Criteria voor duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur

Transcriptie

1 Criteria voor duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur Versie: 1.7 Datum: februari 2012

2 Colofon Dit criteriadocument voor het duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur is opgesteld in opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Afbakening van de productgroep Status en relatie tot vernieuwing Duurzaam Inkopen Markt en duurzaamheid Marktontwikkelingen Duurzaamheidsaspecten Duurzaamheid in het inkoopproces Voorbereidingsfase (aandachtspunten) Specificatiefase (criteria) Kwalificatie van leveranciers Programma van eisen Gunningscriteria Contract Gebruiksfase (aandachtspunten)...18 Bijlage 1 Wijzigingen ten opzichte van vorige versie...21 Bijlage 2 Energy Star Program Requirements for imaging equipment - criteria...23 Bijlage 3 Energy Star Program Requirements for imaging equipment - test procedures

4 1 Inleiding De overheid wil concrete stappen zetten naar een duurzame samenleving en geeft zelf het goede voorbeeld. Door als overheid duurzaam in te kopen, krijgt de markt voor duurzame producten een stevige impuls. De verschillende overheden hebben voor zichzelf doelen gesteld ten aanzien van duurzaam inkopen. Om de doelstellingen te bereiken zijn duurzaamheidscriteria ontwikkeld voor een groot deel van de producten, diensten en werken die overheden inkopen. Deze criteria zijn geen regelgeving maar zijn bedoeld als handvat om duurzaam in te kopen. In dit document vindt u de criteria voor de productgroep Reproductieapparatuur. Ook vindt u in dit document aandachtspunten voor de fase vóór en ná de inkopen, achtergrondinformatie, afwegingen bij de criteria, uitwerking van de criteria in bestekteksten en uitwerking van de beoordeling van criteria. 1.1 Afbakening van de productgroep De productgroep Reproductieapparatuur omvat apparatuur voor gebruik op het kantoor. Dit heeft betrekking op printers (zwart-wit en kleurenapparaten), kopieerapparaten, faxen en multifunctionele (digitale) apparatuur waarin minimaal 2 functies (printen, kopiëren, faxen of scannen) worden gecombineerd. Dit document heeft géén betrekking op: frankeermachines en scanners. Om het de aanbestedende dienst gemakkelijker te maken wordt een selectie van CPV-codes gegeven die van toepassing kunnen zijn op deze productgroep. Deze selectie is niet uitputtend of compleet. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPV-codes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. De volgende CPV-codes zijn op deze productgroep van toepassing: Fotokopieer- en thermokopieerapparaten Fotokopieerapparaten Fotokopieerapparatuur Reproductiemachines Delen en toebehoren van fotokopieerapparaten Printers en plotters Faxapparatuur Reprografiediensten Fotokopieerdiensten Breedformaat printers (d.w.z. afdrukbreedte cm) vallen ook onder dit criteriadocument. Wel dient vermeld te worden dat de criteria die gerelateerd zijn aan dubbelzijdig afdrukken niet van toepassing zijn op breedformaat printers. 1.2 Status en relatie tot vernieuwing Duurzaam Inkopen Dit document is in februari 2012 voor het laatst gewijzigd. Zie bijlage 1 voor een toelichting op de wijzigingen. In juni 2011 heeft de staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu positief gereageerd op een advies van VNO-NCW, MKB-Nederland, MVO-Nederland, De Groene Zaak en NEVI met aanbevelingen voor duurzaam inkopen. 4

5 Op enkele punten komt dit document al tegemoet aan de aanbevelingen, voor andere voorstellen wordt bekeken op welke wijze deze kunnen worden verwerkt. Om optimaal duurzaam in te kopen is daarom het dringend advies om naast dit document kennis te nemen van de voor inkopers relevante aanbevelingen zoals zijn gebundeld op de website van PIANOo. Het gaat onder meer om het meenemen van duurzaamheid in het hele inkoopproces en het in dialoog treden met de markt. Bij deze aanbevelingen worden in de loop van de tijd meer concrete handvatten geplaatst. Ook het verwerken van de aanbevelingen in de criteriadocumenten wordt ter hand genomen. Op de website van AgentschapNL staat de planning voor de aanpassing van de criteriadocumenten. 5

6 2 Markt en duurzaamheid In dit hoofdstuk vindt u de inhoudelijke afwegingen die geleid hebben tot de set van criteria voor Reproductieapparatuur. 2.1 Marktontwikkelingen Relevante wetgeving Voor de milieuaspecten van deze productgroep zijn drie Europese richtlijnen relevant, die zijn omgezet in Nederlandse wetgeving. 1) Richtlijn 2009/125/EG van Europees Parlement en de Raad van 21 oktober 2009 betreffende de totstandbrenging van een kader voor het vaststellen van eisen op het gebied van ecologisch ontwerp voor energiegebruikende producten (herschikking). Deze Ecodesign richtlijn is door middel van een wijziging van hoofdstuk 9 van de Wet milieubeheer in Nederlandse regelgeving omgezet. De hier gepresenteerde criteria zijn gerelateerd aan de studies op het gebied van Ecodesign. In het kader van de Ecodesign richtlijn zijn energie efficiëntie eisen voor computers en monitoren in voorbereiding. 2) Richtlijn 2002/95/EG van het Europees Parlement en de Raad ook wel de RoHS directive genoemd - legt de lidstaten vanaf 1 juli 2006 een beperking op van het gebruik van bepaalde gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische apparaten. Per 1 juli 2006 is in Nederland artikel 2 van het Besluit beheer elektrische en elektronische apparatuur (BEA) in werking getreden. Dit is de een-op-een implementatie van de RoHS-richtlijn in Nederland en regelt dat de volgende stoffen zoals kwik, cadmium, lood en zeswaardig chroom en de brandvertragers polybroombifenylen (PBB s) en polybroomdifenylethers (PBDE s), niet meer mogen voorkomen in ICT apparatuur. 3) Richtlijn 2002/96/EG van het Europees Parlement en de Raad van 27 januari 2003 betreffende afgedankte elektrische en elektronische apparatuur (AEEA, beter bekend als het Engelse WEEE). Deze richtlijn is in de Nederlandse wetgeving geïmplementeerd middels de bij het BEA horende Regeling beheer elektrische en elektronische apparatuur (REA). De REA regelt de inzameling en verwerking van gebruikte apparatuur. De verwerking is niet gericht op hergebruik van componenten maar meer op scheiding van verschillende materiaalstromen, zodanig dat waardevolle stoffen teruggewonnen kunnen worden en er geen ongewenste stoffen terechtkomen in de te verbranden fractie. Energy Star Energy Star is een internationaal programma voor de vrijwillige labelling van energieefficiënte apparaten, in het leven geroepen door de US Environment Protection Agency (EPA) in Door middel van een overeenkomst met de Amerikaanse overheid participeert de Europese Unie in het Energy Star Programma voor zover het kantoorapparatuur betreft. In maart 2008 is de Energy Star verordening (2008/16/EG) in werking getreden, waarin gesteld wordt dat de lidstaten bij aanbestedingen van kantoorapparatuur van de nationale overheid (Rijksoverheid) verplicht zijn energie-efficiënte eisen vast te stellen die minimaal zo streng zijn als de Energy Star specificaties. De eisen van Energy Star voor imaging equipment zijn in 2009 aangescherpt en vastgelegd in het document ENERGY STAR Program Requirements for Imaging Equipment version 1.1. Dit is opgenomen in Commissie Besluit 2009/789/EG van 20 april De eisen gelden vanaf 1 juli In de bijlage zijn de eisen uit versie 1.1 vermeld. 6

7 Toetsing van de criteria in de markt Voor de hier gepresenteerde criteria voor reproductieapparatuur geldt dat er voldoende aanbieders op de markt zijn die aan de eisen kunnen voldoen: Apparatuur die voldoet aan de eisen van Energy Star is voldoende beschikbaar. Deze apparatuur is opgenomen in de Energy Star Database ( In de database kunnen modellen geselecteerd worden op verschillende functionele en energetische prestaties. De gegevens worden regelmatig ververst. Uit gesprekken met de industrie is gebleken dat er voldoende aanbod is om aan de criteria m.b.t. stoffen in kunststofonderdelen te kunnen voldoen. Uit gesprekken met de industrie is gebleken dat er voldoende aanbod is om aan de criteria m.b.t. de geschiktheid om gerecycled papier en papier van 64 g/m 2 en hoger te kunnen printen te kunnen voldoen. Het criterium m.b.t. het lokaal bevestigen van de printopdracht is zodoende afgebakend voor bepaalde producten dat er voldoende aanbod op de markt is om hieraan te kunnen voldoen. De kosten en baten van duurzamere producten Bij de aanschaf van reproductieapparatuur is het belangrijk om een goede inschatting van de situatie te maken en dit de basis te laten vormen voor het vinden van een balans tussen gebruikersgemak en de bezettingsgraad per apparaat. Door te veel apparatuur te plaatsen kan de bezettingsgraad van de apparatuur onwenselijk laag uitvallen. In dat geval kan worden gekozen voor minder apparatuur met meer functies of voor het automatisch naar de repro sturen van opdrachten vanaf een bepaalde grootte of met bepaalde kenmerken (bijvoorbeeld afdrukken op A3 formaat of in kleur) zodat kleinere apparatuur lokaal in de behoefte kan voorzien. Gebruik van energie-efficiënte apparatuur betekent een lager energiegebruik. Zo hebben printers met het Energy Star label een energiegebruik dat gemiddeld 60% lager ligt dan dat van printers zonder dit label. Voor kopieerapparaten is dat 40%. Maar het betekent ook minder warmteproductie, een langere levensduur, lagere kosten voor koeling / airconditioning en mogelijk minder ruimtegebruik. Dit kan ertoe leiden dat de total cost of ownership (TCO) voor energiezuinige apparatuur positief uitpakt. Op de website van Energy Star kan met behulp van een energie calculator een berekening uitgevoerd worden ( 2.2 Duurzaamheidsaspecten Bij het opstellen van criteria voor duurzaam inkopen van reproductieapparatuur is uitgegaan van de belangrijkste duurzaamheidsaspecten voor deze productgroep. Voor reproductieapparatuur zijn deze weergegeven in onderstaande tabel. Voor de volledigheid zijn ook de duurzaamheidcriteria in de tabel opgenomen. Daarnaast kan aan de leverancier de ruimte worden gelaten om aan te geven welke functionaliteit van de apparatuur een bijdrage kan leveren aan de duurzaamheid van het product. 7

8 Milieuaspect Minimumeisen Gunningscriteria Energiegebruik Reproductieapparatuur voldoet aan de 'Energy Star'-eisen De reproductieapparatuur met het laagste energieverbruik wordt beloond met het maximale aantal punten Levensduur - - Papierverbruik Reproductieapparatuur kan vanaf bepaalde snelheden en voor de meest gebruikelijke breedtes dubbelzijdig kopiëren en/of printen Reproductieapparatuur is geschikt voor het gebruik van gerecycled papier Reproductieapparatuur is geschikt voor het gebruik van papier met een gewicht van 64 g/m 2 Reproductieapparatuur is zodanig uitgerust dat een gebruiker lokaal of op afstand een printopdracht kan vrijgeven of verwijderen Recycling - - Stoffen Kunststofonderdelen zwaarder dan 25 g bevatten geen vlamvertragende stoffen of preparaten waaraan bepaalde risicozinnen zijn toegekend Energiegebruik In de totale energieketen is het energiegebruik van printers en kopieerapparatuur in de gebruiksfase dominerend. Ongeveer 70% van het energiegebruik in de totale keten is toe te schrijven aande gebruiksfase en 30% aan de productiefase. Het gemiddeld energiegebruik in de productie- en gebruiksfase van vier desktopprinters in vergelijking met één multifunctional is in onderstaande tabel weergegeven 1. Desktopprinter Multifunctional MJ % MJ % Productiefase % % Gebruiksfase % % Totaal % % Een kantoor met een nettovloeroppervlak van m 2 en 300 werknemers gebruikt gemiddeld 1 a 2 kwh/jaar/m 2 energie voor reproductieapparaten. Een belangrijk duurzaamheidsaspect van reproductieapparatuur is het reduceren van energiegebruik van het apparaat. Vooral het energiegebruik in operationele en wachtstand en het gebruik van powermanagement opties zijn van belang. De aanschaf van energie-efficiënte apparaten is in de criteria uitgewerkt met een verwijzing naar Energy Star. Aanvullend hierbij is dat bij de selectie niet specifiek naar een apparaat gekeken moet worden maar naar het aantal apparaten dat nodig is. Immers door het reduceren van het aantal apparaten zal het stand-by gebruik aanzienlijk gereduceerd worden. Dit betekent dat multifunctionals en apparaten met een hogere verwerkingscapaciteit het totaal benodigde apparaten zal reduceren. De verwerkingscapaciteit is afhankelijk van het aantal gebruikers. 1 Bron: Ketenkaart ICT-gebruik kantoortoepassingen, Tebodin, 3 november

9 De Energy Star-criteria voor imaging equipment (versie 1.1, behandelen de volgende onderwerpen: Vereisten inzake de voeding (bijvoorbeeld externe stroomadapters) Vereisten inzake dubbelzijdig kopiëren en/of printen (duplexing) Energieprestaties van apparaten door middel van TEC-waarden Energieprestaties van apparaten in verschillende spaarstanden (OM-waarden) Levensduur Het verlengen van de levensduur van reproductieapparatuur heeft een positieve impact op het milieu. Dit kan bijvoorbeeld door een garantie van leveranciers betreffende servicing en verkrijgbaarheid van reserveonderdelen na stopzetten van de productie van het apparaat. Overige aandachtspunten zijn: deugdelijk ontwerp, onderhoudsgemak, robuuste constructie en ontwerp ingericht op eenvoudige vervanging en reparatie. Anderzijds kan het ook zo zijn dat nieuwere apparatuur energie-efficiënter is. Uit de werkgroepbijeenkomsten is gebleken dat er weinig onderscheidend vermogen voor leveranciers is op dit onderwerp. Daarnaast leiden termen als eenvoudige vervanging van reserveonderdelen tot onduidelijkheid bij zowel inkopers als leveranciers. Om deze reden zijn er geen criteria geformuleerd met betrekking tot de levensduur van hardware. Papierverbruik Voor reproductieapparatuur geldt dat de hoeveelheid energie benodigd voor productie van papier 50 maal hoger is dan het elektriciteitsverbruik van de apparatuur zelf. 2 Om deze reden is dubbelzijdig kopiëren/printen ("duplexing") de meest waardevolle energiebesparingsmaatregel. Daarnaast is het aan te bevelen om het totale papierverbruik te minimaliseren, bijvoorbeeld door in een contract de afdrukkosten zo veel mogelijk variabel te laten zijn, zodat gebruikers gestimuleerd worden om zo weinig mogelijk te printen. Energy Star heeft criteria uitgewerkt voor dubbelzijdig kopiëren/printen voor verschillende productsnelheden. Opgemerkt moet worden dat momenteel niet alle apparatuur verplicht dubbelzijdig hoeft te kunnen kopieren/printen. Derhalve is dubbelzijdig kopiëren/printen als eis opgenomen in deze criteria. In de bijlage zijn de duplexing-vereisten van Energy Star voor de volledigheid weergegeven. Een andere maatregel die het papierverbruik reduceert is het gebruik van lokaal bevestigen van de printopdracht, bijvoorbeeld door een persoonlijke code of een persoonlijke pas. In essentie betekent dit, dat een printtaak niet wordt uitgevoerd voordat de gebruiker op de printer zelf hier opdracht voor heeft gegeven. Deze functionaliteit is echter alleen van toepassing op apparatuur waar een grote groep gebruikers printopdrachten op uitvoert. Deze maatregel is als gunningscriterium opgenomen. Daarnaast bestaan er verschillende opties om middels de software van de apparatuur geen onnodige printopdrachten uit te voeren. Zo kan een printopdracht die niet wordt uitgevoerd binnen een bepaald aantal uur, automatisch of lokaal handmatig door de gebruiker worden verwijderd. De mogelijkheid om op de apparatuur te zien hoeveel pagina s een af te drukken document is of ter plekke nog te kiezen voor de optie om dubbelzijdig te printen kunnen ook een papierbesparend effect hebben. De laatste maatregel op het gebied van papierverbruik is de mogelijkheid om op verschillende soorten papier te kunnen printen en/of kopiëren. Door het gebruik van gerecycled papier en papier met een lager gramsgewicht dan de gebruikelijke 80 g/m 2 kan een aanzienlijke milieuwinst gehaald worden. Ten aanzien van de geschiktheid van de apparatuur zijn een minimumeis (gerecycled papier) en een gunningscriterium (lichtgewicht papier) opgenomen

10 Ten slotte is in de werkgroep de mogelijkheid onderzocht of er een criterium geformuleerd kan worden voor reproductieapparatuur die, door het gebruik van een afdruktechnologie, de recycling van papier volledig mogelijk kan maken. Een meetmethode voor de deinkability van papier bestaat 3, namelijk de INGEDE Method 11. Deze methode is echter nog niet voldoende ontwikkeld om op basis hiervan criteria te formuleren. Recycling Naast papierverbruik en energiegebruik is het gebruik van energie en grondstoffen bij de productie van reproductieapparatuur een belangrijk milieuaspect. Dit kan verminderd worden door recycling van apparatuur en grondstoffen. De producentenverantwoordelijkheid voor het afvalbeheer van elektrische en elektronische apparaten is geregeld in de WEEE-richtlijn (Directive on waste electrical and electronic equipment). De richtlijn is in Nederland geïmplementeerd met de Regeling beheer elektrische en elektronische apparatuur. De meeste leveranciers van ICT hebben zelf retourprogramma s. De inkoper wordt bij afdanking van reproductieapparatuur daarom gestimuleerd om contact op te nemen met de leverancier / producent opdat informatie kan worden verstrekt over retourprogramma s. Voor de Nederlandse situatie kan ook contact worden opgenomen met het inzamelsysteem van ICT apparatuur, te weten via ICT~Milieu is het inzamelsysteem zonder winstoogmerk - dat namens producenten en leveranciers verantwoordelijk is voor inname en recycling van oude ICT-apparatuur. ICT~Milieu recyclet alle zelf ingezamelde apparatuur tot nieuwe brand- en grondstoffen en voorkomt export van oude ICT-apparatuur. Bij export is verantwoorde verwerking niet gegarandeerd. Er is een service voor bedrijven, overheden en instellingen beschikbaar om kosteloos afgedankte hardware op te laten halen ten behoeve van recycling. Vanwege de implementatie van de WEEE richtlijn in Nederland en de hoge recylingpercentages die hierbij gehaald worden, zijn er geen criteria opgenomen met betrekking tot recycling. Stoffen Ten slotte is de toepassing van schadelijke stoffen van belang. Ook voor dit aspect bestaat een Europese richtlijn, de RoHS directive (Restriction of use of certain Hazardous Substances in electrical and electronic equipment). De richtlijn houdt in dat vanaf 1 juli 2006 geen producten meer op de markt mogen komen met gevaarlijke stoffen als lood, cadmium, kwik, zeswaardig chroom en PBB/PBDE. Deze richtlijn is in Nederland geïmplementeerd met het Besluit beheer elektrische en elektronische apparatuur. Met betrekking tot stoffen is een gunningscriterium geformuleerd dat kunststofonderdelen geen vlamvertragende stoffen of preparaten mogen bevatten die schadelijk zijn voor de gezondheid, zoals chloor- en broomhoudende vlamvertragers. Dit wordt niet door RoHS afgedekt. Cradle-to-Cradle Het Triple-P concept (People, Planet, Profit) is een breed en richtinggevend denkkader voor de duurzame ontwikkeling in de samenleving. Recent is er bovendien veel aandacht ontstaan voor het Cradle-to-Cradle concept. Dit concept zet een uitdagend toekomstbeeld neer, namelijk een menselijke samenleving die een positieve invloed heeft op het ecosysteem. Het accent verschuift daarbij van eco-efficiënt (minimaliseren van het ongewenste) naar ecoeffectief (optimaliseren van wenselijke). Producten en productiesystemen worden zodanig ontworpen dat ze een nuttige functie vervullen, ook na afloop van het gebruik. Kortom een duurzame kringloopsamenleving waarin materialen telkens hoogwaardig terugkeren in de technosfeer of biosfeer. Een dergelijke benadering daagt uit tot creativiteit en innovatie. 3 Zie bijvoorbeeld het artikel Oud papier en nieuwe inkten, Graficus, oktober 2010 of de website van Ingede: 10

11 Via Duurzaam Inkopen wil de overheid ontwikkelingen die toewerken naar deze duurzame kringloopsamenleving stimuleren. Meer informatie over hoe de overheid via Duurzaam Inkopen het Cradle-to-Cradle-concept kan stimuleren staat in de brochure die te downloaden is op de website van PIANOo. Sociale aspecten Duurzaamheid kent naast milieu ook een sociale invalshoek. Voor Duurzaam Inkopen is het sociale aspect uitgewerkt in enkele generieke instrumenten en daarom niet in dit productgroepspecifieke document opgenomen, zie de website van PIANOo. De afspraken over toepassing van deze instrumenten verschillen per overheidssector. Voor de bevordering van internationale arbeidsnormen en mensenrechten in de internationale productieketen zijn sociale voorwaarden opgesteld bedoeld voor toepassing bij aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden. Voor de bevordering van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social Return) zijn handvatten opgesteld. Verantwoordelijk marktgedrag kan worden bevorderd door als overheden en marktpartijen ieder voor zich de goede intenties vast te leggen. Voor de schoonmaakbranche is hiervoor medio 2011 een code ontwikkeld, die als inspiratiebron kan dienen en waarvoor verbreding naar andere sectoren wordt onderzocht. Er zijn nog andere sociale elementen denkbaar binnen Duurzaam Inkopen. Daarvoor zijn momenteel geen landelijke instrumenten beschikbaar. 11

12 3 Duurzaamheid in het inkoopproces De criteria in dit document zijn verdeeld over de verschillende stappen in het inkoopproces. Meer informatie over de stappen in het inkoopproces en de manier waarop duurzaamheid daarin kan worden meegenomen, vindt u op de website van PIANOo. Het is aan te bevelen deze informatie te bekijken voordat u met de criteria voor deze productgroep aan de slag gaat. 3.1 Voorbereidingsfase (aandachtspunten) Elke inkoop of aanbesteding begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Duurzaamheid kan in deze fase meegenomen worden door te onderzoeken of de aanschaf noodzakelijk is en of er een duurzamere oplossing is voor de inkoopbehoefte. Voor de inkoop van de productgroep Reproductieapparatuur zijn de volgende aandachtspunten geformuleerd: Analyse van print- en reproductiebehoefte. Maak vooraf een goede analyse van de print- en reproductiebehoefte van de organisatie. Hiervoor is inzicht nodig in relevante cijfers, zoals het verbruik van papier en toner over een bepaalde periode. Deze cijfers kunnen bijvoorbeeld in het kader van interne milieuzorg verzameld worden of uitbesteed worden aan de leverancier in het kader van onderhoud. Kies een apparaat dat optimaal voldoet aan de kopieer- en/of printbehoefte. De keuze voor het type kopieerapparaat/printer zal over het algemeen bepaald worden door het aantal kopieën/prints dat gemaakt wordt (het kopieervolume). Zware apparatuur gebruikt aanzienlijk meer energie dan een middenvolume-apparaat. Zware apparatuur plaatsen als niet zoveel kopieën gemaakt worden is dus energieverspilling. Te lichte apparatuur is ook niet goed. Als op een apparaat meer kopieën worden gemaakt dan waarmee bij het ontwerp rekening is gehouden, kan dat leiden tot een snelle slijtage, meer reparaties en vroegtijdige vervanging. Kies voor centraal kopiëren/printen. Door een centrale plaats te kiezen voor kopiëren/printen kan het aantal apparaten omlaag; dit scheelt grondstoffen en afval (ook van tonercartridges). Eén groot apparaat dat gebruikt wordt door verscheidene gebruikers verbruikt over het algemeen minder energie dan vele kleine apparaten bij elkaar. Kies voor printers met verschillende laden voor verschillende soorten papier. Printers met meer dan één lade bieden de mogelijkheid om de papierkeuze af te stemmen op het gebruik van de print (archivering of niet, dikker papier of niet, etc.), waardoor altijd een zo milieuvriendelijk mogelijke keuze gemaakt kan worden. Hierdoor kunnen ook foute afdrukken voorkomen worden, bijvoorbeeld door separate laden voor blanco papier en briefpapier. Kies voor multifunctionele (digitale) apparatuur. Eén multifunctioneel apparaat (MFD of 'alles-in-één-apparaat') verbruikt circa 50% minder energie dan een separate printer, scanner, fax en kopieerapparaat. Dit kan ook een kostenbesparing opleveren. Hergebruikte apparatuur. Bekijk of het mogelijk is om hergebruikte (refurbished) apparatuur aan te schaffen (mits deze voldoet aan de gestelde energiecriteria). In de praktijk blijkt dat deze apparatuur kwalitatief niet minder is en niet meer onderhoud nodig heeft dan nieuwe apparatuur. 12

13 Functioneel inkopen Er is een ontwikkeling zichtbaar dat ICT steeds meer als dienst in plaats van als product wordt ingekocht. Dit fenomeen wordt functioneel inkopen genoemd en vraagt met betrekking tot duurzaamheid een andere formulering van criteria. De duurzaamheidscriteria hebben in deze niet zozeer betrekking op het product zelf, maar meer op dienst. Op deze manier kunnen gemakkelijker criteria die betrekking hebben op de leverancier gesteld worden. Daarnaast kan men op het gebied van reproductieapparatuur dan bijvoorbeeld denken aan een maximum energie- of papiergebruik per werkplek of per werknemer. Een dergelijke formulering van duurzaamheidscriteria vergt een gestandaardiseerde berekeningsmethodologie, waardoor verschillende leveranciers met elkaar vergeleken kunnen worden. Op dit moment is zo n internationaal vastgestelde methodologie, waarin afbakening en wijze van berekening zijn opgenomen, nog niet voorhanden. Om deze reden zijn er nog geen criteria op het gebied van functioneel inkopen van reproductieapparatuur geformuleerd. Als een organisatie ernaar streeft om reproductieapparatuur (of ICT in bredere zin) als dienst in te kopen, biedt de aanbestedingsregelgeving mogelijkheden om het onderwerp duurzaamheid te belichten. Men kan dan denken aan het inzetten van een concurrentiegerichte dialoog, of het uitvragen van een marktconsultatie. 3.2 Specificatiefase (criteria) In de specificatiefase wordt de behoefte van de (interne) klant vertaald in een aanbestedingsdocument. In deze fase worden geformuleerd: - Criteria voor de kwalificatie van leveranciers. Dit kunnen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zijn, ofwel eisen aan de leverancier en in een niet-openbare aanbesteding eventueel ook selectiecriteria, ofwel wensen ten aanzien van de leverancier. - Een beschrijving van de minimumeisen die ten aanzien van levering, dienst of werk gesteld worden (het Programma van Eisen). - Gunningscriteria, ofwel wensen voor levering, dienst of werk. Deze zijn alleen van toepassing als gekozen wordt voor het gunnen op Economisch Meest Voordelige Inschrijving. - Het contract met daarin contractbepalingen. De criteria in dit document zijn opgesteld om de inkoper te ondersteunen bij het duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur. De criteria zijn juridisch getoetst. Elke inkoop en aanbesteding is echter maatwerk. Het opstellen van een aanbestedingsdocument blijft dan ook de verantwoordelijkheid van de inkoper Kwalificatie van leveranciers Voor deze specifieke productgroep zijn geen criteria geformuleerd voor de kwalificatie van leveranciers. 13

14 3.2.2 Programma van eisen Minimumeisen Energy Star -eisen voor reproductieapparatuur Minimumeis nr. 1 De reproductieapparatuur voldoet aan eisen van Energy Star ( versie <invoegen laatste versie*>, d.d. <invoegen datum versie*>, zoals opgenomen in bijlage <X> bij deze aanbesteding. * De inkoper dient hier zelf de aanduiding van de meest recente versie en de datum daarvan in te voegen. Toelichting voor inkoper Ten tijde van de publicatie van dit criteriadocument gold versie 1.1 (inwerkingtreding 1 juli 2009). Verificatie: apparatuur die is voorzien van het Energy Star label, is opgenomen in de Energy Star database ( In deze database kan worden nagegaan of de aangeboden apparatuur is voorzien van het Energy Star label en derhalve voldoet aan de gestelde criteria. Dubbelzijdig kopiëren en/of printen Minimumeis nr. 2 De hieronder gespecificeerde apparatuur kan dubbelzijdig kopiëren en/of printen: Kleuren print-, kopieer- en multifunctionele apparatuur met een monochrome productsnelheid van 20 afdrukken per minuut (apm), en een afdrukbreedte kleiner dan 40 cm monochrome print-, kopieer- en multifunctionele apparatuur met een monochrome productsnelheid van 25 afdrukken per minuut (apm) en een afdrukbreedte kleiner dan 40 cm Toelichting voor inkoper - Geschiktheid voor gerecycled papier Minimumeis nr. 3 Reproductieapparatuur is geschikt voor het gebruik van gerecycled papier dat voldoet aan de Europese standaard EN 12281:2002. Toelichting voor inkoper - 14

15 3.2.3 Gunningscriteria Geschiktheid voor lichtgewicht papier Gunningscriterium nr. 1 Indien reproductieapparatuur geschikt is voor het gebruik van papier met een gramsgewicht van 64 g/m 2,wordt dit onderdeel van de inschrijving hoger gewaardeerd. Toelichting voor inkoper Opgemerkt wordt dat het hier uit duurzaamheidsoverwegingen gaat om de bovengrens voor het gramsgewicht. De inkoper kan deze eis combineren met de functionele eis voor het maximum aan het te gebruiken gramsgewicht. Lokale bevestiging printopdracht vooraf aan uitvoer Gunningscriterium nr. 2 Toelichting voor inkoper Indien reproductieapparatuur de mogelijkheid biedt om lokaal of op afstand een printopdracht vrij te geven of te verwijderen, wordt dit onderdeel van de inschrijving hoger gewaardeerd. Het betreft hier reproductieapparatuur aangesloten op het netwerk waar een groep gebruikers printopdrachten op uitvoert. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen 2 concepten: - Pull-printing, ook wel follow-me printing genoemd: een printopdracht wordt naar een centrale printserver gestuurd. Deze server houdt de opdracht vast totdat een gebruiker zich op een willekeurige printer binnen het netwerk identificeert en de printopdracht opvraagt. - PIN-printing: Een printopdracht wordt naar een specifieke printer gestuurd die PIN-printing ondersteunt. De printopdracht wordt pas afgedrukt nadat de gebruiker zich heeft geïdentificeerd. Energieverbruik van reproductieapparatuur Gunningscriterium nr. 3 Naarmate het energieverbruik van de geleverde reproductieapparatuur lager is wordt dit deel van de inschrijving hoger gewaardeerd. Optie 1 Berekening van het totale energieverbruik - berekeningsmethode zoals beschreven in Energy Star ( Voor de berekening van het energieverbruik wordt gebruik gemaakt van de TEC-waarde en/of OM-waarde, afhankelijk van de afdruktechnologie, uit Energy Star. Voor reproductieapparatuur met de afdruktechnologieën hoogwaardige IJ, elektrofotografie (EP), solid ink, direct thermal, dye sublimation of thermische overdracht geldt: Aantal apparaten type 1 maal TEC-waarde type 1 + Aantal apparaten type 2 maal TEC-waarde type 2 + Aantal apparaten type 3 maal TEC-waarde type 3 +.Et cetera =Totaal energieverbruik gehele printpark 15

16 Voor reproductieapparatuur met de afdruktechnologie inkjet geldt: Aantal apparaten type 1 maal OM-waarde type 1 + Aantal apparaten type 2 maal OM-waarde type 2 + Aantal apparaten type 3 maal OM-waarde type 3 +..Et cetera =Totaal energieverbruik gehele printpark De TEC-waarden en OM-waarden worden berekend volgens de Energy Star Test procedure (zie bijlage 3). OF (zie toelichting voor de inkoper *): Optie 2 Berekening van het totale energieverbruik - berekeningsmethode op basis van een eigen gebruikspatroon Voor de berekening van het energieverbruik wordt gebruik gemaakt van de onderstaande formule: Aantal apparaten type 1 x ((opgenomen vermogen tijdens printen x 1,5 uur) + (opgenomen vermogen in klaarstand x 8 uur) + (opgenomen vermogen in slaapstand x 14,5 uur)) + Aantal apparaten type 2 x ((opgenomen vermogen tijdens printen x 1,5 uur) + (opgenomen vermogen in klaarstand x 8 uur) + (opgenomen vermogen in slaapstand x 14,5 uur)) + Aantal apparaten type 3 x ((opgenomen vermogen tijdens printen x 1,5 uur) + (opgenomen vermogen klaarstand x 8 uur) + (opgenomen vermogen in slaapstand x 14,5 uur)) +.Et cetera = Totaal energieverbruik gehele printpark Het opgenomen vermogen (in watt) tijdens het printen (actieve staat), in de klaarstand en in de slaapstand wordt gemeten volgens de Energy Star test procedure (zie en bijlage 3). Toelichting voor inkoper * Voor het berekenen van het energieverbruik zijn twee opties uitgewerkt. De inkoper kan hieruit zelf een keuze maken en deze optie opnemen in de tekst van het criterium (de andere optie vervalt daarmee). TEC staat voor**: Procedure voor het meten van het energieverbruik (TEC-procedure TEC: Typical Electricity Consumption): een methode voor het testen en vergelijken van de energieprestaties van grafische apparaten die zich concentreert op het energieverbruik van een product tijdens de normale werking over een representatieve tijdsperiode. Het belangrijkste criterium van de TEC-procedure voor grafische apparaten is de waarde voor het wekelijkse energieverbruik, gemeten in kilowattuur (kwh). OM staat voor**: Testprocedure operationele modus (OM-procedure): een methode voor het testen en vergelijken van de energieprestaties van grafische apparaten die zich concentreert op het energieverbruik van het product in verschillende spaarstanden. De belangrijkste criteria die de OMprocedure hanteert, zijn de waarden voor de spaarstanden, gemeten in watt (W). 16

17 ** Er moet opgemerkt worden dat de TEC-waarde uitsluitend het gemiddelde absolute opgenomen vermogen weergeeft. Omdat de TEC/OM-waarde gerelateerd wordt aan de specificaties van de machines kan alleen een goede vergelijking op basis van TEC-waarden worden gemaakt tussen apparaten met dezelfde specificaties. Met andere woorden: de inkoper dient er rekening mee te houden dat de aangeboden apparatuur in de juiste TEC/OM-categorie valt conform de specificaties van de inkoper. Gebruikspatroon Energy Star (optie 1) De TEC-waarde wordt berekend op basis van het gebruikspatroon zoals beschreven in de Energy Star berekeningsmethode (zie Bepalen van het eigen gebruikspatroon (optie 2): De verdeling van het aantal uren in de formule bij optie 2 is gebaseerd op een werkdag van 9,5 uur, waarvan het apparaat 1,5 uur actief wordt gebruikt voor het printen en het apparaat zich gedurende 8 uur in de klaarstand bevindt. De overige 14,5 uur bevindt het apparaat zich in slaapstand. Hierbij is er vanuit gegaan dat de gebruiker (het bedrijf) de apparatuur s avonds niet uitschakelt. Indien de gebruiker (het bedrijf) de apparatuur s avonds wel uitschakelt kan ook het aantal uren dat de apparatuur zich in de uitstand bevindt in de formule opgenomen worden. Het aantal uren tijdens het printen, de klaarstand en de slaapstand kan worden aangepast door de inkoper op basis van het werkelijke verwachte aantal uur gebruik. Zo kan een aanbestedende dienst het energieverbruik van de aangeboden apparatuur vergelijken op basis van het werkelijke gebruikspatroon. Verificatie (optie 1): De inschrijver kan gevraagd worden om een afdruk uit de Energy Star database met daarop de TEC-waarde of OM-waarde of een eigen verklaring met daarin de TEC-waarde of OM-waarde zoals die is getest door Energy Star (als de TEC-waarde of OM-waarde nog niet staat vermeld in de database). Verificatie (optie 2): De inschrijver kan gevraagd worden om een afdruk van het Energy Star Testrapport of een afdruk van de Standard ECMA- 370 declaration voor de waarden van het opgenomen vermogen tijdens het printen (actieve staat), de klaarstand en de slaapstand of een eigen verklaring met daarin het opgenomen vermogen in de bedrijfsstanden zoals die zijn getest door Energy Star. Geen vlamvertragende stoffen of preparaten Gunningscriterium nr. 4 Dit onderdeel van de inschrijving wordt hoger gewaardeerd indien kunststofonderdelen zwaarder dan 25 g geen vlamvertragende stoffen of preparaten bevatten waaraan een van de volgende risicozinnen is toegekend als vastgelegd in Richtlijn 67/548/EEG: R45 (kan kanker veroorzaken) R46 (kan erfelijk genetische schade veroorzaken) R60 (kan de vruchtbaarheid schaden) R61 (kan het ongeboren kind schaden) 17

18 Toelichting voor inkoper Omdat er reststoffen (trace amounts) aanwezig kunnen zijn wordt bij een eventuele praktijktest voldaan aan dit criterium als er maximaal 0,1% (gewichtsprocent) van de betreffende stoffen aanwezig is Contract Contractbepaling Sociale aspecten Contractbepaling nr. 1 Toelichting voor inkoper Voor de bevordering van internationale arbeidsnormen en mensenrechten in de internationale productieketen zijn sociale voorwaarden opgesteld bedoeld voor toepassing bij aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden. Zie de website van PIANOo over sociale voorwaarden. Voor de bevordering van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social Return) zijn handvatten opgesteld. Zie de website van PIANOo over Social Return. Duurzaamheid kent naast milieu ook een sociale invalshoek. Voor Duurzaam Inkopen is het sociale aspect uitgewerkt in enkele generieke instrumenten en daarom niet in dit productgroepspecifieke document opgenomen. De afspraken over toepassing van deze instrumenten verschillen per overheidssector. 3.3 Gebruiksfase (aandachtspunten) Nadat het inkooptraject is afgerond en een product of dienst is ingekocht, bestaan er mogelijkheden om het product op een duurzame wijze te gebruiken. Specifieke aandachtspunten voor deze productgroep zijn: Stel de apparatuur op de juiste wijze in. Zorg ervoor dat de leverancier bij plaatsing de powermanagementfunctie (maar ook de slaapstand en stand-by modus) van het apparaat zo energiezuinig mogelijk instelt. Zorg er ook voor dat, als de apparatuur daarvoor geschikt is, deze via de printer driver zo ingesteld wordt dat er standaard dubbelzijdig geprint/gekopieerd wordt. Stimuleer werknemers tot energiezuinig gebruik van de reproductieapparatuur. Stimuleer werknemers om de reproductieapparatuur uit te zetten, vooral in de avond en in het weekend. Het uitschakelen van grote kopieerapparaten en printers aan het einde van de dag kan per stuk een redelijke hoeveelheid energie besparen. Met name de grotere kopieerapparaten ( pagina s Z/W per minuut) gebruiken tijdens de uit-stand ook energie. Dit is echter 95%-97% lager dan het energiegebruik tijdens de low-power stand. 18

19 Zorg voor het juiste onderhoud Goed en regelmatig onderhoud voorkomt storingen en eventueel vrijkomen van schadelijke stoffen. Maak de gebruikers bewust van onnodig papiergebruik. Verwerk informatie zoveel mogelijk digitaal. Dit kan door medewerkers te wijzen op de alternatieven voor papierverbruik, zoals telefonische memo s via Outlook, prints eerst bekijken via afdrukvoorbeeld, en de mogelijkheid om meerdere pagina s per vel af te drukken. Benut dubbele printer- en kopieerladen (i.v.m. de juiste papierselectie). Maak gebruik van een aparte lade voor archiefpapier, zodat de gebruiker voor het afdrukken kan bepalen of het betreffende document bijvoorbeeld op archiveerbaar papier dient te worden afgedrukt of niet. Oftewel: door het gebruik van meerdere printer- en kopieerladen kan het papier met de juiste kenmerken of maat voor de taak geselecteerd worden. Duurzaamheidsmanagement na aanschaf Om de aandacht voor duurzaamheid bij reproductieapparatuur ook na aanschaf een rol te laten spelen, kan worden gedacht aan de volgende manieren om de duurzaamheid van de apparatuur te monitoren en te managen: management informatie updaten indien er nieuwe apparatuur wordt aangeschaft, of apparatuur wordt afgeschaft gedurende de looptijd van het contract flexibiliteit in de kostenstructuur van het contract kan ervoor zorgen dat duurzamer werken ook loont in de exploitatie (bijvoorbeeld afdrukkosten per pagina). Overige duurzaam beheer van reproductieapparatuur Pas de huisstijl aan zodat deze minder papier en toner gebruikt (dubbelzijdig, kleinere letter, etc). Minimaliseer onnodige afdrukken en foutieve afdrukken. Maak afspraken met de leverancier zodat deze actief bijdraagt aan een betere duurzaamheid van het apparatenpark en het gebruik er van. Zorg dat toners op tijd aangeleverd worden, dit voorkomt foute afdrukken. Plan daarnaast noodzakelijk onderhoud tijdig in. De inkoper wordt bij afdanking van reproductieapparatuur gestimuleerd om contact op te nemen met de leverancier / producent opdat informatie kan worden verstrekt over retourprogramma s. Een manier om bovenstaande aandachtspunten in de organisatie te borgen is om dit op te nemen in het organisatiebeleid, gecombineerd met het instellen van een jaarlijkse duurzaamheidscheck. 19

20 4 Meer informatie Relevante regelgeving EG-richtlijn 2002/95/EG: Directive on the Restriction of the use of certain Hazardous Substances in electrical and electronic equipment (RoHS) EG-richtlijn 2002/96/EG: Directive on Waste Electrical and Electronic Equipment (WEEE) EG-richtlijn 2009/125/EG: Directive on establishing a framework for the setting of ecodesign requirements for energy-related products (recast) Bronnen en relevante informatie Rapporten: Duurzaam Inkopen versie 2.0: aam_inkopen_20.asp Electronics Industry Code of Conduct: Energiemonitor ICT 2008: Ketenkaart ICT-gebruik kantoortoepassingen: Tebodin, 3 november 2010 Energy star EU: Total Cost of Ownership: Overige criteriadocumenten: Department for Environment, Food and Rural Affairs (DEFRA UK): e/index.htm Umweltbundesamt: GPP criteriadocument Office IT equipment: Huidige criteriadocumenten: Miljöstyrningsradet (Swedish Environmental Management Council): Procura+: Umweltbundesamt: Algemene informatie over het programma Duurzaam inkopen is te vinden op de website van PIANOo. 20

21 Bijlage 1 Wijzigingen ten opzichte van vorige versie De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 1.0, datum 14 augustus 2008 zijn: De lay-out van het document is aangepast en de algemene teksten zijn geactualiseerd. Er zijn geen inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd in overige toelichtende teksten, aandachtspunten of criteria. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 1.1, datum 15 april 2009 zijn: Op verzoek van het Ministerie van VROM is de tekst over dubbelzijdig printen/kopiëren in hoofdstuk 2 en 3.3 aangepast. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 1.2, datum 28 april 2009 zijn: Dit document is per 3 juli 2009 in bewerking naar aanleiding van bespreking van Duurzaam Inkopen in de Tweede Kamer. U kunt de website van AgentschapNL raadplegen voor meer informatie. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 1.3, datum 6 juli 2009 zijn: Dit document is per 28 juli gewijzigd naar aanleiding van bespreking van Duurzaam Inkopen in de Tweede Kamer op 2 juli De minimumeis m.b.t. de geschiktheid voor automatisch dubbelzijdig kopiëren en/of printen van de apparatuur is vervallen. De tekst in hoofdstuk 2 is hierop aangepast. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 1.4, datum 28 juli 2009 zijn: De lay-out van het document is aangepast en enkele algemene teksten zijn geactualiseerd. Er zijn geen inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd in overige toelichtende teksten, aandachtspunten of criteria. De inhoud van dit document is in oktober 2011 geactualiseerd. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 1.5, datum 21 januari 2010 zijn: De toelichtende teksten in hoofdstuk 2 zijn geactualiseerd. De minimumeis omtrent Energy Star is geactualiseerd. Er is een minimumeis toegevoegd. Deze betreft het dubbelzijdig printen en/of kopiëren vanaf een bepaalde productsnelheid. Er is een minimumeis toegevoegd met betrekking tot het kunnen verwerken van gerecycled papier. Er zijn vier gunningscriteria opgenomen. Deze gaan over: o het kunnen verwerken van papier met een gewicht van 64g/m 2 o o o de lokale bevestiging van een printopdracht voorafgaand aan de uitvoer; het energieverbruik vlamvertragende stoffen en preparaten in kunststofonderdelen Het aandachtspunt voor de gebruiksfase betreffende elektronisch faxen is verwijderd. De bijlagen met Energy Star overzichten zijn geactualiseerd. Naar aanleiding van het advies van VNO-NCW, MKB-Nederland, MVO-Nederland, De Groene Zaak en NEVI over Duurzaam Inkopen, zijn de volgende zaken aangepast: - Onder 1.2, Status en relatie met vernieuwing Duurzaam Inkopen, is een toelichting op het advies en de gevolgen voor het huidige document opgenomen. - De bewijsmiddelen zijn geschrapt en er is, alleen waar relevant, informatie over verificatie opgenomen in de toelichting voor de inkoper. 21

22 De Sociale Voorwaarden zijn toegevoegd: in hoofdstuk 2 is de paragraaf sociale aspecten aangepast en in hoofdstuk 3 is, onder Contract, een verwijzing opgenomen naar de generieke handvatten voor sociale aspecten. De algemene teksten zijn geactualiseerd. Er zijn verwijzingen naar de website van PIANOo toegevoegd. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 1.6, datum oktober 2011 zijn: Aan gunningscriterium 3 (energieverbruik van reproductieapparatuur) is, zoals aangekondigd in versie 1.6, een nadere uitwerking van de berekening van het energieverbruik toegevoegd. 22

23 Bijlage 2 Energy Star Program Requirements for imaging equipment - criteria 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 Bijlage 3 Energy Star Program Requirements for imaging equipment - test procedures 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44