Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem. Door Rose Mensink, Marketing Manager Benelux & Nordics, Acquia

Transcriptie

1 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem Door Rose Mensink, Marketing Manager Benelux & Nordics, Acquia

2 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem Inhoudsopgave Inleiding De opkomst van digital en de ontwikkeling van het CMS... 4 De volgende CMS-generatie moet beheren, meten en binden... 5 Selecteer een CMS-leverancier: all-in-one of open architectuur... 6 Selecting a CMS Vendor: Monolithic vs. Integrated Experience... 7 Belangrijkste overwegingen bij het selecteren van een nieuw CMS...8 Een groot aanbod aan mogelijke leveranciers...9 Gebruiksvriendelijkheid boven uiterlijkheden...10 De presentatieronde voorbereiden...11 Checklist van belangrijkste eisen Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

3 Inleiding De opkomst van de digitale wereld als de voornaamste sociale ontmoetingsplek en daardoor ook voornaamste marktplaats vraagt om een nieuwe generatie contentmanagementsystemen (CMS) die midden in deze digitale-sociale revolutie oplossingen voor contentmanagement bieden. Dit geldt zowel voor het bedrijfsleven als voor (rijks) overheden. Zij maken gebruik van het internet waar zij de interactive aangaan met hun doelgroep (klanten, burgers en/of bedrijven). Wereldwijd kiezen steeds meer organisaties voor Drupal o.a. vanwege het beheer van duizenden webpagina s op een enkel platform en tevens vanwege het vrij uitwisselen van Drupal modules. Daarnaast speelt ook de dienstverlening en integratie met social media een grote rol in de algehele adoptie van Drupal binnen het bedrijfsleven en de overheid. In deze praktische gids beschrijven wij waar u op moet letten tijdens het kiezen van een CMS. Drupal wordt vaak ingezet om meerdere websites te consolideren tot een enkel platform. Acquia helpt organisaties met uitdagingen als deze. 3 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

4 De opkomst van digital en de ontwikkeling van het CMS History of CMS Facebook en iphone: nog geen tien jaar geleden had niemand er ooit van gehoord; nu leven we in een wereld waarin mobiele telefoons en tablets gemeengoed zijn geworden. Facebook en Twitter zijn niet meer weg te denken uit het digitale landschap of uit ons dagelijks leven. De opkomst van de digitale wereld als de voornaamste sociale ontmoetingsplek en daardoor ook voornaamste marktplaats vraagt om een nieuwe generatie contentmanagementsystemen (CMS) die midden in deze digitale-sociale revolutie oplossingen voor contentmanagement bieden. Dit geldt ook voor (rijks) overheden. Zij maken gebruik van het internet waar zij de interactie aangaan met burgers en bedrijven. Wereldwijd kiezen steeds meer (rijks) overheden voor Drupal o.a. vanwege het beheer van duizenden webpagina s op een enkel platform en tevens vanwege het vrij uitwisselen van overheid gerelateerde Drupal modules. Daarnaast speelt ook de dienstverlening en integratie met social media een grote rol in de algehele adoptie van Drupal binnen de overheid. Het CMS van de eerste generatie ( ) was destijds niet veel meer dan een brochure. De pagina s waren statisch en het toevoegen van content werd gewoonlijk door een webmaster gedaan, waardoor de mogelijkheden voor het creëren van content beperkt bleven. De tweede generatie verscheen op het toneel rond 2003, toen de digitale wereld aan zijn opmars als de voornaamste omgeving voor sociale interactie begon. 4 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

5 Nu er steeds meer digitaal gebeurt, is gebleken dat het CMS van de tweede generatie op een aantal essentiële punten tekortschiet om succesvol te functioneren. Een aantal van die tekortkomingen zijn: Het maken van mobiele sites is ofwel helemaal niet mogelijk, ofwel de mogelijkheid daartoe is op het laatst nog even ingebouwd Het systeem is duur in het gebruik Hoge licentiekosten Hoge onderhoudskosten Moeilijk om ervaren developers voor dit systeem te vinden De gebruiksvriendelijkheid laat te wensen over Het ontwerp van deze producten dateert van vóór het ontstaan van best practices voor een moderne gebruiks ervaring (UX) Nieuwe mogelijkheden voor het ontwikkelen van contentformats leiden tot knelpunten bij het creëren van content Meervoudige oplossingen vereist Geen integratie met sociale communities Externe video-oplossingen vereist Wat heeft het CMS van de derde generatie meer te bieden dan zijn voorgangers? Eenvoudigere tools voor het creëren van content Responsief webdesign om een rijke gebruikerservaring op alle huidige en opkomende platforms te garanderen Systeemeigen integratie met sociale communities Een toegankelijke architectuur die integratie gemakkelijker maakt Ondersteuning om continu te kunnen innoveren Levering van alle functionaliteit volgens de behoeften en de agenda van de opdrachtgever: die is dus niet langer afhankelijk van de roadmap van een leverancier Putting It in Perspective 5 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

6 De volgende CMS-generatie moet beheren, meten en binden Het doel van een CMS kan alleen worden bereikt als de volgende CMS-generatie de tools kan bieden die organisaties in staat stellen optimale interactie en binding met hun klanten te bewerkstelligen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om eenvoudige en krachtige tools voor het creëren van content en tools om workflows, werkgroepen en de beveiliging van een site eenvoudig te beheren. Het CMS moet de kwantitatieve gegevens en analysemogelijkheden bieden waaruit blijkt dat er sprake is van digitaal succes. Het CMS moet verder de middelen bieden om rijke digitale gebruikerservaringen te creëren, evenals de tools om content te creëren en te beheren, en voorzien in een wereldwijde online belevenissen in alle talen. Measure Give insight into multichannel experience patterns and consumption A/B testing Multivariate testing Web analytics Social analytics Dashboards Engage Contextually transform content across channels and manage transactions and social interactions Presentation management Content targeting Social Ad serving Transactions ID/ authentication Manage Enable people to create and manage digital experiences and/or associated content Content data/services Repositories BPM and workflow Authoring tools Multilingual Campaign management 6 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

7 Selecteer een CMS-leverancier: all-in-one of open architectuur CMS-leveranciers gaan uit van twee benaderingen All-in-one pakketten: Traditionele CMS-systemen zijn propriëtair (de exclusieve rechten van de software) en maken overwegend gebruik van een monolitische -benadering. Ze proberen alle functionaliteiten die een organisatie nodig zou kunnen hebben te integreren in één systeem. Maar in een wereld waarin innovatie aan de orde van de dag is, is het niet erg waarschijnlijk dat zo n systeem blijvend aan alle wensen kan voldoen. Daar komt nog eens bij dat het toevoegen van nieuwe functionaliteit doorgaans een traag proces is, dat een maandenlange of soms zelfs jarenlange ontwikkeltijd met zich mee kan brengen. Gezien de moordende concurrentie is dit trage proces ongewenst. Geïntegreerde digitale ervaringen: Een CMS dat gebaseerd is op open-sourcetechnologie kenmerkt zich door een open architectuur, die het mogelijk maakt de beste oplossingen waaronder ook oplossingen die nog maar net de kop hebben opgestoken snel en gemakkelijk in het CMS te integreren. Deze open architectuur biedt daarom een ideale omgeving voor continue innovatie. Aanpassingen kunnen eenvoudig worden gemaakt zonder het hele systeem opnieuw te moeten opbouwen. Soms hoeft er bijvoorbeeld alleen maar een nieuwe Drupalmodule te worden gecreëerd of een bestaande module te worden aangepast om een nieuwe functionaliteit toe te voegen. De doorlooptijd is dan in de orde van dagen of weken, in plaats van maanden of jaren. Dankzij de open architectuur van het open-sourceplatform is integratie met nieuwe systemen ook heel eenvoudig. 7 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

8 Belangrijkste overwegingen bij het selecteren van een nieuw CMS Wanneer een organisatie een CMS-selectietraject ingaat, is het nuttig om inzicht te hebben in de factoren die medebepalend zijn voor het gewenste eindresultaat. Enkele cruciale factoren die in dit proces moeten worden meegenomen zijn de volgende: Biedt het CMS de tools om continu te innoveren en het systeem aan te passen aan een snel veranderende digitale omgeving? Kan het CMS hoge pieken in websiteverkeer aan, zodat uw allerbeste dag niet uw allerslechtste dag wordt? Elke organisatie heeft haar eigen specifieke eisen. Welke problemen wilt u oplossen? Formuleer de specifieke eisen waaraan een nieuw CMS voor ú moet voldoen. Hoe zit het met de licentie-vereisten voor de software? Is deze open-source of propriëtair? De keuze voor een bepaalde licentie brengt nogal wat met zich mee: de verschillen qua kosten en inzetbare resources kunnen aanzienlijk zijn. Wilt u het CMS zelf gaan hosten op eigen locatie, of kiest u voor een cloudoplossing? Hoe zit het met de kosten, met onderhoud/updating en de personeelsvoordelen van elke aanpak? Werkt u rechtstreeks met de CMS-leverancier of via een implementatiepartner? Voldoet het CMS aan alle opgelegde standaarden? 8 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

9 Een groot aanbod aan mogelijke leveranciers Breng uw lijst van mogelijke leveranciers terug door de mogelijke platforms en implementatiemodellen tegen het licht te houden. Wat betreft het platform zijn het niveau van uw development afdeling en de mogelijkheden om het platform door te ontwikkelen van groot belang. Dit zijn de meest gangbare platformopties, plus de diverse eigenschappen ervan:.net Framework Microsoft-only Volwassen ontwikkelomgeving Java Cross-platform Populair bij grote ondernemingen en specifieke branches, zoals financiële instellingen PHP Cross-platform Snelst groeiend CMS-ontwikkelplatform Een CMS kan worden gehost in de cloud, op de locatie zelf ( on-premise ) of door middel van een combinatie daarvan (hybride). Sommige contentmanagementsystemen bestaan uit traditionele software die is geïnstalleerd op on-premise servers. Andere leveranciers bieden een oplossing in de cloud, zodat de servers op afstand worden gehost en onderhouden door de hostingpartner. Sommige bedrijven, zoals Acquia, bieden oplossingen voor cloud-based computing én voor het beheer van on-premise software. 9 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

10 Gebruiksvriendelijkheid boven uiterlijkheden De doorlooptijd van een CMS-selectietraject kan variëren, maar houd rekening met 3 tot 6 maanden. Betrek de voornaamste stakeholders van zowel businesss als IT al vroeg in het proces. Welke personen in de organisatie moeten aan de beoordelingsprocedure van de contentmanagementsystemen deelnemen? Kies daarvoor personen die een CMS objectief kunnen beoordelen op basis van gebruiksvriendelijkheid, en die zich niet laten leiden door hoe aantrekkelijk een bepaald pakket er op het eerste gezicht uitziet. Naast Chief Digital Officers, Managers Online, Brand Managers, Senior Beleidsmedewerkers en de belangrijkste projectmanagers kan ook worden gedacht aan: Developers, software-architecten Designers Communicatieteams Informatie-analisten, data-analisten Partner-organisaties Beheerders Trainers, documentatiepersoneel Andere belangrijke medewerkers in uw organisatie Overweeg een analytische partner in de arm te nemen, zoals Forrester, Gartner, Digital Clarity Group, Real Story Group, of andere. Met hun inzichten kunnen zij een waardevolle bijdrage leveren aan het selectieproces. Download een trial-installatie en evalueer deze op grond van samenhangende criteria. Neem uw partners mee in dit proces. Met hun expertise en kennis van uw bedrijf kunnen ook zij een belangrijke bijdrage leveren. 10 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

11 De presentatieronde voorbereiden Zodra u een shortlist van CMS systemen hebt samengesteld, kunnen de geselecteerde leveranciers aan uw team komen presenteren. Bij een propriëtair systeem zit u vast aan een enkele leverancier. Bij open source niet en kunt u kiezen uit diverse leveranciers. Kies daarom voor een leverancier die al eerder een dergelijk project heeft opgeleverd en die in staat is om ook met de groei van uw organisatie om te gaan. Zorg ervoor dat u het proces zodanig stuurt dat u in staat bent de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem te beoordelen. Vraag de leveranciers het over ons -onderdeel tot een minimum te beperken. In dit stadium bent u al voldoende bekend met de leverancier. Geef de leverancier genoeg tijd om in te gaan op de in uw RFP gespecificeerde scenario s en vereisten. Dit neemt doorgaans één à anderhalf uur in beslag. Vraag de leverancier de juiste mensen mee te brengen voor de demonstratie. De sales engineer kan antwoord geven op uw vragen. Bepaal ten slotte aan de hand van het onderwerp wie bij een specifieke demonstratie aanwezig zal zijn. Zo zullen developers en designers waarschijnlijk niet aan dezelfde sessies willen deelnemen als gebruikers. U bent de klant. Zorg ervoor dat al uw vragen worden beantwoord en de leverancier u alle informatie heeft verstrekt die u en uw mensen nodig hebben om tot een goede beslissing te komen. 11 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem

12 Checklist van belangrijkste eisen Content bewerken Online Editing Content bewerken waar deze staat Structured Content Authoring Op basis van formulieren Creatie van pagina s is configuratie en middels drag-and-drop Assemble pages without developers Media Management Pagina s samenstellen zonder de hulp van developers Workflowvereisten Goedkeuringsprocedure voor publiceren Concept, ter goedkeuring, gepubliceerd Versiegeschiedenis Snel verschillende versies vergelijken Audit Trails Feedback op wijzigingen vastleggen Rapportage Knelpunten Meertaligheid en hergebruik van content Scheiding van content en presentatiewijze Eenmalig content creëren en op verschillende plekken hergebruiken Content indelen met gebruik van taxonomieën Content onderhouden in meerdere talen Handmatige of automatische taalondersteuning De relatie tussen de verschillende talen definiëren Beveiliging en rechten Gebruikers Geautoriseerde CMS-gebruikers (Gebruikers)groepen Groepen van gebruikers en andere groepen Rechten Toegangsniveaus tot mappen en content definiëren Rollen Toegangsrechten voor gebruikers en groepen definiëren Sociale media en samenwerking Blogs Mogelijkheid tot netwerken, bevrienden en volgen Ratings en reviews Samenwerking Moderatorfunctie Licentie en implementatiemodellen Implementatiemodel On-premise: de software draait op eigen servers. Cloud: de software wordt gehost in de cloud. Hybride: authoring servers bevinden zich op uw eigen locatie, delivery servers bevinden zich in de cloud Licentietypes Doorlopend: u koopt de software en betaalt de leverancier een jaarlijks bedrag voor toegang tot upgrades en support. Abonnement: u betaalt een jaarlijks bedrag voor het gebruik van de software, en voor service en support. Open Source: geen software-licentiekosten. Leveranciers zoals Acquia bieden support. En ten slotte: training Voor developers Leer de fundamentele concepten en technieken kennen voor het ontwikkelen van CMS-applicaties, waaronder ook paginaontwerp, API s, contentmodellen, en andere zaken. Voor beheerders Leer de concepten kennen met betrekking tot serveronderhoud en best practices, van installatie en configuratie tot performance en beschikbaarheid. Voor eindgebruikers Leer gebruikers de basiselementen van contentmanagement, inclusief authoring, workflow en publiceren. Hierbij te denken aan; compatibiliteit, webrichtlijnen, huisstijl, open data, open standaarden, (cookie) wetgeving etc. Over Acquia: Acquia verhoogt de online belevingsfactor door Content, Community & Commerce te digitaliseren via Drupal Open Source CMS. Wereldwijd telt de Drupal community honderdduizenden actieve gebruikers en ontwikkelaars. De bedenker van Drupal, de Belg Dries Buytaert, is tevens de oprichter en CTO van Acquia. Het bedrijf speelt in op de toenemende vraag naar web/mobiele integratie, multichannel interactie en web experience. Internationaal werkt Acquia o.a. samen met Twitter en Warner Music. In de Benelux vertrouwen bijvoorbeeld de Europese Commissie, KPN, Mobistar, AEGON, bpost, BAM en Persgroep/VNU op Acquia. Voor meer informatie, surf naar 12 Een praktische gids voor het kiezen van een Content Management Systeem NLD-EBOOK