Dynamics denken en doen* PwC Dynamics Rondetafelsessie 23 september 2008

Transcriptie

1 Dynamics denken en doen* PwC Dynamics Rondetafelsessie 23 *connectedthinking Agenda Plenaire sessie In Control met Dynamics NAV Rapportage tools Autorisaties Performance Pauze Parallelle sessies Parallelle sessies Borrel

2 Dynamics denken en doen* In control met Dynamics NAV *connectedthinking Onderwerp Controls In control en Dynamics NAV PwC ervaringen Slide 4 2

3 In Control Internal control Effectiveness and efficiency of the business processes; Reliability of the financial reporting; Compliance. Slide 5 Compliance Compliance Sarbanes-Oxley (VS) French guidelines on internal control Tabaksblat (NL) Protection of personal data Good Manufacturing Practices Basel II (Financial sector) Slide 6 3

4 Controls Monitoring controls Manual controls Process General Ledger Purchase Inventory Sales Automated controls User access rights / segregation of duties IT General Controls Management of IT Application change management Security Operations Development and implementation Slide 7 In Control Monitoring RESULTAAT Inrichting IN CONTROL IT-beheer Dynamics NAV IT-effectiveness Procesverbetering Rendementverbetering Slide 8 4

5 Automated controls Autorisaties - functiescheiding Logging Document approval 3-way match Aansluiting sub administratie grootboek Boekingsgangen Handmatige boekingen Voorraadwaardering Periode afsluiting Slide 9 IT audit Een IT-auditor beoordeelt en adviseert over (IT-)systemen en processen Op basis van standaard referentiekader Dynamics NAV - Ons standaard referentiekader bevat de controlemaatregelen die getroffen kunnen worden in standaard Dynamics NAV - I.g.v. specifieke klant opdracht wordt het referentiekader ook met de klant afgestemd - Voor jaarrekeningcontrole overleg met accountant Onderzoek - Interviews en documentatie - Analyse van data uit Dynamics NAV Rapportage Slide 10 5

6 IT audit MBS-Navision Versie: pre-concept v1 Datum (laatste bijwerking): 20-mei-05 Deelproces Activiteit Risico's Naam Naam No. No. Geautomatiseerd AO en Interne controlemaatregelen Monitoring Managementrichtlijnen Handmatig / (rapportages) procedureel Inkoop (goederenfacturen) 1. Onderhoud crediteuren 1.1 Invoeren en onderhouden van de crediteuren stamgegevens Crediteuren Door middelvan toegangsrechten in Navision stamgegevens worden wordt de toegang tot het onderhouden van ongeautoriseerd aan crediteuren stamgegevens beperkt gelegd en/of gemuteerd Crediteuren Door middelvan toegangsrechten in Navision bankrekeningnummers wordt de toegang tot het onderhouden van worden ongeautoriseerd bankrekening-nummers beperkt gemuteerd Crediteuren stamgegevens worden niet juist en/of onvolledig verwerkt in Navision 2. Bestellen 2.1 Indienen van een bestelaanvraag bij de afdeling inkoop 3. Uitvoeren inkoop 3.1 Registratie van de inkooporder Crediteuren stamgegevens worden niet tijdig verwerkt Ongeautoriseerde bestelaanvragen leiden tot een inkoopopdracht. Inkooporders worden Door middelvan toegangsrechten in Navision ongeautoriseerd wordt de toegang tot het aanmaken en aangelegd of gemuteerd onderhouden van inkooporders beperkt in Navision De inkooporder wordt niet juist en/of onvolledig ingevoerd in Navision Slide 11 PwC ervaringen Bedrijven zijn (meestal) tevreden Ruime functionaliteit Gebruikersgemak Flexibel Stabiel AO/IC NAV is beperkt in hoeveelheid geautomatiseerde controles. Wordt wel toegevoegd met nieuwe versies. Controles die wel beschikbaar zijn worden matig ingezet: - Klanten kennen ze niet - Consultants geven er onvoldoende aandacht aan Slide 12 6

7 Bevindingen Autorisaties meestal onvoldoende Monitoring controls niet goed ingezet Maatwerk tast betrouwbaarheid soms aan Aansluitingen met sub administratie vaak moeilijk (m.n. voorraad) Geen logging Meestal als oordeel dat onvoldoende gebruik wordt gemaakt van controle maatregelen in en rond het systeem Slide 13 Vervolg PwC In Control training ism Qurius Learning Solutions PwC Quick scan Publicaties Sarbanes-Oxley: The Role of Microsoft Business Solutions Technology In Supporting Compliance (Stewart McKie 2004) Navision Security Hardening Guide (oktober 2004) Microsoft Solutions for Security and Compliance Regulatory Compliance Planning Guide ( 2006 Microsoft Corporation) Slide 14 7

8 Dynamics denken en doen* Rapportage tools *connectedthinking Dynamics Rapportage, Business Intelligence en Corporate Performance Management Dynamics Rapportage Business Intelligence Corporate Performance Management Slide 16 8

9 Zijn dit voor u herkenbare situaties? Geen informatie! Belangrijke informatie is niet beschikbaar voor besslissers Afhankelijk! Managers zijn afhankelijk van de IT afdeling voor rapporten Informatie is achterhaald! Beslissingen worden gebasseerd op historische gegevens i.p.v. degelijke forecasts Te laat! Het kost te veel moeite en tijd om een rapport of analyse te maken Discussie over de inhoud! Informatie komt niet uit 1 bron Implementatie van Dynamics Rapporten met BI en dan kunnen we live! Slide 17 Rapportage, waar moet ik rekening mee houden? (1) Informatievraag? Wat is het verschil tussen documenten en rapportage? Wat is het verschil tussen analyse en rapportage? Ik wil mijn informatie online gaan aanbieden? PDF? Portal? Presentatie? Hoe verkrijg ik mijn informatie? Per , excel sheets, database, datawarehouse? Systeem Dynamics NAV C/Side of SQL Er wordt ook gebruik gemaakt van diverse andere systemen om informatie te maken. Hardware: performance van het systeem Test en liveomgving op 1 server. Organisatie Gebruikers willen zelf informatie kunnen maken of men wilt informatie aangeleverd krijgen. Kennis Weet zelf hoe de applicatie in elkaar zit (model) en wil dit ook beheren of wilt u met een standaard model eenvoudig rapporten kunnen maken. Kwalitieit Informatie moet gecontroleerd worden. Systematisch werken, kwaliteit verbeterd. Slide 18 9

10 Rapportage, waar moet ik rekening mee houden? (2) Methodiek Planning & Control, Forecast, Balanced Scorecard? Beveiliging Toegankelijkheid van de informatie? Inrichting? Investering Ga ik investeren in Hardware Extra server, betere bereikbaarheid, betere performance. Software Tools, single of multi user (evt. Extern) Kennis techniek, methodieken en presentatie Beveiliging inrichting rolgebasseerd ROI Sneller kunnen beslissen Betrouwbare beslissingen Kwaliteit van de processen verhogen Concurrentie voor zijn Slide 19 Tools voor Rapportage in Dynamics NAV Standaard rapporten Per functioneel gebied financieel, verkoop, voorraad, inkoop, personeel, etc. Rapportage-schema s Kolommen en rijen vrij in te stellen, periode, calculaties Analyse-schema s 4 standaard dimensies, filters zetten Slide 20 10

11 Real time tools voor Rapportage uit Dynamics NAV Add-in tool - JetReports Zelf model maken in excel, wizard om rapporten te maken Connector via C/Front naar Dynamics NAV Houdt rekening met NAV relaties Scheduler, multi-databases, drildown in NAV, multi-language SQL Report Designer Dataset (Model), Web enabled, multidimensionaal, and XML data bronnen presentatie format (HTML, MHTML, PDF, XML, CSV, TIFF, and Excel, Drildown in Web, Security in SQL, Tabular, matrix, chart, and free-form, Ad hoc rapportages met behulp van Report Builder. Slide 21 SWOT analyse van Rapportagetools Dynamics NAV Sterkten Dynamics: veel standaard rapporten zijn al aanwezig, rapporten kunnen aangepast worden door IT specialist, analyse en dimensies zijn vrij in te richten. JET: Zelf analyses maken, goedkope oplossing, wizard, drill down naar NAV Reporting Services: beveiliging, toegangkelijkheid, direct inzetbaar. Zwakten Performance kan slecht zijn indien de aanvraag (Datamodel) te complex is Dynamics: Presentatie kan alleen in Client, dimensies moeten ingericht zijn. Jet: Beveiliging, afhankelijk van IT specialist, toegankelijkheid. Reporting Services: SQL is noodzakelijk Kansen Reporting Services: ook inzetbaar in BI omgeving en NAV 2009 Toekomstgericht Bedreigingen Kennis van datamodel moet aanwezig zijn Leunen op kennis van IT afdeling JET: ERP aanpassing kan rapport beschadigen!! Connector is al geïntegreerd in Office 2007 Slide 22 11

12 Business Intelligence Wat is Business Intelligence? Business Intelligence (BI) staat voor het verzamelen van informatie binnen uw eigen organisatie. Het kan omschreven worden als het proces om gegevens om te zetten in informatie, die vervolgens leidt tot kennis. Slide 23 Bepalen v.d. behoefte aan functionaliteit Voorgedefinieerd - Rapport Repeterende rapporten (Schema) Push rapporten, SMS rapporten, Mail rapporten Ad Hoc - Analyse Simpele analyse, 1 waarheid (bron) Eenvoudig in gebruik Combineren van parameters Functionele gebieden Financien Balans, Verlies en winstrekening Ouderdomsanalyses Marketing en Verkoop Omzet en afzet rapporten Klant/product Rapportage Operatie Productiviteit Kostenoverzicht Kwaliteitsrapportage Ad Hoc 10-20% Voorgedefinieer d 80-90% Slide 24 12

13 Business dimensional lifecycle diagram (Kimball) Slide 25 Visie van Microsoft op BI en CPM Gespecialiseerde BI Tools Microsoft: Biedt 1 compleet en geintegreerd BI en Performance Management systeem aan. Business Intelligence wordt volledig ondersteund door Microsoft Office BI compleet en betaalbaar BI voor Iederee n Slide 26 13

14 Gebruik BI in een organisatie Persoonlijk Team Gemaakt door mij, voor mij, wordt alleen door mij gebruikt Gemaakt door iemand van het team, wordt gebruikt door het team Organisatie Gemaakt en beheerd door IT, wordt gebruikt door de gehele organisatie Personal BI Team BI Corporate BI Slide 27 Microsoft Business Intelligence (BI) platform BI Back-end SQL 2005 /2008 Integration Services SSIS Analysis Services SSAS Reporting Services SSRS BI Front-end Microsoft Office - Excel - Microsoft Office SharePoint Server - Report Server Microsoft Dynamics - Business Analytics Performance Point Server Personal BI BI Office Office Personal Team BI Office SharePoint SharePoint Corporate Personal BI BI PerformancePoint Slide 28 14

15 Back-end tools voor Business Inteligence SQL Server Integration Services SQL Server Analysis Services Opbouwen en beschikbaar maken van kubussen Gebruik maken van dimensies (Product, Klant, Data cleansing Tijd..) Definieren van meetwaarden (Omzet, Marge, Denormalisatie en normalisatie Leadtime..) Aggregatie Geoptimaliseerd voor analyses and rapporten Totaalberekeningen zijn Extra kenmerken meegeven aan de data: opgeslagen in de kubus Doorlooptijd calculaties => Voorzien in trend analyses zoals Lopend jaartotaal (Calendar vs. Working days) Groei en groei % Valuta conversie => Holding/Reporting-currency Lopende gemiddelden (jaar, 12 maanden, ) Data laden Bedrijfsbrede beveiliging van toegang en data Vervangingsfrequentie en volume mogelijk met Windows security gebaseerd op rollen. One version of the truth: Unified Data stored Multicompany, verschillende fysieke databases in Datawarehouse Slide 29 Microsoft BI Stack SharePoint Server Excel Analysis Reports Scorecards BI PLATFORM SQL Server Reporting Services SQL Server Analysis Services SQL Server Datawarehouse SQL Server Integration Services Financiën Verkoop Operatie Slide 30 15

16 Front end tool Excel Slide 31 Front end tool - Business Analytics Dynamische, ad-hoc analyses, en rapporten. Mogelijkheid tot het maken van dashboards Ingebouwde formules en wizards. Uitgebreide filtermogelijkheden. Plannen, mailen en exporteren (Excel, PDF). Gegevens afhankelijke informatie per mail. Onbeperkt aantal gebruikers. Standaard Windows autorisatie Slide 32 16

17 Microsoft Office SharePoint Server - M.O.S.S Communication Content Managemen s & Collaboration t Workflow & Portal Business Intelligence Search Slide 33 Highlights SSRS 2008 : Report Designer Slide 34 17

18 Corporate Performance Management We gebruiken de volgende processen: Planning/budgetering Forecasting Communication We gebruiken de volgende methoden: Balanced Scorecard Activity Based Costing Business Process Management e t c De meetwaarden en KPI s Die we gebruiken om onze performance te meten. Slide 35 Performance Point Server 2007 Wat gebeurd er er?? Scorecards and Dashboards Wat gebeurd er er?? Reporting Consolidation Wat zal er gaan gebeuren gebeuren?? Forecasting Wat is er gebeurd gebeurd?? Analytics Wat moet er gebeuren gebeuren?? Planning, Budgeting Slide 36 18

19 Planning Performance Point Server 2007 Budgettering & forecasting Planning & what-if analysis Interne consolidatie Met Excel add in templates and formulieren Gecentraliseerde opslag van gegevens en management en business rules Workflow is voorgedefinieerd. De processen: planning, budgetering en forecasting worden ondersteund, ook in communicatie. Slide 37 Monitor Performance Point Server 2007 Eenvoudig om performance dashboards en scorecards te bouwen Monitoren van business performance in een gebruiksvriendelijke en te delen omgeving Persoonlijke performance overzichten Zelfgemaakte performance dashboards op methodology gebasseerde scorecards Slide 38 19

20 Analyse Performance Point Server 2007 Eenvoudig inzetbaar door eindgebruiker Zelf ontwikkelen van rapporten voor analyse Web-based publicatie Krachtige drill down (decompression tree) Slide 39 Bi Back end Application user Bi Front end - End user Architecture MS Products Data, filtered PPS/MOSS Dashboard Scorecards Data, filtered MOSS Dashboard Coperate Level Department Level Scorecards SSRS SSAS Datawarehouse Dynamics AX Dynamics CRM Report Builder/ Designer MS Office Dataset Others Planning/Consolidation Slide 40 20

21 Analisten visie Gartner BI Report January 2008, in leaders quadrant! Slide 41 Slide 42 Referenties Business Intelligence 21

22 Heeft u nog vragen? Slide 43 Dynamics denken en doen* Autorisaties *connectedthinking 22

23 Herkent u deze persoon? Naam: Jérome Kerviel Beroep: Ex-handelaar in termijncontracten bij SocGen (Société Générale) Claim to fame: De man van 5 miljard Slide 45 Lessons learned Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Trader heeft in enkele weken posities opgebouwd die zijn persoonlijke limieten ver te boven gingen. Risico s verborgen door fictieve tegengestelde trades in de administratie op te nemen. Tijdig elimineren fictieve trades en na beoordeling opnieuw opvoeren Hoe had dit voorkomen kunnen worden? Tone at the top Opstellen norm voor inrichting van autorisaties Procedures voor het uitgeven en intrekken van autorisaties Gebruik gemaakt van oude autorisaties in Logging instellen en periodiek monitoren het back-office systeem, of door Perodieke beoordeling actuele passwords te gebruiken die hij nog wist. systeembevoegdheden Uit quotes van de bewuste trader in de pers blijkt dat dit is gebeurd in een Passwords periodiek wijzigen competitieve omgeving met een sterke focus op het maken van winst. Slide 46 23

24 Informatiebeveiliging Autorisatie User Rollen Object Toegangsrechten: Lezen Invoegen Wijzigen Verwijderen (Uitvoeren) Identificatie Authenticatie Slide 47 Inrichten autorisaties: een duivels dilemma Beheersbaarheid Flexibiliteit Controleerbaarheid Veiligheid Flexibiliteit: Wijzigingen in de organisatie, het systeem of de procesgang dienen niet te leiden tot complexe taken voor het wijzigen van de autorisaties; Veiligheid: Op basis van de autorisaties dienen alle gewenste functiescheidingen gerealiseerd te kunnen worden. Veiligheid is hierbij gelijk aan betrouwbaarheid; Beheersbaarheid: Gebruik van rollen kan eenvoudig de gewenste functiescheiding afdwingen. Zware last op het beheer van de autorisaties; Controleerbaarheid: Alle stakeholders zoals managers, ICT beheerders, auditors dienen de informatie over autorisaties te verkijgen die past bij hun rol. Slide 48 24

25 Onze Dynamics NAV ervaring - - Nadenken over en inrichten van autorisaties is heeft minimale aandacht bij implementatie Inrichten van autorisaties is geen sinecure; - Simuleren taken is tijdrovend; - Geen afscherming van velden; - Rekening houden met maatwerk; - ODBC gebruikers - Integratie met Active Directory (Windows aanmelding) - Beheer van autorisaties 20% van de gebruikers binnen Dynamics Nav is super user 10% van de super users zijn externe gebruikers Logging als detectieve controlemaatregel wordt onvoldoende (effectief) gebruikt Toenemende mate gebruik van add-on s, bijv Lanham tool voor veld autorisatie / logging en rapportage Slide 49 Lanham tool: een voorbeeld Slide 50 25

26 Onze Dynamics Nav autorisatie aanpak 1. Beoordelen huidige situatie: Bepalen doorbreking controle technische functiescheiding Toegang tot kritische tabellen (instellingen, stamdata, gebruikersrechten, object designer etc) 2. Ontwerp gewenste situatie Definiëren van gewenste functiescheidingen (bijv beheer lev. stam en maken ink. fac) Bepalen impact gewenste situatie: - noodzaak inzet aanvullende tools / add-on - Gebruik maken en/of optimaliseren van standaard rollen - Specifieke rollen - Functie applicatiebeheer 3. Realiseren gewenste situatie - Implementatie standaard set rollen en/of aanpassen van standaard rollen - Simuleren, testen en accepteren specifieke rollen 4. Overdracht - Documenteren rollen, toegangsrechten, (kritische) objecten - Procedure beheer van autorisaties - Monitoren naleving procedure Slide 51 Dynamics denken en doen* Performance *connectedthinking 26

27 Introductie NAV performance Derk Jan Oelemans Manager Development, BI en E-Business Qurius Business Solutions Slide 53 Performance domeinen Functionele alternatieven Datamodel wijzigingen Architectuur Development Executables Database beheer Infrastructuur Development standaard Patroon Herkenning tools Audits Standaarden onderhouden bij nieuwe versies Kennis documenten Microsoft bestuderen Indexen tunen, Fill factoren etc. Filegroups, backup en replicatie Performance counters Hardware, installatie Performance counters Slide 54 27

28 Infrastructuur Performance counters inrichten en periodiek controleren Architectuur Developme nt Executable s Database be hee r Infrastru ctuur Monitoren veiligheidsbuffer voor performance Monitoren afgesproken KPI s Hardware requirements onderhouden, opstellen en toetsen met de actuele behoefte bij de klant. Dit is versie en data afhankelijk - Schaalbare hardware verkopen en onderhouden Slide 55 Database beheer Architectuur Indexen onderhouden - Nieuwe voorstellen en toevoegen op basis van het gebruik van de data. - Niet gebruikte indexen verwijderen - Rebuilden Developme nt Executable s Database be hee r Infrastru ctuur Fill factors onderhouden Maintenance plannen onderhouden Sift zombies elimineren Filegroups onderhouden Partitionering van data Domein van oa. SQL Sunrize Slide 56 28

29 Executables Architectuur Developme nt Executable s Database be hee r Infrastru ctuur Build lijst met verschillen bijhouden en aanbieden aan developers Hotfixes downloaden en communiceren Aanbevelingen uitwerken en verwerken in de development standaarden Slide 57 Development Development standaarden onderhouden Architectuur Developme nt Executable s Code audits, handmatig of m.b.v. een tool Kennis delen Database be hee r Infrastru ctuur Slide 58 29

30 Architectuur Architectuur Functionele alternatieven bedenken - Functionele oplossing wijzigen en processen uitstellen naar daluren Developme nt Executable s Database be hee r Datamodel optimalisaties doorvoeren. Infrastru ctuur - Meer of minder redundante data - Tabellen splitsen of combineren t.b.v. locking gedrag. C/AL Code opnieuw ontwerpen - Versnellen door gebruik van temp tables - Uitstellen van locks door gebruik van temp tables Slide 59 Checklist SQL performance Verschillende oorzaken Architectuur Bepalen welk performance domein Development Zoeken naar de juiste skills om ze op te lossen Executables Wie krijgt de opdracht om het op te lossen Database beheer e ble o Pr m Infrastructuur Slide 60 30

31 Bepalen performance domein 1e selectie Is het probleem reproduceerbaar? Doe dit dan Kan je het met de client monitor vangen? Heeft 1 persoon, iedereen of een groep er last van? Wie? Hoe omschrijven de medewerkers die er last van hebben de klachten? Is er een relatie met locking problemen? Gebeurt het op bepaalde tijden of dagen? Wie heeft de hardware geleverd? Hoe oud? Waar staat de test, acceptatie en development omgeving? Welke hardware staat er? #CPU,geheugen, disk, raidconfiguratie, Wat is geïnstalleerd? Hoe ziet het netwerk er uit? 10/100 switch 1000 naar de server? Wan? Hoeveel commit- + object- +cache wordt gebruikt? Hoe is de Page Life Expectancy Zijn de SIFT en SQL indexen geoptimaliseerd? Welke versie van Navision >= 4.0 SP3? Worden nieuwe instructies gebruikt zoals Findfirst en Findset. Slide 61 Performance diensten/producten Software audit tools - Static performance tools, code analyse zonder data - Dynamic performance tools, data analyse, meten alleen in live omgeving Escalatie management - Eerste hulp bij performance problemen Benchmark tools - Random data Generator om veel data te genereren Referentie modellen en Hardware advies - Health check hardware Development standaarden Build info over de executables Slide 62 31

32 SQL Performance preventieve activiteiten Verkoop Installatie Maatwerk Testen + Acceptatie Onderhoud Dev Standaard Referentie modellen Checklist Hardware Dev standaard Static Perf Tools Quick Scan Hardware Manual Audit Schaalbare Hardware Installatie Trace software Manual +Tool Audit Manual +Tool Audit Dynamic Perf Tools Static Perf Tools Performance Audits verkopen Build info Static Perf Tools Dynamic Perf Tools Escalatie management Acties Component Realiseren Quick Scan Hardware Build info Tijd Slide 63 Dynamics denken en doen* In control met Dynamics NAV Parallelsessie 23 *connectedthinking 32

33 Wie zit aan tafel? Naam Functie Bedrijf NAV versie Stelling 1 In Control is een term die bij beursgenoteerde bedrijven speelt maar bij de meeste gebruikers van Dynamics NAV staat dat niet op de agenda van management. 33

34 Stelling 2 Microsoft ziet de steeds grotere behoefte naar Security, Controls & Compliance en dat zie je duidelijk terug in de nieuwe versies van Dynamics NAV. Stelling 3 Mijn partner is niet voldoende op de hoogte van de AO/IC aspecten van het Dynamics NAV systeem. 34

35 Stelling 4 Met een IT audit zouden wij inzicht kunnen krijgen in de risico s en optimalisatiemogelijkheden van ons NAV systeem. Stelling 5 De accountant maakt nog niet voldoende gebruik van de zekerheden die het NAV systeem kan bieden in de jaarrekeningcontrole. 35

36 Dynamics denken en doen* Rapportage tools Parallelsessie 23 *connectedthinking Dynamics denken en doen* Autorisaties Parallelsessie 23 *connectedthinking 36

37 Wie zit aan tafel? Naam Functie Bedrijf Dynamics oplossing Ervaring / vragen autorisaties Stelling 1 1 super user is genoeg Slide 74 37

38 Stelling 2 Functiescheiding is niet mogelijk bij ons Slide 75 Stelling 3 Autorisaties zijn niet belangrijk Slide 76 38

39 Dynamics denken en doen* Performance Parallelsessie 23 *connectedthinking Wie zit aan tafel? Naam Functie Bedrijf Dynamics oplossing Ervaring / vragen performance 39

40 Stelling 1 Performance issues zijn voor specialisten, mijn Dynamics partner kan hierbij onvoldoende ondersteunen. Stelling 2 Hoe meet ik performance? Ofwel weet ik wanneer mijn applicatie goed of slecht performed? 40

41 Stelling 4 Performance testing is onderdeel van mijn change management procedure? 41