Blauwdruk groupwareproject

Transcriptie

1 Blauwdruk groupwareproject juni 2008 v11 BLAUWDRUK GROUPWARE PROJECT De blauwdruk zal in verschillende fasen gepresenteerd worden: Fase 1: De algemene krijtlijnen van het project (dit document) Deze blauwdruk is voorgesteld op het Gebu 17 maart 2008 en moet nog gevalideerd worden door de Stuurgroep Groupware (zie verder). Een definitieve versie zal beschikbaar zijn op 15 april. Het technische gedeelte van de blauwdruk wordt na het pilootproject vervolledigd. Volgende fasen: een globaal ontwerp per deelproject Volgende zijn reeds ingepland Globaal ontwerp Deelproject Exchange => 1 juni 2008 Om dit te finaliseren worden momenteel testsystemen en prototypes opgezet. Er zal ook een piloot lopen binnen de directie ICTS. Op basis van de feedback hiervan zal een definitief ontwerp gemaakt worden. Globaal ontwerp Deelproject SharePoint => 1 september 2008 Globaal ontwerp Deelproject Office Communications => 2009 Eventuele andere nog te bepalen 1

2 Overzicht Inleiding & agenda (MS Exchange) Samenwerkingsplatform (MS SharePoint) Toekomstige deelprojecten Infrastructuur Opleiding en communicatie OVERZICHT In een inleidend gedeelte wordt ingegaan op een aantal krijtlijnen van het project: de doelstellingen, de vertreksituatie, de scope afbakening, de projectorganisatie, de kritische succesfactoren, In wat volgt wordt dieper ingegaan op de verschillende deelprojecten. Dit meer in detail voor de deelprojecten die nog voor 2008 voorzien worden, namelijk /agenda en samenwerkingsplatform. Er wordt ook al een vooruitblik geworpen op mogelijke deelprojecten die in 2009 volgen Verder komt het ontwerp van de hardware infrastructuur reeds uitgebreid aan bod. Aangezien het uitrollen naar de eindgebruikers vooral zal gebeuren via een uitgebreid opleidingsaanbod wordt hier ook al even bij stilgestaan. 2

3 Inleiding Doelstelling Huidige situatie Scope Wat? Wie? Projectorganisatie Stuurgroep Begeleidingscommissies Implementatieteams Kritische succesfactoren Gebruikskost INLEIDING Wat vooraf ging In het voorjaar van 2007 gebeurde een openbare aanbesteding voor een nieuwe groupware omgeving voor de K.U.Leuven Na een vergelijkende studie van de aangeboden oplossingen, voorgesteld door de kandidaten voor de openbare aanbesteding, kiest de jury op 14 juni 2007 voor een groupwareomgeving, gebaseerd op Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint en Microsoft Office Communications Server. Het advies van de jury over het voorstel van gunning is positief geadviseerd op de ICTS-raad van 20 juni Het advies van de jury en het implementatieplan zijn voorgelegd en goedgekeurd door het ABC van 27 juni Het voorstel is tot slot voorgelegd en goedgekeurd door het Gebu van 2 juli

4 Doelstelling State of the art groupwareomgeving* implementeren voor het personeel en de studenten van de K.U.Leuven met een zo ruim mogelijke aanbod aan groupwarefunctionaliteit die veilig, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk is en altijd en overal toegankelijk is. DOELSTELLING De vraag naar een (groeps)agenda, uitgebreide mogelijkheden en een samenwerkings- en communicatieomgeving bij het personeel en de diensten van de K.U.Leuven is erg groot en dringend. Meer en meer worden (ad hoc) teams gevormd die de informatie (documenten, groepsagenda, taken, ) op een efficiënte wijze wensen te delen,. Ze willen hulpmiddelen ter beschikking hebben die de samenwerking optimaal kan laten verlopen. Om aan deze behoefte te voldoen, wordt een nieuwe groupwareomgeving geïmplementeerd die een zo ruim mogelijk aanbod aan functionaliteit zal bieden, gebruiksvriendelijk en betrouwbaar zal zijn en die altijd en overal toegankelijk zal zijn. Het vlotter gebruik van nieuwe technologische ontwikkelingen zoals handhelds, smartphones, webconferencing, unified messaging, moet hierdoor mogelijk worden. De digitale toegankelijkheid (accessibility) van de informatie wordt van bij de start van het project meegenomen. * Groupware (ook wel Group Support Systems of collaborative software genoemd) is een categorie van software die erop gericht is met een groep van gebruikers een gezamenlijk eindresultaat te bereiken. 'Kennis delen' vormt de basis voor het gebruik van deze software. Daarnaast vormt groupware een belangrijk communicatiemiddel en kan deze software (virtuele) samenwerkingsprocessen ondersteunen. Deze aspecten maken groupware tot een onmisbaar middel voor grote, verspreide organisaties om optimaal samen te werken. Wikipedia 4

5 Huidige situatie Centraal aanbod Huidig centraal aanbod beperkt en weinig geïntegreerd (University of Washington IMAP en PostFix) en webmail (Horde) Agenda (SAP en meetingmaker) HUIDIGE SITUATIE Er wordt momenteel door de directie ICTS aan het personeel en de studenten een systeem (University of Washington IMAP en PostFix) aangeboden dat betrouwbaar, veilig en overal bereikbaar is. Dit systeem kan worden gebruikt met elke POP/IMAP-client zoals Outlook Express, Eudora, Outlook, enz. maar ook met Horde, een webtoepassing gebaseerd op Open Source software. Wat betreft agendasystemen worden tot op heden volgende agendasystemen centraal aangeboden: -het agendasysteem, standaard aanwezig in het SAP-systeem, is via de SAP-gui of KULoket consulteerbaar maar wordt niet meer ondersteund door SAP. -MeetingMaker is een betalende oplossing (zowel server- als cliëntlicenties) die de mogelijkheid biedt agenda s, taken en contactpersonen bij te houden. Voor het delen van documenten worden via Linux/samba mogelijkheden voor file services geboden. Via een eigen ontwikkelde toepassing (SIC) zijn die ook via het internet beperkt bruikbaar. Voor het personeel wordt momenteel geen echt samenwerkingsplatform aangeboden. Er is wel een toepassing ontwikkeld die het publiceren van verslagen en documenten mogelijk maakt. Deze toepassing is op maat gemaakt voor het publiceren van verslagen en documenten van de verschillende raden van de universiteit en van de verschillende werkgroepen van de Associatie K.U.Leuven. In vergelijking met een groupware-systeem zoals Microsoft Exchange, SharePoint en Office communications server zijn bovenvermelde systemen eerder beperkt te noemen zowel in functionaliteit en als in gebruiksvriendelijkheid. Het al dan niet gebruik maken van deze mogelijkheden is bovendien geheel vrijblijvend voor de groepen. Het staat de lokale eenheden vrij om op dit vlak eigen keuzes te maken, wat ook vaak het geval is. Voor de Centrale en Rectorale Diensten is er wel een centraal beleid op dit vlak (zie volgende pagina). Iedereen migreren naar één en hetzelfde centraal aangeboden platform vormt dan ook een grote uitdaging! 5

6 Huidige situatie - CRD CRD = Centrale en Rectorale Diensten K.U.Leuven Rectorale Diensten Onderzoeksbeleid Onderwijsbeleid Studentenbeleid Diensten Algemeen Beheer Centraal ondersteund door directie ICTS File en print services via AD Agenda: MeetingMaker, Exchange en SAP-kalender Centrale mail via Ludit HUIDIGE SITUATIE CRD De lokale infrastructuur van de CRD wordt beheerd door de medewerkers van ICT kantoor (binnen de directie ICTS). CRD in cijfers Mail gebruik Mailaccounts bij Ludit Groupware gebruik 90 MeetingMaker-accounts (incl. resources) 50-tal Exchange-accounts op Rectoraat (Gebuleden en secretariaten) 247 SAP-kalenders (met meer dan 10 afspraken sinds 1/1/2007) Geen SharePoint gebruik Een zelf ontwikkeld systeem voor het bijhouden en delen van de verslagen van een aantal centrale raden AD gebruik computers geregistreerd in het AD-domein (huidig domein) gebruikers geregistreerd in het AD-domein (huidig domein) 400 file shares, aangeboden via het AD-domein 5 printer services via het AD-domein, omschakeling gebeurt verder komende maanden 6

7 Huidige situatie groepen/kortrijk Bevraging loopt. lokale mailsystemen type (Exchange, PostFix, Qmail, Novell,...) aantal mailboxen lokale Active Directory systemen aantal users aantal computers lokale agendasystemen type (Exchange, NetScape, MeetingMaker,...) aantal users HUIDIGE SITUATIE GROEPEN / KORTRIJK Decentraal beschikken enkele faculteiten en departementen soms over een eigen - of groupwaresysteem voor hun medewerkers, vaak maken ze gebruik van de centraal geboden of ondersteunde mogelijkheden. De ICT ers van de lokale eenheden zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer en het onderhoud van deze systemen. Groepen in cijfers: Mail gebruik: directie ICTS host actieve mailboxen (incl. CRD) cs (computerwetenschappen) = 960 (sendmail/wu-imapd) esat=1610 (sendmail/wu-imapd) econ=437 (economie) => Enige exchange gebruiker (*) avnet=38 chem=262 kulak=400 (postfix/dovecot imap) ster (sterrenkunde) =151 (sendmail/imapd Solaris) theoretische fysica=80 (exim) PMA/TME (werktuigkunde)=160 (postfix/dovecot imap) andere=9 (*) Bij biomedische zijn er ook een aantal grotere accounts naar exchange overgebracht (Hoeveel?) Groupware (agenda en web sites) gebruik (bevraging loopt) kulak = 35 MeetingMaker-gebruikers, 15 web sites (Plone) CIB = 30 MeetingMaker-gebruikers PMA/TME (werktuiglunde) = 10 SAP-gebruikers, 1 web site/5 users (Plone)+50 web sites/40 users (eigen ontwik. PHP) bio-ir = 100 Brown Bear Ical-gebruikers, 10 web sites/200 users (SharePoint) cs (computerwetenschappen) = 260 Netscape Calendar-gebruikers stedebouw&archit= 1 website/4 users (Drupal) Directory-gebruik (LDAP, AD, NT) gebruik (bevraging loopt) kulak: 450 users (+1000 studenten/gasten), 350 computers (+ 135) (NT) cs (computerwetenschappen) = 962 users, 764 computers (LDAP+NIS+DNS) esat= 1503 users, 615 computers (AD) bio-ir= 4000 users, 1500 computers (AD) dep biologie= 15 users, 20 computers (AD) asro= 100 users, 150 computers (AD) hiva= 100 users, 100 computers (AD) mediacenter= 500 users, 100 computers (AD) econ (economie) = x users, y computers (AD) theoretische fysica= 80 users, 60 computers (LDAP) werktuigkunde= 1000 users, 450 computers (NT) 7

8 Scope wat? Afgebakend tot de functionaliteit aangeboden in het gekozen platform voor de K.U.Leuven Implementatie van Microsoft Exchange, SharePoint Portal en Office Communications Server en andere basiscomponenten (AD, SCOM, archivering, back-up, ) in zover nodig voor het optimaal functioneren van voorgaande Andere services die gebruik maken van dit basisplatform kunnen geïdentificeerd worden en kunnen onderwerp zijn van verdere analyse om te voorkomen dat keuzes tijdens dit project verdere stappen zouden hypothekeren maar de implementatie ervan hoort niet tot de scope van dit project SCOPE WAT? Bedoeling is in eerste instantie het ter beschikking stellen van het brede gamma aan groupware functionaliteit dat standaard beschikbaar is in de gekozen groupware omgeving: Microsoft Exchange, SharePoint en Office Communications server. De scope is meteen ook beperkt tot de functionaliteit beschikbaar in deze producten. Tevens moeten (vaak op de achtergrond) ook een aantal andere Microsoft producten opgezet worden als basiscomponenten voor het bovenstaande. Dit wordt ook beperkt tot wat absoluut noodzakelijk is om de groupware functionaliteit op een veilige, betrouwbare en bedrijfszekere manier te kunnen gebruiken. Mogelijkerwijs zijn er eigen ontwikkelingen nodig voor het beheer van de verslaggeving van raden. Voor de rest worden geen eigen ontwikkelingen voorzien in de scope van dit project. Belangrijk is echter wel dat de implementatie rekening houdt met eventuele vervolgprojecten. De opzet die nu gebeurt mag geen hypotheek leggen op het kunnen aanbieden van andere Microsoft services op termijn. 8

9 Scope wie? Personeel K.U.Leuven en aanverwante instellingen uitgebreide functionaliteit voor , agenda, contactpersonen, taken (restore, archivering, out-of-office, mobiele gebruikers, pda, ) samenwerkingsplatform (gedeelde documenten, agenda s, externen) presence, realtime communicatie, unified communication ook niet-windowsplatformen aan de K.U.Leuven mail for life maar beperkt door quota Studenten K.U.Leuven enkel met meer functionaliteit (restore, out-of-office) (beperkte mailboxsize) andere groupwarefunctionaliteit wordt niet afgesloten voor de studenten maar zijn op eigen initiatief en verantwoordelijkheid te gebruiken (agenda, contactpersonen, taken, samenwerkingsplatform, ) Out-of-scope: personeel en studenten Associatie SCOPE WIE? De aangeboden functionaliteit die beschikbaar zal worden gesteld door de nieuwe groupware omgeving, is verschillend voor elke doelgroep. Voor het personeel K.U.Leuven, inclusief externen (bv. vzw s die nauw verbonden zijn met de universiteit en nu al ondersteund worden door de directie ICTS via een betalende service), wordt een zo n ruim mogelijk aanbod aan functionaliteit voorzien. Er dient rekening te worden gehouden met gebruikers op Windows platformen en niet-windows platformen (Unix, Linux, Mac). Ook administratieve adressen voor secretariaten en congressen moeten worden opgenomen in het project. Voor emeriti en gepensioneerde werknemers wordt mail-for-life voorzien, zij het met beperkingen door quota. De studenten K.U.Leuven beschikken nu al via Toledo over groupwarefunctionaliteit zoals een agenda, een samenwerkingsplatform, enz. Voor hen wordt in dit project enkel aangeboden zij het met meer functionaliteit dan momenteel het geval is. De andere groupwarefunctionaliteit van dit project zoals agenda, contacten, enz. wordt niet afgesloten voor de studenten maar zijn op eigen initiatief en verantwoordelijkheid te gebruiken. Ook het aantal ondersteunde clients zal beperkt zijn. Personeel en studenten van de andere associatieleden behoren niet tot de scope van dit project. Al behoort de uitrol naar het personeel en de studenten van de ganse Associatie niet tot dit project, toch is bij de keuze van het systeem rekening gehouden met de mogelijkheid uit te breiden naar de ganse Associatie K.U.Leuven. 9

10 Projectorganisatie Overzicht Stuurgroep groupware Begeleidingscommissie Systeemaspecten groupware Begeleidingscommissie Toepassingen Groupware Test- en migratiegroep groupware Implementatieteam groupware Projectbegeleidingsteam K.U.Leuven/Dolmen PROJECTORGANISATIE De stuurgroep neemt de beleidsbeslissingen die nodig zijn voor dit project. Er zijn twee begeleidingscommissies: De begeleidingscommissie Systeemaspecten Groupware behandelt alle systeemgerichte voorstellen en ontwerpissues. De begeleidingscommissie Toepassingen Groupware behandelt alle voorstellen en ontwerpissues met betrekking tot gebruikerstoepassingen die kaderen in de groupwareomgeving (Exchange, SharePoint, Office Communications Server, ). Beide begeleidingscommissies rapporteren aan de stuurgroep. De test- en migratiegroep groupware test de aangeboden functionaliteit met de verschillende mailclients en test tevens verschillende migratiescenario s uit. Deze groep bestaat uit vertegenwoordigers van de groepen, van Campus Kortrijk en van ICTS. Het implementatieteam groupware van ICTS verzorgt de implementatie van het groupwaresysteem zoals voorzien in de scope en de planning van dit project. Het projectbegeleidingsteam bestaat uit vertegenwoordigers van het beleid K.U.Leuven en Dolmen en volgt de samenwerking met de implementatiepartner op. Bovenstaande overlegorganen zijn projectstructuren. Indien er nood is aan meer permanente beheerstructuren op termijn dan kunnen de overlegorganen (stuurgroep en begeleidingscommissies) voorstellen uitwerken voor de oprichting ervan. 10

11 Projectorganisatie Stuurgroep SAMENSTELLING STUURGROEP Prof. Antoine Van de Capelle (voorzitter) Vertegenwoordigers business Jef Arnout Els Lemmens Katrien Verhelst Els Heylen Eddy Demeersseman Vertegenwoordigers ICTS Annemie Depuydt Herman Moons Stefan Tack Herman Van Uytven ESCALATIE BESLISSINGEN GEBU STUURGROEP GROUPWARE BEGELEIDINGS- COMMISSIES PROJECTORGANISATIE STUURGROEP Niettegenstaande het groupwareproject een vrij standaard implementatie behelst van reeds door velen beproefde software, voorzien we toch dat er voor dit project een krachtige beslissingsstructuur zal nodig zijn. Temeer omdat het project impact kan hebben op de huidige ICT organisatie van de K.U.Leuven. Een aantal zaken die tot op heden door sommigen lokaal werden aangeboden zullen in de toekomst centraal ter beschikking worden gesteld. Dit moet met de nodige voorzichtigheid en met de nodige aandacht voor alle betrokkenen gebeuren. Bij de samenstelling is gepoogd elke grote gebruikersgroep te laten vertegenwoordigen door iemand van het beleid: De groepen door hun groepsbeheerder De centrale rectorale diensten door de directeur van de stafdiensten algemeen beheer Campus Kortrijk door de stafmedewerker Onderwijsbeleid De directie ICTS wordt vertegenwoordigd door: De directeur ICTS De directeur AIV en Ludit Het project wordt vertegenwoordigd door: De diensthoofden van de betrokken eenheden binnen ICTS De projectleider van het groupware project Escalatie mechanismen: De stuurgroep neemt de beleidsbeslissingen van organisatorische aard. De begeleidingscommissies kunnen ook ontwerp issues naar de stuurgroep escaleren indien nodig. De stuurgroep kan naar het Gebu zaken escaleren indien nodig. Vergaderritme: om de 4 tot 6 weken 11

12 Projectorganisatie Begeleidingscommissies Begeleidingscommissie Systeemaspecten Groupware Herman Moons Gert Goos, Dirk Rober, Stephane Sas, Brecht Samyn, Bart Plessers, Bart Swennen Jan Du Caju, Bart Van den Broeck, Herman Van Uytven Begeleidingscommissie Toepassingen Groupware Stefan Tack Sleutelgebruikers Gert Goos, Dirk Rober, Stephane Sas, Brecht Samyn, Bart Plessers, Bart Swennen (mogen ook anderen zijn?) Herman Van Uytven BEGELEIDINGSCOMMISSIES De begeleidingscommissie Systeemaspecten Groupware wordt geleid door Herman Moons en is samengesteld uit ICT ers van de groepen en ICT-Kantoor (vertegenwoordiging Centrale en Rectorale diensten), de cross-platformverantwoordelijke, de beveiligingscoördinator, de verantwoordelijke van het AD-implementatieteam van de directie ICTS en de projectleider groupware. De begeleidingscommissie Systeemaspecten Groupware: waakt vanuit technisch oogpunt over de universiteitsbrede implementatie van de groupwareomgeving, Windows AD gerelateerde producten en Windows AD behandelt de technische issues die zich stellen bij de implementatie, de uitrol en het beheer van de groupwareomgeving legt de krijtlijnen vast voor toekomstige vervolgprojecten gerelateerd aan de nieuwe groupwareomgeving in het bijzonder en Windows AD in het algemeen De begeleidingscommissie Toepassingen Groupware wordt geleid door Stefan Tack en is samengesteld uit sleutelgebruikers uit de verschillende geledingen van de universiteit, vertegenwoordigers van de verschillende groepen, de cross-platformverantwoordelijke en de projectleider van dit project. De begeleidingscommissie Toepassingen Groupware: waakt vanuit gebruikersstandpunt over de universiteitsbrede implementatie van de groupwareomgeving behandelt de gebruikers-issues die zich stellen op vlak van aangeboden functionaliteit in de groupwareomgeving en legt deze naar technische realiseerbaarheid voor aan de begeleidingscommissie Groupware Systeemaspecten formuleert voorstellen in het kader van de uitbreiding van het aanbod aan functionaliteit die in de groupwareomgeving universiteitsbreed gewenst is De begeleidingscommissies kunnen zelfstandig ontwerpbeslissingen nemen. Knelpunten en organisatorische ingrepen worden voorgelegd aan de stuurgroep. Vergaderritme: tweewekelijks (afwisselend). 12

13 Projectorganisatie Implementatieteams Overkoepelende projectleiding [H. Van Uytven] Hardware (servers, storage) [R. Rys] Netwerk [Y. Tavernier] Active Directory [B. Van den Broeck(AD-implem.team)] User-provisioning (master data) [H. Van Uytven] Windows Server 2003 [K. Sneyders (R. Rys->N.)] Exchange 2007 [J. Schurmans (B. Plessers)] SharePoint Portal 2007 [B. Plessers(C. Van Meerbeek)] IMPLEMENTATIETEAMS De implementatie van een degelijk groupwaresysteem, gebaseerd op Microsoft Exchange en Microsoft SharePoint Portal, impliceert de invoering van hele reeks technologieën wat het project erg omvangrijk en complex maakt. Uitgebreide expertise in deze nieuwe technologieën en goede samenwerking tussen de verschillende deelgebieden is noodzakelijk. Dit zal een impact hebben op de organisatie van de centrale ICT diensten aan de K.U.Leuven. In afwachting van een bijsturing van de organisatie onderscheiden we volgende projectteams: Hardware Voor dit project is een zeer uitgebreide hardware-infrastructuur nodig. Er zijn zowel test-, quality- en productieomgevingen nodig. Indien mogelijk worden deze omgevingen of gedeelten ervan gevirtualiseerd. Voor het storage-gedeelte zal de huidige storage-infrastructuur (NAS) worden uitgebreid. Omwille van de redundancy wordt een disaster recovery omgeving op UZ Gasthuisberg voorzien. Netwerk De netwerkverbinding tussen de verschillende componenten onderling, de toegang vanuit de gebruikerskant en de verbinding met de disaster recovery omgeving vereisen een snelle en redundante netwerkinfrastructuur. Active Directory AD is een gedistribueerde omgeving met informatie over gebruikers, servers, mailboxen, bepaalde toelatingen,... Active Directory is het kloppend hart van heel wat op Microsoft servers gebaseerde diensten, zowel de groupware diensten als andere diensten (die eventueel onderwerp kunnen zijn van toekomstige projecten, afhankelijk van te nemen beslissingen, zie vroeger). User-provisioning Het geautomatiseerd aanmaken en updaten van gebruikers, mailboxen en adressen vertrekkend vanuit de brongegevens uit SAP. Exchange 2007 Levert diensten inclusief agenda, contactpersonen, taken. SharePoint Portal 2007 Een documentbeheerssysteem en daarmee samenhangend uitgebreide reeks van diensten zoals checkin/checkout, notify, group tasks, indexing 13

14 Projectorganisatie Implementatieteams SQL 2005 [C. Van Meerbeek(B. Plessers)] Office Communications Server [J. Schurmans(C. Van Meerbeek)] Internet Information Server [B. Plessers(J. Schurmans)] Internet Security and Acceleration [P. Brusten/S. Van Acker] Back-up/restore [R. Rys/K. Van Buggenhout] Archivering [M. Van Uytsel] Niet-Windows platformen [S. Van Acker] System Center Operations Mgr [W. Vandersmissen/ K. Sneyders)] IMPLEMENTATIETEAMS SQL 2005 Relationeel databanksysteem (RDBMS) onder meer gebruikt door SharePoint Office Communications Server Voorziet in instant messaging, presence, audio-video conferencing, web conferencing, Internet Information Server De Microsoft webserver, wordt ondermeer gebruikt door de nieuwe webmailomgeving (Outlook Web Access), SharePoint, Internet Security and Acceleration ISA wordt gebruikt voor toegang van buiten het K.U.Leuven netwerk zodat de groupware servers niet rechtstreeks bereikbaar hoeven te zijn vanuit het Internet en gecontroleerde toegang mogelijk is. Deze component zal in belangrijke mate bijdragen tot het respecteren van de beveiligingsvoorschriften die gelden aan K.U.Leuven. Back-up/Restore Ingeval van disk crash of systeemfout moeten de mail stores (container met s) kunnen worden teruggezet. Er moeten dus voortdurend back-ups kunnen genomen worden om gegevensverlies ( s, agenda-items, enz.) te voorkomen. Dit systeem kan ook worden ingeschakeld voor het terugzetten van gewiste informatie, zij het binnen een afgesproken termijn. Archivering Om de Exchange mailomgeving beheersbaar te houden en om weinig geconsulteerde mails op goedkopere storage te kunnen plaatsen, wordt een archiveringssysteem aan de mailomgeving gekoppeld dat oudere mails uit het mailsysteem haalt en op een ander systeem plaatst. Voor de gebruiker gebeurt dit proces transparant en blijven de gearchiveerde mails bereikbaar. De archivering wordt niet alleen toegepast op s maar kan ook worden toegepast op andere groupware-items zoals taken, agenda enz. Bij gebruik van Exchange en SharePoint op een Windowsplatform met Outlook of Outlook Web Access is alle functionaliteit geïntegreerd beschikbaar, voor andere omgevingen worden alternatieven aangeboden. Niet-Windows platformen Niet-Windowsplatformen kunnen het groupwaresysteem mits beperkingen gebruiken. Voor elk van deze platformen zal een standaard aanbod ondersteund worden. System Center Operations Manager Een monitoringsysteem waardoor alerts en problemen in de groupwareomgeving zeer snel kunnen worden ontdekt en gesignaleerd. 14

15 Projectorganisatie Implementatieteams Conversie (mailboxen, agenda, contacts) [Dolmen, N.] Security en Risk Management [J. Du Caju] Uitrol naar CRD [H.Swinnen/M. Vochten] Uitrol naar lokale diensten [lokale netwerkbeheerders] Specifieke samenwerkingsomgevingen binnen dit project (verslagen van raden, ) [B. Plessers] Integratie met andere system: SAP [B. De Bruyn], VoIP, Raakvlakken met LINSAM [W. Maes] Raakvlakken met andere aangeboden file services Raakvlakken met softwaredistributie [C. Van Meerbeek] Opleiding experten, gebruikers [S. Tack] IMPLEMENTATIETEAMS Conversie Bij de conversie van de huidige data (mail, agenda, contacts) moet rekening worden gehouden met het feit dat deze gegevens op verschillende systemen staan (IMAP, SAP, MeetingMaker, Exchange, lokale disk, verschillende clients, ). Er moet dus een breed aanbod aan conversietools voorzien worden. Uitrol CRD en groepen De uitrol naar de Centrale en Rectorale diensten zal door ICT-Kantoor worden uitgevoerd. De uitrol naar de lokale eenheden wordt door de groepen zelf uitgevoerd. De directie ICTS zal hierbij tools, best practices, een helpdesk en coaching aanreiken. Samenwerkingsomgevingen Voor de publicatie van de verslagen van de raden en organen van de K.U.Leuven wordt momenteel een zelf ontwikkeld systeem (MS Access) gebruikt om de verslagen van raden te publiceren. Het onderhoud van dit systeem is erg arbeidsintensief en is dringend aan vervanging toe. Ook vanuit andere diensten is er vraag naar geavanceerde samenwerkingsplatformen. Integratie In een ideale situatie is er een koppeling tussen de agenda van Exchange en SAP-informatie, bv. verlofdagen, de lokalen en de daarin voorziene apparatuur,... Bij de invoering van VOIP voor de universiteit moeten ook tal van integratiescenario s uitgewerkt worden. File services (Linux/Samba, Windows File Shares, ). Met de invoering van SharePoint, waardoor op eenvoudige wijze in teamverband documenten kunnen worden gedeeld, rijst de vraag in hoever deze functionaliteit interfereert met de huidig aangeboden fileservices. De impact naar werkmethoden, infrastructuur en best practices moet worden uitgezocht. Softwaredistributie De Centrale en Rectorale diensten gebruiken momenteel IBM Tivoli om de pc s te beheren en software te distribueren. Dit systeem zal ingezet worden bij distributie binnen de Centrale en rectorale diensten. Een Active Directory-omgeving biedt ook mogelijkheden naar desktop management en softwaredistributie. Naar de toekomst toe kan de keuze van softwaredistributiesysteem herbekeken worden (o.a. als mogelijks bijkomende service naar sommige eenheden binnen de groepen). Een eventuele implementatie hiervan valt buiten de scope van dit project. Hiervoor wordt verwezen naar de mogelijke vervolgprojecten. Opleidingen experten, gebruikers Er moet een omvangrijk nieuw opleidingsaanbod uitgewerkt worden. De eindgebruikers moeten opgeleid worden in het gebruik van alle nieuwe groupware tools, de lokale ICT ers moeten opleiding krijgen om de migratie te kunnen begeleiden en de ondersteuning lokaal te kunnen verzorgen. Hiervoor moet ook heel wat cursusmateriaal worden ontwikkeld. 15

16 Kritische succesfactoren Het kunnen opzetten van de definitieve K.U.Leuven-brede Active Directory De scope van de projecten en deelprojecten kunnen bewaken. Voldoende fasering kunnen inbouwen. Een goed (= naar ieders tevredenheid) evenwicht kunnen vinden tussen de verantwoordelijkheden van de directie ICTS en de lokale ICT eenheden. Een zo breed mogelijke ondersteuning kunnen bieden aan niet- Windows platformen De conversie kunnen ondersteunen van de brede waaier aan bestaande mailsystemen, lokale mailboxen, agenda s en contactpersonen Het kunnen opzetten van een volledig veilige configuratie binnen de complexe omgeving van de K.U.Leuven De beschikbaarheid van personeel binnen directie ICTS voor installatie, test en uitrol en het kunnen aanwerven van extra medewerkers Kunnen consensus vinden rond functionele issues (bv. gebruikers met meerdere mailadressen en mailboxen) KRITISCHE SUCCESFACTOREN Definitieve K.U.Leuven-brede Active Directory, niet-windows platform, Conversie Worden in de volgende slides uitgebreider toegelicht. Veilige configuratie De ICT-omgeving van de K.U.Leuven moet beschouwd worden als een heterogene, complexe en streng beveiligde omgeving. De beveiligingscoördinator heeft daarom een aantal normen vastgelegd waaraan te implementeren systemen moeten voldoen (bepaalde protocols worden bijvoorbeeld niet toegestaan). Het groupwaresysteem moet deze normen zo goed mogelijk benaderen opdat zowel van binnen als van buiten het K.U.Leuven-netwerk de informatie op een veilige manier kan worden geconsulteerd. Personeel directie ICTS Een twintigtal medewerkers van de directie ICTS vormen het implementatieteam dat het volledige groupwaresysteem implementeert. Er zijn enkele interne verschuivingen gebeurd waardoor het project kon starten. Gezien het om nieuwe technologieën voor de directie ICTS gaat, moet ook de nodige tijd voor opleiding en inwerking worden ingecalculeerd. In het implementatieplan zijn via het personeelsbezettingsplan 2 bijkomende mandaten voorzien. Deze zijn momenteel nog niet ingevuld. De invulling ervan moet beschouwd worden als een preconditie voor het behalen van de vooropgestelde planningen. Consensus kunnen vinden rond functionele issues naarmate ze zich aanbieden Verwacht wordt dat deze knopen kunnen doorgehakt worden door hetzij de begeleidingscommissies, hetzij de stuurgroep. Bijvoorbeeld: In de huidige omgeving worden voor bepaalde personen mailboxen ontdubbeld. Inkomende s komen hierdoor in meerdere mailboxen terecht en kunnen zo door meerdere personen worden geconsulteerd. De volledige mailbox blijft hierdoor afgeschermd en is enkel toegankelijk voor de eigenaar van de mailbox. In de nieuwe omgeving zal de mail maar op één plaats toekomen, maar krijgen de gemachtigden toelating op een mailbox-folder. 16

17 Kritische succesfactoren K.U.Leuven - Active Directory LUNA Installatie en configuratie van twee testdomeinen PAD: testomgeving serversoftware TAD: testomgeving van gebruikerstoepassingen Provisionering met gebruikers Invulling van IT OU s (Organizational Unit) Ontwerp is afgerond 1 IT OU voor biomedische wetenschappen 1 IT OU voor wetenschap en technologie 1 IT OU per faculteit voor humane wetenschappen 1 IT OU voor Campus Kortrijk 1 IT OU voor Centrale en Rectorale diensten Migratie/integratie van bestaande AD s ACTIVE DIRECTORY (AD) Voor het K.U.Leuven brede AD domein is de naam LUNA gekozen. Provisionering van gebruikers De K.U.Leuven-brede Active Directory moet bevolkt worden met gebruikersaccounts waardoor elke personeelslid of student zich kan authentiseren in de groupwareomgevingen en de nodige autorisaties worden toegekend. Via programmatie kunnen de personeels- en studentengegevens worden afgeladen van het SAP-systeem en gesynchroniseerd worden met de gegevens in de Active Directory. Gezien er binnen de K.U.Leuven reeds verschillende AD s met gebruikers zijn, moet onderzocht worden wel de beste methode is om de definitieve AD op te vullen, zodanig dat een AD-migratie achteraf nog mogelijk is. IT OU s IT OU s (Organizational Unit) worden gebruikt om decentrale netwerkbeheerders de mogelijkheid te bieden gegevens specifiek voor hun IT OU te beheren. De structuur van de IT OU s is bepalend voor alle projecten die met AD zullen samenwerken. Na uitgebreid overleg met de groepen wordt gekozen voor 1 IT OU voor biomedische wetenschappen, 1 IT OU voor wetenschap en technologie, 1 IT OU per faculteit voor humane wetenschappen, 1 IT OU voor Campus Kortrijk en 1 IT OU voor de Centrale en Rectorale diensten. De structuren dienen misschien nog te worden aangepast aan de hand van ervaringen in de testfase. Migratie Het uiteindelijke doel is één Active Directory op te zetten voor de ganse K.U.Leuven. Deze AD zal in eerste instantie alle informatie bevatten nodig voor de werking van Exchange, SharePoint en OCS (Office Communications Server). De migratie van en integratie met bestaande AD s is een belangrijk issue. Er moet dus verder onderzocht worden in hoever bestaande AD s en bestaande AD-applicaties best kunnen migreren naar de K.U.Leuvenbrede AD. Ondermeer hiervoor is de testomgeving PAD rechtgezet om de verschillende scenario s te kunnen uittesten. Voor meer gedetailleerde ontwerpbeslissingen verwijzen we naar de nota s van de Begeleidingscommissie Systeemaspecten Groupware (vroeger AD-stuurgroep). 17

18 Kritische succesfactoren Scope bewaken, doenbare fasering Naast de basis services die momenteel binnen de scope van dit project opgezet worden, zijnde: Exchange (mail, agenda, taken, ) SharePoint (samenwerken rond documenten Office Communications Server (communicatie) zijn er nog tal van andere ICT services waarvoor de centrale AD (LUNA) de basis zou kunnen vormen, oa: Gedistribueerde fileservices Software distributie en desktopbeheer (SCCM) Terminal services Remote desktop services Windows Rights management SCOPE BEWAKEN VOLDOENDE FASERING KUNNEN INBOUWEN Door het opzetten van een universiteitsbrede AD voor de groupware services wordt de druk groot om dit (toekomstig) platform ook te gebruiken voor allerhande andere ICT services die door Microsoft aangeboden worden, zoals gedistribueerde fileservices, software distributie en desktopbeheer (SCCM), terminal services, remote desktop services, Windows Rights management, e.a. Sommige van deze services worden momenteel ook lokaal reeds gebruikt. Voor de centrale en rectorale diensten worden er bijvoorbeeld fileservices aangeboden op deze manier. Ook de groep biomedische, de campus Kortrijk en de faculteiten economie en bioingenieurswetenschappen gebruiken een aantal van deze services (zie bestaande situatie). Het uitbreiden van de scope hiervoor kan een aantal gevaren inhouden en kan bovendien niet zomaar. 1. Voor veel van deze ICT services is er nog geen universiteitsbrede keuze gemaakt. Er moet ook telkens voldoende rekening gehouden worden met de niet Windows gebruikers. Voor elk van deze keuzes moet een grondige voorstudie uitwijzen welke het beste platform is voor de K.U.Leuven. Deze keuze moet voorgelegd worden aan de relevante adviesorganen (ICTS-raad, beveiligingscommissie, ). Zo is recentelijk nog de keuze voor een universiteitsbreed webbeheerssysteem gevallen op Plone. 2. Er moet rekening gehouden worden met de beschikbare resources (mankracht). De huidige planning voor het groupware project is reeds erg ambitieus. In 2008 nog bijkomende services voorzien universiteitsbreed is niet realistisch. Eventuele vervolgprojecten hiervoor kunnen pas ten vroegste vanaf Er moet anderzijds wel verzekerd worden dat door de opzet van AD het eventueel later kunnen toevoegen van services niet gehypothekeerd wordt. Dit moet een speciaal aandachtspunt zijn voor de begeleidingscommissie Systeemaspecten Groupware. 18

19 Kritische succesfactoren Duidelijke verantwoordelijkheden Lokale ICT eenheden en Lokale ICT op ICT groepsniveau eenheden en ICT Lokale op groepsniveau ICT eenheden en ICT op groepsniveau Directie ICTS Algemeen Beheer Lokale ondersteuning gebruikers Lokaal beheer omgeving... Opleidingen Centrale infrastructuur Beveiliging Conversie Back-up Archivering Centraal beheer... Verantwoordelijkheden??? DUIDELIJKE VERANTWOORDELIJKHEDEN VERSCHILLENDE GELEDINGEN ICT ORGANISATIE K.U.LEUVEN De ICT organisatie aan de K.U.Leuven is gedeeltelijk gecentraliseerd, gedeeltelijk gelokaliseerd. De lokale entiteiten werken zelfstandig en niet onder centrale aansturing. Er zijn wel een aantal overleg en adviesorganen met als doel één en ander te coördineren (ICTS-raad, Burnet) Recentelijk zijn er binnen de groepen (in meer of mindere mate) een aantal initiatieven om de lokale ICT organisatie meer te centraliseren op groepsniveau. De centrale ondersteuning wat betreft groupware services beperkte zich tot voor kort tot een aantal op zich staande services die vrijblijvend werden aangeboden of waarvoor ondersteuning werd geboden (zie vroeger). Dit noodzaakte de lokale eenheden op dit vlak zelf initiatieven te ontwikkelen. Met de invoering van de nieuwe groupware functionaliteit moet er een nieuw evenwicht gevonden worden tussen de lokale en centrale verantwoordelijkheden in deze. Hiermee gaan onvermijdelijk een aantal verschuivingen gepaard. Goede overlegstructuren moeten conflicten hierbij vermijden. Voor het project zijn een aantal stuurorganen (zie projectorganisatie) voorzien waarbinnen dit overleg kan plaatsvinden. Indien nieuwe permanente beheerstructuren nodig blijken dan moeten die daar uitgetekend worden. Dit moet een speciale aandachtspunt zijn voor de begeleidingscommissie Systeemaspecten Groupware en voor de stuurgroep. 19

20 Kritische succesfactoren toegang voor niet-windows platformen Er moet een range van platformen worden voorgesteld die zo optimaal mogelijk zullen ondersteund worden Toegang via de browser (Outlook Web Access - OWA) is standaard voorzien maar is beperkter qua functionaliteit op niet Internet Explorer-browsers (OWA light-versie) Mogelijke fat client oplossingen voor Linux/Unix Evolution via Brutus, Wine, Mogelijke fat client oplossingen voor Mac Entourage Oplossingen voor alle platformen (ook meer exotische) Clients via Windows Terminal Server en/of Citrix IMAP/POP (enkel functionaliteit) TOEGANG VOOR NIET-WINDOWS PLATFORMEN Om de toepassingen universiteitsbreed te kunnen aanbieden is het ondersteunen van deze clients cruciaal. Het Gebu dringt dan ook aan op een goede ondersteuning op dit vlak. Fat clients: Microsoft biedt als fat client Outlook aan voor het Windows platform en Entourage voor het Mac platform maar heeft geen fat clients voor Linux of Unix. Fat clients bieden alle functionaliteit aanwezig in het groupwaresysteem. Toegang via internet (OWA): Om het groupwaresysteem via het web te benaderen kan Outlook Web Access worden gebruikt (zonder licentiekost). Deze webinterface biedt ruime functionaliteit als Internet Explorer als browser wordt gebruikt. De beschikbare functionaliteit is minder met niet-internet Explorerbrowsers zoals FireFox of Mozilla (OWA-light versie). Ondersteunde platformen en te onderzoeken oplossingen Voor het Mac platform is de Entourage 2008 een goed alternatief voor Outlook. Entourage zit in de Microsoft Office-suite voor Mac. Voor het Linux/Unix platform moeten de mogelijke alternatieven verder worden onderzocht. Evolution via Brutus. Via het MAPI-protocol zal de middleware-toepassing Brutus een vertaling maken van Exchange 2007 naar Evolution. Met Wine of VirtualBox wordt binnen het Linux/Unix-operatingssysteem een Windowssessie gestart waarin Windows toepassingen kunnen worden gestart. Windows en Outlook licenties zijn vereist bij deze oplossing. De Terminal Server of Citrix-oplossing start een Windows-sessie op een centrale server. In deze sessie kunnen dan Outlook of Outlook Web Access via Internet Explorer worden gestart. Windows en Outlook licenties zijn vereist bij deze oplossing. kan altijd via de standaard programma s zoals Outlook Express, Eudora, enz worden gelezen en verstuurd. Elke client die de protocols POP of IMAP ondersteunen, kan worden gebruikt. Om een degelijke ondersteuning te kunnen bieden is het kunnen beperken van het aantal ondersteunde platformen wel wenselijk. 20