Dienstenwijzer PPN. 1 van 7

Transcriptie

1

2 A. Inleiding De wetgever hecht, net als wij, waarde aan een goede voorlichting op het gebied van verzekeringen. Daarom is wettelijk vastgelegd aan welke punten een consultant of assurantietussenpersoon minimaal aandacht moet besteden bij de voorlichting van zijn relaties. Met onze Dienstenwijzer trachten wij dan ook zo goed mogelijk te voldoen aan deze wettelijke verplichting. B. Wie zijn wij is een in 1996 opgericht consultancybureau dat met name bedrijven adviseert op het gebied van inkomensverzekeringen voor werknemers. Wij hebben nooit, ook niet toen dat nog gebruikelijk was, gewerkt op provisiebasis. Dankzij deze goede traditie én onze uitgebreide actuariële, fiscale en pensioen juridische ervaring is uitstekend in staat om verzekeraars een goed tegenwicht te bieden. Ons vestigingsadres: Ons postadres: Holterweg 92, 7245 SK Laren Postbus 132, 7240 AC Lochem C. Leeswijzer Onderstaand treft u het volgende aan: 1. Wat doen wij? Specifieke verklaring werkzaamheden Instructie beheer Jaargesprek Helpdesk Steekproefcontrole Beheer Audit Uitleg van het verzekerde inkomen aan werknemers Verzorgen van uw pensioencommunicatie op persoonlijk niveau (PBS) Advisering bij waardeoverdracht en echtscheiding Adviestraject ten behoeve van de werkgever Communicatie Privacy Wat verwachten wij van u? Onze bereikbaarheid Premiebetalingen Onze relatie met verzekeraars en/of financiële instellingen Onze beloning Onze kwaliteit Klachten? Beëindiging relatie Ter afsluiting van 7

3 1. Wat doen wij? Wij zijn een onafhankelijke adviesorganisatie gespecialiseerd in inkomensverzekeringen voor groepen medewerkers, staf en directie. Wij verzorgen analyses en geven objectief advies over offertes. Wij leveren tevens de hieraan gerelateerde financiële diensten. 2. Specifieke verklaring werkzaamheden Wij geven advies over pensioenen (ouderdoms-, vroeg- en nabestaandenpensioen), ANW-hiaat-, arbeidsongeschiktheids- en verzuimverzekeringen. Al onze werkzaamheden hieromtrent zijn hieronder uitgewerkt. Module begeleiding en beheer Instructie beheer Jaargesprek Helpdesk Steekproefcontrole Beheer Audit Uitleg verzekerde inkomen aan werknemers Verzorgen van uw pensioencommunicatie op persoonlijk niveau (PBS) Advies bij waardeoverdracht en echtscheiding Adviestraject ten behoeve van de werkgever 2.1 Instructie beheer Instructie beheer houdt in dat wij bij aanvang van de relatie of bij wijziging van de regeling de werkwijze bij u op kantoor afstemmen. Wij geven aan waarop gelet moet worden bij het beheer en de mutatieverwerking. Onder beheer verstaan wij het administratieve onderhoud van een inkomensverzekeringscontract. Hierbij moet u denken aan bijvoorbeeld de controle van polis bescheiden, de bewaking van een mutatietraject en de controle van de rekening-courantverhouding met verzekeraar. 2.2 Jaargesprek Het jaargesprek houdt in dat één van onze specialisten eenmaal per jaar uw onderneming bezoekt om lopende vragen te beantwoorden en de actualiteiten te bespreken. Het jaargesprek kan in combinatie met de audit plaatsvinden (zie 2.6). 2.3 Helpdesk De helpdesk houdt in dat bij vragen over verwerking, waardeoverdrachten, betalingen, voortgang, aanspraken, premies e.d. te allen tijde met ons kantoor gebeld of g d kan worden voor uitleg of ondersteuning. 2.4 Steekproefcontrole Steekproefsgewijs controleert uw accountmanager de rekening-couranten, polissen, aanhangsels etc. die worden opgemaakt door de verzekeraar. De ervaring heeft ons geleerd dat de verzekeraar hierbij nog weleens fouten maakt. 2 van 7

4 2.5 Beheer In de regel besteden wij enkele uren per jaar aan het administratieve beheer voor een relatie. Wij geven de voorkeur aan het werken op declaratiebasis (dus geen provisie). 2.6 Audit Als alternatief voor en aanvulling op het beheer kunnen wij, bij voorkeur periodiek, een audit bij u op kantoor doen. Wij controleren dan de output die verzekeraars leveren en maken van onze bevindingen een verslag. Controle vindt plaats op de volgende punten: aanspraken (ouderdomspensioenen, nabestaandenpensioenen, wezenpensioenen, evt. onttrekkingen pensioenuitvoerder); waardeoverdrachten (koopsommen en dienstjaren); boekingen in de rekening-courant; juridische stukken (recente wetgeving); pensioenreglement (i.v.m. verwachte wetswijzigingen); controle van interne procedures voor de administratieve vastlegging van het pensioen; eventueel aanwezig depot; technische winstdeling; (winstdeling van) eventuele oude reserve; verlaging tarieven verzekeraar (hiermee komt een verzekeraar in de regel niet uit zichzelf); bij de werkgever levende vragen. De audit duurt gemiddeld 1 à 2 dagen en wordt op declaratiebasis verricht (ad 128,00 per uur, zie ook 9), inclusief het maken van een verslag van onze bevindingen. 2.7 Uitleg van het verzekerde inkomen aan werknemers De begeleiding van en het advies aan de werknemer bestaat, indien gewenst, uit het houden van een presentatie voor het gehele personeel waarbij de aangeboden employee benefits worden uitgelegd. In ieder geval vinden bij opname in de regeling individuele uitleggesprekken plaats. Bij belangrijke gebeurtenissen zoals huwelijk, echtscheiding etc. kan eveneens om een individueel advies worden verzocht en eens in de 5 jaar vindt een individueel adviesgesprek plaats om te toetsen of de gemaakte keuzes nog aansluiten bij de persoonlijke situatie. Tevens kan, als daaraan behoefte is, een (periodiek) spreekuur worden ingesteld. Uw accountmanager komt dan naar de onderneming om eventuele vragen van werknemers te beantwoorden. Verzoeken die buiten de hierboven omschreven begeleiding van en advies aan de werknemer vallen, zullen naar redelijkheid worden uitgevoerd. Indien voor een verzoek extra kosten in rekening zullen worden gebracht, zal dit vóór het uitvoeren van het verzoek met de werknemer worden besproken. De medewerker van kan de werkgever desgewenst een terugkoppeling geven inzake de gevoelens van werknemers ten aanzien van de employee benefits. Doelstelling van de persoonlijke uitleg is niet alleen informatieverstrekking over het verzekerde inkomen, maar ook het vergroten van de waardering van de werknemers voor hetgeen de werkgever voor hen doet. 3 van 7

5 2.8 Verzorgen van uw pensioencommunicatie op persoonlijk niveau (PBS) De pensioenovereenkomst (de uitvoeringsovereenkomst) dient juridisch waterdicht te zijn en is daardoor voor veel deelnemers nagenoeg onleesbaar. De werkgever heeft echter de zorgplicht om de werknemers te informeren over het toegezegde pensioen. Hiervoor kan een Personal Benefits Statement (PBS) verzorgen. Het PBS is een persoonlijk, op naam gesteld rapport, waarin zowel de van overheidswege getroffen voorzieningen als de door de werkgever getroffen regelingen en de individuele uitwerking daarvan per werknemer overzichtelijk worden uitgelegd. Zo ziet iedere werknemer in één oogopslag wat zijn/haar inkomen is bij overlijden, arbeidsongeschiktheid en pensionering. Communicatie over secundaire arbeidsvoorwaarden is van essentieel belang voor flexibele pensioenregelingen, waarbij medewerkers eigen keuzes kunnen maken. Alvorens een verantwoorde beslissing te kunnen nemen, zal de medewerker voldoende geïnformeerd moeten worden over de mogelijkheden én de consequenties van een keuze (wel/geen nabestaandenpensioen, sparen voor extra pensioen, rendement-risicoverhouding van de diverse beleggingsfondsen etc.). Het individuele pensioenrapport (PBS) is hiervoor een uitstekend middel. Het individuele pensioenrapport wordt mondeling toegelicht aan medewerkers bij de werkgever op kantoor. Op deze wijze worden twee belangrijke doelen bereikt. De secundaire arbeidsvoorwaarden worden optimaal gecommuniceerd en de medewerker is ten volle in de gelegenheid een eigen invulling te geven aan persoonlijke (pensioen)wensen, onder begeleiding van een ervaren deskundige. De waardering van werknemers voor het verzekerde arbeidsvoorwaardenpakket stijgt hierdoor aanzienlijk. Bovendien wordt zo een extra invulling gegeven aan de informatieplicht op grond van de Pensioenwet en de zorgplicht van de werkgever. Deze werkzaamheden, inclusief het vervaardigen van de PBS en het gesprek, nemen gemiddeld 1,5 tot 2 uur per werknemer in beslag. Ook hier werken wij op declaratiebasis. 2.9 Advisering bij waardeoverdracht en echtscheiding Waardeoverdrachten bij in- en uitdiensttreding en echtscheidingen zijn twee zeer ingewikkelde pensioenonderwerpen, waarbij persoonlijk advies niet mag ontbreken. Derhalve hebben wij advies bij waardeoverdracht en echtscheiding standaard opgenomen in de module Adviestraject ten behoeve van de werkgever In het adviestraject ten behoeve van de werkgever onderscheiden wij de vijf volgende disciplines: (risico)analyse volgens de AFM-normen; advies over en bewaking van de prijs/prestatie-verhouding van gerealiseerde verzekeringsdekkingen (pensioenbeleid, soort toezegging, betaalbaarheid op termijn, dekkingen, pensioenniveau etc.); inkoop bij verzekeraars; controle en voortgang; verstrekken van managementinformatie. 4 van 7

6 3. Communicatie Onze communicatie met u voeren wij in het Nederlands op één van de volgende manieren: schriftelijk, per , telefonisch, individueel gesprek. In overleg is het ook mogelijk om in het Engels te communiceren. 4. Privacy Uit hoofde van ons werk beschikken wij over gegevens van u als klant. Conform de Wet bescherming persoonsgegevens zullen deze niet zonder uw toestemming aan derden ter beschikking worden gesteld. 5. Wat verwachten wij van u? Wij verwachten: a. dat u ons in elk geval tijdig de juiste gegevens verstrekt. Dit is in uw eigen belang. Mocht in geval van een calamiteit achteraf blijken dat u onjuiste of onvolledige informatie heeft gegeven, dan kan het zijn dat op grond van de verzekeringsvoorwaarden de verzekeraar gerechtigd is de uitkering niet of niet geheel te betalen. Werkgevers kunnen hierdoor een groot financieel risico lopen; b. dat u wijzigingen van persoonlijke omstandigheden en verzekerde zaken aan ons of de verzekeraar doorgeeft (bijvoorbeeld samenwonen, huwelijk, scheiding, overlijden van de partner etc.). c. dat u de ontvangen stukken controleert. Vooral bij telefonisch doorgegeven wijzigingen, maar ook in andere gevallen, kunnen in de communicatie fouten of misverstanden sluipen; d. dat u, indien u wijzigingen telefonisch doorgeeft, deze ook schriftelijk (per post, fax of ) aan ons bevestigt; e. dat u aan ons doorgeeft dat u contact hebt gehad met de verzekeraar. In principe onderhouden wij voor u de contacten met de verzekeraar. Het kan echter voorkomen dat u toch (mondeling of schriftelijk) met de verzekeraar in contact komt. Wij zijn daarvan graag op de hoogte. 6. Onze bereikbaarheid Wij vinden het belangrijk om goed bereikbaar zijn voor onze relaties. U kunt op de volgende manieren contact met ons opnemen: Op werkdagen zijn wij van uur telefonisch bereikbaar op nummer Daarnaast kunt altijd en naar info@ppn-pensioen.nl of onze website raadplegen: 7. Premiebetalingen Premiebetalingen geschieden via incasso door de verzekeraar. Als er kosten gemoeid zijn met de periodieke premiebetalingen, dan wordt u daarover vooraf ingelicht. Het is belangrijk dat u de premies tijdig voldoet. Indien u niet op tijd betaalt, kan de verzekeringsmaatschappij in bepaalde omstandigheden weigeren uit te keren. Ook kunnen de dan nog openstaande premietegoeden alsnog gerechtelijk worden geïncasseerd. De bijkomende kosten worden dan bij u in rekening gebracht. Kijk voor meer details in de desbetreffende polisvoorwaarden. Wanneer u op grond van de verzekeringsvoorwaarden recht heeft op gehele of gedeeltelijke premierestitutie, zullen wij namens u in overleg treden met de verzekeraar. 5 van 7

7 8. Onze relatie met verzekeraars en/of financiële instellingen Wij zijn volledig onafhankelijk en ongebonden in het geven van advies. Dat wil zeggen dat wij in vrijheid en zonder contractuele verplichtingen over financiële producten (verzekeringen) van verzekeraars of financiële instellingen kunnen adviseren. Ons advies is gebaseerd op een objectieve analyse, waarin wij desgewenst alle mogelijke verzekeraars kunnen meenemen. 9. Onze beloning Wij verrichten onze werkzaamheden op declaratiebasis. Dat wil zeggen dat wij u op basis van vooraf besproken uurtarieven een factuur sturen voor de door ons verrichte werkzaamheden. Voordat wij aan een opdracht beginnen maken wij desgewenst een inschatting van de dienstverlening en de daaraan verbonden kosten (budgetafspraken). Bij sommige opdrachten vragen wij een voorschot op de nog te maken kosten. Wij specificeren onze nota s naar opdracht en het aantal bestede uren. Onze tariefstelling 2015: Administratief beheer door accountmanager Administratieve werkzaamheden Advies aan de medewerker Advies aan de werkgever (actuarieel, fiscaal, juridisch) Helft reistijd 128,00 per uur 77,00 per uur 128,00 per uur 168,00 per uur 128,00 per uur Alle tarieven zijn exclusief BTW De betalingstermijn op onze nota is 8 dagen Wij behouden het recht voor om onze tarieven jaarlijks aan te passen aan de CPI afgeleid Totaal bestedingen. 10. Onze kwaliteit Voor het verlenen van financiële diensten als bedoeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft) beschikken wij over de vereiste vergunning. Het nummer van onze AFMvergunning is De complete tekst van de Wft kunt u vinden op de website van het Ministerie van Financiën ( Wij zijn aangesloten bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening, Kifid. Het aansluitnummer is Onze adviseurs bekwamen zich in hun vak via permanente educatie. Wij zijn in het bezit van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering geeft binnen de grenzen van de polis dekking voor de aanspraken die verband houden met beroepsfouten. Dit geeft u extra zekerheid. Ons BTW-nummer is NL B01. Ons nummer bij de Kamer van Koophandel is Klachten? Wanneer u niet tevreden bent over onze dienstverlening, vinden wij dat uiteraard heel vervelend. Wij stellen het op prijs wanneer u ons dat laat weten, zodat we serieus werk van uw klacht kunnen maken. Indien u een klacht heeft over onze werkwijze, over de verstrekte informatie of over de wijze van onze dienstverlening, verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk aan ons door te geven. Na ontvangst én registratie van uw klacht nemen wij binnen twee werkdagen contact met u op. Alle 6 van 7

8 klachten worden onder de verantwoording van de directie van behandeld volgens onze klachtenprocedure. Wanneer wij gezamenlijk niet tot een oplossing kunnen komen, dan kunt u ook terecht bij: Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid) Postbus AG Den Haag info@kifid.nl Tevens kunt u zich wenden tot de burgerlijke rechter. 12. Beëindiging relatie U heeft het recht om op elk moment de relatie met ons te beëindigen. U kunt uw verzekeraar verzoeken de lopende verzekeringen over te dragen aan de adviseur van uw keuze. Ook wij kunnen het initiatief nemen om de relatie met u te beëindigen. Totdat u bent overgeschreven naar een andere adviseur, zullen wij uw belangen vertegenwoordigen. 13. Ter afsluiting Wij hopen u middels deze Dienstenwijzer voldoende geïnformeerd te hebben over de adviezen en diensten die wij u kunnen bieden. De Dienstenwijzer is een document waarin naast vergoedingen ook onze inspanning en de zorgplicht zijn vastgelegd. Zowel als u, de werkgever, hebben hierin rechten en plichten. Oktober van 7