Gebruikershandleiding MijnPost partijen importeren

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding MijnPost partijen importeren 5 mei2014 Auteur PostNL Rapport Handleiding partijen importeren Versie 1.0

2 Inhoudsopgave 1 Gegevens importeren algemeen Partijen importeren met XML 6 2. met CSV 10

3 1 Gegevens importeren algemeen Het is mogelijk dat u uw partijen initieel niet aanmaakt in MijnPost, maar in een ander systeem. Deze gegevens kunt u opnemen in een XML-importbe stand en vervolgens kunt u dit importeren in MijnPost. Het XML-importbe stand kan één of meerdere partijen bevatten, maximaal 250 partije n kunnen in één bestand worden opgenomen. Importeren van partijen kan worden gestart met de link in stap 1: nieuwe partijen importeren uit bestand, zoals hieronder getoond. Klik op de link nieuwe partijen importeren uit bestand. Het scherm hieronder wordt getoond. Als de knop 'Bladeren' wordt geselecteerd wordt een standaard Windows 'Kies bestand' venster geopend waar een bestand geselecteerd kan worden. (Het bestand mag niet groter zijn dan 1mb). 1 Gegevens importeren algemeen Pagina 3 van 10

4 Klik op de knop Ga verder als het bestand is geselecteerd. Als de inhoudelijke validatie van een importbestand fouten constateert dan worden die als volgt op het scherm getoond: Zolang er fouten geconstateerd worden, zal er niets worden geïmporteerd. 1 Gegevens importeren algemeen Pagina 4 van 10

5 Als de inhoudelijke validatie goed gaat, wordt onderstaand scherm getoond. Selecteer een van de opties om op te slaan en klik op Ga verder 1 Gegevens importeren algemeen Pagina 5 van 10

6 Via de functie importeren partijen is het mogelijk om bestanden met partij gegevens, die u wellicht in een ander systeem heeft aangemaakt, te importeren in MijnPost. U kunt partijen importeren in XML (zie hoofdstuk 2.1) of met een CSV bestand (zie hoofdstuk 2.2). 2.1 Partijen importeren met XML Het XML-bestand om orders voor partijenpost te importeren, bestaat uit de volgende onderdelen: - de tag <PartijIm port>, deze bevat één of meerdere partijen - de tag <Partij>, deze bevat alle relevante gegevens van een partij Voorbeeld: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <PartijImport> <Partij> </Partij> <Partij> </Partij> </PartijIm port> Deze worden in de volgende paragrafen toegelicht. Bij de verschillende tags is aangegeven of ze verplicht zijn (J), niet verplicht (N) of verplicht bij sommige producten (A). Als u na het lezen van deze informatie nog vragen heeft over het importeren van partijen in MijnPost, dan kunt u hiervoor de service desk bellen: tel De tag <partijimport > De <PartijImport> tag is de roottag van het XML document. Binnen deze tag zijn de te importeren partijen gedefinieerd als <Partij>-tag s. moet minimaal één partij aanwezig zijn om te kunnen importeren. Elke partij-tag representeert een aparte, te importeren partij. Er Tag-naam Verplicht Onderdeel van tag Beschrijving / inhoud <PartijImport> J XML-document Dit is de verplichte roottag van het XMLdocument. De partijimport tag dient minimaal te bevatten: Pagina 6 van 10

7 <partij> (minimaal één) <Partij> J PartijImport Inhoud: partijgegevens, kan één of meerdere keren voorkomen. De tag <partij> Elke partij-tag bevat informatie van een specifieke partij. De mogelijke tags zijn hieronder beschreven waarbij aangegeven is welke gegevens verplicht en welke optioneel in het importbestand opgenomen moeten zijn: - J veld is verplicht in elke partij - N veld is optioneel - A veld is voor sommige partijen verplicht Tag-naam Verplicht Onderdeel van tag Beschrijving <Partij> J PartijImport De partij-tag bevat alle verplichte en optionele gegevens per partij. Het kan de hieronder opgenomen gegevens bevatten. <client-id-provide r> J Partij Inhoud: Het klantnummer waarop de partij wordt aangeboden <product-id> J Partij Inhoud: Productnummer <nr-of-units> J Partij Inhoud: Aantal stuks <weight-per-unit> N Partij Inhoud: Gewicht per stuk in grammen. <weight-total> N Partij Inhoud: Totaalgewicht in grammen. <franking> J Partij Inhoud: Frankeeraandu iding in twee letters, deze kan de volgende waarden hebben: - PB (Port Betaald) - FM (FrankeerMachine) - PZ (PostZegels) - FR (FRanco) <contract-nr> A Partij Inhoud: Contractnummer, is verplicht voor (niet openbare) producten waarvoor de klant een contract heeft met PostNL. In MijnPost in scherm nieuwe partij invoeren kunt u zien welke contractnummers bij welke producten geldig zijn. Dit wordt zichtbaar nadat u (in het scherm) het productnummer ingevoerd heeft. <position-nr> A Partij Inhoud: Positienummer (= regelnummer van het contract), dit staat achter het contractnummer in het scherm invoeren nieuwe partij. Indien het contractnumme r gevuld is, moet het positienummer ook gevuld zijn. Pagina 7 van 10

8 In MijnPost in scherm nieuwe partij invoeren kunt u zien welke contractnum mers en positienummers bij welke producten geldig zijn. Dit wordt zichtbaar nadat u (in het scherm) het productnummer ingevoerd heeft. <authorization-nr> N Partij Inhoud: Machtigingsnumm er bij product periodieken, verplicht voor periodieken. <edition> A Partij Inhoud: Editienummer, verplicht voor periodieken. <country> A Partij Inhoud: Landcode (2 letters conform ISO-landencode) <zone> A Partij Inhoud: Zone. Is verplicht voor alle producten naar het buitenland. Als landcode gevuld is, dan hoeft zone niet gevuld te worden. Als landcode niet gevuld is wordt NL gehanteerd. Zie paragraaf 2.3 Lijst met zone- en landcodes met alle landcodes per product. Per product zijn er verschillende zones mogelijk zoals = Europa = Buiten Europa Als landcode gevuld is, dan hoeft zone niet gevuld te worden. Zie paragraaf 2.3 Lijst met zone- en landcodes met alle zonecodes per product. <description> J Partij Inhoud: omschrijving van de partij (waarde van het eerste ingestelde veld voor een partij) <costcentre-code> A Partij Inhoud: kostenplaats van de partij (waarde van het tweede ingestelde veld voor een partij). Dit veld is verplicht als dit gegeven in MijnPost voor uw klantnummer is ingesteld. <reference-number> A Partij Inhoud: referentienummer (waarde van het derde ingestelde veld voor een partij) van de partij. Dit veld is verplicht als dit gegeven in MijnPost voor uw klantnummer is ingesteld. <aanbieddatum> J Partij Inhoud: verzenddatum. Deze moet groter of gelijk aan de huidige datum zijn. Format: jjjj-mm-dd Pagina 8 van 10

9 Voorbeeld Een importbestand in xml kan er als volgt uitzien: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <PartijImport> <Partijen> <Partij> </Partij> <Partij> </Partij> </Partijen> </PartijIm port> <client-id-provide r> </client- id- provide r> <product-id>1600</produ ct- id> <nr-of-units>400</nr-of-units> <weight-per-unit>10</weight- per- unit> <weight-total>4000</we ight- total> <franking>pb</franking> <country>nl</country> <description>import partij 1</description> <costcentre-code>111</costcentre-code> <reference-number>test</refe rence- numbe r> <aanbieddatum> </aanbieddatum > <client-id-provide r> </client- id- provide r> <product-id>610 0</produ ct- id> <nr-of-units>399</nr-of-units> <weight-per-unit>22</weight- per- unit> <weight-total></we ight- total> <franking>pb</franking> <authorization-nr></au thorization- nr> <edition></edition> <contract-nr> </contract-nr> <position-nr>50</position -nr> <country>be</cou ntry> <zone></zone> <description>import partij 2</description> <costcentre-code>112</costcentre-code> <reference-number>test</refe rence- numbe r> <aanbieddatum> </aanbieddatum > Pagina 9 van 10

10 2. met CSV Het csv bestand moet komma gescheiden zijn. Verder gelden dezelfde eisen m.b.t. vereist en omschrijving van kopjes (tags in xml) als hierboven is beschreven. Hieronder een voorbeeld hoe csv eruit kan zien. 2.3 Lijst met zone- en landcodes Als u het bestand hieronder opent (dubbelklik op icoontje), wordt een Excel bestand geopend met daarin drie tabbladen: Zone, Landcode per product en Landcode. Dit bestand kunt u gebruiken om de juiste zonecode of landcode op te zoeken voor importeren van een zending naar buitenland. Het kan zijn dat u voor een bepaald product een contract heeft waardoor een kleinere set van landen van toepassing is dan in de lijst wordt getoond. De landen zijn wel altijd een subset van de landen die in de lijst worden genoemd. Het gaat om de volgende productcodes: Pagina 10 van 10