Beknopte handleiding. AquaCheck.nl. Interactief Digitaal Beheersplan Aqua Assistance v1.0

Transcriptie

1 Beknopte handleiding AquaCheck.nl Interactief Digitaal Beheersplan 2008 Aqua Assistance v1.0

2 Inleiding Het Interactief Digitaal Beheersplan (IDB) is een on-line programma met als primair doel om een totaaloverzicht te bieden van de beheersmaatregelen die betrekking hebben tot legionella preventie en daarnaast zorg draagt voor het aansturen van de juiste personen voor het naleven hiervan. In alle opzichten is het IDB een digitale versie van de het verplichte papieren beheersplan/logboek maar dan met mogelijkheden en gemakken die moderne automatisering te bieden heeft. Het IDB is onderverdeeld in twee services genaamd Zoom en Vault. Zoom De wettelijk verplichte beheersplannen die voor gebouwen/locaties zijn opgesteld worden door Aqua Assistance eenmalig ingevoerd in Zoom van het IDB. Daarna heeft u als klant er eigenlijk geen omkijken meer naar. De juiste personen worden tijdig per geïnformeerd over een uit te voeren beheersmaatregel en rapporteren het resultaat via internet terug naar Zoom. Alle uitgevoerde en niet uitgevoerde beheersmaatregelen zijn te allen tijde eenvoudig op te vragen vanaf elke computer met een internetaansluiting en worden op een overzichtelijke manier gepresenteerd; met één oogopslag is van alle locaties zichtbaar wat de status is van alle beheersmaatregelen. Met Zoom weet u altijd zeker hoe de beheersmaatregelen worden nageleefd. Vault Naleving van de legionellawetgeving zorgt voor de nodige papieren rompslomp. Temperatuurrapporten, risicoanalyses, facturen, CAD tekeningen, monsteruitslagen etc Het IDB voorziet in de mogelijkheid om alle documenten voortaan in digitale vorm op te slaan in Vault. Gesorteerd en gegroepeerd zijn deze documenten eenvoudig op te zoeken en te bekijken of te downloaden vanaf elke computer via internet. U raakt geen documenten meer kwijt en u houdt meer kastruimte over.

3 Gebruikersniveaus Het Interactief Digitaal Beheersplan is een geavanceerd programma dat via internet vanaf elke computer te raadplegen is en te bedienen. Hiertoe heeft iedereen die van het programma gebruik gaat maken een eenvoudige inlogcode nodig. Deze zijn onderverdeeld in drie gebruikersniveaus te weten: Uitvoerder Facilitair Manager Hoofdkantoor Een gebruiker met gebruikersniveau Uitvoerder krijgt van het IDB tijdig s met informatie over de door hem uit te voeren beheersmaatregelen. Na uitvoering kan de uitvoerder de resultaten eenvoudig melden aan het IDB. De resultaten worden verwerkt en zijn direct zichtbaar in alle overzichten. Indien een beheersmaatregel niet tijdig wordt uitgevoerd stuurt het IDB op kort termijn een herinneringsmail. De uitvoerder kan te allen tijde een uitvoerderschema opvragen met daarin alle door hem uit te voeren beheersmaatregelen. Een gebruiker met gebruikersniveau Facilitair Manager kan een locatieschema opvragen met alle beheersmaatregelen voor de onder hem vallende locaties. In één oogopslag is dan te zien of er beheersmaatregelen zijn die aandacht nodig hebben en kan hij tijdig actie ondernemen. Deze gebruiker kan ook een uitvoerderschema opvragen van de uitvoerders die belast zijn met de uitvoering van beheersmaatregelen van locaties die onder zijn verantwoording vallen. Een gebruiker met gebruikersniveau Hoofdkantoor kan naast de bovengenoemde overzichten ook het hoofdschema opvragen. Dit overzicht laat in één oogopslag de status zien van alle beheersmaatregelen voor alle locaties en kan hiermee controle uitoefenen indien nodig. Deze gebruiker is ook gemachtigd om documenten te raadplegen en te downloaden in Vault.

4 Gebruik Indien u het IDB systeem wilt raadplegen kunt u dit doen vanaf elke pc met een internetaansluiting. U opent een browser en typt in de adresbalk. Vervolgens klikt u op Zoom of Vault, al naar gelang wat u als eerste wilt raadplegen. U wordt daarna gevraagd om een gebruikersnummer en wachtwoord. Deze zijn door Aqua Assistance verstrekt. U vult gebruikersnummer en wachtwoord in en klikt vervolgens op Log in. (Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig) Als u op Zoom heeft geklikt wordt, afhankelijk van uw gebruikersniveau, het hoofdschema, locatieschema of uitvoerderschema getoond.

5 Zoom Schema s Er zijn verschillende schema s in Zoom die allen op een bepaalde wijze de beheersmaatregelen laten zien afhankelijk van de behoefte en het gebruikersniveau. Vanuit een schema kan men doorklikken naar een meer gedetailleerd schema om uiteindelijk bij de detailinformatie van één enkele beheersmaatregel uit te komen. Deze hiërarchie ziet er als volgt uit: Het hoofdscherm toont, op gegroepeerde wijze, alle beheersmaatregelen voor alle locaties in één scherm. Vanuit hier kan men doorklikken naar het locatiescherm. Het locatiescherm laat, gegroepeerd per type maatregel, alle beheersmaatregelen zien voor een locatie. Vanuit hier kan men doorklikken naar het uitvoerderschema of subschema. In het subschema zijn alle beheersmaatregelen te zien binnen één type maatregel voor de betreffende locatie. Vanuit hier kan men doorklikken naar het detailscherm. In het uitvoerderschema worden alle beheersmaatregelen getoond die onder de verantwoording vallen van één uitvoerder voor de betreffende locatie. Het detailscherm laat alle informatie en status zien die beschikbaar is voor één enkele beheersmaatregel. Symbolen De beheersmaatregelen worden getoond door middel van symbolen. De betekenis van deze symbolen is voor alle overzichten hetzelfde: - Toekomstig uit te voeren beheersmaatregel - Uitgevoerde beheersmaatregel - Uitgevoerde beheersmaatregel met attentiesignaal - Nog niet uitgevoerd / te laat - Niet-verplichte beheersmaatregel

6 Hoofdschema Gebruikersniveau Hoofdkantoor Het hoofdschema is alleen zichtbaar voor gebruikers met niveau Hoofdkantoor en toont alle beheersmaatregelen voor alle locaties. Hieronder ziet u een voorbeeld. In de linker kolom staan alle gebouwen vermeld. Op de bovenste rij staan de weeknummers vermeld. De weeknummers in het geel zijn weken tot en met heden. In het blauw staan de weeknummers in de toekomst. Dit schema is gegroepeerd per week ofwel slechts één kolom per week. Dit houdt in dat één symbool in dit schema kan staan voor meerdere beheersmaatregelen binnen een week: Een groen vinkje wil zeggen dat alle onderliggende beheersmaatregelen voor die week zijn uitgevoerd. Duidelijk is te zien dat de meeste beheersmaatregelen netjes zijn uitgevoerd. Echter, in de kolom van week 20 is te zien dat voor de s Gravendijkweg 84 minstens één beheersmaatregel nog niet is uitgevoerd maar wel had moeten zijn. Er is reeds een herinneringsmail verstuurd naar de uitvoerder. Voor week 16 is er minstens één beheersmaatregel voor de Binnenstraat 35 waar een attentiesignaal op staat. Dit kan bijvoorbeeld een te lage temperatuur of een monsteruitslag met een besmetting zijn. Door op een symbool of op een gebouw te klikken wordt u geleid naar het locatieschema van de betreffende locatie. Hier kunt u de beheersmaatregelen wat uitgebreider bekijken. Door verder te klikken navigeert u steeds dieper tot u uiteindelijk bij het detailscherm komt van slechts één beheersmaatregel met alle betreffende informatie. Het hoofdschema kent een aantal extra mogelijkheden om het schema aan te passen naar wens: Toon gedane handelingen: Standaard worden beheersmaatregelen die reeds zijn uitgevoerd verborgen om het schema overzichtelijk te houden. Door hierop te klikken worden al deze handelingen alsnog getoond.

7 Toon afzonderlijke dagen: Standaard worden beheersmaatregelen per week gegroepeerd om het schema overzichtelijk te houden. Door hierop te klikken worden de beheersmaatregelen gegroepeerd per dag. Verwissel X-Y assen: Standaard staat in het hoofdschema de datum op de X-as en de locaties op de Y-as om gemakkelijk vertikaal te kunnen scrollen als het schema zeer veel locaties moet tonen. Door hierop te klikken worden de assen verwisseld en getoond zoals het locatieschema en het uitvoerderschema Scope: Er word er een beperkt aantal weken getoond om de hoeveelheid gegevens binnen de perken te houden. Standaard is de scope 10 weken in het verleden en 10 weken in de toekomst. Door hier een selectie te maken kunt u de scope vergroten of verkleinen.

8 Locatieschema Gebruikersniveau Facilitair Manager Het locatieschema is alleen zichtbaar voor gebruikers met niveau Facilitair Manager en Hoofdkantoor en toont alle beheersmaatregelen met betrekking tot één locatie. Hieronder ziet u een voorbeeld: In de bovenste rijen staan de categorieën en de corresponderende uitvoerders. In de linker kolom de weeknummers. De weeknummers in het geel zijn weken tot en met heden. In het blauw staan de weeknummers in de toekomst. Dit schema is gegroepeerd op categorieën en uitvoerders. Eén symbool in dit schema kan staan voor meerdere beheersmaatregelen binnen eenzelfde categorie voor dezelfde uitvoerder. Zo wordt bijvoorbeeld de controle van twee keerkleppen in slechts één kolom weergegeven. Ter verduidelijking wordt het aantal gegroepeerde beheersmaatregelen met een getal weergegeven in de lichtblauwe rij onder de naam van de uitvoerders. Een groen vinkje wil zeggen dat alle beheersmaatregelen binnen een categorie voor de betreffende uitvoerder zijn uitgevoerd. Links boven in dit schema is een blauw vraagteken te zien. Dit staat voor een niet-verplichte beheersmaatregel, in dit geval thermisch desinfecteren (spoelen), uit te voeren naar eigen inzicht. Door op dit vraagteken te klikken kan men aangeven dat deze procedure is uitgevoerd en wordt vervolgens opgenomen in het logboek. Voor week 33 van 2007 is te zien dat bij controle van de keerkleppen minstens één niet naar behoren functioneerde, zoals geconstateerd door Bob Dobolina. Voor week 16 in 2008 is te zien dat Bob Dobolina de verplichte controle van de thermometers had moeten uitvoeren maar dit nog niet heeft gedaan. Er is reeds een herinneringsmail naar hem verstuurd. Door op een symbool te klikken wordt u geleid naar het subschema van de betreffende categorie om alle beheersmaatregelen binnen de gekozen categorie uitgebreider te bekijken en indien nodig alle details van een beheersmaatregel op te vragen. Door op de naam van een uitvoerder te klikken wordt u geleid naar het uitvoerdersschema van de betreffende persoon en kunt u zien welke beheersmaatregelen onder zijn verantwoording vallen. Het locatieschema heeft als extra mogelijkheid om de reeds gedane handelingen te tonen door te klikken op Toon gedane handelingen. Standaard worden gedane handelingen uit het verleden verborgen ten gunste van overzichtelijkheid.

9 Uitvoerderschema Gebruikersniveau Uitvoerder Het uitvoerderschema is toegankelijk voor de betreffende uitvoerder, gebruikers met niveau Hoofdkantoor en gebruikers met niveau Facilitair Manager die verantwoordelijk zijn voor locaties met beheersmaatregelen waar de uitvoerder in kwestie mee belast is. Het toont alle beheersmaatregelen voor één uitvoerder binnen een locatie. Hieronder ziet u een voorbeeld: In de bovenste rijen staan de categorieën. In de linker kolom de weeknummers. De weeknummers in het geel zijn weken tot en met heden. In het blauw staan de weeknummers in de toekomst. Dit schema is gegroepeerd per categorie/handeling. Een symbool kan staan voor meerdere beheersmaatregelen van dezelfde categorie en handeling. Zo wordt bijvoorbeeld de controle van 6 keerkleppen van brandslanghaspels weergegeven in één kolom. Ter verduidelijking wordt het aantal gegroepeerde beheersmaatregelen met een getal weergegeven in de lichtblauwe rij. Een groen vinkje wil zeggen dat alle beheersmaatregelen binnen een categorie/handeling voor de betreffende uitvoerder zijn uitgevoerd. Links boven in dit schema is een blauw vraagteken te zien. Dit staat voor een niet-verplichte beheersmaatregel, in dit geval thermisch desinfecteren (spoelen), uit te voeren naar eigen inzicht. Door op dit vraagteken te klikken kan men aangeven dat deze procedure is uitgevoerd en wordt vervolgens opgenomen in het logboek. Voor week 44 in 2007 is te zien dat de boilertemperatuur niet voldeed aan de norm van > 60 graden. Ook is te zien dat twee beheersmaatregelen in week en week nog niet zijn uitgevoerd. Er zijn hiervoor wekelijks herinneringsmails verstuurd. Door op een symbool te klikken wordt u geleid naar het subschema alwaar de beheersmaatregelen op niet-gegroepeerde wijze te bekijken zijn.

10 Subschema Het subschema toont alle beheersmaatregelen binnen een bepaalde categorie/norm voor een locatie op niet-gegroepeerde wijze. Hieronder ziet u een voorbeeld: Boven ziet u gedetailleerde overeenkomstige informatie over de beheersmaatregelen in de tabel. In de bovenste rij van de tabel staat de specifieke plaats waar de beheersmaatregelen uitgevoerd moeten worden. In de linker kolom van de tabel staan de weeknummers. De weeknummers in het geel zijn weken tot en met heden. In het blauw staan de weeknummers in de toekomst. De kolommen zijn, in tegenstelling tot alle andere schema s, niet gegroepeerd. Elk symbool in dit schema staat voor één beheersmaatregel. En aangezien het hier een temperatuurmeting betreft wordt de gemeten waarde meteen weergegeven naast het symbool. Duidelijk is te zien dat in week 14 de boilertemperatuur in ruimte 2.29 niet voldeed aan de norm van >60 graden. Door op een symbool te klikken wordt u geleid naar het detailscherm.

11 Detailscherm Het detailscherm toont alle informatie die beschikbaar is over één enkele beheersmaatregel. Hieronder ziet u een voorbeeld: In dit scherm is ook te zien wanneer de beheersmaatregel is uitgevoerd, door wie, wat het resultaat was en eventuele extra informatie die door de uitvoerder is opgegeven.

12 Aansturing per en terugkoppeling Het Interactief Digitaal Beheersplan stuurt wekelijks de uitvoerders aan per . Hierin staat eenvoudig welke beheersmaatregelen uitgevoerd moeten worden in de komende week. Hieronder ziet u een voorbeeld: Alle informatie die de uitvoerder nodig heeft om de beheersmaatregel uit te voeren is vermeld. Verdere afhandeling neemt zeer weinig tijd in beslag: Als de uitvoerder de beheersmaatregel heeft uitgevoerd klikt hij simpel op de link onderaan de . Vervolgens wordt in een browser bij AquaCheck automatisch het gebruikersnummer ingevuld en wordt alleen gevraagd om het wachtwoord: Hierna verschijnt meteen de beheersmaatregel in kwestie en kan de uitvoerder het resultaat aan het systeem melden. Na een bevestiging is het resultaat opgenomen in het logboek en kunt u de browser sluiten.

13 Vault Vault is de digitale versie van uw archiefkast legionellapreventie. Hieronder ziet u een voorbeeld: Alle documenten die afkomstig zijn van Aqua Assistance met betrekking tot legionellapreventie worden in digitale vorm opgeslagen in Vault. Deze kunnen vervolgens eenvoudig opgevraagd kunnen worden en gedownload vanaf elke computer met een internetaansluiting. Met uitgebreide groepeer en sorteermogelijkheden is snel het document te vinden wat u zoekt. Vault is alleen beschikbaar voor gebruikers met niveau Hoofdkantoor. NB.: De data in de afbeeldingen van deze handleiding is voorbeelddata en derhalve niet gegarandeerd in consistentie.