Verslag van de activiteiten met betrekking tot de vertrouwelijkheidverklaring 2014/2015

Transcriptie

1 Verslag van de activiteiten met betrekking tot de vertrouwelijkheidverklaring 2014/2015

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding. 2. Organisatie 3. Compliance toets 4. Maatregelen en stappen..

3 1. Inleiding De onderneming Westland Infra Netbeheer B.V. ( Westland Infra ) maakt deel uit van een groep als bedoeld in artikel 2:24 BW. Vanwege deze structuur is Westland Infra op grond van artikel 11b, tweede lid, Elektriciteitswet 1998 en artikel 3c, tweede lid, Gaswet gehouden om een reglement ( vertrouwelijkheidverklaring ) vast te stellen waarin regels worden gesteld die beogen discriminatie bij de uitoefening van haar taken en bevoegdheden op grond van de Elektriciteitsresp. Gaswet te voorkomen. Tevens is Westland Infra gehouden de vertrouwelijkheidverklaring te publiceren. Met voorliggend nalevingsverslag voldoet Westland Infra aan deze verplichting. Het nalevingsverslag is naar Autoriteit Consument & Markt ( ACM ) verzonden en tevens gepubliceerd op de internetsite De vertrouwelijkheidverklaring is opgesteld om te voorkomen dat tijdens uitoefening van de taken en bevoegdheden van de netbeheerder sprake is van discriminatie of bevoordeling van één of meer ondernemingen gelieerd aan de netbeheerder. Gezien de monopoliepositie van Westland Infra is het belangrijk om de verantwoordelijkheid binnen de organisatie onder de aandacht te brengen. Medewerkers dienen zich allereerst bewust te zijn van het feit dat er van concurrentievervalsing sprake kan zijn bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Vervolgens dienen medewerkers de benodigde zorgvuldigheid in acht te nemen bij de omgang met concurrentiegevoelige informatie. Het onderhavige verslag geeft inzicht in de wijze waarop Westland Infra omgaat met voornoemde verplichting. 2. Organisatie Westland Infra verzorgt als netbeheerder het transport van gas en elektriciteit in de regio's Westland en Midden-Delfland. Naast deze activiteiten is Westland Infra (i.e. N.V. Holding Westland Infra) actief in een aantal andere markten zoals: tuinbouw, grootzakelijk en openbare verlichting. De volgende groepsmaatschappijen behoren tot de N.V. Holding Westland Infra: Westland Infra Netbeheer B.V.; Westland Kantoorgebouwen Pijnacker B.V.; Westland Kantoorgebouwen B.V.; Westland Utilities B.V. Binnen Westland Infra is de afdeling Business Analyse ( BA ) verantwoordelijk voor de controle van interne financiële processen, rapportages en de regulering ten aanzien van de door ACM vastgestelde tarieven. De afdeling bestaat uit twee economen en een jurist. Hiernaast is BA tevens verantwoordelijk voor het naleven van relevante (energie) wet- en regelgeving ( Compliance ). De jurist van de afdeling is aangewezen als Compliance Officer die alsmede verantwoordelijk is voor het toezicht houden op de inrichting van de organisatie en de naleving van de vertrouwelijkheidverklaring. Het toezicht met betrekking tot de vertrouwelijkheidverklaring richt zich in het bijzonder op: de omgang van de medewerkers met vertrouwelijke gegevens (artikel 79 E-Wet en artikel 37 Gaswet); het niet bevoordelen van de groepsmaatschappijen (artikel 18 E-Wet en artikel 10d Gaswet); de onafhankelijke positie van de netbeheerder (artikel 11 en artikel 16, lid 4 eveneens artikel 3 en artikel 7 lid 1 Gaswet); het voorkomen van discriminatie bij het uitbesteden van werkzaamheden (artikel 16 Aa E-wet en artikel 7a Gaswet).

4 3. Compliance toets Om er zeker van te zijn dat alle processen en afdelingen binnen Westland Infra voldoen aan gestelde energie wet- en regelgeving heeft Westland Infra er voor gekozen om een zogeheten nulmeting uit te voeren. In mei 2012 is Westland Infra met dit project gestart. De nulmeting houdt in dat allereerst alle relevante energie wet- en regelgeving in kaart is gebracht. Hierna zijn (artikelsgewijs) alle wetgevingsinstrumenten met de relevante afdelingen behandeld. Concreet hield dit in dat de betrokken teamleider/manager per artikel moest aangeven of de processen binnen zijn/haar afdeling aan het wetgevingsinstrument in casu voldoet. Ter verificatie werden teamleiders/managers gevraagd de vindplaats van het voldoen aan relevante regeling aan te geven. Uit de nulmeting zijn een aantal zaken naar boven gekomen. Ondanks het feit dat Westland Infra over het algemeen zeer goed voldoet aan wet- en regelgeving is één van de zaken, waar dit minder het geval is, de vertrouwelijkheidverklaring. Westland Infra gebruikte namelijk een oud model voor de verklaring. Bovendien waren de activiteiten, gericht op het inlichten en scholen van de medewerkers op dit gebied, niet effectief opgezet. 4. Maatregelen & stappen Gezien de voornoemde constatering uit de compliance toets heeft Westland Infra besloten stappen te ondernemen om deze non-compliance op te heffen. De volgende stappen zijn ondernomen: - in contracten met externe organisaties wordt standaard verwerkt dat medewerkers die aan Westland Infra worden uitgeleend zich conform het reglement discriminerende handelingen zullen gedragen. Bij indiensttreding worden (tijdelijke) medewerkers tijdens een introductie geïnformeerd over het (personeels)beleid van Westland Infra, hierbij komt ook de vertrouwelijkheidverklaring en de geheimhoudingsverklaring aan bod. Aangezien alle personeelsleden van de Westland Infra groep in dienst zijn van Westland Infra, dienen alle nieuwe medewerkers een verklaring te ondertekenen dat ze zich conform de gestelde eisen zullen gedragen; - in 2014 en 2015, naar aanleiding van de compliance toets, is een update van de vertrouwelijkheidverklaring gedaan. Hierbij is gekozen voor het uniforme model die in 2005 is getoetst en akkoord bevonden door de NMa (voorloper van ACM);. - verspreiding van de (nieuwe) vertrouwelijkheid verklaring onder de MT- leden en teamleiders. Toelichting door compliance officer aan MT-leden en teamleiders; - compliance officer heeft een presentatie en toelichting aan alle medewerkers gegeven over de inhoud van de vertrouwelijkheidverklaring. Hierbij zijn interne zaken naar boven gekomen die beter in de organisatie verwerkt moeten worden; - met betrokken MT leden is een lijst samengesteld van voornoemde zaken. Hierbij zijn acties ondernomen om, per issue, deze te verhelpen; - alle medewerkers van Westland Infra hebben de vertrouwelijkheidverklaring, na de toelichting, ondertekend; - opzetten van een procedure waarin wordt geborgd dat de vertrouwelijkheidverklaring door de organisatie en haar medewerkers nu en in de toekomst volledig wordt gerespecteerd en nagekomen; - op grond van de wet zijn handelingen van netbeheerders die zusterbedrijven bevoordelen ten opzichte van andere marktpartijen verboden. Daarbij kan gedacht worden aan het beschikbaar stellen van gegevens van netbeheerders aan zusterbedrijven die commercieel voordeel kunnen opleveren of het verrichten van werkzaamheden voor een zusterbedrijf tegen een aantrekkelijke prijs die niet aan concurrenten van het zusterbedrijf wordt aangeboden. Om er voor te zorgen dat voornoemde verplichting wordt nageleefd, heeft Westland Infra besloten haar klantenportaal aan te passen. Nieuwe en bestaande klanten kunnen bij het inloggen aangeven of zij akkoord gaan met het gebruik van netbeheer

5 gegevens, door het commerciële bedrijf van Westland Infra, ten behoeve van op maat gemaakte aanbiedingen aan deze klanten. Met de hiervoor genoemde nieuwe procedure is er voor gezorgd dat Westland Infra nu, en in de toekomst, zich houdt aan de regels verwerkt in de vertrouwelijkheidverklaring. Interne auditoren en de compliance officer monitoren de procedure ten behoeve van het gewenste resultaat.