Procedure functionerings- en voortgangsgesprekken. burgemeester. gemeente Wormerland

Transcriptie

1 Procedure functionerings- en voortgangsgesprekken burgemeester gemeente Wormerland P&O/ 15 december 2008 Pag. 1 van 10

2 1. Inleiding Functionerings- en voortgangsgesprekken zijn een goed en bruikbaar instrument om de relaties binnen het gemeentebestuur zakelijk en professioneel op niveau te houden en de bestuurskracht te versterken. In het functionerings- en voortgangsgesprek staan de uitvoering van de profielschets van de burgemeester en de diverse rollen en taken die de burgemeester vervult in de gemeente centraal. De burgemeester kan het functionerings- en voortgangsgesprek beschouwen als een middel ter ondersteuning van zijn positie, dat hem kan helpen om optimaal te functioneren door hem van feedback te voorzien. De gemeenteraad kan het functioneringsgesprek gebruiken om zijn wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren. Ook het functioneren van de raad in algemene zin kan worden besproken want in een functioneringsgesprek komen beide partijen aan bod. Functioneringsgesprekken vinden in de ambtelijke organisatie plaats tussen een medewerker en de direct leidinggevende. Van een dergelijke relatie tussen de burgemeester en de raad is geen sprake. In de huidige bestuurlijke verhoudingen moet een burgemeester echter wel kunnen rekenen op het vertrouwen van de raad. Het functionerings- en voortgangsgesprek is dan ook een instrument binnen deze vertrouwensrelatie. Deze procedure is gebaseerd op de Handreiking functioneringsgesprek burgemeester die is uitgebracht door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In hoofdstuk 2 wordt kort stilgestaan bij het waarom van functioneringsgesprekken. In hoofdstuk 3 wordt beschreven wat een functionerings- en voortgangsgesprek is. Vervolgens staat in hoofdstuk 4 de cyclus van de gesprekken en de voorbereiding van het functioneringsgesprek centraal. In hoofdstuk 5 wordt aandacht besteed aan het voeren van de gesprekken en in hoofdstuk 6 de verslaglegging. Tot slot wordt de relatie met het klankbordgesprek met de commissaris van de Koningin aangegeven. In bijlage 1 treft u de verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad en in bijlage 2 wordt een voorbeeld gegeven van een verslag van het functioneringsgesprek. In bijlage 3 wordt, tot slot, een voorbeeld gegeven van het tijdpad en de acties ter voorbereiding van het functioneringsgesprek. 2. Waarom functionerings- en voortgangsgesprekken De positie van de burgemeester in Nederland is een bijzondere: een burgemeester wordt door de Kroon benoemd, herbenoemd en ontslagen. Maar de gemeente betaalt het salaris van de burgemeester, en de gemeenteraad doet een aanbeveling aan de minister over de benoeming, de eventuele herbenoeming, en het ontslag van de burgemeester. Dit betekent dat de Kroon (i.e. de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) werkgever in formele zin is en de gemeenteraad materieel werkgever van de burgemeester. Een burgemeester heeft zogezegd twee werkgevers. Met de formele werkgever heeft elke burgemeester in een ambtsperiode van zes jaar een aantal klankbordgesprekken. Namens de Minister is dit een taak die de commissaris van de Koningin uitvoert. Ongeveer zes maanden na de benoeming heeft de kabinetschef van de commissaris van de Koningin een eerste informeel gesprek met de burgemeester. De commissaris van de Koningin spreekt na één jaar, na drie jaar en na vijf jaar van de (her)benoeming met de burgemeester over zijn functioneren. In het laatste gesprek komt ook nadrukkelijk een eventuele herbenoeming aan de orde. 3. Wat is een functionerings- en een voortgangsgesprek Het functioneringsgesprek is een vertrouwelijk tweezijdig, wederzijds gelijkwaardig, gesprek tussen afvaardiging van de raad (commissie) en burgemeester waarin aan de hand van feitelijke constateringen, feedback wordt gegeven over de uitvoering van de profielschets. De oorspronkelijke wederzijdse verwachtingen en toezeggingen uit de profielschets en de benoeming worden naast de feitelijke ervaringen gelegd. De commissie geeft feedback op het functioneren van de burgemeester om de samenwerking goed te houden of verder te verbeteren en als gemeentebestuur beter te kunnen functioneren. De burgemeester aan de andere zijde kan de commissie feedback geven over het functioneren van de raad. De burgemeester kan de raad vragen bij te dragen aan het beter functioneren van hemzelf en verbetersuggesties doen om het gemeentebestuur en de raadsleden beter te laten functioneren. P&O/ 15 december 2008 Pag. 2 van 10

3 Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt verstuurd naar de commissaris van de Koningin en wordt als input gebruikt voor de klankbordgesprekken tussen de commissaris van de Koningin en de burgemeester. Het voortgangsgesprek is eveneens vertrouwelijk, tweezijdig en wederzijds gelijkwaardig, maar is een gesprek tussen de individuele raadsleden en de burgemeester. Dit gesprek heeft een informeel karakter en is sterk gericht op het behouden van goede verhoudingen en het verder verbeteren van de samenwerking. Van deze gesprekken wordt geen verslag gemaakt. Een goede organisatie en voorbereiding van de functionerings- en voortgangsgesprekken zijn belangrijke voorwaarden voor een goed resultaat. Bij de gesprekken is het verder van belang ervoor te zorgen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken wordt gewaarborgd; dat er een goede en aansluitende follow-up volgt; dat betrokkenen het proces als eerlijk en zorgvuldig ervaren; dat het geen eenmalige gebeurtenis is. 4. Voorbereiding van de gesprekken 4.1 Cyclus gesprekken De functionerings- en voortgangsgesprekcyclus sluit aan bij de gesprekscyclus tussen de burgemeester en de commissaris van de Koningin. De gesprekscyclus beslaat een periode van zes jaar, vanaf de benoeming tot aan de eventuele herbenoeming van de burgemeester. In de cyclus wordt een onderscheid gemaakt tussen een functioneringsgesprek (fg) en een voortgangsgesprek (vg). Klankbordgesprek burgemeester met commissaris van de Koningin Benoeming Her-benoeming 1 e jaar 2 e jaar 3 e jaar 4 e jaar 5 e jaar 6 e jaar vg fg vg fg vg fg Het voortgangsgesprek is een individueel gesprek tussen de raadsleden en de burgemeester en is informeel van karakter. Het gesprek is sterk gericht op het behouden van de goede verhoudingen en het verder verbeteren van de samenwerking. Van deze gesprekken wordt geen verslag gemaakt. Voor het voortgangsgesprek wordt met ieder raadslid apart, volgens voorstaand schema een afspraak gemaakt. Het raadslid en de burgemeester kunnen van te voren afspraken maken over mogelijke gespreksonderwerpen. Het functioneringsgesprek heeft een formeel karakter en wordt gevoerd tussen een afvaardiging van de raad en de burgemeester. In het gesprek wordt aan de hand van feitelijke constateringen, feedback gegeven over de uitvoering van de profielschets. De oorspronkelijke wederzijdse verwachtingen en toezeggingen uit de profielschets en de (her)benoeming worden naast de feitelijke ervaringen gelegd. De functioneringsgesprekken worden gevoerd volgens voorstaand schema. Het eerste functioneringsgesprek wordt aan het einde van het eerste jaar na (her)benoeming gevoerd. De raad en burgemeester hebben (de eerste) ervaringen met elkaar opgedaan. In het gesprek kan men eventueel gezamenlijk tot nadere afspraken komen en aan de hand van deze afspraken financiële of organisatorische randvoorwaarden afspreken. P&O/ 15 december 2008 Pag. 3 van 10

4 Aan het einde van het derde jaar na (her)benoeming van de burgemeester wordt een tweede functioneringsgesprek gevoerd. De raad en burgemeester werken geruime tijd samen en de burgemeester heeft zich in de gemeente kunnen presenteren en zijn plaats kunnen vinden. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel en op welke wijze de samenwerking met de raad verloopt. Aan het einde van het vijfde jaar na (her)benoeming van de burgemeester wordt een derde functioneringsgesprek gevoerd. Het zwaartepunt van dit gesprek ligt bij het functioneren en meegroeien met de actuele ontwikkelingen in de gemeente. Het functioneringsgesprek zal, meer dan de vorige gesprekken, kunnen gaan over de veranderende omgeving en de eisen die de actualiteit stelt aan de competenties van het gemeentebestuur en de burgemeester. 4.2 Wie neemt het initiatief? Het is de verantwoordelijkheid van raad en burgemeester samen dat er functionerings- en voortgangsgesprekken worden gehouden. Het initiatief ligt in principe bij de raad. Neemt de raad het initiatief niet, dan is het aan de burgemeester om dat te doen. Treedt binnen de ambtsperiode van de burgemeester een nieuwe gemeenteraad aan, dan is het zaak dat de nieuwe raad en de oude burgemeester de bestaande cyclus van functionerings- en voortgangsgesprekken voortzetten. De griffier licht nieuwe raadsleden voor over het lopende proces. Een overdrachtsdocument waarin door de oude raad is aangegeven wanneer en in welke vorm er gesprekken hebben plaatsgevonden, kan daarbij ondersteunen. 4.3 Samenstelling commissie Bij de samenstelling van de commissie wordt aansluiting gezocht bij de vastgestelde Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester. De commissie bestaat uit maximaal zes raadsleden die benoemd worden door de raad. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 4.4 Voorbereiding van het functioneringsgesprek Het is van groot belang dat de organisatie van het gesprek tijdig start. De voorzitter van de commissie die het functioneringsgesprek voert, nodigt de commissieleden en de burgemeester ruim van tevoren uit tot het aandragen van agendapunten. Vervolgens zorgt de voorzitter ervoor dat de agendapunten tijdig door de commissie en de burgemeester geaccordeerd worden. De griffier speelt een belangrijke rol bij de organisatie en de voorbereiding. De griffier neemt samen met het presidium en de burgemeester de praktische voorbereiding ter hand, zoals het vaststellen van de datum, het opstellen van de agenda, het versturen van de uitnodiging en de verslaglegging. De griffier draagt er zorg voor dat het verslag van het vorige functioneringsgesprek voor alle betrokkenen ter inzage gelegd wordt; dit vanuit het oogpunt van geheimhouding. Daarnaast stuurt de griffier de betrokkenen de profielschets en eventuele andere documenten toe. 5. Voeren van het functioneringsgesprek Het is belangrijk dat de commissie en burgemeester met het goede verwachtingspatroon aan het gesprek beginnen. Zoals eerder aangegeven is een functioneringsgesprek tweezijdig. Dat houdt in dat beide partijen de gelegenheid krijgen om hun visie te geven op het functioneren van de gesprekspartner. Het functioneringsgesprek is ook een gesprek dat gevoerd wordt op basis van gelijkwaardigheid. Dit kenmerk vloeit voort uit het voorgaande: een tweezijdig gesprek is een gesprek tussen gelijkwaardige partners. Een burgemeester die een functioneringsgesprek voert met de commissie, verschijnt dus niet voor een tribunaal. Het functioneringsgesprek is vooral gericht op de toekomst. Natuurlijk staat het functioneren in de afgelopen periode op de agenda, maar het belangrijkste doel van het gesprek is toch: nagaan wat beide partijen van elkaar verwachten, zodat de verwachtingspatronen van beide partijen gesynchroniseerd kunnen worden. Het functioneringsgesprek is altijd een vertrouwelijk gesprek. P&O/ 15 december 2008 Pag. 4 van 10

5 6. Verslaglegging De griffier maakt een verslag van het functioneringsgesprek. Een vaste vorm van het verslag waarin diverse gespreksthema s en bijvoorbeeld de besproken competenties een plaats hebben, dwingt om de essenties van het gesprek vast te leggen en structureert weer de voorbereiding van een volgend functioneringsgesprek. De griffier legt het verslag voor aan de leden van de commissie die bij het gesprek aanwezig waren en aan de burgemeester. Beide partijen ondertekenen het verslag; namens de vertegenwoordiging van de raad ondertekent de voorzitter van de commissie die het gesprek voerde. Ondertekent een van beide partijen niet, dan is de consequentie dat het verslag niet wordt erkend als feitelijke weergave van het functioneringsgesprek. De commissie is verantwoordelijk voor de vaststelling van het verslag. De griffier zorgt dat het verslag wordt bewaard. Het integrale verslag wordt dus niet onder de gehele raad verspreid. Een vorm van terugkoppeling door de commissie is echter noodzakelijk in verband met de herbenoeming. Het ligt in de rede daarbij ook de in de verslagen vastgelegde uitkomsten van eerdere functioneringsgesprekken te betrekken. Verslagen van functioneringsgesprekken en bijbehorende stukken zijn vertrouwelijk en worden, na te zijn vastgesteld, door de griffier in een gesloten enveloppe in het archief gedeponeerd. Alleen de burgemeester, de raadsleden die aanwezig waren bij het functioneringsgesprek en de griffier hebben toegang tot de verslagen. Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de nieuwe fractievoorzitters de stukken inzien. 7. Relatie functioneringsgesprek met klankbordgesprekken commissaris van de Koningin Het besluit om niet tot herbenoeming over te gaan dient gebaseerd te zijn op regelmatig gevoerde functioneringsgesprekken. Na ondertekening van het verslag wordt deze naar de commissaris van de Koningin gestuurd. Dat helpt de commissaris van de Koningin op de hoogte te blijven van het functioneren van de burgemeester. De commissaris van de Koningin kan het verslag gebruiken voor zijn voorbereiding van het klankbordgesprek met de burgemeester. P&O/ 15 december 2008 Pag. 5 van 10

6 Bijlage 1: Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad Ontwerpbesluit De raad van de gemeente Wormerland, overwegende, dat het wenselijk is dat de burgemeester - in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid - er recht op heeft tenminste drie keer tijdens zijn ambtsperiode van de gemeenteraad te horen hoe over zijn functioneren wordt gedacht; gelezen de Procedure functionerings- en voortgangsgesprekken burgemeester ; gelet op de artikelen 147 jo. 149 en artikel 84 van de Gemeentewet; Besluiten: Vast te stellen de navolgende verordening: Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a gesprekken: functioneringsgesprekken namens de raad met de burgemeester; b commissie: de commissie bedoeld in artikel 2; c adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien; d commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie. Algemene bepalingen Artikel 2 Lid 1 De raad stelt een commissie in, die gesprekken voert met de burgemeester. Lid 2 De commissie voert ten minste drie gesprekken per ambtsperiode. Procedure en tijdschema Artikel 3 Lid 1 De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken. Lid 2 De gesprekken worden gevoerd in ieder geval zes weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft. Samenstelling commissie Artikel 4 Lid 1 De raad kiest de commissie uit zijn midden ten minste acht weken voor het functioneringsgesprek bedoeld in artikel 3, lid 2. Lid 2 De commissie bestaat uit maximaal zes leden van de raad Lid 3 De raad benoemt geen plaatsvervangende leden. Lid 4 Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger. Lid 5 De commissie laat zich bijstaan door de griffier. Lid 6 De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris. Lid 7 De commissie kan besluiten om de adviseur(s) uit het voorgaande lid bij (een deel van) het gesprek aanwezig te laten zijn. Voorzitterschap van de commissie Artikel 5 Lid 1 De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter. Lid 2 De voorzitter leidt het gesprek. Lid 3 De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder. P&O/ 15 december 2008 Pag. 6 van 10

7 Geheimhouding Artikel 6 Lid 1 De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering. Lid 2 De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. Lid 3 Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan. Lid 4 De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4. Lid 5 De commissie, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op. Lid 6 De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. Lid 7 De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. Lid 8 Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en de externe gespreksleider. Voorbereiding gesprek Artikel 7 Lid 1 De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande twee functioneringsgespreksverslagen in te zien. Lid 2 De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. Lid 3 Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. Lid 4 Het commissielid die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee. Lid 5 Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Het gesprek Artikel 8 Lid 1 De gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid. Lid 2 Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. Lid 3 Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. Lid 4 De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: a de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters; b de burgemeester in het proces van dualisme; c de burgemeester als voorzitter van het college; d de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid; f de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; g de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa; h de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; i de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit; j de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties. Lid 5 In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente. P&O/ 15 december 2008 Pag. 7 van 10

8 Verslaglegging Artikel 9 Lid 1 Door de griffier wordt het functionerings-gespreksverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. De burgemeester kan ervoor kiezen het verslag alleen voor gezien te ondertekenen. In dat geval dient de burgemeester ervoor te zorgen dat een zienswijze aan het verslag wordt toegevoegd. Lid 2 Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Lid 3 Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Lid 4 Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd. Archivering Artikel 10 Lid 1 De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Lid 2 Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Slotartikelen Artikel 11 Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet. Artikel 12 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad Wormer, (datum) P&O/ 15 december 2008 Pag. 8 van 10

9 Bijlage 2, Voorbeeld verslag functioneringsgesprek Geheim Verslag functioneringsgesprek van de commissie van de gemeente Wormerland met burgemeester Datumgesprek Plaats Tijdstip tot Aanwezig (vz), Verslag Opening De voorzitter legt de procedure uit en geeft aan dat van dit gesprek in drievoud een verslag wordt gemaakt door de griffier. Na ondertekening door de burgemeester en de commissie wordt het verslag naar de commissaris van de Koningin gezonden ter opname in het personeelsdossier van de burgemeester. De burgemeester en griffier ontvangen elk een exemplaar. De griffier bergt het exemplaar in een verzegelde enveloppe met het woord geheim op in een voor derden ontoegankelijke en afgesloten kluis. Voorafgaand aan een volgend gesprek mogen de leden van de commissie het verslag van de laatste twee gehouden functioneringsgesprekken op de kamer van de griffier, in haar/zijn aanwezigheid lezen. A B C D E F G H I J K L M Afspraken voorgaand functioneringsgesprek De rol van de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters. De rol van de burgemeester in het proces van dualisme. De rol van de burgemeester als voorzitter van het college. De taak van de burgemeester als coördinator van beleid/kwaliteitsbewaker. De wijze waarop de burgemeester invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid. De rol van de burgemeester in de contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven. De burgemeester in zijn rol als ambassadeur van de gemeente. Wordt de gemeente bij andere overheden voldoende voor het voetlicht gebracht? De rol van de burgemeester in de contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie. De nevenfuncties en integriteit van de burgemeester. De aan de profielschets gerelateerde, competenties van de burgemeester. De toekomstvisie van de gemeente. Gemaakte afspraken t.a.v. burgemeester en raad (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) Gemeente Wormerland, (datum) Namen leden commissie met vermelding politieke partij en handtekening Naam burgemeester met handtekening P&O/ 15 december 2008 Pag. 9 van 10

10 Bijlage 3, Voorbeeld tijdpad Week 12: Week 10: Week 9: Week 8: Week 0: Week + 1: Week + 2: Week + 3: Griffier: agenderen t.b.v. vergadering van fractievoorzitters. Raad: eventueel vaststellen procedure of eenmalig een verordening. Raad: samenstellen commissie. Commissie: kiezen voorzitter. Griffier: voorgaand(e) verslag(en) functioneringsgesprek(ken) ter inzage voor commissieleden en burgemeester. Burgemeester en voorzitter: bespreken reikwijdte en diepgang. Commissie: vaststellen reikwijdte en diepgang. Griffier en voorzitter: opstellen tijdplanning t.b.v. organisatie (planning voorbereiding afhankelijk van gekozen diepgang en reikwijdte). Griffier: regelen vergaderlocatie voor commissiebesprekingen en functioneringsgesprek. Burgemeester: opstellen zelfevaluatie. Griffier: uitnodiging zenden aan burgemeester voor toezending bespreekpunten. Commissie: bespreekpunten inventariseren en vaststellen agenda. Commissie: verdelen bespreekpunten. Commissie: vergaren informatie en opstellen vraag- of discussiepunten (eventueel schriftelijk of mondeling bevragen wethouder(s) en/of gemeentesecretaris, of eventueel uitnodigen voor deel van het functioneringsgesprek) Datum evaluatiegesprek Griffier: conceptverslag opstellen. Burgemeester en commissie (voorzitter): vaststellen (ondertekenen) verslag (eventueel + 10 dagen zienswijze burgemeester). Griffier: Verzenden afschrift vastgesteld verslag aan burgemeester en commissaris van de Koningin met opmerking vertrouwelijk op envelop. Griffier: archiveren vastgesteld verslag in verzegelde enveloppe en vernietigen overige documenten. Voorzitter, burgemeester en griffier: evaluatie en verbeteringen procedure. P&O/ 15 december 2008 Pag. 10 van 10