CAF Dossier. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Waterwegen en Zeewezen

Transcriptie

1 Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Waterwegen en Zeewezen CAF Dossier 1

2 MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP Departement Coördinatie Departement Algemene Zaken en Financiën Departement Wetenschap, Innovatie en Media Departement Onderwijs Departement Welzijn, Volksgezondheidszorg en Cultuur Departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw Departement Leefmilieu en Infrastructuur Administratie Waterwegen en Zeewezn 2

3 VISIE : Wat wil AWZ bereiken? Duurzame mobiliteit Goed bereikbare Vlaamse havens Optimale veiligheid: minder schade bij overstroming Multifunctioneel gebruik van de waterwegen De functies van de waterweg in evenwicht Een kwaliteitsvolle omgeving 3

4 Project AWZ: Integrale Kwaliteitszorg Referentie tot strategische doelstellingen of strategische projecten beleidsplan Raakvlakken met alle doelstellingen en strategische projecten Referentie tot lange termijn visie departement LIN en AWZ Invoering van IKZ bij het Dep LIN en AWZ in uitvoering van de principeverklaring van de Vlaamse Regering en het college van secretarissen-generaal waarbij gebruik zal worden gemaakt van het EFQM -CAF model Beoogd resultaat : AWZ IKZ bedrijfsfilosofie toepassen en de EFQM / CAF zelfevaluaties consequent jaarlijks uitvoeren op AWZ niveau en in al haar afdelingen 4

5 EFQM / CAF zelfevaluaties implementatieplan AWZ «Toepassing op de twee niveau s over één jaar» Stap 1 : Uitvoering EFQM-CAF Selfassessment niveau AWZ + Strategische keuzes verbeteracties 2004 Stap 2: Uitvoering EFQM - CAF Selfassessment in de DAB en de afdelingen AWZ + Strategische keuzes verbeteracties

6 Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Waterwegen en Zeewezen CAF Dossier 1. Klachtenmanagement AWZ 2. Herdenken van het Sleutelproces Investeren 3. De dagelijkse controle van de werking van het hydrologisch meetnet 4. Analyse van de impact van AWZ-acties op het transport via de waterwegen 5. Een analytische boekhouding binnen de DAB VLOOT 6. Het LIS 21 - Het Loodsen Informatiesysteem 6

7 LIS21 Loodswezen Informatie Systeem Geïntegreerde totaaloplossing met bijhorend communicatieplatform 7

8 LIS HISTORIEK 1985 : opstart BST / ACP 1986 : uitbreiding naar de boekhouding 1987 : uitbreiding naar de operaties 1988 : uitbreiding naar de loonadministratie Apr 1997 : LIS in gebruik te Antw. en Gent Jun 1998 : LIS in gebruik te Vlis., Kust en NLW Dec 2000 : koppeling met ENIGMA (HS Gent) Juni 2001 : LIS21 in gebruik Dec 2001 : LIS21 gaat www Jan 2002 : koppeling ENSOR en ZEDIS Jan 2003 : koppeling VLIMPERS Maa 2003: LIS21 aan boord van de kotters 8

9 UITDAGINGEN LIS21 Continudienst 9

10 CONTINUDIENST Tijd tot reis Dagen (24op24 / 7op7) Loodsbestelling Resource onderhandeling (ligplaats, bunkering, loods, sluisplanning,...) Wijzigingen Nu Na Schip Agent Real time Actuele reis Facturatie / Statistiek Havens Loodswezens GNB 10

11 11

12 UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit 12

13 OVER LANDEN EN BEDRIJVEN HEEN Nederlands Loodswezen 13

14 LOODSEN Nederlands Loodswezen 350 loodsen 4 korpsen 6 bevoegdheden 200 loodsen 4 korpsen 7 bevoegdheden 14

15 LOODSSTATIONS & WISSELPLAATSEN Vlaams loodsstation Nederlands loodsstation Wisselplaatsen 15

16 LOODSTRAJECTEN kust zee rivier kanaal 16

17 UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit Reglementering 17

18 REGLEMENTERING Scheldereglement Loodsdecreet Loodsenwet Scheepvaartreglementen Vlaams personeelsstatuut Dienst & beurtregeling Vlaamse loodsen Inzetregels Nederlandse loodsen Natuurwetten Bouwkundige beperkingen 18

19 UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit Reglementering Klantgericht werken 19

20 KLANTGERICHT WERKEN Operationele informatie on-line ter beschikking van de klanten Werking loodsdiensten Positie schip Communicatieplatform Interactieve werking 20

21 UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit Reglementering Klantgericht werken Lerende organisatie 21

22 LERENDE ORGANISATIE Permanente review Continue kwaliteitsverbetering 20 nieuwe versies 163 uitbreidingen 190 aanpassingen 114 fouten opgelost 22

23 OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk 23

24 GEBRUIKSVRIENDELIJK Eenvoudig Geautomatiseerde handelingen Overzichtelijk 24

25 OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) 25

26 ROBUUST & BETROUWBAAR 142 beloodsingen per dag bestellingen via 480 waterklerken reizen (vl+nl) loodstrajecten (vl+nl) facturen (vl) wijzigingen op reizen reisopmerkingen Gegevens

27 OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar 27

28 ONDERHOUDBAAR & CONTROLEERBAAR 28

29 OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel 29

30 FLEXIBEL UITBREIDBAAR EVOLUTIEF VISIONAIR 30

31 OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel Kwaliteit 31

32 Kwaliteit van de software Degelijke voorbereiding Uitgebreide testen volgens vastgelegd testschema Synchrone uitvoering voor evaluatie resultaat Evaluatie d.m.v. feedback via stuurgroepen en werkgroepen 32

33 KWALITEIT v/d DATA (1) Elektronische controles vanaf vooraanmelding bij het LIS tot einde reis coherentie, volledigheid, tijdigheid, richting Continue manuele controle 33

34 KWALITEIT v/d DATA (2) Gegevens toegang Agenten IVS/SRK ENIGMA ENSOR Loodsdienstregelaar Kapitein Loodsboten. Filter Business regels betreffende kwaliteit van de gegevens LIS21 Feedback 34

35 KWALITEIT v/d DATA (3) Kwaliteit van de gegevens ATA Entry Weken Dagen Post reis Strategisch Tactisch Historisch 35

36 OPLEIDING INTERNE GEBRUIKERS Handleiding (hard copy en electronisch) Wijzigingen (hard copy en electronisch) Intensieve basisopleiding Jaarlijkse opfriscursus Opfriscursus op aanvraag Coaching Feedback vergaderingen Helpdesk 36

37 OPLEIDING EXTERNE GEBRUIKERS Handleiding Opleiding Nieuwsbrief Feedback 37

38 OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel Kwaliteit Geïntegreerd 38

39 GEINTEGREERDE TOTAALOPLOSSING LOODSEN TRANSPORT ADMINISTRATIE LIS21 FINANCIEEL DISPATCHING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT 39

40 OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel Kwaliteit Geïntegreerd Open interfaces 40

41 ARCHITECTUUR Externe Koppelingen Windowsomgeving Gebruikersinterface Rolgebaseerde securitylaag Kwaliteitscontrole gegevens Webbrowser Gebruikersinterface Open Interface Business Logica MODULES Gegevenstoegang DB Standby DB 41

42 INTERNE COMMUNICATIE STEENBANK WWW WANDELAAR 42

43 PARTNERSHIPS VIA OPEN INTERFACES AGENTEN LOODSEN STEENBANK WWW SSS IVS/SRK LIS WANDELAAR ZEDIS ENSOR SEAGHA ENIGMA VLIMPERS BRABO APICS 43

44 BESTAANDE MODULES Operationeel Transport Logistiek Facturatie Informatie Statistieken Personeel Loonadministratie Systeembeheer 44

45 OPERATIONEEL 45

46 TRANSPORT 46

47 LOGISTIEK 47

48 FACTURATIE 48

49 INFORMATIE 49

50 DYNAMISCHE STATISTIEKEN 50

51 PERSONEEL 51

52 LOONADMINISTRATIE 52

53 SYSTEEMBEHEER 53

54 WEBAPPLICATIE 54

55 www 55

56 UITBREIDINGEN Management module Balanced score cards Indicatoren Meteo module Geografische module Berichten module 56

57 RESULTATEN 57

58 Criterium 6 Resultaten bij de burger/klant Vlotter scheepsverkeer Minder wachttijden voor schepen Eén loketfunctie Facturatie : vlugger en correcter Permanente communicatie On-line meevolgen van de operaties 24uur / 24uur bereikbaarheid.. 58

59 GEBRUIK WEBSITE 59

60 Webbestellingen 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 jan/02 mrt/02 mei/02 jul/02 sep/02 nov/02 jan/03 mrt/03 mei/03 jul/03 Haven van Antwerpen 60

61 Criterium 7 Resultaten bij de medewerkers Eénvormige werkwijze Transparante werkwijze Betere planning & inzet loodsen Verbeterde werkomstandigheden Vermindering administratieve taken Vermindering administratie 61

62 Criterium 8 Resultaten in de samenleving Veilige scheepvaart Milieuzorg Verbetering concurentiepositie havens Verhoging van de markteconomie Beschikbare databank 62

63 Criterium 9 Resultaten op het vlak van de sleutelactiviteiten (1) Reductie personeelskosten Reductie administratiekosten Betere cash-flow Betere financiële controle Beperkte budgettaire impact 63

64 BUDGETTAIRE IMPACT SOFTWARE HARDWARE DATAVERKEER 1.5 % OMZET 64

65 Criterium 9 Resultaten op vlak van de sleutelactiviteiten (2) Hogere kwaliteit van de informatie On-line data voor besluitvorming Betere controle van de processen Optimalisering inzettijd loodsen Optimalisering middelen Correcte toepassing reglementen Vlotte communicatie met partners 65

66 OPTIMALISATIE INZETTIJD LOODS 800,00 700,00 600,00 500,00 400,00 STATION STEENBANK 300,00 600,00 200,00 100,00 500,00 0,00 400,00 66 jul/01 sep/01 nov/01 jan/02 mrt/02 mei/02 jul/02 sep/02 nov/02 jan/03 mrt/03 mei/03 jul/03 sep/03 MAAND 300,00 200,00 100,00 jul/01 sep/01 nov/01 jan/02 mrt/02 mei/02 0,00 jul/02 sep/02 nov/02 jan/03 mrt/03 mei/03 jul/03 sep/03 MAAND MINUTEN MINUTEN STATION WANDELAAR fysische reistijd target

67 Correcte toepassing reglementen Verdeelsleutel B/N B N TOT % B % N 72,50% afwijking rivier uit ,50 27, kanaal uit ,48 27, zee uit ,49 27, maart 2003 west in ,50 27, noord in ,50 27, rivier in ,50 27, kanaal in ,48 27,

68 OVERDRAAGBAARHEID Loodsdiensten Transportbedrijven Coördinatiediensten Logistieke diensten Personeelsadministratie 68

69 CONTACTGEGEVENS Kapt. Luc Van Zandycke Boulevard de Ruyter KA Vlissingen (Nederland) Tel : Fax : GSM:

70 VRAAG & ANTWOORD 70