de SD kaart staan. U kunt deze handmatig verwijderden. Wij raden u echter aan deze op de Digidown te laten staan. De SD kaart is groot genoeg om 1000 bestanden op te slaan. Zo heeft u gewoon een extra backup. Het Status Scherm Wanneer u een kaart heeft uitgelezen verschijnt de chauffeursnaam op dit scherm:

13 Page 13 of 23 De gekleurde bolletjes voor de naam geven het volgende aan: Groen: Kaart net uitgelezen Oranje: De kaart dient weer uitgelezen te worden Rood: De kaart had al uitgelezen moeten hebben De termijn van de kleuren kunt u in het 'Opties scherm' aanpassen aan uw persoonlijke wensen. Laatst Uitgelezen / Laatste Activiteit Het is ook mogelijk om de stoplichten in te stellen op basis van 'laatst uitgelezen' moment (het moment dat de kaart in de kaartlezer is gestoken) of het moment van de 'laatste activiteit' (de laatste datum waarop er een activiteit plaats vond). Dit is ook in te stellen in het 'Opties scherm'. Bekijk Bestanden Elke keer dat de kaart van een chauffeurskaart wordt uitgelezen of een voertuigbestand wordt geïmporteerd in RS DigiTac wordt er een extra bestand aangemaakt. U vindt een overzicht van deze bestanden in het Bekijk bestanden scherm zoals hieronder. Na het uitlezen van een aantal kaarten zal het 'Bekijk bestanden' scherm er ongeveer uitzien als de onderstaande illustratie:

14 Page 14 of 23 Bekijk Activiteiten Om activiteiten van elk bestand te bekijken kiest u een bestand in het bekijk 'Bekijk bestanden' scherm en klikt u vervolgens op de knop 'Bekijk activiteiten' in het linker menu. U ziet dan alle dagen dat de chauffeur actief is geweest:

15 Page 15 of 23 In dit scherm kan u de dagen selecteren die nader wilt bekijken door ze aan te klikken: Activiteiten Rapport Maken Wanneer u dagen heeft geselecteerd kan u van deze geselecteerde dagen een activiteiten rapport maken door te klikken op 'Bekijk activiteiten' in het linker menu.

16 Page 16 of 23 Er zijn twee weergaves mogelijk 'Detail Rapport' en een rapport in een 'tijdlijn rapport' zoals hierboven. Vanuit dit scherm is het ook mogelijk om data te exporteren en printen. De functies hiervoor vindt u bovenin het scherm. Voertuig Snelheid De digitale tachograaf verzameld ook de snelheid van het voertuig. Deze informatie is echter wil beperkt tot de laatste 24 uur dat het voertuig heeft gereden. Dit is een beperking van de digitale tachograaf. Na 24 uur aan snelheid data zal het geheugen in de digitale tachograaf zich overschrijven. Het is niet verplicht om de snelheid van het voertuig te downloaden. Wanneer u met de Digidown kiest voor het downloaden van de laatste 3 maanden (middelste knop) wordt dan ook niet de snelheid gedownload. Wij hebben hiervoor voor gekozen zodat de download het kortst is. Wilt u wel de snelheid meenemen in de download dan kiest u de bovenste knop op de Digidown. Wanneer er snelheid in het bestand staat dan ziet u dit aan de knop 'Snelheid' die op licht. Wanneer u deze aanklikt wordt de data gepresenteerd waar snelheid informatie over bekend is:

17 Page 17 of 23 Wanneer u aan de linkerzijde van het scherm minuten selecteerd, krijgt u rechts de snelheid tot op de seconde nauwkeurig gepresenteerd. Het is ook mogelijk om van de data een rapport te maken u kiest hiervoor het bovenste tabblad. Vanuit hier kan u exporteren en printen.

18 Page 18 of 23 Gebeurtenissen en Fouten Voor elk voertuig bestand kan u de gebeurtenissen en fouten bekijken die er hebben plaats gevonden. Dit zijn vaak stroom onderbrekingen, rijden zonder chauffeurskaart, etc. U kunt deze eenvoudig bekijken in het 'Gebeurtenissen & Fouten' scherm. In het verleden was er de regel dat een digitale tachograaf opnieuw moest worden gekalibreerd maar dit hoeft tegenwoordig niet meer. Rapporten Printen Wanneer u in het scherm van 'Activiteiten Rapporten ' zit kan u de rapportages printen exporteren. en Backup Maken In het 'Back-up' scherm maakt u eenvoudig back-ups van uw data in een zip bestand. Het enige wat u daarvoor hoeft te doen is op de knop klikken.

19 Page 19 of 23 Er zal daarna een melding verschijnen op uw scherm dat uw back-up succesvol is gemaakt en waar deze is opgeslagen. Standaard wordt de back-up opgeslagen op de lokale harde schijf van uw computer. U zal echter een externe schijf moeten gebruiken, bijvoorbeeld een USB stick. U kan de USB stick als locatie in stellen in het 'Optie' scherm.

20 Page 20 of 23 Opties In dit hoofdstuk bespreken we elke optie in het opties scherm in chronologische volgorde. Taal Hier is het mogelijk om verschillende talen te kiezen. DigiTac is beschikbaar in vele verschillende talen. Staat uw gewenste taal er niet bij? Op aanvraag kunnen wij dit verzorgen. Chauffeurskaartlezer Het kan zijn dat u meerdere kaartlezer heeft verbonden aan uw computer zoals bijvoorbeeld een kaartlezer van uw bank. Het is zaak dat u de juiste kaartlezer selecteert. Werkt u met onze RS Kaartlezer dan selecteert u de Omnikey Cardman kaartlezer. U kan de lijst verversen door op de knop met de groene pijltjes te klikken. Activiteiten data sorteren In het bekijk activiteiten scherm kunnen de dagen met activiteiten op of af lopen op basis van de datum. Hier kan u kiezen wat u het prettigst vindt werken. Bestandslocatie De bestandslocatie is waar de software de digitale tachograaf bestanden opslaat. Hier kan u ze ook altijd terug vinden wanneer u ze nodig heeft bij controle. Deze locatie is standaard de C schijf maar dit kan u wijziging naar elke locatie. Dit kan bijvoorbeeld ook een server zijn. Denk er wel aan dat u voldoende gebruikersrechten heeft op uw computer. Bestand naar Back-up locatie Deze locatie wordt gebruikt wanneer u een back-up maakt van de bestanden in het back-up scherm. Dit staat standaard ook ingesteld op de C schijf. Om er zeker van te zijn dat u een back-up heeft raden wij u aan om hiervoor een externe harde schijf te gebruiken, bijvoorbeeld een USB stick. Hier kan u dit instellen.

21 Page 21 of 23 Instellingen Stoplichten Hier kan u kiezen of u de stoplichten wilt gebruiken om te kijken wanneer een kaart voor het laatst is uitgelezen of om aan te geven wanneer er voor het laatst een activiteit heeft plaats gevonden op het voertuig. De kleur dat de stoplichten van kleur veranderen is van te voren ingesteld. U kan dit veranderen wanneer u bijvoorbeeld eerder wilt worden gewaarschuwd. Ook dit is te veranderen in het optie scherm. Automatisch In dit menu is het mogelijk op automatisch een chauffeurskaart uit te lezen op het moment dat de kaart in de kaartlezer wordt gestoken. U ziet dan een lampje gaan knipperen op de kaartlezer. Rechts onderin RS DigiTac ziet u in de groene balk de vooruitgang van het uitlezen. Deze optie is prettig voor bedrijven met veel chauffeurs. Zij hoeven dan niet de computer zelf te bedienen mocht er op dat moment niet aanwezig zijn. Heeft u slechts enkele chauffeurs is het een kleine moeite op de knop 'Kaart uitlezen' aan te klikken. Het is ook mogelijk om automatisch rapporten van de chauffeurs te bekijken. Wanneer u deze functie aanvinkt zal na het uitlezen van een chauffeurskaart direct een rapport worden gecreëerd. Deze functie wordt niet vaak gebruikt door gebruikers. De laatste functie bevelen wij aan. Het automatisch inlezen van de tachograaf bestanden is erg handig. Wanneer u werkt met de RS Digidown hoeft u deze alleen aan te sluiten en de software importeert automatisch alle bestanden die er op de SD kaart staan (Let op: niet alle computers ondersteunen deze functie, u kunt de bestanden dan altijd handmatig importeren). Remote Support In het menu aan de linkerzijde vindt u onder de knop opties de knop 'Ondersteuning op Afstand' Wij vragen onze klanten altijd om eerst goed de handleiding door te nemen want hierin staat vaak het antwoord. Mocht u er onverhoopt niet uitkomen kan u hiermee een applicatie starten die het mogelijk maakt om ondersteuning op afstand te geven. Eerst belt u met ons kantoor, een medewerker zal u een code geven die u moet ingeven in het scherm. Hierna wordt een beveiligde verbinding opgezet tussen beide computers en de support medewerker kan uw probleem oplossen binnen enkele minuten. Wil u meer lezen over deze dienst: Waar vind ik de bestanden op mijn computer? Nadat RS DigiTac de kaart heeft uitgelezen of een voertuigbestand heeft geïmporteerd zal automatisch het bestand worden opgeslagen op de computer. Standaard gebeurt dit op de C: schijf in program files/digitac/digital Files. U kunt in het opties scherm ook zelf een andere locatie kiezen. Wanneer u werkt met een server is het mogelijk om de bestanden weg te schrijven op de server.

22 Page 22 of 23 Elke keer dat u een kaart uitleest wordt er een nieuw bestand toegevoegd aan de lijst in het 'Bekijk bestanden scherm'. U kunt chauffeurs of bestanden verwijderen uit de RS DigiTac software door ze uit de map te wissen waar de bestanden zijn opgeslagen. In het optie scherm 'Bestandslocatie' ziet u waar de bestanden zijn opgeslagen: Zolang als de bestanden in de map blijven staan zullen ze ook in het software scherm blijven staan. Wilt u ze dus uit de software wissen moet u naar de map gaan waarin de bestanden worden opgeslagen. Controleer voor het wissen of er een back-up van gemaakt is. Wanneer een of meerdere bestanden zijn verwijderd kunt u rechts onderin het 'Status scherm' de 'bestandslijst herindexeren'. Nu wordt pas zichtbaar dat er bepaalde bestanden zijn gewist. LET OP: BESTANDEN DIENEN MINIMAAL EEN JAAR TE WORDEN BEWAARD, OOK WANNEER CHAUFFEURS INMIDDELS NIET MEER WERKZAAM ZIJN VOOR U. De bestandsnamen bestaan uit de naam van de chauffeur zoals opgeslagen op de chauffeurskaart, en de datum en tijd. De datum wordt weergegeven als JJ-MM-DD. Hiermee kunt u de bestanden gemakkelijk sorteren, zowel in dit scherm als met de gebruikelijke Windows functies voor bestanden. Lees hierover meer in het hoofdstuk over Inspectie.

23 Page 23 of 23 Wat te doen wanneer inspectie data van u wilt ontvangen? In de meeste gevallen vragen inspecteurs om een bepaalde maand van 1 of meerdere chauffeurs of voertuigen. Het is nu zaak om deze bestanden te gaan selecteren. U kan dit niet binnen de software doen maar u doet dit in de map waar alle bestanden worden opgeslagen. Voor u dit kan doen is het belangrijk dat u begrijpt hoe de bestanden zijn opgebouwd. Hieraan zullen we dan ook aandacht besteden in de volgende alinea. De locatie van de bestanden is standaard 'C:\Program Files\Digitac\digital_files'. Dit is de map waar u kaartbestanden (CARD) en de voertuigbestanden (VU) vindt. Bestandsnamen: Chauffeurskaarten & Voertuigbestanden Deze bestanden hebben een standaard format.ddd of.esm. Beide wettelijk goedgekeurde bestanden. Deze bestanden zijn heel erg goed beveiligd tegen fraude. Het is daarom niet mogelijk deze te openen op uw computer zonder speciale software zoals RS DigiTac. Chauffeurskaart formaat Voorbeeld: 'C_ _1503_H_Vermeer_B DDD'. Een chauffeurskaart bestand begint altijd met een C. Zoals u ziet bestaat de bestandsnaam daarna uit de datum van de laatste activiteit van de chauffeur , samen met de tijd 15:03uur. Ook ziet u in het bestand de naam van de chauffeur en zijn chauffeurskaart nummer. Voertuigbestand formaat Voorbeeld: 'M_ _1422_BT-DB-46_WDB L DDD'. Een voertuig bestand begint altijd met een M. Zoals u ziet bestaat de bestandsnaam daarna uit de datum van de laatste activiteit van het voertuig , samen met de tijd 14:22uur. Ook ziet u in het bestand altijd het kenteken van het voertuig. Staan hier vraag tekens dan betekent dit dat het kalibratie centrum het niet goed heeft ingevuld. The name of a VU file also includes the date for the last activity of the vehicle (2008/09/08), along with the time when the last activity was made (14:22) and the identification of the specific vehicle. Hoe kiest u nu het juiste bestand? Nu dat u weet hoe het bestand is op gebouwd kunt u eenvoudig de juiste chauffeur of voertuig kiezen. Heeft u deze gevonden dan kiest u het bestand dat het laatst is uitgelezen na het einde van de periode die wordt opgevraagd door inspectie. Tip! Wilt u weten welke data er in het bestand zit? Ga dan naar het bekijk bestanden scherm in RS DigiTac. Hier vindt u de losse bestanden ook en kunt u de data bekijken die er in zit. Nu weet u zeker dat u de juiste data aanbiedt aan de inspecteur. Een veel gehoorde vraag: Kan ik het bestand splitsen en alleen de maand sturen die is opgevraagd? Nee dat kan niet, de bestanden zijn beveiligd en niet te splitsen. Wanneer inspectie vraagt om die maand kijken ze ook alleen naar die maand. Hartelijk dank voor het kiezen van de RoadSoft oplossingen!