Persoonsgegevens Kandidaten Veelgestelde vragen

Transcriptie

1 Persoonsgegevens Kandidaten Veelgestelde vragen P E O P L E I M P R O V E P E R F O R M A N C E

2 Inhoudsopgave 1. Wat wordt verstaan onder persoonsgegevens? Hoe beschermt PiCompany de persoonsgegevens van kandidaten? Kan ik een lijst met namen en addressen krijgen van de kandidaten die het afgelopen jaar een test bij PiCompany hebben gemaakt? Een kandidaat wil de antwoorden die hij op een test gegeven heeft inzien. Kan dat? Een kandidaat wil dat zijn gegevens die verzameld zijn tijdens het maken van een test verwijderd worden. Kan dat? Een kandidaat heeft een vraag/klacht over hoe zijn gegevens verzameld en/of gerapporteerd zijn. Wat kan ik de kandidaat antwoorden? Een kandidaat vraagt waarom er bij de online test extra vragen gesteld worden, bijvoorbeeld naar specifieke opleiding en naar waar hij en zijn ouders geboren zijn.... 4

3 1. Wat wordt verstaan onder persoonsgegevens? Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die specifiek herleidbaar zijn tot een persoon oftewel gegevens op basis waarvan een persoon geïdentificeerd kan worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de naam, en daarmee dus ook om individuele rapportages, of om het adres. 2. Hoe beschermt PiCompany de persoonsgegevens van kandidaten? De verzameling, verwerking en opslag van persoonsgegevens van personen die via PiCompany een test maken, vindt plaats in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) waaraan PiCompany volgens de Nederlandse wet en de regelgeving binnen de Europese Unie gebonden is. Indien iemand een PiCompany test maakt op verzoek van een organisatie, dan houdt PiCompany zich - binnen de door de Wbp gestelde grenzen - aan de nationale regelgeving die geldt voor deze organisatie. In alle gevallen bewaakt PiCompany dat het beheer van persoonsgegevens op een vertrouwelijke en ethische manier geschiedt. Door toepassing van technische en organisatorische maatregelen garandeert PiCompany een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens. Daarnaast worden persoonsgegevens van kandidaten niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor deze verzameld zijn. Persoonsgegevens zijn daarom maximaal twee jaar beschikbaar/opvraagbaar. Daarna worden alle gegevens geanonimiseerd en kunnen deze alleen nog anoniem gerapporteerd worden ten behoeve van onderzoeksdoeleinden. 3. Kan ik een lijst met namen en addressen krijgen van de kandidaten die het afgelopen jaar een test bij PiCompany hebben gemaakt? Persoonsgegevens worden nooit zonder uitdrukkelijke toestemming van de personen wiens gegevens het betreft overgedragen aan derden. PiCompany wil graag klanten ter wille zijn maar dient zich hierbij te houden aan de privacywetgeving en dient daarom te kunnen aantonen dat kandidaten hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven. Neem hiervoor contact op met PiCompany. 4. Een kandidaat wil de antwoorden die hij op een test gegeven heeft inzien. Kan dat? Ja, dat kan. Een kandidaat heeft het recht een verzoek in te dienen voor het inzien van zijn/haar persoons- en daarmee ook zijn/haar testgegevens. Verzoeken kunnen bij voorkeur per , maar ook schriftelijk, worden ingediend, waarbij bewijs van uw identiteit vereist is. Er is een speciale mailbox hiervoor geopend bij PiCompany, namelijk: privacy@picompany.nl. Verzoeken kunnen niet telefonisch worden gedaan. Binnen de wettelijke termijn van 4 weken ontvangt de kandidaat bericht van PiCompany. Omdat de inhoud van een test intellectueel eigendom van PiCompany is, zullen vragen en antwoorden nooit worden toegestuurd, maar afhankelijk van de specifieke vraag - kan men gegevens op kantoor inzien.

4 Voor meer informatie over de rechten van kandidaten, kunt u de voor kandidaten opgestelde privacyverklaring opvragen bij PiCompany. 5. Een kandidaat wil dat zijn gegevens die verzameld zijn tijdens het maken van een test verwijderd worden. Kan dat? Ja, dat kan. Een kandidaat heeft het recht een verzoek in te dienen voor het verwijderen van persoonsgegevens. Zie ook vraag 4. Een verzoek om verwijdering of aanpassing van persoonsgegevens, zal door PiCompany altijd worden ingewilligd tenzij persoonsgegevens om administratieve of wettelijke redenen bewaard moeten worden. 6. Een kandidaat heeft een vraag/klacht over hoe zijn gegevens verzameld en/of gerapporteerd zijn. Wat kan ik de kandidaat antwoorden? Voor het verzamelen, bewaren en rapporteren over individuele gegevens onder de regie van een door PiCompany gecertificeerde persoon, geldt de klachtenregeling binnen de betreffende organisatie waar deze persoon werkt. Vragen/klachten over de verzameling en verwerking van uw gegevens via het PiCompany online testsysteem, kunnen -op dezelfde wijze als beschreven onder vraag 4 - bij PiCompany ingediend worden. Dit houdt in dat wanneer er bijvoorbeeld een vraag of klacht is over de wijze van rapporteren en/of terugkoppelen, de organisatie van waaruit gerapporteerd/teruggekoppeld wordt verantwoordelijk is voor de afhandeling hiervan. Dit zal veelal uw eigen organisatie betreffen, behalve wanneer kandidaten bij PiCompany in het kader van een assessment center een of meerdere tests hebben ingevuld en teruggekoppeld gekregen. 7. Een kandidaat vraagt waarom er bij de online test extra vragen gesteld worden, bijvoorbeeld naar specifieke opleiding en naar waar hij en zijn ouders geboren zijn. De vragen waar de kandidaat op doelt, betreffen vragen die gesteld worden ten behoeve van onderzoek en ten behoeve van het opstellen en beschrijven van goede normgroepen. Gegevens worden daarbij anoniem gerapporteerd zodat op geen enkele wijze gegevens tot de persoon te herleiden zijn. Zoals ook expliciet vermeld staat in de online uitleg bij deze vragen, is het niet verplicht deze vragen in te vullen en beïnvloedt het wel of niet invullen van deze vragen op geen enkele wijze de verdere procedure. Er wordt tevens uitdrukkelijke toestemming gevraagd voor de verwerking van deze gegevens. Volgens de privacywetgeving is dat verplicht voor gegevens die betrekking hebben op iemands afkomst. PiCompany vraagt naar iemands afkomst opdat PiCompany kan blijven

5 toetsen dat de tests eerlijk meten en geen enkele bevolkingsgroep benadeeld of bevoordeeld wordt.